Til andelseierne i Munkebakken Borettslag

Transkript

1 Til andelseierne i Munkebakken Borettslag Velkommen til generalforsamling, onsdag 21. mars 2018 kl hos OBOS, Storgt. 20, Tønsberg. Innkallingen inneholder borettslagets årsrapport og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for borettslaget ved å møte opp på generalforsamlingen. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Munkebakken Borettslag det kommende året. Hvem kan delta på generalforsamlingen? Alle andelseiere har rett til å være med i generalforsamlingen med forslags-, taleog stemmerett. Det er kun én stemme pr. andel. Andelseierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av andelseierens husstand har rett til å være til stede og til å uttale seg. Styremedlemmer, forretningsfører og leier av bolig i borettslaget har også rett til å være til stede i generalforsamlingen og til å uttale seg. En andelseier kan ta med en rådgiver til generalforsamlingen. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom generalforsamlingen tillater det. En andelseier kan møte ved fullmektig. Ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier, men der flere eier en andel sammen kan de ha samme fullmektig. En fullmakt kan trekkes tilbake når som helst. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen. Du ønskes velkommen til beboermøte samme sted, fra kl ! Med vennlig hilsen styret

2 2 Munkebakken Borettslag Innkalling til generalforsamling Ordinær generalforsamling i Munkebakken Borettslag avholdes onsdag 21. mars 2018 kl hos OBOS, Storgt. 20, Tønsberg Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av en til å føre protokoll og minst en andelseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSRAPPORT OG REGNSKAP FOR 2017 A) Årsrapport og regnskap for 2017 B) Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 3. GODTGJØRELSER A) Styret B) Andre godtgjørelser. Styret ber generalforsamlingen om å bevilge, i tillegg til styrehonoraret, kr pr. år til varamedlemmene. 4. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 1 styremedlem for 2 år og 1 styremedlem for 1 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av 1 delegert med vara til OBOS generalforsamling for 1 år E) Valg av 2 medlemmer av valgkomité for 1 år Tønsberg, Styret i Munkebakken Borettslag Anders Sletten Tomas Aas Tor Aaberg

3 3 Munkebakken Borettslag ÅRSRAPPORT FOR 2017 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære generalforsamling har borettslagets tillitsvalgte vært: Styret Leder Anders Sletten Munkebakken 3 F Nestleder Tomas Aas Munkebakken 5 E Styremedlem Tor Aaberg Grindbakken 60, Oslo Varamedlem Liv Mossige Munkebakken 3 B Varamedlem Tor Morten Smith Munkebakken 3 C Delegert til generalforsamlingen i OBOS Delegert Tor Morten Smith Varadelegert Anders Sletten Valgkomiteen Liv Mossige Tor Morten Smith Munkebakken 3 C Munkebakken 3 F Munkebakken 3 B Munkebakken 3 C Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og ingen kvinner. Borettslaget sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Munkebakken Borettslag Borettslaget består av 12 andelsleiligheter. Munkebakken Borettslag er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i TØNSBERG kommune med følgende adresse: Munkebakken 3 A-F, 5 A-F Gårds- og bruksnummer : Borettslaget er et samvirkeforetak som har til formål å gi andelseierne bruksrett til egen bolig i foretakets eiendom (borett), og å drive virksomhet som står i sammenheng med dette. Borettslaget driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Borettslaget følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Munkebakken Borettslag har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Borettslagets revisor er BDO AS.

