Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: 16.10.2013 Tidspunkt: 19:00 Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Formannskapssalen, Halden rådhus, ekstraordinært møte Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Ekstraordinært møte. NB! Se tidspunkt. Side 1
Saksliste Innhold Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Side nr. PS 2013/69 Godkjenning av innkalling PS 2013/70 Godkjenning av saksliste PS 2013/71 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 2013/72 Referatsaker RS 2013/34 Oppfølging av FS vedtak 26.09.13, sak 2013/102, økonomirapport 2. tertial 2013/5609 Gerd-Berit Odberg utvalgsleder Side 2
PS 2013/69 Godkjenning av innkalling PS 2013/70 Godkjenning av saksliste PS 2013/71 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Side 3
PS 2013/72 Referatsaker Side 4
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 030 2013/5609-3 10.10.2013 Elin Cathrine Hagen Notat Utvalg Møtedato Kommunestyret 10.10.13 Oppfølging av FS vedtak 26.09.13, sak 2013/102, økonomirapport 2. tertial Formannskapet gjorde følgende vedtak 26.09.2013 i sak 2013/102 Økonomirapport 2. tertial «1) Økonomirapporten for 2. tertial tas til orientering. 2) Budsjettendring mellom helse og teknisk på 360 000 kr gjennomføres. 3) Budsjettendring mellom helse og personal på 350 000 kr med bakgrunn i overføring av personaltjenester, gjennomføres. 4) Rådmannen skal til førstkommende kommunestyremøte legge fram konkret tiltaksplan for reduksjon av totale lønnskostnader.» Rådmannen legger med dette notatet frem en tiltaksplan for reduksjon av totale lønnskostnader i henhold til punkt 4. Tiltakene i dette notatet er i hovedsak knyttet til lønnsreduksjoner. De ulike tiltakene anses å være innenfor rådmannens fullmakter slik at dette kun er en orientering til kommunestyret. Dersom kommunestyret anser at tiltakene ligger utenfor rådmannens fullmakter må rådmannen orienteres om dette umiddelbart. Kostnadsreduksjonene som presenteres i dette notatet vil i hovedsak få effekt fra 2014 selv om gjennomføringen starter i oktober. Enkelte tiltak vil derimot få umiddelbar effekt. Rådmannen har hatt drøftinger med tillitsvalgte i forhold til de tiltakene som fremmes. Uttalelse fra Halden Eldreråd vedrørende innsparinger innenfor helse og omsorg ligger som vedlegg. Tabellen under viser en oversikt over de tiltakene som beskrives pr. kommunalavdeling videre i notatet. Side 5
Antall årsverk Bergnet effekt 2014 Område/ tiltak Beskrivelse av tiltak Undervisning og oppvekst Sammenslåing av skoler Iddevang og Øberg 3,00-2 500 000 Sum undervisning og oppvekst 3,00-2 500 000 Helse og omsorg Sykehjem Reduksjon av 10 plasser på sykehjem med helårsvirkning 7,00-3 774 000 Samlokaliserte boliger Reduksjon av 4 avd ledere i samlokaliserte boliger 4,00-2 156 000 Hjemmesykepleie Effektivisering -3 000 000 Solheim dagsenter Reduksjon av årsverk 1,00-540 000 Sykehjem Reduksjon av årsverk knyttet til samordning av nattevaktressurs 1,80-970 000 Omsorgsboliger Reduksjon av årsverk 2,00-1 070 000 Forebyggende Avvikling av Maurtua åpen barnehage 1,80-970 000 Sum helse og omsorg 17,60-12 480 000 Kultur Ungdomstilbud Samorganisering Rockehus-Domino effekt 2013-880 000 Kulturstøtte Støtte til lag og foreninger, korps effekt 2013-636 000 Tirsdag/torsdag gruppen Bortfall av tilbud effekt 2013-259 000 Sum kultur -1 775 000 Sentral/ felles Lærlinger Halvering av antallet lærlinger - ikke inntak av lærlinger i 2014-450 000 Overordnet plan Reduksjon av årsverk 2,00-1 300 000 Overformynderiet Reduksjon av årsverk 0,23-100 000 Regnskap Reduksjon av årsverk 1,50-725 000 Org./Sentralbord/Servicesenter/ PoReduksjon av årsverk 1,00-500 000 Sum sentral/ felles 4,73-3 075 000 Undervisning og oppvekst Sammenslåing av Iddevang og Øberg skoler til én skole For å bedre Halden kommunes økonomi ønsker rådmannen å gjøre endringer i den vedtatte skolestrukturen så snart som mulig. Som et første skritt vil rådmannen legge ned Iddevang og Øberg barneskoler, og slå de to skolene sammen til én skole. Opplæringslovens 8-1 Skolen, første ledd har følgende ordlyd: Grunnskoleelevane har rett til å gå på den skolen som ligg nærast eller ved den skolen i nærmiljøet som dei soknar til. Kommunen kan gi forskrifter om kva for skole dei ulike områda i kommunen soknar til. Kravet i 38 første leddet bokstav c i forvaltningslova om kunngjering i Norsk Lovtidend gjeld ikkje. Lovens krav om at elever har rett til å gå på den skolen som ligger nærmest, eller ved den skolen i nærmiljøet som de sogner til er overordnet, og vil være førende for hvor den enkelte elev har rett og krav til å være elev ved. For noen av dagens elever ved Iddevang skole vil en sammenslåing av de to skolene, og en samlokalisering på Øberg skoles tomt kunne føre til at det vil være en annen skole som ligger nærmere enn Øberg. Den geografisk nærmeste skolen kan for enkelte da bli Prestebakke skole. Side 2 av 2 Side 6
