Innkalling til representantskapsmøte i SIM, 28. april 2017 2 Sak 1.17 Val av to til å skriva under protokollen Protokollen frå møtet skal underskrivast av møteleiaren og to av medlemene i representantskapet. Sak. 2.17 Orientering om drifta i selskapet Styret og administrasjonen orienterer. Året som gjekk Årsmelding Rekneskap Selskapet sitt arbeid for eit ryddigare Sunnhordland Orientering Utsikter framover Økonomiplan og budsjett Miljøfond Orientering Miljø- og resursstrategi Orientering Sak: 3.17 Årsmelding frå styret Årsmelding for 2016 er vedlagt. Representantskapet tek meldinga til orientering. Sak. 4.17 Årsrekneskap for 2016 Årsrekneskap med notar er ein del av årsmeldinga som er vedlagt. Representantskapet godkjenner rekneskapen for 2016. Av overskotet vert 482 208 kroner lagt til miljøfondet og 1 417 682 kroner lagt til eigenkapitalen i selskapet. Sak 5.16 Revisor si melding Revisor si revisjonsmelding er ein del av årsmeldinga som er vedlagt. Representantskapet tek revisjonsmeldinga til vitande.
Innkalling til representantskapsmøte i SIM, 28. april 2017 3 Sak 6.17 Godtgjersle til representantskap og styre Godtgjersle til representantskapet: Representantskapsmøtet gjorde i sak 9.1990 slikt vedtak: Representantskapsmøte ber om at dei deltakande kommunar dekkjer møteutgiftene for sine representantar etter gjeldande kommunale regulativ. Godtgjersle til styret: Representantskapet vedtok i sak 06.2015: "Representantskapet ønskjer ikkje at styregodtgjersla skal vera knytt til løna til dagleg leiar, og ber administrasjonen at ein på neste representantskapsmøte fremjar ei sak der ein vurderer å knyta styregodtgjersla opp mot lønsnivået til stortingsrepresentantar." Styregodtgjersla vert på same nivå som tidlegare vedteke i representantskapet, og ein tilpassar godtgjersla til lønsnivå som for stortingsrepresentantar: Leiar: 6,24% av løn til stortingsrepresentantar Nestleiar: 3,12% av løn til stortingsrepresentantar Medlem: 1,56% av løn til stortingsrepresentantar I tillegg vert alle medlemer godtgjort med kroner 1000 per møte. Medlemer og varamedlemer i styret har rett til å få utbetalt vederlag for tapt arbeidsinntekt, eller for utlegg til vikar. Denne summen kjem i tillegg til vanleg møtegodtgjersle. Tap/utlegg skal legitimerast, og må stå i rimeleg høve til medgått møtetid. Tap i pårekna overtid, eller anna ekstrainntekt, kan ikkje erstattast. Personleg næringsdrivande har rett til å få utbetalt vederlag for tapt inntekt per møtetime. Satsen vert 500 kroner per. time og maks 7,5 timar per dag. Satsen til personleg næringsdrivande vert indeksjustert årleg, i tråd med generell lønnsutvikling (SSB-tal). Godtgjersle for 2016: Leiar Nestleiar 56 592 kroner 28 296 kroner Andre styremedlemer og vararepresentantar 151 371 kroner. I tillegg er det betalt ut 13 419 kroner i kompensasjon for tapt arbeidsforteneste. Samla godtgjersle for styrearbeid 249 678 kroner. Representantskapet godkjenner godtgjersle til styret på 249 678 kroner. Sak 7.17 Godtgjersle for revisjon For revisjon av rekneskap er det utbetalt 51 031 kroner, og for andre tenester 64 770 kroner. Representantskapet godkjenner godtgjersle til revisor på 115 801 kroner.
