Møteinnkalling for Administrasjonsutval

Hjartdal kommune 3692 Sauland Møteinnkalling for Administrasjonsutval Møtedato: 01.09.2014 Møtestad: Kommunehuset Møtetid: Kl. 12:00 Utvalsmedlemene blir med dette kalla inn til møtet. Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er, tlf. 35 02 80 00, slik at varamedlem kan bli kalla inn. Stad Sauland, 22.08.2014 Sven Tore Løkslid ordførar Sakliste Sak nr. Saktittel 005/14 GODKJENNING AV MØTEBOK 006/14 DELEGASJONSSAK 007/14 PERMISJONSREGLEMENT

Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Administrasjonsutval 01.09.2014 005/14 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 14/2467 GODKJENNING AV MØTEBOK RÅDMANNEN TILRÅR Møteboka frå Adm.utvalet 10.03.14 blir godkjent slik ho ligg føre.

Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Administrasjonsutval 01.09.2014 006/14 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk DELEGASJONSSAK Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 14/2466 FADM-003/14 16.01.2014: TILSETTING - STYRAR HJARTDAL BARNEHAGE, INTERN UTLYSING Ann Christin Bjørndalen Brekke tilsettas som styrar i Hjartdal barnehage i perioden 01.02.2014 31.07.2014. FADM-006/14 24.03.2014: ORGANISASJONSSJEF - TILSETTING 1. Torleif Nordskog blir tilsett i 100% fast stilling som organisasjonssjef frå 01.08.14. 2. Dersom Nordskog takkar nei til stillinga blir Bengt Halvard Odden tilsett. FADM-007/14 25.03.2014: UTLYSING: SJUKEPLEIER 80 % STILLING FAST Bjørg Inger Flatland tilsetjast som sjukepleiar ved Hjartdal sjukeheim i 80% stilling frå 04.08.2014. FADM-008/14 31.03.2014: TILSETTING KOKK, INTERN UTLYSING : Anne Lisbeth Haugen Haugan tilsetjast som kokk i stillingsstorleik 17,6%. Ansvar: 372 Funksjon: 2530

FADM-009/14 07.05.2014: TILSETTING, LEIAR OPPVEKSTSENTER TUDDAL RÅDMANNEN VEDTEK: Inger Øya Grøgård blir tilsett i 100% stilling som leiar ved Tuddal oppvekstsenter frå 01.08.2014. FADM-010/14 13.05.2014: SØKNAD OM REDUSERT STILLING Ann Christin Bjørndalen Brekke blir innvilga redusert arbeidstid til 50% stilling i perioden 01.08.14-31.07.15 med heimel i Arbeidsmiljølova 10-2 (4). Redusert arbeidstid blir grunngjeve med omsorg for barn under 10 år. FADM-011/14 15.05.2014: TILSETTING LÆRAR OPPVEKSTSEKTOREN 1. Magnus Andersen får utvida sin stilling i frå 80% til 100% fast ved Tuddal oppvekstsenter frå 01.08.2014 2. May Leena Tønder blir fast tilsett i 100% stilling ved Sauland skule FADM-012/14 16.05.2014: TILSETTING INSTRUMENTALLÆRAR HJARTDAL KULTURSKULE 36% STILLING Maria Mauland vert tilsett i stillinga som instrumentallærar ved Hjartdal kulturskule i 36% fast stilling. FADM-013/14 04.06.2014: EININGSLEIAR HELSEKONTOR - TILSETTING Mona Gundersen blir tilsett i 100% stilling som einingsleiar ved helsekontoret frå 01.08.2014. FADM-014/14 19.06.2014: TILSETTING FAGARBEIDAR HJARTDAL BARNEHAGE VIKARIAT 1. Søkjar nr 2, Marthe Iversen Kaste, vert tilsett i 70 % fagarbeidarstilling, vikariat, ved Hjartdal Oppvekstsenter i perioden 01.08.2014-31.07.2015. Vara: Søkjar nr 6, Cathrine Caroliussen Vaa. 2. Søkjar nr 4, Silje Våle, vert tilsett i 30 % fagarbeidarstilling, vikariat, ved Hjartdal Oppvekstsenter i perioden 01.08.2014-31.07.2015. Ingen varaperson.

