Innkalling til sameiermøte

Transkript

1 1 Løvlia Boligsameie Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Løvlia Boligsameie holdes mandag 4. april 2016 kl i Smestadtoppen barnehage. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET Styret ser av tidligere regnskap at det i ble ført kr, i 2012 kr og i 2013 ble ført kr. I 2014 og 2015 var det ingen utbetalinger til styret ført i regnskapet. Forslag til vedtak: Sameiet setter av kr for godtgjørelse til styret. 5. BYTTE REVISOR I dag betaler vi i størrelsesorden kr for revisjon hos Robert Ler Revisjon AS. Etter råd fra sameiets forretningsfører foreslår styret at sameiet går over til å bruke BDO som har avtale med OBOS. Dette vil bli billigere, 3750kr i oppstart og ca kr/år, og enklere med tanke på forretningsfører. Forslag til vedtak: Sameiermøtet ber styret om å inngå avtale med BDO om revisjon. 6. INNKOMNE FORSLAG A) -Brønner til avfall. Se vedlegg. Styret har sett på forslaget om avfallsbrønner og ser at dette kan ha positive effekter, men anser det som for kostbart på nåværende tidspunkt. Styret anbefales at forslaget nedstemmes. Forslag til vedtak: Sameiet går over til å bruke avfallsbrønner i henhold til vedlagt forslag og ber styret sørge for gjennomføring og finansiering gjennom økte felleskostnader. B) Seksjonering. Se vedlegg. Slik styret forstår råd fra advokat, må alle seksjonseiere stemme for en slik eventuell endring. Styrets inntrykk er at det er lite sansynlig at alle seksjonseiere i dag er for. Eventuell innsats fra styret for å utrede og forberede en slik sak vil derfor troligvis være

2 2 Løvlia Boligsameie bortkastet og uheldig i en situasjon der styret også har andre oppgaver som bør prioriteres. Styrets forslag til vedtak: Styret skal ikke jobbe videre med forslaget om seksjonering. 7. Behandling av budsjett 2016 Forslag til vedtak: Budsjettet godkjennes som fremlagt. 8. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av valgkomité Til seksjonseierne i Løvlia Boligsameie Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Løvlia Boligsameie det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten (bakerst i heftet) leveres i utfylt stand ved inngangen.

3 3 Løvlia Boligsameie ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Jan Ivar Pladsen Jakobsbråtan 23 B Styremedlem Jørgen Thile Huse Jakobsbråtan 22 Styremedlem Liv Ellen Torp Jakobsbråtan 64 A Styremedlem Kjell Erik Walle Jakobsbråtan 52 A Styremedlem Åge Østby Jakobsbråtan 34 Varamedlem Lasse Norum Jakobsbråtan 33 A Varamedlem Terje Olsen Jakobsbråtan 26 Styrets medlemmer består i dag av 4 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Løvlia Boligsameie Sameiet består av 52 seksjoner. Løvlia Boligsameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i Rælingen kommune med følgende adresse: Jakobsbråtan 15A 64B Gårdsnummer 98 og bruksnummer 12 Seksjon 52, Jakobsbråtan 28, er et eldre hus som lå der ved etablering av sameiet. Det er ikke omtalt i vedtektene, men denne seksjonen betaler ikke felleskostnader og holdes utenfor sameiets regnskap. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Løvlia Boligsameie har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS, fra , i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er Robert Ler Revisjon.

4 4 Løvlia Boligsameie Styrets arbeid Av saker som har vært jobbet med kan det nevnes: Drenering av hus 9-13 o Budsjettering o Innhenting av tilbud fra entreprenører o Etablering av prosjektledelse med OBOS Prosjekt o Byggemøter o Erstatningskrav fra beboere berørt av fuktskadene Etablering av forretningsfører til OBOS Eiendomsforvaltning o Flyttet bankforbindelse fra DnB til OBOS Bank o Etablert rutiner for inkasso Konflikthåndtering med beboer i forbindelse med fuktskader, inklusive advokatrådgivning. Saken er avklart. Gjort avklaringer om sameiets ansvar i forhold til vedlikehold av bygningsmassen. Ekstraordinært sameiemøte avholdt Diverse forefallende forespørsler fra beboere Det er sendt ut fem informasjonsbrev fra styret Dugnad ble arrangert i starten av mai og som tidligere hadde vi veldig godt oppmøte Styret har i lange perioder hatt ukentlige styre-/arbeidsmøter på grunn av stort arbeidspress med konflikthåndteringen og dreneringsprosjektet. Styrets fremtidig planer Avklaring av fremtidig vedlikeholdsbehov Oppfølging av HMS styret etablerer abonnement av OBOS sitt HMS system Etablere rutiner for tydelige krav om vedlikehold av boligmasser som sameierne plikter å utføre, med tidsfrister. Det vil bli varslet om at manglende utførelse vil medføre at styret besørger nødvendig vedlikehold og belaster de berørte sameierne for utgiftene, i henhold til sameiets vedtekter. KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Sameiet har negativ egenkapital i balansen (udekket tap). Dette er nærmere omtalt i årsregnskapet under noten for udekket tap.

