Til seksjonseierne i Bogstadveien 35 Sameie

Transkript

1 1 Bogstadveien 35 Sameie Til seksjonseierne i Bogstadveien 35 Sameie Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Bogstadveien 35 Sameie Innkalling til ordinært sameiermøte 2014 Ordinært sameiermøte i Bogstadveien 35 Sameie avholdes torsdag 24. april 2014 kl. 18 i SAS Radisson Hotell. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG Ingen innkomne forslag. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 3 styremedlemmer for 1 år C) Valg av 1 varamedlemmer for 1 år Oslo, Styret i Bogstadveien 35 Sameie Per Strutz/s/ Trygve Jarnæss/s/ Reidunn Nerheim/s/ Even Vinge/s/

3 3 Bogstadveien 35 Sameie ÅRSBERETNING FOR 2013 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Styret Leder Per Strutz Vesteråsveien 7 A Styremedlem Trygve Jarnæss Bogstadveien 35 Styremedlem Reidunn Nerheim Bogstadveien 35 Styremedlem Even Vinge Bogstadveien 35 Varamedlem Niklas Forsberg Bogstadveien 35 Styrets medlemmer består i dag av 1 kvinne og 3 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 57 seksjoner.i tillegg kommer 1 tjenesteleilighet. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i bydel 5 Frogner i Oslo kommune. Adresse: Bogstadveien 35 Gårds- og bruksnummer : Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har 1 ansatte. Det har ikke vært rapportert om skader eller ulykker i Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.

4 4 Bogstadveien 35 Sameie Styrets arbeid Styret har i perioden avholdt 5 styremøter, foruten befaringer og regelmessig kommunikasjon per e-post. For å forbedre kommunikasjonen med sameierne er det etablert en egen nettside for Boligsameiet Bogstadveien 35. Styret har behandlet en rekke saker, hvorav skal nevnes følgende: Sameiets budsjett og kontantstrøm har vært fulgt opp jevnlig. Det vises til det som er sagt om regnskap og budsjett. Bogstadveien 35 hadde i 2012 inspeksjon fra Brann- og redningsetaten og fått en rekke pålegg. Dette gjelder bl.a. adkomst for feiing, pålegg i forbindelse med plassering av avfallscontainere, utskifting av branndører, branntetting av gjennomføringer, merking mv. Disse pålegg følges opp. Når det gjelder plassering av avfallscontainere har Ole Vigsgt. protestert til Plan- og Bygningsetaten. Denne saken er under behandling. Styret har også truffet tiltak som ledd i det interne brannkontrollsystem. Det henstilles til beboere om ikke å hensette avfall på eiendommens fellesarealer, da dette er brannfarlig og kan bolkere rømningsveier. Boder i kjeller og på loft må være ryddige og ikke inneholde brannfarlige materialer. Styret har administrert vaktmesterpoolen. Antenne og signalleverandøren er NextGenTel som leverer signalergjennom fiberoptisk kabel. I perioden har det vært problemer med heisene og styret har vurdert alternativer til Euroheis. Dette er under arbeide og det vil bli redegjort nærmere om heisene på sameiemøtet. Loftet inneholder asbestplater. Det har vært avholdt befaring med konsulent. Platene bør males, alternativt utskiftes. Styret har vurdert muligheten av å bygge leiligheter på loftet. Da vil en asbestsanering mest hensiktsmessig kunne gjennomføres i forbindelse med utbyggingen. I denne anledning har det vært gjennomført en brannvurdering som konkluderer med at det kan bli vanskelig å få tillatelse til å bygge leiligheter på loftet. På det nåværende tidspunkt har styret ikke funnet det forsvarlig å nedlegge ytterligere arbeide og omkostninger i utredning av en generell oppgradering av fasaden og balkongene. Man har i 2012 undersøkt finansieringsmuligheter og fått en indikasjon på mulig nivå for ytterligere opplåning (i tillegg til det lån som fortsatt løper som følge av frikjøp av festetomten). Finansieringen vil ikke være tilstrekkelig til å gjennomføre det ønskede rehabiliteringsalternativet som p.t. er anslått til ca 20 mill NOK.

5 5 Bogstadveien 35 Sameie Sameiet bør derfor vurdere om man bør søke å bygge opp en egenkapital før man går i gang med et så vidt omfattende tiltak. Styret inviterer til en diskusjon om dette på sameiemøtet. Det vises hertil til nettsiden. Hoveddøren har hatt et langvarig problem med låsen, som har sviktet i perioder med sterk kulde. Dette problemet er nå forhåpentligvis løst. Det er etablert tilgang til rømningsvei over tak. Dessverre tar uvedkommende seg opp på taket, bl.a. for å røyke. Styret understreker at det er strengt forbudt å ta seg opp på taket og oppholde seg der annet enn i rene nødssituasjoner. Taket er ikke beregnet på opphold og ikke sikret med rekkverk og lignende. Røyking og annen omgang med ild kan antenne den lett brennbare takpappen. Bogstadveien 35 har mottatt nabovarsel fra Bogstadveien 37 som gjelder innredning av loftsleieligheter. Det er likeledes nabovarslet et nybygg i Schultzgt. 1 Vaktmester Teixeira har bistått i forbindelse med en rekke praktiske saker. Styret er meget godt fornøyd med hans

6 6 Bogstadveien 35 Sameie KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2013 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2013 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2013 var til sammen kr Andre inntekter består i hovedsak av fakturering vaktmesterpool. Kostnader Driftskostnadene i 2013 var på kr Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr , mens regnskapet viser kr Avvik i forhold til budsjett for kostnader knyttet til andre driftskostnader skyldes høyere kostnader til containerleie enn budsjettert samt kostnader til opprettelse av hjemmeside. Andre vesentlige forhold som har påvirket årsresultatet er[årsak] Omtal spesielle forhold, årsak, beløp,for eksempel renter,låneopptak med mer.] Resultat Årets resultat på kr foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapital er sameiets tilgjengelige midler, og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Sameiets arbeidskapital pr er kr For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. arbeide."

