Referat Hovedstyremøte 24.03.2017 Referent: Stian Printing, kake og kaffe: Vegard Ukesmail: Hege Ikke tilstede: Gaute 1. Info fra leder: Besøk i dag Martin Hallén er på besøk fra backup Tobias, leder av Ababand, kommer senere. Har derfor blitt litt trøbbel med møteplanen. Vi utsetter ting(kanskje): Abakus-pin Fikk mail fra SO Kan være at vi rekker den idag, dersom det blir tid før Tobias kommer. Kommer også ann på når Hege og Nora kommer tilbake. Kommunikasjon Blir trolig utsatt til neste uke. Mål-og Strategidokumentet Hvordan ligger vi an? Ja. Det nikkes. Trioen jobber videre med det neste uke. Frist til april. Sarmilan har en liten utsettelse. Skal også prate med Ørjan, som var med første gang dette ble laget. For å finne ut hva intensjonene egentlig er. Q: publisering? Det skal ligge offentlig på Abakus.no Men ikke komitémålene, bare Abakus' mål Saksopplysning: de interne komitémålene ligger også ute på abakus.no Alle lederne skal også ha personlige mål. Møter før påske Hvem er her ikke neste fredag? 2 stk. Da blir det møte neste fredag også. Usikker på om det blir møte uken etter.
Alt blir altså tatt på mail uken før påske. Bruker appear.in hvis nødvendig. Praktisk avklaring de neste ukene Det er fortsatt gamlehs som har ansvar for ukesmail og referat. Når nye HS tar over vil det bli gjennomgått nye prikkeregler. De gamle ligger på wiki, les dere opp. Q: Gå over hvordan ukesmail og referat skrives? Ja, det vil bli gjennomgått. Tar det senere, slik at nyehs har det ferskt i minne når det er deres tur. Stian smeller ut referat, så er det bare å rette som en gal. Bruker gamle prikker til å finne ut hvem som skal fikse de neste ukene? 2. Runde rundt bordet Webkom: Arbeidsdag på tirsdag for å ta igjen etter jubuka Da mistet halvparten av serverne nettet. NTNU har endret noe i nettverket og ødelagt oppsettet vårt, uten å si fra til oss før det var for sent. Oppe og går nå. Som følge av dette har det vært feil i mailsystemet, men det er også oppe igjen nå. Endringen vil føre til framtidige problemer, er i dialog med NTNU for å unngå dette. Arbeidsdag i går også, arbeidet med LEGO går radig framover. Arrkom: Ryddet seilerforeningen Faddersjef Martin har vært på møte om ruskultur Jens har vært på møte med Studio 26 Møte med LaBamba og de andre kjellerne for fordeling av datoer i fadderperioden Fagkom: Har gjennomført midtsemesterforelesninger Kurs med PR og Bedkom Info om LS-avtalen med Sarmilan Koskom: Møte Diskusjon om julebord Satt i gang WS Trondheim bilkollektiv Vaffeldag idag Bedkom: Julebord- og LS-diskusjon Datoer begynner å bli satt. Slitt med mail og frustrasjon Hatt Caroline på besøk
Labamba: Møte Fikset drikke til nachet på lørdag Møte med Jens i Arrkom om fadderperioden Planlagt Fadderperioden Møter med emil og omega om Moholt barnehage backup: Hadde møte mandag hvor vi fikk være litt gammel og grå, og diskuterte en del ting. Bra møte. Har WS førstkommende søndag Har jobbet med trivselsundersøkelse Fremdeles en del arbeid med Arven Har valgt to representanter fra backup som skal være med i arbeidsgruppe satt ned av IDI ang. internasjonale studenter. Vil få til en buddyordning sammen med Online for internasjonale studenter PR: Arbeidskveld i går i stedet for mandag. Jobbet med fadder-t-skjorten Skal ha klart utkast ila neste uke. Tok bilder på jubgalla, lastes snart opp. Fotokurs med fagkom Kurs med readme readme Gullblekka Kom på tredjeplass Møte og Kurs Inspo Spikret utgaven Diskusjon om julebord Økans: Erfaringsoverføring Regnskap Nye mva regler Import Skal gi beskjed til kassererene Bestilt bankkort til kasserere i visse komiteer. Regnskap. Q: blir gamle bankkort deaktivert? Ja, de blir det Nesleder; Kos på revy og galla Ryddet på wiki. Fikset gavegreier Svart på mail, men Tone har bedre svar. Pusher på mat til tirsdag.
