BEREDSKAPSSENTERET BEREDSKAPSAVDELINGEN Rapport fra Interkommunal lederøvelse (IKLØ) i Ålesund med Sunnmøre IUA Utkast / Endelig RAPPORT NR.: DATO: 14.3.2013 IUA adresse: IUA Sunnmøre Arkivkode: IUA nr.: 19 Antall sider i rapporten: Beredskapsplan Forrige øvelse: 17 og 18 mars 2010. godkjent: Tidsrom for IKLØ: 12 og 13 mars 2013 Representant fra Kystverket: Torunn Østmann Jon T. Bratland Merete Nykrem Anne-Ruth Jangaard Corinne H L strupe Kontaktperson fra IUA: Ole Jonny Flydal Andre tilstede: FM MR Rapportens innhold: Denne rapporten beskriver Kystverkets observasjoner knyttet til den Interkommunale lederøvelsen gjennomført i Ålesund den 12 og 13. mars 2013. Følgende hovedtema ble berørt: IUAs plass i en statlig aksjon, beredskapsplanen, ELS organisering, roller og funksjonsforståelse, samarbeid, ansvar og myndighet, kommunens og IUAs økonomiske ansvar og rettigheter.. Rapporten gir ingen tilstandsvurdering av kommunenes og IUAs beredskapsevne mot akutt forurensning. Hovedkonklusjon: Vi har følgende kommentarer til øvelsen: Kystverket er veldig godt fornøyd med gjennomføringen, det deltok 34 personer fra IUA Sunnmøre region. IUA utredet og iverksatte hensiktsmessige tiltak på skadestedet, og var inne i en god prosess som vil ha bidratt til godt arbeid fremover i en samordnet statlig aksjon. Den fysiske plasseringen av aksjonssentralen i brannstasjonen fungerte bra. Kystverket la beslag på et ministabsrom rom. Under aksjoner vil dette rommet bli frigjort og gjøre aksjonssentralen mer fleksibel ved reelle hendelser.. Personell som til daglig ikke innehar stabsoppgaver fikk øvd under øvelsen, med veiledning fra dem som har dette som en del av sin funksjon ved en evt hendelse. Målsettingen med dette var å få en bredere stabskompetanse og erfaring. En aksjon vil ofte foregå over lang tid, og utvidet stabskompetanse vil gjøre IUA Sunnmøre mer utholdende. Kystverket støtter denne tanken og prioriteringen av hvilke personell som ble øvd. Utarbeidet dato: Øvelsesleder sign:
En anne stor utfordring var loggverktøyet CIM.. Bør brukast jevnlig, slik at man raskt kommer i gang med loggføring og dokumentasjon. En majoritet av enighet om at verktøyet skal brukes i evt fremtidige aksjoner. Under gjennomføring av aktiviteten ble, etter erfaringer fra forrige IKLØ, benyttet dedikert person fra Ålesund kommune til å ta seg av media/info - og økonomifunksjonen ble ivaretatt av eget utdannet personell. Effekten var tydelig positiv. Trenet mannskap som har denne kompetansen og funksjonen i hverdagen var forberedt på funksjonsoppgaven, samt samspillet med Kystverkets aksjonsledelse. Kystverket bidro med rådgivende kontroller under øvelsen, med svært positiv effekt. 1. Innledning Øvelsens dag 1: Hensikten med denne delen av aktiviteten er å informere og gjøre personellet i IUA kjent med ansvar og oppgaver innen beredskapen mot akutt forurensning i Norge. Den regionale beredskapen, samordning, egne funksjonsoppgaver etter ELS organiseringen, samarbeid og arbeidsrutiner under store aksjoner som ledes av staten ved Kystverket ble vektlagt. Det ble brukt powerpoint og små gruppeoppgaver for å formidle informasjonen. Dag 2: En planspilløvelse med utgangspunkt i IUAs funksjonsrolle (ELS) i en statlig aksjon ble gjennomført. Scenarioet var en grunnstøting av et containerskip med påfølgende utslipp av olje i et så stort omfang at Kystverket besluttet statlig aksjon. Scenarioet var laget slik at IUA Sunnmøre fikk øvet i eget distrikt, samt en forberedelse på viktigheten av samspill med andre IUA regioner. Målet var å gi IUAs personell trening i stabsarbeide med prioritering, roller og funksjonsoppgaver, styring og kontroll av egne og tilførte ressurser under en statlig aksjon Rapporten omhandler observasjoner og forbedringspunkter som er gjort av Kystverket og deltagerne på IKLØ under øvelsen. Vi ber IUA om å ta de momentene med seg i fremtiden, slik de har