7 7 Bogstadveien 35 Sameie KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2014 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 3,5 %, mens renovasjonsavgiften øker med 8 % og feieravgiften blir uendret. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Lån Sameiet har lån i OBOS. Lånet har 5,4% rente og løper til For opplysninger om opprinnelig lånebeløp og restsaldo henvises til note i regnskapet. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto: 0,35 % for alle innskudd Sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr ,35 % for innskudd fra kr til kr ,40 % for innskudd over kr Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på 3% økning av felleskostnadene fra I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i Bogstadveien 35 Sameie Per Strutz/s/ Trygve Jarnæss/s/ Reidunn Nerheim/s/ Even Vinge/s/

8

9

10 10 Bogstadveien 35 Sameie BOGSTADVEIEN 35 SAMEIE RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

11 11 Bogstadveien 35 Sameie BALANSE Note EIENDELER ANLEGGSMIDLER Tomt Leiligheter/lokaler SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS-banken/OBOS Sparekonto i OBOS-banken/OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Skyldig til offentlige myndigheter Påløpne renter Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, , STYRET FOR BOGSTADVEIEN 35 SAMEIE PER STRUTZ/s/ TRYGVE JARNÆSS/s/ REIDUNN NERHEIM/s/ EVEN VINGE/s/

12 Bogstadveien 35 Sameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Ekstra kjellerbod Fremleietillegg utleieleilighet Felleskostnader boligseksjoner Felleskostnader næringsseksjoner Renter og avdrag SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Viderefakturert vedr. vaktmesterpool Vaskeriinntekter SUM ANDRE INNTEKTER

13 13 Bogstadveien 35 Sameie NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn, fast ansatte Ordinær lønn, vikarer Påløpne feriepenger Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader Yrkesskadeforsikring Personalforsikring Arbeidsklær -799 SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt 1 årsverk i selskapet. Selskapet er pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon, og har etablert pensjonsordning som tilfredsstiller kravene i denne lov. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2012/2013, og er på kr I tillegg har styret fått dekket bevertning til julebord for kr jf. note 11 NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand OBOS Eiendomsforvaltning AS Andre konsulenthonorarer SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold vaskerianlegg Egenandel forsikring SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD

14 14 Bogstadveien 35 Sameie NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Feieavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ENERGI / FYRING Elektrisk energi Strøm oljefyr el.bereder -324 Fjernvarme SUM ENERGI / FYRING NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Container Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita -910 Trykksaker Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader -697 Telefon, annet Porto Bankgebyr -732 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken/OBOS Renter av sparekonto i OBOS-banken/OBOS Renter av for sent innbetalte felleskostnader Utbytte fra Gjensidige SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 13 FINANSKOSTNADER OBOS-banken - renter lån OBOS-banken -gebyr -600 Andre rentekostnader: Forsinkelsesrenter Oslo kommune -96 SUM FINANSKOSTNADER

15 15 Bogstadveien 35 Sameie NOTE: 14 LEILIGHETER Vaktmesterleilighet, seksjonsnr SUM LEILIGHETER Depositum for leie av leiligheten er innbetalt på sperret konto med kr Tomten ble kjøpt i Gnr.215 / bnr.378 NOTE: 15 KORTSIKTIGE FORDRINGER Skattetrekk overført OBOS Vaktmesterpool: Viderefakturert beløp for 4.kv Tilgode OBOS, er overført selskapet i Andre forskuddsbetalte kostnader (vil bli kostnadsført i 2014) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2014, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i NOTE: 16 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN OBOS Banken Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Renter : 5,40%, løpetid 15 år Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN NOTE: 17 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Forskuddstrekk Skyldig arbeidsgiveravgift SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER NOTE: 18 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feriepenger SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

16 16 Bogstadveien 35 Sameie Orientering om sameiets drift. Styret Sameiet har egen hjemmeside: Vaktmester Sameiet har avtale om vaktmestertjeneste med Gilberto Teixeira som kan kontaktes på telefon Dersom ikke annet er avtalt med styret på forhånd, må seksjonseier påregne og måtte betale for tjenesten selv. Vaskeri Fellesvaskeriet ligger i kjelleren og skal brukes i henhold til gjeldende regler. Polletter fås kjøpt hos Trygve Jarnæss i 4. etasje. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til Gjensidige v/ Dønnum og Kristiansen Assuranse, Rune Kristiansen tlf Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret.

17 17 Bogstadveien 35 Sameie HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet å gjøre. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Telefoni og bredbånd OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon, se Kabel-TV Selskapet har avtale med NexGenTel Avtale om leveranse av elektrisk kraft Selskapet har avtale med Gudbrandsdal Energi om levering av strøm til fellesarealene. Fjernvarme Sameiet får levert fjernvarme fra Hafslund Fjernvarme AS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.