Effektiv møteledelse Ole I. Iversen Assessit AS Mob: +47 992 36 296
Definisjon En situasjon der flere mennesker er samlet for å løse en oppgave En situasjon hvor arbeidsmåten velges ut fra møtets mål hensikt og form Møtet kan selv velge å endre arbeidsform under veis etter hvert som arbeidet med oppgaven(e) utvikles
Summeoppgave 1 Hvorfor velge møte som arbeidsform? Diskuter fordeler og ulemper.
Møtetyper Prosjektmøter Informasjonsmøter Beslutningsmøter Drøftingsmøter Forhandlingsmøter Rituelle møter Telefonmøter Videomøter Arbeidsmøter Erfaringsutveksling Idedugnad Opplæring?
Er møtet en effektiv arbeidsform?
Kilder til produktivitetstap 1. For mange avsporinger 2. Uklart mål og hensikt 3. For mye irrelevant informasjon 4. Særinteresser fremfor fellesinteresser 5. Mangel på konklusjon 6. Argumenter blir repetert 7. Dårlig saksforberedelser 8. Enkeltpersoner dominerer 9. For lange møte 10.Dårlig forberedte møtedeltakere
Forberedelser Oppgaver før møtet Hva er møtets mål og hensikt? Må møtet avholdes? Analyser når/hvordan du berøres i møtet Minimalt antall deltakere Velg riktig tid og sted Klargjør målet for møtet Send ut saksliste i god tid Deleger forberedelser Tidsbegrens møtet
Forberedelser Dersom du ikke møter Meld fra i god tid Er det andre som kan møte i stedet for deg Kom med eventuelle innspill skriftlig på forhånd Ta kontakt med møteleder etter møtet
Forberedelser Hva vet du om deltakerne? Hvem kommer? Hva vil de? Hva mener de? Hva kan de? Hva forventer de? Hva vil de si? Hva føler de? Jo mer du vet om møtedeltakerne på forhånd, jo større er sjansen for et utbytterikt møte!!!
Gjennomføring Kontaktfasen Bli kjent med hverandre Hvem er representert på møtet Skape et godt klima Sjekke tilstedeværelse Avklare forventninger Bør forberedes på forhånd
Gjennomføring Undersøkelsesfasen Sammenfatt hovedårsaken til at dere møtes og hvilke oppgaver som skal løses Hvordan man skal gå frem? Hvilke spilleregler skal følges? Hvordan fattes avgjørelsen? Hvor lenge møtet skal vare? Hva er viktig for de involverte parter? Still undersøkende oppklarende spørsmål Ta notater Grunnlaget er nå lagt for å oppnå resultater gjennom et konstruktivt samspill
Ansvar og møtedisiplin Hold deg til saken Ta ansvar, bidra aktivt Si det du mener, men hold deg til saken Spør hvis noe er uklart Del på oppgavene Ikke forstyrr de andre Si ifra dersom møtet sklir ut Hva med mobiltelefon og PC?
Møteleders ansvar Vurder om møtet er nødvendig Vurder om merverdien av å velge møtet som arbeidsform står i forhold til tidsbruk Utarbeid plan for ledelse, fremdrift og avslutning Utnytt egenskaper og kunnskap hos deltakerne Pass på at alle synspunkter kommer frem Still spørsmål (og lytt) Fordele ansvar for oppfølging av møtet Styr møtet ordentlig
Møtedeltakers ansvar Vurder om du bør delta på møtet Forberedelser Tenk ut hva du kan bidra med, og hvordan Delta aktivt på møtet
Iverksetting Hvordan sikre at beslutninger iverksettes? Hvordan ta nødvendige avgjørelser i tide? Hvordan formidle beslutningene ut i organisasjonen? Hvordan iverksette beslutningen? Hvordan unngå en fornyet diskusjon om beslutningen?
Iverksetting Etter møtet Sørg for at referat skrives og sendes ut raskt Sett beslutninger og tiltak inn i handlings- og prosjektplaner Følg opp
Evaluering Hvordan gikk møtet? Oppnådde man det man ønsket? Kunne noe vært gjort annerledes? Er det noe vi bør endre på til neste gang?
