Til seksjonseierne i S/E Kirkeveien 57

Transkript

1 Til seksjonseierne i S/E Kirkeveien 57 Velkommen til sameiermøte, tirsdag kl i lokalene til OBOS, Hammersborg Torg 1 - Oslo. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte S/E Kirkeveien 57 det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 S/E Kirkeveien 57 Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i S/E Kirkeveien 57 avholdes tirsdag kl i lokalene til OBOS, Hammersborg Torg 1 - Oslo. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Skifte av revisor fra Flattum & CO til BDO B) Innkjøp av nye dører Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 1 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år Oslo, Styret i S/E Kirkeveien 57 Christian Fredrik Gulbransen/s/ Eva Marie Bakke/s/ Thomas Eckhoff/s/

3 3 S/E Kirkeveien 57 ÅRSBERETNING FOR 2016 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Christian Fredrik Gulbransen Ostadalsveien 4 B Styremedlem Eva Marie Bakke Kirkeveien 57 Styremedlem Thomas Eckhoff Lindebergveien 28 Varamedlem Janne Helene Arnesen Kirkeveien 57 Varamedlem Camilla Clausen Herman Foss' Gate 3 Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om S/E Kirkeveien 57 Sameiet består av 87 seksjoner. S/E Kirkeveien 57 er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i bydel 5 Frogner i Oslo kommune med følgende adresse: Kirkeveien 57 Gårds- og bruksnummer: Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. S/E Kirkeveien 57 har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er Flattum & CO AS.

4 4 S/E Kirkeveien 57 Styrets arbeid Styret har hatt 6 styremøter. Utover alminnelig forvaltning har styret i 2016 arbeidet med å ferdigstille utskifting av vinduene i bakgården. Dette arbeidet er ferdig, bortsett fra for en leilighet hvor vi hverken kommer inn i leiligheten eller kommer i kontakt med eier. Sameiet arrangerte en dugnad søndag 26 juni, hvor nærmere 15 ivrige personer fylte over 2 containere med søppel og skrot fra kjelleren og andre steder, samt malte inngangspartiet og deler av trappeoppgangene. De som var med ble belønnet med en middag på Oriental etterpå. Dette viste seg å være en stor suksess, og vi kommer til å gjenta dette i år også. Styret kommer tilbake til dato ved et senere tidspunkt. Styret har reforhandlet avtalen med GET slik at sameiet sparte ca. kr ,- pr år. Dette ble tilgodesett med at Styret valgte å sette ned felleskostnadene. Vaktmester rapporterer stadig om søppel som blir hensatt både i gangene og i bakgården, og Styret minner om at dette ikke er tillatt og oppfordrer alle til å respektere dette. De som leier ut bes vennligst informere om dette til sine leietakere. Det er kostbart for sameiet å få kjørt bort søppel. Det utredes for tiden en ny løsning for søppelhåndtering i bakgården i samarbeid med naboeiendommene, men dette er ikke ferdigstilt. Sameiet har opprettet en egen hjemmeside: i tillegg til generell informasjon vil det bli opplyst om alt fra dugnad til ris og ros. I forbindelse med at det er varslet forbud mot å bruke fossil olje og parafin til oppvarming fra 2020 arbeider Styret med å få på plass et alternativ til dette. Hafslund tilbyr fjernvarme, men andre alternativer vil også bli utredet. Håpet er at vi i løpet av 2018 blir kvitt oljefyren. Dette er et kostbart prosjekt som vi i utgangspunktet ønsker å dekke inn gjennom løpende drift. Styret har også sett på nytt nøkkelsystem, men besluttet at det foreløpig ikke skal gjøres endring i dagens system. Hovednøkkel bestilles gjennom henvendelse til Styret på kirkeveien57@styrerommet.net. Nøkkelen koster kr. 500,- og faktureres av OBOS. Ny dør til kjelleren er satt inn, med spesiallister / karmer i stål for å unngå innbrudd. Styret har på bakgrunn av ny dør valgt å se an innkjøp av kamerautstyr / overvåkning for å kartlegge om det er innbrudd / hærverk. Når det gjelder prosjektet Kjøp av fellesareal for leil vegg i vegg med bod har Styret besluttet at verdien av bodrommet (ca. 5 m2) - under forutsetning av at det integreres i aktuell naboleilighet og det foretas reseksjonering og tinglysning - kan selges til en kvadratmeterpris på kr ,-. (Pris gjelder for 2017). Kjøper betaler alle kostnader med dette. Det har så langt kun vært 1 interessent, som fremdeles er i "tenkeboksen", og Styret avventer beslutning på dette inntil videre. Økonomien i sameiet er god, og i tillegg til vanlig nedbetaling av lånet besluttet Styret å gjennomføre en ekstraordinær innbetaling på kr Til slutt kan nevnes at alle strømmålere vil bli skiftet ut med nye automatiske strømmålere i løpet av Hafslund vil komme med nærmere informasjon vedr dette.

