Innherred samkommune Tertialrapport Innherred samkommune Økonomisk situasjon pr 30.04. Foto: Øystein Kvistad Levanger 01.06.
Innhold: Innledning og administrasjonssjefens kommentar... 3 Økonomisk situasjon pr 30.04.17... 3 justering... 3 Organisasjonen... 4 Sykefravær... 4 Årsverk... 5 Økonomisk status ved enhetene... 6 Politiske organer... 6 Felleskostnader... 6 Økonomienheten... 7 IKT... 7 Personal- og organisasjonsenheten... 9 Kemner... 10 Samfunnsutvikling... 10 Servicekontoret... 11 Dokumentsenteret... 11 Brann og redning... 12 2 av 12
Innledning og administrasjonssjefens kommentar Samkommunen leverte positivt i, og holder samme ambisjoner og fokus for kostnadsstyring også i år. Ved første tertial meldes hovedsakelig om balanse eller mindreforbruk ved årsslutt, men Brann og redning melder om et mulig merforbruk. Som i deltakerkommunene er det stramme budsjettrammer uten reserver. Sykefraværet har hele tiden vært svært lavt i samkommunen, men har vist en stigende tendens ved ial de siste årene. Økonomisk situasjon pr 30.04.17 - Forbruk i Politiske organer -40-61 21 354-11,2 296 354 0 Felleskostnader 4 114 3 057 1 058 8 538 48,2 8 110 8 538 0 Økonomienheten 3 058 2 371 687 7 660 39,9 6 870 7 660 0 Ikt 13 294 11 437 1 857 17 570 75,7 17 004 17 570 0 Personal- og org. enheten 2 325 2 664-340 7 568 30,7 6 918 7 318 250 Kemner 1 368 1 403-35 4 451 30,7 4 080 4 351 100 Samfunnsutvikling 3 744 3 791-47 9 281 40,3 9 633 9 281 0 Servicekontor 2 380 2 441-61 8 377 28,4 7 324 7 727 650 Dokumentsenter 2 232 2 246-15 6 328 35,3 6 377 6 328 0 Brann og redning 7 397 6 982 415 21 880 33,8 23 065 22 880-1 000 Overført fra morkommuner -29 822-28 941-881 -92 008 32,4-89 678-92 008 0 Sum 10 051 7 391 2 660 0 0 0 0 Alle enheter med unntak av Personal- og organisasjonsenheten, Kemner, Servicekontor og Brann og redning melder om mulige avvik ved årets slutt. Merforbruket på Brann og redning er knyttet til at driftsposter i flere år har vært underbudsjetterte i forhold til reelle utgifter. Personal- og organisasjonsenheten, Kemner og Servicekontor anslår mindreforbruk knyttet til vakante stillinger og langtidsfravær der det ikke leies inn vikar. Samlet forventes balanse ved årets slutt. justering Det foreslås ingen justeringer av budsjett ved ial. Administrasjonssjefen vil eventuelt komme tilbake til dette ved behandling av økonomirapport ved 2. tertial. 3 av 12
Organisasjonen Sykefravær 1.tertial 1.tertial 1.tertial Enhet 2014 2015 1.tertial Totalt Totalt Totalt Totalt 1-16 dager >=17 dager Utviklingsstab 0,5 0,4 4,8 8,9 0,0 8,9 Økonomi 1,1 3,9 6,2 2,8 2,8 0,0 IKT 8,3 4,9 7,1 12,0 4,7 7,3 Personal- og org. enheten 5,3 14,8 5,9 3,2 1,5 1,7 Kemner 1,8 2,5 6,3 11,9 4,5 7,4 Samfunnsutvikling 4,4 2,7 2,1 2,7 0,5 2,2 Servicekontor 21,8 18,1 16,3 15,7 3,1 12,6 Dokumentsenter 4,4 3,9 9,1 10,3 1,6 8,7 Brann og redning 1,9 3,1 1,8 1,3 1,0 0,3 Totalt: 5,5 5,9 5,9 6,2 1,8 4,4 Sykefraværet for Innherred samkommune rapporteres pr. tertial. Fraværet som registreres er egenmeldinger og legemeldt sykmeldinger. Innherred samkommune har inngått IA-avtale, og ansatte kan da bruke inntil 3 ganger 8 egenmeldingsdager. Sykefravær varierer med årstiden. Det går naturlig opp mot vinter og mørketid, og går så ned mot lys, varmere årstid og muligheten for ferie. Dette er likt i hele landet. Sykefraværet for ial vil normalt sett være høyere en fraværet i 2. tertial. Sykefraværet for ial sammenlignes derfor med ial for tidligere år. Innherred samkommune har et sykefravær på 6,2 i ial. Trenden er at korttidsfraværet