Til seksjonseierne i A1 Slottet Boligsameie

Transkript

1 Til seksjonseierne i A1 Slottet Boligsameie Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte A1 Slottet Boligsameie det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 A1 Slottet Boligsameie Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i A1 Slottet Boligsameie avholdes mandag 4. april 2016 kl i Langhuset. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Kjøp av andel i grendegus B) Endring av garasjeportåpner-system fra mobiltelefon til ordinær portåpner Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 1 eller 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomité Ski, Styret i A1 Slottet Boligsameie Bjørn Wigestrand /s/ Tamara Valdueza Eiret /s/ Marius Forsmo Langseth /s/

3 3 A1 Slottet Boligsameie ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Bjørn Wigestrand Haugbro Terrasse 60 Styremedlem Tamara Valdueza Eiret Haugbro Terrasse 70 Styremedlem Marius Forsmo Langseth Haugbro Terrasse 62 Varamedlem Kari Aa Haugbro Terrasse 60 Valgkomiteen Trude Høyås og Roy Høyås Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om A1 Slottet Boligsameie Sameiet består av 40 seksjoner. A1 Slottet Boligsameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i Ski kommune med følgende adresse: Haugbro Terrasse Gårds- og bruksnummer : Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. A1 Slottet Boligsameie har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er Alpha Revisjon AS.

4 4 A1 Slottet Boligsameie Styrets arbeid Styret har i 2015 hatt 7 styremøter i tillegg til kommunikasjon via epost ved behov. De viktigste sakene styret har jobbet med i 2015 er: Garasjeport Styrets leder har brukt mye tid og ressurser på å få garasjeporten til å fungere som den skal. Status pr i dag er at porten ble skiftet ut 1. mars. Vi har hatt to lange perioder med driftsstans som skyltes ulike årsaker. Den ene var en defekt fjær og den andre et defekt kretskort. Vi har også hatt en rekke kortere driftsstanser som vaktmester eller styret har håndtert fortløpende. Bilkjøring foran blokka Det er sendt ut to informasjonsskriv og satt opp skilt ved innkjørsel for å begrense bilkjøring foran blokka sen kveld og natt. Hundeluftegård/avfalls Det er satt opp egen avfallsbeholder for avhending av hundebæsjposer, dette for å unngå at lekeplassen og gressplen i andre enden av blokka blir brukt til hundelufting. Det er satt opp et skilt med hundelufting forbudt på lekeplassen. Ny avtale om snørydding Vi ble enige om å inngår ny avtale som bare omfatter snørydding. Avtale om strøing og feiing blir gjort med vaktmester Forberedelser til beising til våren Styreleder har startet prosess med å hente inn tilbud for vask & beis av bygget til våren. Leilighet 92 Leiligheten under garasjene som ligger nærmest neste byggetrinn (Slottet A2) til hører dette sameiet. Det har med eiendomsgrensen å gjøre, og denne leiligheten ligger på Slottet A2 sin eiendom og ikke på vår. Leilighetens tilkoblinger for vann, strøm, kabel tv, brannvarsling, brannslukkingsanlegg o.l kommer fra vårt sameie. Vi har derfor etterspurt en løsning hvor vårt sameie ivaretar denne leilighetens vedlikehold, mot at vi får refundert et beløp som tilsvarer våre fellesutgifter. Vi har tro på at denne saken vil løse seg når dette sameie får konstituert seg. 1 års befaring Styreleder og vaktmester har hatt 1 års befaring av fellesanleggene med utbygger. Noen mindre utbedringer vil bli gjort. Styret har fattet 2 vedtak i 2015 vedrørende bygningsmessige endringer, Søknad fra Høieggen i leil 28 om oppsetting av levegg mot svalgangen, lik den som står ved leil 23. Styret har gitt tillatelse til dette. Søknad fra Strømme om HC plass i garasjen. Dette har selvfølgelig blitt imøtekommet.

