Årsberetning 2005
8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 2 av 61
Sørum kommune - Årsberetning 2005 Innhold: FORORD 4 DET FULLSTENDIGE BALANSEREGNSKAPET (FBR) 5 1. FINANSKAPITALEN 6 2. BRUKERKAPITALEN 9 3. HUMANKAPITALEN 14 4. STRUKTURKAPITALEN 19 5. SAMFUNNSKAPITALEN 23 6. NATUR- OG MILJØKAPITALEN 25 7. STATISTIKK 27 VEDLEGG 1: RAPPORT OM SAKER BEHANDLET I SØRUM KOMMUNESTYRE I 2005 39 VEDLEGG 2: VEDTATTE VERBALFORSLAG OG OVERSENDELSESFORSLAG I FORBINDELSE MED BUDSJETT 2005, BEHANDLET OG VEDTATT I SØRUM KOMMUNESTYRE 15.12.2004 I SAK 0071/04 44 VEDLEGG 3: EFFEKTIVISERINGSTILTAK I ØKONOMIPLANEN 48 VEDLEGG 4: LANGSIKTIGE MÅL I KOMMUNEPLAN 2002 2013 49 VEDLEGG 5: STRATEGISKE MÅL 2005 2008 50 VEDLEGG 6: PROSJEKTER I PROSJEKTKATALOGEN 54 Vedlegg 7: Resultatindikatorer. Kommune- og seksjonsnivå 58 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 3 av 61
Forord ÅRSBERETNING 2005 Årsberetningen for Sørum kommune 2005 legges her fram for politiske utvalg og kommunestyret. Sammen med tidligere behandlede tertialrapporter 1 og 2/2005 gir årsberetningen et samlet bilde av aktivitet og oppnådde resultater for fastsatte mål og politiske vedtak for året 2005. De tre kommunale foretakene utarbeider egne årsberetninger for sin virksomhet. Årsberetningens oppbygging Rapporteringen i tekstdelen skjer som vanlig innenfor rammen av det fullstendige balanseregnskapet (FBR). Kapittel 7 viser KOSTRAtall og annen statistikk med enkeltkommentarer som belyser årsberetningens øvrige innhold. Kapittel 8, vedlegg, viser blant annet status på gjennomføringen av gjenstående mål fra kommuneplanen 2002-2013og de strategiske målene i handlingsprogrammet 2005-2008. Det er som i tertialrapportene også rapportert på status for de utviklingsprosjekter som organisasjonen har. Både tertialrapportene for 2005 og prosjektkatalogen ligger tilgjengelig på kommunens nettsider. Målstyring og resultater Resultatene fra målingene innenfor effektivitetsnettverket er løpende rapportert til politisk nivå. De senere år er det lagt stor vekt på effektiviserende tiltak i forhold til driften uten å redusere tjenestetilbudet. Det er fortsatt viktig å holde brukerfokuset tydelig, og det tverrfaglige arbeidet rettet mot brukere har høy prioritet. Det er en nedgang i antall oppnådde arbeidsmål, og fortsatt gjenstår det arbeid med å få fram de rette entydige indikatorene for å måle resultatenes effekt. Arbeidsmiljøundersøkelsen viser at det fortsatt er stabilt og godt arbeidsmiljø i organisasjonen. Resultatet viser at Sørum kommune ligger på landsgjennomsnittet på de fleste områder, eller noe over for eksempel når det gjelder medarbeideres oppfatning av ledelse og organisasjonens ledere. Sykefraværet er redusert i 2005. Arbeidsmiljøundersøkelsen viser også at stadig flere har kommentarer knyttet til balansegangen mellom økte tjenestetilbud og tilgjengelige ressurser, både økonomiske og tidsmessige. Både opprettelsen av de kommunale foretakene og de økende interkommunale oppgavene i regi av SNR skaper press på de administrative ressursene. Det er fortsatt viktig å måle organisasjonens tåle- og yteevne. Finanskapitalen Kommunen har fortsatt og stadig et betydelig problem med å etablere en bærekraftig økonomisk utvikling. Gjeldsgraden er stadig økende parallelt med at driftsutgiftene øker. I 2005 har det vært et betydelig press på helse- og sosialtjenestene, pleie-, rehabiliterings- og omsorgstjenestene med dertil hørende merforbruk. Både avhjelpende tiltak og økonomisituasjonen har vært gjenstand for politisk behandling i løpet av året. Det er fortsatt nødvendig med tydelig økonomiarbeid. Økonomireglementets bestemmelse om overføring av mer- og mindreforbruk er anvendt for regnskapsåret 2005. I forbindelse med forslag til økonomiplan og årsbudsjett vil rådmannen igjen vurdere de utfordringer kommunen står overfor både som tjenesteyter og som samfunnsbygger. Sørumsand 20. mars 2006 Rådmannen 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 4 av 61
Det fullstendige balanseregnskapet (FBR) Aktiva Finanskapital Finanskapitalen synliggjør kommunens evne til å forvalte de økonomiske ressursene på en slik måte at de politisk vedtatte mål for den kommunale tjenesteytingen og utviklingen av lokalsamfunnet kan virkeliggjøres. Kapitalen måles ved årsresultat og gjeldsgrad. Gjeld Egenkapital Brukerkapital Brukerkapitalen synliggjør kommunens evne til å skape nytte for, tillit hos og samspill med innbyggere og næringsliv. Humankapital Humankapitalen synliggjør kommunens evne til å ta vare på medarbeidernes engasjement og kompetanse. Omdømme Strukturkapital Strukturkapitalen synliggjør kommunens evne til å tilrettelegge systemer og strukturer for effektiv bruk av de totale ressurser. Samfunnskapital Samfunnskapitalen synliggjør kommunens evne til å være en aktiv bidragsyter til utvikling av offentlig sektor. Natur- og miljøkapital Natur- og miljøkapitalen synliggjør kommunens evne til å skape livskvalitet og forvalte og utvikle en positiv miljøarv til neste generasjon. 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 5 av 61
1. FINANSKAPITALEN Finanskapitalen synliggjør kommunens evne til å forvalte de økonomiske ressursene på en slik måte at de politisk vedtatte mål for den kommunale tjenesteytingen og utviklingen av lokalsamfunnet kan virkeliggjøres. Kapitalen måles ved årsresultat og gjeldsgrad. Driftsregnskap Kostnadene til kommunens tjenesteproduksjon utgjorde 487,5 mill mot budsjettert 459,1 mill. Seksjonenes inntekter utgjorde 154,4 mill mot budsjettert 132,2 mill. Nettokostnadene utgjorde dermed 333,0 mill mot budsjettert 326,9 mill. Avviket i netto kostnader beløper seg til 6,1 mill eller 1,9 %. Kommunens frie inntekter, skatt og rammetilskudd, ble til sammen 6,1 mill høyere enn budsjettert. Årsresultatet viser et overskudd på kr 751.000. Dette inkluderer imidlertid avskrivninger med kr 3.212.000, som i kommunal sammenheng ikke betraktes som en kostnad. Etter kommunale regnskapsregler viser derfor årets regnskap et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 3.963.000. Hovedtall fra driftsregnskapet er vist i etterfølgende tabell. Skatteinngang Skatteinngangen økte fra 241,6 mill i 2004 til 251,1 mill i 2005. En økning på 9,5 mill eller 3,9 %. Budsjettert skatteinngang var på 248,0 mill. Eiendomsskatt på verker og bruk ble første gang innkrevd i 2003. Inntekten fra eiendomskatt utgjorde 6,3 mill i 2005, som budsjettert. Investeringer Kommunen har opprettet kommunale foretak som i all hovedsak forestår kommunens investeringer. Sørum kommunale eiendomsselskap KF og Sørum kommunalteknikk KF avgir egne årsberetninger og årsregnskaper. Investeringer og utlån i kommunenes regnskap utgjorde til sammen 6,0 mill mot budsjettert 10,2 mill. Likviditet Kommunens likviditet vurderes som knapp, men fortsatt tilstrekkelig. Lånegjeld All kommunal lånegjeld inngår i regnskapene for de kommunale foretakene og omtales i foretakenes årsberetninger og årsregnskaper. I etterfølgende tabeller er imidlertid utviklingen i brutto og netto lånegjeld pr innbygger og beregning av gjeldsgraden vist for kommunen som konsern, dvs. for kommunen og foretakene samlet, av hensyn til muligheten for sammenligning med tidligere år. Fond Pr 31.12.05 utgjorde kommunens fondsmidler til sammen 11,7 mill, en reduksjon med 4,0 mill fra året før. Resultatvurdering Avviket i netto kostnader viser at det fortsatt var svakheter i økonomistyringen i deler av organisasjonen også i 2005. Denne situasjonen forutsettes nå å være opphørt. 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 6 av 61
