Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse under EØS-terskel ved inngåelse av avtale for kjøp av: Tjeneste print og pakking av brev. Sak nr. 2010/14825 K-2704
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Kunngjøring... 3 1.4 Oppdraget/Spesifikasjon... 3 1.5 Oppdeling av leveransen... 3 2. Gjennomføring av konkurransen... 3 2.1 Språk... 3 2.2 Konkurranseform... 3 2.3 Fremdrift for anskaffelsen... 3 2.4 Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen... 4 2.5 Leverandørs deltakelseskostnader... 4 2.6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 4 2.7 Offentlighet... 4 3. Krav til leverandøren... 4 3.1 Krav til kvalifisering... 4 3.2 Frist for levering av tilbud... 6 3.3 Leveringsadresse... 6 3.4 Merking... 6 3.5 Åpning og håndtering av tilbud... 6 4. Krav til tilbudet... 6 4.1 Tilbudsdokumentet:... 6 4.2 Tilbudets gyldighet... 7 4.3 Alternative tilbud... 7 4.4 Endring og tilbakekalling av tilbud... 7 5. Avgjørelsen... 7 5.1 Tildelingskriterier... 7 5.2 Avvisning... 8 5.3 Kontraktstype... 8 5.4 Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2)... 8 5.5 Forbehold... 9 6. Vedlegg... 9 7. HMS egenerklæring 10 Konkurransegrunnlag Side 2 av 10
1. Innledning 1.1 Bakgrunn Samordna opptak (heretter kalt SO) koordinerer opptaket til alle offentlige universiteter og høgskoler i Norge, i tillegg til noen private, til sammen 47 institusjoner. SO er lokalisert på Lilletorget i Oslo. Ytterligere informasjon om SO finnes på vår internettside: www.samordnaopptak.no. 1.2 Anskaffelsens formål SO innbyr til konkurranse for inngåelse av avtale vedrørende printing og pakking av brev for opptaket 2011 i henhold til spesifiseringer som fremkommer i vedlegg 2. 1.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen 03.12.2010. 1.4 Oppdraget/Spesifikasjon Antatt volum på avtalen: Fra inngåelse av kontrakt til siste levering som er anslått til juni 2011. Omfanget av leveransen er beskrevet i spesifikasjonen. Se spesifikasjon (Vedlegg 2) og prismatrise (Vedlegg 3) for ytterligere informasjon. Prismatrisen skal fylles ut elektronisk i henhold til Vedlegg 3 og leveres i xls-format. Det skal ikke endres på dette formatet, men tilbyder kan skrive inn kommentarer i kommentarfeltet i prismatrisen. 1.5 Oppdeling av leveransen Det er anledning til å levere inn anbud på den ene eller begge underdelene som er beskrevet i kravspesifikasjonen. 1. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres som åpen anbudskonkurranse under EØS terskelverdi i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og II. Kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag sendes ut i samlet dokumentasjon (dette dokument). 2.3 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Kunngjort i Doffin 03.12.2010 Fast Utsendelse av konkurransegrunnlag 03.12.2010 Fast Konkurransegrunnlag Side 3 av 10
Frist for henvendelse for prøveprint 08.12.2010 Fast Tilbudsfrist 17.12.2010 Fast Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud 20.12.2010 Estimat Kontraktstildeling 03.01.2011 Estimat 2.4 Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen, iht. FOA 8-2. Dersom oppdragsgiver retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal rettelsene, suppleringene og endringene sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål tilbydere måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen frist oppgitt i matrisen i punkt 2.3 fremdrift for anskaffelsen. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson for denne anskaffelsen: Kontaktperson: E-post: Ingvild Ruud Ingvild.ruud@admin.uio.no 2.5 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 2.7 Offentlighet Allmenheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. 2. Krav til leverandøren 3.1 Krav til kvalifisering Leverandøren må oppfylle følgende krav for å bli kvalifisert til å delta i konkurransen: 1. Signert tilbudsbrev 2. Obligatoriske krav: Konkurransegrunnlag Side 4 av 10
