Evaluering av innføring av elektronisk pasientjournal (epj) og papirlite sjukehus i Helse Førde

Vestlandsforsking Boks 163, 6851 Sogndal Tlf. 57 67 61 50 Internett: www.ve stforsk. no VF-rapport nr. 10/2007 Evaluering av innføring av elektronisk pasientjournal (epj) og papirlite sjukehus i Helse Førde og av pilot innan elektronisk meldingsformidling mellom Helse Førde og tre legekontor i Sogn og Fjordane Øyvind Heimset Larsen

VF Rapport Tittel Evaluering av innføring av elektronisk pasientjournal (epj) og papirlite sjukehus i Helse Førde og evaluering av pilot innan elektronisk meldingsformidling mellom Helse Førde og tre legekontor i Sogn og Fjordane Prosjekttittel Evaluering av innføring av EPJ i Helse Førde og elektronisk meldingsformidling Forskarar Øyvind Heimset Larsen og Geir Liavåg Strand Oppdragsgivar Sosial og helsedirektoratet Rapportnummer 10/2007 Dato 30.11.2007 Gradering Open Tal sider 43 + 1 Prosjektnr 6019 Prosjektansvarleg Ivar Petter Grøtte Emneord Evaluering, Helse, Organisasjonsutv. Samandrag Vestlandsforsking har evaluert innføring av papirlite sjukehus i Helse Førde og har hatt særleg fokus på eit av delprosjekta, ein pilot innan elektronisk meldingsformidling mellom Helse Førde og tre legekontor i Sogn og Fjordane. Denne rapporten med prosjektstatus pr. september 2007 er den siste av tre leveransar i evalueringsoppdraget. Funna frå evalueringa kan oppsummerast i følgjande hovudpunkt 1. Etablering av eit felles servicesenter er eit vellukka organisatorisk grep i innføring av elektronisk pasientjournal (EPJ). Noko arbeid står att før den nye organisasjonen har sett seg. 2. Opplæring og informasjon både var og er kritisk. Å opprette ein eigen EPJ-seksjon med særleg ansvar for dette var eit nødvendig grep. Det er viktig å følgje dette opp. 3. Det er viktig å bli einig om konkretisering av meldingsutforming. Evalueringa har vist at det er store skilnader mellom legane sine oppfatningar av t.d. kva som er ei godt utforma henvisning. 4. Helse Førde sparer truleg 5 mill i 2007, som er første driftsår. Målet om 30 mill. kr innsparing etter innfasingsperioden synest å vere innan rekkevidde 5. Prosjektorganisasjonen hadde truleg levert resultat tidlegare med meir tilførte ressursar internt og frå Helse Vest IKT. Tekniske komponentar og ressursar har ikkje vore tilgjengeleg tidleg nok eller som føresett. Det har vore stort press på mange medarbeidarar som har måtte ta på seg prosjektarbeidet i tillegg til arbeid i linjeorganisasjonen. 6. Tilpassing av klientteknologi er nødvendig for å hjelpe legar og andre tilsette som må forflytte seg mykje. Dette er ei nasjonal utfordring. 7. Standardiseringsarbeid generelt er viktig. Oppfyllinga av EPJ-standarden synest å vere for dårleg og byr på problem med meldingsutveksling mellom ulike system. Her bør erfaringar frå Noarkgodkjenning drøftast. Eventuell tilpassing til Noark-5 bør også drøftast, særleg med bakgrunn i høyringsuttalane som er gjevne. Vi vil også peike på at erfaringane og resultata i BEST-prosjektet truleg har stor overføringsverdi for meldingsutveksling mellom ulike EPJ-system. Fleire av tiltaka som Helse Førde har gjort i dette prosjektet, og det lokale samarbeid i Sogn og Fjordane, bør vere mal for liknande prosjekt. Direktoratet bør innleie samarbeid med Helse Førde for å sikre vidare læring og nasjonal erfaringsutveksling. Andre publikasjonar frå prosjektet notat 2006-14: Evalueringsrapport - Innføring av elektronisk postjournal og papirlite sjukehus i Helse Førde notat 2006-19 Evaluering av pilot innan elektronisk meldingsformidling ISBN: 978-82-428-0275-0 Pris: 2

Innhaldsliste Samandrag... 4 Kapittel 1 Bakgrunn for innføringa av EPJ og evalueringsprosjektet... 6 1.1 Metode... 7 Kapittel 2 Første hovudmål: Tilpasse organisasjonen det å arbeide elektronisk.... 8 Delmål 1 Innføre servicesenter på tvers av alle avdelingar... 8 Delmål 2 Tilpasse arbeidsoppgåvene/rutinane til å arbeide elektronisk... 13 Delmål 3 Enklare og sikrare tilgang til pasientinformasjon... 17 Delmål 4 Raskare dokumentasjonsarbeid... 19 Delmål 6 Enklare tilgang til styringsinformasjon og rapportering... 21 Delmål 7 Betre standardisering... 22 Kapittel 3 Delmål 5: Sikre samhandling mellom system - el. meldingsformidling (EDI)... 25 Førsituasjonen... 25 Status... 26 Prosessen og våre vurderingar... 27 Kapittel 4. Andre hovudmål: Innføring og iverksetjing av nye tekniske løysingar... 35 Delmål 1 Innkjøp av ny maskinvare... 35 Delmål 2 Innføre tryggare og raskare kommunikasjonsløysingar... 35 Delmål 3 Innføre ny programvare... 36 Kapittel 5. Tredje hovudmål: Gevinstrealisering... 39 Delmål 1 Kvantitative gevinstar... 39 Delmål 2 Kvalitative gevinstar... 41 Kapittel 6 Konklusjonar og tilrådingar... 42 Vedlegg 1: Intervjuguide... 44 3

