Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet

Oppdatert: 2010-12-10 Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet 2010-12-07 Sted: BIBSYS, Abelsgate 5 Dato: Tirsdag 7. desember 2010 Tid: 10:00 15:30 Referent: Hege Johannesen Til stede: Randi E. Taxt, Arnt Dragsten, Hilde Høgås, Hilde Trygstad og Sissel Hafstad. Fra BIBSYS: Gunvald Strømme, Jan Erik Garshol, Roy Gundersen (sak 14, 15, 16, 17 og 24), Eva Ankjell Helgesen (sak 18 og 19), Ellen Røyneberg (sak 20 og 21) og Marit Brodshaug (sak 22). Forfall: Johanne Raade, Anna Løken og Håvard Kolle Riis. Sakliste og saksdokumenter til sak 17 og sak 20-24 ble sendt til styringsgruppens medlemmer via e-post 30. november 2010. Saksdokumenter til sak 18 og 19 ble sendt til styringsgruppens medlemmer via e- post 3. desember 2010. S-2010/14 Konstituering Saklisten ble gjennomgått og kommentert med hensyn på deltagelse av kompetansepersoner fra BIBSYS under de enkelte sakene. Siden styringsgruppen ønsket at Roy Gundersen også skulle delta ved behandlingen av sak 24, ble det bestemt at denne skulle tas etter sak 17. Roy Gundersen orienterte om de nye retningslinjene for Biblioteksystemkonsortiet som ble vedtatt av BIBSYS styre 20. september 2010. Styringsgruppen skal være et bindeledd mellom BIBSYS og konsortiets medlemmer og bidra til brukermedvirkning og innflytelse over de produkter og tjenester som inngår i BIBSYS Biblioteksystem. Styringsgruppen rapporterer til BIBSYS direktør og de vedtak som fattes er rådgivende. Styringsgruppen har med hjemmel i retningslinjene adgang til å opprette faglige arbeidsgrupper for å få utredet konkrete faglige problemstillinger. BIBSYS styre eller BIBSYS direktør kan legge fram saker for styringsgruppen. Bibliotekene som bruker BIBSYS Biblioteksystem kan også fremme saker som ønskes behandlet av styringsgruppen, og styringsgruppen kan selv ta opp saker på eget initiativ. Vedtak styringsgruppen fatter om saker som skal behandles av BIBSYS styre skal følge saken til styrebehandling. Roy Gundersen kom med en oppfordring til styringsgruppen om å supplere slike vedtak med en begrunnelse for å gi styret et best mulig grunnlag til å fatte vedtak. Fra styringsgruppens side ble det påpekt at den oppfatter sin rolle til å være av overordnet og strategisk karakter. Siden Styringsgruppen rapporterer til direktøren er det derfor også mer naturlig å oppfatte den som en referansegruppe i forhold til de øvrige styringsgruppene i BIBSYS konsortiene. Det er BIBSYS sitt styre som styrer Biblioteksystemkonsortiet, ikke styringsgruppen. Styringsgruppen ser det ikke som hensiktsmessig å være en operativ enhet. Av dette følger at arbeidsgrupper anbefalt nedsatt av arbeidsgruppen administreres av BIBSYS og ikke av Styringsgruppen. Styringsgruppen påpekte at det er 1

et behov for å informere bibliotekene om styringsgruppens rolle som bindeledd mellom institusjonene, og kanskje da spesielt biblioteklederne, og BIBSYS. Det ble konkludert med at det riktige forumet for å formidle denne informasjonen vil være bibliotekledermøtet som arrangeres som en del av BIBSYS Brukermøte 2011. Styringsgruppen godkjenner innkalling og sakliste. Styringsgruppen tar orienteringen om de nye vedtektene for Biblioteksystemkonsortiet til etterretning. Det presiseres at styringsgruppen ikke ser det som hensiktsmessig å fungere som en operativ enhet. Styringsgruppen finner at det er behov for å informere deltagerne i konsortiet om styringsgruppens rolle som bindeledd mellom dem og BIBSYS. Dette vil bli fremmet som egen sak til bibliotekledermøtet 23. mars 2011. S-2010/15 