INDRE HELGELAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT et interkommunalt samarbeid mellom Grane Hattfjelldal Hemnes Nesna Rana - Vefsn

Transkript

1 NOTAT Til: Kommunestyret i Hattfjelldal Fra: Kontrollutvalget i Hattfjelldal Dato: Vedrørende: Fremdriftsplan - revisjonsordning for Hattfjelldal kommune. Innledning: Kommunene Grane, Hattfjelldal, Hemnes, Nesna, Rana og Vefsn har siden 1994 samarbeidet om en felles revisjonsordning. For å sikre en revisjonsordning som er rustet for å møte fremtidige krav, iverksatte de tre revisjonsvirksomhetene som i dag reviderer til sammen 22 kommuner på Helgeland og i Salten et utredningsarbeid for en sammenslått enhet disse var Indre Helgeland Kommunerevisjon, Ytre Helgeland Kommunerevisjon og Salten Kommunerevisjon IKS. Hensikten med en sammenslåing av de tre eksisterende revisjonsvirksomhetene er å oppnå en revisjonsordning som - øker den samlede kompetanse og gir en bedre faglig revisjon, - effektiviserer regnskapsrevisjonen, forvaltningsrevisjonen og annet kontrollarbeid, - utnytter ressursene bedre med tilhørende økonomisk effekt, - er mindre sårbar ved vakanser, gir lettere rekruttering og klarere habilitet. Den sammenslåtte revisjonsenheten «Nordland Revisjon IKS» - er ment å være et kraftsentrum for Nordlands-kommuner innen effektiv og kompetent kommunal revisjon. Ambisjonen var at «Nordland Revisjon IKS» skulle være operativ i løpet av sommeren/høsten 2014 med «sømløse» overganger av pågående revisjonsarbeid, herunder også årsregnskapsrevisjonen for Resultatet av ovennevnte utredningsarbeid ble presentert i rapporten «Nordland Revisjon». De 6 kommunene som samarbeider om Indre Helgeland Kommunerevisjon behandlet rapporten høsten 2013 først i KU ene, deretter i kommunestyrene. Behandlingen i de 6 KU ene gav følgende resultat: Alle 6 kontrollutvalgene sluttet seg til denne revisjonsordningen ved å oversende saken til sine respektive kommunestyrer med invitasjon til å slutte seg til en slik ordning på et prinsipielt grunnlag. Det var videre fra KU enes side lagt opp til en endelig realitetsbehandling om deltakelse i «Nordland Revisjon» senest i løpet av våren 2014, der kommunestyrene skulle bli presentert for en ferdig utredet sammenslåing (prospekt for «Nordland Revisjon») som bl.a. skulle hensynta relevante momenter fra høringsuttalelsene fra ordførere, rådmenn, KUledere og de ansatte, inneholde nødvendige selskaps-/eieravtaler, prosedyre for oppsigelse og avslutning av eksisterende revisjonsvirksomhet m.v. Side 1 av 5