Samandrag Vestlandsforsking har evaluert innføring av papirlite sjukehus i Helse Førde og hatt særleg fokus på eit delprosjekt som er ein pilot innan elektronisk meldingsformidling mellom Helse Førde og tre legekontor i Sogn og Fjordane. Dette er den siste av tre leveransar i evalueringsoppdraget for Sosialog helsedirektoratet (SHDir). Funna frå evalueringa kan oppsummerast i følgjande hovudpunkt 1. Etablering av eit felles servicesenter er eit vellukka organisatorisk grep i innføring av elektronisk pasientjournal (EPJ). Noko arbeid står att før den nye organisasjonen har sett seg. 2. Opplæring og informasjon både var og er kritisk. Å opprette ein eigen EPJ-seksjon med særleg ansvar for dette var eit nødvendig grep. Det er viktig å følgje dette opp. 3. Det er viktig å bli einig om konkretisering av meldingsutforming. Evalueringa har vist at det er store skilnader mellom legane sine oppfatningar av t.d. kva som er ei godt utforma henvisning. 4. Helse Førde sparer truleg 5 mill i 2007, som er første driftsår. Målet om 30 mill. kr innsparing etter innfasingsperioden synest å vere innan rekkevidde. 5. Prosjektorganisasjonen hadde truleg levert resultat tidlegare med meir tilførte ressursar internt og frå Helse Vest IKT. Tekniske komponentar og ressursar har ikkje vore tilgjengeleg tidleg nok eller som føresett. Det har vore stort press på mange medarbeidarar som har måtte ta på seg prosjektarbeidet i tillegg til arbeid i linjeorganisasjonen. 6. Tilpassing av klientteknologi er nødvendig for å hjelpe legar og andre tilsette som må forflytte seg mykje. Dette er ei nasjonal utfordring. 7. Standardiseringsarbeid generelt er viktig. Oppfyllinga av EPJ-standarden synest å vere for dårleg og byr på problem med meldingsutveksling mellom ulike system. Her bør erfaringar frå Noark-godkjenning drøftast. Eventuell tilpassing til Noark-5 bør også drøftast, særleg med bakgrunn i høyringsuttalane som er gjevne. Vi vil også peike på at erfaringane og resultata i BEST-prosjektet truleg har stor overføringsverdi for meldingsutveksling mellom ulike EPJsystem. Innsparingar Prosjektplanane til Helse Førde var ambisiøse og med ein konkret og dermed målbar gevinstrealiseringsplan. Rammene for prosjektet har vore stramme og presset på medarbeidarane stort. Framdrifta er 4-6 månader etter planen, mykje grunna hendingar utanfor Helse Førde sin kontroll. Evalueringa viser at kvaliteten på tenestene alt er forbetra og at økonomiske vinstar ser ut til å følgje planen i 1.driftår i 2007. Dei viktigaste vinstane til no er innsparingar på 5 mill kroner i 2007 og auka kvalitet etter innføring av digital diktering, felles database og skanningteknologi. Helse Førde har oppretta felles servicesenter. Denne organisatoriske endringa er den viktigaste føresetnadane for å kunne ta ut vidare planlagde vinstar. Eit anna viktig organisatorisk grep var å opprette ein eigen drifts og utviklingsorganisasjon for å arbeide med opplæring, brukarstøtte, rapportering og rutineutvikling knytt til elektronisk pasientjournal. Ressursar og slitasje Det er ikkje uvanleg at store omstillingsprosjekt får uføresette vanskar undervegs. Her er det viktig at både organisasjonen og det regionale helseforetaket tek lærdom av dei nye erfaringane. Å leggje inn tilstrekkelege ressursar og å gje god informasjon og opplæring blir ofte kritisk for å lukkast. Dette syner plandokumenta at Helse Førde visste då dei tok til. Likevel var og er det utfordringar på desse områda. Leiinga i Helse Førde har halde trykket oppe i prosjektet og gitt prosjektet tillit til å gjennomføre omstillingane prosjektet meinte var naudsynte. 4

Meldingsutveksling mellom primærhelsetenesta og helseforetak Ein viktig modul i prosjektet har vore ein pilot på elektronisk meldingsformidling mellom sjukehus og primærhelseteneste i kommunane. Hovudmålet var å auke kvalitet og redusere kostnader ved å innføre tovegs elektronisk samhandling mellom legekontora og Helse Førde. Mandatet er å etablere standard for elektronisk tilvising og epikrise utan papir. Arbeidet med å sikre og evaluere utrulling av elektronisk meldingsformidling til heile fylket er i gang. Det nyoppretta IT-forum helsenettverk er ein sentral aktør i dette arbeidet. Utbygginga av Norsk Helsenett er av arbeidsgruppa for meldingsformidling og av helsenettverket sett på som flaskehalsen i dette arbeidet. Tett samarbeid med leverandørar er og kritisk for å sikre at ulike tekniske løysingar kommuniserer rett. Erfaring frå tilsvarande teknologi-innføringar med store samtidige omstillingar av organisasjon er at det gjerne tek fem år før ein ser nettovinstar av investeringa. 1 Vidare arbeid Hovudprosjekt Elektronisk pasientjournal (ejournalprosjektet) har pågått i ca. 2,5 år. Det er difor ikkje overraskande når prosjektleiar slå fast at vidareutvikling av ejournal vil pågå i langt tid og at i det arbeid må ein ha følgjande fokus: - arbeide elektronisk ved mindre bruk av papir, og prøve å leggje til rette for at helsearbeidar i større grad kan utføre arbeidsoppgåver og dertil unngå mellomarbeid vha. sekretær - opplæring, brukarstøtte og teknologiske moglegheiter som gjev helsearbeidar ennå betre grunnlag for å arbeide elektronisk. Dagens klientteknologi er for dårleg i forhold til behova i spesialisthelsetenesta. Vi meiner fleire av tiltaka som Helse Førde har gjort i dette prosjektet, som Servicesenter og elektronisk meldingsformidling (EDI), kan vere mal for liknande prosjekt. Vi tilrår at Sosial og Helsedirektoratet bør innleie samarbeid med Helse Førde for å sikre vidare læring og nasjonal erfaringsutveksling. Tilrådingar: O Gevinstrealiseringsplanen til Helse Førde har potensial til å bli vidareutvikla til nasjonal mal for denne typen planar. O Det bør vere interessant å evaluere prosessen i Helse Førde vidare dei neste åra for å sjå korleis gevinstuttaket utviklar seg etter kvart som organisasjonen og dei nye arbeidsrutinane sett seg O God informasjon og opplæring er etterspurt og bør ha prioritet i det vidare arbeidet med EPJ i Helse Førde. O Det kan vere nyttig å gå djupare inn i korleis Servicesenteret fungerer og samanlikne dette med tilsvarande etableringar andre stader i landet for å vurdere ulike modellar O Arbeidet Helse Førde no har gjort med samordning av elektroniske prosedyrar, kan bli ein del av utviklinga av ein standardisert nasjonal mal? Det gjeld både den delen Helse Førde gjer internt og det arbeidet som vert gjort med samhandling mot førstelinjetenesta. O Ein bør ta lærdom av erfaringane arbeidsgruppa for meldingsformidling gjorde med utfordringar knytt til samhandling mellom system som i utgangspunktet har støtta KITHstandarden. Tett samarbeid med leverandørar er og kritisk for å sikre at ulike tekniske løysingar kommuniserer rett. O Ein bør nasjonalt følgje opp utfordringa om å tilpasse klientteknologi for å hjelpe legar og andre tilsette som må forflytte seg mykje. 1 Dette vart stadfesta på den årlege helsekonferansen som Kompetansesenter for IT i helse- og sosialsektoren AS (KITH) arrangerer i Trondheim i september. Fleire foredragshaldarar kunne vise til erfaringar frå større it-prosjekt både i EU og nasjonalt. (Kjelde www.helsit.no). 5