Orientering fra møte i BIBSYS styre 21. oktober 2010 Randi E. Taxt orienterte fra styremøtet 21. oktober. Hun deltok som leder for styringsgruppen og fant dette svært nyttig. Prosessen med ansettelse av ny direktør går sin gang. Det er gjennomført intervjuer i regi av personalavdelingen ved NTNU. I tillegg har styrets leder Sverre Spildo, styrets nestleder Bente Andreassen og Arve Olaussen, som representant for de ansatte ved BIBSYS, hatt en samtale med vedkommende som er innstilt. Styret behandlet også tidsplanen for nytt biblioteksystem og virksomhetsplan med budsjett for BIBSYS for 2011. Sistnevnte dokument er revidert etter styremøtet og vil bli behandlet på nytt ved styremøtet 16. desember 2010. Styringsgruppen tar orienteringen fra møtet i BIBSYS styre 21. oktober 2010 til etterretning. S-2010/16 Bibliotekledermøtet ved BIBSYS Brukermøte 2011 Roy Gundersen orienterte om de foreliggende planene for et bibliotekledermøte 23. mars 2011. I henhold til retningslinjene for Biblioteksystemkonsortiet, er styringsgruppen ansvarlig for å arrangere et årlig konsortiemøte under BIBSYS Brukermøte eller Det norske bibliotekmøte. Styringsgruppens leder har tidligere informert BIBSYS direktør om at styringsgruppen ikke ønsker å påta seg ansvaret for dette møtet. Det er derfor gjort en avtale mellom styringsgruppens leder og BIBSYS direktør om at BIBSYS i stedet vil arrangere et bibliotekledermøte. Det er allerede avklart at styrets leder vil delta ved dette møtet. Av diskusjonen framgikk det at styringsgruppen ønsker å bistå ved arrangementet, bl.a. ved å orientere om konsortieorganiseringen, styringsgruppens rolle og styringsgruppens virksomhet.. Et aktuelt tema er samspillet mellom biblioteklederne, bibliotekene og BIBSYS i prosessen med innføring av nytt biblioteksystem. I tillegg ble det foreslått en sak med informasjon om det arkitekturprosjektet UNINETT har startet opp. Styringsgruppen ønsker å bistå BIBSYS ved bibliotekledermøtet og foreslår følgende tema for møtet: Informasjon om konsortieorganiseringen og styringsgruppens rolle og ansvarsområde Samspillet mellom biblioteklederne, bibliotekene og BIBSYS i prosessen med innføring av nytt biblioteksystem 2

Informasjon om UNINETTs arkitekturprosjekt S-2010/17 Evaluering av prosessen ved innkjøp av nytt biblioteksystem Saksdokument som beskriver en planlagt evaluering av innkjøpsprosessen i regi av BIBSYS var sendt ut sammen med saklisten. Av dette framgår det at BIBSYS styre har bedt BIBSYS om en slik evaluering som en naturlig avslutning på den første fasen i prosessen med å bytte biblioteksystem. Da BIBSYS foreløpig ikke har hatt anledning til å ta stilling verken til prosess eller innhold i dette framtidige saksframlegget, imøteses eventuelle synspunkter styringsgruppen måtte ha om prosessen. En evaluering av anbuds-/innkjøpsprosessen for nytt biblioteksystem i regi av styringsgruppen ble foreslått ved møtet i styringsgruppen 19. august 2010 (S-2010/06). Dette først og fremst for å sørge for en læringskurve for senere bruk. Som en oppfølging har Hilde Trygstad sendt en mal for dette. Styringsgruppen bestemte å ta utgangspunkt i denne ved at styringsgruppens medlemmer og de referansepersonene styringsgruppen oppnevnte for å bistå forhandlingsgruppen under anbuds- /innkjøpsprosessen for nytt biblioteksystem, får i oppgave å fylle ut skjemaet innen 1. februar 2011. På denne måten blir det innhentet kommentarer fra aktørene fra bibliotekene mens saken enda har en viss aktualitet. Skjemaet vil bli distribuert av BIBSYS. Ferdig utfylt skjema skal returneres til styringsgruppens