Også ved regnskapsavslutningen for 2005 er det mulig å gjennomføre økonomireglementets bestemmelse om overføring av overskudd og underskudd, dvs. regnskapsmessig mindreforbruk/merforbruk, til påfølgende år. Totalt overføres et overskudd på kr 751.500 til de virksomhetene i grunnskoleseksjonen og kulturseksjonen som er omfattet av denne bestemmelsen. Tilsvarende beløp trekkes inn i dekning av underskudd fra virksomheter i PRO-seksjonen og kulturseksjonen. Regnskapet for 2005 viser et årsoverskudd på 0,2 % og er dermed ikke i samsvar med resultatkravet i kommuneplanen. Regnskapsresultatet viser at kommunen fortsatt har et betydelig problem i forhold til en bærekraftig økonomisk utvikling. Ikke minst vises dette ved at gjeldsgraden overstiger det vedtatte resultatkravet på 50 %. Gjeldsgraden må påregnes å øke kraftig også i 2006. Hovedtall fra driftsregnskapet 2005 2004 Driftsinntekter 467 914 000 432 609 000 Overføringer, tilskudd 77 890 000 67 509 000 Lønnskostnader 281 357 000 269 810 000 Andre driftskostnader 110 325 000 100 698 000 Sum driftskostnader -469 572 000-438 017 000 Driftsresultat -1 658 000-5 408 000 Renteinntekter 1 691 000 1 458 000 Rentekostnader 0 0 Netto finanskostnader 1 691 000 1 458 000 Ekstraordinære inntekter 6 248 000 3 671 000 Ekstraordinære kostnader 5 530 000 2 523 000 Netto ekstraordinære poster 718 000 1 149 000 Årsresultat 751 000-2 801 000 Årsresultat i % 0,2-0,6 Resultatkrav i kommuneplanen: Årlig overskudd på 1,0 %. Lånegjeld pr innbygger 2005 2004 2003 2002 2001 Brutto lånegjeld pr 31.12. 450 000 000 400 000 000 354 900 000 215 300 000 132 800 000 Antall innbyggere 13 367 12 911 12 776 12 557 12 407 Brutto lånegjeld pr innbygger 33 700 31 000 27 800 17 100 10 700 Netto lånegjeld framkommer som brutto lånegjeld fratrukket lån som betales gjennom en særskilt ordning, og gir uttrykk for den reelle gjeldsbelastning som den enkelte innbygger må være med å dekke ved å betale skatt: 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 7 av 61
2005 2004 2003 2002 2001 Brutto lånegjeld pr 31.12. 450 000 000 400 000 000 354 900 000 215 300 000 132 800 000 Betjenes av låntakere -20 900 000-22 200 000-23 900 000-24 100 000-23 600 000 Betjenes av leietakere -46 200 000-49 300 000-28 600 000-30 300 000-18 700 000 Betjenes av vannavgift -31 700 000-21 500 000-13 100 000-4 600 000-4 200 000 Betjenes av kloakkavgift -60 000 000-52 400 000-47 800 000-40 300 000-28 100 000 Netto lånegjeld 291 200 000 254 600 000 241 500 000 116 000 000 58 200 000 Netto lånegjeld pr innbygger 21 800 19 700 18 900 9 200 4 700 Gjeldsgrad Gjeldsgraden framkommer som netto lånegjeld i prosent av driftsinntektene: (kr 291 200 000 x 100 %): kr 467 900 000 = 62,2 %. Resultatkrav i kommuneplanen: At gjeldsgraden ikke skal overstige 50 % i 2005. 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 8 av 61
2. BRUKERKAPITALEN Brukerkapitalen synliggjør kommunens evne til å skape nytte for, tillit hos og samspill med innbyggere og næringsliv. Brukerundersøkelser I 3.tertial er det gjennomført brukerundersøkelser i kommunale og private barnehager. Foreldrene til barn i barnehager er godt fornøyd med barnehagetilbudet. Kommunale barnehager i Sørum Private barnehager i Sørum Landsgj.snitt Høyest Lavest Resultat for brukerne 5,2 5,3 5,2 5,5 4,7 Trivsel 5,1 5,1 5,1 5,3 4,7 Brukermedvirkning 4,8 4,9 4,8 5,2 4,3 Respektfull behandling 5,3 5,3 5,4 5,6 5,1 Tilgjengelighet 5,5 5,5 5,2 5,6 4,4 Informasjon 4,6 4,9 4,8 5,2 4,4 Fysisk miljø 4,4 4,9 4,7 5,2 3,8 Generelt 5 5,2 5,1 5,4 4,7 Snitt totalt 5 5,1 5 5,4 4,5 Svarprosent 61 % Foreldre i kommunale barnehager ble bedt om å evaluere tilvenningsperioden og bytte av avdeling ved barnehageårets begynnelse. Foreldrene er fornøyd med den måten de blir mottatt på. Det ble også gjennomført brukerundersøkelse i barnevernet. Målgruppen var foresatte/foreldre med frivillige hjelpetiltak og deres barn over 12 år. Denne undersøkelsen ble gjennomført som telefonintervju og intervjuundersøkelse, mens de øvrige brukerundersøkelsene har vært gjennomført som postale spørreundersøkelser. Barn Sørum Landsgj.sn Høyest Lavest Resultat for brukerne 4,3 4,1 5,2 2,4 Brukermedvirkning 3,9 4 5,2 2,3 Respektfull behandling 4,9 4,8 5,6 2 Pålitelighet 4,3 4,4 5,7 2,1 Tilgjengelighet 3,6 4,1 5,1 1,3 Samordning 3,9 4 4,8 2,3 Generelt 4 4,3 5,3 2,3 Snitt totalt 4,1 4,3 5,3 2 Foreldre/foresatte Sørum Landsgj.sn Høyest Lavest Resultat for brukerne 4 3,9 4,5 2 Brukermedvirkning 4,3 4,2 4,8 3,1 Respektfull behandling 4,9 4,8 5,2 4,4 Pålitelighet 4,4 4,6 5,2 4 Tilgjengelighet 4,5 4,5 5 4,2 Samordning 4,1 4,2 5 4,1 Informasjon 4,2 4,1 4,7 3,9 Generelt 4,4 4,3 4,9 3,7 Begge undersøkelsene ble gjennomført på slutten av året, så tilbakemelding til brukerne, analyser av resultater og arbeid knyttet til forbedringstiltak vil foregå i 2006, men en kan kort si at kommentarene og svarene bekrefter at seksjonen har problem med tilgjengeligheten. Det vises til tertialrapportene for 1 og 2 tertial for omtale av gjennomførte brukerundersøkelser tidligere i 2005. 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 9 av 61
