Til seksjonseierne i Ekerud Boligsameie

Transkript

1 1 Ekerud Boligsameie Til seksjonseierne i Ekerud Boligsameie Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Ekerud Boligsameie det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Ekerud Boligsameie Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Ekerud Boligsameie avholdes mandag 16. mars 2015 kl. 18:00 på Benterud skole. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Fjerning av svartsopp på husene B) Felles bestilling av rensing av ventilasjonsanlegg C) Oppretting av skjev utetrapp D) Fartsdumper i Ekerudveien E) Maling av husene 2016 F) Rekruttering til styret Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 1 styremedlem for 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomité E) Valg av andre utvalg/komiteer Oslo Styret i Ekerud Boligsameie Annie Elisabeth Gudmundsen /s/ Kurt Evensen /s/ Bent Glad Oppi /s/ Finn Venneraasen /s/

3 3 Ekerud Boligsameie ÅRSBERETNING FOR 2014 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Annie Elisabeth Gudmundsen Ekerudveien Styremedlem Kurt Evensen Ekerudveien Styremedlem Bent Glad Oppi Ekerudkroken Styremedlem Finn Venneraasen Ekerudveien Varamedlem Anne Berit Johnsen Ekerudveien Varamedlem Trine Løw Ekerudkroken Valgkomiteen Velforeningen Christian Aandewiel og Yngve Skåttun Anne Berit Johnsen og Annie Elisabeth Gudmundsen Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Ekerud Boligsameie Sameiet består av 60 seksjoner. Ekerud Boligsameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i Lørenskog kommune med følgende adresse: Ekerudveien 2-36 Ekerudkroken 1-32 Gårds- og bruksnummer : Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Ekerud Boligsameie har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.

4 4 Ekerud Boligsameie Styrets arbeid Styremøter Det er avholdt 5 styremøter i perioden. Varamedlemmene har vært innkalt til 3 av møtene. Saker til behandling Det har ikke vært noen store saker for styret å jobbe med i 2014, men mange mindre. Vi har hatt en reklamasjonssak på avfallsanlegget som tok lang tid og krevde mye oppfølging mot Steinbakken før forholdet ble utbedret i november. Sameiet har hatt en sak mot Lørenskog kommune siden vanntrykket inn til boligene har vært for høyt. Saken ble løst ved at det våren 2014 ble satt ned en kum for å redusere vanntrykket ved Ekerudveien 20. Lørenskog kommune tok alle kostnader ved utbedringen. Styret meldte også en sak til kommunen om utbedring av Bjørndalsveien. Her har det vært mange purringer før veien ble asfaltert i desember Det er krevende å holde fellesområdene ved like. Styret har derfor inngått avtale med Hagen Hageservice om luking og vedlikehold av den store skråningen mellom grå og hvit rekke. Dette har gjort at arbeidet som må tas på dugnadene blir litt enklere. Sommeren 2014 ble det gjennomført en felles befaring med Ekerudlia Vel av hekken ovenfor grå og hvit rekke for å komme til enighet om hvordan denne skal vedlikeholdes. Hagen fikk oppgaven med å klippe hekken og gjorde en god jobb med dette. Styret har tatt i bruk Styrerommet hos OBOS for arkivering og distribusjon av dokumenter. I 2015 må arbeidet for å få oppdatert hjemmesiden prioriteres. Dugnader Det er gjennomført 2 dugnader i Ved vårdugnaden var det godt oppmøte, mens det var svært lavt oppmøte ved høstdugnaden. Da var det innkjøpt bark som skulle fordeles ut i den store skråningen. På grunn av det dårlige oppmøtet var det ikke mulig å fullføre dette arbeidet, og resten må tas under vårdugnaden i Vedlikehold Det har ikke vært noen store vedlikeholdsposter i år, men husene bør males i Se egen sak om dette. En av garasjene i gul rekke i Ekerudveien har hatt vannlekkasje fra terrassen ovenfor. Lekkasjen ble tettet av Nortekk. Dette ble ikke dekket av vår felles forsikring, kostnaden ble derfor dekket av sameiet. Kai Martinsen har tilbudt å ta på seg mindre vedlikeholdsoppdrag og styret har benyttet seg av hans tjenester for enkelte småjobber. Julegrantenning Styret har også i 2014 fortsatt tradisjonen med et felles arrangement i forbindelse med tenning av juletreet i sameiet. Selv om oppmøtet ikke var så stort, er det kommet positive tilbakemeldinger på arrangementet og det foreslås derfor å gjenta dette også i 2015.