e-postliste (styringsgruppebib@bibsys.no) innen 1. februar 2011. Styringsgruppen ber BIBSYS distribuere skjema fra Hilde Trygstad for evaluering av anbuds-/innkjøpsprosessen til medlemmene av styringsgruppen og til de referansepersonene styringsgruppen oppnevnte for å bistå forhandlingsgruppen under anbuds-/innkjøpsprosessen for nytt biblioteksystem. Ferdig utfylt skjema skal sendes til styringsgruppens e-postliste innen 1. februar 2011. S-2010/18 Virksomhetsplan og budsjett for BIBSYS for 2011 Saksdokument vedlagt virksomhetsplan og budsjett for BIBSYS for 2011 var sendt ut 3. desember. Ved møtet ble hovedpunktene gjennomgått av Eva Ankjell Helgesen, teamleder for BIBSYS Administrasjon. En første utgave av dokumentet ble distribuert til styringsgruppen via e-post 15. oktober. Denne ble behandlet av BIBSYS styre 21. oktober. Dokumentet er nå oppdatert i lys av diskusjonen i styret. Den foreliggende utgaven er kortet ned i forhold til den første utgaven ved at detaljeringsnivået er redusert. Under gjennomgangen ble det stilt spørsmål om budsjetterte midler til leie av eksterne konsulenter i forbindelse med overgangen til nytt biblioteksystem. Det ble svart at av ekstrabevilgningen fra KD på kr 2 mill for 2011 er kr 500 000 avsatt til å dekke kostnader til eksterne konsulenter, kr 500 000 er avsatt til å dekke merkostnader til reise og 1 mill er avsatt til å dekke lønnskostnader. Styringsgruppen poengterer viktigheten av å ha ekstern konsulentbistand som kan kvalitetssikre prosessen med innføring av nytt biblioteksystem og stiller spørsmål ved om 500 er tilstrekkelige midler til dette i 2011. Styringsgruppen har forøvrig ingen merknader til den foreliggende versjonen av virksomhetsplan og budsjett for BIBSYS for 2011. 3

S-2010/19 Budsjett for BIBSYS for perioden 2011-2020 Saksdokument vedlagt søknad til Kunnskapsdepartementet om ekstraordinære midler til nytt informasjonssystem for UH-sektorens biblioteker var sendt ut 3. desember. Innholdet i denne søknaden danner grunnlaget for langtidsbudsjettet for BIBSYS for perioden 2011-2020. Ved møtet ble hovedpunktene i langtidsbudsjettet slik dette forelå ved møtedato gjennomgått av Eva Ankjell Helgesen, teamleder for BIBSYS Administrasjon. Under gjennomgangen ble det presisert at målsettingen er å unngå en midlertidig økning i den årlige avgiften (lisensen) institusjonene betaler for å bruke BIBSYS Biblioteksystem. Prognosene tilsier en topp i kostnadene i 2012. Årsaken er at dagens biblioteksystem skal være i ordinær drift samtidig som implementeringen av nytt biblioteksystem vil pågå for fullt. Fra 2013 er det budsjettert med en reduksjon av lønnskostnadene. Fra 2015 er det budsjettert med en reduksjon både av driftskostnadene og av inntektene i form av årlig avgift fra institusjonene. For å unngå å måtte øke den årlige avgiften er det søkt om ekstraordinære midler fra Kunnskapsdepartementet for perioden 2012 2014. Det ble stilt spørsmål fra styringsgruppen om det kunne være relevant og også søke om midler fra Kulturdepartementet og fra Helse- og omsorgsdepartementet. Eventuelle søknader måtte kunne begrunnes med henholdsvis Nasjonalbibliotekets og sykehusbibliotekenes bruk av BIBSYS Biblioteksystem. Det ble svart at Kulturdepartementet indirekte står for en god andel av inntektene til BIBSYS. Nasjonalbiblioteket betaler både årlig avgift for bruk av BIBSYS Biblioteksystem, og kostnader forbundet med gjennomføring av bestemte drifts- og utviklingsoppgaver som de bestiller. Styringsgruppen ser det som positivt at det legges opp til at KD skal dekke ekstrakostnader