1 / 26 (med strategiske føringer for kliniske og administrative IKT-baserte tjenester) Perioden 2011-2015 GODKJENT AV: Navn Rolle Stilling Dato Tommy Due-Løvaas Saksbehandler Avdelingssjef, Senter for ehelse 050511 Side 1 av 26
2 / 26 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 FORMÅL... 4 2 BAKGRUNN... 4 2.1 REGIONAL LANGTIDSPLAN IKT... 4 2.2 REGIONALE MÅLBILDER INNEN IKT TIL 2020, INKORPORERT I VESTRE VIKEN S IT-STRATEGI... 5 3 UTFORDRINGSBILDE PER SYKEHUSOMRÅDE... 7 4 UTVIKLINGSMULIGHETER PER SYKEHUSOMRÅDE... 8 5 PRIORITERTE AKTIVITETER FREM TIL 2015... 8 5.1 AKTIVITET #1 FELLES LABSYSTEMER... 8 5.2 AKTIVITET #2 RIS/PACS KONSOLIDERING/OPPGRADERING/NYTT KODEVERK... 8 5.3 AKTIVITET #3 REGIONALT FØDESYSTEM... 9 5.4 AKTIVITET # 4 INTERN ELEKTRONISK SAMHANDLING (SHAREPOINT, LOKALT MELDINGSLØFT M.M.)... 9 5.5 AKTIVITET # 5 EKSTERN ELEKTRONISK SAMHANDLING (MELDINGSLØFTET, KOMMUNESAMARBEIDET, PKO-ER M.M.) 10 5.6 AKTIVITET # 6 ORGANISASJONSSTRUKTUR/ -MODELLER... 10 5.7 AKTIVITET # 7 INFORMASJONSFORVALTNING (INFORMATION MANAGEMENT / MASTER DATA MANAGEMENT) 10 5.8 AKTIVITET # 8 GEVINSTREALISERING KLINISK IT (DIPS, EDS, OPERASJON, MEDISINERING, BUP, SCANNING, TGK, PARTUS, LAB M.FL.)... 10 5.9 AKTIVITET # 9 STRATEGISK KOMPETANSEUTVIKLING... 11 5.10 AKTIVITET # 10 KONSOLIDERINGSARBEID OG UTFASING AV ERSTATTEDE SYSTEMER... 11 5.11 AKTIVITET # 11 TELEFONI... 11 5.12 AKTIVITET # 12 ELEKTRONISK KURVE AIO... 11 5.13 AKTIVITET # 13 CENTER OF EXCELLENSE PASIENTFORLØP (IMATIS)... 11 5.14 AKTIVITET # 14 EKSISTERENDE PROSJEKTER SOM EN DEL AV PRIORITERINGSPROSESSEN... 12 5.15 AKTIVITET # 15 HOLDNINGSKAMPANJE INFORMASJONSSIKKERHET (HSØ) OG LOGGINGSTJENESTE... 12 5.16 AKTIVITET # 16 PPM - PROSJEKT PORTEFØLJE OG PROGRAMSTYRING... 12 6 SAMLET OVERSIKT OVER ØKONOMISKE KONSEKVENSER... 14 7 SAMLET OVERSIKT OVER PLANLAGTE GEVINSTUTTAK... 17 8 TILTAK FOR Å SIKRE GEVINSTUTTAK... 23 9 RISIKOVURDERING VEDRØRENDE GJENNOMFØRINGSEVNE... 23 10 OPPSUMMERING... 23 VEDLEGG 1: OVERSIKT OVER PROSJEKTOMRÅDE FOR 2011/12... 24 Side 2 av 26
3 / 26 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Kapittel Endring Produsent 1.0 16.2.2011 Alle Opprettelse av mal dokumentet Terje Wistner 1.1 28.3.2011 6 og 7 Justering av mal ift oppsettet av investeringer og Oddbjørn Almaas gevinster for prosjekt og 1.2 05.05.2011 Alle Tilpasning til Tommy Due-Løvaas 1.3 17.05.2011 Alle Detaljering kliniske aktiviteter m.m. Robert Nystuen 1.4 18.05.2011 Alle Detaljering administrative aktiviteter m.m. Tommy Due-Løvaas 1.5 01.06.2011 6 og 7 Innhentet investeringsoversikt og endringer i tjenesteprising fra Sykehuspartner Tommy Due-Løvaas REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 1 IT-strategi 2 Styrende dokumenter strategiprosess 2025 3 Styrende dokumenter omstilling 2011 Side 3 av 26
4 / 26 1 FORMÅL Spesialisthelsetjenesten blir stadig mer avhengig av IKT for å nå sine mål i omstilling og modernisering av helsevesenet og Helse Sør-Øst har med bakgrunn i dette etablert en langtidsplan med strategiske føringer for IKT-området, jmf. vedtakspunkt 4 i styresak 094-2009. Langtidsplan IKT med strategiske føringer er utviklet med utgangspunkt i bestilling fra styret i styresak 094-2009. Planen er utviklet med utgangspunkt i nasjonale føringer, og i tett samhandling med helseforetakene og Sykehuspartner. Langtidsplan IKT vil være et sentralt verktøy for å sikre gjennomføring av prioriterte IKTløsninger for understøttelse av nasjonale målsettinger, virksomhetenes drift og regional omstilling. Planens perspektiv er avstemt med økonomisk langtidsplan og vil bli rullert hvert år for også å kunne understøtte budsjettprosessene. I styresak 088 2010 er Langtidsplan IKT behandlet, og styret ber administrerende direktør med utgangspunkt i Langtidsplan IKT 2011-2014 gi helseforetakene i oppdrag å utvikle og styrebehandle områdevise IKT-planer. Formål: Formålet med de områdsvise IKT-planene er å synliggjøre og sikre at initiativene prioritert i regional Langtidsplan IKT blir knyttet til planer i det enkelte helseforetak i de respektive sykehusområdene. I tillegg kan områdeplanen oppdateres med annen relevant bakgrunn (som for eksempel lokale styresaker) spesifikt for sykehusområdet. Lokale og regionale perspektiv bør sees i sammenheng og legge til rette for synkronisering og koordinering. Det respektive sykehusområde presiseres hvilke helseforetak som er tatt med i de områdsvise IKT-planene. Denne områdeplanen er ansett som dekkende for lokal langtidsplan IKT 2 BAKGRUNN 2.1 Regional Langtidsplan IKT Følgende styrevedtak vedrørende regional langtidsplan IKT ble enstemmig vedtatt i HSØ Rhf styresak 088-2010: 1. Styret slutter seg til at Langtidsplan IKT 2011-2014 legges til grunn for det videre arbeidet med utvikling av IKT i Helse Sør-Øst. 2. Styret understreker behovet for at utviklingen og prioriteringen innen IKT bidrar til realisering av bedre samhandling, styrket pasientsikkerhet og understøtter integrasjonsprosessene i de nye sykehusområdene i tråd med prioriteringskriteriene redegjort for i saken 3. Administrerende direktør gis fullmakt til å prioritere regionale budsjettmidler for IKT 2011 i tråd med føringene i Langtidsplan IKT 2011-2014 og i tråd med vedtak i sak 075 2010 mål og budsjett herunder fullmakt til å omprioritere ytterligere midler til investeringen innen IKT. 4. Styret understreker behovet for økt standardisering innen IKT nasjonalt og regionalt, og ber administrerende direktør sørge for at krav til standardisering legges til grunn regionalt og nasjonalt der det er lagt til rette for det. 5. Styret forutsetter at hovedreglen for videre regional utvikling skjer gjennom fellesregionale prosjekter med strenge krav til standardisering i tråd med styresak 107-2008 og 075-2010, at helseforetakene kun unntaksvis, og etter dialog med og føringer fra det regionale helseforetaket, kan iverksette og finansiere IKT-prosjekter utenom fellesregional portefølje. Side 4 av 26