Tjenesteproduksjonen For total oversikt over tjenesteproduksjonen i 2005 vises det til kapittel 7: Statistikker for tjenesteproduksjonen og til tertialrapportene 1 og 2 som omtaler en del konkrete aktiviteter og endringer som har skjedd i løpet av året. Tverrfaglig samarbeid Tverrfaglig samarbeid er en stadig utfordring, og som tidligere ble det fokusert på dette også i 2005, både gjennom de strategiske målene for kommunen og seksjonene og i konkrete samarbeidstiltak mellom seksjoner. Arbeidet synliggjøres blant annet via samarbeidsprosjekter både i forhold til utvikling/samordning av tjenester og i forhold til felles kompetanseutviklingstiltak. I barnehageseksjonen har det i hele 2005 vært et stort fokus på å få etablert nye barnehager da etterspørselen etter flere plasser er konstant høyt. Det vil være ca 220 flere barnehageplasser fra høsten 2006 enn ved forrige opptak. Nordli barnehage har endret barnegruppas sammensetning fra 47 barn med hovedsakelig store barn til barnegruppe på 38 barn med mange under 3 år. En småbarnsavdeling i Frogner barnehage er omgjort til en blanda aldersgruppe med en sammensetning av barn fra 0 til 6 år. Dette var nødvendig for å få til opptaket av nye barn våren 2005. Forprosjekt Nordli barnehage er gjennomført. Reguleringsarbeidet er startet parallelt med at alternative tomter utredes. Det er vedtatt å sette i gang et forprosjekt som skal vurdere muligheter for å øke antall plasser ved ombygging/nybygg av Trekanten barnehage. Det er ført forhandlinger mellom Sørum kommune og Vifo barnehager AS om virksomhetsoverdragelse for avdeling Østby i Trekanten barnehage. Økonomisk likebehandling av kommunale og private barnehager etter prinsippet om kostnadsdekning er gjennomført. Fem private familiebarnehager har klaget på tildeling av kommunalt tilskudd og klagene er oversendt fylkesmannen. Faglig har barnehagene blant annet i samarbeid med foreldrene arbeidet med Hjertevekst som metode for å forebygge mobbing Alle barnehagene gjennomfører kartlegging av barns språk og begreper, og arbeider systematisk med styrking av dette området. Barnehagene bruker IKT som pedagogisk verktøy. Dette skaper nye innfallsvinkler i det pedagogiske arbeidet og gode holdninger hos barna. Alle barnehagene har PC er på avdelingene, som barn og personalet kan bruke i fellesskap. Dokumentasjon av daglig arbeid og metoder ved bruk av IKT gir foreldrene bedre innsikt i barnas tilbud og gir personalet et godt analyseredskap. Grunnskoleseksjonens største utfordringer i 2005 var oppstart på skoleutbyggingen og innføringen av kunnskapsløftet. De tre største skolene er under ombygging for samla 265 mill. kroner. Bingsfoss ungdomsskole skal som én av 20 ungdomsskoler i landet gjennomføre eksamen med IKT i alle fag. Gjennom strategisk IKT-plan har grunnskolen fått tilført midler til systematisk forbedring av PC-tettheten pr elev. Grunnskoleseksjonen har gjennomført en undersøkelse om kosthold og fysisk aktivitet på 6. trinn. Resultatene foreligger ikke ennå. Sørumsand skole har iverksatt et tilbud med fleksibel vinterferie. Ferien kan tas ut som hel uke eller enkeltdager i løpet av skoleåret. Mange elver benyttet tilbudet. Skolen arbeider også med å bedre arbeidsro. Skolen orienterer hjemmet om den enkelte elevs arbeidsro hver måned. Haugtun skoles forsøk med integrering mellom skole og SFO sett i forhold til læringsutbytte har gitt mer tid til fysisk aktivitet og motorisk utvikling. Målinger viser at ferdighetene er i bedring. Når det gjelder KOSTRA-statistikken for ressursbruk i grunnskolen, gir statistikken et noe misvisende bilde for Sørum kommune. Bakgrunn for dette er at begrepet korrigerte brutto driftsutgifter som brukes i en lang rekke sammenhenger ikke inkluderer art 380 Kjøp fra kommunale foretak som kostnad. 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 10 av 61
Kostnader for lokaler er et viktig kostnadselement i tjenesteproduksjonen. Sørum som har forvaltning av kommunale bygg organisert som kommunalt foretak som seksjonene betaler husleie til, får altså i mange sammenhenger ikke dette kostnadselementet inkludert i statistikken. Det er også slik at alle kostnader i interkommunale samarbeidsordninger som Skåningsrud skole rapporteres som en del av vertskommunens, dvs Sørum kommunes KOSTRA-statistikk, og påvirker bildet av kommunens bruttokostnader. Disse forholdene vanskeliggjør sammenligningene med andre kommuner. Det vises også til kapittel 7: Statistikk og vedleggene 5 og 7 når det gjelder grunnskoleseksjonens resultater i sin helhet. I 2005 har plan- og utbyggingsseksjonen (PLU) deltatt i samarbeidsprosjekt med kommunene i Samarbeidsrådet for Nedre Romerike (SNR) om elektronisk byggesaksbehandling, ByggSøk. PLU deltar også i samarbeidsprosjekt om å etablere en felles kartportal på internett. Omfanget av saker er like stort som foregående år, men seksjonen klarer å holde den lovbestemte saksbehandlingstiden med veldig god margin. Brukerundersøkelsen for byggesakstjenesten ble gjennomført i mars. Resultatene var svært gode, men det er alltid forbedringspotensial. Evalueringen er brukt til ytterligere å imøtekomme innbyggernes ønsker om fleksibilitet og kundebehandling. På bakgrunn av gjennomgang/evaluering av pleie-, rehabiliterings- og omsorgsseksjonen (PRO) ble 3. tertial i stor grad preget av omorganisering. Tildelingsenheten som skal behandle alle søknader om tjenestetilbud ble etablert. På grunn av sykehjemmets økonomiske situasjon er dagtilbudet redusert fra 5 til 4 dager pr uke. En fysioterapistilling ble holdt vakant av samme årsak. I 1. halvår 2005 var det på grunn av behov en del overbelegg på institusjonene, men fra sommeren av har det ikke vært overbelegg. Kommunestyret ble i egen sak orientert om den økonomiske situasjonen i seksjonen. Barnevernseksjonen fikk totalt 78 nye henvendelser i 2005. Totalt antall saker 112. Dette er en svak nedgang i forhold til 2004, men høyere enn i 2003 og 2002. I de nye henvendelsene fordeler barna seg slik aldersmessige: 0-6 år: 32 %, 7-12 år: 36 % og over 13 år 31 %. Det er en økning på meldinger for barn i de to yngste aldersgruppene på 28 % fra 2004 til 2005. Denne dreining vurderes som en god trend, da det er lettere å hjelpe foreldre med småbarn og lettere å snu problematisk adferd jo yngre barn er. Sakene som meldes til barnevernet har en sammensatt problematikk; psykiske problemer, rus, vold, økonomiske problemer i familien. I større grad enn før beskrives det problemer med foresatte enn med barna. Siden sommeren 2004 har det vært leid inn ekstrahjelp for å avhjelpe noe på arbeidssituasjonen. Arbeidspresset på medarbeiderne har vært svært høyt over lengre tid. Seksjonen hadde fristoversittelse i 37 % av undersøkelsesakene i 2005. Fylkesmannen har påpekt forholdet. Den høye aktiviteten medførte også budsjettoverskridelser. Kommunestyret behandlet situasjonen i barnevernet i sak 71/05. Det er fattet 1 akuttvedtak. Seksjonen fremmet 6 saker for fylkesnmenda og fikk medhold i 5 av sakene. Totalt var 14 barn/ungdommer plassert utenfor hjemmet ved årsskiftet, de fleste i fosterhjem. Alle er langstidsplasseringer som antas å vare til barna er myndige. Tiltak kan også videreføres utover myndighetsalder dersom ungdommen samtykker. Ved årsskiftet var 4 ungdommer etablert på hybel i samarbeid med foreldrene. Dette er en økende sakstype. Av nye tiltak kan nevnes samtalegrupper for gutter i samarbeid med Bingsfoss ungdomsskole og en samtalegruppe for gutter i alderen 12-14 år. På grunn av sykefravær i seksjonene er ikke målet med å bruke nettverksmøte som kartleggingsmetode i 50 % av undersøkelsessakene nådd. Bruk av nettverksmøte oppleves som en god metode både fra familienes og fra samarbeidspartens side. Helse- og sosialseksjonen har en sammensatt tjenesteyting, og det vises også til kapittel 7: Statistikk for å få en helhetlig oversikt over seksjonen. Seksjonen har 23 vedtak om å utarbeide individuelle planer. Det er ferdigstilt 9 planer for voksne og 5 for barn. 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 11 av 61