5 5 S/E Kirkeveien 57 KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2016 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2016 er satt opp under denne forutsetning. Sameiet har negativ egenkapital i balansen (udekket tap). Dette er nærmere omtalt i årsregnskapet under noten for udekket tap. Inntekter Driftsinntekter i 2016 var til sammen kr ,- mot budsjettert ,-. Avviket skyldes tomme leieforhold som knytter seg til parkeringsleie. Andre inntekter består i hovedsak av salg av nøkler. Kostnader Driftskostnadene i 2016 var til sammen kr ,- mot budsjettert ,-. Avviket skyldes i hovedsak avtalt andel erstatning for rotteplager hos Herkules Confektionsfabrikker AS. Resultat Årets resultat på kr ,- fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr var kr For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

6 6 S/E Kirkeveien 57 KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2017 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr ,-. Kommunale avgifter i Oslo kommune Oslo Kommune har ikke budsjettert med endring i de kommunale avgiftene for Vi ønsker likevel å gjøre dere oppmerksomme på Veireno-saken som var i media for litt siden. Grunnet denne saken kan det nok forekomme økninger i de kommunale avgiftene. Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med ,- i energikostnader for Forsikring Forsikringspremien for 2017 har økt med ca. kr ,-. Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 4,2 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i S/E Kirkeveien 57. Lån S/E Kirkeveien 57 har lån i OBOS-banken og lånet har en flytende rente på 3,45%. For opplysninger om opprinnelig lånebeløp og restsaldo henvises til note i regnskapet. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,65 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på en reduksjon av felleskostnadene (kategori Kabel-tv) fra og med For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i S/E Kirkeveien 57 Christian Fredrik Gulbransen/s/ Eva Marie Bakke/s/ Thomas Eckhoff/s/

7

8

9 9 S/E Kirkeveien S/E KIRKEVEIEN 57 RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Reduksjon udekket tap

10 10 S/E Kirkeveien S/E KIRKEVEIEN 57 BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Annen kortsiktig fordring Driftskonto OBOS-banken Innestående i andre banker Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Udekket tap SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån Annen langsiktig gjeld SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Påløpte renter SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo, , Styret i Sameiet Kirkeveien 57 Christian Fredrik Gulbransen/s/ Eva Marie Bakke/s/ Thomas Eckhoff/s/

11 S/E Kirkeveien 57 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Selskapet har egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Utleie lokale Parkering Felleskostnader Felleskostnader Lån VVS Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Parkering SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Salg av nøkler Korrigert felleskostnader 135 SUM ANDRE INNTEKTER 1 859

12 12 S/E Kirkeveien 57 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2015/2016, og er på kr ,-. I tillegg har det blitt dekket servering for kr (omfatter også dugnaden/middagen på Oriental), jf. noten om andre driftskostnader. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 8 438,-. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS Andre konsulenthonorarer SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold fyringsanlegg Drift/vedlikehold vaskerianlegg Egenandel forsikring Kostnader dugnader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Feieavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER

13 13 S/E Kirkeveien 57 NOTE: 10 ENERGI/FYRING Elektrisk energi Olje SUM ENERGI / FYRING NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Skadedyrarbeid/soppkontroll Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Andre fremmede tjenester (Herborvi, HMS-modul) Trykksaker (Innkalling/protokoll Allkopi, kopiering) Møter, kurs, oppdateringer mv. (Høstseminar) -800 Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader (renter) Porto Bankgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 658 Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter av Handelsbanken 3 Renter av for sent innbetalte felleskostnader Kundeutbytte Gjensidige SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 13 FINANSKOSTNADER Renter lån i OBOS-banken Renter lån i OBOS-banken Gebyrer lån i OBOS-banken -600 Gebyrer lån i OBOS-banken -600 SUM FINANSKOSTNADER