i Innherred samkommune er stabilt, men at langtidsfraværet går svakt oppover. Innherred samkommune har hatt et langt lavere sykefravær enn Levanger og Verdal kommune. Dette har sammenheng med at Innherred samkommune ikke har arbeidsoppgaver innen for eksempel helsesektoren, som generelt sett har det høyeste sykefraværet i en kommune. Sammenlignet med Levanger og Verdal kommune, for ial, beveger sykefravær seg videre oppover, og nærmer seg deltakerkommunene sitt fravær. IKT melder om fravær knyttet til høyt aktivitetsnivå over tid, med delvis for lite ressurser for å oppfylle forventninger på saksbehandlingstid som bidrar til stress. Bedriftshelsetjenesten er involvert for arbeidsplassvurdering og bistand for optimale forhold for å forebygge belastningsskader. 4 av 12
For å øke nærværet er det gjort er i oppgavefordelingen, for å løse opp en statisk arbeidshverdag. I perioden har teamet også jobbet med teamutvikling for å bli «et team» med felles ansvar, oppgaver og alle må bidra på tvers. Servicekontoret har høye fraværstall grunnet alvorlige diagnoser og er ikke arbeidsrelatert fravær. Brann og redning har en gledelig nedgang siden samme periode i 2015 og. Enheten arbeider aktivt for å ha et godt arbeidsmiljø. Det er gjennomført bl.a. et prosjekt hvor de ansatte har utarbeidet sine verdigrunnlag i henhold til LÆR, (Lojalitet- Ærlighet Respekt). Dette verdigrunnlaget er oppslått på alle brannstasjonene. Årsverk Resultatenheter Pr. 30.04.16 Pr. 30.08.16 Pr. 31.12.16 Pr. 30.04.17 Administrasjonssjef 8,4 9,6 9,6 8,6 Økonomienheten 14,1 16,6 15,8 16,2 IKT 9,6 8,6 10,0 10,5 Personal- og org.enheten 9,5 8,5 9,6 10,8 Kemner 7,4 6,4 6,8 6,8 Samfunnsutvikling 24,6 23,9 27,9 28,9 Servicekontor 13,0 13,1 12,0 11,7 Dokumentsenter 11,9 11,9 12,0 12,3 Brann/redning (eks deltid) 16,0 16,0 15,9 16,5 TOTALT 114,4 114,5 119,5 122,3 Antall årsverk pr. 30.04.17 er 122,3, en økning på 7,9 siden ial. er skyldes naturlige variasjoner ut fra tidspunkt årsverkene telles. 5 av 12
Økonomisk status ved enhetene Politiske organer - Brutto lønn 0 3-3 244 0,0 226 244 0 Øvrige kostnader 0 0 0 210 0,0 247 210 0 Øvrige inntekter -40-64 25-100 39,7-177 -100 0 SUM -40-61 21 354-11,2 296 354 0 Lavt forbruk ved ial skyldes at det ikke har vært utbetalinger til folkevalgte ennå. Det forventes balanse ved årsslutt. Felleskostnader - Brutto lønn 3 246 2 677 569 7 363 44,1 6 653 7 363 0 Ref sykelønn/nedkomst -406-13 -394 0-500 0 0 Øvrige kostnader 1 372 1 548-177 3 360 40,8 5 210 3 360 0 Øvrige inntekter -96-1 156 1 060-2 186 4,4-3 252-2 186 0 SUM 4 114 3 057 1 058 8 538 48,2 8 110 8 538 0 Området Felleskostnader omfatter hovedsakelig lønn til Utviklingsstaben og regionalt næringsfond. et pr ial viser et tilsynelatende høyt forbruk, men dette skyldes periodisering. Det anslås balanse ved årsslutt. 6 av 12
Økonomienheten - Brutto lønn 3 950 3 357 593 10 818 36,5 10 115 10 818 0 Ref sykelønn/nedkomst -22-69 47-15 144,6-318 -15 0 Øvrige kostnader 523 669-146 2 118 24,7 2 214 2 118 0 Øvrige inntekter -1 393-1 585 192-5 261 26,5-5 141-5 261 0 SUM 3 058 2 371 687 7 660 39,9 6 870 7 660 0 Enhetens forbruk kan synes noe høyt sammenlignet med tilsvarende periode i. Dette skyldes at man gjennom hele første tertial i fjor hadde vakanser i 2 stillinger. Dette er årsaken til den relative store i lønnskostnader. Sammenlignet med årets budsjett ligger enheten noe høyt, dette er som forventet da inntektene er ventet inn noe senere i året enn i. Det forventes økonomisk balanse ved utgangen av, men det understrekes