Til seksjonseierne i Sameiet Kolbotnveien 42-44

Transkript

1 1 Sameiet Kolbotnveien Til seksjonseierne i Sameiet Kolbotnveien Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Sameiet Kolbotnveien det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Sameiet Kolbotnveien Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Sameiet Kolbotnveien avholdes 26.mars 2015 kl i Kolben. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av dagsorden C) Godkjenning av de stemmeberettigede D) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne E) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år B) Valg av 1 varamedlem for 2 år C) Valg av valgkomité Kolbotn Styret i Sameiet Kolbotnveien Halvor Eikeland/s/ Rune Antonsen/s/ Per Finsveen/s/ Johnny Melnæs/s/

3 3 Sameiet Kolbotnveien ÅRSBERETNING FOR 2014 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Halvor Eikeland Kolbotnveien 42 Styremedlem Rune Antonsen Kolbotnveien 42 Styremedlem Per Finsveen Kolbotnveien 44 Styremedlem Johnny Melnæs Kolbotnveien 42 Varamedlem Kristin Eriksen Kolbotnveien 42 Varamedlem Astrid Aarø Kalsnes Kolbotnveien 42 Valgkomiteen Synnøve Kronlund Kolbotnveien 44 Richard Rørmark Kolbotnveien 42 Styrets medlemmer består i dag av 4 menn og ingen kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Sameiet Kolbotnveien Sameiet består av 42 seksjoner. Sameiet Kolbotnveien er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i Oppegård kommune med følgende adresse: Kolbotnveien 42 og 44 Gårds- og bruksnummer : Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet Kolbotnveien har ingen ansatte.

4 4 Sameiet Kolbotnveien Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er Alpha Revisjon AS. Styrets arbeid [Her må FK og styret vurdere om vesentlig forhold må angis til info for årsmøte eller legge dette bak i info om drift ] KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2014 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2014 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2014 var til sammen kr ,-. Dette er kr ,- lavere enn budsjettert og skyldes i hovedsak tilbakebetaling av a- konto til beboerne etter energiavregningen for Kostnader Driftskostnadene i 2014 var til sammen kr ,-. Dette er kr ,- høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak etterfakturering kabeltv og høyere utgifter til drift og vedlikehold enn budsjettert. Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr ,- og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapital er tilgjengelige midler og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr er kr ,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

5 5 Sameiet Kolbotnveien KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2015 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr ,- til løpende vedlikehold. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med omtrent samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2015 er budsjettert økt med kr 3542,-. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 6,6 %, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Sameiet Kolbotnveien Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,35 % Sparekonto 2,40 % Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på å øke felleskostnadene til kr 28,- per kvm. for året Dette gir en økning av felleskostnadene til kr 30,-per kvm fra For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Kolbotn Styret i Sameiet Kolbotnveien Halvor Eikeland/s/ Rune Antonsen/s/ Per Finsveen/s/ Johnny Melnæs/s/

6 6 Sameiet Kolbotnveien Til årsmøtet i Sameiet Kolbotnveien REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Sameiet Kolbotnveien som viser et underskudd på kr Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2014, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styrets ansvar for årsregnskapet Styret er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for sameiets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av sameiets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Sameiet Kolbotnveien per 31. desember 2014 og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge.

7 7 Sameiet Kolbotnveien Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet og forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av sameiets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Oslo, 10. mars 2015 Alpha Revisjon AS Roger Skogly (sign.) registrert revisor

8 8 Sameiet Kolbotnveien SAMEIET KOLBOTNVEIEN RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Fra opptjent egenkapital

9 9 Sameiet Kolbotnveien SAMEIET KOLBOTNVEIEN BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Energi som avregnes Driftskonto i OBOS-banken Sparekonto i OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 KOLBOTN, , STYRET FOR SAMEIET KOLBOTNVEIEN HALVOR EIKELAND/s/ RUNE ANTONSEN/s/ PER FINSVEEN/s/ JOHNNY MELNÆS/s/

10 Sameiet Kolbotnveien NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader Ompostering Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret.