Innen området tiltak for funksjonshemmede har 27 personer heldøgns tjenester i institusjon eller tilrettelagt bolig. Samtlige har dagtilbud enten i boligen eller ved Sørum aktivitetssenteret eller Sørumsand ASVO. Aktivtetssenteret har utvidet tilbudet og gir ved utgangen av året tilbud til 19 personer. På sosialkontoret har antall avtaler om forvaltning av egne midler vist en økende tendens og oppleves som positivt av brukerne. Alle flyktninger er i gang med introduksjonsprogrammet som ledes av voksenopplæringen. Personalsituasjonen er i ferd med å stabilisere seg, og det betyr mer ressurser til individuell oppfølging av brukerne generelt sett. I avdeling for helsefremmede arbeid følges skolehelsetjenesten plan og oppfølging av barn via helsestasjonen. Ved 3 skoler har det imidlertid vært redusert aktivitet på grunn av langtidssykefravær. Den høye befolkningsveksten medfører økt press på disse tjenestene. I 2005 fikk de i alt 215 nye brukere på bakgrunn av innflytting. Spiseforstyrrelsesteamet har utarbeidet plan og metode for å følge opp og forebygge utvikling av overvekt hos barn. Dette skal implementeres i skolehelsetjenesten. Psykiatritjenesten gjennomført i 2005 brukerundersøkelse. Det var lav svarprosent, og det bør vurderes hvordan en brukerundersøkelse skal gjennomføres neste gang. Resultatene benyttes likevel til innspill til forbedring av tjenestene. Det er ikke ventetid for plass ved Kreativt verksted, men noe ventetid på tilbud om samtaleterapi. Tilbud til de som trenger oppfølging i hjemmet har vist en økende tendens i 2005. Av totalt 1442 konsultasjoner var 114 hjemmebesøk. Kulturseksjonen deltar aktivt i tilrettelegging av spesielle aktiviteter, særlig for barn og unge, men også for å tilrettelegge for kulturaktiviteter generelt i kommunen. Kulturseksjonen har i 2005 arrangert ulike aktiviteter for barn og unge. Noen tiltak har fått god oppslutning, men andre svært lite, så lite at noe har blitt avlyst. Det er en utfordring å bidra til å etablere gode fritidstilbud til barn og unge. Biblioteket har innført systemet bibliofil. Dette er en forbedring både for medarbeiderne og publikum. Bibliofil gir publikum større muligheter til å søke i bibliotekets base og foreta endringer i sin egen lånestaus. Biblioteket deltar aktivt i gjennomføring av den kulturelle skolesekken sammen med kulturfabrikken og skolene. I servicesenteret ved resepsjonen er det etablert et samarbeid med folkeregisteret/ligningskontoret om å gi bistand og veiledning i skjemautfylling blant annet i bruk av elektroniske skjemaer. En liten, men mye etterspurt tjeneste i resesjonen er kjøp av ROAF-søppelsekker. Klagebehandling, klageordning for innbyggerne/ris og ros Klagebehandlingen gjelder både de formelle klagene på enkeltvedtak og mer mishagsytringer/klager på andre forhold. Det er et mål at antall klagesaker på enkeltvedtak ikke skal overstige 1 % av den totale saksmengde. Siden kommunen i tillegg til å yte tjenester også er myndighetsutøver, vil det ikke være riktig eller mulig ikke å ha klagesaker. En del av klagene sendes fylkesmannen for avgjørelse. Seksjonene har fokus på fylkesmannens avgjørelser i forhold til myndighetsutøvelse og lovforståelse. Av 5 klager på tjenester til funksjonshemmede, omgjorde seksjonene 2 klager og fylkemannen 3. Det kan tyde på at avgjørelsen i førsteinstans var for streng. Grunnskoleseksjonen har en del klager på skoleskyss og karakterfastsetting. Av 42 klager til fylkesmannen fikk kommunen medhold i 15. Mange av klagene ble innvilget i klagers favør på grunn av for dårlig dokumentasjon og underveisvurdering fra skolens side. PLU opplever stor grad av samsvar mellom kommunens avgjørelser og fylkemannens. I PRO og helseog sosialseksjonen forventes det at opprettelse av tildelingsenheten og nyorganiseringen tiltak for funksjonshemmede også skal gi effekt for selve saksbehandlingen og klagebehandlingen. Av andre typer klager/mishagsytringer registreres dette spesielt innen Sørum kommunalteknikk KF. Totalt antall klager i 2005 er på 429, 92 % av klagene var relatert til vei. I 2004 ble det totalt registrert 505 klager. En svært høy andel av henvendelsene i 2003 og 2004 var knyttet til veilys. I 2005 har det vært en merkbar nedgang, noe som skyldes at det i 2004 og 2005 har blitt skiftet ut mye gammelt veilys. 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 12 av 61
Den største økningen i klager er relatert til sommervedlikehold av veier. Dette antas å ha sammenheng med at tilskuddet til drift av veier ble redusert med 25 %, og det meste ble belastet sommervedlikeholdet. Næringsutvikling Kommunen samarbeider med næringslivet via Næringsrådet og andre samarbeidsfora. Se også under natur- og miljøkapitalen. Informasjon og dialog I 2005 har kommunens sendt ut kommunal informasjon i den reklamefinansierte avisen Sørumbladet. Kommunen har også laget ny reklamefinansiert brosjyre som sendes ut til alle nyinnflyttede til kommunen. Sørum kommunalteknikk har på samme måte fått utarbeidet brosjyre for foretaket. Sentralbordet har tatt i bruk nytt informasjons-/støttesystem for å kunne gi innringerne bedre service. Sentralbordet kan gi mer eksakt informasjon til innringerne, men det har økt responstiden på sentralbordet fra 9 til 11 sekunder. Bruk av sms fra sentralbordet muliggjør også videresendinger av beskjeder fra sentralbordet på en effektiv måte. Som oppfølging av IKT-strategiplanen Den elektroniske kommunen er det startet opp eget prosjekt for å etablere Web-løsning/hjemmeside, som blant annet vil sette oss i stand til å ta i bruk elektroniske søknader og gjøre nettsidene våre mer brukervennlige. Prosjektet vil bli sluttført i 2006. Seksjonene har godt etablerte informasjonsrutiner til brukerne sine og sender både ut informasjonsaviser og legger informasjoner på kommunens hjemmesider. Barnehagene bruker alle mediene og sender også informasjoner og meldinger pr e-post til foreldre/foresatte. PLU har for eksempel utgitt nyreviderte byggesaksbøker og informasjonsbrosjyrer om byggesaksbehandling over disk og avholdt byggekveld for husbyggere. Informasjon om alle plansaker blir fortløpende lagt på internett. Det er avholdt grendemøter i forbindelse med kommunedelplan for Sørumsand og for Frognerområdet og reguleringsplan for Bjerke næringsområde. Sørum kommunalteknikk KF har avholdt 12 møter med berørte naboer i forbindelse med gjennomføring av ulike prosjekter. Helse- og sosialseksjonen har utarbeidet informasjonsbrosjyre om gravide rusmisbrukere. Virksomheten for tiltak og tjenester for funksjonshemmede hatt 3 møter med brukere/pårørende. I kulturseksjonen distribuerer også biblioteket brosjyrer, blant annet gjennom helsestasjonen og via 1. klasse. 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 13 av 61