FADM-015/14 19.06.2014: TILSETTING BARNEHAGELÆRAR HJARTDAL BARNEHAGE - VIKARIAT 1. Mariann Hegna Asland vert tilsett som barnehagelærar i 50 % vikariat i perioden 01.08.2014-31.07.2015, tenestestad Hjartdal Oppvekstsenter. 2. Hjartdal Oppvekstsenter må fremje søknad om dispensasjon frå utdanningskravet snarast råd og innan 10.08.2014. FADM-016/14 23.06.2014: TILSETTING - BIBLIOTEKAR HJARTDAL FOLKEBIBLIOTEK Katrin Grenzer vert tilsett i 20 % stilling som biblioteksjef til totalt 80 % med verknad frå 01.08.2014. FADM-018/14 16.07.2014: FAGARBEIDER I 80 % VIKARIAT Christine Karoliussen Vaa tilsetjast i eit vikariat i Sauland barnehage i tidsrommet 01.08.2014 30.04.2015. Stillingsstorleik 80 %. Dersom Christine K. Vaa takker nei til tilbodet tilbys stillinga til Cathrine K. Vaa. Ansvar: 213 Funksjon: 2010 FADM-019/14 21.08.2014: TILSETTING LØNSKONSULENT FAST 100% 1. Sissel Rasmussen blir tilsett i stillinga som lønskonsulent ved Organisasjonsavdelinga. 2. Rita Sagafoss innstillast som nr. 2 3. Camilla Johansen innstillast som nr. 3 RÅDMANNEN TILRÅR Delegasjonssakene blir teke til orientering slik dei ligg føre.

Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret RE Administrasjonsutval 01.09.2014 007/14 BHO Saksansvarleg: Rune Engehult PERMISJONSREGLEMENT Arkiv: K1-460, K2- Arkivnr.: 13/3092 Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 2 U 24.01.2014 Fagforbundet NYTT PERMISJONSREGLEMENT - HØYRING Hjartdal; Naturviterne; Utdanningsforbundet Hjartdal; Hjartdal Norges sykepleierforbund 3 I 19.02.2014 Fagforbundet HØYRINGSUTTALE - NYTT PERMISJONSREGLEMENT HJARTDAL KOMMUNE 4 I 20.02.2014 Naturviterne Hjartdal HØRINGSUTTALE TIL FORSLAG TIL NYTT PERM REGLEMENT Vedlagde dokument: Revidert Permisjonsreglement for tilsette i Hjartdal kommune Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Arbeidsmiljølova, Hovudavtala, Hovudtariffavtala Saksgang: Administrasjoneutvalet tilrår Kommunestyret vedtek Bakgrunn for saka: Hjartdal kommune har eit sett med reglement og retningsliner for sine tilsette. Eit av desse dokumenta er Permisjonsreglement. Dette reglementet var gjennom ein større revisjon i 2012 med bakgrunn i, mellom anna, endra lovverk og avtaleverk (kommunestyresak 045/12). I løpet

