Innkalling til generalforsamling

Transkript

1 1 Solvang Borettslag Innkalling til generalforsamling Ordinær generalforsamling i Solvang Borettslag avholdes onsdag 4. mars 2015 kl på La Perla, Storhamarsenteret. Etter generalforsamlingen vil det bli avholdt infomøte om planlagt rehabilitering i borettslaget. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en andelseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING OG REGNSKAP FOR 2014 A) Årsberetning og regnskap for 2014 B) Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 3. GODTGJØRELSER A) Styret B) Andre godtgjørelser 4. INNKOMNE FORSLAG A) Endring i husordensreglene. B) Valg av revisor Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg på side VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av 1 delegert(e) med vara til OBOS generalforsamling for 1 år Hamar 9. februar 2015 Styret i Solvang Borettslag Tony Frengstad Engh /s/ Stian Ottosen /s/ Lill-Beate H. Brekke /s/ Elisabeth Eggen /s/ Eyvind Oland Moen /s/

2 2 Solvang Borettslag Til andelseierne i Solvang Borettslag Velkommen til generalforsamling. Innkallingen inneholder borettslagets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for borettslaget ved å møte opp på generalforsamlingen. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Solvang Borettslag det kommende året. Hvem kan delta på generalforsamlingen? Alle andelseiere har rett til å være med i generalforsamlingen med forslags-, taleog stemmerett. Det er kun én stemme pr. andel. Andelseierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av andelseierens husstand har rett til å være til stede og til å uttale seg. Styremedlemmer, forretningsfører og leier av bolig i borettslaget har også rett til å være til stede i generalforsamlingen og til å uttale seg. En andelseier kan ta med en rådgiver til generalforsamlingen. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom generalforsamlingen tillater det. En andelseier kan møte ved fullmektig. Ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier, men der flere eier en andel sammen kan de ha samme fullmektig. En fullmakt kan trekkes tilbake når som helst. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

3 3 Solvang Borettslag ÅRSBERETNING FOR 2014 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære generalforsamling har borettslagets tillitsvalgte vært: Styret Leder Tony Frengstad Engh Solvangvegen 18 Nestleder Øyvind Berg Solvangvegen 18 Styremedlem Lill-Beate H. Brekke Solvangvegen 14 Styremedlem Elisabeth Eggen Solvangvegen 14 Styremedlem Eyvind Oland Moen Solvangvegen 16 Varamedlem Trine Kanstad Solvangvegen 12 Varamedlem Stian Ottosen Solvangvegen 12 Delegert til generalforsamlingen i OBOS Delegert Tony Frengstad Engh Solvangvegen 18 Varadelegert Øyvind Berg Solvangvegen 18 Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og 2 kvinner. Borettslaget sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Solvang Borettslag Borettslaget består av 32 andelsleiligheter. Solvang Borettslag er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i HAMAR kommune med følgende adresse: Solvangvegen Gårds- og bruksnummer : Borettslaget er et samvirkeforetak som har til formål å gi andelseierne bruksrett til egen bolig i foretakets eiendom (borett), og å drive virksomhet som står i sammenheng med dette. Borettslaget driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Borettslaget følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad.

4 4 Solvang Borettslag Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Borettslagets revisor er BDO - avd Hamar. Styrets arbeid Det har i perioden vært avholdt seks styremøter. OBOS har vært representert på to av møtene. Et gjennomgående tema har vært mulig rehabilitering av røropplegget. For øvrig har styremøtene handlet om innkomne saker og temaer som leder og styremedlemmer ønsket å diskutere. Det dreier seg om ofte om behov for løpende vedlikehold i borettslaget. Vi holder ikke flere møter enn det vi anser nødvendig.

5 5 Solvang Borettslag KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2014 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av borettslagets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om borettslagets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2014 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2014 var til sammen kr ,-. Kostnader Driftskostnadene i 2014 var til sammen kr ,-. Resultat Årets resultat på kr ,- fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Disponible midler Borettslagets disponible midler er en vesentlig størrelse knyttet til borettslagets økonomi og utgjorde pr kr ,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

6 6 Solvang Borettslag KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2015 Til orientering for generalforsamlingen legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Kommunale avgifter i HAMAR kommune Vi har budsjettert kommunale avgifter for 2015 i tråd med Hamar kommune sitt forslag. På bakgrunn av dette forventer vi at vann- og avløpsavgiften økes med ca 8 %, renovasjonsavgiften økes med ca 6 %. Eiendomsskatten øker med ca. 5 %. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Lån Solvang Borettslag har 3 lån i DNB Bank ASA. For opplysninger om opprinnelig lånebeløp og restsaldo henvises til note i regnskapet. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,35 % Sparekonto 2,40 % Forretningsførerhonorar Forretningsførerhonoraret øker med 4 %. Fra 1. januar 2015 er forretningsførerhonorar merverdiavgiftspliktig, noe som er tatt hensyn til i budsjett. Medlemskontingenten til OBOS er kr 200 pr. andelsleilighet for Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester borettslaget anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Driften i 2015 forutsetter en økning av felleskostnadene på 7 % fra 1. januar Det ble også bestemt at kostnad til kabel-tv også skulle økes med kr. 100,- pr beboer. De økte felleskostnadene i 2015 vil ifølge budsjettet øke borettslagets disponible midler. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Hamar 9. februar 2015 Styret i Solvang Borettslag Tony Frengstad Engh /s/ Stian Ottosen /s/ Lill-Beate H. Brekke /s/ Elisabeth Eggen /s/ Eyvind Oland Moen /s/

