Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Refleksvester og refleksjakker Doculivenr. 201100374 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 1
INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN... 3 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE...3 1.2 OPPDRAGSGIVER...3 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL...3 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG...3 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET...4 1.6 ALTERNATIVE TILBUD...4 1.7 ANTALL LEVERANDØRER...4 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT... 4 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON... 5 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON...5 3.2 HENVENDELSER...5 3.3 TAUSHETSPLIKT...5 4 KONTRAKT... 5 5 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV...6 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING...6 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING...6 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER...6 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING... 7 7 BEHANDLING AV TILBUDSPRØVER... 8 8 FRISTER... 8 8.1 TILBUDSFRIST...8 8.2 VEDSTÅELSESFRIST...8 8.3 FREMDRIFTSPLAN...8 9 TILDELINGSKRITERIER... 8 9.1 PRIS (70 %)...8 9.2 KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (30 %)...8 10 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 8 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 2
1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III. 1.2 OPPDRAGSGIVER Politiets data- og materielltjeneste (PDMT), heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av Politiog lensmannsetaten, Toll og avgiftsetaten, Kriminalomsorgen og Forsvaret logistikkorganisasjon inngå rammeavtale for anskaffelse av Refleksvester og refleksjakker, samt refleksbånd, med opsjon på diverse refleksmateriale. For mer informasjon om oppdragsgiver: www.politiet.no. 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtale for refleksvester og refleksjakker, samt refleksbånd, som er en del av det operative antrekket til politiet, Kriminalomsorgen, Toll- og avgiftsetaten og Forsvaret. Refleksvester og -jakker markerer brukeren synlig i gitte omgivelser. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Vedlegg A Kravspesifikasjon. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG Avtaleperioden er 2 år regnet fra 14.08.2013. Opsjon på forlengelse Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med 1 + 1 år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. Opsjoner (tilbyder plikter å gi tilbud på disse) Oppdragsgiver har opsjon på å utvide kontrakten på uendrede vilkår med anskaffelse av refleksbånd i ulike varianter for Politiet, jfr. Vedlegg A1-A5 Teknisk kravspesifikasjon, Politiets produkter. Opsjonen kan løses ut ved behov i hele kontraktsperioden. På grunnlag av tidligere års anskaffelser kan det, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, estimeres følgende uttak i løpet av avtaleperioden. Politiets produkter: Produkt Estimert antall A1 Jakke, refleks, gul (Politi, Toll) 5.000 A2 Vest, refleks, gul (Trafikk, Fagleder, Toll, Kriminalomsorgen) 3.500 A3 Vest, refleks, grønn (Innsatsleder, NK Innsatsleder) 450 A4 Vest, trafikk, MC Politi, gul 50 A5 Vest, hurtiguniformering, Politi, sort 1.300 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 3
Forsvarets produkter: Produkt Estimert antall B1 Jakke, godt synlig, militær politi og Military Police, gul 600 B2 Vest, godt synlig, sanitet, hvit 1.200 B3 Vest, godt synlig, trafikk, rødoransje 18.000 B4 Vest, godt synlig, Militær Vakt, rødoransje 18.000 B5 Vest, godt synlig, kjøretøy, gul 6.500 B6 Bånd, reflekterende med borrelås 144.000 Produkt A5 Vest, hurtiguniformering, sort, Politi kan utgå av sortimentet i løpet av avtaleperioden. Dette fordi det per i dag jobbes med et nytt konsept for hurtiguniformering. Når konseptet er ferdig godkjent, vil disse produktene kunngjøres som en egen konkurranse. 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.6 ALTERNATIVE TILBUD Alternativt tilbud aksepteres ikke. 1.7 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med 1 leverandør. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: Administrative bestemmelser Vedlegg 1 - Tilbudsskjema DEL 1 DEL 2 (Kontrakt) Kontraktsvilkår Politiets data- og materielltjeneste (på vegne av Politi- og lensmannsetaten, Toll og avgiftsetaten og Kriminalomsorgen) Kontraktsvilkår Forsvarets Logistikkorganisasjon (FLO) Vedlegg A Kravspesifikasjon Vedlegg A1 A5 Teknisk kravspesifikasjon, Politiets produkter Vedlegg B1 B6 Teknisk kravspesifikasjon, Forsvarets produkter Vedlegg B Pris Vedlegg C Forbehold Vedlegg D Annen dokumentasjon fra tilbyder Vedlegg E Endringskatalog (èn PDMT og èn FLO) Vedlegg F - Kontrollplan Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 4
