KONTROLLUTVALGET I STRAND KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Strand Møtenr.: 2 Møtedato: 04.05.2017 Utvalgssaksnr.: 8/17-13/17 Disse møtte: Edvard K. Tungland Grim Lura Hogne Fjellanger Cecilie Westergard Edel Kathrine Moen Forfall / varamedlemmer: Ellen Karender / Cecilie Westergard Åge Gjørøy / Edel Kathrine Moen Andre tilstede: Fra Kemneren i Strand møtte Aslaug Kolstø Fra Strand kommune møtte økonomisjef Hanne K.F. Krogh Fra Rogaland revisjon IKS møtte oppdragsleder Tore Kristensen og fagansvarlig forvaltningsrevisjon Bernt Mæland. Fra Rogaland kontrollutvalgssekretariat møtte førstekonsulent Leni Tande Side Saker til behandling 8/17 16/00157-15 Godkjenning av protokoll fra møte 02.02.2017 2 9/17 16/00043-7 Skatteregnskap 2016 med kontrollrapport fra skatteetaten 2 10/17 16/00028-14 Uttalelse til kommunens årsregnskap 2016 - Strand 3 11/17 16/00357-8 Rapport forvaltningsrevisjon: Barnevern - samarbeid med andre instanser 3 12/17 17/00026-2 Bestilling av selskapskontroll - Avanti Ryfylke AS 5 13/17 16/00200-23 Statusoversikt - Prosjekter og kontroller pr. mai 2017 5 Referat-/meldingssaker 2/17 15/00043-13 sbrev Strand kommune - Kommunalt arkiv 6 3/17 16/00044-25 Eventuelt sbrev Strand kommune - nyvalg av kontrollutvalget 6
Innkallingen ble godkjent uten merknader. 8/17 Godkjenning av protokoll fra møte 02.02.2017 Kontrollutvalget i Strand godkjenner protokollen fra møte den 02.02.2017 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget i Strand godkjenner protokollen fra møte den 02.02.2017 9/17 Skatteregnskap 2016 med kontrollrapport fra skatteetaten Kontrollutvalget i Strand tar skatteregnskapet for 2016 med kontrollrapport fra Skatteetaten til orientering. Saken videresendes kommunestyret til orientering Kemneren orienterte. Kontrollutvalget i Strand tar skatteregnskapet for 2016 med kontrollrapport fra Skatteetaten til orientering.
Saken videresendes kommunestyret til orientering. 10/17 Uttalelse til kommunens årsregnskap 2016 - Strand Kontrollutvalget i Strand har ingen kommentarer til det framlagte årsregnskapet for 2016 ut over det som går frem av revisors årsoppgjørsnotat og revisjonsberetning. Økonomisjefen og revisor orienterte. Kontrollutvalget i Strand har ingen kommentarer til det framlagte årsregnskapet for 2016 ut over det som går frem av revisors årsoppgjørsnotat og revisjonsberetning. 11/17 Rapport forvaltningsrevisjon: Barnevern - samarbeid med andre instanser KONTROLLUTVALGET INNSTILLER TIL KOMMUNESTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kommunestyret i Strand tar forvaltningsrevisjonen «Barnevern samarbeid med andre instanser» til orientering. Rapporten videresendes rådmannen for oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger.
Rådmannen gir tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt opp innen ca. 6 måneder etter kommunestyret sitt vedtak. Leder i kontrollutvalget satte fram følgende tilleggsforslag som pkt. 2 til vedtaket: I tillegg til revisors 2 anbefalinger har kontrollutvalget følgende tillegg: Vi anbefaler kommunen å vurdere behovet for faste møter mellom barnevernet og biologiske foreldre der barnevernet har overtatt omsorgen ref. pkt.2.8.3 Vi anbefaler kommunen å innføre skriftlige rutiner for hvordan offentlige instanser (skole, barnehage o.a) gis informasjon om hvilke tiltak som settes inn ref.pkt.2.9.1 Kommunestyret slutter seg til alle 4 anbefalingene som er gitt. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med tillegg av nytt pkt.2. 1. Kommunestyret i Strand tar forvaltningsrevisjonen «Barnevern samarbeid med andre instanser» til orientering. 2. I tillegg til revisors 2 anbefalinger har kontrollutvalget følgende tillegg: Vi anbefaler kommunen å vurdere behovet for faste møter mellom barnevernet og biologiske foreldre der barnevernet har overtatt omsorgen ref. pkt.2.8.3 Vi anbefaler kommunen å innføre skriftlige rutiner for hvordan offentlige instanser (skole, barnehage o.a) gis informasjon om hvilke tiltak som settes inn ref.pkt.2.9.1 Kommunestyret slutter seg til alle 4 anbefalingene som er gitt. 3. Rapporten videresendes rådmannen for oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. 4. Rådmannen gir tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt opp innen ca. 6 måneder etter kommunestyret sitt vedtak.
12/17 Bestilling av selskapskontroll - Avanti Ryfylke AS Kontrollutvalget i Strand bestiller selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Avanti Ryfylke AS i tråd med forslag til mandat og med de endringer og presiseringer som kom fram i møtet. Sekretariatet har ansvar for å legge fram prosjektmandatet til behandling i øvrige eierkommuner. Det kom ingen endringer frem i møtet. Siste del i vedtakets pkt.1 strykes. Kontrollutvalget i Strand bestiller selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Avanti Ryfylke AS i tråd med forslag til mandat. Sekretariatet har ansvar for å legge fram prosjektmandatet til behandling i øvrige eierkommuner. 13/17 Statusoversikt - Prosjekter og kontroller pr. mai 2017 Kontrollutvalget i Strand tar statusoversikten pr. mai til orientering.
Kontrollutvalget i Strand tar statusoversikten pr. mai til orientering. REFERAT-/MELDINGSAKER 2/17 sbrev Strand kommune - Kommunalt arkiv 3/17 sbrev Strand kommune - nyvalg av kontrollutvalget Det var ingen kommentarer til meldingssakene. EVENTUELT Kommunikasjon mellom bruker og byggesaksavdelingen Kontrollutvalget har mottatt melding om dårlig kommunikasjon mellom byggherre/bruker og byggesaksavdelingen i kommunen. Problemet ligger følgelig i at kommunen ikke tar imot zip-filer pga stor fare for virus og at den ikke gir tilbakemelding til byggherre/bruker på dette. Byggherre/bruker som sender inn søknader i zip-filer får ikke svar/tilbakemelding på at de ikke får behandlet saken sin! Kontrollutvalget ber rådmann om en tilbakemelding på saken til neste møte 01.06.2017. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Edvard K.Tungland Leder av kontrollutvalget Leni Tande Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur