KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE Rammeavtale for I: kommunikasjonsfaglige tjenester II: grafisk profilering og profileringsartikler 40-UDE-2015
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 4 1.4 Kontrakt... 4 1.4.1 Kontraktsperiode... 4 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 4 1.4.3 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.)... 4 1.4.4 Returordning... 5 1.4.5 Etiske krav... 5 1.5 Kunngjøring... 5 1.6 Tilleggsopplysninger... 5 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Prosedyre... 5 2.2 Tilbudsfrist... 6 2.3 Innlevering av tilbud... 6 2.4 Ønsket presentasjonsform... 6 2.5 Vedståelsesfrist... 7 2.6 Deltilbud... 7 2.7 Opplysningsplikt... 7 2.8 Taushetsplikt... 7 2.9 Offentlighet... 7 2.10 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 7 2.11 Forbehold... 7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 8 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 8 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 8 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 8 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 9 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 9 4.1 Tildelingskriteriene... 9 4.2 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 10 VEDLEGG... 10 40-UDE-2015 Konkurransegrunnlag 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune Utdanningsetaten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av kommunikasjonsfaglige tjenester og grafisk profilering. Det er anledning til å gi tilbud på deler av tjenestene Utdanningsetaten er Norges største kommunale etat med 178 undervisningssteder, ca 90 000 elever og lærlinger, 14 000 medarbeidere og nær 2 000 lærebedrifter. Utdanningsadministrasjonen har ansvaret for drift, utvikling, oppfølging og veiledning av utdanningsvirksomheter innen de lover, rammer og retningslinjer som nasjonale og kommunale myndigheter fastsetter. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Anders Grotterød, ansvarlig innkjøper E-postadresse : anders.grotterod@ude.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Utdanningsetaten ved Utdanningsadministrasjonen har behov for leveranse av ulike kommunikasjonsfaglige tjenester: I. Kommunikasjonsfaglige tjenester Kommunikasjonsstrategisk rådgivning herunder utvikling av kampanjer deriblant filmer, utvikling og produksjon av digitale tjenester, samt rådgivning om våre flater på sosiale medier. II. Grafisk profilering og profileringsartikler Kreativt arbeid, reklame, design av ulikt materiell digitalt eller analogt, utarbeidelse av messemateriell og profileringsartikler. Anskaffelsen er delt i to pakker. Pakke I Kommunikasjonsfaglige tjenester Pakke II Grafisk profilering og profileringsartikler Leverandørene kan gi tilbud på pakke I, pakke II eller begge pakker. Pakkene vurderes separat. 40-UDE-2015 Konkurransegrunnlag 3
Det er utviklet et eget profilprogram for Oslo kommune. Retningslinjene for bruk av elementene finnes i Utdanningsetatens profilprogram som vil bli tilgjengeliggjort ved kontraktsinngåelse. Leverandørene skal formidle og videreformidle merkevaren og omdømmet til Osloskolen og Utdanningsetaten som virksomhet. Leverandøren skal kunne gjenspeile og fremme Oslo kommunes verdier gjennom produksjonen. Produksjonene har ulike målgrupper med ulike preferanser og behov. Leverandøren må derfor ha mulighet til å skaffe seg kunnskap om de ulike målgruppene, og forstå hvordan produksjonen skal treffe den enkelte målgruppe i både form og innhold. Den samlede verdien av anskaffelsen er estimert til opp til 2 300 000 kroner per år. Beløpet vil variere fra år til år og være avhengig av hvilke tjenester og produkter Utdanningsetaten har behov for å produsere. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 51 Kunngjøring av konkurranse 7 Utsendelse av tildelingsbrev 10 dager Karensperiode 01.03.2016 Kontraktsinngåelse 01.03.2016 Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplan er tentativ. 1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Kontrakten har en varighet på to år fra signering med opsjon på ytterligere to år. Opsjonen utløses dersom oppdragsgiver ikke sier opp kontrakten innen tre måneder før kontraktens utløp. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av SSA-R, se vedlegg 1 og 2. Alle avrop på rammeavtalen vil ha Statens standardavtale for konsulentoppdrag (SSA-O) eller statens standardavtale for konsulentbistand (SSA-B) som kontraktstype. Det vil bli benyttet egne avropsskjema, kalt tildelingsskjema, som kontrakten for det enkelte avrop. Se vedlegg 5. Det vil for det enkelte oppdrag fremgå av tildelingsskjema hvilket SSA som bli benyttet. 1.4.3 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.) Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008. 40-UDE-2015 Konkurransegrunnlag 4