I departementets framlegg i Ot.prp. nr. 46 (1997-98) legges det til grunn at forvaltningslovens 37 innebærer at mellom andre foreldrerådet (FAU) eller samarbeidsutvalget (SU) ved den enkelte skole skal høres før kommunen vedtar forskrift om skolenes kretsgrenser (opptaksområder). Siste setning i 8-1, første ledd avgrenser ikke bruksområdet for forvaltningsloven på dette punktet. Opptaksområdene for Iddevang og Øberg (sist endret i møte i HUO 02.12.09, PS 2009/90 ved etablering av Tistedal skole fra skoleåret 2010 2011) skoler er vedtatt av Hovedutvalg for undervisning og oppvekst, og har i dag følgende ordlyd: Det er ikke fritt skolevalg i Halden. Foresatte kan søke om skolestart ved en annen skole enn det opptaksområdene har trukket opp. Se Opplæringslovens 8-1. Opptaksområdene for Haldens barneskoler er: (kommentarene for hver skole gjelder grenselinjene mot en annen barneskole, nabokommune eller naboland) Iddevang: Nord : Hov, øst for Maistubben, nord for Stumberg, Berger og Voll, nord for Ås og Solli, sør for Solberg, nord for Stokke bru, sør for Myrane, deretter mot Aremark Øst : Aremark og Boksjøen. Sør : Iddefjorden nord for Folkå, øst for Knekterød, vest for Iddebøen og Lundane, nord for Ellefsrød, sør for Tangen mot Boksjøen. Vest : Iddefjorden. Øberg: Nord : Se Gimle og Tistedal skolers grenser mot sør. Øst : Aremark. Sør : Se Iddevangs nordgrense og Folkvangs grense mot sør. Vest : Se Folkvangs østgrense. Iddevang skole Elevtall pr. 01.10.13 : 86 elever. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Sum: 11 10 12 14 10 12 17 - - - 86 Elevtallsprognose for de neste fire årene: Skoleår: Elevtall: 2014 2015 87 87 2015 2016 91 94 2016 2017 98 102 2017-2018 98 106 Elevtallsprognosen viser et noe økende elevtall, og denne tendensen ser ut til å fortsette i den perioden en har elev- og fødselstall for. Det første tallet er fra kommunalavdelingen egen prognose fra november 2012, mens det andre tallet er fra Norconsults rapport i september 2013. Prognosetallene fra november 2012 ser ut til å ha vært for høye. Fra skoleåret 2013 2014 viste den at det skulle ha vært 94 elever, mens det nå er registrert 86 åtte færre elever ved skolen. Dette er en tendens som har registrert over flere år, og som gjør at elevtallsøkningen som Norconsult har kommet fram til kan være noe usikker å forholde seg til. Norconsult har benyttet seg av tall fra SSB i sin framskriving av elevtallene. Side 3 av 3 Side 7
Øberg skole Elevtall pr. 01.09.13 : 205 elever. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Sum: 25 31 29 21 31 37 31 - - - 205 Elevtallsprognose for de neste fire årene: Skoleår: Elevtall: 2014-2015 194 199 2015-2016 188 194 2016-2017 184 200 2017-2018 191 208 Elevtallsprognosen viser en fortsatt reduksjon i elevtallet fra inneværende skoleårs 205. Prognosen fra november 2012 viste at det skulle være 209 elever ved skolen skoleåret 2013 2014, men tallene viser at skolen per dato har fire elever færre. Opprettelse av nye Idd skole sammenslåing av Iddevang og Øberg skoler Skolens rundt 100 elever vil ikke i sin helhet kunne få plass ved Øberg. Hvis Øberg skole skal opprettholdes, bør ikke skolen har mer enn rundt 300 elever. En bør også som et alternativ vurdere om elevene ved Iddevang skal deles mellom Prestebakke og Øberg skoler, ved at for eksempel opptaksgrensene mellom Iddevang og Prestebakke blir endret, og at elever som bor ovenfor Bøkleiva, fra Aspedammen går til Prestebakke, og at opptaksområdet blir skjøvet lenger nordover langs Iddefjorden, ned mot og kanskje forbi Bakke. Høsten 2004 utarbeidet PriceWaterHouse Coopers en rapport med tittelen Økonomisk og organisatorisk gjennomgang av sektor for undervisning i Halden kommune rapport med utredning av prioriterte innsparingsområder. Følgende er sakset fra denne rapporten: 2.4 