gjort med andre forbedringsmoment som kom frem etter øvelsen i 2010. Rapporten gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunenes / IUAs beredskapsevne mot akutt forurensning. Oppsummering: Innsatsleder: 3 stykker i funksjonen, fordelte arbeidet. Johnny handterte telefon og måtte loggføre i CIM. Kunnskapen om CIM tar vekk litt av fokuset av hva som skal gjørast. Glad for å ha to til med. Fikk mye god hjelp. Største utfordring var å holde kontakten med de andre funksjonene. Stabsmøter hvor ofte/sjelden? Måtte ha hyppige stabsmøter for å holde oversikt. Fungerte veldig greitt innad i funksjonen. Kommentar frå Kystverket: Rolige innsatsledere, litt avstand mellom funksjonane, men dette ville kanskje vært annerledes i en reell hendelse? Plan og miljø: Skulle gjerne hatt øvelse oftere. Vil gjerne ha en aksjon etter en øvelse! For Plan er det viktig å ha en som er god på data. Fordelte oppgavene og da er det greit å ha en som kan gjøre ting på data. Det er et kjempepluss. Ellers var det en del sånne datafeil som en må regne med at vil være i en slik situasjon. Kom derfor seint i gang. Kommunikasjonen kunne gått muntlig først og etter stoppen i øvelsen ble det samkjørt for å komme i gang. Dette kom man
fram til forrige gang også men hadde bare glemt det. Kanskje det ble for mange på stabsmøtene. Må passe på at informasjonen flyter ut til de andre i organisasjonen. Loggføringa må også være med så ikke det blir glemt. Plan og miljø har en viktig oppgave i organisasjonen de andre funksjonene har som oppgave å hjelpe, spesielt med innspill til innsatsplan/ordre. Spørsmål fra Plan om hvem som bør legge inn HMS informasjon i planen, og svar at det burde de be sikkerhetskoordinator å gjøre for Plan har nok å drive med. Operasjon: Hadde greit samarbeid i gruppa. Avklare rollefordeling opp mot plan og mot logistikk. Kanskje man kan for lite om ELS men her er det en del ting som man må se litt mer på og avklare disse forholdene. Det gikk rimelig greit. Tyngden av arbeidet ville komme i gang litt etter hvert. Operasjon er den som skal peise ut planen, og derfor er det så viktig å få peisa ut planen. Kom ikke lenger enn til at den sjømessige delen var i gang ikke noe om landbasert hendelse. Kan godt supplere at operasjon i en startfase burde sitte sammen med plan og logistikk for å bidra inn i den fasen. Logistikk: Litt famlende på rollefordelinga, og må kanskje se litt mer på det. Utførte de ordre som de fikk i godt samarbeid med regnskap. Så at det kom opp i 8 mill. Gikk ellers veldig greit. God øvelse. Innsatsleder, plan og miljø, logistikk, operasjon Kritisk kaosfase hvordan skal man komme inn på sporet kommer opp og så flyter følte at det var dit de kom. Det var noe som de stussa på skrive referat men det skulle kanskje gjøres av noen andre? Det pleier ofte å ligge i plan og miljø sin del. Skadestedsleder: Satt i starten på operasjon. Var ute på åstedet, og skulle derfor ha informasjon. Ble litt rart at han måtte spørre om ting som han egentlig skulle kunne se om var på plassen fordi han var på plassen. Han følte seg litt aleine på en måte der ute. SKL er ikke noen pinglejobb. I starten var du litt forsiktig, og så kom du mer inn i systemet/rollen etter hvert. Det tok du til slutt og det var veldig bra. Økonomi: Kom i havn med prognosen. Veldig lærerikt. Jobba godt i gruppa. Lære seg å bruke Cim. Det var litt rotete med e-post før man fikk den til å virke. Utfordring å finne ut hva ting koster. Det kan være litt greit at settes inn i CIM sånn at man kan hente informasjon der. Det er veldig kjekt med det som ligger på Kystverket sine sider. Sa noe om samarbeid med logistikk. Det fungerte bra. Fikk svar hos dem om det som de hadde behov for. De begynte å spørre etter priser ettersom de bestilte ting. Her må man bare få tak på priser med en gang. Fikk også kostnadsoverslag fra depoet. Det er lurt å legge informasjon om priser inn i CIM.