forbundet med innføring av nytt biblioteksystem. Styringsgruppen vil i den forbindelse be om at det bør vurderes om KD og HOD skal bidra til de ekstrakostnader det medfører å innføre et nytt biblioteksystem for deres institusjoner sine tilpasninger. Styringsgruppen ser det også som positivt at BIBSYS nå legger frem et langtidsbudsjett som reflekterer at BIBSYS utgifter til biblioteksystemet går ned i takt med at OCLC sin kontingent begynner å slå inn. S-2010/20 Tidsplan for innføring av nytt biblioteksystem Saksdokument med tidsplan for innføring av nytt biblioteksystem var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ga Ellen Røyneberg, prosjektleder for prosjektet nytt biblioteksystem, en oppsummering av innholdet i saksdokumentet. BIBSYS presiserte at både OCLC og BIBSYS benytter en smidig utviklingsmetodikk. Dette innebærer at tidsplanen vil bli oppdatert og inneholde flere detaljer etter hvert som vi får innsikt i det nye systemet, og også får en dypere forståelse av de tilleggstjenestene som BIBSYS skal implementere. Det ble også presisert at OCLC skal levere et fullstendig biblioteksystem, men at dette vil være standard hyllevare. BIBSYS sin rolle vil være å legge til den tilleggsfunksjonaliteten bibliotekene trenger utover det som inngår i leveransen fra OCLC. Styringsgruppen framhevet at det som er viktig for institusjonene er at de nødvendige tilleggsfunksjonene er på plass, at dataene er gjort tilgjengelige og at personalet ved bibliotekene er gjort i stand til å ta i bruk det nye systemet fra og med 2013. Det ble lagt til at den største utfordringen ligger i de endringene som må gjøres i institusjonene ved at personalet ved bibliotekene og bibliotekenes brukere skal ta i bruk ny programvare og at man da også får muligheten til å gå gjennom arbeidsprosesser og evt. ny organisering av diss. En implementering av et IT-system av format som dette må også betraktes som en mulighet for nytenking og omstilling. Dette krever at institusjonene har fått informasjon fra BIBSYS i god tid om hvilke endringer som kommer og når disse kommer. Det ble svart at den informasjonen 4

BIBSYS kan gi pr. i dag vil bli formidlet til institusjonene i form av en lengre artikkel i desembernummeret av BIBSYS-nytt. Styringsgruppen ba BIBSYS utarbeide en kommunikasjonsplan for informasjon ut til institusjonene relatert til målgruppe innen BIBSYS sitt brukermøte våren 2011 og at denne må legges inn i tidsplanen for innføring av nytt biblioteksystem. Styringsgruppen fastslo at det vil være viktig å lære å kjenne brukergrensesnitt, arbeidsflyt og funksjonalitet så tidlig som mulig. Det ble svart at BIBSYS skal få tilgang til en europeisk testnode for utlån og akkvisisjon fra 17. desember 2010. Planen er at den gruppen som i tidsplanen har fått betegnelsen Liten prosjektgruppe også skal få testtilgang via denne noden. Styringsgruppen bad om informasjon om lenketjener (link resolver). Det ble svart at OCLCs lenketjener er planlagt tatt i bruk i BIBSYS Biblioteksystem i løpet av 2011. Dette er den samme lenketjeneren som vil bli brukt i det nye biblioteksystemet fra OCLC. Styringsgruppen bad om svar på spørsmålet om hvorfor ikke sluttbrukerverktøyet WorldCat Local vil bli tatt i bruk i stedet for BIBSYS Ask allerede i 2011. BIBSYS svarte at det er tre årsaker til at BIBSYS Ask vil bli beholdt inntil videre: 1. Kontrakten med OCLC innebærer leveranse av software fra og med 2013. Det er opsjoner for tidligere leveranser, men slike må eksplisitt aktiveres og betales i tillegg til den avtalte kontraktssummen. Lenketjeneren er svært billig, mens sluttbrukerverktøyet WorldCat Local vil innebære en betydelig kostnad som det ikke er rom for i budsjettet. 