5 / 26 6. Styret ber administrerende direktør sørge for at det i foretaksgruppen jobbes systematisk med gevinstrealisering ved innføring av ny teknologi, herunder organisasjonsutvikling og endring av arbeidsprosesser, og at det utarbeides indikatorer og måltall som følges opp gjennom tertialrapporteringen for hele prosjektporteføljen. 7. Styret ber administrerende direktør med utgangspunkt i Langtidsplan IKT 2011-2014 gi helseforetakene i oppdrag å utvikle og styrebehandle områdevise IKT-planer. 2.2 Regionale målbilder innen IKT til 2020, inkorporert i s IT-strategi Helse Sør-Øst har angitt virksomhetsmål innen seks hovedområder og det er utarbeidet IKT målbilder frem til 2020 med bakgrunn i disse. Målbildene illustrerer et ambisjonsnivå for utvikling av felles tjenester samt standardisering og konsolidering innen IKT. Målbildene skal samtidig understøtte behovene for IKTutvikling med bakgrunn i nasjonale ambisjoner utarbeidet i forbindelse med samhandlingsreformen. Dette innebærer sterkere fokus på elektroniske løsninger som legger til rette for samhandling mellom behandlingsnivåer samt økt samhandling med pasienter og pårørende. Målbildene understøtter de respektive virksomhetsmålene i Helse Sør-Øst og illustreres som følger: Målbilde 1: Pasientbehandling For å tilrettelegge for helhetlig pasientforløp har Helse Sør-Øst vært en pådriver for utvikling og implementering av prosesstøttende elektroniske pasient- og journalløsninger, der all nødvendig klinisk informasjon følger pasienten i hele behandlingsforløpet (fra hjem til hjem inkl. prehospitale tjenester) og der helsepersonell får god og effektiv støtte til utøvelse av diagnostikk og pasientbehandling. Journalopplysningene er etablert med en enhetlig og strukturert form. Løsningene støtter også behandlingslinjer på tvers av foretak. Helseforetakene og avtalespesialistene benytter seg av nasjonalt etablerte ehelse-tjenester (herunder meldingsløft, helhetlig tilnærming til eresept, kjernejournal, nødnett, helseportal, løsninger for kvalitetsregister) der Helse Sør-Øst har vært en aktiv bidragsyter i utviklingen. IKT-tjenester er utviklet for å styrke informasjon og opplæringsmateriell til pasienter og pårørende, og løsninger tatt i bruk for å styrke dialog mellom pasienter og spesialisthelsetjenesten. All bruk av papir til dokumentasjon og informasjonsutveksling er slutt. Målbilde 2: Forskning Det er etablert en distribuert, felles infrastruktur for forskningsmiljøene som sikrer Helse Sør-Øst grunnlaget for raske vitenskapelige og teknologiske fremskritt, og skaper muligheter for kunnskapsbasert innovasjon og forskning regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Herunder er det etablert forskningsadministrative løsninger, samhandlingsverktøy og effektiv elektronisk samhandling med eksterne forsknings- og universitetsmiljøer. For å støtte prioritert forskning har Helse Sør-Øst lagt til rette for samarbeid, gjenbruk av informasjon og forenkling som vil sparer tid, ressurser og kostnader for forskningen. Herunder etablert elektronisk støtte til forskningsdatabaser og kvalitetsregistre. For å bidra til å sikre god kvalitet på forskning har Helse Sør-Øst knyttet fangst, strukturering og tilgjengeliggjøring av kliniske data inn i en helhetlig informasjonsstruktur. Herunder er det etablert en arkitektur for kliniske datavarehus i en helhetlig struktur også opp mot biobanker. Målbilde 3: Kunnskapsutvikling og god praksis Strukturert informasjonsforvaltning bidrar til at Helse Sør-Øst gir helsepersonell og beslutningstakere riktig informasjon til riktig tid. Kliniske løsninger gir god prosesstøtte, herunder til realisering av behandlingslinjer og tilrettelegging for helhetlige pasientforløp og effektiv pasientlogistikk. Side 5 av 26
6 / 26 Kliniske resultater måles systematisk og tilgjengeliggjøres for beslutningstagere og helsepersonell, fastleger, pasienter og pårørende for læring og bruk i klinisk praksis. Herunder gis det kontinuerlig og oppdaterte aggregerte opplysninger fra kvalitetsregistrene til bruk for beslutningsstøtte i klinikken. Pasienter har tilgang til egne pasientopplysninger, ut over kjernejournal Klinikere har direkte tilgang til oppdatert evidens-basert kunnskap i sin daglige digitale arbeidsflate slik at denne kunnskapen kan brukes i de løpende daglige beslutninger i forhold til diagnostikk og behandling. Behandlingslinjer og fagprosedyrer er gjort tilgjengelig for fagmiljøer, pasienter og pårørende via internett for å tilrettelegge for maksimal kunnskapsdeling. Målbilde 4: Organisering og utvikling av fellestjenester Helse Sør-Øst har innført nasjonale fellesløsninger for stab og støtte og etablert tilhørende fellestjenester i Sykehuspartner. Gjennom samlet og helhetlig IKT drift og forvaltning i Sykehuspartner har Helse Sør-Øst oppnådd de reduserte kostnader og den høynede kvalitet på IKT- leveransene, som ble vedtatt av styret i Helse Sør-Øst ved etableringen av felles tjenesteleverandør. Driftsmiljøer og leveranseprosesser er i økende grad blitt standardisert. Sykehuspartner distribuerer nasjonale tjenester driftet av Norsk helsenett eller andre regioner, og selv satt i stand til å påta seg tilsvarende nasjonale oppgaver. Det er lagt til rette for fellesregionalt arbeid med standardisering og forvaltning av termer, begreper, kodeverk, definisjoner med mer som understøtter internasjonal, nasjonal og regional samordning. Dette har bidratt til bedre samhandling i sektoren Målbilde 5: Mobilisering av medarbeidere og ledere Helse Sør-Øst har etablert støtteverktøy for systematisk leder- og medarbeideroppfølging i foretaksgruppen Sammenlignbare indikatorer knyttet til HMS, ressursstyring, arbeidsplanlegging og kompetanseutvikling er tilgjengeliggjort for ledere i foretaksgruppen Prosesstøtte til endringsledelse og organisasjonsutvikling inngår som en integrert del av alle større systemimplementeringer og i virksomheten for øvrig Målbilde 6: Bærekraftig utvikling gjennom god økonomistyring Helse Sør-Øst har sikret god beslutningsstøtte gjennom helhetlig virksomhetsstyring innen alle seks innsatsområdene. Gjennom utvikling og standardisering av IKT løsninger i foretaksgruppen, og effektivisering av tilhørende arbeidsprosesser, er relative driftskostnader vesentlig redusert i forhold til situasjonen i 2010. Felles regional porteføljestyring er etablert som et effektivt verktøy for prioritering og styring av utviklingen av ønskede fellestjenester innen akseptert risikobilde og gitte økonomiske rammer. Det er etablert ytterligere nye regionale felletjenester innen IKT. Variansen i systemlandskapet er gjennom dette vesentlig redusert i forhold til tidligere år. Fra s IT-strategi hitsettes punktene som berører målområder fra HSØ. IT-strategien bygger opp under Helse Sør-Østs satsningsområder for strategisk utvikling av helseregionen frem mot år 2020. IT-strategien skal sørge for at det innenfor fagområdet satses helhetlig på den teknologien som skal understøtte og utvikle løsningene i helseforetaket og det er kjernevirksomhetens behov som skal være førende for valg av IT-løsninger og tjenester. Side 6 av 26