Innsparingstiltak 2: Legge ned Iddevang skole Dersom Halden kommune velger å legge ned skoler for å redusere ressursbruken, vil det etter PwC sin vurdering gi minst negative konsekvenser å legge ned Iddevang skole. Elevene ved Iddevang kan overføres til Prestebakke, Folkvang og Øberg skoler. Oversikten nedenfor viser antall elever på trinn 1-6 skoleåret 2004/05 på Iddevang, Folkvang, Øberg og Prestebakke skoler. For de tre siste skolene er det også oppgitt ledig kapasitet på hvert trinn. Kapasiteten er beregnet på grunnlag av romstørrelse. Oversikten viser at elevene fra Iddevang kan få plass på de tre andre skolene uten at dette vil kreve gruppe/klassedeling. Det vil være naturlig at elevene fra de sørlige delene av inntaksområdet til Iddevang overføres til Prestebakke skole, mens resten av Iddevang-elevene overføres til Folkvang eller Øberg. På de fleste klassetrinn vil elevene fra Iddevang som ikke kommer fra de sørlige delene av inntaksområdet, kunne gå sammen på enten Folkvang eller Øberg. Side 4 av 4 Side 8
Det er verd å merke seg at PWC i sin rapport fordeler elevene mellom tre skoler, Prestebakke, Øberg, og Folkvang skoler. Videre skriver PWC i sin rapport: 2.4.1 Kvalitetskonsekvenser En nedlegging av Iddevang skole vil ha en rekke negative konsekvenser. Både pedagogiske, praktiske og distriktspolitiske argumenter kan brukes mot å legge ned Iddevang. De viktigste motargumentene er: I grupper/klasser med såpass få elever som på Iddevang er det lettere å se hver enkelt og gi tilpasset opplæring Et lite og oversiktlig skolemiljøet gir trygghet En god del elever får lengre skolevei, men for Iddevang er ikke dette argumentet så tungtveiende hele 97 av de 112 elevene ved skolen har skoleskyss, og fra sør- og norddelen av inntaksområdet vil ikke bussturen til en annen skole enn Iddevang ta særlig lengre tid. Prognosene tilsier at elevtallet på Iddevang skole vil øke noe i løpet av de neste 5 årene Det vil trolig tilbys boligtomter i Iddevangs opptaksområde (Ystehede/Torpbukta og Fagerholt) allerede fra 2005. Iddsamfunnet mister et 90-årig identitetsmerke og samlingspunkt - skolen brukes 4 ettermiddager/kvelder i uka til idretts-/trimaktiviteter. Å legge ned Iddevang vil føre til at andre skoler får flere elever pr. klasse, og det vil bli mer krevende å tilpasse opplæringen til den enkeltes behov og forutsetninger Å legge ned Iddevang vil gjøre det trangere på SFO på naboskolene I og med at naboskolene vil få overført noe personale som følge av at Iddevang blir nedlagt, kan det bli mangel på lærerarbeidsplasser. Økning i timetallet fra og med neste skoleår vil forsterke dette. Argumentene for å legge ned Iddevang er først og fremst økonomiske, men det kan også være pedagogiske grunner til å legge ned skolen: Skoler med en elevgruppe/klasse pr. trinn er mindre kostnadseffektiv enn skoler med to elevgrupper/klasser pr. trinn Skoler med få elever pr. elevgruppe/klasse gir dyre elevplasser Små skoler er mer sårbare ved lærerfravær Ved små skoler kan konflikter få særlig store konsekvenser I en tid preget av teknologisk revolusjon og stor endringstakt er det viktig å ha fagmiljøer med bredde og dybde et krav det er vanskeligere for små skoler å innfri Små skoler kan i mindre grad enn større investere i dyrt utstyr 2.4.2 Økonomiske konsekvenser En nedlegging av Iddevang skole kan gjennomføres fra 01.08.2005 og vil ha følgende økonomiske konsekvenser (alle beløp i tusen kr): Side 5 av 5 Side 9
Tekst Grunnlag 2005 2006 2007 2008 Merknad Grunnskole 6 103 2 774 6 103 6 103 6 103 Netto utgift 202 SFO 102 46 102 102 102 Skolebygg 681 310 681 681 681 SUM 6 886 3 130 6 886 6 886 6 886 "Nye" permanente utgifter Strøm, vedl, renhold i bygget -400-200 -400-400 -400 Økte skyssutgifter* -170-72 -170-170 -170 Overføring av drifstutg -200-100 -200-200 -200 Til skolene Folkevang, Øberg, Prestebakke Overføring av assistent utg. -300-136 -300-300 -300 Til skolene Folkevang, Øberg, Prestebakke Utgifter spesialundervisning -703-320 -703-703 -703 39 timer av kr. 18.035,- Ikke permanente utgifter Flyttekostnader -500-500 Rigge ned/opp utstyr, nytt utstyr, data, Besparelse 1 802 5 113 5 113 5 113 * Bygger på informasjon fra Østfold kollektivtrafikk og Skøien bilruter Tallene i tabellen over er hentet fra PWC-rapporten som ble utarbeidet høsten 2004. Det må tillegges at beregningene i tabellen ikke har med