5 5 Ekerud Boligsameie Trafikk De fleste av henvendelsene til styret er om parkering og trafikk. Det bør vurderes om det skal nedsettes et eget trafikkutvalg som får i mandat å komme med forslag til tiltak, se egen sak om dette. HMS I etterkant av HMS-runder er det skiftet ut trinn på sklien på den store lekeplassen. Det er satt ut et nytt utebord på den lille lekeplassen, kostnadene for dette ble dekket av Huseielaget. Det er skiftet ut enkelte ødelagte takstein. KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2014 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2014 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2014 var til sammen kr ,-. Andre inntekter består i sin helhet av tilskudd til nytt avfallsanlegg. Kostnader Driftskostnadene i 2014 var til sammen kr ,-. Dette er kr ,- lavere enn budsjettert og skyldes i hovedsak feilbudsjettering på snørydding. Resultat Årets resultat på kr ,- fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital.til fradrag fra resultatet kommer avdrag på lån, kr ,-. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapital er tilgjengelige midler og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr er kr ,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2015 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Forsikring Forsikringspremien for 2015 har økt med kr ,-. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 6,6 %, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Ekerud Boligsameie.

6 6 Ekerud Boligsameie Lån Ekerud Boligsameie har lån i OBOS-banken. Lånet er annuitetslån med flytende rente og siste avdrag blir betalt i april For opplysninger om opprinnelig lånebeløp og restsaldo henvises til note i regnskapet. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,35 % Sparekonto 2,40 % Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo Styret i Ekerud Boligsameie Annie Elisabeth Gudmundsen /s/ Kurt Evensen /s/ Bent Glad Oppi /s/ Finn Venneraasen /s/

7

8

9 9 Ekerud Boligsameie EKERUD BOLIGSAMEIE RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

10 10 Ekerud Boligsameie BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS-banken Sparekonto i OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Gjeldsbrevlån SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Påløpte renter Påløpte avdrag 0 23 Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, , STYRET FOR EKERUD BOLIGSAMEIE ANNIE ELISABETH GUDMUNDSEN /s/ KURT EVENSEN /s/ BENT GLAD OPPI /s/ FINN VENNERAASEN /s/

11 Ekerud Boligsameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Nedbetaling nytt avfallsanlegg Kontingent Ekerud Vel Felleskostnader TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Tilskudd fra ROAF til avfallsanlegget (som ble kostnadsført i 2013) SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er

12 12 Ekerud Boligsameie derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2013/2014, og er på kr NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Skui Snekkerservice AS, befaring vannskade OBOS Eiendomsforvaltning AS, tilleggstjenester SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold fellesanlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Driftsmateriell -545 Vaktmestertjenester Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita -479 Trykksaker -980 Andre kontorkostnader -500 Porto Bankgebyr Velferdskostnader -730 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER

13 13 Ekerud Boligsameie NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 646 Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter av for sent innbetalte felleskostnader 221 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 12 FINANSKOSTNADER OBOS-banken, renter lån OBOS-banken, termingebyr lån -600 SUM FINANSKOSTNADER NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Forskuddsbetalt forsikringspremie 2015 (blir kostnadsført i 2015) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2015, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i NOTE: 14 GJELDSBREVLÅN OBOS Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Rentesatsen pr var 5,30%. Løpetiden er 8 år. Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM GJELDSBREVLÅN