4. Ris og Ros ROS: RIS: Heidi og Hallén for bra arbeid med trivselsundersøkelsen Bra jubgalla og styrevors Sykt bra revy Åsmund og Nils for midtsemesterforelesninger Webkom for å fikse mail BEKK for å være meget delaktige i jubileumsuken BEKK for bra gave De som jobber med SnackOverflow. Alumni for at så mange kom på jubgallaen Vaffeldag Bra oppmøte på Pizza, Pils og Paradise Gullblekka PR og Espen og Håvard for bra fotokurs Til alle nye riddere og nytt æresmedlem Ris til LaBamba for å glemme igjen en festdeltaker da de forlot Seilerforeningen på torsdag Ris til Morten for sen kakebeskjed Ris til NTNU for å endre nettverksoppsett uten å si fra før etterpå. Ris til jubstyret for trangt nachlokale Ris til LaBamba for å bare forvente at Arrkom skal ta utstyret Ris til Kontoret for dyrere nudler enn Online. 6. Dagsorden Ordenen lurer på hvordan vi synes det var på gallaen og prosessen før Ordenspromosjon: Kort og enkelt. Til tider veldig internt. Det er mange som synes det tar tid og kjeder seg. Synes det er viktig å hedre disse En del førsteklassinger var ikke forberedt på det, kjenner ingen og synes derfor det blir vel mye. Stor forbedring fra året før. Halvparten så lange tekster. Tidligere har det tatt lang tid, og mye unødvendig spøking. Liker at de komprimerer som denne gangen. Ikke kjør 2 timer Det var mye bedre. Kjedelig for alle andre som ikke har vært med å nominere muligens. Feillesing og dårlige forberedelser gjør at det tar lengre tid Q: Var det passiv mic?
Ja, teknisk feil. På Vaargalla går denne tidsbruken fint. Var nok mye siden det var jub og mye annet som skjer i tillegg. Føles som det tar lengre tid. Synes ikke de brukte så lang tid. Burde gjøres likt neste Vaargalla, ikke gå tilbake til slik det var før. Samarbeidet med Ordenen i forkant: Gaute og Tone har vært aktiv i størst grad HS kunne gjerne vært mer involvert. Føler at Ordenen ikke var for involvert Mulig Ordenen legger mye føringer uten å egentlig mene det, og vi lar oss føre. Funket bra å ha Ordenen med i prosessen i opprettelse av dokumenter. Mye bra innspill. Blir spennende til neste år Burde starte før jul Husk at Vaargalla trolig blir i april neste år, så dere har bedre tid. Ingen grunn til å utsette. Abakuspin: Mail fra Stein-Otto (SO) Etter at daljen kom, hva skal man gjøre med pinen videre? Skal den fases ut? Fortsette? Hvordan stiller dere dere til dette? Formatertdaljen er den som ble innført i 2016, med paraply og smukk på, for de som har løpt listingløpet. Før var det pinen som hadde denne statusen, og de som ikke hadde løpt fikk ikke den. Det er endret nå, pinen er per nå et symbol på at man er abakule. Tror det SO skrev i mailen er det som skjer i praksis. SO vil ha fram: kan vi dele denne ut på arrangementer, typ immball osv? Eller skal den deles ut i typ fadderperioden? Saksopplysning: den ble delt ut på immballet Forslag: er det ikke mulig å dele ut pinen for folk som faktisk melder seg inn under rebusløpet? Synes det har litt å si at man får det på immball ettersom at det er mer høytidelig Får jo daljen nå da Forslag: synes det er synd på de som ikke har løpt på listingløpet, kunne vi tatt alle opp på scenen i stedet og dele ut pin da? Dette går ikke. Fikk stor ris i fjor for å ta alle førsteklassinger opp på scenen. Risen i fjor gikk på at det ble delt ut diplomer, og det ble rot. Diplomene skal gis ut på listingløpet, pinen er en annen sak. Når man har pint seg gjennom hele listingløpet så har du fortjent litt oppmerksomhet. Du får heder for å ha daljen på Saksopplysning: man skal framover kjøpe daljen på slutten av listingløpet Men den blir gratis fra og med 2017 Vi sporer av: dette er opp til Arrkom. Hva tenker dere om at HS bytter bort pinen?
