Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK 2011-2015 Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom 211 Tidspunkt: 11.11.2013 kl. 14:30 Eventuelle forfall meldes til Lill Grimeli Andersen, telefon 979 80 155 eller e-post liland1@ostfoldfk.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Jens Petter Hagen LEDER AP Inger -Marit Øymo NESTL H Arne Melsom MEDL FRP Finn Tellsgård MEDL KRF Anne-Line Kjos Sollie MEDL SP Oslo, 4. november 2013 Jens Petter Hagen Leder
Saksliste Saksnr. Sakstittel Saker til behandling PS 34/2013 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 11. november 2013 PS 35/2013 Prosjektplan "Undersøkelse av innføringen av IKO-modellen" i Akershus fylkeskommune PS 36/2013 Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2016 PS 37/2013 Etterlevelse av etiske retningslinjer i Akershus fylkeskommune PS 38/2013 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 11. november 2013 Godkjenning av protokollen fra møtet 14. oktober 2013
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 25.10.2013 2013/2-9 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i AFK 2011-2015 11.11.2013 34/2013 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 11. november 2013 Sekretariatslederens forslag til vedtak Informasjonen tas til orientering. Saksredegjørelse 1. Fylkesrådmannen gir en orientering om Moskvasaken 2. Saksfremlegg fra fylkestingets møte den 21. oktober 2013 - sak 97/13 Akershus fylkeskommunes styring av store samferdselsprosjekter oppfølging av vedtak i fylkestinget vedlegg 1 Saken gjelder svar på fylkestingets vedtak av 29.11.2011 i FT sak 69/11. Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Akershus fylkeskommunes styring av store samferdselsprosjekter". 3. Informasjon om fylkestingets vedtak i FT sak 94/13 Universal utforming i Akershus fylkeskommune vedlegg 2 4. Saksfremlegg fra fylkesutvalgets møte den 16. september 2013 sak 161/13 Eierstyring Ruter AS utrykt vedlegg 1 5. NKRFs einfo 13/6 Spørsmål om ugildhet for representanter for eierkommuner vedlegg 3 Oslo, 1. november 2013
Lill Grimeli Andersen sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Utrykte vedlegg: 1 FU - sak 161/13 Eierstyring Ruter AS Vedlegg 1 FT- sak 97/13 Samferdselsprosjekter - oppfølging av vedtak 2 Protokoll fra FT - sak 94/13 Universell utforming 3 NKRFs einfo 13/6
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 31.10.2013 2013/30-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i AFK 2011-2015 11.11.2013 35/2013 Prosjektplan "Undersøkelse av innføringen av IKO-modellen" i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til vedtak Prosjektplanen tas til orientering. Saksredegjørelse I henhold til plan for forvaltningsrevisjon 2012 2013 er forvaltningsrevisjonsprosjektet «Fylkesrevisjonens undersøkelse av innføringen av IKO-modellen i Akershus fylkeskommune» bestilt for levering to uker før kontrollutvalgets møte den 29. januar 2014. Leveringstidspunktet for prosjektet er satt til 1. februar 2014. Fylkesrevisjonen har avholdt oppstartsmøte med administrasjonen. Prosjektplanen er mottatt og den legges frem for kontrollutvalget til behandling. Oslo, 1. november 2013 Lill Grimeli Andersen sekretariatsleder
Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Utrykte vedlegg: 1 Foreløpig prosjektplan - Fylkesrevisjonens undersøkelse av innføringen av IKO-modellen i Akershus fylkeskommune Vedlegg 1 Brev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon datert 31. oktober 2013
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 29.10.2013 2013/10-7 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i AFK 2011-2015 11.11.2013 36/2013 Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2016 Sekretariatslederens forslag til innstilling Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2016 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget vedtar kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2014-2016. 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i den fremlagte plan for forvaltningsrevisjon. Bakgrunn for saken Kommuneloven med tilhørende forskrift om kontrollutvalg krever at det minst en gang i valgperioden og senest året etter at fylkestinget er konstituert, skal utarbeides en plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av fylkestinget selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planen, jf 10 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Planen skal baseres på en overordnet analyse av fylkeskommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Fakta Kontrollutvalget har valgt å få utarbeidet to planer for forvaltningsrevisjon, hver av to års varighet, for inneværende valgperiode. Planene bygger på overordnede analyser av fylkeskommunen, den siste er utarbeidet i 2013. AØF har på bakgrunn av den fremlagte analysen og innspill fra kontrollutvalget først utarbeidet et utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2014-2016. Fra utkastet har kontrollutvalget valgt ut femten kartleggings-/forvaltningsrevisjonsprosjekter som ønskes gjennomført. Fylkesrådmannen har hatt både overordnet analyse 2013 og utkast til plan for forvaltningsrevisjon til uttalelse og har kommet med sine kommentarer til begge.