seg lærerkostnader som følge av at hver enkelt elev tar med seg en lærerressurs som angir, og bygger opp skolens rammetimetall, den generelle elevfaktoren/elevkostnaden i skolens driftsbudsjett, og behovet for å istandsette nye lærerarbeidsplasser ved den skolen som skal får økt antall lærerstillinger. Sammenslåing av Iddevang og Øberg skoler til én ny skole Ut fra de tallene som foreligger, er det gjort følgende beregninger: Innsparingspotensiale i bemanning ved sammenslåing av de to skolene: Ved en sammenslåing av Iddevang og Øberg skoler vil innsparingspotensialet være en reduksjon i antall administrative og merkantile stillinger og leder for SFO, samt at antallet elevgrupper blir redusert. Antall grupper: Innsparinger: Skoleår: To skoler: En skole: Red. i ant. grupper: Red. i ant. uketimer: 13 14 27 grupper 23 grupper 4 grupper 22,0 t/u (0,85 st.) 14 15 25 grupper 22 grupper 3 grupper 16,5 t/u (0,63 st.) 15 16 26 grupper 22 grupper 4 grupper 22,0 t/u (0,85 st.) 16 17 26 grupper 23 grupper 3 grupper 16,5 t/u (0,63 st.) Én 100 % lærerstilling på barnetrinnet har 26 t/u undervisning. En lærerstilling har en totalkostnad på årsbasis på ca. 630 000 kr (refusjon i 2013 for ekstra lærerstillinger på ungdomstrinnet finansiert av Kunnskapsdepartementet). Reduksjonen i antallet grupper, reduksjon i administrative stillinger (én rektorstilling og én faglærerstilling funksjonstillegget, én merkantil stilling, og én leder for SFO (funksjonstillegget) vil i gjennomsnitt kunne gi et innsparingspotensiale i lønn på ca. 1,75 mill. kr. per år, eller nesten 150.000 kr. per måned. I tillegg kommer innsparingen av rene driftsutgifter ved Iddevang skole. Totalt vil innsparingen utgjøre ca. 2,5 mill. kroner på årsbasis. Ved å slå sammen skolene fra 1. august 2014 vil kostnadsreduksjonen i 2014 bli ca. 1 mill. kroner. Side 6 av 6 Side 10
En skole med god arealutnyttelse bør ha ca. 10 15 kvm per elev. Det vil si at nye Idd skole, med rundt 300 elever bør kunne disponere mellom 3 000 og 4 500 kvm. Helse og omsorg Redusere institusjonskapasiteten med inntil 10 plaser gjennom å redusere "intermediæravdelingen" på Halden sykehjem fra 27 til 17 plasser På intermediæravdelingen på Halden sykehjem er det 27 korttidsplasser. 10 av disse plassene er brukt som langtidsplasser i dag. Forslaget innebærer å flytte disse 10 langtidspasientene på Intermediær til dagens korttidsavdeling på Iddebo når disse korttidsplassene blir ledige. Da omgjøres korttidsavdelingen på Iddebo til en ren langtidsavdeling. Korttidsavdelingen på Iddebo består av 19 plasser + 4 beredskapssenger (D rom) 10 av disse plassene er i dag disponert som langtidsplasser. I forhold til dagens situasjon innebærer tiltaket en dreining i retning av færre korttidsplasser og flere langtidsplasser. Den praktiske bruken av korttids-/langtidsplasser er imidlertid kontinuerlig vurdert i forhold til det faktiske behov som skal dekkes. Dette betyr at ved behov får pasienter med avklart behov for langtidsplass - og hvor det ikke foreligger andre alternativer - plass på en definert korttidsseng og visa versa. Pr i dag brukes 10 av 19 definerte korttidsplasser på Iddebo korttidsavdeling, til langtidspasienter. På samme måte brukes 10 av korttidsplassene på intermediæravdelingen til langtidspasienter. En omgjøring av Iddebo korttidsavdeling til ren langtidsavdeling innebærer i prinsippet en reduksjon av 20 korttidsplasser til fordel for 20 langtidsplasser. Avvikling av 10 senger på intermediæravdelingen på Halden sykehjem medfører at avdelingen får 17 korttidssenger istedenfor 27. I prinsippet avvikles dermed 27 tidligere definerte korttidsplasser og det etableres 20 nye langtidsplasser. I forhold til dagens faktiske bruk er imidlertid bildet noe annerledes. Sett opp imot dagens realitet avvikles 10 korttidsplasser. Antall langtidsplasser holdes uendret. Økonomisk innsparing tas ut ved redusert bemanning på Intermediær som følge av at denne avdelingen da får 17 plasser i stedet for 27. Avdelingen har i dag en bemanning på 28,3 årsverk inkl leder og to nattevakter. I denne bemanningen ligger ikke renhold. Ny bemanning 22 årsverk. En reduksjon på 6,2 årsverk. Identifisering av overtallige medarbeidere vil skje gjennom vedtatte rutiner for omstilling og omplassering. Økonomisk effekt tas ut ved at disse innplasseres i ledige, allerede budsjetterte hjemler. I det