Kapittel 1 Bakgrunn for innføringa av EPJ og evalueringsprosjektet Denne sluttrapporten er strukturert etter målsettingane Helse Førde hadde med innføringa. Strukturen skal gjere det lettare å følgje i kva grad hovudmål og delmål vart nådd. Delmål vi oppfattar som særleg viktige har fått mest omtale. Innføringa av Elektronisk Pasientjournal (EPJ) Organisering, rutiner og prosedyrar i helsetenesta generelt og ved sjukehusa spesielt har vore bygd opp rundt papirformat som sentral teknologi i pasientjournalar og informasjonsstraum. Etter gjennomføring av eit pilotprosjekt i 2003 ved Lærdal sjukehus, konkluderte Helse Førde med at dei ved rett bruk av IKT kunne arbeide meir rasjonelt. Det vart utarbeidd ei kost/nytte -vurdering basert på tidsstudier av arbeidsflyt av ulike arbeidsprosessar. Dette vart supplert med intervju, rekneskapstal samt eigen erfaring/kompetanse i prosjektgruppa. Helse Førde bestemte i 2004 å realisere denne gevinsten ved å gjennomføre eit organisasjonsutviklingsprosjekt der innføring av nytt EPJ-system var eit av tiltaka. Prosjektet vart starta opp 17.01.05 og var planlagt slutt 31.12.06. Hovudmåla var: 1. Tilpasse organisasjonen til å arbeide elektronisk 2. Innføre og iverksetje nye tekniske løysingar 3. Gevinstrealisering Samarbeid i Sogn og Fjordane IT-forum Sogn og Fjordane blei etablert i 1995, og mandatet definerer forumet som eit breitt samarbeid og spleiselag som skal sikre at Sogn og Fjordane er i fremste rekkje i å utnytte informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) i næringsliv, offentleg sektor, opplæring og utdanning. IT-forum skal utføre eit omfattande arbeid med å initiere, samordne og sikre viktige utviklingsaktivitetar til nytte for heile fylket. Utvikling av samarbeid innan helse og informasjonsteknologi vart i 2005 definert som ei viktig satsing. Ei arbeidsgruppe med Helse Førde, kommunane i fylket og fylkeslegen vart oppretta med Vestlandsforsking som sekretariat. Gruppa fekk i oppdrag å klargjere, samordne og planlegge ei muleg større satsing på bruk av IKT og breibandteknologi for eit utval tenester innanfor helse og omsorg i skjeringspunktet mellom kommunar og helseføretak. Forprosjektet tilrådde vidare satsing på fire aktivitetar: tenester for individuell plan, videobasert fjernkonsultasjon, elektronisk meldingsformidling informasjonssystem for beredskap og sikkerheit Evalueringsprosjektet Helse og Sosialdirektoratet lyste seinhaustes 2005 ut midlar til evaluering av IKT - satsingar. Ein søknad vart sendt med bakgrunn i samarbeidet som vart utvikla i Sogn og Fjordane, IT-forum, og erfaringane i forprosjektet 2. Evalueringsprosjektet vart finansiert og starta opp ved årsskiftet 2005/2006 og var då planlagt å halde fram ut 2006. Prosjekt skulle dekke oppfølging og evaluering av innføringa av elektronisk pasientjournal i Helse Førde og elektroniske henvisningar frå legekontor i kommuane. Prosjektet skulle gjennom ei prosessorientert evaluering vere støtte for iverksetting av planane for å innføre 2 VF-rapport 2006-2: Kommunar, helse og ikt - forprosjekt 6

elektronisk pasientjournal. Sidan prosjektet, og særleg piloten på meldingsformidling, vart forseinka vart evalueringa utvida i samråd med oppdragsgjevar. Evalueringa vart sluttført i september 2007. 1.1 Metode Arbeidet med denne evalueringa fell inn under forskingstradisjonen aksjonsforsking. Forskaren vil i høve til denne tradisjonen vere aktivt deltakande og ikkje sjå på seg sjølv som berre nøytral observatør. Det er då viktig å formidle ei rik beskriving av det objektet ein studerer saman med rammene rundt. Samstundes må vi peike på korleis vi sjølv som aktørar kan ha påverka utviklinga. Evalueringa er metodisk ei summativ evaluering i den forstand at vi har vurdert effektane av eit prosjekt som har vore i gang ei tid. Sidan innføringa ikkje er ferdig vil evalueringa også kunna påverka vidare framdrift og såleis også ha ei formativ side. Vi har hatt løpande dialog med prosjektleiinga i Helse Førde og har fått tilgang til all skriftleg dokumentasjon frå prosjektet. Våren 2006 intervjua vi fem utvalte personar om korleis dei har opplevd innføringa av den nye teknologien og omorganiseringane. Dette vart følgt opp med nye intervju med åtte personar i september 2007. Intervjuguiden er lagt ved i vedlegg 1. Vi skulle gjerne ha intervjua fleire avslutningsvis, men det var avgrensa kor mykje tid pressa helsepersonell kunne sette av til dette. Vi trur likevel vi snakka med eit rimeleg utval, som har gitt oss gode innspel til å beskrive prosessen.vi valde å intervjue representantar frå ulike yrkesgrupper; både personar som har vore med i prosjektleiinga og personar som har sett prosessen utanfrå. Også personar frå eit av legekontora Helse Førde samarbeidde med i delprosjektet meldingsformidling er intervjua. 7

Kapittel 2 Første hovudmål: Tilpasse organisasjonen det å arbeide elektronisk. Dette hovudmålet har Helse Førde definert gjennom sju delmål: 1. Innføre servicesenter på tvers av alle avdelingar 2. Tilpasse arbeidsoppgåvene/rutinane til å arbeide elektronisk 3. Enklare og sikrare tilgang til pasientinformasjon 4. Raskare dokumentasjonsarbeid 5. Sikre samhandling mellom system 6. Enklare tilgang til styringsinformasjon og rapportering 7. Betre standardisering i Helse Førde Vi adresserer kvart av desse delmåla ved å konkretisere delmålet, gi ein omtale av førsituasjon, status og ei vurderinga av prosess og resultat. Til slutt summerer vi opp erfaringane. Vi vel å behandle delmål 5 i eit eige kapittel, sidan denne prosessen er komplisert teknisk og krev samarbeid og involvering av 1.linja (eksterne legekontor), tre programleverandørar og Helse Vest IKT. Her er også potensialet for gevinst og vidareutvikling stort og vi har følgt opp denne prosessen tett gjennom møtedeltaking og intervju. Delmål 1 Innføre servicesenter på tvers av alle avdelingar Eit viktig grep for å kunne ta ut gevinstane ved omlegging til EPJ var å omorganisere delar av føretaket si medisinske skriveteneste og kontor-, post- og sentralbordteneste (KPS) i eit felles servicesenter med følgjande primæroppgåver: O Mottak og skanning av klinisk og administrativ post og gjere denne elektronisk tilgjengeleg for vidare handsaming O Omsetting av digitale lydfiler til elektroniske dokument O Skanning av historiske og andre dokument som skal inngå i elektronisk journal og elektronisk sak/arkiv Førsituasjon Arbeidet i Helse Førde var før prosjektet basert på papirformatet. Etter kartlegging, utført av ejournalprosjektet si organisasjonsutviklingsgruppe, vart ressursar som gjekk med til skriving i journal samt handtering av papirjournal, planlagd omorganisert til eit servicesenteret. Kun det som er kritisk for avdelingane, skal vere att på avdelingane. Føretaket si KPS-teneste vart også foreslått organisert i senteret. Senteret er lokalisert ved Førde sentralsjukehus med satellittfunksjonar ved dei andre institusjonane i føretaket. Den planlagde etableringa medførte ei omorganisering med nærare 80 tilsette vart samorganiserte under felles leiing. Den største endringa var planlagd på Førde Sentralsjukehus. Dei andre institusjonane i Helse Førde hadde allereie samla desse tenestene. Ved å samle ressursar spreidd rundt i avdelingane ønska ein oppnå desse fordelane: O ein leiar med totalansvar for leveranse og budsjett O einsarta metode og kvalitet for tenestene ved alle institusjonar O fleksibilitet med omsyn til leveranse av serviceteneste O spesialisering av kompetanse 8