Krav: Skatteattester. Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: - Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. - Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. Krav: For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Benytt gjerne vedlagte mal (vedlegg 1). Attesten skal ikke være eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist. 3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner. Krav: Ved anbud på del 1 variant A må tilbyder levere prøveprint sammen med anbudet, i henhold til kravspesifikasjonen. (Se vedlegg 2). Krav: Tilbyder må kunne håndtere samisk tegnsett etter dagens standard anbefalt av Sametinget, ISO-8859-N. (Se vedlegg 2). Krav: Navn på kontaktperson for tjenesten Tilbyder skal opplyse om navn, telefonnummer og e-postadresse på vedkommende som blir kontaktperson i forbindelse med leveransen. 4. Miljø Krav: Tilbyder skal ta hensyn til miljøet. Produktene skal ikke inneholde giftige eller andre helsefarlige stoffer, eller andre miljøskadelige komponenter. Miljømerking: Samtlige produkter skal møte alle EU-krav til miljø for bransjen. Dokumentasjonskrav: Tilbyder må vedlegge relevant dokumentasjon på at de følger de miljøhensyn som nevnes over. Konkurransegrunnlag Side 5 av 10
Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbud blir avvist, jfr. FOA 11-10. 3.2 Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen 17.12.2010 kl. 12.00. Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer fram til leveringsadressen angitt i punkt 3.3. 3.3 Leveringsadresse Tilbudet skal leveres til: Universitetet i Oslo Innkjøpsseksjonen Sogn Arena, 4. et. Klaus Torgårdsvei 3 0372 Oslo v/ingvild Ruud 3.4 Merking Tilbud skal merkes: Sak 2010/14825 Kjøp av tjeneste for print/pakking av brev v/ingvild Ruud. Åpnes kun av adressat. Det skal leveres i lukket og nøytral innpakning/konvolutt. 3.5 Åpning og håndtering av tilbud Det vil bli avholdt lukket åpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Tilbudene vil ikke bli returnert. 3. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsdokumentet: Det skal leveres tilbud på oppdrag som beskrevet i kravspesifikasjon (Bilag 1). Dette dokument og vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. For å sikre alle tilbydere lik og rettferdig behandling er det avgjørende at tilbudene er likt bygget opp. Vi krever derfor at tilbudet skal leveres i A4-format, være innbundet eller satt i perm, inndelt med skilleark i følgende rekkefølge: 1. Signert tilbudsbrev med fortegnelse over dokumenter og vedlegg, samt aksept av vedståelsesfrist. Tilbudsbrevet skal inneholde: Tilbyders navn og adresse, tilbyders organisasjonsnummer, kontaktperson med e-postadresse og tlf.nr. og en beskrivelse av eventuelle forbehold, med prismessige konsekvenser. 2. Dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt, jfr. konkurransegrunnlagetspkt. 3. 3. Tilbudet: Tilbyders svar på kravspesifikasjon. 4. Dokumentasjon på de ulike tildelingskriteriene. 5. Utfyllt prisskjema. 6. Annen relevant informasjon fra tilbydere Konkurransegrunnlag Side 6 av 10
7. Tilbyder skal levere en kopi av tilbudet hvor de opplysninger, tilbyder mener er underlagt taushetsplikt, er sladdet (Jf FOA 3-6), eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. Tilbud skal leveres i 2 originale eksemplarer, samt 1 fullstendig elektronisk eksemplar på CD/DVD/annet elektronisk medium. Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjon være gjeldende. Alle tilbydere må prise tilbudet i henhold til vedlagte prismatrise. Avvik fra dette kan medføre at tilbudet blir avvist. 4.2 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfrist. 4.