store bildet er det høy grad av etterspørsel etter sykehjemsplasser. Imidlertid opererer man ofte med noe ledig belegg. Dels som følge av at man ønsker å ha en viss "beredskap" og dels fordi behovet for blant annet korttidsplasser følger endel sesongmessige svingninger. Eksempelvis er det på vinteren et større behov for korttidsinnleggelser som følge av lårhalsbrudd etc. Halden kommune har flere sykehjemsplasser enn Moss kommune, også etter en reduksjon på 10 plasser. I tillegg har Halden over 100 flere plasser på omsorgsboliger med heldøgns bemanning enn Moss kommune selv om Halden har i underkant av 2000 færre innbyggere. Dette indikerer noe handlingsrom knyttet til kapasitet. Halden kommune har betalt for kun to overliggerdøgn så langt i 2013. Dette er i utgangspunktet svært bra. Imidlertid må det vurderes og man må være årvåken på hvorvidt dette har generert en uforholdsmessig stor kostnad i organisasjonen. Det er viktig å være årvåken ift det faglige tilbudet pasienten skrives ut til. En reduksjon av senger vil kunne medføre et noe høyere nivå av utskrivningsklare pasienter som blir overliggere på sykehuset. Det er også viktig å bemerke at definisjon av kort og langtidsplasser er et forhold kommunen på eget initiativ avgjør sammensetningen av til enhver tid. Side 7 av 7 Side 11
Mulige risikoområder ved gjennomføring av tiltaket: Vi mister kompetanse som er bygd opp på intermediær Det vil bli enda flere overtallige som skal tilbys alternative stillinger i kommunen En reduksjon av korttidsplasser vil gi mindre handlingsrom på plasser/sirkulering Muligens økte kostnader for overliggere på sykehus Muligens flere deltidsstillinger på intermediær Flere utskrivningsklare vil komme tidligere hjem, ytterligere press på hjemmebasert tjeneste hvor man allerede har 65 % av de utskrivningsklare pasienter i kommunen og av disse er 25% nye brukere som ikke har mottatt tjenester tidligere. Fleksibilitet på avlastning og bruk av disse sengene vil kunne bli redusert Terskel for innleggelse i sykehjem fra hjemmebasert tjeneste vil bli høyere og kan medføre økte kostnader i hjemmetjenesten for å opprettholde et faglig forsvarlig tilbud i hjemmet. Raskere utskrivning fra korttidsplasser til hjemmesykepleien Vurdere om å ta over renhold på legevakt og kapell (reforhandle avtalen med Sø). Der kjøper vi i dag renholdstjeneste. Redusere avd ledere i Samlokaliserte boliger med 4 årsverk Pr dato er det 8,8 årsverk til å lede 190,5 årsverk, dvs 21,6 årsverk pr leder (Brøseth dekker 1 leder Glenne). Nedbemannes det med 4 årsverk står det igjen 4,8 årsverk til å lede 190,5 årsverk fordelt på 16 avdelinger (her er Glenne tatt ut), dvs 39,7 årsverk pr.leder. Det er 6109,5 timer pr uke i individuelle vedtak i området 317694 timer pr år (52 uker) fordelt på 78 brukere. Her er Nytorp og en av brukerne ved Glenne tatt ut av oversikten (Nytorp driftes av Jørn Nilsen drift as, og en av brukerne ved Glenne dekkes av Brøseth). Det er ingen stedfortredere i avdelingene eller andre fagpersoner som har utvidet ansvar i forhold til administrasjon og ledelse. Avd lederne er ansvarlig for: personal, økonomi, daglig og faglig ansvarlige. Avd lederne må ha inngående kunnskap om brukerne og kjenne deres behov og utfordringer godt av den grunn, dvs tilstedeværelse i avdelingene. En reduksjon av ledere vil nødvendiggjøre endrede arbeidsprosesser for gjenværende ledere, ny struktur må legges, stab og støtte funksjonene vil måtte gi tydeligere lederstøtte etc. Fagdekning Det er 5 kapittel 9 vedtak i området hvorav 2 er av den art at det er krav til vpl/spl (18 vpl) ved tjenesteutøvelse. De resterende 8 vpl jobber i avdelinger hvor det er særlig utfordrende atferd og krav til forebygging for å unngå kap 9 vedtak. Det er stor kompleksitet både i forhold til atferd og medisinske problemstillinger rundt mange av brukerne, derav behov for helsefaglig kompetanse (vpl/spl). Dette er i og for seg med på å understreke behovet for flere høyskoleutdannede i direkte miljøterapeutisk arbeide. Avdelingslederne i samlokaliserte boliger har ikke «sine» ansatte under ett tak, slik det er i hjemmesykepleien og omsorgsboliger. De leder i dag to avdelinger som er geografisk spredt, synlighet/tilstedeværelse av ledelse er dermed ikke like stor som de andre områdene. Oppgavene /arbeidsmengden avviker heller ikke mot oppgaver for avdelingsledere i andre områder. Avdelingsleder instruksen er lik og gjelder likt for alle avdelingsledere i kommunen. Kritiske faktorer ved gjennomføring av tiltaket: Personaloppfølging vil kunne bli «uformelle ledere» og ukulturer i avdelingene i fravær av tilstedeværende leder. Dette vet vi av erfaringer skjer når leder ikke er synlig i avdelingene gjelder alle områder Side 8 av 8 Side 12
