Referat til styremøte i Arktisk Maritim Klynge (AMK) den 06. januar og 21. januar 2016 Sted 06. januar 2016: Maritimt Forum Nord, Ocean Industry House Bodø, Tolder Holmers vei 4, 8003 Bodø. Fra kl. kl. 09:00 til 14:00 21. januar 2016: Telefonstyremøte. Fra kl. 10:00 til 11:00 Tilstede den 06.01.2016: Styreleder Østen Mortvedt Nestleder Ole Kolstad, MFN Styremedlem Annette Meidell, HiN Styremedlem Roger Abrahamsen, Ballstad Slip Styremedlem Beate Kvamstad-Lervold Varamedlem Hilde Kjerstad, Troms Offshore Management Varamedlem Arne Markussen, Polarkonsult Varamedlem Jon Edvard Sundnes, Tschudi Shipping Tor Husjord, Maritimt Forum Nord, Prosjekteier AMK Linda Simensen, IN Nordland fra kl. 11:00 Øvrige: Bjarte Vedvik, Innovasjon Norge Nordland- ble ikke kalt inn Bjørn Gjelland Nielsen, Forskningsrådet ble ikke kalt inn Deltakere på telefonstyremøte den 21.01.2016 sak 05/2016 Styreleder Østen Mortvedt Nestleder Ole Kolstad, MFN Styremedlem Annette Meidell, HiN Forhindret fra å delta: Styremedlem Roger Abrahamsen, Ballstad Slip Styremedlem Beate Kvamstad-Lervold Saksliste: Sak 01/16 Referat fra styremøtet 24. august 2015 Sak 02/16 Sak 03/16 Sak 04/16 Sak 05/16 Sak 06/16 Eventuelt: Årsregnskap for 2. driftsår Resultatregnskap (foreløpig) for 1. kvartal, 3. driftsår Strategiprosess Rådgivningsavtale Orienteringssaker - Prosjekter - Nye partnere - Samarbeidsavtale mellom Murmanshelf og AMK - Møtevirksomhet Flytting av partnerskapssamling i Trondheim
Sak 01/16 Referat fra styremøte den 24. august 2015 Referatene forelå i eget vedlegg. Vedtak: Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent og signert. Sak 02/16 Årsregnskap for 2. driftsår Regnskap for 2. driftsår ble fremlagt i den form som var godkjent av revisor. Prosjekteier Maritimt Forum Nord SA orienterte om at et benyttes ekstern regnskapsfører (regnskapsbyrået Averdi AS) til å føre regnskapet. Videre at revisjon var utført av Hålogaland Revisjon AS. Godkjent regnskap ble diskutert, og det fremkom noen merknader i forhold til posteringer. Disse kunne virke som store avvik, og styret ønsket en nærmere gjennomgang av postene. For øvrig var styret positiv til engasjementet fra partnerne og egeninnsatsen i 2. driftsår var over budsjettert beløp og samlet var resultatet i balanse. Under viser en mer detaljert fremstilling av regnskapet: AMK s regnskap føres som en blanding mellom kontantposter og egeninnsats. Budsjett og regnskap periodiseres heller ikke. Dette kompliserer vurderingen av regnskapstallene. Det er derfor i tabellen nedenfor foretatt en oppdeling i kontantbevegelser og poster som ikke representerer utbetalinger/innbetalinger. Poster om ikke medfører kontantbevegelser er partnernes egeninnsats (timer) og egne utlegg (f.eks. reiser). Ser man alt under ett ser det ut som at det er en kostnadsoverskridelse på 462.520 (nest siste kolonne). Dette skyldes først og fremst at egeninnsatsen er høyere enn budsjettert. Dette er naturligvis positivt, siden det betyr større aktivitet blant partnerne enn planlagt. Likviditetsmessig har man kommet greit i gjennom år 1, på tross av «uforutsette» MVAutlegg. MVA-kostnadene ble kompensert ved å spare inn på deltagelsen på bl.a. Nor- Shipping. Side 2 av 8
Regnskap år 2 - Arena Arktisk Maritim Klynge Poster Regnskap Prosjekt- og prosessledelse (tid) 1 625 003 463 281 2 088 284 1 300 000 0 1 300 000 325 003 463 281 788 284 61 % Prosjekt- og prosessledelse (reisekostnader) 115 514 0 115 514 100 000 0 100 000 15 514 0 15 514 16 % Styremøter 403 032 0 403 032 310 000 0 310 000 93 032 0 93 032 30 % Administrative kostnader 223 033 0 223 033 200 000 0 200 000 23 033 0 23 033 12 % Sum prosessledelse 2 366 582 463 281 2 829 863 1 910 000 0 1 910 000 456 582 463 281 919 863 48 % Foresight prosess 0 0 0 0 75 000 75 000 0-75 000-75 000-100 % Sum analyse og strategiprosesser 0 105 621 105 621 0 75 000 75 000 0 30 621 30 621 41 % Lokale møter/forankring AMK hos Partnere 65 874 0 65 874 0 150 000 150 000 65 874-150 000-84 126-56 % Partnerskapsmøter 0 935 318 935 318 210 000 405 000 615 000-210 000 530 318 320 318 52 % Workshop/faglig seminar Fiskeri og Havbruk 0 0 0 50 000 135 000 185 000-50 000-135 000-185 000-100 % Workshop/faglig seminar vinterisering 0 0 0 50 000 135 000 185 000-50 000-135 000-185 000-100 % Annen workshop/faglig seminar 