Til seksjonseierne i Sameiet Vulkan Nordre Velkommen til sameiermøte, torsdag 20. april 2017 kl. 18.00 på PS hotell Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2016. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Sameiet Vulkan Nordre det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Sameiet Vulkan Nordre Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Sameiet Vulkan Nordre avholdes torsdag 20. april 2017 kl. 18 00 på PS hotell. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2016 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG Det er ikke kommet inn forslag 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 1 styremedlemmer for 2 år Oslo 24.3.2017 Styret i Sameiet Vulkan Nordre Venke Aure (varamedlem) Frøydis Hardeng/s/ for Kristin Eide/s/ Morten Flyen/s/ Arnt-Even Sleipnes/s/ Viveke Trønsdahl/s/
3 Sameiet Vulkan Nordre ÅRSBERETNING FOR 2016 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Frøydis Hardeng Postboks 72 Styremedlem Kristin Eide Vulkan 16 Styremedlem Morten Flyen Maridalsveien 19 Styremedlem Arnt-Even Sleipnes Maridalsveien 17 Styremedlem Viveke Trønsdahl Vulkan 40 Varamedlem Venke Aure Maridalsveien 19 Varamedlem Pernille Hübert Priorveien 2 G Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 3 kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Sameiet Vulkan Nordre Sameiet består av 118 seksjoner. Sameiet Vulkan Nordre er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 913559630, og ligger i bydel 2 Grunerløkka i Oslo kommune med følgende adresse: Maridalsveien 15-19 og Vulkan 32-40 Gårdsnummer 218 og bruksnummer 257 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet Vulkan Nordre har ingen ansatte. Det er ikke meldt om skader eller ulykker i 2016. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er EY.
4 Sameiet Vulkan Nordre Styrets arbeid, hovedoppgaver Søppel Det har jevnt over vært tilfredsstillende orden. Det har vært lite problem med hensetting av avfall i denne perioden. Det har vært problemer i forbindelse med Oslo Kommunes avtale med Veireno, dette skal bedres når kommunen selv har tatt over ansvaret. Styret har vært involvert i f. m. at Vulkanområdets søppelkasser har vært brukt til husholdningsavfall. Tiltak har fungert, og ureglementert hensetting av søppel har ikke vært observert i 2017. Kommunikasjon til eiere og beboere Styret har fortsatt å informere fortløpende om aktuelle saker på sameiets hjemmeside http://vulkann.no. Det er også i spesielle saker benyttet e-post til de sameiere som har registrert en e-postadresse hos obos. I tillegg er det brukt oppslag i heiser. Styret minner om at alle sameiere og beboere har ansvar for å følge med på hjemmesiden. Falske brannalarmer Det har etter mars 2016 vært to falske brannalarmer, nå er styrets inntrykk at når det en sjelden gang skjer fra leiligheter så er det i forbindelse med matlaging og beboer er nyinnflyttet. Alarmer fra fellesarealer og p-hus har vi ingen kontroll over. Sameiet har direkte varsling til brannvesenet. Dersom Vidas eller Securitas ikke rekker å avstille en utløst alarm i tide vil den viderekobles brannvesenet. Ved falsk alarm får sameiet et gebyr, kr 2000 viderefaktureres seksjonseier som forårsaket utrykning. Innbrudd Innbrudd / tyveri har ikke vært noe stort problem. Styret har fått en melding om at p-hus er brukt til opphold av personer, umiddelbart har Aspelin Ramm rekvirert økt vakthold fra Securitas. MC vinterlagring i PU Styret har fått melding om at MC ikke kan vinterlagres i PU. Styret har oppsporet eiere av motorsykler med denne beskjed. Konflikter mellom sameiere Styret har mottatt flere støyklager og melding om forsøpling, ett skriftlig varsel er sendt. Avregning varmtvann Styreleder Frøydis Hardeng har beregnet varmtvannsforbruk på grunnlag av målerstand fra Vidas. Grunnlag for avregning oversendt OBOS. Honorering av arbeid er etter medgått tid og er vesentlig rimeligere enn å få tjenesten utført av et eksternt firma. Saker styret arbeider med i 2016/2017 - Vannlekkasje blokk A og C Styret har engasjert rådgivende ingeniør Svein Folkedal for å bistå sameiet i forbindelse med de gjentatte vannlekkasjene i seksjon 21 blokk A og seksjon 97 blokk C. Fuktmålinger i 2016 viste at lekkasjen var tettet og treheller er lagt slik som besluttet på sameiermøte 2016. Styret har bedt om utbedringer for å lette avrenning fra taket. Det er også ønsket beslag for å unngå plantevekst i sprekk mellom støpt betonggulv og takoppbygg. - Taxistøy Beboere har vært plaget av støy når drosjer har kjørt ned Vulkangata for å hente passasjerer i helgene. Styret har samarbeid med Aspelin Ramm for å redusere sjenerende støy, og styrerepresentantene følger saken med sikte på en permanent ordning. - Takhager Styret har bidratt til luking og beplantning i kasser synlig fra fellesområdet.