2 Behandlingen i de 6 kommunestyrene gav følgende resultat: - Alle de 6 kommunestyrene vedtok: - at de ikke ønsker å inngå i en ny revisjonsordning slik den er beskrevet i Rapport «Nordland Revisjon», - å si opp avtale med Indre Helgeland Kommunerevisjon med virkning fra I tillegg fattet de 6 kommunestyrene ulike vedtak, følgende: - Grane, Hattfjelldal og Vefsn ba om en ny utredning med flere alternative tilknytninger til eksisterende revisjonsordninger, - Rana og Nesna vedtok å konkurranseutsette revisjonstjenestene, eventuelt tilslutte seg annen ordning dersom konkurranse ikke gav ønsket resultat, - Hemnes ba om en utredning med alternative løsninger. Bakgrunn for vedtaket i Hattfjelldal kommunestyre: Til grunn for kommunestyrets behandling forelå en saksorientering fra kontrollutvalget med innstilling til følgende vedtak: «Hattfjelldal kommunestyre ønsker å inngå i en ny revisjonsordning slik den er beskrevet i Rapport Nordland Revisjon.» I tillegg innstilte KU på momenter for det videre arbeidet frem til endelig behandling av saken i løpet av vinteren/våren Som vedlegg til saken fra KU lå rapporten «Nordland Revisjon». Som nevnt ovenfor vedtok imidlertid Hattfjelldal kommunestyre følgende momenter ( , KST-sak 82/13 «Ny revisjonsordning for Hattfjelldal kommune»): 1. Hattfjelldal kommune ønsker ikke å inngå i en ny revisjonsordning slik dette er beskrevet i rapport Nordland Revisjon, 2. Avtalen med revisjonen sies opp med opphør fra , 3. KU bes utrede flere alternative tilknytninger til eksisterende revisjonsordninger med innstilling om tilknytning til en av disse det skal legges vekt på at kommunen får kostnadseffektive revisjonstjenester av god kvalitet og med god leveringssikkerhet. 4. KU bes legge frem en fremdriftsplan for ny revisjonsordning til neste kommunestyremøte. Kommunestyrets vedtak ble i følge sakens protokoll vedtatt etter forslag fra ordfører. I følge protokollen foreligger det ingen utredning, begrunnelse eller lignende for den innstillingen som ble vedtatt. Ordfører ble derfor bedt om å orientere KU i møtet den om bakgrunnen m.v. for kommunestyrets vedtak. I sin orientering til KU uttalte ordfører bl.a.: - Hattfjelldal kommune vedtok å si opp sin avtale med Indre Helgeland Kommunerevisjon fordi Rana som største bidragsyter hadde sagt opp sin avtale. - Dette har vært grundig diskutert i regionrådene på indre og ytre Helgeland. - Rana sa opp av økonomiske hensyn fordi dette ble for dyrt. - Hattfjelldal kommunestyre har ikke sagt noe om konkurranseutsetting, og kommunen vil heller se på eksisterende ordninger. Konkurranse kan bli et alternativ for Hattfjelldal dersom ingen andre ordninger gir tilgang. - Det er lite realistisk at Indre Helgeland Kommunerevisjon kan drive videre uten Rana og Nesna. - Det har vært gitt mange tilbakemeldinger fra kommunen/-ene om at revisjonskostnaden er for høy. Side 2 av 5

3 Vedrørende vedtaksmoment 1: Kommunestyrets vedtak utelukker ikke revisjonsordningen «Nordland Revisjon», men vedtaket fastslår at det ikke er ønskelig for Hattfjelldal kommune å inngå i revisjonsordningen slik dette er beskrevet i rapport Nordland Revisjon. I orientering fra ordfører om bakgrunn for vedtaksmomentet, ble det sagt at «Det har vært gitt mange tilbakemeldinger fra kommunen/-ene om at revisjonskostnaden er for høy». KU har ikke mottatt videre dokumentasjoner som viser at Hattfjelldals revisjonsutgift er for høy. Ordfører orienterte også at Rana kommune sa opp avtalen av økonomiske hensyn fordi dette ble for dyrt (det må kunne antas at det var revisjonsutgiften beskrevet i rapport Nordland Revisjon som for Rana s vedkommende var for stor). I forbindelse med Rana kommune s behandling av saken er det signalisert at rapportens store, bebudete reduksjon i revisjonsutgiften på om lag 1,7mill. for Rana s vedkommende (fra 3,6mill. til 1,9mill.) kommer for sent. Rapporten indikerer utgiftreduksjonen i løpet av 3 5 år, mens Rana ønsker en slik reduksjon med virkning allerede fra og med Utover dette foreligger det p.t. ikke svakheter, ulemper m.v. i Rapport Nordland Revisjon som er gjort kjent. Vedrørende vedtaksmoment 2: Det foreligger ikke utredning eller annen dokumentasjon i saksdokumentene fra kommunestyrets behandling som leder frem til innstilling om oppsigelse, og det er således bl.a. ikke opplyst om: - hva årsaken var til at det hastet med å si opp nåværende revisjonsordning uten at det samtidig foreligger en ønsket løsning for ny revisjonsordning, og hvilken stilling man har tatt i angjeldende situasjon for å benytte mulighetene som kommunelov 27 pkt. 3, 2.ledd gir: «Oppsigelse av avtale om interkommunalt styre kan bringes inn for departementet. Departementet kan gi pålegg om at samarbeidet skal fortsette i et nærmere bestemt tidsrom eller inntil videre, hvor samfunnsmessige interesser eller hensynet til samarbeidende kommuner tilsier dette», - hvilken prosess som kreves, og som er ført med revisjonsselskapet og deres ansatte i forarbeidene for innstilling om oppsigelse av avtalen, - hvilken prosess - mellom revisjonsselskapets styre og eierkommunene - som har vært ført i forsøk på å «reparere» en eventuell uønsket utvikling, - hvilke forpliktelse eierkommunen har overfor de ansatte ved en oppsigelse av avtalen med samarbeidet, herunder i hvilken grad ny leverandør av tjenestene er forpliktet til å tilby ansettelse av samarbeidets ansatte, - hvilke økonomiske forpliktelser kommunen hefter for etter oppsigelse av eksisterende ordning, - hvordan årsregnskapsrevisjonen for 2014 er tenkt gjennomført når bytte av revisor skjer etter at den løpende regnskapsrevisjonen for 2014 normalt er under avslutning, - hvordan KU - og kommunestyret - skal få dekket sitt løpende kontrollbehov utover 2014 på oppdrag som er tidkrevende og strekker seg utover i prosess for avvikling av nåværende revisjonsordning. Side 3 av 5

