Flora kontrollutval SEKOM sekretariat Møtebok Møtestad: Samfunnshuset, møterom Ytterøyane Dato: 19.01.2017 Tid: Kl. 09:30 13:40 Faste representantar som møtte: Bjørn Hollevik Eva Richter Miriam Nesje Olav Mølster Ole Chrstian Rynning Sakliste Sak nr. Sakstittel 86/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 87/16 Skriv og meldingar 88/16 Prosjekt 78613, Flora Samfunnshus rekneskap 89/16 Rutinar for politiattest revisjonsrapport 90/16 Forvaltningsrevisjon val av prosjekt 91/16 Oppfølgingsliste 9 2016 92/16 Eventuelt Møte som var planlagt den 7.12. vart avlyst etter at saklista var sendt ut. Sakene har difor saksnummer i 2016 serien. Til stades: SEKOM sekretariat ved Arnar Helgheim, KRYSS Revisjon ved Trine Vokuhl Havn, Charles Litsheim og Terje Førde. Ingen møtte frå administrasjonen. Underskrifter:
86/16: Godkjenning av innkalling og sakliste (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent. Leiaren minte om tillegg til skriv og meldingar som var sendt ut 2.12.16. Til eventuelt/oppfølgingsliste: Prosedyrar ved endring av møtetidspunkt FLO 86/16 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 87/16: Skriv og meldingar Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering. Tilsynsrapport om barnehagemyndigheit: Leiaren refererte ekstra skriv og melding om kommunen som barnehagemyndigheit Tilsynsrapport frå Fylkesmannen: Kontrollutvalet er glad for at Flora kommune får gode tilbakemeldingar på det som er undersøkt. Utvalet viser til sak 89 i dette møtet og ber Fylkesmannen vurdere om rutinar for politiattest bør vere ein del av eit slikt tilsyn. (Sekretariatet sender innspelet til Fylkesmannen med sak 89 inkludert rapport som vedlegg). Mogeleg omorganisering av revisjonen: Revisjonssjef Terje Førde informerte om prosessen med mogeleg omorganisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane: Side 2
Kontrollutvalet ønskjer å vere løpande orientert om prosessen vidare. Viser mellom anna til kontrollutvalet si rolle som innstillar til bystyret om val av revisjonsordning. Sekratariatet informerte om planlagt samling for kontrollutvala i fylket (evt SEKOM kommunane) den 16. juni. FLO 87/16 VEDTAK: Skriv og meldingar vert tekne til orientering. 88/16: Prosjekt 78613, Flora Samfunnshus rekneskap (Saka går vidare til formannskapet). Kontrollutvalet viser til revisjonsuttale frå KRYSS Revisjon datert 20.10.2016 for prosjektnr 78613, Flora Samfunnshus, og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik den ligg føre. FLO 88/16 VEDTAK: Kontrollutvalet viser til revisjonsuttale frå KRYSS Revisjon datert 20.10.2016 for prosjektnr 78613, Flora Samfunnshus, og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik den ligg føre. 89/16: Rutinar for politiattest revisjonsrapport (Saka går vidare til bystyret). Revisjonsrapport «Politiattestar, rutinar i Flora kommune» vert teken til orientering. Rådmannen følgjer opp rapporten ved å sikre at alle aktuelle einingar har rutinar for innhenting og handsaming av politiattestar og at rutinane vert følgde. Det møtte ikkje nokon frå administrasjonen i saka. KRYSS revisjon ved Trine Vokuhl Havn informerte om rapporten og regelverket for politiattestar i Side 3
ulike tenester. Kontrollutvalet kallar rådmannen inn for å informere om kva som vert gjort med å forbetre og følgje opp rutinar for politiattestar. Viser også til nye reglar som gjeld helse og omsorg. FLO 89/16 VEDTAK: Revisjonsrapport «Politiattestar, rutinar i Flora kommune» vert teken til orientering. Rådmannen følgjer opp rapporten ved å sikre at alle aktuelle einingar har rutinar for innhenting og handsaming av politiattestar og at rutinane vert følgde. 90/16: Forvaltningsrevisjon val av prosjekt (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet vel følgjande prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: (Ikkje tilråding) Problemstillingar: (Ikkje tilråding) Prosjektplan vert lagt fram til handsaming i første møte i 2017. Frist for rapport frå prosjektet: 1.11.2017. Framlegg i møtet: Sjukefråvær / arbeidsmiljø: Revisor kjem tilbake i neste møte med skisse til framgangsmåte og spørsmålstillingar for mogeleg personalundersøking knytt til arbeidsmiljøet. Utgangspunktet for undersøkinga er å avklare arbeidsmiljøet sin betydning i høve høgt sjukefråvere. Utvalet ønskjer også å vite kva undersøkingar Flora kommune eventuelt nyttar sjølve knytt til arbeidsmiljøet og få utsendt eventuell rapport. Barnevern: Læringsmiljø i skulen: Side 4
Barnehage: Utvalet viser til tilsynsrapport frå Fylkesmannen og dette prosjektet går difor ut. Framlegg i møtet vart samrøystes vedteke. FLO 90/16 VEDTAK: Sjukefråvere / arbeidsmiljø: Revisor kjem tilbake i neste møte med skisse til framgangsmåte og spørsmålstillingar for mogeleg personalundersøking knytt til arbeidsmiljøet. Utgangspunktet for undersøkinga er å avklare arbeidsmiljøet sin betydning i høve høgt sjukefråvere. Utvalet ønskjer også å vite kva undersøkingar Flora kommune eventuelt nyttar sjølve knytt til arbeidsmiljøet og få utsendt eventuell rapport. Barnevern: Læringsmiljø i skulen: Barnehage: Utvalet viser til tilsynsrapport frå Fylkesmannen og dette prosjektet går difor ut. 91/16: Oppfølgingsliste 9 2016 (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Gjennomgangen av oppfølgingslista vert teken til orientering. Sekretariatet etterspør framdrift i saka om vedtekter for Samarbeidsforum i Sunnfjord. Møteplan: Møte 27. april vert flytta til 4. mai. Endringar mellom møta: Leiar bestemmer ut frå innhenta informasjon kva som blir nytt tidspunkt. Finn ein ikkje ny dag som passar for alle, går møtet som planlagt. FKT samling 7. og 8. juni: Ole Christian Rynning og Olav Mølster deltek. Side 5
FLO 91/16 VEDTAK: Gjennomgangen av oppfølgingslista vert teken til orientering. 92/16: Eventuelt NKRF konferanse 1. og 2. februar Miriam Nesje deltek saman med Eva Richter, sidan Bjørn Hollevik ikkje hadde høve til å delta. Spørsmål om tilsetjingssaker ved Olav Mølster Er det tilsett i stillinga som kommunalsjef for skule- og barnehage? Utlysing og tilsetjingsprosess av rådgjevar for Newton-rom, utlysing og tilsetjingsprosess? Utlysing og tilsetjingsprosess for tilsetjing av Idrettskonsulent? Utvalet ber revisor om informasjon til neste møte. FLO 92/16 VEDTAK: Side 6