5 Sameiet Vulkan Nordre KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2016 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2017. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2016 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2016 var til sammen kr 4 083 734. Andre inntekter består av viderefakturering av kostnader til fuktmåling, fellesheis og brannutrykning. Kostnader Driftskostnadene i 2016 var til sammen kr 3 915 332. Dette er kr 249 293 lavere enn budsjettert og skyldes i hovedsak at det ikke har vært vedlikeholdsbehov på bygningen i perioden. Resultat Årets resultat på kr 173 202 fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2016. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr. 31.12.2016 var kr 815 573. Styret vurderer det slik at sameiet har en sunn økonomi og via årets resultat har opparbeidet seg en bedre buffer for fremtidige vedlikeholdsoppgaver. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2016 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.
6 Sameiet Vulkan Nordre KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2017 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2017. Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Kommunale avgifter i Oslo kommune Oslo Kommune har ikke budsjettert med endring i de kommunale avgiftene for 2017. Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for 2016. Forsikring Forsikringspremien for 2017 er budsjettert økt med 4,2%. Dette er i samsvar med byggindeksen. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2017) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,65 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2017. Budsjettet er basert på 4 % økning av innkreving til kabel-tv fra 1.1.17. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 24.3.2017 Styret i Sameiet Vulkan Nordre Venke Aure (varamedlem) Frøydis Hardeng/s/ for Kristin Eide/s/ Morten Flye/s/ Arnt-Even Sleipnes/s/ Viveke Trønsdahl/s/
9 Sameiet Vulkan Nordre 7328 - SAMEIET VULKAN NORDRE RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2016 2015 2016 2017 Innkrevde felleskostnader 2 4 016 634 3 977 832 4 016 000 4 204 000 Andre inntekter 3 67 100 107 509 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 4 083 734 4 085 341 4 016 000 4 204 000 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-16 920-16 920-17 000-16 920 Styrehonorar 5-120 000-120 000-120 000-124 000 Revisjonshonorar 6-6 000-5 500-6 000-6 000 Forretningsførerhonorar -164 725-160 355-163 000-169 000 Konsulenthonorar 7-110 857-21 908-15 000-15 000 Drift og vedlikehold 8-620 116-910 077-941 250-992 191 Forsikringer -198 504-208 360-210 000-206 800 Kommunale avgifter 9-393 498-224 817-393 000-400 000 Andre anlegg 10-127 536 0-127 500-130 000 Energi/fyring -891 296-969 348-898 750-858 750 Kabel-/TV-anlegg -463 961-451 326-464 000-475 500 Andre driftskostnader 11-801 919-715 435-809 125-803 600 SUM DRIFTSKOSTNADER -3 915 332-3 804 047-4 164 625-4 197 761 DRIFTSRESULTAT 168 402 281 294-148 625 6 239 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 12 4 800 4 141 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 4 800 4 141 0 0 ÅRSRESULTAT 173 202 285 435-148 625 6 239 Overføringer: Til opptjent egenkapital 173 202 285 435