Innkalling til representantskapsmøte i SIM, 28. april 2017 4 Sak. 8.17 Økonomiplan for 2018 2021, og budsjett 2018 Økonomiplan for 2018 2021, og budsjett 2018 ligg ved. Representantskapet godkjenner økonomiplan for 2018 2021 Representantskapet godkjenner budsjettet for 2018 Styret kan ta opp lån innanfor vedtektene sine rammer, og kan pantsetja eigedommane til selskapet. Styret får fullmakt til å selja aksjane i Rekom AS og SLab AS, om, og når ein meiner det er rett. Sak 9.17 Miljøfond, etter sal av næringsselskap Bakgrunn for saka: Representantskapet handsama i sak 9/15 retningsliner for bruk av miljøfondet etter sal av næringsselskapa i SIM. Eit samla representantskap kom med sterke signal om at verdien i fondet måtte oppretthaldast, og at midlane vart brukt til det føremål dei var avsette til: Vedtak i sak 9/15: 1. Saka vert utsett til neste representantskapsmøte. 2. Representantskapet ber om at det vert utarbeida eit nytt forslag til retningsliner som m.a. tek opp i seg følgjande: - retningslinene skal ikkje gje føringar for plassering av fondskapitalen, det skal utarbeidast ein eigen plasseringsstrategi for kapitalen - bruk av fondet skal avgrensast til avkastinga av fondsmidlane og til kjent avkasting - det skal som hovudregel ikkje gjevast opning for at selskapet kan låna av fondsmidlane På bakgrunn av vedtaket i 2015 la styret fram for representantskapet i 2016, sak om retningslinjer og bruk av miljøfondet. Forslaget som vart lagt fram til møtet i 2016, vart ikkje vart handsama, men utsett av di ein ba om ei alternativ utgreiing. I saka vart det òg lagt fram sak om forvalting av midlane, denne saka vart trekt av di ein skulle utgreie alternativ bruk. Vedtak i sak 9/16 "Representantskapet ber om ei alternativ utgreiing der prinsippet er at selskapet nyttar gevinsten ved sal av SIM Næring AS til miljøformål i eigarkommunane og i samarbeid den enkelte eigarkommune. Kvar eigarkommune må få sin forholdsmessige del (tilsvarande eigardel). Omgrepet miljøformål må definerast i eit utvida perspektiv slik at det også omfattar tilgjenge til eit godt miljø, til dømes naturstiar. Ei slik ordning vil innebere at selskapet nyttar midlar over ei viss tid og at fondet vert nedbygd og avvikla." Saksutgreiing: SIM kan berre nytte midlar i tråd med selskapet sitt føremål. Midlane i miljøfondet må difor nyttast innanfor føremålet til selskapet. Dersom midlane skal kunne nyttast etter ei utvida miljøforståing må føremålsparagrafen( 4) endrast. Det kan ein gjera ved at ein legg til eit nytt punkt; Å bidra til miljøtiltak i eigarkommunane. Dersom ein legg til eit nytt punkt bør det utarbeidast retningsliner for kva som er miljøtiltak i denne samanheng.