2. For øyeblikket anses den nye versjonen av BIBSYS Ask å være et bedre sluttbrukerverktøy enn WorldCat Local, men dette vil bli endret jfr. Pkt. 3 fram mot 2013 3. OCLCs lenketjener er et frittstående produkt, noe som skyldes at den er resultatet av et oppkjøp for få år siden. OCLCs planer omfatter en tett integrering av WorldCat Local, lenketjeneren og det nye biblioteksystemet innen 2013. Dermed vil de tre systemene få en felles kjerne (kunnskapsbase) som vil redusere behovet for manuelt vedlikehold og øke kvaliteten på alle tilhørende tjenester. Styringsgruppen tar den foreliggende planen for innføring av nytt biblioteksystem til etterretning og ber om å bli holdt informert om oppdateringer. Det som er vesentlig for institusjonene i den virksomheten som skal foregå fram til 2013 er følgende: Personalet ved bibliotekene må være klare til å ta i bruk det nye systemet Bibliotekenes data må være gjort tilgjenglige for bruk i det nye systemet Nødvendige tilleggsfunksjoner må være ferdig utviklet til det nye systemet Bibliotekene må så tidlig som mulig få kjennskap til mulighetene systemet gir til styring av arbeidsflyt for å kunne forme egne arbeidsløyper på en hensiktsmessig måte For å sikre en god informasjonsflyt ber styringsgruppen om at BIBSYS utarbeider en kommunikasjonsplan for informasjon ut til institusjonene relatert til målgruppe innen BIBSYS sitt brukermøte våren 2011. Styringsgruppen minner også om at selv om det er erkjent behov for ulike lokale tilpasninger er det likevel helt essensielt at disse holdes på et så lavt nivå som mulig. Dette for å hindre for mye lokal utvikling, lette eventuelle oppdateringer av hovedsystemet, integrasjon med andre systemer mm. Styringsgruppen påpeker at det bør utarbeides en risikoanalyse for hele prosjektet. 5

S-2010/21 Samspill med institusjonene ved innføring av nytt biblioteksystem Saksdokument med plan for samspill med institusjonene ved innføring av nytt biblioteksystem var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ga Ellen Røyneberg, prosjektleder for prosjektet nytt biblioteksystem, en kort oppsummering av innholdet i saksdokumentet. Under oppsummeringen ble det trukket fram at innføring av nytt biblioteksystem vil innebære en utfordring ved flere av institusjonene. BIBSYS har planlagt å opprette en prosjektgruppe allerede i januar 2011. Formålet med denne gruppen, som har fått betegnelsen Liten prosjektgruppe, er at BIBSYS skal få bistand i arbeidet med å utforme de store linjene i overgangen til et nytt system. Liten prosjektgruppe vil bestå av fem medlemmer som må regne med å møtes hos BIBSYS ca en gang pr. måned. Fra OCLC vil det komme leveranser med ny funksjonalitet og oppdaterte planer hver andre måned. Liten prosjektgruppe vil få tilgang til å sette seg inn i disse leveransene. Fra tredje kvartal i 2011 er det planlagt å opprette 3 4 større faggrupper på 6 10 personer som vil arbeide mer konkret med konsekvensene av overgangen til nytt biblioteksystem. BIBSYS bad om forslag fra styringsgruppen på 10 15 personer som kan være aktuelle som medlemmer av Liten prosjektgruppe. Under møtet ble det delt ut en beskrivelse av ønsket profil for medlemmene av Liten prosjektgruppe. En og samme person trenger ikke innfri alle kravene i profilbeskrivelsen, men det er viktig at gruppens medlemmer sett under ett innfrir alle punktene. BIBSYS forslo at styringsgruppen finner fram til kandidater til medlemmer i gruppen etter møtet og kommer med