7

8

9 . 9 Solvang Borettslag 4717 SOLVANG BORETTSLAG INFORMASJON OM ÅRSREGNSKAPET Borettslagets årsregnskap er satt opp i samsvar med regnskapsloven og god regnskapsskikk for små foretak, samt forskrift om årsregnskap og årsberetning for borettslag. Regnskapsloven stiller strenge krav til hvordan et regnskap skal føres og presenteres. I tillegg krever forskriften om årsregnskap og årsberetning i borettslag at man må gi mer informasjon. Dette innebærer blant annet at man må gi informasjon i form av noter, og utarbeide en oversikt over de disponible midlene i årsregnskapet. Det vil også være informasjon om borettslagets økonomi i styrets årsmelding. På de neste sidene presenteres borettslagets resultatregnskap, balanse og tilhørende noter. Årsregnskapet gir imidlertid ikke en fullstendig oversikt over borettslagets disponible midler ved årsskiftet. I resultatregnskapet presenteres det en oversikt over borettslagets inntekter og kostnader. Det regnskapsmessige overskuddet tar ikke hensyn til en del viktige økonomiske forhold som påvirker borettslagets disponible midler. Dette gjelder for eksempel avskrivninger, opptak og avdrag på lån, samt kjøp og salg av anleggsmidler. Borettslagets disponible midler er de økonomiske midlene som borettslaget har til rådighet, og de defineres som omløpsmidler fratrukket kortsiktig gjeld. Størrelsen på de disponible midlene kan blant annet benyttes til å vurdere om det er nødvendig å endre størrelsen på innkrevde felleskostnader som den enkelte beboer betaler, og om det er behov for å ta opp lån eller om det er mulighet til å betale ned ekstra på eksisterende gjeld. DISPONIBLE MIDLER Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note A. DISP. MIDLER PR B. ENDRING I DISP. MIDLER: Årets resultat (se res.regnskapet) Fradrag for avdrag på langs. lån B. ÅRETS ENDR. I DISP. MIDLER C. DISP. MIDLER PR SPESIFIKASJON AV DISPONIBLE MIDLER: Omløpsmidler Kortsiktig gjeld C. DISP. MIDLER PR

10 10 Solvang Borettslag SOLVANG BORETTSLAG RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

11 11 Solvang Borettslag SOLVANG BORETTSLAG BALANSE EIENDELER Note ANLEGGSMIDLER Bygninger Tomt Andre varige driftsmidler SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Kundefordringer Kortsiktige fordringer Brenselsregnskap Driftskonto i OBOS-banken Innestående i andre banker Sparekonto i OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER

12 12 Solvang Borettslag EGENKAPITAL OG GJELD Note EGENKAPITAL Innskutt egenkapital 35 * Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån Borettsinnskudd SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld Skyldig til offentlige myndigheter Påløpte renter Brenselsregnskap Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse Garantiansvar 0 0 HAMAR, 9. FEBRUAR 2015, STYRET FOR SOLVANG BORETTSLAG TONY FRENGSTAD ENGH /s/ LILL-BEATE H. BREKKE /s/ ELISABETH EGGEN /s/ EYVIND O. MOEN /s/ STIAN OTTOSEN /s/

13 Solvang Borettslag NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser, god regnskapsskikk for små foretak og etter forskrift om årsregnskap og årsberetning i borettslag. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Bygninger er ikke avskrevet da det er gjennomført vedlikehold som oppveier for verdiforringelse. Tomter avskrives ikke. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Frysebokser Felleskostnader Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Fjernvarme (dekket av andelseierne), jfr. note SUM ANDRE INNTEKTER

14 14 Solvang Borettslag NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Ordinær lønn Påløpte feriepenger Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har gjennomsnittlig vært sysselsatt under 0,75 årsverk i selskapet gjennom året. Selskapet er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2013/2014, og er på kr NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Tilleggstjenester OBOS OBOS Prosjekt AS Andre konsulenthonorarer (Elmontasje) SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold heisanlegg -925 Drift/vedlikehold fyringsanlegg Drift/vedlikehold brannsikring -684 Drift/vedlikehold garasjeanlegg Egenandel forsikring SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD Styret mener at det gjennomførte vedlikeholdet er tilstrekkelig for å oppveie verdiforringelse av bygningene. NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Eiendomsskatt Vann- og avløpsavgift Feieavgift -300 Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER

15 15 Solvang Borettslag NOTE: 10 ENERGI/FYRING Elektrisk energi (dekket av borettslaget) Fjernvarme (dekket av andelseierne), jfr. note SUM ENERGI / FYRING NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Diverse leiekostnader/leasing -610 Verktøy og redskaper -66 Driftsmateriell -462 Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita -777 Kopieringsmateriell -46 Trykksaker -725 Andre kontorkostnader Porto Bank- og kortgebyr -820 Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 665 Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter bank (DNB) 483 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 13 FINANSKOSTNADER DNB, renter lån DNB, renter lån DNB, renter lån DNB, omkostninger lån DNB, omkostninger lån DNB, omkostninger lån Renter på leverandørgjeld (Kredinor) -131 SUM FINANSKOSTNADER

16 16 Solvang Borettslag NOTE: 14 BYGNINGER Kostpris/Bokf.verdi Tilgang Tilgang Tilgang Tilgang SUM BYGNINGER Tomten ble kjøpt i 1955 Gnr.1/bnr.2644 Bygningene er ikke avskrevet. Styret har i stedet vurdert at tilstrekkelig vedlikehold er gjennomført, jf. noten om drift og vedlikehold. NOTE: 15 VARIGE DRIFTSMIDLER Garasje Tilgang SUM VARIGE DRIFTSMIDLER NOTE: 16 KORTSIKTIGE FORDRINGER Viderefakturering mot andelseier Skattetrekk overført OBOS 440 Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2015) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2015, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2015.

17 17 Solvang Borettslag NOTE: 17 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN DNB lån 1 Lånet er et marginallån med flytende rente. Rentesatsen pr var 3,66%. Løpetiden er 17 år. Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år DNB lån 2 Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Rentesatsen pr var 3,25%. Løpetiden er 10 år. Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år DNB lån 3 Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Rentesatsen pr var 3,25%. Løpetiden er 30 år. Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN NOTE: 18 BORETTSINNSKUDD Opprinnelig SUM BORETTSINNSKUDD NOTE: 19 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Forskuddstrekk -440 Skyldig arbeidsgiveravgift -737 SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER NOTE: 20 BRENSELSREGNSKAP Innkjøpt brensel Innbetalt akonto brensel SUM BRENSELSREGNSKAP

18 Solvang Borettslag NOTE: 21 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Feriepenger Avsatt strøm SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD NOTE: 22 PANTSTILLELSE Av anleggets bokførte gjeld er følgende sikret ved pant: Borettsinnskudd 0 Pantelån TOTALT Borettsinnskuddet er automatisk blitt slettet pga alder (50 år). Eiendommen som er stillet som sikkerhet hadde pr følgende bokførte verdi: Bygninger Garasjer Tomt TOTALT

19 19 Solvang Borettslag Sak 4 A) Forslag til endringer i husordensreglene: Vaktmester: Nåværende tekst slettes. Ny: Borettslaget er tilknyttet Vaktmesterservice Innlandet SA. Vaktmester kan kontaktes på telefon (kun dagtid) Dyrehold: Nåværende tekst slettes. Ny: Eventuelt dyrehold skal godkjennes av styret. Søknad sendes på skjema som fås ved henvendelse til styret. Trappevask: A/L Borettslagenes Servicesentral endres til ISS Renhold Nytt punkt: Radiatorventiler: Defekte ventiler erstattes av borettslaget. Bestillinger må foretas via styreleder. Sak 4 B) Obos Innlandet har inngått rammeavtale med PWC om levering av revisjonstjenester til boligselskaper som har regnskaps- og/eller forvaltningstjenester levert av Obos Innlandet. Avtalen gjelder fra og med regnskapsåret Styrets forslag til vedtak: Fra og med regnskapsåret 2015 velges PWC som sameiets revisor

20 20 Solvang Borettslag Orientering om borettslagets drift Forsikring Borettslagets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal andelseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om borettslagets forsikring brukes, kan andelseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor andelseiers ansvar. Den enkelte andelseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er borettslagets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er andelseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at borettslaget er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har borettslaget ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Garantert betaling av felleskostnader Borettslaget har avtale med OBOS Factoring AS om garantert betaling av felleskostnader. OBOS garanterer for overførsel til borettslaget hver måned og overtar deretter alt ansvar og risiko for eventuell manglende innbetaling av felleskostnader. Utleie av egen bolig (bruksoverlating) Det er ikke tillatt å leie ut eller overlate bruken av boligen til andre uten styrets samtykke og godkjennelse av leietaker. Søknadsskjema for utleie/bruksoverlating fås ved henvendelse til OBOS. Forkjøpsrett Forkjøpsretten er en viktig medlemsfordel i OBOS. For hver enkelt bolig blir det ved salg fastsatt en egen frist for å melde bruk av forkjøpsretten (meldefrist). Medlemmer som vil benytte forkjøpsrett, kan melde seg direkte via OBOS annonsen på Ved spørsmål om forkjøpsretten kan du henvende deg til OBOS på telefon

21 21 Solvang Borettslag Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan andelseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Større vedlikehold og rehabilitering Skiftet alle vinduer og balkongdører Ny elektrokjele Malt vinduer og terrassedører Nye garasjer Takoverbygg inngangsparti Skiftet entredører/installert portelefon Balkonger Skifte tak