Sikkerhetskoordinator: Brukte HMS-håndboka og fant maler på datamaskina som kunne brukes. Fikk på plass kurslokalet for HMS-kurs. Opp mot logistikk. Det var dumt at vedleggene lå der i PDF-format og ikke i wordformat. Det burde Kystverket endre på. Info: Deltakelse i stab- hakka litt i informasjonsflyten før man kom inn i systemet. Hvilken informasjon mangler og trengs å etterspørre. Det er første gang at informasjon er med på øvelsen. Det kunne være lurt å avklare om det var informasjon eller kommunikasjon de skulle jobbe med. Det er viktig å ligge et hakk foran. Burde ligge et døgn foran på informasjonssida for å tenke hvilken vei dette går Akkurat passe håpløst underbemanna. Innspill å hente inn aktører fra andre kommuner som er like tungt berørte. Det var nyttig innspill. Observatører internt: Dette med å bruke CIM skal det legges dødt eller skal man fortsette med det? Kystverket mener at de skal bruke det. Deltakerene mener selv at det skal brukes, og det brer seg utover i samfunnet. De ser nytten av det. Kanskje litt for sjelden øvelser, men øvelsene må ikke være så store som dette. Det handler om å lære seg å bruke dette. IUA har en del ting som skulle vert lagt inn. Fylkesmannen: Alle kommuner har CIM og skal bruke det i kriseledelse. Ålesund har kommet meget langt fram i å bruke det. Eneste måten å lære seg det på er å bruke det. Det er et krise-ledelse-støtteverktøy. Det er ikke CIM som skal lage planene for dere. Heve blikket og bruke gule lapper og henge noe på veggen ikke bare se på boksen men også bruke gule lapper og annet for å kunne få oversikt. Kystverket: Hva er stabsarbeid viktig å huske på. Støtte og beslutningsgrunnlag for leder. Må ikke være vanntette skott mellom funksjonene, men de må støtte innsatsleder. Info inn og ut er en utfordring som man møter hver gang. Felles situasjonsbilde er viktig for at alle slik at alle vet hvor i situasjonen man er. CIM er det noen superbrukere? somkan hentes inn i en slik situasjon som man kan få hjelp av til å håndtere denne situasjonen. Det ville kanskje i en reell hendelse bli skilt mellom infomøter for alle og stabsmøter. Hvordan fungerer funksjonen videre mens leder er i stabsmøte? Hvordan gjør man det? Funksjonene kan ikke stoppe opp. Rolleforståelse ved revisjon av beredskapsplanen. Kan kjøre øvelser lokalt for å holde det varmt. Hvordan skal det være Sa noe om at det var mange folk og i en situasjon trengs det mye folk., Spørsmål om det kan bruke folk fra andre IUA inn i en slik hendelse?
Øvingsleder Takke for muligheten for å gjennomføre en øvelse. Veldig bra å bli kjent med veldig flotte folk. Gi oss dønn ærlige tilbakemeldinger. Øve på organisering mer kunnskap om CIM og ELS. Samhandling forstå rollene til hverandre. Dette med tanke på samhandling. IUA kjører årlig en tabletop-øvelse som bidrar til bedre samhandling. Legger opp til at det skal sendes ut en e-post og ber om tilbakemeldinger for å kunne korrigere og gjøre ting annerledes. Ønsker innspill fra alle deltakere etter øvelsen. Det er en styrke at det kommer inn forslag. Kommentar fra IUA-leder: Trenger ikke vente 3 år på neste øvelse fra Kystverket. Blir litt mer trykk på det dersom vi får folk utenfra som kan bistå. En hvis grad av mestring har vi fått alle sammen. Kan invitere inn Kystverket til å bistå i enklere kortere øvelser. Velkommen til Horten på kurs i ledelse av aksjoner. 