et samlet forslag, fortrinnsvis innen utgangen av desember. Styringsgruppen påpekte at å kalle prosjektgruppen for Liten prosjektgruppe ikke var noe godt navn og foreslå at gruppen blir kalt Prosjektgruppe for innføring av systemet i institusjonene etter prosessen den skal være en del av. Styringsgruppen bad videre BIBSYS vurdere å gi arbeidsgiver kompensasjon for dekning av den arbeidstiden medlemmene av prosjektgruppen vil bruke på arbeidet. Dette fordi Styringsgruppen ønsker å forsterke et mer profesjonelt forhold mellom BIBSYS som driftsorganisasjon og institusjonene som brukere. Medlemmene av denne prosjektgruppen må påregne og bruke mye tid og det skal da dekkes av driftsorganisasjonen (dvs. fellesskapet) og ikke tilfeldige institusjoner. Behovet for ekstern konsulentbistand som en kvalitetssikring av prosessen ble også her fremhevet. Styringsgruppen vil komme med forslag på 10 15 personer til prosjektgruppen innen 1. januar 2011. Behovet for ekstern konsulentbistand for å kvalitetssikre prosessen ble fremhevet. S-2010/22 Status og planer for BIBSYS Ask Saksdokument med informasjon om den nye versjonen av BIBSYS Ask, inkludert et vedlegg som beskriver funksjonalitet som kun finnes i den nye versjonen, var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ga Marit Brodshaug, produkteier for BIBSYS Ask, en demonstrasjon av den nye versjonen av BIBSYS Ask. Først ble den utgaven som er tilgjengelig for alle demonstrert. Deretter fulgte en demonstrasjon av den utgaven som er tilgjengelig for en av deltagerne i Portalkonsortiet, i dette tilfellet Diakonhjemmet høyskole. I januar 2010 tok deltagerne i Portalkonsortiet i bruk den nye versjonen av BIBSYS Ask som samsøkeklient for å søke etter artikler i de elektroniske tidsskriftene biblioteket abonnerer på. Dette betyr at utvalget av søkbare databaser vil variere avhengig av brukerens institusjonstilhørighet. 6

15. februar 2011 ønsker BIBSYS å fjerne beta-stempelet i den nye versjonen av BIBSYS Ask og la denne overta adressen http://ask.bibsys.no. Den forrige versjonen av BIBSYS Ask vil fortsatt være tilgjengelig for de som måtte ønske å bruke denne, og alle lenker til bestemte sider i den forrige versjonen vil fungere som før. For begge versjoner av BIBSYS Ask vil det bli obligatorisk å logge på for å sende låne- og kopibestillinger til biblioteket. Som pålogget får sluttbrukeren tilgang til all funksjonalitet som finnes i BIBSYS Ask, for eksempel fornying av egne lån. Styringsgruppen har i tidligere møte frarådet å skifte til Ask 2 (22. oktober 2009, sak 6/2009). Dette fordi man på det tidspunktet mente at en overgang til nytt biblioteksystem, og dermed også mulighet for et skifte i brukergrensesnitt, var veldig nært. Når situasjonen nå er den at OCLC sitt grensesnitt, WorldCat Local, ikke anbefales å tas i bruk gir Styringsgruppen likevel sin tilslutning til at den nye versjonen av BIBSYS Ask overtar adressen http://ask.bibsys.no fra og med 15. februar 2011. Den gamle versjonen skal imidlertid være tilgjengelig og det skal være frivillig om institusjonene ønsker å skifte over lokalt. Styringsgruppen vil også påpeke at den nye versjonen av BIBSYS Ask har klare begrensninger og vil medføre behov for tilpasninger. Styringsgruppen ber om at BIBSYS reduserer disse til et minimum da ressursene fortrinnsvis skal brukes til innføring av nytt biblioteksystem. S-2010/23 Organisering av manuell rydding i Bibliotekbasen Saksdokument som beskriver behovet for manuell rydding i Bibliotekbasen var sendt ut sammen med saklisten. Ved møtet ga Gunvald Strømme, produkteier for BIBSYS