4 4 Munkebakken Borettslag Styrets arbeid Antall styremøter i 2017: 6 styremøter. Antall behandlede saker: 38 saker har blitt behandlet og fulgt opp. Styrets arbeid, oppgaver og viktigste saker i 2017 Utarbeidet tilbud utomhusarbeider Valgt anleggsgartner Gjennomført anleggsgartnerarbeidene Utført garantiarbeider etter rehabiliteringen i 2016 (ble ikke ferdig) Gjennomført dugnader Økonomi etter rehabiliteringen Gjennomgått og revidert husordensregler Taksjekk ok HMS sjekk Vedlikeholdsplan Styret har hatt fokus på å styrke borettslagets økonomiske situasjon, slik at vi kan betjene vår gjeld og være forberedt på eventuelle vedlikeholdsutgifter og renteendringer i fremtiden. Det har i 2017 vært gjennomført to dugnader, en på våren og en på høsten. Frammøtet på disse har vært meget bra. Det har blitt sendt ut 3 infoskriv til beboerne, og det er avholdt et beboermøte i forbindelse med generalforsamlingen i mai. Styrets planer for 2018 Sluttføre garantiarbeider Stabilisere økonomi for å begrense økning i felleskostnadene (avhengig av renten) Vurdere vedtektene Iverksette vedlikeholdsplanen Utvidet dugnad for å holde kostnadene nede Utvidet HMS-sjekk (brannalarm, stige etc) Få opp deltakelse på fellesoppgaver utenom dugnader (snørydding, strøing, rydding, holde det ordentlig rundt oss) Lage liste over fellesoppgaver i hverdagen utover dugnad Lage velkomstbrev til nye beboere Styret vil arbeide med å øke ansvarsfølelsen for fellesarealene som alle har like stort ansvar for KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2017 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av borettslagets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om borettslagets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsrapportens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2017 er satt opp under denne forutsetning.

5 5 Munkebakken Borettslag Inntekter Driftsinntekter i 2017 var til sammen kr Dette er kr 432 høyere enn budsjettert. Kostnader Driftskostnadene i 2017 var til sammen kr Dette er kr lavere enn budsjettert og skyldes i hovedsak lavere kostnader til drift og vedlikehold. Resultat Årets resultat på kr fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Disponible midler Borettslagets disponible midler (omløpsmidler fratrukket kortsikt gjeld) var pr kr og viser borettslagets likviditet. De disponible midlene bør til enhver tid være positive, som en del av forutsetningene for videre drift. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2018 Til orientering for generalforsamlingen legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det budsjettert kr til større vedlikehold som omfatter ytterdører og verandadører. Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med omtrent samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2018 har økt med kr til kr Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 1,8 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Munkebakken Borettslag. Lån Munkebakken Borettslag har 2 lån i OBOS-Banken: For opplysninger om opprinnelig lånebeløp og restsaldo henvises til note i regnskapet. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,65 % p.a

6 6 Munkebakken Borettslag Forretningsførerhonorar Forretningsførerhonoraret for 2018 har ikke økt, men er fremdeles kr Medlemskontingenten til OBOS er kr 200 pr. andelsleilighet for Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester borettslaget anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Driften i 2018 forutsetter verken nye låneopptak eller økning av felleskostnadene. Nåværende felleskostnader vil ifølge budsjettet redusere borettslagets disponible midler, men styret mener det er forsvarlig i For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet.

7

8

9

10 . 10 Munkebakken Borettslag 3156 MUNKEBAKKEN BORETTSLAG INFORMASJON OM ÅRSREGNSKAPET Borettslagets årsregnskap er satt opp i samsvar med regnskapsloven og god regnskapsskikk for små foretak, samt forskrift om årsregnskap og årsberetning for borettslag. Regnskapsloven stiller strenge krav til hvordan et regnskap skal føres og presenteres. I tillegg krever forskriften om årsregnskap og årsberetning i borettslag at man må gi mer informasjon. Dette innebærer blant annet at man må gi informasjon i form av noter, og utarbeide en oversikt over de disponible midlene i årsregnskapet. Det vil også være informasjon om borettslagets økonomi i styrets årsmelding. På de neste sidene presenteres borettslagets resultatregnskap, balanse og tilhørende noter. Årsregnskapet gir imidlertid ikke en fullstendig oversikt over borettslagets disponible midler ved årsskiftet. I resultatregnskapet presenteres det en oversikt over borettslagets inntekter og kostnader. Det regnskapsmessige overskuddet tar ikke hensyn til en del viktige økonomiske forhold som påvirker borettslagets disponible midler. Dette gjelder for eksempel avskrivninger, opptak og avdrag på lån, samt kjøp og salg av anleggsmidler. Borettslagets disponible midler er de økonomiske midlene som borettslaget har til rådighet, og de defineres som omløpsmidler fratrukket kortsiktig gjeld. Størrelsen på de disponible midlene kan blant annet benyttes til å vurdere om det er nødvendig å endre størrelsen på innkrevde felleskostnader som den enkelte beboer betaler, og om det er behov for å ta opp lån eller om det er mulighet til å betale ned ekstra på eksisterende gjeld. DISPONIBLE MIDLER Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note A. DISP. MIDLER PR B. ENDRING I DISP. MIDLER: Årets resultat (se res.regnskapet) Tillegg for nye langsiktige lån Fradrag for avdrag på langs. lån B. ÅRETS ENDR. I DISP. MIDLER C. DISP. MIDLER PR SPESIFIKASJON AV DISPONIBLE MIDLER: Omløpsmidler Kortsiktig gjeld C. DISP. MIDLER PR