14 . 14 S/E Kirkeveien 57 NOTE: 14 UDEKKET TAP (NEGATIV EGENKAPITAL) Udekket tap betyr at egenkapitalen i sameiet er negativ. Sameiet har gjennomført rehabiliterings- og vedlikeholdsprosjekter som innebærer at sameiet fra stiftelsen frem til i regnskapsåret har hatt høyere kostnader enn inntekter. Den manglende likviditeten som dette medfører, er blitt finansiert ved låneopptak. I eierseksjonssameier føres ikke verdien av bygget (boligene) i balansen. Årsaken er at den enkelte sameier, og ikke selve sameiet, står som eier av boligene. Dette medfører at all rehabilitering, også den delen som anses som påkostning, kostnadsføres fortløpende i den perioden arbeidene utføres. Eventuelle verdiøkninger som følge av tiltakene tilfaller den enkelte sameier uten at det føres i sameiets balanse. I situasjoner hvor slike tiltak finansieres gjennom felles låneopptak i sameiet, vil låneopptaket fremkomme som gjeld i balansen og nedbetales gjennom fremtidige felleskostnader. NOTE: 15 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN OBOS-banken Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Rentesatsen pr var 3,45 %. Løpetiden er 3 år. Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år OBOS-banken Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Rentesatsen pr var 3,45 %. Løpetiden er 17 år. Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN NOTE: 16 ANNEN LANGSIKTIG GJELD Depositum parkeringsplasser -300 Depositum leligheter Depositum SUM ANNEN LANGSIKTIG GJELD NOTE: 17 ANNEN KORTSIKTIG FORDRING Purregebyr 134 SUM ANNEN KORTSIKTIG FORDRING 134

15 15 S/E Kirkeveien 57 Innkomne forslag A) Skifte av revisor fra Flattum & CO til BDO B) Innkjøp av nye dører (Forslag fra 407) Hei, Jeg har eid og bodd her siden 2005 og har i lengre tid nå vurdert å kjøpe ny dør, en som er bedre støyisolert enn den som er standard hos de fleste. Tenkte dette kunne være noe som gjaldt flere, da det er ekstrem lytt ut mot gangen og kan til tider være svært sjenerende. I tillegg vil jeg tro at verdien på leilighetene vil øke med tanke på innbruddssikkerhet, i tillegg til komforten ved mindre støy fra gangen og ut fra leilighetene. Det vil også gi gangene et betydelig estetisk løft. Det er da hovedsaklig sikkerhetsdør jeg foreslår vi går for: da disse ofte dekker både innbruddssikkerhet og er godt støyisolerende. Forslag til vedtak: Styret i sameiet undersøker muligheten for en felles/rabattert innkjøpsløsning for sikkerhetsdører fra f.eks. Daloc, som enten kan finansieres via fellesutgiftene eller direkte betaling. Detaljer kan vi diskutere under møtet.

16 16 S/E Kirkeveien 57 Orientering om sameiets drift Styret Styret kan nås på e-post: Vaktmester Sameiet har avtale om vaktmestertjeneste med AS Alt i Vaktmestertjenester som kan kontaktes på døgnbetjent sentralbord Dersom ikke annet er avtalt med styret på forhånd, må den enkelte eier påregne å måtte betale for tjenesten selv. Parkering Sameiet har parkeringsplasser som leies ut etter ventelister. De som ønsker plass kan ta kontakt med styret. Vaskeri Fellesvaskeriet ligger I kjelleren og skal brukes i henhold til gjeldende regler. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebygging skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler i hver etasje, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret.

17 17 S/E Kirkeveien 57 HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Kabel-TV Get er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. OBOS har fremforhandlet en avtale med Get som gir deg som beboer rabatt på bredbånd og digital-tv dersom sameiets har inngått en kollektiv avtale. Spørsmål knyttet til dette rettes til Gets kundetjeneste på telefon 02123, eller deres hjemmeside