14 14 Ekerud Boligsameie Innkomne forslag til årsmøtet Hei, Jeg ønsker følgende forslag behandlet på sameiermøte: A) Fjerning av svartsopp på husvegg og gelender. a. Leie ett firma/entreprenørselskap som går gjennom boligen utvendig, og ser om det holder med bare utvendig vask, eller om det også må males. B) Rensing av ventilasjonsanlegget. a. Anlegget er 10 år gammelt, og det er vel på tide å få det renset (om det ikke allerede er gjort før). Istedenfor at en og en bestiller, hva om alle går sammen og således kanskje får en god pris på rensingen? C) Retting av skjevhet i trappen inn mot huset. Med vennlig hilsen Samina Malmquist Ekerudveien 22 Ang. A) Fjerning av svartsopp Styrets forslag til vedtak: Vask av husene vurderes i forbindelse med maling, se sak D) Ang. B) Felles bestilling av rensing av ventilasjonsanlegg Styrets forslag til vedtak: Det foreligger vedlikeholdsrutiner for ventilasjonsanlegget. Det er ikke behov for et felles bestilling i år. Ang. C) Oppretting skjev utetrapp Styrets forslag til vedtak: Dette bør håndteres av beboerne i Ekerudveien 22 D) Fartsdumper i Ekerudveien Hei, Jeg ønsker at det igjen blir tatt opp dette med alt for høy fart på biltrafikk i Ekerudveien. Det er ikke bare besøkende som kjører for fort, også beboere gjør det. Det bør iverksettes tiltak, som for eksempel fartsdumper! Mvh Anne M. (Ekerudveien 20) Styrets forslag til vedtak: Styret får i oppdrag å utrede og iverksette tiltak.

15 15 Ekerud Boligsameie Saker fra styret: D) Maling av husene i 2016 Det er behov for å male husene i Omfanget må vurderes og det må innhentes priser. Beslutning om igangsettelse og finansiering tas på sameiermøte Forslag til vedtak: Styret får fullmakt til å utrede omfang og innhente tilbud for malearbeidet. E) Rekruttering til styret Det er svært vanskelig å få noen til å stille som representanter til styret. Styret ønsker derfor en diskusjon om alternative måter å rekruttere representanter. Alternativ 1 Styreledervervet og medlemmer (vara) går på rundgang mellom hvit, gul og grå rekke etter en etablert rutine. Alternativ 2 Det inngås en avtale om kjøp av eksterne tjenester. Alternativ 1 er absolutt å foretrekke. Når man har valgt å bosette seg i et sameie, er det viktig at man også bidrar til fellesskapet. Det bør være svært gode grunner for at man skal kunne fritas for verv i styret. Frivillighet er å foretrekke, men dersom det ikke er mulig, må det vurderes andre alternativer. Styret ønsker å få tilbakemelding fra sameiermøtet på hvilke alternativer som kan være aktuelle for å sikre en god rekruttering til styreverv. Forslag til vedtak: Det nedsettes en gruppe med 1 representant fra hver rekke som skal utarbeide retningslinjer for rekruttering av styrets medlemmer. Gruppen får frist til 15. september 2015 slik at dette kan styrebehandles og innarbeides som sak til sameiermøtet 2016 der endelig vedtak kan gjøres.

16 16 Ekerud Boligsameie Orientering om sameiets drift Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Nøkler/skilt Postkasseskilt skal kjøpes av hver enkelt beboer. Skiltet skal være hvitt med sort tekst. Selvklebende skilt kan bestilles på Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggs innretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Kabel-TV Get er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester.

17 17 Ekerud Boligsameie OBOS har fremforhandlet en kollektiv avtale med Get som gir deg som beboer rabatt på digital-tv, telefoni og bredbåndstjenester. Spørsmål knyttet til dette rettes til Gets kundetjeneste på telefon 02123, eller deres hjemmeside Telefoni og bredbånd OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon se Større vedlikehold og rehabilitering 2007 Husene ble beiset våre Lagt blekk på alle isbord og installert løvsamlere i nedløpsrør 2013 Nytt avfallssystem