11 11 Sameiet Kolbotnveien NOTE: 4 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2013/2014, og er på kr I tillegg har styret fått dekket bespisning og juleavsluttning for kr 7 048, jf. note 9. NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 6 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 8 ENERGI/FYRING Elektrisk energi Fjernvarme SUM ENERGI / FYRING NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Driftsmateriell Lyspærer og sikringer -480 Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Andre fremmede tjenester -588 Kontor- og datarekvisita -580 Kopieringsmateriell -476 Trykksaker -890 Møter, kurs, oppdateringer mv Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader Porto Gaver -521

12 12 Sameiet Kolbotnveien Bank- og kortgebyr Velferdskostnader -496 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 624 Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter av for sent innbetalte felleskostnader 70 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 11 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2015) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER NOTE: 12 ENERGI SOM AVREGNES Fjernvarme Innbetalt a konto Administrasjonsgebyr SUM ENERGI SOM AVREGNES NOTE: 13 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Purregebyr -186 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -186

13 13 Sameiet Kolbotnveien Styrets forslag til saker på årsmøtet: 1. Installasjon av automatiske døråpnere fra garasjen til oppganger. Kostnader for dette er samlet ca. kr. 200,000,00. Dette er ikke medtatt I budsjettet for Styret ber om fullmakt til å fortsette arbeidet med å utrede en mulig sammenslåing av sameiene ,42-44 og 46 til ett sameie. 3. Innglassing av svalganger. 4. Innglassing av balkonger.

14 14 Sameiet Kolbotnveien 42-44

15 15 Sameiet Kolbotnveien Orientering om sameiets drift Møter Styret har avholdt 9 styremøter i perioden. I tillegg har styreleder hatt møter med styrelederne i sameiene Kolbotnveien36-40 og 46 for å diskutere en mulig fremtidig sammenslåing av sameiene. Styreleder har også deltatt i et møte med Oppegård Kommune sammen med de øvrige sameiene i forbindelse med utbygging av sykehjemtomta. Utbygger Kolbotn Vest AS Styreleder har deltatt på befaring i forbindelse med lekkasjer på terrasser i nr. 42. Kabel TV. Styret har fremforhandlet ny kontrakt med Canal Digital. På grunn av at foreliggende skriftlig kontrakt hadde en annen pris enn den vi er belastet for har styret fått tilbake ca, kr ,00 dvs 2 måneder avgiftsfri i Prisen skulle vært kr. 350,00 og ikke kr. 299,00 pr. mnd. som står i den opprinnelige kontrakten. Derfor økes avgiften til kr. 350,00 fra Vi vil også få nye dekoderbokser av nyeste type. Avtalen er undertegnet for 36 måneder. Forvaltning, drift og vedlikehold. Styret har i løpet av det siste året gått gjennom våre avtaler samt arbeidet med å få koordinert kostnadene til riktig regnskapsår. Her har det vært etterslep i betalinger som har slåt ugunstig ut i regnskapet for Dette er nå rettet opp slik at budsjett og regnskap for 2015 bør stemme overens. Styret har også skrevet ny avtale med Techem energiservice/avregning. Innglassing av svalganger. Styret har innhentet kostnader for innglassing av svalganger i 42. Er det enighet om dette kan styret kontaktes. Her må alle beboere på hver svalgang være enige. Kostnadene må dekkes av beboerne. Styret innhenter nødvendige tillatelser. Innglassing av balkonger. Styret har fått henvendelser fra beboere om innglassing av balkonger. Styret vil undersøke mulighetene og komme med en uttalelse på årsmøtet. Automatiske døråpnere fra garasjeanlegg. Styret har innhentet priser på automatiske døråpnere fra garasjen og inn i oppgangene. Prisen vil bli samlet ca. kr Styret har ikke funnet plass i budsjettet for denne investeringen. men vil spørre årsmøtet om vi skal ta av reservene for å få dette til. Saken tas opp som egen sak på årsmøtet. Sammenslåing av sameiene , og 46 Styrene i ovennevnte sameier har hatt samtaler om en sammenslåing av de tre sameiene til ett sameie. Vi ønsker å gå vidre med disse samtalene for å analysere fordeler og ulemper og økonomiske gevinster. Sameiene vil til årsmøte I 2016 legge frem en rapport. Hvis den blir godkjent, vil vi foreslå en sammenslåing gjennomført fra Sommerfest. I august arrangerte vi en felles sommerfest for alle beboerne. Sommerfesten ble avholdt på baksiden av nr. 42 med god deltagelse. Til tross for at været var noe usikkert begynte det ikke å regne før festen var over. Styret planlegger ny sommerfest 19. august 2015.