5 . 5 Løvlia Boligsameie Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr Andre inntekter består i hovedsak av innbetalinger fra sameierne til dekning av sameiets forsikringskostnad. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr Det er avsatt kr ,- i forbindelse med krav om erstatninger. Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Sameiet hadde pr negativ arbeidskapital på kr Styret har iverksatt tiltak for å gi positiv arbeidskapital i Tiltakene innebærer låneopptak på kr , deler av lånet benyttes til innfrielse av lån i DNB. Udekket tap betyr at egenkapitalen i sameiet er negativ. Sameiet har gjennomført rehabiliterings- og vedlikeholdsprosjekter som innebærer at sameiet fra stiftelsen frem til i regnskapsåret har hatt høyere kostnader enn inntekter. Den manglende likviditeten som dette medfører, er blitt finansiert ved låneopptak. I eierseksjonssameier føres ikke verdien av bygget (boligene) i balansen. Årsaken er at den enkelte sameier, og ikke selve sameiet, står som eier av boligene. Dette medfører at all rehabilitering, også den delen som anses som påkostning, kostnadsføres fortløpende i den perioden arbeidene utføres. Eventuelle verdiøkninger som følge av tiltakene tilfaller den enkelte sameier uten at det føres i sameiets balanse. I situasjoner hvor slike tiltak finansieres gjennom felles låneopptak i sameiet, vil låneopptaket fremkomme som gjeld i balansen og nedbetales gjennom fremtidige felleskostnader. Neste års budsjett er nærmere omtalt under avsnittet Kommentarer til budsjett for For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet.

6 6 Løvlia Boligsameie Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr til større vedlikehold som omfatter drenering. Kommunale avgifter i Rælingen kommune Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2016 har økt med kr Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 3,3 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Løvlia Boligsameie. Lån Løvlia Boligsameie har lån i OBOS-banken. Det er tatt opp lån kr ,-, rente 3,55 % p.a. Lånet utbetales trinnvis etter som pågående arbeid utføres. Tidligere lån i DNB er innfridd. For opplysninger om opprinnelig lånebeløp og restsaldo henvises til note i regnskapet. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,90 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året Fra betales seksjonens andel av sameiets forsikring månedlig, dette er en endring fra tidligere da kostnaden ble fakturert særskilt én gang årlig. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet.

7 7 Løvlia Boligsameie

8 8 Løvlia Boligsameie

9 9 Løvlia Boligsameie RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Større vedlikehold Drift og vedlikehold Forsikringer Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Udekket tap Reduksjon udekket tap

10 10 Løvlia Boligsameie EIENDELER OMLØPSMIDLER BALANSE Note Restanser på felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Innestående i andre banker Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital Udekket tap Prinsippendring SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Påløpte renter Påløpte avdrag Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0

11 Løvlia Boligsameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. PRINSIPPENDRING Selskapet har endret prinsipp for bokføring av lån. Tidligere balanseførte lån er i år bokført mot egenkapital, jf. spesifikasjonen av egenkapital i balansen. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Innkrevde felleskostnader hos forrige forretningsfører Felleskostnader Strøm carport SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER

12 12 Løvlia Boligsameie NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Refundert feilbetaling fra Løvenskiold Handel Refusjon fra Conecto AS 750 Flyttegebyr 6250 Fakturert forsikring Inntektsført gammel uidentifisert gjeld 3494 SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn Påløpte feriepenger -714 Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt under 0,75 årsverk i selskapet gjennom året. Selskapet er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 6 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand OBOS Prosjekt AS Ambita AS -594 Aconte Økonomi Andre konsulenthonorarer SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD OBOS Prosjekt AS Erstatningsansvar fuktskader Steinbakken Entreprenør AS SUM STØRRE BYGNINGSMESSIGE VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold utvendig anlegg -334 Erstatning v/vannskader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD

13 13 Løvlia Boligsameie NOTE: 8 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Container Driftsmateriell Snørydding/gressklipping Trykksaker -127 Andre kontorkostnader Porto Vedlikehold biler/maskiner osv Bank- og kortgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 9 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 66 Renter av sparekonto i OBOS-banken 1589 Renter bank 4521 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 1274 Utbytte fra Gjensidige Andre renteinntekter 183 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 10 FINANSKOSTNADER DNB, renter lån Låneomkostninger -70 Renter på leverandørgjeld -64 SUM FINANSKOSTNADER NOTE: 11 RESTANSER FELLESKOSTNADER Restanser felleskostnader Tap på krav SUM RESTANSER FELLESKOSTNADER NOTE: 12 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2016) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2016, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2016.