Fylkesrådmannen har tidligere påpekt blant annet betydningen best egnet tidspunkt og hensiktsmessig innretning av prosjektene for å sikre høy nytteverdi. Behandling av saken Det er en god prosess i tre steg som har ført fram til den fremlagte planen for forvaltningsrevisjon 2014-2016. Først ble det utarbeidet en overordnet analyse med risikoog vesentlighetsvurderinger. I dette arbeidet er opplysninger og synspunkter hentet inn både fra administrasjonen og fra politikere før kontrollutvalget kom med sine innspill. Dernest ble utkast til plan for forvaltningsrevisjon utarbeidet. Utkastet ble grundig diskutert i kontrollutvalget før den endelige planen for forvaltningsrevisjon ble utarbeidet. Oversikt over utvalgte prosjekter Tabellen under viser de femten prosjektskissene som presenteres i kapittel 4 i planen. Prosjektskissene er skrevet i rekkefølge etter hvilket ansvarsområde de omhandler (bygg og innkjøp, internkontroll og systemer, samferdsel, økonomi og utdanning). Nummereringen er gjort for å lette arbeidet med henvisninger til de ulike prosjektskissene. Rekkefølgen angir ikke prioriteringen fra kontrollutvalget eller i hvilken rekkefølge prosjektene skal gjennomføres. Gjennomføringstidspunkt for de ulike prosjektene vil bli avklart ved kontrollutvalgets bestilling av prosjektene. I noen av prosjektskissene står det anbefalt at de bør gjennomføres i siste del av perioden. Ved behandlingen av utkast til forvaltningsrevisjon, valgte kontrollutvalget ut følgende prosjektskisser for gjennomføring i perioden: Prosjekttema Ansvarsområde KUs prioritering 1 Innføring av ny anskaffelsesstrategi Bygg og innkjøp 2 Fylkeskommunens system for virksomhetsstyring Internkontroll, systemer og økonomi 3 Rutiner for etterlevelse av internkontrolltiltak på økonomiområdet Internkontroll, systemer og økonomi 4 System for tildeling og oppfølging av tippemidler Internkontroll, systemer og økonomi 5 Ivaretakelsen av fylkeskommunens ansvar innen Regional og kultur folkehelseområdet 6 System for oppfølging av midler til kultur Regional og kultur 7 Ivaretakelsen av fylkeskommunens miljøansvar Samferdsel og miljø Høy prioritet 8 Forvaltning av bompenger Samferdsel og miljø 9 Tilfredsstillelse av krav til gjennomføring av Samferdsel og miljø Høy prioritet skoleskyssen 10 Fylkeskommunens oppfølging av innfartsparkering Samferdsel og miljø i Akershus 11 Etterlevelse av kvalitetsrutiner ved de videregående Utdanning Høy prioritet skolene 12 Årstimetall i henhold til Opplæringsloven Utdanning Høy prioritet 13 Eksamensavviklingen i de videregående skolene Utdanning 14 Fylkeskommunens system for å sikre god Utdanning Høy prioritet vurderingspraksis 15 Oppfølging av tidligere gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter Høy prioritet
Kommentarene fra kontrollutvalget om prosjekter som bør gjennomføres sent i perioden gjelder best egnet tidspunkt for gjennomføring og ikke at de er lavt prioritert. Sekretariatslederens vurderinger og anbefalinger Fylkesrevisjonens forslag til plan for forvaltningsrevisjon tar utgangspunkt i overordnede analyser av Akershus fylkeskommunes virksomhet og gir kontrollutvalget et godt utgangspunkt for å identifisere hvor det er behov for forvaltningsrevisjon innenfor fylkeskommunens virksomhet. I kombinasjon med kontrollutvalgets grundige behandling og brede drøftinger burde gjennomføringen av den fremlagte planen kunne gi verdifulle tilbakemeldinger til fylkesrådmannen og fylkestinget. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner gir anledning til å delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Det synes fordelaktig at en slik delegering blir gitt av fylkestinget. Oslo, 1. november 2013 Lill Grimeli Andersen sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Utrykte vedlegg: 1 Planen for forvaltningsrevisjon - perioden 2014-2016 - Akershus fylkeskommune Vedlegg 1 Oversendelse av plan for forvaltningsrevisjon - perioden 2014-2016 - Akershus fylkeskommune