av tida etter vedteke reglement har ein sett ulike behov for korrigeringar for å gjere det tydligare og enklare å forstå. Vurdering: Permisjonsreglementet til Hjartdal kommune skal gje både arbeidsgjevar og arbeidstakar klare retningsliner for korleis ein skal handsame permisjonssakar. Dokumentet er tydeleggjort, anten ved å fjerne tekst som var underordna anna lovverk eller spesifisert der ein opplevde usemje og ulik oppfatting av reglementet. Dokumentet er, som tidligare, delt inn med overordna formalitetar som omfang, sakshandsaming og klagemogleigheitar som innleiing før dokumentet tar for seg alle formar for permisjon. Revisjonen av permisjonsreglementet har skjedd som eit samarbeid mellom dei hovudtillitsvalde og rådmannsnivået. Forslaget er deretter vore på intern høyring blant leiarane før det er sendt ut på høyring til arbeidstakarorganisasjonane i Hjartdal kommune. Det kom inn to høyringsuttaler: frå Fagforbundet og frå Naturviterne. Under del 1 i reglementet er det kome inn ei presisering knytt til klagehandsaming. Bakgrunnen for dette er at det har vore uklart kven som handsamar klage på permisjon. Reglementet tydeleggjer nå at klageinstansen alltid er neste nivå i organisasjonen, men at førsteinstansen/underinstansen alltid handsamar klaga først. Dette er i tråd med anna klagehandsaming i forvaltninga. Arbeidsgjevar og arbeidstakarrepresentantane er samde om at dette er ei ryddig handtering av klager. Det er gjort ei presisering av reglementet under del 2, pkt 4.0 g) idrettsarrangement. Presiseringa inneber at ein må vere tatt ut til store meisterskap for å kunne få permisjon. Bakgrunnen for dette er at det innan stadig fleire idrettsgreinar - særleg på senior/"old-boys"- nivå er mogeleg å melde seg på store meisterskap. Arbeidsgjevar og arbeidstakarrepresentantane er samde om det ikkje er riktig å gi permisjon til idrettsarrangement ein kan melde seg på. I del 3 - utdanningspermisjonar er det gjort følgjande endringar. - Betre samordning av definisjonar og dei ulike formane for utdanningspermisjon. - Presisering av at det ikkje blir gjeve permisjon for dagar/tider der arbeidstakaren har arbeidsfri. Partane er samd om at omgrepet permisjon blir nytta når arbeidstakaren må ha fri på den tida ein normalt skulle ha vore på arbeid. - Presisering av at arbeidsgjevar dekkjer legitimerte utgifter til semesteravgift og pensumlitteratur. Naturviterne har i sin høyringsuttale uttalt at arbeidsgjevar bør dekkje alle legitimerte utgifter i samband med utdanningspermisjon, dvs t.d reise- og opphaldsutgifter. Rådmannen har på sin side inga prinsippielle motføresegn til dette, men meiner av økonomiske omsyn at dette avgrensar kraftig muligheten til å la fleire tilsette få utdanningspermisjon i tråd med reglane i del 3. Punkt om bindingstid er fjerna. Partane er samd om at dette signaliserar ein tillit til dei tilsette. Når kommunen legg til rette med permisjon og dekker studieavgift og pensumlitteratør så meiner vi motivasjon til å halde fram i kommunen. Ingen er tent med umotiverte arbeidstakarar som kjem på arbeid på grunn av bindingstid (les: tvang). Del 4, permisjonar knytt til utføring av tillitsverv/ombod er alle forankra i avtaleverket / lovverket (Hovudavtala, hovudtariffavtala, arbeidsmiljølova og kommunelova), og treng såleis ikkje stå nedfelt i vårt eige reglement. Partane er samd om at det blir teke ut av reglementet, men det har ingen praktiske konsekvensar for dei det gjeld.