14 . 14 Løvlia Boligsameie NOTE: 13 UDEKKET TAP (NEGATIV EGENKAPITAL) Udekket tap betyr at egenkapitalen i sameiet er negativ. Sameiet har gjennomført rehabiliterings- og vedlikeholdsprosjekter som innebærer at sameiet fra stiftelsen frem til i regnskapsåret har hatt høyere kostnader enn inntekter. Den manglende likviditeten som dette medfører, er blitt finansiert ved låneopptak. I eierseksjonssameier føres ikke verdien av bygget (boligene) i balansen. Årsaken er at den enkelte sameier, og ikke selve sameiet, står som eier av boligene. Dette medfører at all rehabilitering, også den delen som anses som påkostning, kostnadsføres fortløpende i den perioden arbeidene utføres. Eventuelle verdiøkninger som følge av tiltakene tilfaller den enkelte sameier uten at det føres i sameiets balanse. I situasjoner hvor slike tiltak finansieres gjennom felles låneopptak i sameiet, vil låneopptaket fremkomme som gjeld i balansen og nedbetales gjennom fremtidige felleskostnader. NOTE: 14 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN DNB Lånet er et serielån med flytende rente. Rentesatsen pr var 5,00 %. Løpetiden er 10 år. Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN NOTE: 15 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Gammel gjeld til Svindal's Taksikring AS Påløpte kostnader SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

15 15 Løvlia Boligsameie Innkomne forslag Fra Trude og Terje Olsen i nr 26 AVFALLSBRØNNER ROAF og Rælingen Kommune stiller seg veldig positive til at sameiet går fra tradisjonelle beholdere til nedgravde avfallsbrønner og sameiet kan søke om tilskudd på kr til hver av brønnene fra ROAF. Fordelene med avfallsbrønner delvis nedgravd som heter Molok system er Estetiske pene uteområder I tillegg får vi også en glass-/metallcontainer av ROAF til å ha i sameiet. ROAF har vært på befaring og ønsker at vi setter opp avfallsbrønnene to steder i sameiet og det er ved innkjøringen til gjesteparkeringen og ved der Steinbakken har sin brakke og container i dag. Har innhentet tilbud fra to inkl. mva. Pristilbud fra Steinbakken Entreprenør AS kr inkluderer brønnene. Pristilbud fra Strømberg Plast på brønner kr (Molok Domino kr ) Pristilbud fra Havig & Ellingsen Entreprenør for graving kr I vårt sameie er det forskjellig prissetting på renovasjonsavgifter. De som betaler minst betaler i dag ca kr og priser oppgitt av kommunen i dag vil alle i sameie betale denne summen. I tillegg får vi økt kapasitet og det vil estetisk mye bedre da vi slipper søppel fra fulle containere som flyter rundt i sameiet fra overfylte beholdere. Det vil være mindre lukt med et slikt system og vi får muligheter til å kaste glass og metall i egen brønn i sameiet. Vi vil få frigjort fellesarealer som kanskje kan benyttes til parkering istedenfor. Fra Olav Joten i nr.36 Seksjonering Prøver igjen å komme med forslag å seksjonere opp Sameiet. Å formulere et konkret forslag kan jeg ikke gjøre da jeg ikke sitter inne med juridisk kunnskap om muligheten for å gjøre det. Ringte en gang Huseiernes Landsforbund,men de svarte ikke noe konkret på det, så lenge jeg personlig ikke var medlem,men at en som da sitter i styret måtte ta kontakt. Det at vi bor i et Sameie og har et felles ansvar for fellesområder,skjønner jeg også,men at alle skal være med å børe den økonomiske byrden for at noen ikke gidder å ta vare på noe som helst utenfor inngangsdøra,det skjønner jeg ikke. Har nå bodd her siden febr.1990,og har til dags dato ikke fått dekket så mye som 5 øre til noe som helst fra det som er innbetalt som fellesutgifter. Har bestandig fått høre den sjargongen at dere eier jo huset selv! Så da har jeg jo spurt hvem som eier og har ansvar for de andre enheter med grasjer! Er det slik at Sameiet eier og har ansvar for vedlikeholdet den perioden beboere bor her,så er det vel Sameiet som burde sitte igjen med fortjenesten ved salg også da!?

16 16 Løvlia Boligsameie Orientering om sameiets drift Styrets arbeid Se beretning over. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Større vedlikehold og rehabilitering Piperehabilitering

17 17 Løvlia Boligsameie Registreringsblankett ved ekstraordinært sameiermøte i Løvlia Boligsameie (rælingen) Fyll ut med blokkbokstaver og lever blanketten ved inngangen til møtelokalet. Eierens navn: Eierens adresse: Leilighetsnummer: I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Dersom du benytter deg av fullmaktsretten, må både ovenstående registreringsdel og nedenstående fullmakt fylles ut: Eier av gir herved fullmakt til : FULLMAKT Fullmektigens navn : å møte i ekstraordinært sameiermøte i Løvlia Boligsameie (rælingen).. Eiers signatur (Dato)