11 11 Munkebakken Borettslag MUNKEBAKKEN BORETTSLAG RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note Innkrevde felleskostnader SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Andre honorarer Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Fra opptjent egenkapital Udekket tap Reduksjon udekket tap

12 12 Munkebakken Borettslag MUNKEBAKKEN BORETTSLAG BALANSE EIENDELER Note ANLEGGSMIDLER Bygninger Tomt SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Driftskonto OBOS-banken Skattetrekkskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Innskutt egenkapital 12 * Udekket tap SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån Borettsinnskudd SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld Skyldig til offentlige myndigheter Påløpte renter Påløpte avdrag Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD

13 13 Munkebakken Borettslag Pantstillelse Garantiansvar 0 0 Tønsberg, , STYRET I MUNKEBAKKEN BORETTSLAG Anders Sletten /s/ Tor Aaberg /s/ Tomas Aas /s/ Liv Mossige (vara) /s/

14 Munkebakken Borettslag NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser, god regnskapsskikk for små foretak og etter forskrift om årsregnskap og årsberetning i borettslag. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Bygninger er ikke avskrevet da det er gjennomført vedlikehold som oppveier for verdiforringelse. Tomter avskrives ikke. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. SKATTETREKKSKONTO Selskapet har egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Felleskostnader Dugnad SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 4 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2016/2017, og er på kr NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 3 800

15 15 Munkebakken Borettslag NOTE: 6 KONSULENTHONORAR Konsulenthonorarer (OBOS Forvaltning og OBOS Prosjekt AS) SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Hagearbeider - Strandman AS SUM STØRRE BYGNINGSMESSIGE VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold brannsikring -625 Kostnader leiligheter, lokaler (leie av p-plasser) Kostnader dugnader SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD Styret mener at det gjennomførte vedlikeholdet er tilstrekkelig for å oppveie verdiforringelse av bygningene. NOTE: 8 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Verktøy og redskaper Møter, kurs, oppdateringer mv Porto -492 Bank- og kortgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 9 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 208 Renter av sparekonto i OBOS-banken SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 10 FINANSKOSTNADER OBOS-banken renter OBOS-banken renter OBOS-banken gebyr -550 OBOS-banken gebyr -550 SUM FINANSKOSTNADER

16 . 16 Munkebakken Borettslag NOTE: 11 BYGNINGER Kostpris/Bokført verdi Utskilt tomt SUM BYGNINGER Tomten ble kjøpt i 1992 Gnr.1002/bnr.570 Bygningene er ikke avskrevet. Styret har i stedet vurdert at tilstrekkelig vedlikehold er gjennomført, jf. noten om drift og vedlikehold. NOTE: 12 UDEKKET TAP (NEGATIV EGENKAPITAL) Balansen i årsregnskapet viser negativ egenkapital. Dette skyldes at eiendelene, deriblant bygningene, står bokført til opprinnelige priser. Konsekvensen av dette er at de balanseførte verdiene av eiendelene ikke gjenspeiler markedsprisen. Erfaring med omsetning av enkeltleiligheter gir informasjon om at den totale verdien av selskapets eiendommer er høyere enn den balanseførte verdien. Dermed vurderes den faktiske egenkapitalen til å være positiv av styret i selskapet. NOTE: 13 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN Obos-banken Lånet er et annuitetslån med fastrenteavtale frem til Rentesatsen pr var 3,05 %. Løpetiden er 30 år. Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år Obos-banken Rentesatsen pr var 2,05 %. Løpetiden er 30 år. Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN NOTE: 14 BORETTSINNSKUDD Opprinnelig SUM BORETTSINNSKUDD NOTE: 15 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Refusjon dugnadsgebyr SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