7 / 26 IT-strategien er utarbeidet med gjennomgående fokus på gevinstrealisering og at gevinstene fortrinnsvis skal hentes ut i klinikken og til fordel for pasientene. IT-strategien følges av en handlingsplan som er den praktiske utførelsen av de tiltakene som må gjennomføres for å nå målene. ehelse vil stå i fokus som satsningsområde og skal være den foretrukne måten å løse kliniske behov ved hjelp av informasjonsteknologi. IT-strategiens formål: Strategien skal sikre et målrettet og enhetlig IT-arbeid for helseforetakets samtlige virksomhetsområder. All videre tjenesteproduksjon bør vurderes med henblikk på de tiltakene og satsningsområder som fremkommer i handlingsplanen. For pasienter, pårørende og publikum vil elektroniske tjenester i betydelig grad være med på å øke tilgjengeligheten til sykehusene. Organisasjonen må tilpasse seg en ny hverdag med både krav og mål om bedre tjenester og samhandling i alle deler av pasientbehandlingen. En slik tilpasning vil stille krav til organisasjonen når det eksempelvis gjelder nye arbeidsformer og organisering. Nett-tjenester vil kunne automatisere vekk dobbeltarbeid og pasienter vil selv være en kilde til informasjon. Resultatet er organisatoriske og strukturelle endringer både internt og eksternt. Sykehusene i er kommet ulikt langt med sine tekniske løsninger, men det er utvilsomt integrasjon og elektronisk samhandling som blir fremtredende i tiden fremover. Det skal oppnås mye større grad av elektronisk samhandling mellom sykehusene og deres virksomheter og mellom virksomhetene og pasienter, pårørende og publikum samt kommunen og fastleger. Elektronisk samhandling muliggjør også s søken etter å redusere papirbruken særlig internt og således imøtekomme krav om Grønn IT. Det er viktig å ta ut reelle gevinster av IT-investeringene. Dette kan blant annet være i form av direkte økonomisk gevinst, kvalitetsheving, økt servicegrad, økt tilgjengelighet eller mer effektiv tidsbruk. Gevinstene skal synliggjøres og fortrinnsvis komme pasientene til gode. IT-strategien skal inngå som en del av s øvrige plandokumenter. 3 UTFORDRINGSBILDE PER SYKEHUSOMRÅDE Vending fra operativt til strategisk fokus Nytt sykehus foretakets utfordringer IKT utfordringer lokale versus regionale utfordringer Medisinsk Teknisk utstyr versus IKT Risiko knyttet til SP, økonomi, investeringer Side 7 av 26
8 / 26 4 UTVIKLINGSMULIGHETER PER SYKEHUSOMRÅDE Hvilke muligheter ser sykehusområdet for virksomhetsutvikling innenfor rammene av Regional Langtidsplan IKT: - Trender - Innovasjon - Forskning m.v. - Samhandling - Synliggjøre gevinstrealisering og fordelingsmodell kostander (IT) gevinster (klinikk) - Strategisk kompetanseutvikling for kliniske og administrative systemer Det skal i tillegg lages en oversikt over IKT innovasjonsprosjekter som gjennomføres i helseforetaket og sykehusområdet samt relasjon til aktiviteter i langtidsplan IKT. Oversikten skal inkludere en beskrivelse av innovasjonsprosjektet, samarbeidspartnere, status, avtaleperiode og resultater så langt. 5 PRIORITERTE AKTIVITETER FREM TIL 2015 De regionale prosjektene og deres finansieringsmuligheter vil være svært førende for hva foretaket blir satt i situasjon til å gjennomføre av nye systeminnføringer og videre konsolidering av dagens systemportefølje. Det vises i denne sammenhengen til vedlegg 1 til styresak 088-2010 i Helse Sør-Øst for oversikt over regionale prioriterte aktiviteter frem til 2015. har satt frem følgende prioriterte oppgaver i tiden frem mot 2015. Det vises for øvrig til tabellen under for differensiering på regionale, lokale og Sykehuspartnerspesifikke aktiviteter. 5.1 Aktivitet #1 Felles Labsystemer Det er mange labsystemer som gir utfordringer knyttet til integrasjon av fellesprosesser mellom med økt fleksibilitet i forhold til organisering av laboratoriefunksjonene og forenklede arbeidsprosesser. Etablering av ett felles laboratoriesystem vil gi: Sikre konsistente data via felles grensesnitt med økt grad av standardisering Bedre pasientflyt Tilnærmet lik tilknytning av instrumentering med tilhørende prosedyrer for teknisk og medisinsk validering, samt kvalitetssikring og -kontroll av instrumenter. Lavere utviklings, vedlikehold og implementeringskostnad Pasienten opplever bedre kvalitet på tjenesten ved at det kun blir ett grensesnitt mot Helseforetaket ved rekvirering av prøver og mottak av svar samt bruk av felles rekvirentregister slik at svar ikke sendes feil mottaker 5.2 Aktivitet #2 RIS/PACS konsolidering/oppgradering/nytt kodeverk For RIS/PACS er det 2 leverandører og 4 ulike installasjoner ved sykehusene. Det er igangsatt konsolidering av RIS ved sykehusene som har samme leverandør. Dette er nødvendig for å sikre integrasjon av billeddiagnostikk på Kongsberg med resten av Vestre Viken, som følge av overføring fra tidligere Blefjell med teknisk base ved Sykehuset Telemark. I tillegg er det ulike versjoner av løsningene; noen er i kritisk fase for Side 8 av 26
9 / 26 videre support/vedlikehold og har behov for oppgradering. Aktiviteten er avhengig av regionalt arbeid med rammeavtale RIS/PACS for videre konsolidering og gevinstrealisering. Gevinster og potensielle muligheter er: Bedre informasjonsflyt mellom lokalitetene (unngå dobbeltundersøkelser) Bedre mulighet til å møte flaskehalser, sårbare miljø vil kunne få bistand. LIS utdanning kan bli mer variert (tilgang til us fra alle lokasjoner) Gir mulighet for å lage et utdanningsløp der LIS får hele sin utdanning i VV. Felles datasystem gjør det lettere for LIS å ha arbeidsdager på uteplasser som ledd i en variert utdanning. Særlig blir dette viktig når funksjonsfordeling i klinisk virksomhet kommer på plass. En virtuell storavdeling vil kunne organiseres slik at kompetanse samles for utvikling av virtuelle, organinndelte fagmiljøer. For å oppnå dette må det være sømløs mulighet for å beskrive bilder på tvers av lokasjoner. Sentralisert vurdering med metodevalg og prioritering av henvisninger med sjeldne/spesielle problemstillinger Muliggjør vaktsamarbeid. Vaktsamarbeid kan gi mulighet for reduksjon av passive timer i vaktplaner. Utnytte særlig kompetanse, for second opinion og skape robuste fagmiljø. 