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 31.10.2013 2013/22-2 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i AFK 2011-2015 11.11.2013 37/2013 Forvaltningsrevisjon Kjennskap til og etterlevelse av de etiske retningslinjer i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til innstilling Forvaltningsrevisjonsrapport 6/2013 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen vurdere om det er behov for å gjøre det etiske regelverket lettere tilgjengelig for alle ansatte. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen vurdere om det er behov for å videreutvikle en åpenhetskultur som bidrar til at alle ansatte har tillit til at varsling om brudd ikke medfører negative konsekvenser for varsleren. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen bør vurdere om det er behov for å kartlegge omfanget av ansatte som driver egen næringsvirksomhet/annen lønnet aktivitet, herunder vurdere behovet for klare betingelser for å unngå at dette går ut over arbeidet for fylkeskommunen. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre en oppfølgende spørreundersøkelse blant alle ansatte om kjennskap til og etterlevelse av de etiske retningslinjene to til tre år fram i tid, for å finne ut om det skjer forbedringer innenfor etikkområdet over tid. Bakgrunn for saken I henhold til plan for forvaltningsrevisjon 2012 2013 er prosjektet «Etterlevelse av etiske retningslinjer i Akershus fylkeskommune» bestilt for levering uke 40 i 2013. Prosjektplan ble lagt frem for kontrollutvalget i møtet 3. juni 2013. Leveringsfristen ble satt til 13. november 2013. Prosjektet ble intensivert slik at saken kunne legges frem for fylkestinget i møtet 16. desember 2013. Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kjennskap til og etterlevelse av de etiske retningslinjene i Akershus fylkeskommune» ble levert til Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat den 7. november 2013.
Formål, risiko og problemstillinger Formålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært å kartlegge hvordan de etiske retningslinjene blir forstått, formidlet og etterlevd blant ansatte. Problemstillinger som har blitt besvart er: 1. I hvilken grad er de etiske retningslinjene relevante, forståelige og lett tilgjengelige? 2. I hvilken grad er retningslinjene kommunisert og gjort tilgjengelige for alle medarbeidere? 3. I hvilken grad etterleves de etiske retningslinjene i praksis? 4. I hvilken grad driver ansatte egen næringsvirksomhet eller annen lønnet aktivitet ved siden av sitt arbeid i fylkeskommunen? Problemstilling 1 og 2 har blitt behandlet samlet under kapittel 5 med benevnelsen: kjennskap til de etiske retningslinjene. Sammendrag Rapporten gir følgende sammendrag: Fylkesrevisjonen har i samarbeid med firmaet Sentio Research AS gjennomført en spørreundersøkelse blant ansatte i Akershus fylkeskommune i september 2013. Hensikten med undersøkelsen var å kartlegge forståelse, formidling og etterlevelse av fylkeskommunens etiske retningslinjer. Ca. 2750 personer ved 43 arbeidsplasser besvarte undersøkelsen. Dette utgjorde en svarinngang på 53 prosent. Det ble samtidig gjennomført en tilsvarende spørreundersøkelse i Østfold fylkeskommune. Selv om de etiske retningslinjene synes å være lett tilgjengelige på ansattportalen, viser undersøkelsen at en stor andel av de ansatte ikke har god nok kjennskap til innholdet i det etiske regelverket (de etiske retningslinjene og varslingsrutinene). Informasjonen om og opplæringen i de etiske retningslinjene har heller ikke vært tilstrekkelig. Bevisstheten om retningslinjene synes ikke å ha økt i løpet av det siste halvåret. Gjennomgående opplever de fleste arbeidsplassene at de etiske retningslinjene er både relevante og forståelige. Det er imidlertid en relativt liten andel som svarer at retningslinjene er tilgjengelige. Dette indikerer at det er rom for å øke kjennskapen til og informasjonen om det etiske regelverket. Svarene i undersøkelsen indikerer at de fleste ansatte følger de etiske retningslinjene, selv om registrerte antall brudd på retningslinjene antakelig hadde vært høyere dersom varslingsrutinene hadde vært bedre kjent. De ansatte har gjennomgående stor