Ei slik etablering skulle også gje desse fordelane: O rullering av arbeidsoppgåver O godt fellesskap og eit godt arbeidsmiljø O betre oversikt over arbeidsoppgåver og sikrare fordeling av desse O fleksibilitet ved at eit system og ikkje berre enkeltpersonar er tilgjengeleg O fleksibilitet ved turnus O fleksibilitet ved å kunne styre ressursar der behov er størst O moglegheit for klinikkane til styre blant anna tilvisning til rette instans/vedkommande Status Servicesenteret blei etablert 01.09.06, og konsolidering av senteret pågår framleis pr. september 2007. Då senteret vart etablert og sett i drift, var det med 150 stillingar i staden for dei planlagde 80. Det vart så vedteke at alle fellestenestene skulle overførast til Servicesenteret og at ikkje noko skulle vere att i avdelingane. Helse Førde klarte ikkje få til ei deling mellom senter og avdelingar etter planen. Både muntlege og skriftlege kjelder bekreftar at servicesenteret er eit vellukka grep, sjølv om senteret har vore gjennom og skal gjennom ei ny intern omstilling pr.september 2007. Sjukehuset har oppnådd store forbetringar sidan oppstart får vi vite i intervjurunda: O Skriverestansar er sterkt redusert, då servicesenteret starta låg den på 1800 no ca 700 O Eldste uskrivne journaldokument var 5 månader gammalt, no er det eldste to veker gammalt. O Det var ca 6000 uavslutta journaldokument, dette er langt på veg rydda opp. O For epikrise gjenstår noko før dei er på målsetninga som er at 80% av epikrisene skal vere utsendt innan ei veke etter behandling O Då skanninga av pasientjournalar starta opp 22.mars, hadde dei tids restansar på ca 570 mapper, pr. september 2007 har dei ingen restansar Dei positive utsegna vart bekrefta i sluttrapporten for Hovudprosjekt Elektronisk Pasientjournal til styringsgruppa. Der trakk prosjektleiar fram at Helse Førde hadde fått til disse kvalitative forbetringane: O standardsering av elektroniske prosedyrar, som før var avdelingsspesifikke O kontorteneste standardisert (og ikkje lenger avdelingsspesifikke) og felles ressurs for Helse Førde O reduksjon i skriverestansar (eldste uskreve dokument var 01.09.06 meir enn 5 mnd, i dag mindre enn 3 veker) Men rapporten konstaterte også at skanning av historiske dokument ikkje er starta. Den viktigaste forklaringa er at det ikkje har vore ressursar tilgjengeleg innanfor den økonomiske ramma for prosjektet. Prosessen og våre vurderingar Dette viktige organisatoriske grepet følgjer læreboka om innføring av ny teknologi i organisasjonar. For å ta ut vinstar ved innføring av ny teknologi må det ofte til omstilling og endring i måten organisasjonen utfører arbeidet sitt på. Servicesenteret er ei radikal omlegging som set store krav til omstilling og nye rutinar. Resultata pr.september 2007 tyder på at dette er eit vellukka grep der noko arbeid gjenstår før omstillinga er gjennomført. Servicesenteret blei etablert 01.09.06, men konsolidering av avdelinga pågår framleis i følgje dei vi intervjua. Det er uheldig at prosessen med å få på plass senteret har vore so tung og at organisering i form av avklarte roller, struktur og arbeidsprosessar enno ikkje er heilt klar. 9

Organisering- Informasjon involvering problemhandtering Føretaket brukte styringsretten sin då dei oppretta Servicesenteret. Dei tillitsvalde kom seint inn i prosjektet, men etter at vedtaket vart gjort, har dei tillitsvalde vore med på alle drøftingar om omorganisering og flytting av folk til Servicesenteret. Senteret vart vedteke oppretta like før jul 2005 og det vart halde informasjonsmøte for alle tilsette 22. desember 2005. Høyringsfrist for innspel var 4. januar 2006. Det viste seg vanskeleg å gjennomføre delinga av sekretærkorpset mellom senteret og avdelingane. Etter nokre månader med diskusjonar mellom leiinga i Helse Førde, fagdirektøren, tillitsvalde og dei tilsette vart det vedteke at alle fellestenestene skulle overførast til Servicesenteret og at ikkje noko skulle vere att i avdelingane. Med desse nye rammene vart senteret etablert og sett i drift 1. september 2006, med 150 stillingar i staden for dei planlagde 80. Det viste seg at mange tilsette hadde deltidsjobbar på ulike avdelingar, og det tok ein del tid å få oversikt over desse stillingsbrøkane ved overflyttinga til Servicesenteret. No er dette på plass. Intervjurunden avdekka nokre hovudpunkt: Kort høyringsfrist O På grunn av kort høyringsfrist kom det få innspel, sjølv om det var uro og usikkerheit i delar av organisasjonen til Helse Førde. o I starten, då dette [opprettinga av Servicekontoret] kom opp, var det mange som tok denne omorganiseringa svært tungt. Slike omorganiseringar er skremmande for dei fleste. No har vi vore i botnen og ser framover. Det har også vorte gjort fleire endringar undervegs i prosessen som har vore bra. (På tidspunktet dette vart sagt, var planen framleis å dele sekretærkorpset mellom Servicesenteret og avdelingane.) Uro rundt sekretærtenesta O Uroa vart forsterka av informasjon om at skrivetenestene skulle organiserast slik at alle helsesekretærar måtte ta på seg skriveoppdrag for alle klinikkar. O Legane var også bekymra. Dei meinte at å la ein sekretær ha oppdrag for mange avdelingar ikkje ville gå i praksis. Sekretærane måtte eventuelt arbeide med fagfelt nært opp til det dei arbeidde med i den gamle organisasjonen. For sekretærar som arbeidde med ortopedi kunne td. kirurgi vere aktuelt. o Legane spelte dette inn til prosjektgruppa og fekk gjennomslag. Det vart dermed vedteke at helsesekretærane i det nye Servicesenteret primært skulle arbeide innanfor fagfelta dei jobba før, sekundært kunne dei ta på seg oppdrag innan beslekta fagfelt. o Helsesekretærane var einige i vedtaket, og det skapte meir ro i organisasjonen. Deltaking og informasjon O Tillitsvalt har vore med i prosjektgruppa og formelt har involvering vore bra. O I den avsluttande intervjurunda blei det bekrefta at informasjon til tilsette også har vore betre siste året. O Men fleire meiner informasjonen det siste året burde vore betre. Dei seier servicesenteret langt på veg ikkje er på plass i forhold til korleis servicesenter skal sjå ut innad. O 14 månader utan at dei tilsette veit meir enn at dei er tilsette i servicesenteret er lang tid. O Problemhandtering har lidd noko under sein dialog Opplæring o Tilsette stiller også spørsmål ved opplæringa og ressursar til opplæring. Det er behov for tilpassa opplæring både på avdelingsnivå og for den enkelte. Td for legar og sjukepleiarar som og brukar DIPS. o Det er signal som tyder på betring: 10