5.3 Aktivitet #3 Regionalt fødesystem Partus er fødesystem i Vestre Viken på alle sykehusene, det er behov for felles system for å understøtte felles arbeidsprosesser og systemadministrasjon. For etablering av felles arbeidsprosesser og integrasjon mot PAS/EPJ er det behov for konsolidering til en Partus installasjon i VV. 5.4 Aktivitet # 4 Intern elektronisk samhandling (Sharepoint, lokalt Meldingsløft m.m.) Sharepoint: Alle moderne organisasjoner har et behov for effektive løsninger til å dele og samhandle rundt elektroniske dokumenter. Viktig informasjon lagres i ulike systemer og på ulike steder rundt og det er langt fra enkelt å finne igjen det som er relevant for den enkelte bruker. Brukeratferd går mer og mer i retning av å google informasjon på internett, kan de søkemulighetene som måtte finnes internt oppleves som lite moderne og tilfredsstillende og mangelfulle med tanke på mer virksomhetsorienterte søk på tvers av systemløsninger. Sammenstilling av viktig styringsinformasjon for ledelsen (Business Intelligence) og arkivering (Records Management). Altså både med forvaltning og utnyttelse av informasjon. Lokalt Meldingsløft: Lokalt prosjekt for Meldingsløft er etablert og det jobbes kontinuerlig med utbredelse av nye meldingstyper og nye anvendelsesområder. Fremdriften krever tett dialog med avdelingene og leverandøren av applikasjonene samt involvering av Sykehuspartner IKT. Side 9 av 26
10 / 26 5.5 Aktivitet # 5 Ekstern elektronisk samhandling (Meldingsløftet, Kommunesamarbeidet, PKO-er m.m.) Lokalt prosjekt for Meldingsløft er etablert og det jobbes kontinuerlig med utbredelse av nye meldingstyper og nye anvendelsesområder. Fremdriften krever tett dialog med avdelingene og leverandøren av applikasjonene samt involvering av Sykehuspartner IKT. Det er etablert et eget IKT-organ for Praksiskonsulenter (PKO) som et bindeledd mot fastlegene i foretakets opptaksområde. 5.6 Aktivitet # 6 Organisasjonsstruktur/ -modeller Eierskap til organisasjonsstrukturer og modeller på et metanivå i foretaket er nødvendig for å kunne forvalte systemene og informasjonsbruken på en tilfredsstillende måte. Stadig flere sentrale registre blir innført og dette fordrer at man har en forståelse for virksomhetsarkitektur slik at implementeringen av registrene samsvarer med de organisasjonsstrukturer og modeller som benyttes i foretaket. 5.7 Aktivitet # 7 Informasjonsforvaltning (Information Management / Master Data Management) Informasjonsforvaltning (Enterprise Information Management) er et felt innen IT som befatter seg med å sikre best mulig utnyttelse, kommunikasjon og beskyttelse av informasjon i en organisasjon. EIM kombinerer innholdsforvaltning (Enterprise Content Management, ECM) og BI. Mens ECM handler kun om dokumenter og ustrukturerte data, handler BI om strukturerte data. I informasjonsforvaltning er det ikke et slikt skille. (Wikipedia) Kravene til hvordan helseforetakene skal forvalte informasjon og dokumenter er allerede strenge og mange, men kommer likevel til å øke i tiden fremover. IM Governance er alle helhetlige og gjensidige organisatoriske strukturer og prosesser som skal sikrer at IM gir forretningsmessige effekter. IM Compliance er alle tiltak foretaket velger å gjennomføre for at informasjonsbehandlingen er i overensstemmelse med krav og kriterier satt i lover og forskrifter, eller i virksomhetsstrategier, interne retningslinjer etc. 5.8 Aktivitet # 8 Gevinstrealisering klinisk IT (DIPS, EDS, Operasjon, Medisinering, BUP, Scanning, TGK, Partus, Lab m.fl.) For å arbeide med arbeidsprosesser er det en forutsetning at man har de samme støttesystemene i klinikkene/sykehusene. Aktiviteter er; journalskanning og TGK på RS, journalskanning PHR., videre styrking av klinikkenes ansvar i systemoppfølging og sikring av datakvalitet gjennom kompetanseplan på DIPS. I tillegg til videre å styrke systemoppfølgingen og optimalisering i klinikkene vil fokus være: Lik funksjonalitet i kliniske støttesystemene på tvers av sykehusene i VV. Gevinstrealisering ved optimalisering av arbeidsprosesser i klinikken og datakvalitet i systemene. Beslutningsstøtte ved bruk av kliniske systemer Side 10 av 26
11 / 26 5.9 Aktivitet # 9 Strategisk kompetanseutvikling Strategisk kompetanseutvikling vil sikre at alle nytilsatte og vikarer i VV får grunnleggende opplæring i systemene som tilfredsstiller krav til dokumentasjon og informasjonshåndtering i helsetjenesten i forhold til lover, forskrifter og retningslinjer. Virkemidler vil være: Nyansattkurs Kapasitet til grunnleggende opplæring før/umiddelbart etter oppstart. Utnytte potensialet med Læring Etablere system for test av ansattes kompetanse årlig Etablere sertifisering av brukere innen utvalgte systemer 5.10 Aktivitet # 10 Konsolideringsarbeid og utfasing av erstattede systemer For å sikre gevinstrealisering av konsolideringsarbeidet som er gjort etter etableringer av foretaket er det avgjørende at man fremdeles holder tydelig fokus på gjennomføring av konsolideringsprosjektene. Tjenesteprisingen fra Sykehuspartner IKT har lagt til grunn vesentlig forenkling av systemporteføljen, maskinparken og de teknologiske plattformvariasjonene som finnes i foretaket i dag. 5.11 Aktivitet # 11 Telefoni Det er behov for både konsolidering av telefoniløsninger og oppgraderinger av infrastruktur knyttet til telefoniområdet. Økning i antall ansatte (OUS) krever også en økning i kapasitet og lisensbasis. Telefoniområdet og kravene til tilgjengelighet og robusthet i systemene er betydelige. Det betyr at det ikke må etableres løsninger som på en tilstrekkelig måte ivaretar ansattes behov for kommunikasjon i pasientbehandlingen, spesielt på akuttfunksjoner og i beredskapssituasjoner. 5.12 Aktivitet # 12 Elektronisk kurve AIO Elektronisk kurve er det regionale prosjektet for anskaffelse og implementering av System for anestesi - og intensivjournal med funksjonalitet for sengepost. For denne planperioden innebærer dette for VV pilotering og innføring av funksjonalitet for anestesi og intensiv. For anestesi og intensiv er det i bruk papirjournal og stor grad av manuelle rutiner med innskanning av papirkurver til elektronisk journal. Elektronisk kurve har følgende mål: å øke trygghet, kvalitet og sikkerhet i pasientbehandlingen (uavhengig av tid og sted) gi dokumentasjon av behandlingsforløp knyttet til måledata fra MTU og medisinering Gi enhetlig sammenlikningsgrunnlag og data for forskningsformål Lavere utviklings-, vedlikeholds- og implementeringskostnad 5.13 Aktivitet # 13 Center of Excellense Pasientforløp (IMATIS) Dette er en aktivitet som skal viderføre erfaringene fra Pilotsykehus Ringerike og Monitorering av praksis, som er et prosjekt som skal breddes i VV. Det skal etableres et veldokumentert grunnlag for å avdekke hvordan informasjonsteknologien mest optimalt kan støtte legens og det øvrige helsepersonales oversikt. Det skal arbeides for å mobilsere Side 11 av 26
