Til seksjonseierne i Bogstadveien 35 Sameie

Transkript

1 Til seksjonseierne i Bogstadveien 35 Sameie Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Bogstadveien 35 Sameie det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Bogstadveien 35 Sameie Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Bogstadveien 35 Sameie avholdes torsdag kl i Frelsesarmeen Majorstua, Kirkeveien 62 A. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG Det er ikke innkommet noen forslag 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 3 styremedlemmer for 1 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år Oslo, Styret i Bogstadveien 35 Sameie Per Strutz/s/ Anders Jokerud Børresen/s/ Alexander Blom/s/ Erik Nikolai Staubo/s/

3 3 Bogstadveien 35 Sameie ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Per Strutz Vesteråsveien 7 A Styremedlem Anders Jokerud Børresen Bogstadveien 35 Styremedlem Alexander Blom Bogstadveien 35 Styremedlem Erik Nikolai Staubo Bogstadveien 35 Varamedlem William Magnor Bogstadveien 35 Styrets medlemmer består i dag av 4 menn og ingen kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Bogstadveien 35 Sameie Sameiet består av 57 seksjoner. I tillegg kommer 1 tjenesteleilighet. Bogstadveien 35 Sameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i bydel 5 Frogner i Oslo kommune med følgende adresse: Bogstadveien 35 Gårds- og bruksnummer : Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Bogstadveien 35 Sameie har 1 ansatte. Det har ikke vært rapportert om noen skader eller ulykker i Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.

4 4 Bogstadveien 35 Sameie Styrets arbeid Styret har i styreperioden avholdt 5 styremøter, for uten befaringer og regelmessig kommunikasjon per e-post. Kommunikasjonen med sameierne har vært per telefon, e-post, brev, oppslagstavle og dels nettsiden. Av saker som styret har hatt til behandling skal nevnes: Sameiets budsjett og kontantstrøm har vært fulgt opp jevnlig. Det vises til det som er sagt om regnskap og budsjett. Det har blitt utført arbeid på heisene for å redusere støynivå fra heisene i 10. etasje. Det har også blitt utført mindre reparasjoner vedrørende heisene. Styret anmoder sameierne å vise forsiktighet ved bruk av heisene, særlig i forbindelse med flytting og oppussing. Taket har blitt reparert med blikkenslager og muremester grunnet lekkasje til en leilighet i 10. Etasje. Brann- og Redningsetaten har inspiserte pipen i styreperioden med mindre bemerkninger. Styret vil gjenta sin anmodning om at boder i kjeller og på loft må være ryddige og ikke inneholde brannfarlige materialer. Sameiets bod i kjeller er bortleiet til næringsdrivende. Sameiet administrer vaktmesterpoolen. Det har vært avholdt medarbeidersamtale med sameiets vaktmester og han har fått en lønnsøkning på 2%. Styret er godt fornøyd med vaktmester Teixeiras gode og engasjerte arbeide. Når det gjelder totalrehabilitering av eiendommen har styret fulgt opp den strategien som er fastlagt i tidligere årsmøter, nemlig at det skal bygges opp en egenkapital i sameiet før man tar fatt på en så stor økonomisk oppgave. Den bokførte egenkapitalen i sameiet var per ca.9 mill. Vaktmesterleiligheten som eies av sameiet har leietaker flyttet uten å varsle styret eller forretningsfører. Styret ble ikke informert om dette før leietaker ble meldt savnet av Politiet. Styret er i prosess med å få malt leiligheten og finne ny leietaker. Oslo Kommune Plan og bygningsetaten har varslet om adresseendring for sameiet fra Bogstadveien 35 til Ole Vigs Gate 16. Dette har medført at styret har informert om prosessen til seksjonseiere samt endret skilt ved inngang. Adresseendringen avventer nå behandling av klage før endelig beslutning blir vedtatt. Trappeoppgang i sameiet har blitt malt og belysning i første etasje av bygget har blitt endret for å holde bygget ved like. Det har forekommet noen lekkasjer i bygget som har blitt behandlet via forsikringsselskap, berørte parter og styret. Sameiet administreres av OBOS som forretningsfører. Styret er godt fornøyd med deres tjenester.

5 5 Bogstadveien 35 Sameie Av saker som styret vurderer for behandling til neste periode: Det har oppstått lekkasjer fra parkeringsplass som antas ha sammenheng med bygging av naboeiendom Schultz Gate 1. Styret planlegger å hente inn ekstern konsulent for å vurdere skadene og få de utbedret. Styret vil arbeide for at utbygger dekker kostnader relatert til dette. Styret har innhentet tilbud på utskiftning av dører og det planlegges at alle seksjonseiere skal få tilbud på å skifte dører. Styret jobber med undersøkelse av hovedrør for å evaluere stand på disse. Bakgrunnen for dette er at det har forekommet noen lekkasjer i bygget.