O Det siste året har dei fleste tilsette i servicesenteret sakna informasjon. Hadde informasjonen vore på plass ville nok dei fleste følt seg meir ivaretekne. Så langt ser det ut til at dette blir ivareteke i prosessen vidare (den nye organiseringa) O No er stemninga betre og kanskje særlig sekretærar ser positivt på å ta i bruk ny teknologi. Alle dei vi snakka med hadde stor forståing for prinsippa og tankane bak omorganiseringa. Det kan sjå ut som om utfordringane går meir på praktiske manglar knytt til servicesenteret. Kontinuitet i leiinga og stressbelastning ved omstilling Sjukefråver kan vere ein indikator for opplevd stressbelastning i ein omstillingssituasjon. Sjukefråveret på servicesenteret er pr. september oppunder 15% og det er rapportert å ha vore på dette nivået over tid. Det er vanskeleg for oss å vurdere om dette er over normalen i ei omstillingssituasjon og også i kva grad sjølve omstillingsarbeidet kan forklare delar av fråveret. Uavhengig av dette kan vi slå fast at mangel på kontinuitet i leiinga av særleg servicesenteret, men og EPJ-seksjonen i denne perioden har vore uheldig for gjennomføring av prosjektet. Vi har erfart at dette sjukefråveret skuldast andre årsaker enn omstillinga. Likevel har effekten av dette vore uheldig. Vi vil gje nokre kommentarar til det vi oppfattar som auka stressbelastning. For det første er god informasjon og opplæring etterspurt og bør ha prioritet i det vidare arbeidet. I siste intervjurunde i september 2007 fekk vi vite at tilsette nettopp har fått informasjon om at servicesenteret skal omorganiserast. Informantane gir uttrykk for at dei veit det har eksistert planar, men at desse ikkje er sett ut i live. Mellom anna dei 17 kontorleiarane veit ikkje korleis dei no skal organiserast. Det vart og påpeika behov for ei evaluering før ny runde med reorganisering. Men det er eit deltema vi har for lite informasjon om til å kunne ta stilling til. For det andre er det begrensa fysiske ressursar. Mangel på kontorareal er eit tema som har vore trekt fram. Midlertidige kontorlokaler og samtidige omstilingsprosjekt kan ha påverka framdrifta. Det er uvisst i kva grad. Det vart trekt fram at nokre andre prosjekt som t.d. kjøkkenprosjektet og pasienthotellet kan ha påverka framdrifta noko ved å leggje beslag på ressursar og fokus. Det kan mellom anna ha ført til at sekretærar og kontorleiarar har måtte flytte så mykje at det har vore uheldig for prosjektet og medført auka press på den enkelte. For det tredje observerer vi at slitasje i forhold til EPJ-prosjektet kan ha noko med mangel på tilgjengelege ressursar. Det vart ikkje sett av nok ressursar til å drive prosjektarbeidet. Prosjektleiar konstaterer: Ingen av medarbeidarane har vore kjøpt fri for deltaking i prosjektet, noko som også har vore krevjande å balansere i forhold til driftsoppgåver. Dei som arbeidde med ejournalprosjektet tok på seg prosjektoppgåvene i tillegg til sin ordinære jobb. Ikkje fordi dei hadde lyst, men det var einaste muligheit dei såg for å få det til. Det vart naturleg nok krevjande å skulle balansere prosjektet og drift Omstillingane har skapt stor usikkerheit som kan ha påverka sjukefråveret i feil retning. Vi har peika på at mellom anna oppleving av for lite informasjon og opplæring, tilgjengelege ressursar og sjukmelding hos leiarar kan ha vore med å skape rom for usikkerheit hjå tilsette. Ved omstillingar er det ikkje uvanleg at medarbeidarar føler arbeidsplassen er truga. Det er viktig å presisere at tilsette, i alle høve på kort sikt, ikkje følte arbeidsplassane sin truga i prosessen her. Det var i så måte større bekymring for ikkje å få tak i nok arbeidskraft med rett kompetanse. 11

Omstilling er generelt utfordrande og det er viktig å ta lærdom av tidlegare erfaringar. Vi veit at store organisatoriske endringar vil skape ekstra press og usikkerheit hos dei tilsette 3. Konsekvensar av den usikkerheiten som er skapt, kan ha vore forseinka måloppnåing og framdrift i prosjektet. Det er vanskeleg å vurdere i kva grad usikkerheit i omstillinga kunne vore unngått her, men informasjon, medverknad og tilgjengelege ressursar er uansett sentrale faktorar som må vektleggast i slike prosessar. Oppsummering Servicesenter på tvers av alle avdelingar er innført og kan vise til gode resultat og effekt i høve effektivisering og samordning. Det er uheldig at konsolidering av avdelinga pågår framleis. Medarbeidarar gir uttrykk for stort behov for informasjon og opplæring. Høge sjukemeldingstal på avdelinga og er det grunn til å tru at i noko grad er knytt til endringsprosessen. Pluss: O Servicesenteret blei etablert 01.09.06. Senteret er eit organisatorisk grep samtidig med innføring av ny teknologi for å redusere papirbruken i organisasjoen. O Vinstar er alt dokumenterte pr.september 2007: o Skriverestansar er sterkt redusert, då servicesenteret starta låg den på 1800 no ca 700 o Eldste uskrivne journaldokument var 5 månader gammalt, no er det eldste to-tre veker gammalt. o Det var ca 6000 uavslutta journaldokument, dette er langt på veg rydda opp. o For epikrise gjenstår innsats før dei er oppe på målsetninga som er at 80% av epikrisene skal vere utsendt innan ei veke etter behandling o Då skanninga av pasientjournalar starta opp 22.mars, hadde dei tids restansar på ca 570 mapper, pr. dags dato har dei ingen restansar Minus O Konsolidering av avdelinga pågår framleis. Ny omorganisering på veg o stort behov for informasjon og opplæring O Framdrift er i nokon grad forstyrra av samtidige prosjekt i organisasjonen O Sjukefråver synest høgt O Skanning historiske dokument er ikkje gjennomført 3 Sjå til dømes artikkelen Ledelse i endringsprosesser av Lars Vorland, 30.05.2005, http://www.helsenord.no/article1510-1109.html. 12