12 / 26 ressurspersoner og samarbeid med Ret for etablering av regionalt Center of Excellense med beskrivelse av mandat og ansvar. 5.14 Aktivitet # 14 Eksisterende prosjekter som en del av prioriteringsprosessen har en prosjektportefølje som krever at man har god fremdrift i eksisterende prosjekter for å sikre gevinstuttaket i disse samtidig som man må ivareta hensynet til nye behov, enten som følge av nye krav eller nødvendig funksjonalitet. Dette krever stor grad av prioritering og kontroll på hvilke oppgave som startes opp i foretaket. Absorberingsevnen for ansatte ved ibrukstakelse av nye systemer og løsninger må også vurderes fortløpende. Se vedlegg 1 for prosjektoversikt 5.15 Aktivitet # 15 Holdningskampanje Informasjonssikkerhet (HSØ) og loggingstjeneste Helse Sør-Øst har uttalt at personvern (egentlig personopplysningsvern) og pasientsikkerhet kan være motsetninger. Å hindre tilgang til helseopplysninger kan gi tap av liv og helse ved at nødvendige opplysninger ikke er tilgjengelig for behandlende personell. Tilsvarende kan urettmessig tilgang i ekstreme situasjoner gi tap av liv, ved at opplysninger på avveie om enkelte diagnoser og behandlinger, eller hvilke opplysninger pasienten har gitt til helsepersonell, kan medføre reelle fare for represalier fra omgivelsene mot den det gjelder. Begge situasjoner er reelle, og understreker behovet for en balansering av hensynene. Ved fare for liv mener Helse Sør-Øst R at personvern må vike, jf strl 48. bør derfor etterstrebe å etablere holdninger og systemer som understøtter Helse Sør-Østs holdningskampanje og de budskap som ligger i denne. 5.16 Aktivitet # 16 PPM - Prosjekt portefølje og programstyring Prosjekt for innføring av standardiserte prosesser, teknikker og maler for gjennomføring og styring av prosjekter, programmer og portefølje. Det elektroniske verktøyet Clarity innføres parallelt, til registrering og styring av prosjekter samt oppfølging og rapportering av prosjektoversikter (porteføljer). Ibruktakelse av verktøyet starter før sommer 2011, men arbeidet med prosesser, metodikk og maler vil trekkes ut i 2012 og 2013. Side 12 av 26
13 / 26 Oppsummering: Utviklingsområde Klinisk (applikasjoner) Administrativt (systemer) Plattform (infrastruktur) Samhandling Informasjonssikkerhet Forskning, utvikling og innovasjon Lokal Aktivitet # 2 # 8 # 10 # 6 # 7 # 10 # 16 # 11 # 4 # 5 SP Aktivitet Regional Aktivitet # 1 # 3 # 12 # 15 # 13 Konsekvens Relevans for sykehusområdets Beskriv om hvordan sykehusområdet skal prioritere i henhold til regionalt prioritert aktiviteter 2011-2014. Beskriv ambisjonsnivå i forhold til planlegging og gjennomføring. Beskriv deltakelse i regionale prosjekter Side 13 av 26
14 / 26 6 SAMLET OVERSIKT OVER ØKONOMISKE KONSEKVENSER VV Investeringer Alle tall i MNOK I hvilken fase er prosjektet i dag? (B1-B8) Investeringer pr år, (MNOK): Kat. Andel HW av Andel SW av R,L N,E % N Før 2011 2011 2012 2013 2014 2015 Etter SUM 1-5 investeringen investeringen 2015 1) 2) 3) 4) 5) IKT Plattform Program Driftsinvesteringer 2010 R 0 E 0 % 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Kliniske applikasjoner Regionalt Labsystem (Vil inngå i Program LAB - R 0 N 100 % 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 løsning) - Innføring felles lab VV R 0 E 0 % 0,0 0,0 0,0 0,0 10,0 10,0 0,0 20,0 Dips Vestre Viken - Fase 1 R 0 na 0 % 92,6 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 92,6 Dips Vestre Viken - Fase 2 R 0 N 100 % 6,6 19,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 25,6 Meldingsløftet Program R 0 N 100 % 2,7 5,3 5,4 5,4 5,4 0,0 0,0 24,1 Regionalt oppgraderingsprosjekt for RIS/PACS R 0 E 0 % 4,7 5,9 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 10,7 Ris/Pacs Ny rammeavtale og utrulling R 0 E 0 % 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Kurveprosjekt kjerneløsning CS1 Intensiv og R 0 N 100 % 3,8 1,6 0,6 0,0 0,0 0,0 0,0 5,9 operasjonsenheter (Vil inngå i Program Kurve) Kurveprosjekt kjerneløsning CS2 Sengepost (Vil R 0 N 100 % 0,0 3,3 2,2 0,0 0,0 0,0 0,0 5,5 inngå i Program Kurve) Kurve Utrulling CS 1 (Vil inngå i Program Kurve) R 0 N 100 % 0,0 8,7 15,7 16,9 0,0 0,0 0,0 41,3 Kurve Utrulling CS 1; fordeling Lisenskost R 0 N 100 % 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Kurve Utrulling CS 2 (Vil inngå i Program Kurve) R 0 N 100 % 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Regionalt Fødesystem (Inngår i Føde); SS, ST, R 0 N 100 % 1,2 2,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,4 SiV, VV, AHUS, SØ BUP R 0 E 0 % 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Kreftregisteret mot nasj. tekn løsning R 0 N 100 % 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 BKM(behandlerkravmelding): Innføring Nytt R 0 N 100 % 0,0 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 kodeverk (Radiologi) BKM(behandlerkravmelding): Utfasing Polk R 0 N 100 % 0,0 1,8 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,8 Nasjonale registre (utover kreftregister) R 0 N 100 % 0,0 0,0 1,8 1,8 0,0 0,0 0,0 3,6 0 0 0 0 % Administrative systemer 0 0 0 0 % 0,0 AdmHR Bedre ressursstyring; RAPS; SØR R 0 E/N 100 % 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 AdmHR Bedre ressursstyring; RAPS R 0 E/N 0 % 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 avskrivning AdmLØ R 0 E/N 70 % 0,0 7,1 11,9 8,4 5,8 7,2 7,0 47,4 0 Regionalt Sak/ Arkiv R 0 E 0 % 1,1 1,7 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 2,8 Regional porteføljestyring R 0 N 100 % 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 PPM (Clarity; del av regional porteføljestyring) R 5 N 100 % 1,3 0,9 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 2,2 Nasjonal database for legestillinger (mottak) R 0 N 100 % 0,0 0,5 0,2 0,1 0,0 0,0 0,0 0,7 Etablering felles system for R 0 0 0 % 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 medarbeiderundersøkelse Telefoni R 0 0 0 % 