Til seksjonseierne i Sameiet Sagaveien 13

Transkript

1 Til seksjonseierne i Sameiet Sagaveien 13 Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Sameiet Sagaveien 13 det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Sameiet Sagaveien 13 Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Sameiet Sagaveien 13 avholdes mandag 18. april 2016 kl i lokaler til Vindfangeren. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Innglassing av terrasse mot nord Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 1 varamedlem for 1 år D) Valg av valgkomité Drøbak, Styret i Sameiet Sagaveien 13 Erik Burud /s/ Svein Erik Bakken /s/ Malgorzata Hanna Kossowska /s/ Christian Winther-Larsen /s/

3 3 Sameiet Sagaveien 13 ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Erik Burud Sagaveien 13 C Styremedlem Svein Erik Bakken Sagaveien 13 D Styremedlem Malgorzata Hanna Kossowska Sagaveien 13 E Styremedlem Christian Winther-Larsen Sagaveien 13 A Varamedlem Anne-May Mortensen Johansen Sagaveien 13 F Valgkomiteen Mette Iren Frydenlund Sagaveien 13 B Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Sameiet Sagaveien 13 Sameiet består av 47 seksjoner. Sameiet Sagaveien 13 er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i Frogn kommune med følgende adresse: Sagaveien 13 A - F Gårds- og bruksnummer: Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet Sagaveien 13 har igen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. Styrets arbeid Styret har avholdt 10 styremøter pluss diverse telefonsamtaler og e-post korrespondanse. Sameiet har som tidligere mange utfordringer både når det gjelder det bygningsmessige og når det gjelder den enkeltes ønsker og problemer. Styrets medlemmer har brukt mye tid, også på dagtid, til telefoner og lignende for å kunne gjennomføre sine arbeidsoppgaver. Styret har arbeidet ut fra et ønske om å gjøre sitt beste både for den

4 4 Sameiet Sagaveien 13 enkelte, og for fellesskapet. Man klarer ikke å tilfredsstille alle, men det overordnede målet er at Sagaveien 13 skal være et godt sted å bo. Det er i 2015 også avholdt et ekstraordinært sameiermøte. Hensikten med dette møtet var å få sameiets tilslutning til å hjelpe til å finansiere Garasjedrift sitt kjøp av seksjon 38 for etablering av flere innendørs parkeringsplasser. Sameiet ga sin tilslutning til at styret kunne kjøpe inntil to garasjeplasser til en pris av inntil kr ,- pr stk. under forutsetning at disse skulle avhendes så snart dette lot seg gjøre. Dette endte til slutt med at sameiet kjøpte en garasjeplass for kr ,-. Garasjedrift har forpliktet seg til å kjøpe denne tilbake til samme pris innen 1. juni Vi har også denne perioden hatt flere vannlekkasjer. Dette er forsikringssaker. Sannsynlig årsak til at vi har forholdsvis mange vannrelaterte forsikringssaker er dårlig kvalitet på rørleggerarbeidene ved etablering av leilighetene. I tråd med tradisjonene er det også i 2015 avholdt to dugnader. Vi må si oss godt fornøyd med innsats og utført arbeide på disse dugnadene. Ved forrige ordinære årsmøte påtok styret seg oppgaven å utrede videre utskifting av rekkverk på terrasser. Dette arbeidet er ikke ferdigstilt da vi støtte på problemer med for lange spenn i forhold til hva som tillates i gjeldende regelverk. Styret foreslår at det settes ned en arbeidsgruppe med en representant fra styret for å se videre på dette. Av tiltak i vår sommer ser styret for seg rehabilitering av fasade og mur ved garasjeport, samt ferdigstilling av granitt-mur på parkeringsplass som ble påbegynt i fjor. I samband med dette ønsker vi også oppmerking av parkeringsplasser. Utendørs belysning vil også være et tema for det kommende styret. For å informere har styret benyttet seg av nyhetsbrev distribuert i postkassene, samt sameiets hjemmeside på internett: Styret ser, og er innforstått med, at hjemmesiden med fordel kunne vært benyttet mer. Styret tar selvkritikk på dette. E-postadresse til styret er: sagaveien13@gmailcom For styret 2015/2016 Erik Burud Styreleder KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Sameiet har negativ egenkapital i balansen (udekket tap). Dette er nærmere omtalt i årsregnskapet under noten for udekket tap.