Innkalling til representantskapsmøte i SIM, 28. april 2017 5 Selskapet har i framtida trong for auka låneramme til framtidige investeringar og samtidig sikre nødvendig driftslikviditet. Dersom ein betaler ut miljøfondet reduserer ein eigenkapitalen og låneramma i selskapsavtalen ( 13) bør då endrast frå 10 millionar kroner til 30 millionar kroner. Om kvar eigarkommune skal få sin forholdsmessige del (tilsvarande eigardel) kan dette tolkast slik at selskapet betaler utbytte til eigarane. Dette er då i strid med selskapsavtalen 15, 5. ledd som seier Selskapet har ikkje høve til å betala utbytte til eigarane. Frå notatet til revisor; I forslaget fra Bømlo kommune er det inntatt en setning om at «kvar eigarkommune må få sin forholdsmessige del (tilsvarande eigarandel)». Vedtas en slik retningslinje er dette etter vår mening noe som drar vedtaket i retning av utdeling/utbytte som er i strid med vedtektenes 14, 5 ledd. I motsatt fall, om en slik formulering ikke medtas i retningslinjene mener vi at 14, 5 ledd (etter justering av 4) ikke er til hindrer for at selskapet kan benytte midler til miljøtiltak. Notat frå revisor ligg vedlagt. Søknad om midlar frå miljøfondet skal handsamast av SIM, og sluttrapport for kvar søknad om bruken av midlane, bør sendast SIM. Styret legg fram to alternativ til vedtak: Alternativ 1 (Alternativet er likt det som vart lagt fram i 2016): Ein brukar avkastinga av miljøfondet til miljøføremål i kommunane, fondet skal oppretthalda sin verdi. Midlane må plasserast for best mogeleg avkasting. Framlegg til vedtak Retningslinjer for forvaltning av fondet: Fondet skal oppretthalda sin realverdi før bruk av midlar. Bruk av midlar kan skje etter at rekneskap er godkjent. Det skal som hovudregel ikkje gjevast opning for at selskapet kan låna av fondsmidlane Representantskapet vedtek strategi for plassering av midlane Retningslinjer for bruk av midlane frå fondet: Fondet kan berre brukast innanfor føremålet til SIM Fondet skal nyttast til tiltak som vil gje miljøvinst for kommunar, innbyggjarar, institusjonar og verksemder i SIM- området. Det kan til dømes vera tiltak som fremmar ombruk, gjenvinning og reduserer avfallsmengder. Alle kan søkja, etter kunngjering Representantskapet deler ut midlane etter vurdering av innkomne søknader.
Innkalling til representantskapsmøte i SIM, 28. april 2017 6 Alternativ 2: Ein byggjer ned fondet etter bruken til miljøtiltak i den enkelte kommune. Dersom bruken av midlane skal knytast opp mot eigardelen i kvar kommune vil dette vera i strid med SIM sin selskapsavtale. Ved dette alternativet kan det vera vanskeleg å plassera midlane slik at ein får god avkasting, då ein ikkje veit når midlane skal brukast. Framlegg til vedtak: Representantskapet ynskjer at kommunane godkjenner endringar i selskapsavtalen: 4 Føremål, får eit nytt punk; Å bidra til miljøtiltak i eigarkommunane. 13 Første setning får slik ordlyd; Selskapet kan ta opp lån med inntil kr. 30 000 000. Retningslinjer for forvaltning av fondet: Det vert ført rekneskap over miljøfondet i høve til eigarkommunane sin eigardel i selskapet. Retningslinjer for bruk av midlane frå fondet: Fondet kan berre brukast innanfor føremålet til SIM Fondet skal nyttast til miljøtiltak i eigarkommunane. Alle kan søkja, etter kunngjering Representantskapet deler ut midlane etter vurdering av innkomne søknader, ein person frå kommunen og ein frå styret i SIM vurderer søknadane. Sak 10.17 Ressurs- og miljøstrategi Selskapet sin «Ressurs og miljøstrategi» vart handsama i Representantskapet i 2016, og vedteken oversendt kommunane for uttale. Eigarkommunane har no uttale seg og strategien vert no lagt fram for representantskapet for endeleg godkjenning. Eigarkommunane hadde fylgjande innspel til strategien, og desse vil bli teke omsyn til i selskapet sitt vidare arbeid og planar. Mellom anna er det allereie lagt opp til innsamling av plastemballasje i alle eigarkommunane frå april 2018. Austevoll Selskapet har vore i formannskapet for orientering av planen. Austevoll kommune har kome med slikt innspel: Austevoll kommunestyre gir si tilslutning til ny ny ressurs- og miljøstrategi for SIM. Bømlo Bømlo kommune har kome med slikt innspel: Bømlo kommune ser positivt på at SIM har arbeidd fram ein ressurs og miljøstrategi tilpassa nye internasjonale, nasjonale og lokale klima og miljømål. Det er positivt at SIM har arbeidd fram denne planen sjølv om det ikkje lengre er lovpålagt å lage avfallsplan.