HMS saker og IA arbeid - vil kunne bli berørt. Stiller andre krav til støtte og bistand fra stab/støtte funksjoner. Gjennomganger av vedtak hos brukere - lederne ikke vil kunne ha mulighet til å følge dette opp slik det gjøres i dag. Medarbeidersamtaler - vil ikke kunne gjennomføres i tråd med de rutiner som foreligger idag. Må ivaretas gjennom en større grad av gruppesamtaler - særlig ift små deltidsstillinger og nattevaktstillinger. Informasjon for at leder i det hele tatt skal kunne gi informasjon til ansatte betinger det flere personalmøter enn i dag på grunnlag av manglende nærvær av ledelse. Dette er indirekte tid, og er fjernet i stor grad i dagens organisasjon det må da tilbakeføres og koster penger Opplæring og veiledning dette er oppgaver som kan bli berørt Vedtaksarbeid kartlegginger og vedtak må muligens skrives og følges opp av andre enheter Medisinhåndtering dette er oppgaver må vurderes hvorvidt noe kan overføres til hjemmesykepleien Plotting i notus må muligens legges til andre (merkantil?) Redusere med 2 årsverk i Omsorgsboliger Reduksjonen forutsetter nedleggelse av fire korttidsplasser (to leiligheter). En slik reduksjon er vurdert å bare i mindre grad bidra til å øke presset på hjemmesykepleien. Økte utgifter og reduserte inntekter ved å legge ned fire korttidsplasser på Søsterveien: Pris per mnd per plass: 3750,- mindre i matutgifter +4110,- mindre i brukerbetaling +3651,- mindre i husleieinntekter Totalt øker utgiften til kommunen med ca kr 4000,- per plass per mnd, som blir stående ubrukt. Total årlig utgift for fire ubrukte korttidsplasser blir ca kr 192 000,-. Antatt innsparing er ca 2,4 årsverk som en helårseffekt. Da har vi redusert bemanningen med en liste på dagvakt mandag til fredag, og en liste på kveldsvakt mandag til søndag. Ny grunnbemanning blir da syv lister på dag, fire lister på kveld og to på natt. Antall brukere vil ligge på ca 36 fordelt på 34 leiligheter. (Antallet vil variere noe ettersom det kan bo ektepar i alle leilighetene). Kveldsbemanning må kvalitetssikres ytterligere. Reduksjonen av fire korttidsplasser, sammen med planleggingsverktøyet «Gerica plan», skal gjøre oss bedre til å planlegge oppdragene. Foreløpig er det satt av en dagvakt i uken til å administrere Gerica plan. Målet er at ajourhold av Gerica plan skal foregå innenfor «ordinær drift». Søsterveien praktiserer ikke innleie ved første sykefravær. Dette betyr ikke at det er en øket grunnbemanning, men at de praktiserer helgelister på disse dagene. Dette vil ikke være vanskeligere ved redusert bemanning på Søsterveien. Redusere med ett årsverk, Dagsenter for demente Solheim senter Solheim dagsenter åpnet i mars 2009. Det er i dag åpent 5 dager i uka, med 10 brukere hver dag. P.t. gir dagsenteret tilbud til 21 brukere. Alle brukerne er hjemmeboende, enten bor de alene eller sammen med ektefelle/barn, og alle har en demensdiagnose eller er under utredning for dette. Tilbudet ved dagsenteret er et forebyggende tiltak for å holde brukerne utenfor institusjon så lenge som mulig, gi pårørende avlastning slik at de orker å holde sine demenssyke hjemme så lenge som mulig, samt gi brukerne en «aktiv og meningsfull tilværelse i fellesskap med andre». Side 9 av 9 Side 13
Dagsenteret har 3 årsverk fordelt på 4 personer; avdelingsleder (aktivitør) i 100 % stilling, aktivitør i 100 % stilling, hjelpepleier i 60 % stilling og hjelpepleier i 40 % stilling. Budsjett for 2013 er på kr. 2.055, og budsjett for 2014 kr. 2.186. Anbefalt bemanning fra Nasjonalt kompetansesenter for aldring og helse, er 3 ansatte på 10 brukere. Erfaring fra Solheim dagsenter, viser at det er vanskelig å ha lavere bemanning. Brukerne kan være krevende/urolige, og de har ofte svært forskjellige behov. Brukerne skal ha et aktivitetstilbud, og det er både individuelt tilpassede aktiviteter og gruppeaktiviteter. Det er to mulige løsninger ift reduksjon av 1 årsverk: Alt. 1: åpent 3 dager i uka med 10 brukere og 3 ansatte Alt. 2: åpent 5 dager i uka