5 5 Sameiet Sagaveien 13 Inntekter De innkrevde felleskostnadene i 2015 var til sammen kr ,-, noe som var i henhold til budsjett. Andre inntekter består i hovedsak av inntektsføring av gamle tilgodebeløp. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr ,-. Dette er kr ,- lavere enn budsjettert og skyldes i hovedsak at midler avsatt til drift og vedlikehold av bygninger ble ikke benyttet. Det er også andre forhold som har påvirket resultatet. Avvik knyttet til andre driftskostnader skyldes innkjøp av gresstrimmer, hagespader og trillebår, samt at kostnader til renhold ble noe over budsjettert. Pris og forbruk av elektrisk energi var lavere enn antatt i budsjett. Midler avsatt til konsulent- og forvaltningstjenester ble ikke fullt ut benyttet. Resultat Årets resultat på kr ,- fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr var kr ,-. Sameiets arbeidskapital vurderes som god. Skulle det bli behov for større vedlikeholds- eller rehabiliteringsprosjekter, kan det imidlertid bli aktuelt med lånefinansiering. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2016 har økt med kr ,-. Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 3,3 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Sameiet Sagaveien 13. Lån Sameiet Sagaveien 13 har annuitetslån i Nordea. Lånet har 69 gjenværende månedlige terminer med p.t 4,5 % flytende rente p.a. For opplysninger om opprinnelig lånebeløp og restsaldo henvises til note i regnskapet.

6 6 Sameiet Sagaveien 13 Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,90 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Drøbak, Styret i Sameiet Sagaveien 13 Erik Burud /s/ Svein Erik Bakken /s/ Malgorzata Hanna Kossowska /s/ Christian Winther-Larsen /s/

7

8

9 9 Sameiet Sagaveien SAMEIET SAGAVEIEN 13 RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Kostnader sameie Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Reduksjon udekket tap

10 10 Sameiet Sagaveien 13 BALANSE EIENDELER ANLEGGSMIDLER Note Lokaler Andel egenkapital i fellesanlegg SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer 0 64 Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Udekket tap SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Skyldig til offentlige myndigheter Påløpte renter Påløpte avdrag Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar Drøbak, , STYRET I SAMEIET SAGAVEIEN 13 Erik Burud /s/ Malgorzata Hanna Kossowska /s/ Christian Winther-larsen /s/ Svein E. Bakken /s/

11 Sameiet Sagaveien 13 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader Næringslokaler Vedlikeholdsfond SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Korrigeringer på reskontro 5 Salg av nøkler 864 Purregebyr SUM ANDRE INNTEKTER 2 321

12 12 Sameiet Sagaveien 13 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Lønn rengjøringshjelp Påløpte feriepenger -319 Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt under 0,75 årsverk i selskapet gjennom året. Selskapet er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr I tillegg har styret fått dekket julebord for kr , jf. note 10. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold fellesanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold garasjeanlegg Egenandel forsikring Kostnader dugnader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Feieavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER

13 13 Sameiet Sagaveien 13 NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Verktøy og redskaper Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Renhold ved firmaer Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Trykksaker Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader Porto Bilgodtgjørelse -164 Reisekostnader -41 Gaver Bankgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOSbanken 641 Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter av for sent innbetalte felleskostnader Andre renteinntekter SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 12 FINANSKOSTNADER Renter og omkostninger Nordea Renter på leverandørgjeld -135 SUM FINANSKOSTNADER NOTE: 13 LOKALER Garasjeplass SUM LEILIGHETER