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.4 Endring og tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt. 4.1 4. Avgjørelsen 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje til det mest fordelaktige tilbudet i forhold til følgende tildelingskriterier og vekting: Tildelingskriterium Vekt 1. Leveringssikkerhet 35% 2. Kvalitet 30% 3. Pris 20% 4. Service 15% Tildelingskriterium 1 Leveringssikkerhet 35%: Ved vurdering av leveringssikkerhet vil vi legge vekt på at den/de som skal utføre oppdraget har et sikkert system for levering og følger fastsatte tidsfrister. Videre kreves at anbyder har et sikkert system for print/pakking av materiell som inneholder personinformasjon. Anbyder må bruke SOs webbaserte kvitteringsapplikasjon for angivelse av produksjonsstatus. Anbyder må være fleksibel i forhold til tidspunkter som avtales i produksjonsplan med SO og samtidig holder de tidsfrister som gjelder for hoved- og delleveranser i produksjonsfasen. Leveringssikkerhet vil bli vurdert opp mot tilbyders egen beskrivelse av sin leveringsikkerhet og skriftlige referanser (bruk vedlagte skjema/attest). Konkurransegrunnlag Side 7 av 10
Tildelingskriterium 2 Kvalitet 30%: Ved vurdering av kvalitet vil vi legge vekt på stor grad av presisjon og nøyaktighet. Dette vil bli vurdert opp mot tilbyders egen beskrivelse av sin kvalitet, prøveprint av omslagsark og brev, skriftlige referanser på den/de som skal utføre tjenesten (bruk vedlagte skjema/attest). Tildelingskriterium 3 Pris 20%: Ved vurdering av pris vurderer vi det totale pristilbudet som framkommer i prismatrisen. Prisene skal være faste i avtaleperioden og oppgis i norske kroner (NOK), eksklusive merverdiavgift. Valutaklausuler aksepteres ikke. Tildelingskriterium 4 Service 15%: Ved vurdering av service vil vi legge vekt på stor grad av tilgjengelighet og at det er mulig for SO å jobbe tett opp mot den/de som skal utføre oppdraget i produksjonsfasen. Dette vil bli vurdert opp mot tilbyders egen beskrivelse av sin service og skriftlige referanser (bruk vedlagte skjema/attest). Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere de ulike tildelingskriteriene. 5.2 Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA 11-11 og 11-12 komme til anvendelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, som for eksempel manglende budsjett dekning. 5.3 Kontraktstype Kontrakt med valgt leverandør vil basere seg på vedlagte utkast til kontrakt (vedlegg 4). Bestemmelser som framgår av konkurransegrunnlaget (dette dokument) med vedlegg går foran bestemmelser i utkastet til kontrakt. Endelig utforming av kontrakt skjer når leverandør er valgt. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontrakten. 5.4 Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Dersom det skal ytes tjenester eller bygge- og anleggsarbeid som del av kontrakten konkurransen gjelder, skal følgende bestemmelse med krav om gjengs lønns- og arbeidsvilkår gjelde, jf. forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører (underleverandører). Konkurransegrunnlag Side 8 av 10
5.5 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren. På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbydere ved åpen anbudskonkurranse hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget da det må avvises dersom det ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene vil innebære for leveransen. 5. Vedlegg Vedlegg 1: HMS-mal Vedlegg 2: Kravspesifikasjon Vedlegg 3: Prismatrise Vedlegg 4: Attest Vedlegg 5: Kontrakt med bilag Konkurransegrunnlag Side 9 av 10
Vedlegg 1 HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv., jf. Lov 17. juni 2005 nr. 62 20-2. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * The following applies for foreign contractors: We hereby confirm that we have taken in consideration the legislation for health, environment and safety as pursuant of the secondary law about the working to rule for health, environment and safety (The instruction for internal control), prescribed by Royal resolution 6 December 1996 pursuant to the worker protection (Lov om arbeidervern) act of 4. February 1977 no. 4 and the health and safety at work act (Lov om arbeidsmiljø mv.) of 17 June 2005 no. 62 20-2. We hereby accept that if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the Bidder s system for taking care of the work of health, environment and safety. Binding signature: Manager (Signature) Date: Konkurransegrunnlag Side 10 av 10