3. HUMANKAPITALEN Humankapitalen synliggjør kommunens evne til å ta vare på medarbeidernes engasjement og kompetanse. Arbeidsgiverpolitikk Kommunestyrets vedtok i forbindelse med årsbudsjettet å sette ned et partsammensatt utvalg for å gå gjennom jobbgarantien. Ø/A oppnevnte utvalget og vedtok mandatet i januar 2006. Kommunen arbeider fortsatt mye med seniorpolitikken både på holdningssiden og for å tilrettelegge arbeidet for den enkelte. Målet er å forhindre/utsette tidelig pensjonering, og det kan synes som arbeidet gir resultater. Pr.31.12.05. var 3,4 årsverk på AFP (avtalefestet pensjon); 4 personer, 2 kvinner og 2 menn. Pr 31.12.04 var det 6,4 årsverk og 9,2 årsverk ved utgangen av 2003. Det vises til omtale av seniorundersøkelsen 2005 i tert1alrapport for 1.tertial 2005. Avtalen om inkluderende arbeidsliv (IA) er forlenget til 2009. Som tidligere år har rådmann og ordfører sammen med den respektive seksjonsleder besøkt samtlige virksomheter. Hensikten er å skape en god dialog basert på gjensidig informasjon og utveksling av synspunkter. Det oppleves av medarbeidere og ledere som et positivt og tillitskapende tiltak. Likestilling Kommunen har tilsatt 884 personer på fast lønn, herav 711 kvinner og 173 menn. Kjønnsfordelingen er tradisjonell kommunal; kvinner er i hovedsak tilsatt i undervisning og helse- og omsorgsyrker. Kvinner er i flertall blant de som tar utdanning innenfor de kommunale yrkene, og de er i flertall blant søkere til stillinger i kommunale virksomheter. Noen kvinnedominerte seksjoner har allikevel menn i topplederstillinger. I forhold til likestillingsperspektivet speiler rekrutteringen sammensetningen av tilsatte, det rekrutteres vesentlig kvinner til de tradisjonelt kvinnedominerte seksjonene og menn til de tradisjonelt mannsdominerte seksjonene. Når menn søker til kvinnedominerte yrker blir de i stor grad tilsatt. Noen eksempler på seksjonsnivå: (basert på fastlønnsregisteret) Seksjoner Kvinner Menn Kvinnelige ledere Mannlige ledere Kommunens totalt 711 171 63 22 Grunnskole 256 6 16 10 Pleie, rehab og omsorg 205 7 11 3 Plan og utbygging 9 5 1 1 Noen eksempler på kjønnsfordeling på stillingsnivå Stillingstype Kvinner Menn Sekretærer 33 2 Hjelpepleiere 92 2 Assistenter 192 24 Kvinneandelen i kommunens lederstillinger speiler i hovedsak kjønnsfordelingen blant de tilsatte. 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 14 av 61
Rådmannens lederforum, kommunens toppledergruppe, består pr. 31.12.05 av 6 kvinner og 4 menn. Ledernivå Prosentandel kvinner Prosentandel menn Lederforum 54,6 45,4 Virksomhetsledere 65,6 34,4 Enhetsledere 87,2 12,8 At kvinneandelen synker jo høyere opp i nivåene man kommer, kan ha noe å gjøre med at antall lederstillinger reduseres desto høyere man befinner seg i nivået og at personalomsetningen er lav, både totalt og i lederstillinger i kommunen. Lønnsforhold Lønn til kvinnelige toppledere varierer mellom kr 440.000 og kr 470.000. Lønn til mannlige toppledere varierer mellom kr 410.000 og kr 495.000. Tilsatte med 3-årig høyskoleutdanning Gjennomsnittlig lønn på kvinnedominerte arbeidsplasser varierer. Noen eksempler for personer med 3-årig høyskoleutdanning: Varierer fra til Lønn til kvinnelige sykepleiere kr 268.000 kr 338.500 Lønn til førskolelærere (kun kvinner) kr 260.900 kr 318.000 Lønn til kvinnelige ingeniører kr 336.000 kr 352.000 Kvinner i tradisjonelle mannsyrker er i hovedsak lønnet over sine kollegaer i tradisjonelle kvinneyrker; førskolelærerne ligger svært lavt i forhold, sykepleiernes topplønn er tilnærmet lik ingeniørenes bunnlønn. De kvinnelige ingeniørene er også gjennomsnittlig lønnet over sine mannlige kollegaer. Rettigheter etter annet lovverk: Fedre tar ut den lovfestede permisjonen i forbindelse med fødsler. Planlagt tiltak: Før årets lokale lønnsforhandlinger vil det bli gjennomført en analyse av lønnsnivå for sammenlignbare stillinger. Kommunens lønnspolitiske kriterier inneholder et punkt om lik lønn i sammenlignbare stillinger. Dette vil da bli fokusert i oppgjøret. Kompetanseutvikling Det er jevn og betydelig kompetanseutvikling i organisasjonen. I 2005 ble det gjennomført 3150 dagsverk til kompetansehevende tiltak. Det er under det målet organisasjonen satte seg på 3500 dagsverk, men en økning i forhold til 2004 hvor det ble brukt 2348 dagsverk til kompetansegivende tiltak. Kompetansetiltakene fordeler seg på 61 % interne tiltak og 39 % eksterne tiltak. I 2005 har det vært satset mest på lederopplæring, tiltaket er obligatorisk for alle topp- og mellomledere, dvs seksjonsog virksomhetsledere. Kjønnsfordelingen framgår av tabellen ovenfor. Ut fra de forutsetningene kommunen har med hensyn til kjønnsfordeling mener en å behandle begge kjønn likt og gi de samme muligheter. Kompetansetiltak tilbys begge kjønn på samme vilkår, permisjonsrettigheter praktiseres likt, søkere behandles likt, osv. Det er for tiden ikke iverksatt spesielle likestillingstiltak ut over dette. Som en konsekvens av satsingen på interne kompetansetiltak øker også andelen medarbeidere som deltar i opplæringen av andre. I 2003 ble det benyttet 56 dagsverk til slike oppdrag, i 2004 70 dagsverk og i 2005 63 dagsverk. I tillegg til at interne tiltak ofte kan være de mest kostnadseffektive, gir dette også fine utfordringer til kollegaer og bidrar til en lærende organisasjon hvor kompetanse deles og videreutvikles av egne medarbeidere. Strategisk kompetanseplan ble rullert i 2005. Planen følges opp med de planlagte tiltak. Av aktiviteter kan nevnes: Nytilsattes dag en gang pr halvår. Leder- og tillitsvalgtsamling i desember om vedtatt budsjett, ca 100 deltakere. Lederopplæringsprogrammet SAMFUNNSBYGGEREN. 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 15 av 61