samtidig noe usikkerhet med tanke på at bemanningssituasjonen er noe uklar ved utgangen av ial. IKT Kommunene tar i bruk mer og mer teknologi i utøvelsen av tjenesteproduksjonen. Spesielt innenfor helsesektoren er det tatt i bruk teknologi i den daglige tjenesteytingen. Dette stiller krav til IT-infrastrukturen og tilgang til teknisk kompetanse ved uforutsette hendelser som påvirker tjenesteytingen. I forhold til vedtatt budsjett er det ikke mulig for enheten å levere ressurser, bistand og utstyr utover normal arbeidstid. Kritikaliteten til IT-infrastrukturen har økt betydelig det siste året og spesielt ved åpningen av Staup helsehus og Stokkbakken omsorgssenter. Utover kommunenes digitalisering er det et fakta at digital kriminalitet øker. Å beskytte kommunenes informasjonsintegritet, konfidensialitet og tilgjengelighet er vesentlig i tiden fremover. Med digitaliseringen i kommunene, er det helt nødvendig å sikre informasjonens konfidensialitet og integritet. Den er også kritisk at rett informasjon er tilgjengelig når det er behov for den. Gitt tilbakemeldinger fra organisasjonen, er det for å sikre gode og tilgjengelige tjenester til ansatte, innbyggere og andre interessenter, påkrevd en raskere modernisering av deler av IT-infrastrukturen enn planlagt og etablering av vaktordning for deler av IT-tjenestene. 7 av 12
8 av 12
- Progn Brutto lønn 2 756 2 520 236 8 136 33,9 7 243 8 136 0 Ref sykelønn/nedkomst -113-78 -34 0-86 0 0 Øvrige kostnader 13 965 10 536 3 429 27 232 51,3 34 709 27 232 0 Øvrige inntekter -3 314-1 541-1 774-17 798 18,6-24 862-17 798 0 SUM 13 294 11 437 1 857 17 570 75,7 17 004 17 570 0 Indeksjustering og prisøkning på lisenser bidrar til avvik fra årsbudsjett. av kommunenummer og aktiviteter knyttet til dette vil også bidra til avvik. ling og etablering av nye kommuner påfører enheten aktiviteter av ukjent omfang. Tiltak for å bringe årsbudsjettet i balanse er iverksatt med innstramming av overtidsbruk og innkjøp utover bindende avtaler. Personal- og organisasjonsenheten Personal- og organisasjonsenheten leverer tjenester innen støtte til ledere og ansatte i forhold til ansettelser, det interne arbeidsmarked, pensjonsspørsmål, lønn, opplæring, organisasjonser osv. - Brutto lønn 2 732 2 631 101 7 871 34,7 7 180 7 621 250 Ref sykelønn/nedkomst -39-97 59-150 26,0-205 -150 0 Øvrige kostnader 284 278 6 705 40,3 713 705 0 Øvrige inntekter -652-147 -505-857 76,1-770 -857 0 SUM 2 325 2 665-339 7 569 30,7 6 918 7 319 250 Forbruket ved ial ser tilsynelatende lavt ut, men skyldes at to store inntektsposter som gjelder hele året allerede er inntektsført. I forhold til kjente aktiviteter resten av året vil enheten levere et regnskap med mindreforbruk på ca 250.000,- knyttet til lønn. 9 av 12
Kemner I henhold til skattebetalingsloven har Kemnerkontoret følgende hovedoppgaver: Føre, avstemme og avlegge skatteregnskapene for Levanger og Verdal i samsvar med gjeldende instrukser og retningslinjer Sikre og innfordre de krav Kemnerkontoret har til innkreving Kontrollere at arbeidsgiverne i Levanger og Verdal etterlever sine plikter etter ligningsloven, skattebetalingsloven og folketrygdloven og forskrifter gitt med hjemmel i disse lovene (arbeidsgiverkontrollen) I tillegg er Kemnerkontoret i sekretariat for skatteutvalgene i Levanger og Verdal. - Progn Brutto lønn 1 549 1 592-43 4 682 33,1 4 493 4 582 100 Ref sykelønn/nedkomst -108-42 -66 0-46 0 0 Øvrige kostnader 80 45 35 294 27,2 195 294 0 Øvrige inntekter -153-192 39-525 29,1-561 -525 0 SUM 1 368 1 403-35 