Delmål 2 Tilpasse arbeidsoppgåvene/rutinane til å arbeide elektronisk Målet med innføring av nytt ejournalsystemet var at arbeidsoperasjonane med handsaming av papirjournalen skulle fjernast. Dette gjeld arbeidsoperasjonar som å finne, hente, skrive, godkjenne, lagre og administrere papirjournalane. Helsepersonell skulle arbeide direkte mot e-journal. Det ville krevje nye rutinar for arkivering og gjenfinning av diktat (diktering), og at det skulle bli mindre behov for skriveteneste etter kvart som teknologi og system vart tilpassa. Eit viktig organisatorisk grep for å oppnå dette var å opprette Elektronisk pasientjournal (EPJ)- seksjonen underlagt fagdirektør. Det er både ei drifts og utviklingsorganisasjon som jobbar med opplæring, brukarstøtte, rapportering og rutineutvikling. Planane før prosjektoppstart syner at Helse Førde visste at det kom til å bli stort behov for informasjon og opplæring i omstillinga og tok organisatorisk grep for å sikre dette. Førsituasjon Før innføringa av det nye systemet vart papirjournalane handtert fysisk på avdelingar og poliklinikkar. Papirjournalen var sjeldan eller aldri oppdatert når ein konsultasjon var ferdig. Informasjonen kunne t.d. vere lagra på analog diktafon, i påvente av utskriving. Status ejournalprosjektet (Hovudprosjekt Elektronisk pasientjournal) er sluttført og ejournal er teknisk innført. Rutinene som er laga må likevel sette seg i organisasjonen og organiseringa av EPJ-seksjonen er under vurdering. Prosjektleiar seier i sluttrapporten at (Hovudprosjekt Elektronisk pasientjournal, Sluttrapport til styringsgruppe 03.07.07 side 7) Prosjektet har nådd kvalitative forbetringar på desse områda i høve til målsettingane: O elektronisk arbeidsflyt gjev raskare saksbehandling av dokumentasjon, tilvising og prøvesvar O kvalitetsheving i forhold til god oversikt over innhald i elektronisk arbeidsflyt/(oppgåver) O standardsering av elektroniske prosedyrar, som før var avdelingsspesifikke O kontorteneste standardisert (og ikkje lenger avdelingsspesifikke) og felles ressurs for Helse Førde Målet var at endra arbeidsoppgåver og nye rutiner skulle føre til vesentlige økonomiske gevinstar i 2006. Dette har vist seg å vere optimistisk når det gjeld framdrift. Hovudårsaker til dette er påverknad frå hendingar det ikkje var lett å forutsjå i forprosjektet: O arbeidet med opprettinga av Helse Vest IKT i 2005 (konsolidering av teknologi, program og medarbeidarar) O arbeidet med den nye felles databasen og innføringa av ServiceSenteret tok lenger tid og kravde meir ressursar enn føresett. O arbeidet med den nye klinikkstrukturen i Helse Førde Ein sentral del av prosjektet er arbeidet med å få helsepersonell til å arbeide direkte mot e-journal. Alt i første intervjurunde uttalte td. legane at dei ser at it vert eit viktig verktøy framover. Målet deira er å bruke meir tid til pasienten, mindre tid på ikkje-lege aktivitetar. Det er viktig at kvaliteten på informasjonen og presentasjonen av den er god. Fleire kjelder fortel oss at det er behov for enno betre opplæring av både legar og sjukepleiarar. Vi viser til fleire utsegner knytt til behovet i førre kapittel. 13

Prosessen og våre vurderingar Vi vurderer ejournalprosjektet i stor grad som eit omstillingsprosjekt og legg stor vekt på spørsmål om organisatoriske tilpassingar som oppretting av servicesenteret og EPJ-seksjonen som føresetnad for å hente ut vinstar. Påverknad frå andre omstillingar Helse Førde har ikkje klart å avvikle papir i den utstrekning det var forventa. Papirbruken vart raskt redusert, men ikkje så mykje som planlagt. Då det nye systemet vart teke i bruk, viste det seg at det oppsto så store oppstartsproblem at dei gamle rutinane måtte mellombels innførast att. Startproblema vart løyste, men gevinstane som prosjektet hadde planlagt å ta ut i 2005 og 2006, vart først realisert i 2007. Vi støttar prosjektleiar i synet på at mykje av grunnen til forseinkinga er arbeidet med opprettinga av Helse Vest IKT i 2005 (konsolidering av teknologi, program og medarbeidarar), og at arbeidet med den nye felles databasen og innføringa av servicesenteret tok lenger tid og kravde meir ressursar enn føresett. Prosjektplanane vart laga før Helse Vest IKT vart oppretta og før den nye klinikkstrukturen i Helse Førde vart bestemt innført. Opplæring og informasjon: EPJ-seksjonen bekreftar at opplæringsbehovet har vore og er stort. Dei har nytta mykje ressursar og mykje innsats på dette arbeidet. EPJ-seksjonen har no utvikla rutiner og prosedyrer som dei tilsette skal nytte. Den viktigaste observasjonen knytt til dette delmålet meiner vi er konstateringa frå intervjuobjekt i EPJ-seksjonen: Vi veit vi ikkje når ut til brukaren slik vi ønskjer. Men dette gjeld ikkje alle brukarar. Fleire vi snakka med meiner at det har vore god opplæring i det nye systemet. Dei meiner at IT-folka har vore flinke og stilt opp når ein har bede om det. Opplæring har skjedd på fleire måtar. Det har vore nytta mykje elektronisk opplæring. Informasjon om nye rutiner og gamle rutiner er og lagt ut på intranettet alle brukarar skal nytte. EPJ-seksjonen konstaterer to problem. Informasjonen har ikkje vore synleg nok og brukarane er ikkje ofte nok inne på intranettsidene. Eit første tiltak dei etterspør er meir sentral plassering av sjukehusinformasjon på intranettsida i høve til nyhende. Informasjonen ligg no i ein bolk i tredje kolonne til høgre på sida og med relativt liten skrift. EPJ-seksjonen meiner informasjon om rutinene druknar i annan informasjon. Eit anna tiltak EPJ-seksjonen ønskjer, er å få inn ein eigen meldingsfunksjon i pasientjournalsystemet DIPS. Dette vil gjere det lettare å nå ut med informasjon om nye rutiner direkte til brukaren. Tidlegare eksisterte det ein slik funksjon i programmet, men etter ei programvareoppdatering fall dette bort. EPJ har og hatt eit ønskje om å opprette epostlister der alle DIPS-brukerane er med. Dette er ikkje gjort, mellom anna fordi slike lister må opprettast og justerast manuelt, noko som er ein krevjande jobb. Dei ser og utfordringar i å få alle brukarar til å ta i bruk epost. Framandgjering på grunn av den nye IT-teknologien er eit tema både EPJ-seksjonen og andre vi intervjua tok opp. EPJ-seksjonen har supplert elektronisk undervisning med tilrettelagt undervisning i grupper eller direkte ein til ein. Informasjon har gått ut til alle avdelingar i Helse Førde. Det er arrangert møter med gjennomgang av alle rutinar for dei ulike delsystema på avdelingane. For oppfølging er det ein kontaktperson i alle avdelingar, som og skal hjelpe til å formidle informasjon frå EPJ. Avdelingleiarar og kontorleiarar er og faste kontaktpunkt, som både formidlar informasjon og melder tilbake til EPJ-seksjonen om behov. Det kan vere behov for tilrettelagt informasjon for avdelinga generelt eller behov for spesiell oppfølging og hjelp for enkeltbrukarar. 14