2. Dokumentunderlag Dokumentunderlag for øvelsen var: - Forurensningsloven. - IUAs beredskapsplan. - ELS veileder - Foredragspresentasjoner 3. Omfang Hovedtema for aktiviteten var: - Beredskap mot akutt forurensning. - Samordning/samvirke under større aksjoner - Øvelse for IUAs beredskapsorganisasjon - IUA Sunnmøre sin beredskapsplan - Administrativ veileder for kommuner og IUA. - Veileder om enhetlig ledelsessystem (ELS). 4. Andre forhold Under dette punktet kan det tas opp følgende: - Se de generelle innspill og hovedkonklusjon 5. Dokumentasjon etter øvelsen. Vedlegg 1: Observasjoner, merknader til forbedringstiltak etter øvinga Observasjon, Tiltak Ansvarlig Frist dato Generell evaluering av synspunkter fra IUA Intern oppsummering. prosess Gjennomført dato
Generell kompetanseheving på CIM IUA Intern Prosess ELS forståelse IUA Intern prosess Revisjon beredskapsplan IUA Intern prosess Vedlegg 2: Følgende områder ble berørt under øvelsen: Hovedtema Følgende områder ble berørt under øvelsen: A. Beredskapsplan B. Risikokartlegging, pioriterte miljøkart / info. C. Beredskap D. Diverse 1. Operativ del, organisasjonen x 2. Operativ del, vakt, varsling og mobilisering 3. Operativ del, forberedelser, gjennomføring og avslutning av aksjoner x 4. Administrativ del, (fullmakter, organisasjonen, økonomi) x 5. Utdanningsplaner for beredskapspersonell, øvelsesplaner 6. Beredskapsplaner i den enkelte kommune x 7. 1. Risikoanalyser (oljevern, kjemikalievern) 2. Operative miljøkart kyst, sjø 3. Operative miljøkart innland, vassdrag 4. Overvåking akutte utslipp 5. 6. 1. Varsling / mobilisering x 2. Aksjonssentral x 3. Organisering x 4. Personellressurser x 5. Materiellressurser x 6. Samband 7. Sikkerhet og vernearbeid under aksjon. x 8. Depoter 9. Diverse 10. Samvirke med KyV og andre aktører. x 11. DSB - Cim x 12. 1. Øvelsesrapportering x 2. Rapportering fra aksjoner x 3. Info funksjon intern og ekstern x 4. Økonomifunksjon, ansvar og rettigheter x
Vedlegg 3: Deltakerliste: 1 x Robert Reed Norske Shell Kun tirsdag Beredskapsstyre 2013 2 x Tor Lillebø Norske Shell Kun tirsdag 3 x Håvard Fiskaa Ørskog kommune Beredskapsstyre 2013 4 x Jørn Agersborg Ørskog kommune 5 x Kurt Henning Molnes Giske kommune 6 x Stig Fjørtoft Haram kommune 7 x Bertil Skaar Haram kommune 8 Ole Jonny Flydal IUA Sunnmøre Stab/drift 9 x Geir Thorsen IUA/Ålesund brannvesen Stab/leder/beredskapsstyre 20 10 x Johnny Støylen Ålesund brannvesen Stab/overbefal 11 x Øyvind Seth Ålesund brannvesen Stab/overbefal 12 x Arne Sigurd Hansen Ålesund brannvesen Stab/overbefal 13 x Vidar Bakke Ålesund brannvesen Stab/overbefal 14 x Elisabeth Thorvik Ålesund brannvesen Stab 15 x Else Bruland Ålesund brannvesen Stab 16 x Harriet Slotsvik Ålesund brannvesen Stab 17 x Tore Langvaten Herøy kommune 18 x Roy Inge Heltne Volda kommune kun tirsdag 19 x Halbjørn Leira Sula kommune 20 Richard Bøe Sula kommune 21 x Lars Kjell Smoge Norddal kommune 22 Odd Gunnar Hjelle Norddal kommune 23 x Olav Helt Brubak Hareid kommune 24 Josten Hånes Hareid kommune 25 x Lasse Rindal Vanylven kommune 26 x William Ekeli Ulstein kommune 27 x Oddbjørn Indregård Sande kommune 28 x Gjermund Eidem Sykkylven kommune 29 Kjetil Hanssen Sykkylven kommune 30 x Oddmund Grebstad Sykkylven kommune kun tirsdag Beredskapsstyre 2013 31 Olav Saure Ørsta kommune 32 x Erik Myklebust Ørsta kommune 33 x Steinar Belsby Stranda kommune Beredskapsstyre 2013 34 x Inge Teigen Stranda kommune 35 Eli Anne Tvergrov Ålesund kommune Informasjonssjef 36 Martin Gustafson Ålesund kommune Informasjonsrådgiver 37 Anette W. Petersen Ålesund kommune Informasjonsrådgiver 38 x Odd Magne Taagvold Fylkesmannen samfunnsikkrhet og beredskap