17 Munkebakken Borettslag NOTE: 16 PANTSTILLELSE Av anleggets bokførte gjeld er følgende sikret ved pant: Borettsinnskudd Pantelån Påløpte avdrag TOTALT Eiendommen som er stillet som sikkerhet hadde pr følgende bokførte verdi: Bygninger Tomt TOTALT

18 18 Munkebakken Borettslag 5. VALG AV TILLITSVALGTE VALGKOMITEEN INNSTILLER FØLGENDE PERSONER: A. Som styreleder for 2 år foreslås: Anders Sletten Munkebakken 3 F B. Som styremedlem for 2 år foreslås: Tomas Aas Munkebakken 5 E Som styremedlem for 1 år foreslås: Tor Morten Smith Munkebakken 3 C C. Som varamedlemmer for 1 år foreslås: 1. Marit Odden Munkebakken 3 D 2. Liv Mossige Munkebakken 3 B D. Som delegert til OBOS generalforsamling foreslås: Tor Morten Smith Munkebakken 3 C Som vara for delegert til OBOS generalforsamling foreslås: Anders Sletten Munkebakken 3 F E. Som valgkomité for 1 år foreslås: Marit Odden Liv Mossige Munkebakken 3 D Munkebakken 3 B Dato: I valgkomiteen for Munkebakken Borettslag Liv Mossige /s/ Tor Morten Smith /s/

19 19 Munkebakken Borettslag Orientering om borettslagets drift Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Parkering Borettslaget har 5 garasjer som er tinglyst på 5 leiligheter: Garasje nr. 501 tilhører andel 001 Garasje nr. 502 tilhører andel 003 Garasje nr. 503 tilhører andel 004 Garasje nr. 504 tilhører andel 012 Garasje nr. 505 tilhører andel 011 Det betales leie for garasjene, leien kommer som tillegg til felleskostnadene. Borettslaget har i tillegg 7 p-plasser utendørs. Det betales ikke leie for disse. Forsikring Borettslagets eiendommer er forsikret i IF SKADEFORSIKRING med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal andelseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon , eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om borettslagets forsikring brukes, kan andelseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor andelseiers ansvar. Den enkelte andelseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebygging skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler i hver etasje, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er borettslagets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er andelseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at borettslaget er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har borettslaget ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS.

20 20 Munkebakken Borettslag Garantert betaling av felleskostnader Borettslaget har avtale med OBOS Factoring AS om garantert betaling av felleskostnader. OBOS garanterer for overførsel til borettslaget hver måned og overtar deretter alt ansvar og risiko for eventuell manglende innbetaling av felleskostnader. Utleie av egen bolig (bruksoverlating) Det er ikke tillatt å leie ut eller overlate bruken av boligen til andre uten styrets samtykke og godkjennelse av leietaker. Søknadsskjema for utleie/bruksoverlating fås ved henvendelse til OBOS. Forkjøpsrett Forkjøpsretten er en viktig medlemsfordel i OBOS. For hver enkelt bolig blir det ved salg fastsatt en egen frist for å melde bruk av forkjøpsretten (meldefrist). Medlemmer som vil benytte forkjøpsrett, kan melde seg direkte via OBOS annonsen på Ved spørsmål om forkjøpsretten kan du henvende deg til OBOS på telefon Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan andelseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Større vedlikehold og rehabilitering Tak, kledning, balkonger, boder Omlegging av takene med nytt undertak og takstein. Omkledning av husene med tilleggsisolering Nye balkonger med ny rekkverksutførelse. Riving og oppsetting av ny bodrekke. Nye garasjeporter + litt fasade oppgradering. I-Bygg AS hadde totalentreprise. OBOS Prosjekt AS var prosjekt- og byggeleder. Totalkostnad for prosjektet: ca kr ,-