SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Frank Pedersen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei x Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 13/2323 Arkivnr.: 216 SAK: REVISJONSORDNINGEN FOR ALSTAHAUG KOMMUNE I Saksdokumenter (vedlagt): II Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Bakgrunn for saken. Ytre Helgeland Regionråd behandlet sak vedr. kommunerevisjonen i møte den 25.06.15, sak 46/ 15, og fattet følgende vedtak: Alstahaug kommune v/ Børge Toft forbereder en sak som skal behandles i medlemskommunene iht til organisering av revisjonen. Ytre Helgeland Kommunerevisjon. Nåværende interkommunale samarbeid om revisjon på ytre Helgeland ble etablert i 1994, og det er etablert vedtekter for samarbeidet etter kommunelovens paragraf 27. Enheten har 4 årsverk. Hver kommune i samarbeidet har rett til å oppnevne ett styremedlem. Styret fastsetter årlig en budsjettramme for enheten. I 2015 hadde enheten et driftsbudsjett på ca. 3,9 millioner kroner. Den økonomiske fordelingsmodellen mellom kommunene tar utgangspunkt i forventede kostnader for drift av enheten, og trekker så fra honorar til revisjonen for kirkelige fellesråd og kommunale foretak. Dette beløpet fordeles så på kommunene med en fast del (3% for
Træna og 5 % for de øvrige kommunene), restbeløpet fordeles ut fra folketall i kommunene 01.01.året før budsjettåret. Opprinnelige medlemskommuner var Alstahaug, Leirfjord, Dønna, Herøy, Træna, Lurøy og Rødøy. Lurøy kommune gikk ut av samarbeidet fra og med 01.01.15. Træna kommune har meldt fra om at de går ut av samarbeidet fra og med 01.01. 16, men har prolongert samarbeidet med Ytre Helgeland Kommunerevisjon grunnet forsinkelse med arbeidet med å knytte seg til annen revisjonsenhet. Omorganisering av revisjonen. Flere revisjonsenheter i Nordlands-området tok initiativet sommeren/høsten 2011 til å få vurdert en sammenslåing av revisjonsenheter med bakgrunn i at en større revisjonsenhet vil gi følgende fordeler: - bedre faglig revisjon (bl.a. ved kvalitetssikring, gjennom et større faglig miljø, spisskompetanse mv) - effektivisere regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon - utnytte ressursene bedre - mindre sårbar ved vakanser mv - lettere rekruttering - større enheter gir større/klarere habilitet I tiden etter dette initiativet ble det avklart at det for følgende tre revisjonsvirksomheter var interesse for en sammenslåing: - Ytre Helgeland Kommunerevisjon, Alstahaug, Dønna, Herøy, Leirfjord, Lurøy, Rødøy, Træna - Indre Helgeland Kommunerevisjon, Grane, Hattfjelldal, Hemnes, Nesna, Rana, Vefsn - Salten Kommunerevisjon IKS, Beiarn, Bodø, Fauske, Gildeskål, Hamarøy, Meløy, Saltdal, Steigen, Sørfold Med dette som utgangspunkt ble det gjennomført en del forberedende arbeid av representanter fra ledelse og ansatte i de tre revisjonsenhetene samt fra de tre kontrollutvalgssekretærene som dekker de samme områdene. Høsten 2012 ble det etablert en arbeidsgruppe og en styringsgruppe for det videre arbeidet. Arbeidsgruppen bestod av en representant fra ledelsen og en representant fra de ansatte i hver av de tre revisjonsvirksomhetene til sammen 6 medlemmer. Arbeidsgruppens mandat var å utarbeide en rapport som grunnlag for det videre arbeide med ny revisjonsordning. Styringsgruppen tre medlemmer bestod av styrelederne i de tre revisjonsvirksomhetene. Styringsgruppens mandat var å legge premissene for det videre arbeid samt disponere skjønnsmidlene.