1.4.4 Returordning Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). 1.4.5 Etiske krav Leverandøren skal respektere internasjonalt anerkjente menneskerettigheter i leverandørkjeden. Varer som leveres til Oslo kommune skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt i Kontraktsdokumentet punkt 5.6, vedlegg 1. Kravene bygger på sentrale FN-/ ILO- konvensjoner. Kravene angir minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Dersom Selgeren bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, plikter Selgeren å påse at underleverandører etterlever samme krav.» 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se www.doffin.no. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning Kommunikasjonsfaglige tjenester, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. 40-UDE-2015 Konkurransegrunnlag 5
Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 03.02.2016 kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse på minnepinne og være merket Tilbud 40-UDE-2015". Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Tilbudet skal være på norsk og leveres elektronisk på minnepinne. Tilbudet skal leveres til: Navn: Utdanningsetaten, Arkivet 9. etg. Strømsveien 102 Adresse: Postboks 6127 Etterstad, 0602 Oslo 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres elektronisk på norsk, som én sammenhengende pdf-fil med følgende rekkefølge: Dokumentasjon Jf. pkt. Signert tilbudsbrev. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest jf. punkt 3.2 Merverdiavgiftsattest jf. punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske jf. punkt 3.3.1 stilling, Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk jf. punkt 3.3.2 stilling, Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige jf. punkt 3.3.3 kvalifikasjoner Utfylt bilag 4 til SSA-R (Administrative bestemmelser) Utfylt bilag 5 til SSA-R (Samlet pris- og prisbestemmelser) Dokumentasjon ift. Tildelingskriteriene (Kampanjer må jf. punkt 4.2 leveres på minnepinne, det kan ikke henvises til websider) Sladdet utgave av tilbudet 40-UDE-2015 Konkurransegrunnlag 6
Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 15.04.2015. 2.6 Deltilbud Leverandørene kan gi tilbud på pakke I, pakke II eller begge pakker. Pakkene vurderes separat. 2.7 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.8 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.9 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.10 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA 3-8. 2.11 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 40-UDE-2015 Konkurransegrunnlag 7
3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Foretaket skal være kredittverdig (kredittvurdering med minimum status "kredittverdig" eller tilsvarende Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 40-UDE-2015 Konkurransegrunnlag 8
3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Det kreves svært god gjennomføringsevne Beskrivelse av den totale bemanningen innen fagområdet grafisk profilering og profileringsartikler og/eller kommunikasjonsfaglige tjenester (det skal ikke leveres CV på dette punktet) Leverandøren skal redegjøre for hvilke(n) underleverandør(er) tjenesteyter har til hensikt å benytte ved gjennomføring av oppdraget. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Pris Pris på rådgivningstjenester herunder workshops, kampanjeutvikling Pris på reklame og profilering herunder profileringsartikler Kompetanse Det vil særlig legges vekt på tilbudt personells a) Utdanning og erfaring innen de angitte tjenester hos tilbudte konsulenter i det kreative teamet og hos konsulenten(e) og eventuell prosjektleder. b) Faglige ferdigheter innen kommunikasjonsfaglige tjenester og/eller reklame hos det kreative teamet, konsulenten(e) og prosjektleder 40 % 60 % Ferdig utfylt prisskjema i bilag til SSA-R Kommunikasjonsfaglige tjenester: Til kriteriets punkt a: utfylt CV for tilbudt personell med omtale av nøkkelprosjekter, samt tilbudt personells rolle i disse nøkkelprosjektene. Til kriteriets punkt b: det skal vedlegges to eksempler av nyere dato på kampanjer utarbeidet av tilbudt personell for tilbyder, med beskrivelse av tilbudt personells bidrag i arbeidet. De eksemplene på tidligere oppdrag som legges ved tilbudet må beskrives. Beskrivelsen må inneholde oppdragsbeskrivelse, samt hvordan oppgaven ble løst og resultater av oppdraget(hvis det foreligger). Grafisk profilering og profileringsartikler Til kriteriets punkt a: utfylt CV for tilbudt personell med omtale av 40-UDE-2015 Konkurransegrunnlag 9
nøkkelprosjekter, samt tilbudt personells rolle i disse nøkkelprosjektene. Til kriteriets punkt b: det skal vedlegges et eksempel av nyere dato på reklamekampanje i digitale medier. Beskrivelsen må inneholde oppdragsbeskrivelse, hvordan oppgaven ble løst, visuelle eksempler fra kampanjen, samt resultatet av oppdraget. 4.2 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. VEDLEGG Vedlegg 1: SSA-R Vedlegg 2: SSA-R Bilag Vedlegg 3: SSA-O Vedlegg 4: SSA-B Vedlegg 5: Avropsskjema 40-UDE-2015 Konkurransegrunnlag 10