3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Anita Snellingen Arvesen Postadresse: Rognebakken 8, 2770 Jaren Besøksadresse: Rognebakken 8, 2770 Jaren e-post: anita.arvesen@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.pdmt@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Henvendelser kan sendes innen utgangen av 12.10.2012. Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og legges ut sammen med svaret via DOFFIN. 3.3 TAUSHETSPLIKT Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6, jf. Forvaltningsloven 13. 4 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår samt alle vedlegg i Del 2. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Vedlegg C Forbehold, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt 5.1 5.4) ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 5
I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. NB! Med tilbyder menes her den som er ansvarlig for tilbudet/kontraktspart/salgsledd, og med underleverandør menes den som produserer sluttproduktet. Dette kan også være ett og samme firma. 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen http://www.lovdata.no/for/sf/fa/ta- 20060407-0402-033.html). 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten, med det menes en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Tilbyder skal ha erfaring fra minimum ett tilsvarende oppdrag, herunder distribusjon av refleksprodukter. Alternativt skal Tilbyder skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn, tlf.nr. og e-post adresse). Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 6
Krav tilbyder ha erfaring/kompetanse innenfor de forespurte produktkategorier. Tilbyder skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring. Alternativt skal tilbyder vedlegge dokumentert kompetanse/erfaring innenfor de forespurte produktkategorier. Referanser vil bli kontaktet ved behov. Tilbyder skal dokumentere system for kvalitetssikring/ -styring (for tilbyder/kontraktspart/salgsledd). Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring/-styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Dersom tilbyder ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal minimum omfatte prosedyrer/rutiner for: avviks- og reklamasjonsbehandling godkjenning av underleverandør 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. leveres/oversendes i lukket anonymisert forsendelse og merkes «Tilbud Refleksvester og refleksjakker, referansenr. DL201100374». 3. leveres direkte til leveringsadressen, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets data- og materielltjeneste, v/innkjøpsleder Anita Snellingen Arvesen, Rognebakken 8, 2770 Jaren. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. utformes på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres med: kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sin ringperm, i 2 eksemplarer, altså 4 permer totalt. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsskjema. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Dersom det er plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. Tilbudsprøver, ref. Vedlegg A Kravspesifikasjon pkt. 1.7. Se for øvrig punkt 7 under. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 7
7 BEHANDLING AV TILBUDSPRØVER Tilbudsprøver skal produseres og sendes for tilbyders regning. Disse vil bli vurdert dersom tilbyder i sitt tilbud dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene, og evaluert dersom tilbyder i sitt tilbud dokumenterer oppfyllelse av minstekravene iht. kravspesifikasjonen. Tilbudsprøver returneres ikke. 8 FRISTER 8.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til fredag 26.10.2012 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 8.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 31.12.2012 kl 12.00. 8.3 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt innen 23.11.2012, og at første bestilling kan skje 14.08.2013. Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktssignering. 9 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Pris 70 % Vedlegg B Priser Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper 30 % Besvarelse av preferansene i Vedlegg A Kravspesifikasjon kap. 3 9.1 PRIS (70 %) Evalueres med bakgrunn i priser oppgitt i Vedlegg B Priser totalpris per 4 år - celle E14. 9.2 KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (30 %) Tildelingskriteriet Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper er delt inn i underkriterier/ preferanser, ref. Vedlegg A Kravspesifikasjon kap. 3. Dette tildelingskriterium evalueres på bakgrunn av en helhetsvurdering av beskrivelsen/dokumentasjonen/tilbudsprøvene som er gitt i forhold til hvordan preferansene er oppfylt. 10 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 14 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 8