Arbeidsgruppen avleverte «Rapport Nordland Revisjon grunnlag for Etablering» høsten 2013, som var ment å danne grunnlaget for det videre arbeidet med en ny revisjonsordning for de kommunene som på daværende tidspunkt var tilsluttet ovennevnte tre revisjonsselskaper. Alstahaug kommunestyre fattet følgende vedtak i møte den 27.11.13, sak 62/ 13, etter innstilling fra kontrollutvalget: 1. Alstahaug kommune ønsker å inngå i en ny revisjonsordning slik den er beskrevet i Rapport Nordland Revisjon. 2. Til det videre arbeid med etablering av nytt revisjonsselskap oppnevnes følgende interimsstyre: 1. Styreleder Salten kommunerevisjon IKS 2. Styreleder Indre Helgeland kommunerevisjon 3. Styreleder Ytre Helgeland kommunerevisjon 4. Representant valgt av og blant de ansatte i dagens tre selskaper 3. Mandat for interimsstyret: Interimsstyrets oppgave er å få på plass de ordinære eier- og styreorganene i selskapet. Interimsstyret skal derfor utarbeide forslag til selskapsavtale og eieravtale for det nye interkommunale selskapet, i tråd med de føringer som er gitt i Rapport Nordland Revisjon. Høringsuttalelsene til rapporten oversendes interimsstyret for nærmere vurdering og bearbeidelse. Forslag til selskapsavtale og eieravtale legges frem til kommunestyrets behandling. Interimsstyret vurderer selv behovet for å innhente bistand fra dagens revisjonsselskaper, eller ekstern bistand i sitt arbeid. Til finansiering av interimsstyrets arbeid nyttes restfinansiering av tilskudd fra Fylkesmannen i Nordland, ca kr 100 000. Interimsstyret avvikles så snart styre for Nordland Revisjon er valgt. 4. Kontrollutvalget i Alstahaug forutsetter at dagens desentraliserte revisjonsstruktur opprettholdes. 5. Kontrollutvalget er kjent med at Rana kommune ønsker å etablere egen revisjonsordning. Kontrollutvalget tar dette til etterretning, men ser ikke at dette er til hinder for å gå videre med arbeidet om å etablere "Nordland Revisjon.» Av ulike årsaker har prosjektet «Nordland Revisjon» strandet. Kommunene Rana, Nesna og Lurøy har konkurranseutsatt revisjonstjenestene for perioden 2015-2017. I kjølvannet av dette er Indre Helgeland Kommunerevisjon oppløst, og kommunene Vefsn, Grane, Hattfjelldal har knyttet seg til KOmRevTrøndelag IKS. Hemnes kommune har valgt å knytte seg til KOmRevNord IKS.
Strategiske veivalg. Følgende alternative veivalg anses grovt sett å foreligge. - Fortsettes som tidligere med samme antall deltakerkommuner. - Konkurranseutsetting av revisjonen. - Sammenslåing med annen revisjonsenhet. Saksbehandlingen vedrørende ny revisjonsordning. Normalt fremmes en sak for kommunestyret med bakgrunn i utredning fra rådmannen og innstilling fra formannskapet. For avgjørelser som vedrører kommunens revisjonsordning, har lovgiver gitt særskilte behandlingsregler ved at saken fremmes direkte for kommunestyret etter innstilling fra kontrollutvalget (forskrift om kontrollutvalg 16, samt kommunelovens 78 nr.3). Lovgivers hensikt med denne særskilte saksbehandlingen er å hindre at administrasjonssjef (dvs, den som blir kontrollert) skal kunne påvirke endringer i ordningen med hvem som skal utføre kontrollarbeidet, ressurstilgangen for kontrollarbeidet m.v. På denne bakgrunn foreslår rådmannen at kommunestyret anmoder kontrollutvalget om å følge opp saken. IV Saksbehandlers innstilling: Alstahaug kommunestyre viser til vedtak fattet i sak 62/ 13 og konstaterer at etableringen av et nytt revisjonsselskap som forutsatt i vedtaket, ikke har latt seg realisere. Alstahaug kommunestyre anmoder kontrollutvalget å vurdere organiseringen av revisjonsordningen med følgende alternativer: - Fortsettes som tidligere med samme antall deltakerkommuner. - Konkurranseutsetting av revisjonen. - Sammenslåing med annen revisjonsenhet. Kontrollutvalget skal i dette arbeidet samarbeide med de øvrige kontrollutvalgene i nedslagsfeltet for Ytre Helgeland Kommunerevisjon samt styret for Ytre Helgeland Kommunerevisjon. Kommunestyret skal ha seg forelagt en framdriftsplan for arbeidet innen utgangen av april 2016. Sandnessjøen, den Frank Pedersen Økonomisjef
VI Administrasjonssjefens innstilling: Administrasjonssjefen tiltrer saksbehandlers innstilling. Sandnessjøen den 20.01.16 Børge Toft Administrasjonssjef