Innkalling til representantskapsmøte i SIM, 28. april 2017 7 Fitjar Selskapet har vore i utval for plan og miljø for orientering av planen. Fitjar kommune har kome med slikt innspel: Fitjar kommune sluttar seg til SIM sin Ressurs- og miljøstrategi med det konkrete forslaget til endring som går fram av saksutgreiinga. Innspel til kap 1: SIM skal vera over gjennomsnittet på landsbasis for mengder avfall som går til materialgjenvinning, med fokus på kvalitet og ressurs-effektivitet. Kvinnherad Selskapet har vore i formannskapet for orientering av planen. Skriftleg innspel frå kommunen er ikkje motteke. Stord Selskapet har vore i komitè for næring, miljø og kultur for orientering av planen. Stord kommune har kome med slikt innspel: Stord kommune ser det som positivt at SIM har arbeida fram ein ny avfallsplan tilpassa nye internasjonale, nasjonale og lokale klima og miljømål. Selskapet vil gjere ei kost/nytte vurdering ved innføring av nye ordningar og tilpassa seg dagens busetjingsmønster vel val av løysingar. Stord kommune sluttar seg til SIM sin Ressurs og miljøstrategi med det konkrete forslaget til endring som går fram av saksutgreiinga Innspel til kap 1: SIM skal vera over gjennomsnittet på landsbasis for mengder avfall som går til materialgjenvinning, med fokus på kvalitet og ressurs-effektivitet. Sveio Selskapet har vore i kommunestyret for orientering av planen. Skriftleg innspel frå kommunen er ikkje motteke Tysnes Tysnes kommune har kome med slikt innspel: Tysnes kommune ønskjer eit fokus på korleis miljøstasjonane i større grad kan nyttast til å auka materialgjenvinning, me trur at betre tilgjenge og meir fokus på areal til gjenbrukshallar kan vera eigna verkemiddel i så måte.» Representanskapet vedtek selskapet sin Ressurs- og miljøstrategi. Sak. 11.17 Val av medlemer og varamedlemer til styret Valnemnda og valnemnda sine oppgåver Valnemnda for 2017 består av eit representantskaps- medlem frå kvar av kommunane Sveio, Tysnes og Austevoll. Representanten frå Sveio er ansvarleg for at valnemnda kjem i arbeid. Valnemnda sine oppgåver: Valnemnda skal finna styrekandidatar som har slik kompetanse at styret på best mogeleg måte kan ivareta sine styringsoppgåver og plikter. Valnemnda må og sjå til at val i selskapet tilfredsstiller lova når det gjeld kjønnsrepresentasjon. Dette gjeld både medlemer og varamedlemer.
Innkalling til representantskapsmøte i SIM, 28. april 2017 8 Valnemnda skal og føreslå kandidatar til verva som leiar og nestleiar i styre. Val av styremedlemer Styremedlemene og varamedlemer vert valde for to år. Halvdelen av styret står på val kvart år. Selskapet skal ha minst tre kvinner/menn blant medlemene i styret. Dette gjeld òg varamedlemer. Styremedlemene frå Bømlo, Fitjar, Kvinnherad og Sveio er på val i år. Styremedlemer frå desse kommunane er: Bømlo: Styremedlem: Hein Schaug Varamedlem: Inge Reidar Kallevåg Fitjar: Styremedlem: Rune Sandvik Varamedlem: Vigdis Røen Leirvik Kvinnherad: Styremedlem: Jostein Grov Varamedlem: Ann Helen Ripel Sveio: Styremedlem: Jorunn Skåden Varamedlem: Svein Nesse Sak. 12.17 Val av leiar og nestleiar til styret I 2016 vart Rune Sandvik valt som leiar av styret, og Solveig Grønsdal som nestleiar. Desse vala gjeld for eitt år. Sak. 16.16 Val av revisor Selskapet har nytta revisorselskapet RSM Norge AS som revisor dei siste åra og revisorane kjenner godt til selskapet si drift. Styret foreslår at ein viderefører avtalen med revisjonsfirmaet. RSM Norge AS vert valt som selskapet sin revisor.