Til seksjonseierne i Ekebergskråningen Sameie

Transkript

1 Til seksjonseierne i Ekebergskråningen Sameie Velkommen til årsmøte, torsdag 25 april 2019 kl. 19:00 i Valhallveien 24C. Innkallingen inneholder sameiets årsrapport og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på årsmøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Ekebergskråningen Sameie det kommende året. Hvem kan delta på årsmøtet? Alle seksjonseiere har rett til å delta i årsmøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også seksjonseiers ektefelle, samboer eller et annet medlem av seksjonseiers husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Seksjonseieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Ekebergskråningen Sameie Innkalling til årsmøte Ordinært årsmøte i Ekebergskråningen Sameie avholdes torsdag 25 april 2019 kl.19:00 i Valhallveien 24C. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSRAPPORT FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2018 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Vindfang Orienteringssak 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år Oslo, Styret i Ekebergskråningen Sameie Torbjørn Heitmann Valum/s/ Martin Andersson Aaberge/s/ Maren Moen Blomstereng/s/ Erik Eilifsson Kaspartu/s/ Martin Stordahl Knudsen/s/

3 3 Ekebergskråningen Sameie ÅRSRAPPORT FOR 2018 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære årsmøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Torbjørn Heitmann Valum Valhallveien 30 Styremedlem Martin Andersson Aaberge Valhallveien 40 Styremedlem Maren Moen Blomstereng Valhallveien 24 C Styremedlem Erik Eilifsson Kaspartu Valhallveien 60 Styremedlem Martin Stordahl Knudsen Valhallveien 20 Styrets medlemmer består i dag av 4 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Ekebergskråningen Sameie Sameiet består av 29 seksjoner. Ekebergskråningen Sameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i bydel Gamle Oslo i Oslo kommune med følgende adresse: Valhallveien 14, 16, 18, 20, 22, 24A, 24B, 24C, 26, 28, 30, 32, 34, 36, 38, 40, 42, 44, 46, 48, 50, 52, 54, 56, 58, 60, 62, 64 og 66 Gårdsnummer 236 og bruksnummer 135. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksen het i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Ekebergskråningen Sameie har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.

4 4 Ekebergskråningen Sameie Styrets arbeid Aktiviteter - Vårdugnad: Gjennomført sammen med Ryenbergveien - Høstdugnad: Gjennomført den i samarbeid med Ryenbergveien mai arrangement: Feiring av 17. mai sammen med Ryenbergveien. Leker, grilling og langbord på nedre del - Julegrantenning: Arrangert sammen med Ryenbergveien Vedlikehold Styret har ikke lykkes med å utarbeide en vedlikeholdsplan med Bygghuset AS. Dette vil styret fortsette arbeidet med i Uteområdet Styret har fått tegnet opp hele utomhusområdet i et detaljert kart som danner grunnlag reguleringsplanen. Kartet må godkjennes av Plan og Bygningsetaten og er en forutsetning for å gjøre tiltak på uteområdene deriblant vindfang, søppelskur, trefelling osv. Trefelling Styret har gjort et omfattende arbeidet med å kartlegge trærne i sameiet. En trepleier er engasjert for å vurdere tilstanden på hvert tre. Denne rapporten samt en vurdering ble sendt på høring i sameiet. Arbeidet vil bli utført ila Søppelskur Styret engasjert OBOS-prosjekt for å se på løsninger for nye søppelskur. Arbeidet med OBOS prosjekt ble avsluttet da styret ikke var fornøyd med OBOS-prosjekt sin prosjektledelse samt alt høye kostnader. Styret vil se på videre på løsninger sammen med Ryenbergveien Sameie. Vindfang Styret har ikke lykkes med å finne en felles løsning for alle rekker. Det er enighet i styret at styret skal utarbeide arkitekttegninger for alle rekkene og innhenter nødvendige tillatelser for å sette i gang nødvendige byggeprosesser, slik at hver rekke har mulighet til å iverksette videre prosess. Radon Styret har kjøpt inn sporfilmmålere til alle enheter. Målinger gjennomføres i perioden februar til april Resultatene av fra målingene kommer innen våren 2019 og informasjon vil bli distribuert etter dette. Det blir så opp til hver enhet å følge opp resultatene fra målingene med eventuelle tiltak. Styret kan være behjelpelig med kontaktinformasjon. Boder Det har ikke vært nok boder til alle enheter i sameiet, derfor har styret nå fått kartlagt alle boder. Det blir nå jobbet med å få frigjort areal slik at alle enheter får en tilfredsstillende bodløsning. Forsikring Styret har fremforhandlet en ny avtale med IF. Denne er langt rimeligere enn den forrige avtalen. Vaktmestertjenester Styret har engasjert Rene Nygårder AS til vaktmestertjenester bl.a. snømåking, plenklipping samt generelt vedlikehold. Fasadeendringer Styret får jevnlig henvendelser fra beboere om fasadeendringer bl.a. vinduer på endevegger. Styret godkjenner ihht til Byantikvarens innstilling. Beboerklage Det har ikke kommet inn noen beboerklager i år.