tillit til at ledelsen vil håndtere brudd på de etiske retningslinjene på en god måte. Det er likevel en del ansatte som har liten tillit til at ledelsen vil håndtere brudd på retningslinjene på en god måte. Det er en liten andel ansatte som selv har tatt opp etiske brudd på arbeidsplassen eller som kjenner til brudd som ikke har blitt varslet. Årsaken til at en del brudd ikke blir varslet kan være liten tillit til ledelsens håndtering. De fleste frykter i liten grad gjengjeldelse (å bli frosset ut, represalier) dersom de varsler om brudd på de etiske retningslinjene. Likevel er det et fåtall av de ansatte som frykter
gjengjeldelse. Nesten halvparten av de som frykter gjengjeldelse ved varsling, har liten tillit til at ledelsen vil håndtere brudd på en god måte. Sett i lys av at AFK legger til grunn en åpenhetskultur hvor alle ansatte skal kunne gi uttrykk for sine meninger, er det rom for ytterligere å styrke tilliten til ledelsen på den enkelte arbeidsplass. Basert på svarene i spørreundersøkelsen er det ca. 15 prosent av de som har besvart undersøkelsen som driver egen næringsvirksomhet eller annen lønnet aktivitet i tillegg til jobben i fylkeskommunen. De fleste har informert sin leder om dette. Det er et fåtall som oppgir at de har levert varer eller tjenester til fylkeskommunen. Et lite antall opplyser at de har kommet i vanskelige habilitetssituasjoner mellom egen næringsvirksomhet/annen lønnet aktivitet og ansettelsen i fylkeskommunen. Andre ansatte synes imidlertid å se annerledes på dette fordi 10 prosent opplyser at de kjenner noen på arbeidsplassen som driver egen næringsvirksomhet/annen lønnet aktivitet som går på bekostning av deres jobb i fylkeskommunen. Oppsummert viser resultatene fra spørreundersøkelsen at fylkeskommunen ikke i tilstrekkelig grad når ut til alle ansatte med innholdet i det etiske regelverket. Det er også et for-bedringspotensial når det gjelder å videreutvikle en åpenhetskultur hvor alle ansatte kan ha tillit til at varsling om brudd blir behandlet på en god måte. Det synes å være behov for å bedre kontrollen med ansatte som driver egen næringsvirksomhet eller annen lønnet aktivitet. Fylkesrevisjonens anbefalinger Revisjonen anbefaler fire forbedringstiltak for å sikre at det etiske regelverket (etiske retningslinjer og varslingsrutiner) blir bedre forstått og etterlevd blant ansatte: 1. Fylkesrådmannen bør vurdere om det er behov for å gjøre det etiske regelverket lettere tilgjengelig for alle ansatte. 2. Fylkesrådmannen bør vurdere om det er behov for å videreutvikle en åpenhetskultur som bidrar til at alle ansatte har tillit til at varsling om brudd ikke medfører negative konsekvenser for varsleren. 3. Fylkesrådmannen bør vurdere om det er behov for å kartlegge omfanget av ansatte som driver egen næringsvirksomhet/annen lønnet aktivitet, herunder vurdere behovet for klare betingelser for å unngå at dette går ut over arbeidet for fylkeskommunen. 4. Avhengig av fylkesrådmannens arbeid med det etiske regelverket, bør det gjennomføres en oppfølgende spørreundersøkelse blant alle ansatte om kjennskap til og etterlevelse av de etiske retningslinjene to til tre år fram i tid, for å finne ut om det skjer forbedringer innenfor etikkområdet over tid. Fylkesrådmannens høringsuttalelse Fylkesrådmannen har i brev av 28.10.2013 gitt tilbakemelding på rapporten. Fylkesrådmannens høringskommentar ligger vedlagt under vedlegg B.
Oslo, 7. november 2013 Lill Grimeli Andersen sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Utrykte vedlegg 1 Rapport 6/2013 Kjennskap til og etterlevelse av de etiske retningslinjene i Akershus fylkeskommune Vedlegg 1 Brev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon av 7. november 2013
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 18.10.2013 2013/4-8 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i AFK 2011-2015 11.11.2013 38/2013 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 11. november 2013 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt. Oslo, 1. november 2013 Lill Grimeli Andersen sekretariatsleder