10 Sameiet Vulkan Nordre 7328 - SAMEIET VULKAN NORDRE BALANSE EIENDELER Note 2016 2015 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 18 721 24 732 Kundefordringer 0-4 065 Driftskonto OBOS-banken 607 716 739 269 Sparekonto OBOS-banken 202 387 1 566 SUM OMLØPSMIDLER 828 824 761 502 SUM EIENDELER 828 824 761 502 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 696 253 523 051 SUM EGENKAPITAL 696 253 523 051 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 129 739 91 048 Leverandørgjeld 2 832 61 136 Annen kortsiktig gjeld 0 86 267 SUM KORTSIKTIG GJELD 132 571 238 451 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 828 824 761 502 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo, 24.3.2017, STYRET I SAMEIET VULKAN NORDRE Venke Aure (varamedlem) Frøydis Hardeng/s/ for Kristin Eide/s/ Morten Flyen/s/ Arnt-Even Sleipnes/s/ Viveke Trønsdahl/s/
.... 11 Sameiet Vulkan Nordre NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Selskapet har egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader 2 747 958 Fellesutg. årlig 335 556 Felleskostnad næring 199 836 Akonto energi 276 348 Kabel-TV 456 936 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 4 016 634 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Viderefakturering AS Aspelin Ramm Eiendom 63 583 Diverse annen viderefakturering 3 195 Korrigeringer på reskontro 322 SUM ANDRE INNTEKTER 67 100
12 Sameiet Vulkan Nordre NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -16 920 SUM PERSONALKOSTNADER -16 920 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2015/2016, og er på kr 120 000.-. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 6 000.-. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand -5 000 OBOS Eiendomsforvaltning AS -24 091 Fuktmåling -81 766 SUM KONSULENTHONORAR -110 857 NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -16 172 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -35 763 Drift/vedlikehold fellesanlegg -393 756 Drift/vedlikehold heisanlegg -71 571 Drift/vedlikehold brannsikring -49 886 Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg -52 969 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -620 116 NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -268 752 Renovasjonsavgift -124 746 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -393 498 NOTE: 10 ANDRE ANLEGG Andel fakturert fra VIDAS -127 536 SUM ANDRE ANLEGG -127 536
13 Sameiet Vulkan Nordre NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -2 000 Driftsmateriell -209 Vaktmestertjenester -490 666 Renhold ved firmaer -293 992 Hjemmeside -4 422 Trykksaker -1 936 Andre kontorkostnader -120 Porto -5 747 Bank- og kortgebyr -2 828 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -801 919 NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 799 Renter av sparekonto i OBOS-banken 821 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 2 119 Andre renteinntekter 1 061 SUM FINANSINNTEKTER 4 800
14 Sameiet Vulkan Nordre Orientering om sameiets drift Styret Sameiet har hjemmeside www.vulkann.no. Styret informerer forløpende på denne siden, og der finner du også opplysninger om styret, husordensregler og vedtekter med mer. Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester Vulkan Infrastruktur AS har ansvaret for drift og vedlikehold av fellesarealene. Parkering Sameiet disponerer ingen egne parkeringsplasser. Parkeringsplasser kan leies i felles parkeringsanlegg som driftes av Europark AS Nøkler/skilt VIDAS har nå overtatt produksjon av brikker samt at de administrerer epost kontoen som brukes for bestillinger av brikker og nøkler. Kun eiere av seksjoner i Vulkan Nordre som kan bestille brikke eller nøkkel. Se mer informasjon om nøkkelbestilling på www.vulkann.no Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i TRYG FORSIKRING med polisenummer 6318922. Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebygging skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler i hver etasje, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret.
15 Sameiet Vulkan Nordre HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.