6 6 Bogstadveien 35 Sameie KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr Dette er kr lavere enn budsjettert og skyldes i hovedsak overgang til Administrasjonsavtale fra 1. august, noe som medførte bortfall av innkreving av renter/avdrag for de som innfridde lån. Andre inntekter består i av viderefakturerte vaktmesterkostnader. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr Dette er kr høyere enn budsjettert. Resultat Årets resultat på kr fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr var kr For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

7 7 Bogstadveien 35 Sameie KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr til større vedlikehold som omfatter rør i rørprosjekt og brannsikring. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften er redusert med 2 %, og renovasjonsavgiften øker med 7 %. Feieravgiften forblir uendret. Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2016 er budsjettert økt med 7 % Lån Bogstadveien 35 Sameie har lån i OBOS. Lånet er et annuitetslån med 4,15 % pt og løper til For opplysninger om opprinnelig lånebeløp og restsaldo henvises til note i regnskapet. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,90 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på 2 % økning av leie for bod og utleieleiligheten fra Dette er i samsvar med endring i konsumprisindeksen. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 23/ Styret i Bogstadveien 35 Sameie Per Strutz/s/ Anders Jokerud Børresen/s/ Alexander Blom/s/ Erik Nikolai Staubo/s/

8

9

10 10 Bogstadveien 35 Sameie RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note Kapitalkostnader Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

11 11 Bogstadveien 35 Sameie BALANSE EIENDELER Note ANLEGGSMIDLER Tomt Leiligheter/lokaler Langsiktige fordringer SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Skattetrekk OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL

12 12 Bogstadveien 35 Sameie GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Skyldig til offentlige myndigheter Påløpte renter Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo, , STYRET I BOGSTADVEIEN 35 SAMEIE Per Strutz/s/ Anders Jokerud Børresen/s/ Alexander Blom/s/ Erik Nikolai Staubo/s/

13 Bogstadveien 35 Sameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Ekstra kjellerbod Fremleietillegg utleieleilighet Felleskostnader Felleskostnader næringseksjoner Renter og avdrag SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Automatpenger Viderefakturert vedrørende vaktmesterpool Viderefakturert feieng Bogstadveien 37 AS 934 Korrigeringer på reskontro 71 Solgt varmtvannsbereder SUM ANDRE INNTEKTER

14 14 Bogstadveien 35 Sameie NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn, fast ansatte Påløpte feriepenger Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader Yrkesskadeforsikring Arbeidsklær SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt 1 årsverk i selskapet. Selskapet er pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon, og har etablert pensjonsordning som tilfredsstiller kravene i denne lov. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr I tillegg har styret fått dekket styremiddag for kr 4 000, jf. note 11 NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS Andre konsulenthonorarer SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Egenandel forsikring SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Feieavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER

15 15 Bogstadveien 35 Sameie NOTE: 10 ENERGI/FYRING Elektrisk energi Strøm oljefyr el.bereder -773 Fjernvarme SUM ENERGI / FYRING NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Container Driftsmateriell -630 Lyspærer og sikringer Andre fremmede tjenester Trykksaker Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader -497 Telefon, annet Porto Bankgebyr Avsetning tap på fordringer - hevet leiekontrakt SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 863 Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter av for sent innbetalte felleskostnader Andre renteinntekter SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 13 FINANSKOSTNADER OBOS-banken OBOS-banken -600 SUM FINANSKOSTNADER NOTE: 14 LEILIGHETER Leiligheter SUM LEILIGHETER Tjenesteleilighet hvor innskudd ikke er beregnet: nr. 30. Tomten ble kjøpt i Gnr.215 / bnr.378

16 16 Bogstadveien 35 Sameie NOTE: 15 LANGSIKTIGE FORDRINGER Langsiktige fordringer lån sameiere SUM LANGSIKTIGE FORDRINGER NOTE: 16 RESTANSER FELLESKOSTNADER Restanser på felleskostnader Tap på krav - hevet leiekontrakt SUM RESTANSER FELLESKOSTNADER NOTE: 17 KORTSIKTIGE FORDRINGER Avregning langsiktig fordring lån sameiere Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2016) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2016, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i NOTE: 18 OPPTJENT EGENKAPITAL Selskapet har inngått administrasjonsavtale for sameier, dvs at det gis mulighet for den enkelte sameier å innfri sin andel av sameiets felles lån. Som en følge av dette endrer vi regnskapsprinsippet, idet lånet føres som langsiktig fordring. Opptjent egenkapital pr Lån overført langsiktig fordring Årsresultat SUM OPPTJENT EGENKAPITAL NOTE: 19 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN OBOS Banken Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Rentesatsen pr var 4,15%. Løpetiden er 15 år. Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN NOTE: 20 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Forskuddstrekk Skyldig arbeidsgiveravgift SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER

17 17 Bogstadveien 35 Sameie NOTE: 21 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feriepenger Rest 4 kv avregning vaktmesterpool SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

18 18 Bogstadveien 35 Sameie Orientering om sameiets drift Styret Sameiet har egen hjemmeside: Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester Bogstadveien 35 Sameie har avtale om vaktmestertjeneste med Gilberto Teixeira som kan kontaktes på telefon Dersom ikke annet er avtalt med styret på forhånd, må den enkelte eier påregne å måtte betale for tjenesten selv. Nøkler/skilt Seksjonseier skal bestille nøkler hos OBOS Eiendomsforvaltning v/saksbehandler. Vaskeri Fellesvaskeriet ligger i kjelleren og skal brukes i henhold til gjeldende regler. Poletter fås kjøpt hos Trygve Jarnæss i 4. etasje. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret.

19 19 Bogstadveien 35 Sameie HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Ekstraordinær nedbetaling av fellesgjeld Sameiet har inngått en administrasjonsavtale med forretningsfører for individuell nedbetaling av fellesgjeld. Dette gir seksjonseier adgang til å innbetale sin andel av fellesgjelden. Innbetaling forutsetter at seksjonseier har inngått en egen avtale med sameiet. Ved henvendelse til OBOS Eiendomsforvaltning vil seksjonseier få informasjon om avtalens betingelser og priser. Det gis kun adgang til full innfrielse av andel fellesgjeld. Fjernvarme Bogstadveien 35 Sameie får levert fjernvarme fra Hafslund Fjernvarme AS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.