Grunnleggende IT-opplæring. Det er en jevn aktivitet med intern opplæring i bruk av IT-verktøyene. I perioder har aktiviteten stoppet opp pga dårlig utstyr. Dette er utbedret i 2005. Seksjonene har egne kompetanseplaner som er styrende for kompetansetiltakene. Av aktiviteter kan nevnes I barnehageseksjonen har alle styrere i kommunale og private barnehager fått opplæring i administrativt opptaksprogram. Det har også vært gitt opplæring i bruk av IKT som pedagogsk verktøy. Kunnskapsløftet i grunnskolen øker omfanget av kompetansetiltak både i forhold til innføring av ny læreplan fra 2006 og i forhold til lederopplæring. Det er etablert et interkommunalt samarbeid med Fet og Aurskog-Høland om lederopplæringen. I tillegg har totalt 8 ledere tatt etterutdanning på BI for å sikre rekrutteringa til lederkorpset i seksjonen. I PRO har prioriteringen vært den påbegynt hjelpepleierutdanning for 15 medarbeidere og 35 medarbeidere på fagstigen trinn 2 og 18 på fagstige trinn 3. Sørum har hatt høy andel ufaglærte medarbeidere i PRO, og satsingen skal rette opp dette. Satsingen har medført at to andre tiltak i kompetanseplanen er overført til 2006. Barnvernsseksjonen deltar sammen med andre kommuner og institusjoner i kompetanseutviklingprosjekt om bruk av nettverksterapeutisk tiltak i arbeid med familier med sammensatte problemer. Prosjekt i regi av Statens barnevern og familievern region øst og går over 2 ½ år. Personalet Pr. 31.12.05 var det tilsatt 876 personer i 686 årsverk. Tallet inneholder fast tilsatte og vikarer som får utbetalt fast lønn både i kommuneorganisasjonen og i foretakene. Vikarer på timelister er ikke medregnet. Personalomsetningen i 2005 var 9,7 % mot 8.35 % ved utgangen av 2004. Gjennomsnittsalderen i kommunen er pt 44,5 år. Det er en liten reduksjon sammenlignet med utgangen av 2004 hvor den var 44,6 år. Gjennomsnittsalder er lik for begge kjønn. Pr. 31.12.05 er det registrert 118.319 såkalte løse timer, dvs medarbeidere som er lønnet over timelister. Dette er en nedgang på 11.349 timer i forhold til samme tidspunkt i 2004. Flere seksjoner har fått vikarer som er tilsatt over litt lengre tid over på fastlønn. Dette arbeidet bør fortsette, gjerne intensiveres. Generelt sett brukes det lite overtid i kommunen, men enkelte seksjoner bruker en del, som f.eks PLU. Bruk av deltid er tilnærmet likt fordelt på kjønnene. Kommunen forsøker å begrense bruk av overtid, og man forsøker derved å unngå å legge møter til tidspunkter utenom ordinær arbeidstid. I de tilfeller hvor det skjer, er belastningen likt fordelt på kvinner og menn. Undervisningsvolumet i grunnskoleseksjonen er på 3.704 timer pr uke, tilsvarer ca 153 årsverk. Volumet er 132 uketimer lavere enn i 2004. Antallet elever har steget fra 1886 til 1928, og voksentettheten pr elev er sunket fra 2,03 i 2004 til 1,92 i 2005. Behovet for nytilsettinger har vært beskjedent, mens det er et stigende behov for omplassering av lærere. Pr.31.12.05 er det behandlet 210 saker i tilsettingsutvalget, mot 264 pr.31.12.2004. Sykefraværet Sykefraværet pr. 31.12.05 var på 7,73 % mot 8,11 % pr. 31.12.04. Det er en reduksjon på 0,38 %. Fra og med september 2004 har sykefraværet sunket i Sørum kommune som i resten av kommunesektoren og i Norge som helhet. Vi ser imidlertid en økning i langtidsfraværet i Sørum fra august til november 2005. For detaljer vises det til kapittel 7: Statistikker. Det er lavt egenmeldt fravær og lavt korttidsfravær i Sørum, med naturlige sesongmessige svingninger. Det vil si et noe høyere antall egenmeldte/korttids dager i vinterhalvåret, noe som antagelig skyldes kortvarige infeksjonssykdommer. 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 16 av 61
Det er fortsatt langtidsfraværet, dvs fravær over 56 dager som utgjør hovedtyngden av fraværet. Seksjonenes arbeid med sykefraværsoppfølging kan se ut til å ha gitt resultater. Selv om utviklingen går i riktig retning er det ikke grunn til å redusere innsatsen, målet er et sykefravær under 6 %. Som før fordeler sykefraværet seg ulikt mellom seksjonene; servicesenteret lavest med 4,32 %, PRO høyest med 10,91 %. Sykefraværet i PRO har imidlertid vist en betydelig nedgang siden 2004, da det var på 12,9 %. Seksjonen har arbeidet systematisk med å redusere sykefraværet, særlig på sykehjemmet. Det har vært spesielt fokus på å forebygge langtidsfraværet. Det er også kjøpt inn mer og moderne hjelpemidler. Barnehageseksjonen har også over lang tid arbeidet systematisk med å redusere sykefraværet, bl.a. gjennom prosjektet Forebygging av belastningsskader og økt bevissthet rundt ansvar for egen helse. Det er etablert gode rutiner for å videreføre kunnskapene fra prosjektet. Verneombudets rolle og ansvar for det helhetlige arbeidsmiljøet er styrket. Det er fokus på riktige arbeidsstillinger og ansvar for egen helse. Noen av barnehagene gjennomfører Frisksamtaler. I Sørum kommunale eiendomsselskap KF er også fraværet redusert, fra 10,78 % i 2004 til 9,1 % i 2005, i Sørum kommunalteknikk KF er sykefraværet redusert fra 1,63 % til 1,38 %. Arbeidsmiljøet Arbeidsmiljøundersøkelsen for 2005 ble gjennomført i januar 2006. 707 medarbeidere deltok i undersøkelsen. Dette gir en svarprosent på 82 %, som for 2005. Etter mange år med samme undersøkelse, skiftet kommunen nå over til å bruke Effektivitetsnettverkets undersøkelse. Denne undersøkelsen gir oss svar på de samme dimensjonene som den forrige undersøkelsen. I tillegg til å gi svar på utvikling over tid i egen seksjon, gir denne undersøkelsen også mulighet til sammenligning med andre kommuner. Sørum kommune ligger rundt landsgjennomsnittet på alle dimensjoner. Når det gjelder dimensjonen overordnet ledelse, er det et av de svakere resultatene våre, men vi ligger over landsgjennomsnittet, og 72 % har gitt en positiv vurdering av ledelsen i kommunen. Undersøkelsen gjennomføres elektronisk, og det er derfor de som er på arbeid i perioden som svarer. Medarbeiderne i foretakene deltar i undersøkelsen og inngår dermed i totalresultatet. Resultatene under ett gir fortsatt et inntrykk av et godt og stabilt arbeidsmiljø. Seksjonene har frist til 01.05.06 med å utarbeide handlingsplaner for oppfølging av undersøkelsen. Medarbeiderne har svart positivt på følgende spørsmål 2002 2003 2004 2005 Stolt over arbeidsplassen min/mellommenneskelige forhold 87,5 89,7 88,6 85,2 Ledelse og kommunikasjon/endring 90,8 93,8 89,6 89,2 Mål- og resultatstyring 85,7 Samsvar mellom fokusområder og arbeidsmål 48,1 56,4 59,5 Samarbeid på tvers 55,5 83,1 83,6 80,6 Gjennomførte prøvetid-/medarbeider-/utviklingssamtale 91,1 87,3 87,1 86,2 Kvalitet, forslag/medvirkningsarena 64,1 66,2 66,4 100 Risiko og fysisk arbeidsmiljø 68,4 75,1 76,9 Spørsmålene er endret noe gjennom årene, men ikke mer enn at resultatene er sammenlignbare. 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 17 av 61