14 . 14 Sameiet Sagaveien 13 NOTE: 14 UDEKKET TAP (NEGATIV EGENKAPITAL) Udekket tap betyr at egenkapitalen i sameiet er negativ. Sameiet har gjennomført rehabiliterings- og vedlikeholdsprosjekter som innebærer at sameiet fra stiftelsen frem til i regnskapsåret har hatt høyere kostnader enn inntekter. Den manglende likviditeten som dette medfører, er blitt finansiert ved låneopptak. I eierseksjonssameier føres ikke verdien av bygget (boligene) i balansen. Årsaken er at den enkelte sameier, og ikke selve sameiet, står som eier av boligene. Dette medfører at all rehabilitering, også den delen som anses som påkostning, kostnadsføres fortløpende i den perioden arbeidene utføres. Eventuelle verdiøkninger som følge av tiltakene tilfaller den enkelte sameier uten at det føres i sameiets balanse. I situasjoner hvor slike tiltak finansieres gjennom felles låneopptak i sameiet, vil låneopptaket fremkomme som gjeld i balansen og nedbetales gjennom fremtidige felleskostnader. NOTE: 15 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN Nordea Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Rentesatsen pr var 4,50 %. Løpetiden er 11 år. Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN NOTE: 16 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Skyldig arbeidsgiveravgift -45 SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER -45 NOTE: 17 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feriepenger -319 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -319

15 15 Sameiet Sagaveien 13 NOTE: 18 GARANTIANSVAR/ANDEL ANLEGGSMIDLER/LANGSIKTIG GJELD I FELLESANLEGG Fordelingsregnskap med egenkapital og solidaransvar Selskapet eier 1/24 deler av Garasjedrift Sagaveien 13 SA Selskapet har solidaransvar for den samlede gjelden og garantiansvaret refererer seg til den samlede gjelden i Garasjedrift Sagaveien 13 SA og utgjør kr Selskapets andel vises som anleggsmidler under posten "andel egenkapital i fellesanlegg". Selskapets andel av driftkostnadene og årsresultatet er inntatt i resultatregnskapet under posten "kostnader sameie". Til orientering er Garasjedrift Sagaveien 13 SA's regnskap for 2015 ikke ferdig, og resultat og evt. egenkapitalendring vil først bli innarbeidet i selskapets regnskap og balanse 2016.

16 16 Sameiet Sagaveien 13 INNKOMNE SAKER SAK A Innglassing av terrasse mot nord Forslagsstiller: Leif Egil Overskott, Sagaveien 13 F Styrets forsalg til vedtak: Styret gis fullmakt til å ta avgjørelse på bakgrunn av tegning/skisse som viser hvordan dette blir seende ut. Eventuelt tiltak skal være reversibelt dersom det ikke skille være forenelig med en eventuell omgjøring av fasade generelt. Eventuelle kommunale søknader besørges av Overskott. Eventuelle avgifter i forbindelse med søkeprosess dekkes av Overskott.

17 17 Sameiet Sagaveien 13 VALGKOMITEEN INNSTILLER FØLGENDE PERSONER: A. Som styreleder for 2 år foreslås: Christian Winther-Larsen Sagaveien 13 A B. Som styremedlemmer for 2 år foreslås: Erik Werner Eriksen Anne-May Mortensen Johansen Sagaveien 13 A Sagaveien 13 F Som styremedlemmer for 1 år foreslås: Malgorzata Hanna Kossowska Sagaveien 13 E Som varamedlemmer for 1 år foreslås: Line Charlotte Myrvold Sagaveien 13 B Som valgkomité for 1 år foreslås: Per Erik Glosli Øystein Johansen Sagaveien 13 A Sagaveien 13 F I valgkomiteen for Sameiet Sagaveien 13 Mette Iren Frydenlund

18 18 Sameiet Sagaveien 13 Orientering om sameiets drift Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. Styret arbeider med rømningsveier for de seksjonene som ikke har rømningsvei. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Kabel-TV Get er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. OBOS har fremforhandlet en avtale med Get som gir deg som beboer rabatt på bredbånd og digital-tv. Spørsmål knyttet til dette rettes til Gets kundetjeneste på telefon 02123, eller deres hjemmeside