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Etablering felles system for leder og R 0 N 100 % 0,0 0,0 1,2 0,0 0,0 0,0 0,0 1,2 medarbeidermål Multimedial lagring (ref IKT LTP) R 0 N 100 % 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0 0 0 0 % Plattform 0 0 0 0 % 0,0 0 0 0 0 % Informasjons- og styringssystem 0 0 0 0 % 0,0 0 0 0 0 % Informasjonssikkerhet 0 0 0 0 % 0,0 Informasjonssikkerhet (Program med flere R 0 E/N 70 % 0,9 1,6 7,2 3,6 1,8 0,0 0,0 15,0 0 prosjekter) 0 0 0 0 % Forskning, utvikling og innovasjon 0 0 0 0 % 0,0 0 0 0 0 % Samhandling 0 0 0 0 % 0,0 Nasjonal helseportal - integrasjon R 0 N 100 % 0,0 0,0 1,2 2,4 1,2 0,0 0,0 4,8 Nødnett HDO R 0 N 100 % 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Nødnett innføring R 0 N 100 % 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 SUM 114,9 60,7 47,2 38,5 24,2 17,2 7,0 309,7 1) Regionalt (R), Lokalt(L), Regionalt og Lokalt (RL) 2) Investeringskategorier 1-5 ref. Langtidsplan IKT (ref. kapitel 7 Gevinstuttak) 3) Ny, forbedret (N) vs erstattning (E) av tjeneste (evt %-andel nytt) 4) For å kunne identifisere del av investering som skal i årligtjenestepris 5) For å kunne identifisere grunnlaget for årlige lisenskostnader IKT langtidsplan sak 088/2010 Gjenstående investeringsportefølje 2013 R 0 E/N 60 % 0,0 0,0 0,0 33,2 0,0 0,0 0,0 33,2 Gjenstående investeringsportefølje 2014 R 0 E/N 60 % 0,0 0,0 0,0 0,0 51,9 0,0 0,0 51,9 Gjenstående investeringsportefølje 2015 R 0 E/N 60 % 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 72,9 0,0 72,9 0,0 0,0 0,0 33,2 51,9 72,9 0,0 158,0 Side 14 av 26
15 / 26 Tjenestepriser Idriftssettelse mnd (xx) år (yyyy) Økning Reduksjon Eksisterende Ny årlig Årlig lisenskostnad avskriv. element Årlig kostnad tjenestepris og lis. kost. tjenestepris som fases ut 6) 7) tj.pris lis.kost Kostnader interne ressurser Avviklings kostnader Årlig gevinstrealisering i 0 0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 5 0,0 0,0 7 2015 5,0 0,0 5 4,0-5,0 i tj pris 2011 0 0,0 0,0 5 0,0 0,0 6 2011 6,4 0,0 5 5,1 0,0 6 2012 6,0 0,0 5 4,8 0,0 1 2012 2,7 0,0 5 2,1-2,7 0 0 0,0 0,0 5 0,0 0,0 11 2012 1,5 0,0 5 1,2 0,0 5 2014 1,4 0,0 5 1,1 0,0 11 2012 4,9 0,0 5 8,3 0,0 11 2012 0,0 6,3 0 0,0 0,0 5 2014 0,0 0,0 5 0,0 0,0 1 2011 0,9 0,0 5 0,7 0,0 0 0 0,0 0,0 5 0,0 0,0 1 2012 0,2 0,0 5 0,2 0,0 1 2012 0,5 0,0 5 0,4 0,0 1 2014 0,9 0,0 5 0,7 0,0 0 0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 5 0,0 0,0 7 2011 0,0 0,0 5 0,0 0,0 7 2013 11,9 0,0 5 9,5-3,6 10 2010 0,7 0,0 5 0,6-0,7 0 0 0,0 0,0 5 0,0 0,0 1 2012 0,3 0,1 5 0,4 0,0 0 0 0,0 0,0 5 0,0 0,0 1 2012 0,2 0,0 5 0,1 0,0 0 0 0,0 0,0 5 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 5 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 5 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 5 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 1 2015 3,8 0,0 5 3,0-1,1 0 0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 1 2015 1,2 0,0 5 1,0 0,0 0 0 0,0 0,0 5 0,0 0,0 0 0 0,0 0,0 5 0,0 0,0 28,9 6,3 27,5-7,7 0,0 0,0 0,0 0,0 6) Ny årlig tjenestepris ex avskriv.element og lis.vedl.kost 7) Antall år avskrivning 1 2014 8,3 0,0 5 6,6-3,3 1 2015 13,0 0,0 5 10,4-5,2 1 2016 18,2 0,0 5 14,6-7,3 39,5 0,0 31,6-15,8 Side 15 av 26
16 / 26 Lokale prosjekter INVESTERINGER DRIFTSKOSTNADER Endringer i tjenestepris til SP Ref. aktiviteter i kapittel 5 Økning I hvilken fase er prosjektet i R,L Kat. N,E dag? (B1-B8) Område Før 2011 Investeringer pr år, (MNOK): 2011 2012 2013 2014 2015 Etter 2015 Idriftssettelse Andel HW av Andel SW av SUM mnd (xx) år (yyyy) investeringen investeringen Ny årlig tjenestepris Årlig lisenskostnad 1) 2) 3) 4) 5) 6) 20 % 7) Årlig kostnad avskriv. element Kliniske applikasjoner Cytodose L 1,5 1,5 0,0 5 0,3 MobiMed L 0,5 0,5 1,0 0,0 5 0,2 Gevinstrealisering klinisk IT (DIPS, EDS, Partus, Lab m.fl.) Administrative systemer L 1,0 1,0 2,0 0,0 5 0,4 Strategisk kompetanseutvikling L 0,5 0,5 1,0 0,0 5 0,2 L 0,0 0,0 5 0,0 Plattform Telefoni L 2,0 2,0 4,0 0,0 5 0,8 L 0,0 0,0 5 0,0 Informasjons- og styringssystem Informasjonsforvaltning (Information Management / L Master Data Management) 0.5 0,5 0,5 0,0 5 0,1 Organisasjonsstruktur/ -modeller L 0,5 0,5 1,0 0,0 5 0,2 Informasjonssikkerhet Forskning, utvikling og innovasjon Samhandling L 0,0 0,0 5 0,0 L 0,0 0,0 5 0,0 L 0,0 0,0 5 0,0 L 0,0 0,0 5 0,0 L 0,0 0,0 5 0,0 L 0,0 0,0 5 0,0 SUM 0,0 6,0 5,0 0,0 0,0 0,0 0,0 11,0 0,0 0,0 2,2 1) Regionalt (R), Lokalt(L), Regionalt og Lokalt (RL) 6) Ny årlig tjenestepris ex avskriv.element og lis.vedl.kost 2) Investeringskategorier 1-5 ref. Langtidsplan IKT (ref. kapitel 7 Gevinstuttak) 7) Antall år avskrivning 3) Ny, forbedret (N) vs erstattning (E) av tjeneste (evt %-andel nytt) 4) For å kunne identifisere del av investering som skal i årligtjenestepris 5) For å kunne identifisere grunnlaget for årlige lisenskostnader Side 16 av 26
17 / 26 7 SAMLET OVERSIKT OVER PLANLAGTE GEVINSTUTTAK (Må bli sett i sammenheng med kap.6) I fra oversikten i kapittel 5, beskrives og kvantifiseres i størst mulig grad hvilke gevinster (kvantitativ og kvalitative) sykehusområdet planlegger med for hver av aktivitetene. Gevinstene vurderes i samråd med de enkelte innføringsprosjektene eller som en del av omstillingsprogram i sykehusområdet. Kategoriene er som følge, ref Langtidsplan IKT: 1. Reinvesteringer på infrastruktur gjøres for å beholde et tjenestenivå og ikke pådra primæraktiviteten i et helseforetak redusert drift i kjernevirksomhet. 2. Løsninger som må erstattes på grunn av fusjoner fordi en trenger felles løsninger med gevinstene i selve integrasjonsprogrammet som sådan og innføring av felles IKT-løsninger er dermed først og fremst en forutsetning for å realisere integrasjonsprosessen. 3. Utrangerte løsninger eller frafall av leverandørstøtte på innkjøpte løsninger med hovedgevinst at helsetjenester ikke vil stoppe opp eller få redusert kapasitet. 4. Myndighetspålegg eller eierkrav er ofte fundert i samfunnsøkonomiske gevinster som kan gå utenfor enkeltinstitusjoner eller forvaltningsnivåer. 