5 5 Ekebergskråningen Sameie KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2018 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsrapportens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2018 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2018 var til sammen kr Kostnader Driftskostnadene i 2018 var til sammen kr Resultat Årets resultat er på kr fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Eventuelt avdrag på langsiktig gjeld (lån) er ikke tatt hensyn til. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr var kr For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

6 6 Ekebergskråningen Sameie KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2019 Til orientering for årsmøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Drift og vedlikehold Det er budsjettert med kr til løpende drift og vedlikehold. Kommunale avgifter i Oslo kommune Oslo Kommune la i sitt budsjettforslag til grunn en økning på 8,8 % for renovasjon og 9,5 % for vann og avløp for Vi har ikke regnet med økning i feiegebyr. Forsikring Forsikringspremien for 2019 er reforhandlet og budsjettert til kr Lån Ekebergskråningen Sameie har ingen lån pr Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,80 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på 2,5 % økning av felleskostnadene fra For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet.

7

8

9 9 Ekebergskråningen Sameie EKEBERGSKRÅNINGEN SAMEIE ORG.NR , KUNDENR RESULTATREGNSKAP Note Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring TV-anlegg/bredbånd Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

10 10 Ekebergskråningen Sameie EKEBERGSKRÅNINGEN SAMEIE ORG.NR , KUNDENR BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo, , Styret i Ekebergskråningen Sameie Torbjørn Heitmann Valum/s/ Martin Andersson Aaberge/s/ Erik Eilifsson Kaspartu/s/ Maren Moen Blomstereng/s/ Martin Stordahl Knudsen/s/

11 11 Ekebergskråningen Sameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Inntektene inntektsføres etter opptjeningsprinsippet. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Selskapet har egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Dugnad SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret.

12 12 Ekebergskråningen Sameie NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2017/2018, og er på kr NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Prosjekt AS Tilleggstjenester, OBOS Eiendomsforvaltning SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold utvendig anlegg Kostnader dugnader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Feieavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Diverse leiekostnader/leasing Verktøy og redskaper Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita -372 Trykksaker -422 Andre kontorkostnader -353 Porto -941 Bank- og kortgebyr Velferdskostnader -396 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER

13 13 Ekebergskråningen Sameie NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 866 Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter av for sent innbetalte felleskostnader 162 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 12 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2019) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke forfalte fakturaer som vedrører 2019, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2019.

14 14 Ekebergskråningen Sameie 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET Styrehonoraret har stått på stedet hvil i mange år. Styret mener dette bør økes for å reflektere innsatsen som legges ned, og at jobben som styreleder bør kompenseres ytterligere enn de øvrige styremedlemmene. Styret foreslår å øke styrehonoraret til kr per år. Styreleder mottar kr i styrelederhonorar. Styret fordeler det resterende honoraret likt mellom styremedlemmene, med 5000 til hver. Vedtak: Styrets forslag godkjennes.

15 15 Ekebergskråningen Sameie 5. INNKOMNE SAKER A. Vindfang Styret vil på årsmøtet orientere om vindfangbygging. Det er et ønske fra beboere med et formelt vedtak for kunne sette i gang med å bygge vindfang. Sameiermøtet i 2016 ga en bestilling til styret om å lage en plan for bygging av vindfang. Styret har ikke lykkes med å finne en felles løsning for alle rekker. Det er enighet i styret at styret skal utarbeide arkitekttegninger for alle rekkene og innhenter nødvendige tillatelser for å sette i gang nødvendige byggeprosesser, slik at hver rekke har mulighet til å iverksette videre prosess. Styret har satt av penger i budsjettet 2019 til å engasjere en beboer som prosjekteier. Forslag til vedtak Saken tas til orientering.

16 16 Ekebergskråningen Sameie 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år Styret innstiller på gjenvalg av det sittende styret.

17 17 Ekebergskråningen Sameie Annen informasjon om sameiet Kontakt Alle henvendelser til styret kan sendes på Parkering Det er ikke tillatt med parkering på sameiets eiendom i henhold til sameiets vedtekter. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i IF SKADEFORSIKRING(35704). Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon , eller e-post [email protected]. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler i hver etasje, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er seksjonseiers ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er beboers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Loft Loftene er definert som kaldloft, og er avhengig av luftgjennomstrømming for å ikke få fuktdannelser. Det er derfor ikke tillatt å isolere eller bygge tette vegger mellom loftseksjonene. Der det allerede er etablert vegger, må dette fjernes for eiers regning. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Utomhusplan Styret har utarbeidet en utomhusplan som definerer små og store tiltak for fellesområdene. Seksjonseierne bes sette seg inn i planen.

18 7090 Ekebergskråningen Sameie REGISTRERINGSBLANKETT FOR ÅRSMØTEDELTAKERE Fyll ut og lever hele blanketten ved inngangen til møtelokalet. BRUK BLOKKBOKSTAVER Eierens navn: Eierens adresse: Husnummer: De som ikke kan møte på årsmøtet kan møte ved fullmektig. Dersom De benytter Dem av denne retten, må både ovenstående registreringsdel og nedenstående fullmakt fylles ut : FULLMAKT Eier av boligen gir herved fullmakt til: Fullmektigens navn: å møte på årsmøtet i Boligselskapets navn: Eierens underskrift og dato:.. (Eierens underskrift) (Dato)