Vi meiner tiltaka er fornuftige prioriteringar med fokus på informasjon og opplæringsaktivitetar. Nøkkelen til suksess er at alle tek i bruk e-journal på rett måte og då må fleire kanalar for informasjon og opplæring nyttast. Meir om rutineinnføring Sjølv om rutinar er utarbeidde av EPJ-seksjonen er dei enno ikkje heilt innarbeidde. Rutinar mellom avdelingssjef og kontorleiar er ikkje på plass. Det kan både ha med informasjonsflyten EPJ-seksjonen har peika på å gjere, og med at det dei praktiske utfordringane til servicesenteret å gjere. Til dømes får vi høyre at 17 kontorleiarar ikkje veit korleis dei skal plasserast i organiasjonen eit år etter oppstarten. Rutiner mellom leger og sekretær blir rapportert å fungere. Før det nye systemet vart innført var helsesekretærane sakshandsamarar for legane med mykje sjølvstendig ansvar. Det var bekymring for at ikkje alle legane ville meistre overgangen til å gjere meir av dette arbeidet sjølve. Inntrykket vi fekk i intervjua var at nokon av dei eldre legane har slite med den nye teknologien og hatt behov for oppfølging, men at Kontakten mellom lege og sekretær er nå gjennom pc. Før brukte man mye tid på å lete etter hverandre og kommunisere på telefon og papir. Arbeidetprosessane har ikkje i alle situasjonar blitt enklare: Tidligere hadde avdelingslege direkte myndighet over sekretær. Når legen nå ønsker hjelp og snakker med sekretær så kan svaret bli at jeg hører hva du vil, men jeg må spørre om lov først. Som oftest går det greitt. Vi tolkar situasjonen slik at dette ikkje er eit stort problem. Ei anna og kanskje noko større utfordring ein lege har kommentert, er at det er fleire ledd i kommunikasjonen no enn før. Ein av informantane gir eit døme: Når vi snakker om epj så starter man med at pasient kommer til en lege. Legen gjør en undersøkelse og dokumenterer dette i form av et diktat. Diktatet skal skrives. Og det er kapasitet i servicesenteret som bestemmer når dette blir gjort. Da har de forskjellige en prioriteringsrekke. Alt som haster må først. Så planlagte ting havner litt ned. Så det kan godt gå noen dager, i verste fall ueker, før det blir skrevet. Når sekretæren har skrevet det så sendes det over til legen for godkjenning og da har man igjen en faktor. Den legen må da lese gjennom, rette, korrigere og sende tilbake. Noen ganger er legen på kurs, noen ganger er han sjuk, noen ganger er han på ferie, så det er mange ting å passe på nå. Da har man forskjellige systemer. Ved fravær blir allting sendt over til sjefen. Da får sjefen ganske lange lister i perioder. Så det er mange ting å holde kontroll med. Det er verdt å merke seg at systemet kan bli oppfatta som noko meir omstendeleg. Men det er vanskeleg på bakgrunn av dette å vite noko om den reelle effekten. Kanskje går det lenger tid for dei dokumenta som ikkje har høg prioritet. Kanskje blir det og meir arbeid for legen og avdelingsoverlegen som skal følgjeopp andre legar. Men dei gode resultata prosjektet har oppnådd til no tyder ikkje på at det totalt tek lenger tid eller at pasientar blir skadelidande. 15

Oppsummering Pluss O Elektronisk arbeidsflyt gjev raskare saksbehandling O Opplæring var planlagt i opprinneleg plan O Helse Førde tok eit organisatorisk grep for adressere utfordringa O Rutiner mellom lege og sekretær verkar å vere på plass O Prosjektet har klart å handtere store endringar i rammene Minus O Helse Førde har enno utfordringar på opplæring og informasjon O Rutiner mellom avdelingsleiar og kontorleiar verkar ikkje å vere på plass O Framleis stor potensial i form av reduksjon av arbeidsoppgåver. o Arbeidet er ikkje sluttført før dei nye rutinene er innarbeidd og avdelingane har tilpassa seg elektronisk arbeidsflyt optimalt. (Når legar skriv direkte i ejournal i staden for å diktere etc). o Det blir og viktig å redusere behovet for skanning og papir. 16

Delmål 3 Enklare og sikrare tilgang til pasientinformasjon Ved innføring av e-journal var planen at alle som hadde elektronisk tilgang, skulle få tilgjenge til all pasientinformasjon om ein gitt pasient. Eit delmål var og at pasienten skal få tilgang til eigen journal via Internett. Pasienten skal i større grad kommunisere med Helse Førde/helsevesenet elektronisk via SMS, e-post og Internett/pasientportal. Førsituasjon Organisasjonen til Helse Førde vart bygd opp og opplært med papirjournal som den sentrale dokumentasjonskjelda. Papirversjonen av ein pasientjournal fanst fysisk berre ein stad. Og mange journalar var i omløp. Kvar institusjon hadde sin fysiske journal for kvar pasient, og det medførte at den ikkje var tilgjengeleg for andre behandlarar enn på eigen institusjon. Pasienten kan ved eit opphald vere på fleire institusjonar. Utfordringa var då og er framleis å ha informasjonen, dvs journalen, felles tilgjengeleg. Ei internt omstilling i Helse Førde stilte nye krav. Funksjonsfordeling og klinikkorganisering slik Helse Førde skulle innføre kravde ein felles e-journal for å kunne gjennomførast med tilfredsstillande kvalitet og effektivitet. For pasienten var informasjon frå systemet i vesentleg grad basert på samtale ved konsultasjon og ved telefonkontakt. Status Alle papir generert i samband med opphaldet til ein pasient blir samla i ei mappe som er i bruk medan pasienten er innlagd - Opphaldsmappa. Etter opphaldet skal alle dokument skannast. Servicesenteret var avgjerande for å få på plass skanning av opphaldsmappe og dermed for å få Hovudprosjekt Elektronisk pasientjournal gjennomført. Prosjektet er no avslutta sidan skanning er satt i drift. I e-journal med digital diktering vil oppdatering no og skje mykje raskare enn før. I tillegg ligg informasjonen som lydfil i journalen, og er dermed tilgjengeleg så snart den er diktert. Den nye e-journalen gir tilgang etter gitte prosedyrar. Loggsystemet vil då både kontrollere og vise kven som har hatt tilgang til kva pasient, og kvifor. Systemet ivaretek konfidensialitet på eit langt høgare nivå enn dagens papirjournal. Prosjekleiar skriv i sluttrapporten til styringsgruppa at Helse Førde har nådd kvalitative forbetringar på disse områda i høve til målsettingane: - elektronisk pasientsystem gjer til at informasjon alltid er tilgjengeleg, sikrar konfidensialitet og er regulert ved tilgangsstyring etter tenestleg behov - felles pasientsystem for Helse Førde, gjev tilgang til all elektronisk pasientinformasjon og støttar klinikkorganisering Han peikar i dialogen med oss på ei stor utfordring vi og meiner det er verdt å merke seg. For legar som må forflytte seg mykje i arbeidssituasjonen mellom ulike kontor og avdelingar er det både tungvindt og tidkrevjande å måtte logge seg inn og ut av pc-ar mange gonger for dagen. Den mobile medarbeideren kan lett oppfatte systema som lite brukarvennlege. Resultatet kan bli mindre motivasjon for å nytte nye verktøy i tillegg til tidstapet. 17