5. Modernisering ved hjelp av ny teknologi. Dette kan gjelde erstatning av tidligere løsninger (punkt 1-4) med mer moderne teknologi, eller helt nye tjenester som vil gi store kvantitative og kvalitative gevinster der det ikke er etablert løsninger allerede. Gevinstene tas ut gjennom kvalitetsforbedring i tjenesten, effektivisering av arbeidsprosesser, økt pasientsikkerhet etc. Det forutsettes sikring av gevinstuttak. Aktivitet Gevinst/formål Beskrivelse av aktiviteter i perioden for å understøtte gevinstrealiseringsplanen Oppdateres med relevante aktiviteter i listen i kapittel 5 Aktivitet # 1 Labsystemer Oppdateres med gevinster eller formålet med aktiviteten. Se kapittel 13.1 i Langtidsplan IKT for mulige gevinster Integrere fellesprosesser mellom laboratorieområdene med økt fleksibilitet ift organisering av laboratoriefunksjonene og forenklede arbeidsprosesser Sikre konsistente data via felles grensesnitt med økt grad av standardisering Bedre pasientflyt Tilnærmet lik tilknytning av instrumentering med tilhørende prosedyrer for teknisk validering, medisinsk validering og kvalitetssikring og -kontroll av instrumenter. Kategori 2 (se over) Delta og bidra i regionalt arbeid med etablering av regional rammeavtale på felles labsystem. Arbeide mot å mobilisere økonomisk bærekraft til å kunne avrope avtale i 1-2 årsperspektiv. Tidspunkt 2012 Side 17 av 26
18 / 26 Aktivitet Gevinst/formål Beskrivelse av aktiviteter i perioden for å understøtte gevinstrealiseringsplanen Lavere utviklings, vedlikehold og implementeringskostnad Pasienten opplever bedre kvalitet på tjenesten ved at det kun blir ett grensesnitt mot Helseforetaket ved rekvirering av prøver og mottak av svar samt bruk av felles rekvirentregister slik at svar ikke sendes feil Aktivitet # 2 RIS/PACS mottaker Sikre god bildediagnostikk via prosess-støtte og tilrettelagt radiologfunksjonalitet. Lavere utviklings-, vedlikeholds- og implementeringskostnad God ressursutnyttelse Kodeverket vil danne grunnlag for poliklinisk oppgjør fra radiologienhetene. Kategori 2 (se over) Konsolidere RIS for RS, DS og KS. Planlegge mot avrop på regional rammeavtale (økonomi og ressurser) Tidspunkt 2011-2012 Konsolidering 2011-2012 Nytt kodeverk 2013-2015 Felles RIS/PACS Aktivitet # 3 Fødesystem med Elektronisk fødselsmelding (Partus) Aktivitet # 4 Intern elektronisk samhandling Skal sikre at alle foretak oppfyller myndighetskrav om elektronisk forsendelse av fødselsmeldinger. Det er både økonomiske og kvalitative gevinstene i forbindelse med konsolidering til felles versjon. For å få en enhetlig løsning i regionen, noe som vil muliggjøre lavere kostnader til drift og forvaltning. Kvantitative: Redusere arbeidsmengde og kostnader ved avvikling av papirsvar Kvalitative: Pasientinformasjon raskere tilgjengelig på tvers av avdelinger og fagområder Sikrere meldingsutveksling med PKI. Færre mistede meldinger Kategori 2 (se over) Oppgradere til ny versjon av Partus på de 4 installasjonene som er i VV. Vurdere å konsolidere til en løsning i VV før overgang til regional Partus. 2012 Kategori 5 (se over) 2011-2013 Side 18 av 26
19 / 26 Aktivitet Gevinst/formål Beskrivelse av aktiviteter i perioden for å understøtte gevinstrealiseringsplanen Bedre kontroll gjennom applikasjonskvitteringer Grønn IT ved avvikling av papirsvar Kvaliteten på innholdet i meldingene vil forbedres (faglig innhold og lesbarhet). Enklere å kommunisere mellom avdelinger og fagområder Etablere betryggende rutiner for å håndtere en elektronisk basert meldingstrafikk på en sikker og effektiv måte. Tidspunkt Aktivitet # 5 Ekstern elektronisk samhandling Kvantitative: Redusere arbeidsmengde og kostnader ved avvikling av papirsvar Kvalitative: Pasientinformasjon raskere tilgjengelig Sikrere meldingsutveksling med PKI. Færre mistede meldinger Bedre kontroll gjennom applikasjonskvitteringer Grønn IT ved avvikling av papirsvar Kvaliteten på innholdet i meldingene vil forbedres (faglig innhold og lesbarhet). Enklere å kommunisere mellom kommunikasjonspartnere Etablere betryggende rutiner for å håndtere en elektronisk basert meldingstrafikk på en sikker og effektiv måte. Kategori 5 (se over) Innføring av disse samhandlingsløsningene vil kreve betydelige ressurser av spesialisthelsetjenesten i årene fremover. Særlig i Helse Sør-Øst vil dette kunne bli komplekst og krevende gitt et svært fragmentert utgangspunkt. Dette er like fullt viktige prosjekter, som vil kunne bety svært mye både for bedret samhandling, kvalitet i pasientbehandlingen og pasientsikkerheten. 2011-2013 Aktivitet # 6 Organisasjonsstruktur/ - modeller Kategori 5 (se over) Det er sikret felles helhetlig klinisk informasjonsgrunnlag for fusjonerte helseforetak og helseforetak med endrede opptaksområder 2011-2012 Side 19 av 26
20 / 26 Aktivitet Gevinst/formål Beskrivelse av aktiviteter i Tidspunkt perioden for å understøtte gevinstrealiseringsplanen Aktivitet # 7 Kategori 5 (se over) 2011-2012 Informasjonsforvaltning Aktivitet # 8 Gevinstrealisering klinisk IT Lik funksjonalitet i kliniske støttesystemene på tvers av sykehusene i VV. Fokus på gevinstrealisering ved optimalisering av arbeidsprosesser i klinikken og datakvalitet i systemene. Fokus på beslutningsstøtte ved bruk av kliniske systemer Kategori 2 (se over) (DIPS, EDS, Operasjon, Medisinering, BUP, Scanning, TGK, Partus, Lab m.fl.) For å arbeide med arbeidsprosesser er det en forutsetning at man har de samme støttesystemene i klinikkene/sykehusene. Aktiviteter er; journalskanning og TGK på RS, journalskanning PHR., videre styrking av klinikkenes ansvar i systemoppfølging og sikring av datakvalitet gjennom kompetanseplan på DIPS. 2012 Aktivitet # 9 Strategisk kompetanseutvikling Strategisk kompetanseutvikling skal bidra til å sikre virksomhetens måloppnåelse, både på kort og lang sikt. Strategisk kompetanseutvikling skal sikre at alle nytilsatte og vikarer i VV får grunnleggende opplæring i systemene som tilfredsstiller krav til dokumentasjon og informasjonshåndtering i helsetjenesten i forhold til lover, forskrifter og retningslinjer. Kategori 2 (se over) Videreutvikle IKT bidrag i nyansattkurs. Kapasitet til grunnleggende opplæring før/umiddelbart etter oppstart. Utnytte potensialet med Læring Etablere system for test av ansattes kompetanse årlig Etablere sertifisering av brukere innen utvalgte systemer 2011-2015 Kompetanse er den viktigste innsatsfaktoren i statlig virksomhet, og mulighetene til å nå virksomhetens mål avhenger direkte av i hvilken grad man klarer å skaffe, videreutvikle og mobilisere nødvendig kompetanse. (Statskonsult) Side 20 av 26