I del 5 - ymse permisjonar - er det gjort ei ending knytt til permisjon i samband med langvarig sjukdom. Rådmannen er gjort merksam på at del 5, ymse permisjonar, og reglement knytt til permisjonskrav etter sjukemeldingsperiodar er i strid med kva arbeidstilsynet meiner. Vi har difor endra vårt regelverk til å opplyse om at ein kan søkje permisjon. Det er ikkje lenger noko krav. Arbeidsgjevars oppfølgingsplikt skal ivaretakas uansett om ein er utanfor eller innanfor 12 månedersløpet i sjukemeldingssamanheng. Arbeidstilsynet meiner difor at det med god oppfølging ikkje vil vera behov for å krevje permisjonssøknad. Rådmannen ser det likevel som hensiktsmessig at sjukemelde arbeidstakarar utanfor 12 månedersperioden søkjer permisjon, slik at det blir meir føreseieleg ved tilsetting av vikarar. Lengda på permisjon må sjåast i samanheng med prognosane for å bli frisk. Dei tillitsvalde har vore deltakande i heile prosessen kring permisjonsreglementet. Det kjem til syne i høyringa der det i liten grad er innspel utover det som nemnd i saka. Fagforbundet seier i sin korte høyring at det er beklageleg at det ikkje ligg reglar i vårt lokale reglement som er betre enn i avtaleverket. Rådmannen vil der peike på at det ikkje blir stilt krav om bindingstid. Dette er noko dei fleste kommar har krav om. RÅDMANNEN TILRÅR: Revidert permisjonsreglement blir vedteke slik det ligg føre. 10.03.2014 Administrasjonsutval Handsaming: Sven Tore Løkslid fremma følgjande forslag: Saka sendast tilbake til rådmannen for nærmare drøfting med dei tillitsvalde vedk. pkt. 8.1 ( permisjon ved overgang til fast stilling internt i kommunen) VOTERING: Forslaget til Sven Tore Løkslid blei samrøystes vedteke. ADM-003/14 : Saka sendast tilbake til rådmannen for nærmare drøfting med dei tillitsvalde vedk. pkt. 8.1 ( permisjon ved overgang til fast stilling internt i kommunen) NYE OPPLYSNINGAR I SAKA Saksutgreiing: På bakgrunn av vedtaket i administrasjonsutvalet 10.03.14 gjennomførte rådmannen drøftingsmøte med arbeidstakarorganisasjonane 07.05.14. Tematikken for drøftinga var permisjonsreglementet sitt pkt 8.1. Det blei drøfta fordeler og ulemper med ei endring av ordlyden, slik at det ville vere opning for å gi permisjon i inntil eitt år ved overgang til ny fast stilling internt i Hjartdal kommune.

Fagforbundet, Naturviterne og NSF (sjukepleiarforbundet) deltok på drøftingsmøtet. Utdanningsforbundet sitt syn på saka er innhenta i ettertid. Vurdering: I drøftingane kom det fram følgjande: Naturviterne og Utdanningsforbundet ønskjer at det blir opna for slike permisjonar. Grunngjevinga for dette er at det er eit gode for dei tilsette og at ein bør ha mogelegheit til å sjå om ein passar inn i det nye arbeidet før ein seier opp oppheveleg stilling. Fagforbundet og sjukepleiarforbundet ønskjer ikkje at det blir opna for slike permisjonar. Grunngjevinga for dette er at det vil føre til meir rekruttering av vikarar - noko som har vist seg å vere vanskeleg, særleg når det gjeld sjukepleiarar og barnehagelærarar. Kommunen har dei siste åra erfart at det er nok av rekrutteringsutfordringar knytt til dei permisjonane som kommunen må løyve. Dersom det blir opna for fleire typar permisjonar, vil det vere ei belastning på dei fast tilsette og svekke tenesteytinga til brukarane fordi kompetansenivået normalt blir svakka i ein vikarperiode. Desse organisasjonane meiner at det er gode nok mogelegheiter for kommunen sine tilsette å prøve seg ut i andre stillingar og på andre arbeidsplassar slik det fungerar i dag og slik reglementet er utforma. Rådmannen er av same oppfatning som Fagforbundet og sjukepleiarforbundet. Rådmannen understrekar i tillegg at permisjonsreglementet ikkje primært er eit dokument som viser kva for gode dei tilsette har, men eit dokument som sikrar ei rettferdig handsaming av permisjonar, - samtidig som det sikrar ei forsvarleg drift av kommunen sine tenester. Situasjonen er såleis at organisasjonane er delt i synet på pkt 8.1 i permisjonsreglementet. Fagforbundet og sjukepleiarforbundet organiserar langt fleire arbeidstakarar enn Utdanningsforbundet og Naturviterne. Ut frå ei totalvurdering vel rådmannen å fremme forslag til permisjonsreglement på nytt utan endring av pkt 8.1. Grunngjevinga for dette er at både dagleg arbeidsgjevaransvarleg og dei organisasjonane som organiserar flest tilsette meiner formuleringa bør vere slik. RÅDMANNEN TILRÅR: Revidert permisjonsreglement blir vedteke slik det ligg føre.