Det ble bestemt at det var greit i fjor ettersom at de er svært billige. Det motsettes den høytidelige delen. Hvilken status skal den pinen ha? Tingen er: før byttet vi ikke. Begynte å bytte etterhvert. Pinen mistet mye verdi. Daljen ble innført. Så med bakgrunn i daljen tenker jeg at man kan gjøre hva man vil med den pinen. Det har allerede gått inflasjon i pinen. Det er mange andre r som har pinen som hellig. Det har blitt en trend at pin-bytting er noe HSene driver med. Det har ikke noe hensikt å kutte ned på den nå. Dersom den skulle gjøres hellig måtte vi gjort noen endringer i den. Uenig: jeg synes den har en stor verdi. Mener fortsatt ikke at man ikke skal kunne bytte den bort. SO foreslår at HS deler ut til de medlemmene som ikke har fått pinen på arrangementer. Enighet (mange viser jazzhands) Vi prøvde før å dele ut til de som ikke har fått, og det funket dårlig. Må finne en annen løsning på akkurat det. HS sin stilling: Mener vi at det er greit å bytte bort pin? Ser for meg at det er en fin gest og bra måte å bli kjent på. Skulle ønske at jeg kunne bytte pin på lørdag Er litt stress å ødelegge dressen, men det går fint. Q: Skal vi ta betaling for de som forsyner seg av pins i HS? Det tar vi senere Konklusjon: Abakus-pin videreføres som symbol på medlemsskap, pinbytting er greit. Trivselsundersøkelse De aller fleste mener at Abakus øker trivsel. Når det kommer til hvordan folk har det utenfor skolen er det mer nyansert. De fleste har det ganske bra, men en liten andel sier at de ikke har det bra. Dette er ganske typisk for en slik undersøkelse. De flest har venner på eller utenfor skolen. Det varierer hvor mange. Det er en god del som sier at de ikke har noen de kan snakke fortrolig med. Henger sammen med de som ikke har venner. Er det forskjell på om du er med i komité eller ikke? 43 (var ikke dette 56?) % av de som har svart sier de er med i komité i Abakus. Søylene viser antall, ikke prosentfordeling. Fordelingen mellom komité og ikke-komité er nesten lik. De fleste føler et press eller stress. Jeg føler meg inkludert i Abakus viser drastisk forskjell mellom komité og ikke-komité. Det har ingenting å si om man er med i komité eller ikke, man er et like fullverdig medlem av Abakus uansett.
Ikke-komité er litt mer forsiktige i meningene. Sier ofte bra og enig i stedet for veldig bra og veldig enig. Dette er noe vi vil ta tak i. 38 % vet om mulighetene til å sende anonym mail. Komitéarbeid De aller fleste mener det er passe eller kunne jobbet mer. Jeg føler jeg kan delta på sosiale arrangementer uten å drikke alkohol: skulle gjerne vært mer til høyre, altså at flere var mer enig. Flere mener at det er for mye fokus på alkohol. Ikke alle mener at komitéarbeidet er meningsfylt. Det er en motivasjonsdreper. 50 % føler at de ikke har noen problemer, og de som har det føler at de stort sett har noen å prate med om det. 10 % sier at de ikke har noen å snakke med. 4 av 39 personer føler at de ikke har noen å prate med om problemer. Det blir ca 1 person i hver komité. Føler du at du kan ta kontakt med Baksida-kontakten eller leder? De fleste sier "ja, begge". Kommentarer: Flere faller av i begynnelsen av studiet, ofte fordi man muligens kommer sent. Da er det veldig vanskelig å komme inn i Abakus. Noen føler at det er forskjell i rang, og at det er skummelt å gå inn på kontoret. Heidi og Martin skal jobbe videre med å ta tak i problemene som oppstår i undersøkelsen. Q: Blir hele undersøkelsen sendt ut i helhet? Nei det blir en oppsummering, lignende det vi har vist i dag. Q: Har vi noen konkrete tiltak som er tenkt ut? Nei, vi skal jobbe med det. Q: Kommer HS til å følge opp trivselsundersøkelsen? Ja. Ababand og forsikring Regner med at alle har tenkt igjennom det Fondet: Vi synes søknaden var veldig stor, var skeptisk til flere av punktene i søknaden. Vil gjøre det nøye og ryddig. 48 K er mye penger. Det var ikke inkludert noen plan rundt forsikring, det vil vi ha Vil ha konkret plan for leie Betaler 800 i måneden nå for et lager som viser seg å ikke være sikkert nok. Det virker som at det er misledende informasjon om hvor mye det koster å leie utstyr. Det vi lurer på: Hva tenker dere om forsikring? Faste utgifter for Ababand? Hvor bra skal utstyret være for et linjeforeningsband?