Årets undersøkelse har en skala fra 1-6. 2006 Medarbeiderne har svart positivt i % Organisering av arbeidet 4,4 82,9 Innhold i jobben 4,6 85,3 Fysisk arbeidsmiljø 4,1 72,4 Samarbeid mellom kollegaer 4,9 93 Nærmeste leder 4,6 84,6 Overordnet ledelse 4 72 Faglig og personlig utvikling 4,2 75,9 Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger 3,8 62,3 Stolthet over egen arbeidsplass 4,8 91,5 Helhetsvurdering - trivsel 4,8 88,4 Snitt totalt 4,4 Av de 707 som svarte på undersøkelsen hadde 83,6 % gjennomført utviklingssamtale/ medarbeidersamtale med nærmeste leder. Målet var 100 %. Omorganiseringen i PRO og helse- og sosialseksjonen medførte omrokkering av virksomhetsledere, og de klarte ikke å gjennomføre mer enn ca 80 % i 2005. Forslagsordningen Det er stadig fokus på at medarbeidere skal benytte forslagsordningen som del av forbedringsarbeidet. 2001 2002 2003 2004 2005 Totalt antall 130 165 230 660 463 Andel gjennomførte forslag av aksepterte forslag pr. 31.12. 53 % 47 % 75 % 79 % For å øke antall forbedringsforslag, har organisasjonen siden 2004 hatt som mål at alle medarbeidere skulle levere 2 forbedringsforslag i egen virksomhet/eget arbeid. Målet på ca 1700 forslag er ikke nådd. Det økte fokuset bidrog til en betydelig aktivitetsøkning i 2004, men aktiviteten har gått mye tilbake i 2005. Resultatet synes å være helt avhengig av at lederne fokuserer på dette. Gjennomføringen er et kritisk suksesskriterium for at medarbeiderne skal stole på ordningen og være villig til å bruke den. Av det totale antall forslag ble 58 % akseptert. Av disse var 79 % gjennomført ved årsskiftet. Dette er en svak bedring fra 2004. De fleste forslag knytter seg til rutineforbedringer på arbeidsplassen og til faglige/tjenestelige forbedringer og bedringer i forhold til arbeidsmiljøet. Seksjonene rapporterer at det øker kvaliteten på tjenestene. 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 18 av 61
4. STRUKTURKAPITALEN Strukturkapitalen synliggjør kommunens evne til å tilrettelegge systemer og strukturer for effektiv bruk av de totale ressurser. Mål- og resultatstyring Siden årsberetningen for 2003 er det foretatt en samlet evaluering/resultatvurdering av måloppnåelsen for langsiktige og kortsiktige mål i kommuneplanen/kommunens strategiske mål. Som det framgår av oversikten i vedlegg 4 og 5 er gjennomføringsgraden stor. Som en del av økonomiplanarbeidet, ble det gjennomført felles seminar for kommunestyret, innstillingsutvalgene, lederforum og de daglige lederne i foretakene høsten 2005. Kommunen har deltatt i Effektivitetsnettverket fra det startet i 2001 selv om aktiviteten i nettverkene har vært noe varierende. Siden 2004 har kommunen gjennomført Effektivitetsnettverkets brukerundersøkelser uten å delta i nettverk. Resultatene fra undersøkelsene brukes til kvalitetsutvikling av tjenestene. Av totalt 724 arbeidsmål i 2005 ble 608 gjennomført, dvs. 84 %. Dette er en nedgang i forhold til 2004, da 87,8 % ble gjennomført. En del mål overføres alltid til neste år. De siste årene har det vært fokusert på å ha en god sammenheng mellom strategiske mål og arbeidsmål. Det er stadig en lederutfordring å få en økt forståelse for betydningen av arbeidsmålenes bidrag og funksjon for å nå de overordnede mål for kommunen og seksjonene. Kvalitetsutvikling Interne og eksterne revisjoner ble gjennomført i henhold til vedtatte planer og avtaler. Avviksbehandling er et helt sentralt virkemiddel i forbedringsarbeidet. Det fokuseres derfor mye på å få opp antall avvik for å styrke forbedringsarbeidet. I 2005 som i 2004 ble det satt som mål at alle medarbeidere skulle registrere 2 avvik i forhold til egen virksomhet/arbeid. Selv om vi ikke har oppnådd målet med 2 avvik pr person, har aktivitetsøkningen har vært påtakelig. I 2002 ble det registrert 1030 avvik, i 2003 1170 og i 2004 5709. Det er en svak økning i 2005 med 5875 avvik. Ca. 3900 av avvikene hadde tilknytning til fakturabehandling. Det er omtrent det samme nivået som i 2004. Det ligger et betydelig effektiviseringspotensial i å forbedre kompetansen og rutinene på dette feltet. Det forventes at feil og mangler i fakturahåndteringen reduseres når nytt økonomisystem og elektronisk anvisning tas i bruk i løpet av 2006. Helse- og sosialseksjonen har registrert 1312 avvik. Avvik brukes aktivt som forbedringsarbeid i forhold til oppfølging av rutiner, dags- og aktivitetsplaner for funksjonshemmede brukere, fristoversittelse ved saksbehandlingstid og ved mottak av nye brukere på sosialkontoret. I alle seksjoner har det vært en økning i antall avvik. Det er også en økende tendens til at fokuset flytter seg fra hva andre burde ha gjort, til mer å sette fokus på egen praksis og oppfølging av regler og rutiner for å sikre god saksbehandling, følge faglige rutiner, holde frister. Det er også en del avvik knyttet til fysiske forhold/arbeidsmiljøet. Antall avvik på pedagogiske prosesser i grunnskolen har økt. Mange av avvikene dreier seg om fristoversittelse. I barnevernet har fokus på avvik og systematisk forbedring avdekket manglende oppfyllelse av lovkrav i forhold til frist, vedtak, tiltaksplaner og oppfølging av fosterhjem og tilsynsførere og håndtering av personsikkerhet og personopplysninger. 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 19 av 61
I PRO er det blant annet meldt avvik både i forhold til HMS-rutiner, brannvern, medisinhåndtering, uteglemte brukere fra arbeidslister i hjemmetjenesten. Det er en positiv utvikling at medarbeiderne sier fra om alvorlige rutinebrudd slik at feil kan rettes opp og forebygges. Informasjonsteknologi/telefoni (IKT) I henhold til IKT-strategiplanen ble det våren 2005 startet et forprosjekt for å vurdere om det burde anskaffes nytt økonomi-, lønns- & personalsystem. Prosjektet konkluderte med en klar anbefaling om å gå til anskaffelse av nye løsninger. Etter anbudskonkurranse ble det i desember 2005 undertegnet kontrakt med Visma Unique. Kommunestyret vedtok finansieringen av prosjektet i sak 70/05. Bredbåndsforbindelse mellom Sørum rådhus og kommunens lokasjoner i Fjuk- og Blakerområdet er nå i drift. Det er inngått avtale med Sørum kommunalteknikk KF om utbygging av fibernettverk til alle resterende lokasjoner i Sørum kommune. Det er innhentet anbud på levering, trekking og terminering av fiberkabelen. Prosjektet er derfor godt i gang, og gravearbeidene er så godt som ferdig. Forprosjektet for å vurdere behovet for ny Web-løsning konkluderte med at dagens Web-løsninger ikke lenger holder en tilfredsstillende standard. Det er derfor inngått en avtale med Sem & Stenersen Prokom AS