Pasientar har enno ikkje fått direkte tilgang til eigen journal via Internett. Pasienten kan heller ikkje kommunisere med Helse Førde/helsevesenet elektronisk via SMS, e-post og Internett/pasientportal. Prosessen og våre vurderingar Naturlegvis må brukarane vere tryggje på det nye it-systemet før dei tar til å bruke det. Alle element i dei nye systema må vere sikra. Intervjuobjekta rapporterer at dette har fungert bra, sjølv med tekniske oppstartsproblem. Dei har som ein lege sa opplevd noen perioder med kortvarig stans. Men det har IKKE ført til skader på pasienter eller feilbehandling. Man har også gode logger å kontrollere hva som har skjedd og kan dobbeltsikre. Elektronisk pasientkommunikasjon er tema for pågåande satsingar, der store leverandørar som DIPS og Siemens Medical er involvert. Det er difor ikkje urimeleg at Helse Førde avventar situasjonen til ferdige produkt kan leverast. For Helse Førde er DIPS si satsing på Mittsykehus.no relevant. Produktet skal vere lansert i november 2007 4. Produktet skal ha tenester som innkallingsbrev, tilgang til epikriser, røntgensvar, bilder, timebestilling, pasientjournal, innsynslogg etc. Det skal kunne integrerast med Helse Førde sine eigne nettsider eller gje pasienten tilgang via ein eigen nettstad. Berre eit tema her peika seg ut utover diskusjonane vi alt har tatt opp i dei andre prosessane. Nemleg brukarvennlege system. Dei vi snakka med meiner DIPS er minst like brukarvennleg som systema dei konkurrerer med, så det er ikkje problemet. Problemet er å stadig måtte logge seg inn og ut av systema. Klientteknologi er tilpassa ein kontorarbeidsplass, men det har kome fram at den i for liten grad tilpassa den mobiliteten som trengs på eit sjukehus. Prosjektleiar slår fast at: Ein snakkar ikkje om pda eller mobiltelefon men faktisk berre om pc-ar som ikkje er for tungvinte i bruk. Det er mykje av og pålogging. Det går lang tid å gjere denne av og pålogginga. Helse Førde har prøvd å innføre mobil teknologi og det er på veg. Men dei legg ikkje skjul på at spesielt for dei som beveger seg mykje, doktorane, så er systemet no kanskje for tungvindt med mye treg av og pålogging. Dei beveger seg mellom kontor, mellom poliklinikkar, mellom operasjonssalar, mellom avdelingar. Når primærdokumentasjonen ligg elektronisk så kan det fort bli mange av og pålogginga i løpet av ein dag. Vi meiner dette må kunne sjåast på som ei nasjonal utfordring. For alle andre sjukehus må openbart ha det same problemet som Helse Førde. Oppsummering Pluss O Sikrare tilgang og sikre system O Enklare, og oftast raskare og meir tilgjengeleg Minus O Brukarteknologi (Klienttekologi) ikkje enkelt nok og tidkrevjande O Pasientkommunikasjon ikkje gjort elektronisk slik som målsettinga var 4 i følgje artikkel i Computerworld Helsebilag nr 3 september 2007 18

Delmål 4 Raskare dokumentasjonsarbeid Målet var å redusere epikrisetida ved bruk av digital diktering og innføring av felles skrivetenester. Førsituasjon Status ved oppstart av prosjektet var at: O Ca. 40% av epikrisene blir sendt ut innan 7 dagar etter utskriving/behandling. o Dvs ca. 60 % av epikrisene blir sendt ut meir enn 7 dagar etter utskriving/behandling. O Skrivekapasiteten varierte frå avdeling til avdeling og mellom institusjonar. O Skrivetenesta/papirjournal opptok mykje areal på dei kliniske avdelingane Status I sluttrapporten for Hovudprosjekt Elektronisk Pasientjournal finn vi at desse relevante kvalitetskrava er gjennomført: - elektronisk arbeidsflyt gjev raskare saksbehandling av dokumentasjon, tilvising og prøvesvar - kvalitetsheving i forhold til god oversikt over innhald i elektronisk arbeidsflyt/(oppgåver) - kontorteneste standardisert (og ikkje lenger avdelingsspesifikke) og felles ressurs for Helse Førde - reduksjon i skriverestansar (eldste uskreve dokument var 01.09.06 meir enn 5 mnd, i dag mindre enn 3 veker) Samtalane bekreftar at felles skriveteneste og god skrivekapasitet er på plass og mykje areal på avdelingane er frigjort. Verktøystatus: O Digital diktering er innført og det er enkelt for legane å diktere. O Innføring av Elektronisk timebok er rapportert å snart vere på plass. O Elektronisk resept er ikkje formelt del av dette prosjektet. O Talegjenkjenning er sett på vent. Prosessen og våre vurderingar Vi har fått tilbakemeldingar om at vesentleg areal på avdelingane er frigjort og at det er blitt ryddigare og mindre papir på kontora. Vi har ikkje undersøkt korleis arealet no blir nytta og nøyaktig kor stort innsparinga har vore. Det gjenstår etter det vi forstår enno noko innsats før Helse Førde når målsetninga som er at 80% av epikrisene skal sendes ut innan ei veke. Intervjua avdekka at ein har gjort vesentlege framskritt og ikkje er langt unna målsettinga. Vi har likevel tru på at det enno er eit vesentleg potensial for forbetring. Eitt av måla var å fjerne det manuelle kladdearbeidet. Det viktigaste virkemiddelet då er digital diktering. Digital diktering Digital diktering er innført og det er enkelt for legane å diktere. Formelt vedtak er at berre digitale diktat skal brukast i Helse Førde og det er i stor utstrekning gjennomført. Det er berre enkelte rapporterte avvik og berre ei avdeling må følgjast opp spesielt enno ei kort stund. Eit utilsikta resultat er at nokre legar, som før skreiv direkte i elektronisk journal fordi det var så vanskeleg å bruke det gamle diktatsystemet, no har tatt i bruk digital diktering i staden for sjølv å føre journalen. Når det 19

gjeld nye rutinar for arkivering og gjenfinning av diktat gjennom digital diktering, meiner dei intervjua legane at gevinstane med bruk av det nye systemet er særleg tydelege om natta og i helgane. Då kan dei kople heile Helse Førde saman. Ein sekretær kan sitte til dømes i Lærdal og skrive for ein lege i Førde. Alle ser ut til å innsjå at dette er framtida, men nokre vil bruke det nye systemet meir enn andre. Elektronisk timebok EPJ-seksjonen seier dei har arbeidd mykje med brukarane for å få dei til å gå over til elektroniske timebøker. Diverre er det nokre brukarar som enno fører både på papir og elektronisk. Seksjonen meiner at Helse Førde er nesten heilt i mål og at få avdelingar står att no. Dei meiner det vil ta kort tid å få dette på plass. Elektronisk resept. Det er rutiner for dette på plass for bruk i DIPS. Dette er ikkje formelt del av e-journalprosjektet. Talegjenkjenning Talegjenkjenning blei sett på vent. Prosjektleiar skriv at dette skuldast at gevinstuttak vart vurdert som relativt lite og Helse Førde var avhengig av å vente på ei teknisk oppgradering/ny programmvare. Talegjenkjenning kan vere på plass hausten 2007. Oppsummering Pluss O Helse Førde nærmar seg målsettinga som er at 80% av epikrisene skal sendes ut innan ei veke. O God skrivekapasitet med mindre variasjon på grunn av servicesenteret. O Areal på dei kliniske avdelingane er frigjort O Det manuelle kladdearbeidet er redusert ved at digital diktering er innført O Elektroniske timebøker er i stor grad i bruk Minus O Helse Førde har enno ikkje nådd 80% O Talegjenkjenning blei sett på vent og er over eit år forsinka. 20