21 / 26 Aktivitet Gevinst/formål Beskrivelse av aktiviteter i perioden for å understøtte gevinstrealiseringsplanen Aktivitet # 10 Konsolideringsarbeid og utfasing av erstattede systemer Aktivitet # 11 Telefoni Aktivitet # 12 Kurve Intensiv/operasjon Aktivitet # 13 Center of Excellense Pasientforløp Side 21 av 26 Løsninger som må erstattes på grunn av fusjoner fordi en trenger felles løsninger. Gevinstene vil ligge i selve integrasjonsprogrammet som sådan og innføring av felles IKT-løsninger er dermed først og fremst en forutsetning for å realisere integrasjonsprosessen. Dette vil kunne gi kvalitetsmessige gevinster som vil kunne måles, for eksempel tilgang til pasientopplysninger fra forskjellige systemer uten og mange inn/utlogginger. Utrangerte løsninger eller frafall av leverandørstøtte på innkjøpte løsninger. Ved denne type erstatning er den sentrale gevinsten at helsetjenester ikke vil stoppe opp eller få redusert kapasitet. Økt trygghet, kvalitet og sikkerhet i pasientbehandlingen (uavhengig av tid og sted) Dokumentasjon av behandlingsforløp knyttet til måledata fra MTU og medisinering Gi enhetlig sammenlikningsgrunnlag og data for forskningsformål Lavere utviklings-, vedlikeholds- og implementeringskostnad Monitorering av praksis er et prosjekt som skal breddes i VV, prosjektet er også kjent som Pilotsykehus Ringerike OFU. Det skal etableres et veldokumentert grunnlag for å avdekke hvordan informasjonsteknologien Tidspunkt Kategori 3 (se over) 2011-2013 Kategori 3 (se over) 2012-2013 Kategori 5 (se over) 2012-2014 Kategori 5 (se over) Sikre kontinuerlig status på belegg og flyt inn/ut av sykehusene gjennom etablering av monitoreringsskjermer i akuttmottakene. Videreføre erfaringene fra Pilotsykehus Ringerike. 2012-2014
22 / 26 Aktivitet Gevinst/formål Beskrivelse av aktiviteter i perioden for å understøtte gevinstrealiseringsplanen mest optimalt kan støtte legens og det øvrige helsepersonales oversikt Gjennom erfaringene fra Pilotsykehus Ringerike og videre bredding i VV kunne etablere nok kompetanse og satsning for etablering av regionalt ressurssenter for pasientforløp Mobilsere ressurspersoner og samarbeid med Ret for etablering av regionalt Center of Excellense. Tidspunkt Aktivitet # 14 Eksisterende prosjekter som en del av prioriteringsprosessen Aktivitet # 15 Holdningskampanje Informasjonssikkerhet og loggingstjeneste Aktivitet # 16 PPM -Prosjekt portefølje og programstyring Innføring av standardiserte prosesser, teknikker og maler for prioritering, gjennomføring og styring av prosjekter, programmer og portefølje. Kategori 2 (se over) 2011-2012 Kategori 5 (se over) Tjenester for logging, sporbarhet og identifisering av avvik er implementert som en regional tjeneste og dekker aktuelle kliniske systemer Kategori 5 (se over) Innføre porteføljestyring, herunder roller, ansvar og struktur for arbeidet. Standardisere prosjektmetodikk. Ta i bruk det elektroniske verktøyet Clarity til registrering og styring av prosjekter samt oppfølging og rapportering av prosjektoversikter (porteføljer). 2011-2012 Side 22 av 26
23 / 26 8 TILTAK FOR Å SIKRE GEVINSTUTTAK Sykehusområdene beskriver tiltak for å styrke kompetanse på endringsledelse, opplæringstiltak, omstillingskompetanse, endring av arbeidsprosesser m.v. for å sikre gevinstuttak. Fokus på prosjekt og porteføljestyring som virkemiddel for balansering av kapasitet og evne til å hente ut gevinster i organisasjonen. Gevinstuttak i sykehusområdet understøttes med beskrivelse av tiltak for oppfølging av styringsindikatorer. 9 RISIKOVURDERING VEDRØRENDE GJENNOMFØRINGSEVNE Sykehusområdene beskriver de respektive risikoområdene med sannsynlighet, konsekvens og forslag til tiltak. Oversikt/statusrapportering/prioritering er kritisk for gjennomføringsevne for aktivitetene. 10 OPPSUMMERING Sykehusområdene oppsummerer hovedtrekkene i planen. Side 23 av 26
24 / 26 VEDLEGG 1: OVERSIKT OVER PROSJEKTOMRÅDE FOR 2011/12 Her listes oversikt over prosjekter for 2011/12 samt konsekvenser for sykehusområdet (deltakelse). Se vedlegg 2 i styresak 088-2010 for opplisting av regionale prosjekter. Prosjekt Økonomisk konsekvens for sykehusområdet Gevinster for sykehusområdet Kommentar Side 24 av 26
25 / 26 Pågående IKT prosjekter mai 2011 Helseforetak Prosjektnavn Beskrivelse av prosjektet Prosjekteier (navn) Prosjektleder Prosjekt startdato Prosjekt sluttdato Fase Vestre Viken Vestre Viken Vestre Viken DIPS i Vestre Viken Fase II, egenandel (25%) R-Meldingsløftet Felles avvikssystem Vestre Viken Fase II - innføring av DIPS. OPRPLAN, EDS,BUP,Skanning, Pilot Medikasjon s lokale organisering av regionalt/nasjonalt Meldingsløft. Felles avvikssystem for Vestre Viken, konsolidering. Ole Johan Kvan Robert Nystuen 01.09.2010 1.6.2012 Gjennomføring Harald Noddeland Torkel Dahlslett 01.09.2011? Foranalyse/kons ept Hilde S Moen Bente C. Monsen Bess Frøyshov Margrethe Renaa 01.01.2011 1.1.2012 Gjennomføring 01.01.2012 31.12.2012 Foranalyse/kons ept Vestre Viken Vestre Viken Vestre Viken Vestre Viken Vestre Viken Vestre Viken Vestre Viken Vestre Viken Vestre Viken Vestre Viken R - Felles RiS/PACS Felles dokumentstyringssystem Felles brukerundersøkelsessystem RIS/PACS-konsolidering (Splitt fra Blefjell) Ibruktakelse PPM Partus - felles regional løsning R- Felles lab Cytodose MobiMed RAPS - Ressursstyrings- og arbeidstidsplanleggings system Regionalt prosjekt for etablering av rammeavtale for RIS/PACSområdet. Planlegging av felles RIS/PACS-løsning for Vestre Viken. Felles dokumentstyringssystem for, konsolidering. Felles brukerundersøkelsessystem for, konsolidering. RIS/PACS-konsolidering (Splitt fra Blefjell) Implementere Clarity og metodikk for prosjekt, program og porteføljestyring (PPM) Partus - felles regional løsning, konsolidere fire Partus-baser i Regionalt prosjekt. Vurdering av felles labløsning for Vestre Viken. Cytostatika administrering for VV Journalsystem for akuttfunksjonen og ambulanser Felles ressurs- og arbeidsplanleggingsverktøy for inkluderer innføringen av Gat Hilde S Moen Else Breines 01.01.2011 31.12.2011 Gjennomføring Hilde S Moen Per-Erik Holo 01.09.2010 31.12.2013 Gjennomføring Bess Frøyshov Margrethe Renaa 01.09.2010 1.5.2011 Gjennomføring Runar Nygård Kirsten Nystuen 15.04.2011 31.12.2011 Planlegging/forpr osjekt Jardar Hals ikke avklart 01.08.2011 1.6.2012 Planlegging/forpr osjekt Bess Frøyshov ikke avklart 01.09.2011 1.9.2012 Foranalyse/kons ept Leiv Sindre Rusten Arne Aas Karlsen Karin Ask- Henriksen Aslaug Fagernes Jan Rune Nilsen 1.4.2011 1.6.2012 Foranalyse/kons ept 01.06.2010 31.08.2011 Innføring Gro Melbye 01.09.2010 31.12.2011 Gjennomføring Side 25 av 26