Biblioteksystem, en kort oppsummering av innholdet i saksdokumentet. For at overføringen av data fra Bibliotekbasen til nytt system skal bli så fullstendig som mulig, har BIBSYS startet en omfattende ryddeprosess. Samtidig er det gjort endringer i funksjonaliteten for å hindre at feil som er ryddet vekk skal kunne oppstå på nytt. Den ryddingen som ikke kan gjøres maskinelt av BIBSYS må fordeles som manuelt arbeid mellom bibliotekene. BIBSYS ønsker å starte den manuelle ryddingen ved de bibliotekene som er representert i styringsgruppen. Bibliotekene vil få tilsendt ryddelister med objektid til postene og informasjon om hvilken type feil som er identifisert. Styringsgruppen gir sin tilslutning til at den manuelle ryddingen som må gjøres i Bibliotekbasen før migrering til nytt system, starter i de bibliotekene som er representert i styringsgruppen. Ryddingen vil bli gjort med utgangspunkt i henhold til ryddelister som vil bli sendt fra BIBSYS til det enkelte bibliotek. S-2010/24 Programkomite for Det 73. norske bibliotekmøte Saksdokument med kort informasjon om representasjon fra fagbibliotekene i programkomiteen til det 73. norske bibliotekmøte var sendt ut sammen med saklisten. Det norske bibliotekmøtet arrangeres i Stavanger i perioden 21.-23. mars 2012. For å sikre et faglig og 7

relevant program for fagbiblioteksektoren, anser BIBSYS det som viktig at fagbibliotekene er representert i programkomiteen. BIBSYS kan stille med to representanter i programkomiteen og oppfordrer styringsgruppen til å oppnevne disse. Dette kan enten være en eller to av styringsgruppens medlemmer, eller andre egnede kandidater fra fagbiblioteksektoren på bibliotekledernivå. Styringsgruppen diskuterte i hvor stor grad BIBSYS skal involvere seg i og bruke ressurser på dette arrangementet i tiden framover. Det er antatt at brukermøter i regi av OCLC vil bli et nytt og viktig forum for BIBSYS-bibliotekene. Videre er det kommet nye og viktige samarbeidspartnere som for eksempel Cristin og UNINETT. Nasjonalbiblioteket har også fått en ny rolle etter nedleggelsen av ABM-utvikling. Planleggingen av møtet i 2012 har imidlertid kommet så langt at det er vanskelig for BIBSYS å trekke seg ut. Fokuset må derfor være bidra til å få et program og et innhold som er relevant for fagbibliotekene. Dette kan oppnås ved å trekke inn fagbibliotekenes samarbeidspartnere som for eksempel UNINETT, Cristin og Universitets- og høgskolerådet. Styringsgruppen ønsker å stille med en representant fra egne rekker til programkomiteen. Hilde Trygstad ble forespurt og takket ja under møtet. I tillegg ble Line Nybakken Akerholt, UBO, foreslått av Hilde Trygstad som en god representant for fagbibliotekene. Hun er ikke forespurt om hun vil delta. Styringsgruppen oppnevner Hilde Trygstad som representant til programkomiteen for Det 73. norske bibliotekmøte. I tillegg foreslår styringsgruppen at BIBSYS spør Line Nybakken Akerholt, Universitetsbiblioteket i Oslo, om å stille som representant fra fagbibliotekene. BIBSYS sin fremtidige deltagelse ved Det norske bibliotekmøtet settes opp som egen sak ved neste møte i styringsgruppen. S-2010/25 Møteplan for 2011 Ved møtet ble det delt ut en oversikt over planlagte møter i BIBSYS styre i 2011. Det vil være relevant å samkjøre styringsgruppens møter med styrets møter for at styringsgruppen skal kunne komme med sine råd og anbefalinger i saker som skal behandles av styret. Styringsgruppen ber BIBSYS komme med forslag til møteplan for 2011 ved bruk av møteplanleggeren Doodle. S-2010/26 Eventuelt Det var ingen saker til eventuelt. 8