om innkjøp og etablering av ny webløsning. Arbeidet er startet og vil gi Sørum kommune en grunnpilar til etter hvert å etablere elektroniske publikumstjenester. I IKT-strategiplanen ble det for 2004 avsatt kr 250.000 og i 2005 kr. 200.000 til innkjøp av PC-er i grunnskolen for å få PC-tettheten pr elev opp på ønsket nivå, bl.a. slik at ungdomsskolene etter hvert kan gjennomføre eksamen elektronisk. Første del av Prosjektet SKOLE2005 er avsluttet. Det er lagt opp fiberbasert kommunikasjon til Fjuk skole, Skåningsrud skole og Haugtun skole i første omgang. Teknisk infrastruktur for å håndtere trådløse nettverk, effektiv drift av skolenes PC-er og datasikkerhet er på plass. Det er utført et kartleggingsarbeid for å skaffe opplysninger om dagens telefonisystemer både samband og telefonsentraler. På grunn av nye arkivstandarder og behovet for elektronisk integrasjon (kunne ta imot elektroniske søknader), har kommunen tatt i bruk nye programmoduler i sak- og arkivsystemet Kontor2000. Modulene er i drift og under uttesting. I forbindelse med planlagt innføring av eiendomsskatt i Sørum kommune er det innkjøpt en del nytt utstyr og programvare samt utført omfattende arbeid med å sikre tilgangsrettigheter. Organisasjonen KOSTRA-tallene viser følgende netto utgifter til administrasjon, styring og fellesutgifter: Netto driftsutgifter pr innbygger i kr Sørum Gjennomsnitt Akershus Gruppe 8 Landsgjennomsnitt utenom Oslo 2002 2.430 2.589 2.311 2.389 2003 2.676 2.553 2.656 2.664 2004 2.383 2.546 2.547 2.649 2005 2.573 2.423 2.688 2.647 Sørum lå i 2004 litt under gjennomsnittet. I 2005 ligger vi litt over gjennomsnittet for Akershus, men ellers under gjennomsnittet i de øvrige sammenligningene. I 2005 deltok kommunen i en undersøkelse av administrative stillinger i en del kommuner. Rapporten ga ingen umiddelbare innspill til endringer, men vil blir brukt som et underlag for vurdering av administrative ressurser, effektivisering og oppgavefordeling i kommunen. Undersøkelsen bekreftet hvor vanskelig det kan være å sammenligne tall mellom kommunene fordi KOSTRA-tallene blant annet avspeiler hvordan kommunene er organisert. Alle utgifter til interkommunale samarbeidsordninger etter kommunelovens 27 inngår i rapporteringen for vertskommunen. Det betyr at kostnadene ved å administrere Østre Romerike revisjonsdistrikt, Interkommunal innkjøpsordning for nedre Romerike og Skåningsrud skole innrapporteres på Sørum. I henhold til vedtak i økonomiplanen 2004-2007 om å organisere seksjon for drift og vedlikehold, eiendomsavdelingen og Bingsfosshallen som kommunale foretak i en prøveperiode for 2 år, startet arbeidet med evaluering av ordningen høsten 2005. 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 20 av 61
På bakgrunn av gjennomgang av PRO og helse- og sosialseksjonen ble det høsten 2005 foretatt en betydelig intern omorganisering. Begge seksjonene har gjennomført dette for å få en bedre organisering og styring av tjenestene og en bedre ressursutnytting. Det har vært lagt vekt på åpne prosesser med stor deltakelse. Tildelingsenheten ble opprettet, Blaker aldersheim og Fjuk bofellesskap skilt ut som egne virksomheter, Sørvald alderspensjonat ble eget distrikt i hjemmetjenesten. I tillegg ble det satt i gang intern omstrukturering i hjemmetjenesten og på sykehjemmet. I helse- og sosialseksjonen ble alle tiltak til funksjonshemmede, bortsett fra aktivtetssenteret, organisert i én virksomhet fra 01.11.05. Det er ellers ingen store endringer i organisasjonen i 2005. Hovedstrukturen fungerer generelt godt og er fleksibel i forhold til tjenesteproduksjonen. Seksjonene foretar noen justeringer på enhets- og virksomhetsnivå for å få funksjonelle enheter. I 3. tertial er Plan og regulering opprettet som virksomhet i PLU. I grunnskoleseksjonen er PP-tjenesten samlokalisert med skolekontoret i rådhuset. Spesialundervisning for voksne er nedbemannet i tråd med kommunestyrets vedtak og omorganisert fra voksenopplæringa til PP-tjenesten. Sørum kommunale eiendomsselskap KF/byggeprosjekter Ved opprettelse av Sørum kommunale eiendomsselskap KF ligger ansvaret for byggeprosjektene i foretaket. Utfyllende informasjon om prosjektene finnen på www.sorum.kommune.no, under temamenyen Prosjekter, forskning med mer Det vises til foretakets egen årsberetning. Bingsfoss ungdomsskole: Byggestart mars 2006. Frogner skole: Utbygging er i gang. Ferdigstilles til skolestart 2006. Sørumsand skole: Utbyggingen er i gang. Ferdigstilles til skolestart 2006. Sørvald alderspensjonat: Forprosjekt er utredet. Kommunestyret har vedtatt prosjektet og det er nedsatt prosjektgruppe. Videre utredninger er iverksatt. Nordli barnehage: Forprosjektet er utredet. Avventer ny politisk behandling. Kuskerudgården: Restaureringen pågår. Ferdigstilles 01.04.06. Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike (IINR)/kommunal innkjøpsordning I interkommunal innkjøpsordning for Nedre Romerike (IINR) og i offentlig innkjøp generelt har året vært preget av økt fokus på offentlige anskaffelser. Nytt regelverk for offentlige anskaffelser skulle være implementert fra 01.01.06, men er utsatt ½ år. På strategimøtet med rådmennene i januar 2005 ble det besluttet at IINR skulle gå over til ny finansieringsordning. Ordningen baserer seg på brukerfinansiert tilbakebetaling fra leverandørene ut fra bruk av rammeavtalene. Målsettingen er at IINR skal være selvfinansiert i løpet av en periode på 2 3 år og egenbetalingen fra kommunene opphøre. Ved utgangen av 2005 har inngåelse av nye avtaler med brukerfinansiering medført et anslag for bonus i 2006 60 % av driftskostnadene til IINR. IINRs avtaleportefølje dekker de fleste store områder innen vare- og tjenestekjøp. Pr 31.12.05 hadde IINR i overkant av 50 rammeavtaler med en årlig omsetning i størrelsesorden 100 millioner kr. Alle rammeavtaler er basert på det totaløkonomiske mest fordelaktige tilbudet i en anbudskonkurranse. Nye avtaleområder i 2005 er serviceavtale på veglys i alle kommunene og avtaler om levering av bøker til skole og bibliotek. Det er et godt og tett samarbeid mellom IINR og de kommunale innkjøpsansvarlige. IINR har også et tett innkjøpssamarbeid med innkjøpsordningen på Øvre Romerike, Skedsmo og fylkeskommunene f.eks. I regi av den kommunale innkjøpsordningen er det inngått 2 tidsbegrensede avtaler og 8 avtaler for enkeltoppdrag. Våren 2005 ble det gjennomført et forprosjekt om E-handel i samarbeid med IINR og den kommunale ordningen. Det første varekjøp ble gjennomført på ledersamlingen i desember. Prosjektet samkjøres nå med innføring av nytt økonomisystem. 8.1 Metode for resultatoppfølging Seksjonsovergripende 07.02.2003 Side 21 av 61