med redusert antall brukere (for eksempel 7) og med 2 ansatte Ettersom brukerne i dag har et tilbud mellom 1 til 5 dager i uka, vil alternativ 2 være mest hensiktsmessig. Aktivitør i 100 % vil gi en innsparing på kr. 506.362 (19 % pensjon og 14,1 % arb.g.avg.) Hjelpepleiere i 60 % + hjelpepleier i 40 % vil gi en innsparing på kr. 517.633. I tillegg vil man kunne redusere noe på art 10202, 10204, 11151, 11706, og 11952. Man må i tillegg ta med at det vil bli noe reduserte inntekter på artene 16001 og 17100. Alle brukerne som er ved Solheim dagsenter i dag, har et vedtak ut april 2014. Reduksjon av antall plasser, kan skje ved naturlig avgang, bruker får plass ved en institusjon eller at tilbudet opphører hvis bruker ikke kan nyttiggjøre seg tilbudet lenger. Dagsenteret kan da ikke ta inn nye brukere. Realistisk dato for iverksettelse, vil være 01.01.2014. Det vurderes som viktig å fortsatt ha et tilbud som Solheim dagsenter. Det er god økonomi i å holde brukere hjemme lengst mulig for å unngå institusjons innleggelser. Solheim senter er iså måte et virkefullt tiltak. Familiens hus - avvikle Maurtua åpen barnehage MÅB er et nettverksskapende lavterskeltilbud for alle typer familier i kommunen med barn fra 0 til 6 år. Både innvandrerfamilier og norske familier som ikke ønsker tradisjonell barnehage bruker tiltaket. 60 % av brukerne er norske familier som ikke bruker tradisjonelle barnehager. Resterende er innvandrerfamilier. Særlig opp imot innvandrerfamilier brukes MÅB til å informere om plikter og rettigheter som borger i Norge, bistand til å kontakte utleiere ved behov for bolig, bistand i forhold til utdanning og jobb opp mot NAV. I et folkehelseperspektiv ivaretar tiltaket et behov for informasjon om hygiene, kosthold og helse i Norge for familier med innvandringsbakgrunn. Kommunen må, ved en nedleggelse, vurdere om disse hensynene kan ivaretas gjennom øvrige funksjoner. Til tross for gode formål, hensikter og tilbakemeldinger, er ikke tiltaket å anse som et lovpålagt tiltak i juridisk forstand. Ved nedleggelse vil to personer i 60 % stilling måtte sies opp/omstilles. Én person på arbeidsavklaringspenger skal ikke tilbake. Innpassing av aktuell person fra ressurspool er ikke aktuelt ved nedleggelse. Innsparingspotensialet svarer til tre stillinger à 60 %. Dette utgjør om lag 1 080 000,-. Realistisk dato for nedleggelse er avhengig av dato for vedtak og hvor raskt det praktisk er mulig å omplassere de to ansatte. Side 10 av 10 Side 14
Kultur Ungdomstilbud- samorganisering Rockehus-Domino Rockehuset legges ned som aktivitetshus, men har åpent som øvingslokaler, under forutsetning at det inngås avtaler med frivillige. Ansatte overføres til Domino. Det er frem til dd brukt ca 500 000,- i driftsmidler på rockehuset. Ved en sammenslåing av tilbudene vil det bli en besparing på 880 000,- for 2013. Fokus legges da på Domino som anses å være et lavterskeltilbud samt å ha en større forbyggende effekt for ungdom. Kulturstøtte til lag og foreninger, korps Kan medføre mindre aktivitet i kulturlivet. Foreninger, korps, og arrangementer får ikke tildelt mer støtte i 2013. Tirsdag/ torsdagsgruppen Kulturtilbud til denne målgruppen bortfaller. Enheten skal se på ny organisering av tilbudet innunder kommunalavdeling helse og omsorg. Det er usikkert hvilken effekt dette får i 2013 ettersom det meste er lønnsmidler som løper videre ved at ansatte blir overtallige. Sentral/ Felles Næringssjef stillingen besettes ikke på nåværende tidspunkt Når denne stillingen ikke besettes vil det være en fast rådgiverstilling knyttet til tilrettelegging/ bistand for næringslivet. Konsekvenser av dette er en redusert innsats mot lokalt næringsliv og lavere deltakelse inn i fora som Osloregionen, grenseregionen, etc.. Dette vil kunne bety redusert markedsføring av Halden som næringslivsarena og gjøre Halden mindre attraktiv ifht nyetablering. Dette vil igjen kunne medføre redusert vekst i nye arbeidsplasser, og kanskje også redusert vekst i tilflytting og derigjennom redusert vekst i skatteinntekter og rammetilskudd. På en annen siden vil dette kunne føre til redusert vekst i kommunale utgifter til barnehage, skole, pleie og omsorgstjenester mm. Reduksjon av stillinger innen overordnet plan Overordnet plan har i dag, utover folkehelsekoordinator som er organisert i samme avdeling, 2 årsverk. En reduksjon på 1 årsverk