I: Hege kommer senere og informerer, og da kommer vi tilbake til dere. Q: er utgiftene fratrukket inntektene til Ababand? Tror det, men er ikke helt sikker. Ababand: Deler av utstyret ble stjålet. Sto på et lager oppe ved Dragvoll, og vi ønsker å kjøpe nytt utstyr med forsikring. Det vil bli en årlig utgift på 1600 for forsikring. Den dekker opp til 70 000 kr, så det mener vi er verdt det. Q: brukes utstyret til øving? Nei Q: hvorfor var det ikke tenkt på forsikring før? Det har bare alltid vært sånn, ingen som har tatt tak i situasjonen Det var to forslag i mailen, hva er forskjellen? Den til 6000 er instrumentforsikring, mens 1600 er innbo. Q: dekker 6000 skader under frakt? Det må dobbeltsjekkes, men tror forskjellen er at innboforsikring står på en adresse, ikke på selve instrumentet. Q: vil man ha utstyr som varer i 20 år framover eller? Hvor lenge varer det? Kommer an på hva man får penger til. Har hatt kommunikasjon med 4sound om utstyr. Dersom vi kjøper til 48 000 får vi nytt og pålitelig utstyr som holder lenge. Vi presiserte at vi var et linjeforeningsband som ikke trenger veldig god lydkvalitet, men det er viktig at utstyret holder lenge. Et alternativ er å kjøpe et miksebrett brukt slik at vi kan bruke de høyttalerne vi allerede har, men da risikerer vi problemer i framtiden. Det er flere alternativer i søknaden. Q: gjelder summen alt utstyret? Til den summen blir alt nytt, unntatt trommesett. Altså inkludert nye høyttalere. Q: hva ønsker dere å få ut av diskusjonen? Unngå at dette skjer igjen. Kinkig situasjon. Ønsker å vite hva HS er villig til å betale for forsikring dersom det blir innvilget penger til nytt utstyr. Dette burde budsjetteres neste år i så fall. Vi fikk fra Fondet: Hvor bra må utstyret være? Ofte er det ikke bra nok for lokalene Koster 800 kr i måneden for lageret, kan man bake forsikring inn i en annen lagerløsning? Ser ikke poenget i å oppgradere til et sikrere lager dersom vi får denne gunstige forsikringen. Tror det er det billigste. Er også vanskelig å få ting sikkert ettersom at man deler med andre. Derfor er det bedre å forsikre. Vi diskuterer 6000, 1600, eller ingen forsikring
Er det nødvendig med 6000 dersom det skal fraktes svært lite? Q: har vi vurdert å dele utstyr med andre? Nei. Mange andre bruker eget utstyr på øving. Mye slitasje. Det er en mulighet. Kan bli konflikter dersom andre skal spille samme dag. Blir nok sjeldent et problem Kan skje ofte i f.eks. immballperioden Saken er heller om vi faktisk vil ta på oss en årlig utgift. Q: har dere kontaktet andre selskaper? Kan kanskje få ned prisen ved konkurranse. Nei, vi synes 1600 var så bra. Hvis det blir bestemt så kan det være lurt å sjekke med andre. Summen trengs ikke makses. I tillegg virker det som vi har fått en god pris. Hvor mye utstyr er igjen og hva er verdien? Trommer 5k Subber og topper, veldig billige. Passive. Dette vil selges dersom søknaden godkjennes Q: hva er fremtiden til Ababand? Er det vits, vil alle være til stede? Det er kontraktfestet at vi skal være fulltallig. Vi har gjort det klart for 4sound at vi må ha durabelt utstyr. Det vil alltid være Ababand. Du ser også i revyen at det er mange som er gira på å fortsette med musikk og spilling. De snakket om at de har lyst å starte band selv. Bassisten i Ababand var bandsjef i revyen. HS skal ikke avgjøre Fondets søknad, men om vi godtar årlig utgift på forsikring. Kan Hege gi stemmen til Vegard? Ja Hvor mye dekker de forskjellige? 70 K for innbo, 90 K for instrument Avstemming: Stemme over forsikring Dersom forsikring, hvilken. 10 stykker stemmer, 1 ikke tilstede. For forsikring: 10 for 0 mot 0 avholdende Hvilken forsikring: Innbo 1600 vs instrumentforsikring til 6400 Innbo: 10 for Instrument: 0 Avholdende: 0 Konklusjon: HS skal støtte Ababand med årlig innboforsikring. Revyen trenger også plass, så dersom det skal sees på lageralternativer så trenger vi og. Push IDI på å skaffe oss nytt lager. Legg fram saken. Gaute og Tone har brukt lang tid på dette, og skal undersøke videre.