4 Vedrørende vedtaksmoment 3: Vedtaksmomentet ber KU utrede flere alternative tilknytninger til eksisterende revisjonsordninger med innstilling om tilknytning til en av disse. Utredningsarbeidet er påstartet med dette notat og sluttføres i henhold til «Fremdriftsplan for ny revisjonsordning». Vedrørende vedtaksmoment 4: Vedtaksmomentet ber KU legge frem en fremdriftsplan for ny revisjonsordning til neste kommunestyremøte, dvs Fremdriftsplanen utarbeides gjennom dette notatet. Fremdriftsplan for ny revisjonsordning: Med utgangspunkt i kommunens oppsigelse av nåværende revisjonsordning, må ny revisjonsordning være operativ fra og med Frem til da må fasene A D nedenfor gjennomføres: A1 Avklare om tilpasset/redusert Nordland Revisjon kan realiseres. A2 Avklare om «restvarianter» av nåværende ordning kan integreres/viderføres. B. Utrede flere alternative tilknytninger til eksisterende revisjonsordninger + KST-vedtak. C. Prosess for inngåelse i valgt revisjonsordning. I tillegg bør deler av det utredningsarbeidet - som skulle ha vært gjort før innstilling om oppsigelse ble utformet gjennomføres. Etter KU s vurdering er fortsatt følgende forhold nødvendig å ha kjennskap til og KU imøteser snarlig tilbakemelding på følgende forhold, da oppsigelsen av avtalen etterlater flere uløste spørsmål der noen av dem kan vise seg å kreve reversering av oppsigelsen: D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 hvilken prosess som kreves ført med revisjonsselskapet og deres ansatte i forarbeidene for innstilling om oppsigelse av avtalen, hvilken prosess som eierkommunen har ført med selskapets styre i forsøk på å «reparere» en eventuell uønsket utvikling, hvilke forpliktelser eierkommunen har overfor de ansatte ved en oppsigelse av avtalen med samarbeidet, herunder i hvilken grad ny leverandør av revisjonstjenestene er forpliktet til å tilby ansettelse av samarbeidets ansatte, hvilke økonomiske forpliktelser kommunen hefter for etter oppsigelse av eksisterende ordning, hvordan årsregnskapsrevisjonen for 2014 er tenkt gjennomført når bytte av revisor skjer etter at den løpende regnskapsrevisjonen for 2014 normalt er under avslutning, hvordan KU - og kommunestyret - skal få dekket sitt løpende kontrollbehov utover 2014 på oppdrag som er tidkrevende og strekker seg utover i nødvendig prosess for avvikling av nåværende revisjonsordning. Side 4 av 5

5 Fremdriftsplan: FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES A1 A2 B C Avklare tilp./redu. Nordl. Rev.? Avklare restvarianter av IHK? Utrede alternative tilknytninger Prosess for inngåelse i ordning D1 Nødvendig prosess med IHK???? D2 Prosess mellom IHK og eiere???? D3 Forpliktelser/rettigheter ansatte???? D4 Økonomiske forpliktelser????????????? D5 Årsregnskapsrevisjon 2014????????????? D6 Dekning av kontrollbehov 2014???? D7 Prosess for avvikling IHK???? Kommentarer til fremdriftsplan: - KU gjennomfører handlingspunktene B og C. I løpet av utredningsfasen søker KU avklart om A1, A2 er alternativer. Gjennomføring av handlingspunktene B og C kan påvirkes av resultatet fra D1 D7. - Til belysning av D1, D3, D4, D7 bør kommunestyre påregne bruk av juridisk spesialistkompetanse. Side 5 av 5