4 451 30,7 4 081 4 351 100 Enheten har et lavt forbruk ved ial. Enheten har hatt en stilling stående vakant i perioden, men denne vil fra høsten av besettes. Mindreforbruk ved årets slutt anslås derfor til ca 100.000,-. Samfunnsutvikling Enheten omfatter landbruksforvaltning, plan, byggesak, oppmåling og eiendomsskatt. - Brutto lønn 4 230 3 952 279 10 781 39,2 10 511 10 781 0 Ref sykelønn/nedkomst -9-9 0-5 183,0-103 -5 0 Øvrige kostnader 864 1 005-141 1 921 45,0 4 258 1 921 0 Øvrige inntekter -1 341-1 156-184 -3 415 39,3-5 222-3 415 0 SUM 3 744 3 791-47 9 281 40,3 9 444 9 281 0 10 av 12
I tabellen er selvkostområdene byggesak og oppmåling holdt utenfor da disse fullfinansieres av gebyrer. Forbruket ved ial ser høyt ut, men skyldes at utgifter og inntekter vedrørende veterinærordningen ikke harmoniserer pr nå, men vil gå i balanse ved årsslutt. Enheten anslår at regnskapet samlet sett vil gå i balanse ved årets slutt. Servicekontoret - Brutto lønn 2 620 2 642-22 8 046 32,6 7 549 7 396 650 Ref sykelønn/nedkomst -302-196 -106-500 60,4-658 -500 0 Øvrige kostnader 615 538 77 2 155 28,5 2 139 2 155 0 Øvrige inntekter -553-542 -10-1 656 33,4-1 705-1 656 0 SUM 2 380 2 441-61 8 045 29,6 7 324 7 395 650 Brutto lønn har et positivt avvik som skyldes at enheten har vakanser og at det ikke leies inn vikarer fullt ut. Enheten har dermed også et positivt avvik på sykelønnsrefusjon og det ligger allerede langt over det som er forventet i. Enheten har ingen planlagte kostnader/investeringer som vil påvirke årets budsjett. Med god økonomioppfølging vil enheten holde seg godt innenfor budsjettrammen og komme ut med et positivt avvik ved årets slutt som anslås til ca 650.000,-. Dokumentsenteret - Brutto lønn 2 601 2 562 39 7 255 35,9 7 089 7 255 0 Ref sykelønn/nedkomst -220-85 -135-50 440,4-359 -50 0 Øvrige kostnader 384 295 89 1 357 28,3 1 712 1 357 0 Øvrige inntekter -533-527 -7-2 234 23,9-2 065-2 234 0 SUM 2 232 2 246-15 6 328 35,3 6 377 6 328 0 11 av 12
Med normalt driftsår ville enheten kunne opprettholde dagens tjenesteproduksjon, men avviklingen av ISK vil påføre enheten utgifter i. Det vil påløpe utgifter til leverandør av arkivsystemet (Evry) i forbindelse med opphør av ISK. Størrelsen på dette er ukjent på nåværende tidspunkt, men det må påberegnes konsulenttjenester i arbeidet med avslutning og uttrekk fra dagens database. Brann og redning Brann og redning leverer sine tjenesteoppgaver i henhold til fastsatte mål og kvalitet. For å kunne holde driften i gang må fortløpende avvik på biler og utstyr lukkes. - Brutto lønn 7 162 6 297 864 18 510 38,7 19 574 18 510 0 Ref sykelønn/nedkomst -85-64 -21 0-245 0 0 Øvrige kostnader 682 942-260 4 673 14,6 5 796 5 673-1 000 Øvrige inntekter -362-194 -168-1 291 28-2 060-1 291 0 SUM 7 397 6 981 415 21 892 33,8 23 065 22 892-1 000 I tabellen er selvkostområdet feiing holdt utenfor, da dette fullfinansieres av gebyrer. Forbruket ved ial ser tilsynelatende lavt ut, men en stor faktura vedrørende nødnettet for 1. kvartal og kostnadene til 110-sentralen er ikke postert pr ial. Som signalisert ved oppføring av budsjettet for så er de fleste postene i drift underbudsjettert i forhold til reelle utgifter både i 2014, 2015 og. Ser en derfor tilbake på tidligere år så er det forventet et avvik og overforbruk i forhold til budsjettet på ca. 1 mill kroner. Brann- og redning har et stort fokus på å holde driftsutgiftene nede, men grunnet uforutsigbarhet både i antall og på type hendelser så er det vanskelig å forutsi hva årsresultatet blir. 12 av 12