Det haster veldig, alt på LaBamba skal tømmes før sommeren, så vi trenger lager. Dere får tilbakemelding fra oss om hva vi snakker om når det kommer til søknaden. Ros til Ababand for hvor godt de har løst en kjip situasjon. Kjøregodtgjørelse (Vegard) Veldig forskjellig fra komiteer, og det er greit. Koskom betaler 4,10 kroner per km. Det er statens sats for godgjørelse Den er ikke skattefri Vil derfor at vi i Abakus setter kjøregodtgjørelse til 3,5 kr per km. Skal vi sette dette fast da? Dersom noen vil gjøre det billigere så går det fint. Så det blir maksgrensen? Ja Dette er maks for per km, man kan fortsatt betale noe annet for leie av bil der det skulle være nødvendig Kan man gjøre begge? Ikke som jeg vet, har ikke vært borti det. Espen spør om noe? Hvordan gjøres det med med bensin? Blir ofte dyrere enn km pris. Da får man kvittering, og da fører man den og da er det greit. Burde man hatt et infoskriv om dette? Ja, todo til Vegard Hva betyr dette? Når du låner en bil har du gjerne ikke forsikring så dette er en sum for å dekke slitasje etc. Ros til Vegard 7. Eventuelt Trondheim bilkollektiv Gaute, Morten og Volden har jobbet med dette. Vi skal teste det. I første omgang blir det kun for nyttekjøring for komiteer og for å se hvordan det fungerer. Dette blir før vi setter retningslinjer. Bruker derfor ikke til sosialt. Kan de andre låne sjåførene? Ja, så lenge det er for nyttekjøring Dersom PR skal frakte utstyr? Det er Arrkom sitt ansvar Det er 10 sjåfører, skal vi bruke alle? Ja. Q: så alle kan benytte disse sjåførene? Ja, til nytteting
Eks. Ababand, revy etc. Poenget er: vi venter med retningslinjer, ingen sosial bruk. Surveymonkey: Det er kanskje flere som har bruk for denne tjenesten? Fagkom og backup? Flere? Må finne retningslinjer på det ettersom vi deler en bruker og deler av det som ligger der er konfidensielt. Er folk gira eller? Q: hva er surveymonkey: Verktøy for spørreundersøkelser Lager kule spørreundersøkelser Kulere enn forms. enkel segmentering av data. Forskjellige positive sider. Du får eget design på brukeren, med Bekk-logo og greier. Du kan bruke forgreininger Det kan du i google form og Jeg synes SM er et veldig bra verktøy og positiv til å dele. Kan ikke bare de som har lyst på det ta kontakt med Bedkom Jo Prikkregler: Folk melder seg av fra låvefest etter betalingsfrist? Må de betale da? Ja Gjorde det på gallaen Vi har tatt det på skjønn i Arrkom før, men i hovedsak ja. I og med at LaBamba ikke lenger får sin egen varebeholdning såfremt vi er på Gamle Moholt Barnehage; hvordan blir dette når Arrkom ønsker at LaBamba skal stå i baren på arrangementer i fremtiden? Saksopplysning om hvorfor vi ikke kan ha egen varebeholdning lenger er fordi Reddkjellerne står for den faste skjenkebevillingen, og derfor må alt kjøp og salg gå gjennom Reddkjellerne sin konto, og føres i Reddkjellerne sitt regnskap. LaBamba/Abakus kan fortsatt ha et eget varelager, men det kan verken oppbevares i HK23 (gammel kjeller), da den må flyttes fra veldig snart, eller barnehagen. Er det greit juridisk for Arrkom å kjøpe alkohol og selge det? Man må ha ambulerende skjenkebevilgning for å selge alkohol. Det er slik vi har hatt det til nå på hvert arrangement. LaBamba kan fortsatt ha med egen varebeholdning å selge på Arrkom sine arrangementer såfremt de har et sted å lagre det. Julebord: Vi tar innspill på julebord senere i april. Det blir flere forslag.