Noen gode tips Begynn i tide Oppnevn referent/sekretær Velg ut tidskontrollør Kontroller dagsorden, prioriter Hold dere til dagsorden Følg opp oppgaver fra tidligere møter Ta pauser Oppsummer underveis Slutt til fastsatt tid
Møteeffektivitet MØTEEFFEKTIVITET 1---2---3---4---5 Svært enig svært uenig Jeg stiller alltid godt nok forberedt når vi har møter 1---2---3---4---5 Jeg opplever at de andre alltid stiller godt nok forberedt til våre møter Vi bruker tilstrekkelig tid på å diskutere hvordan vi kan forbedre våre møter 1---2---3---4---5 1---2---3---4---5 Vi er alltid fokuserte og holder oss til saken når vi har møter 1---2---3---4---5 Det er alltid uttrykt et klart mål med hver enkelt sak som tas opp i våre måter 1---2---3---4---5
Lytting er effektivt Det er viktig å ta seg tid til å lytte til andre mennesker Det er viktig å stille undersøkende spørsmål før en diskusjon slik at man er sikker på at man har oppfattet den andre riktig før man selv prøver å bli forstått Følelser er like viktig som fakta Lytte er viktig for å øke den andre personens kompetanse og tro på seg selv Mennesker er stort sett i stand til å løse sine egne problemer Innlevelsesevne er viktig Alle har noe verdifullt å bidra med
Retningslinjer for å gi tilbakemelding Hensikten må være positiv Gi tilbakemelding ut fra observert atferd Beskriv hva du så, og hvordan du opplevde det Vær konkret - ikke generell Velg ut de viktigste sidene Gi også positiv tilbakemelding, men unngå sandwich metoden Tilbakemeldingen må være nær i tid
Kommunikasjon i møter Under våre møter 1---2---3---4---5 svært uenig svært enig Lytter vi etter fakta i det som sies Stiller vi undersøkende spørsmål for å forsikre oss om at vi forstår hva andre egentlig mener Er vi åpne for andres synspunkter Avbryter vi ikke Tar vi opp mulige konflikter Avslutter vi ikke andres setninger Fokuserer vi på den som sier noe Tar vi oss tid til å høre på andre
Et referat bør inneholde Når møtet ble avholdt Hvem som var tilstede Hvilke saker som ble tatt opp samt hovedpunkter i hver sak Hvilke vedtak som ble fattet Hvem fikk ansvaret for hva? Hva ble utsatt? Hvilke løse tråder har vi?
Evaluering av møtet 1---2---3---4---5 svært uenig svært enig Møtet begynte presis 1---2---3---4---5 Hensikt og målsetting ble klargjort 1---2---3---4---5 Det ble benyttet en hensiktmessig arbeidsform 1---2---3---4---5 Alle synspunkter kom frem 1---2---3---4---5 Det ble oppsummert og konkludert under veis 1---2---3---4---5 Det ble skrevet referat 1---2---3---4---5 Alle vet nå hva som skal gjøres 1---2---3---4---5
Hvordan håndtere møteplagere? Oppsummering Det du sier er at Involver gi oppgaver Hva er din erfaring La andre møtedeltakere si i fra Ta en pause og ta saken opp på tomannshånd
Oppsummering Klargjør mål og hensikt med møtet Ha klare spilleregler Forbered deg til møtet Hold deg til saken Tenk helhetlig Påse at alle er involvert Ikke gjenta det andre har sagt Trekk tydelig konklusjon Overhold avtalt møtetid Skriv referat med handlingspunkter
Oppgave Hva er mine viktigste forbedringsområder i forhold til møteledelse og møteteknikk Hvordan kan jeg trene på mine forbedringsområder? Hvordan kan jeg bli evaluert?
Det mest nyttige for meg på dette kurset har vært: 1. 2. 3. 4. 5.