5 5 A1 Slottet Boligsameie Garasje Vi har mottatt melding om innbrudd i 3 boder i garasjen. Vi har hatt problemer med at porten åpnes og frikobles uten at vi kan finne noen årsak til dette. Med bakgrunn i ovennevnte vurderer styret løpende om vi bør videoovervåke garasjen. Vi har også registrert at noen kjører veldig fort inne i garasjen, vi vurderer «fartsdumper» hvis dette problemet vedvarer. Vi håper å få på plass en avtale med Slottet A2 om å investere i en renholdsmaskin i garasjen. KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr ,- mot budsjettert kr ,-. Årsaken til avviket er at de 12 siste seksjonene ikke var medtatt i budsjettet grunnet uklar innflyttingsdato. Andre inntekter er innbetaling av oppstartskapital for de 12 siste seksjonene med kr ,- og erstatning fra utbygger med kr ,-. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr ,- mot budsjettert kr ,-. Poster med betydelige avvik er: Styrehonorar ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr 0,-. Årsaken til avviket er at styret frasto honorar grunnet sameiets likviditetssituasjon våren Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,- Hovedårsaken til avviket er lavere driftskostnader for heisen enn budsjettert samt at budsjettposten for generelt vedlikehold ikke er benyttet fullt ut. Kommunale avgifter er budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. Avviket skyldes at sameiet er nytt. A-kontobeløpet som er utfakturert er for lavt, men avregning vil ikke komme før i 2016, og vil påvirke regnskapet for 2016 (på grunn av uklar størrelse på beløpet er det ikke avsatt). Kabel-TV er budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. Avviket skyldes at budsjettet tar utgangspunkt i overtatte seksjoner 1. halvår, mens regnskapet gjelder hele sameiet.

6 6 A1 Slottet Boligsameie Andre driftskostnader er budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. Avviket skyldes i det vesentlige investeringer (innkjøp av søppelkurver m.m.) samt at snørydding er regnskapsført med kostnader for både 2014 og Sameiets fellesarealer er av en slik karakter at det må benyttes håndmåking i vesentlig grad. Resultat Årets resultat på kr fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr var kr ,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

7 7 A1 Slottet Boligsameie KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Kommunale avgifter i Ski kommune Kommunale avgifter er varslet øket med totalt ca 80% de neste årene. Første del av økningen er tatt inn i budsjettet. I tillegg til generell økning, reflekterer også budsjettet avregning for Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien omfatter hele sameiet, slik at økningen i budsjett ikke reflekterer generell økning. Generell økning er ca. 5%. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,90 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Ski, Styret i A1 Slottet Boligsameie Bjørn Wigestrand /s/ Tamara Valdueza Eiret /s/ Marius Forsmo Langseth /s/

8 Til årsmøtet i A1 Slottet Boligsameie REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for A1 Slottet Boligsameie som viser et overskudd på kr Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2015, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styrets ansvar for årsregnskapet Styret er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for sameiets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av sameiets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til A1 Slottet Boligsameie per 31. desember 2015 og av sameiets resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge.

9 Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, og forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av sameiets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Oslo, 16. mars 2016 Alpha Revisjon AS Roger Skogly (sign.) registrert revisor

10 10 A1 Slottet Boligsameie A1 SLOTTET BOLIGSAMEIE RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

11 11 A1 Slottet Boligsameie BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Ski, , STYRET I A1 SLOTTET BOLIGSAMEIE Bjørn Wigestrand /s/ Tamara Valdueza Eiret /s/ Marius Forsmo Langseth /s/

12 A1 Slottet Boligsameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. ANTALL ANSATTE Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Det har heller ikke vært utbetalt styrehonorar. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Erstatning fra utbygger Villa Utvikling AS Oppstartkapital fra solgte seksjoner SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr ,-

13 13 A1 Slottet Boligsameie NOTE: 5 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 6 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold utvendig anlegg -588 Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold brannsikring -531 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 7 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Feieavgift -417 Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 8 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -300 Driftsmateriell Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Snørydding Andre fremmede tjenester Trykksaker Møter, kurs, oppdateringer mv Porto Bank- og kortgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 9 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 198 Renter av sparekonto i OBOS-banken 67 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 271 Andre renteinntekter 158 SUM FINANSINNTEKTER 694 NOTE: 10 FINANSKOSTNADER Renter på leverandørgjeld/overtrekksrente OBOS-banken -149 SUM FINANSKOSTNADER -149

14 14 A1 Slottet Boligsameie NOTE: 11 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2016) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2016, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2016.

15 15 A1 Slottet Boligsameie A) Kjøp av andel i grendehus. Utbygger av prosjektet, Villa Utvikling AS har tilbudt sameiet å kjøpe seg inn i et grendehus som skal bygges. De eneste opplysningene styret har fått er følgende: Det vil bli plass til inntil 50 personer for møter, kjøkken og toaletter. Det vil en kostnad på ca. 140 kr pr leilighet pr måned om alle 3 sameiene i Slottet blir med. I tillegg kommer felleskostnad og strømforbruk. B) Portåpnere Det er kommet inn ønske om å bytte ut dagens åpner-system med åpning av garasjeport med mobiltelefon. Forslagsstiller ønsker ordinære portåpnere i stedet.

16 16 A1 Slottet Boligsameie Orientering om sameiets drift Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester Vaktmester Alt-Mann AS ivaretar vaktmesteroppgaver i fellesarealene. Merk at vaktmester ikke utfører arbeid i de enkelte seksjonene. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i TRYG FORSIKRING med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler i hver etasje, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.