medfører en drastisk reduksjon i kapasitet til planarbeid og oppfølging av slike. En reduksjon av ressurser medfører derfor en stram prioritering av hvilke oppgaver som skal gjennomføres. Med 1 årsverk knyttet til denne funksjonen må det prioriteres kraftig mellom oppgaver som sentrumsplan, rullering av samfunnsplanen, oppgaver knyttet til utredning/ planarbeid av mekling/vedtak i kommuneplanens arealdel (strateginotat i fht strandsone/brygger, masseuttak, fritidsbebyggelse i RPR- soner, mm), byutviklingsprosjekt, mm. Overordnet plan har også "driveransvaret " for internt planforum og har en utstrakt rådgivningsvirksomhet ifht kommunedel-, område- og temaplaner overfor de andre kommunalområdene, føringer og planarbeid fra andre myndigheter. Muligheten til deltakelse i dette vil selvfølgelig også bli redusert. Gjennom de siste to-tre årene har overordnet planfunksjon igjen vært synlig i Østfold- sammenheng. Lov om Folkehelse presiserer sterkere enn tidligere rådmannens ansvar for å arbeide aktivt med folkehelse som et tverrsektorielt tema. Det viktige med dette er å få bedret folkehelse, som igjen vil redusere kostander til andre kommunale tjenester. Det er slikt sett tillagt flere lovpålagte Side 11 av 11 Side 15
oppgaver til stillingen. Folkehelsekoordinatoren har initiert flere tilskudd til Halden kommune, som har gitt mulighet til igangsetting av mange tiltak. (jf RS-saker til ulike politiske utvalg). Ved å redusere ressurser til folkehelsearbeid, vil en slik aktivitet ikke være mulig. Koordineringen Folkehelsekoordinator gjør i fht et overordnet og detaljert planverk er et godt forebyggende arbeid - et arbeid som ikke lenger vil være mulig. I forhold til prosessen vil alle oppgaver ved avdelingen bli gjennomgått og vurdert. Kjøp av kontrolltjenester fra annen kommune To vakante stillinger på kontrollsiden hos kemneren trekkes inn og besettes ikke. Med det har Halden kommune ingen "stedlig kontrollvirksomhet". Halden kommune er pålagt å utføre denne oppgaven av Skatt Øst, og målsettingen satt av Skatt Øst til 5% kontroll av antall virksomheter i Halden pr år. Deler av denne kontrollen må derfor kjøpes av andre. Når dette foreslås, er det fordi vi for andre gang på kort tid står uten kontrollører. Det kan synes som om Halden kommune er for liten ifht å få et fagmiljø rundt denne funksjonen. Rådmannen tar nå hensyn til dette. Ansatte i kontrollvirksomheten har vært en del av kontorfellesskapet hos kemner og har igjennom dette brukt tid til råd og veiledningsvirksomhet som kemneren har for innbyggere og næringsliv i Halden. Kemneren vil etter denne endringen ha få ansatte og vil måtte styrkes med 0,5 årsverk i første omgang ifht den omtalte veiledningsdelen. Samarbeidsavtale i forhold til kontrollvirksomheten må inngås med en annen kommune. Overformynderi reduksjon av stilling En ressurs med 23,36 % stilling henger igjen fra tiden der kommunen hadde ansvar for hjelpeverger. Det er igangsatt prosess på omplassering. Reduksjon av regnskap og kommunal fakturering Regnskapsavdelingen vil reduseres med 1,5 årsverk. Et 50 % årsverk vil hentes ut som følge av effektivisering i forhold til innføring av ehandel. Effektiviseringen antas å kunne gjennomføres fra 01.07.2014. Et årsverk vil reduseres som følge av en gjennomgang og prioritering av oppgaver knyttet til regnskap og kommunal fakturering. Reduksjonen vil kunne medføre større sårbarhet i forhold til oppgaver som gjøres. Halvering av antallet lærlinger En halvering av antallet lærlinger medfører at det ikke blir tatt inn noen nye lærlinger i 2014. En konsekvens blir redusert mulighet for nyrekruttering. Halden kommune vil kunne bli kritisert for ikke å ha 1 lærling pr 1000 innbygger, noe som er en målsetting fra KS. Organisasjon /Sentralbord/ Servicesenter/ Post Reduksjon av et årsverk. Som følge av redusert mottak av lærlinger, vil oppfølging i fht disse bli redusert. Utover dette vil en reduksjon medføre redusert tilgjengelighet på sentralbord og servicesenter, samt redusert postombæring. Teknisk Teknisk sektor har siden april redusert driften med 7 mkr og driver nå på et minimum. En videreføring av nåværende drift tilsier et positivt avvik på ca kr 400 000,- for 2013. Nye tiltak innenfor teknisk sektor for å bedre kommunens økonomi vil være å hente ut eventuelt inntektspotensial som ikke er tatt ut i dag. Side 12 av 12 Side 16