44 794 0 44 794 100 000 270 000 370 000-55 206-270 000-325 206-88 % Videreføring internasjonalisering 0 0 0 0 100 000 100 000 0-100 000-100 000-100 % Sum nettverksbygging og møteplasser 110 668 935 318 1 045 986 410 000 1 195 000 1 605 000-299 332-259 682-559 014-35 % Etablere felles profil 0 0 0 170 000 195 000 365 000-170 000-195 000-365 000-100 % Langsiktig markedsbygging 66 982 0 66 982 50 000 50 000 100 000 16 982-50 000-33 018-33 % Synliggjøre AMK 0 0 0 0 37 500 37 500 0-37 500-37 500-100 % Utvikle kompetanse og prosjektdatabase 0 0 100 000 100 000 0-100 000-100 000-100 % Etablere kontakt med relevante kunnskaps- og næringsmiljøer, herunder ARENA-programmer 0 0 0 0 100 000 100 000 0-100 000-100 000-100 % Videreutvikle web-sider og Intranett 27 448 0 27 448 25 000 37 500 62 500 2 448-37 500-35 052-56 % Sum kommunikasjonstiltak 94 429 252 482 346 911 245 000 520 000 765 000-150 571-267 518-418 089-55 % Utvikle kurs i Marinteknikk 0 0 0 0 50 000 50 000 0-50 000-50 000-100 % Sum læringstiltak 0 266 000 266 000 0 50 000 50 000 0 216 000 216 000 432 % Oppstart av brukerinitierte FoU-prosjekter 0 467 876 467 876 100 000 121 000 221 000-100 000 346 876 246 876 112 % Annen ide- og prosjektutvikling 710 000 616 263 1 326 263 600 000 550 000 1 150 000 110 000 66 263 176 263 15 % Ide- og prosjektutvikling 710 000 1 084 139 1 794 139 700 000 671 000 1 371 000 10 000 413 139 423 139 31 % Diverse 0 0 0 150 000 0 150 000-150 000 0-150 000-100 % SUM prosjektkostnader 3 281 679 3 106 841 6 388 520 3 415 000 2 511 000 5 926 000-133 321 595 841 462 520 8 % De enkelte poster Det er avvik mellom budsjett og regnskap på enkeltposter. De største avvikene knyttet til merforbruk vedrører: Prosessledelse har et avvik på kr. 919.863. Dvs det er benyttet mer enn planlagt. Dette skuldes i hovedsak 2 forhold: MVA er belastet regnskapet, men ikke budsjettert, da man på budsjettidspunktet mente at det var mulig å oppnå MVAfradrag. I ettertid har man valgt å betale MVA, bl.a. for å unngå at det oppstår problemstillinger i forhold til Fylkesskattesjefen. Det andre forholdet er at det er ført egeninnsats på kontogruppen Prosessledelse, uten at dette er budsjettert. Ide- og prosjektutvikling viser et avvik på kr.423.139 (merforbruk). Dette skyldes større prosjektinnsats blant Partnerne enn budsjettert. Kontantmessig er det omtrent som budsjettert, men egeninnsatsen er vesentlig høyere enn forutsatt (+413.139). De største avvikene knyttet til mindre forbruk vedrører: Nettverksbygging og møteplasser har et avvik på kr.559.014 (mindre forbruk). Dette skyldes lavere forbruk knyttet til workshops og seminarer. Selv om egeninnsatsen på Partnerskapsmøter er høyere enn forventet, har ikke dette kompensert for lavere egeninnsats knyttet til workshops. Kommunikasjonstiltak har et avvik på kr. 418.089 (mindre forbruk). Dette skyldes i hovedsak posten «etablere felles profil» der både egeninnsatsen og kontantutleggene lavere enn budsjettert. Årsaken er at man ikke deltok på Nor- Shipping, noe som både ga lavere kontantutlegg og lavere egeninnsats. 85-90% av avviket skyldes Nor-Shipping. SUM Egeninnsats Kontantbevelgelser Egeninnsats Kontantbevelgelser Budsjett Egeninnsats SUM Kontantbevelgelser Avvik SUM % Vedtak: Styret godkjente regnskapet for AMK 2. driftsår. Side 3 av 8
Sak 03/16 Resultatregnskap (foreløpig) for 1. kvartal (01.09.2015 30.11.2015), 3. driftsår Resultatregnskap (foreløpig) for 1. kvartal, 3. driftsår ble lagt fram for styret. Regnskapet ble kommentert på styremøtet. Regnskapet viser noe avvik i forhold til budsjettet, men dette skyldes i stor grad at regnskap blir ført fortløpende kostander blir dekket. Således vil det oppstå tidsforskyvninger. Vedtak Styret hadde ingen merknader til foreløpig resultatregnskap. Sak 04/16 Strategiprosess AMK er i sitt tredje og siste år i Arenaprogrammet. Det er viktig å bestemme seg for «veien videre» for AMK. Ønsker en at AMK skal videreføres, enten som Arena prosjekt eller i annen form? AMK ble for kort tid siden benchmarket. Rapporten, som alle styremedlemmer har fått tilgang til, viser til flere punkter som har et forbedringspotensial. Prosjektledelsen hadde utarbeidet et utgangspunkt (power-point presentasjon) som et grunnlag for diskusjon. Styret diskuterte hva som skal til for å kunne videreføre AMK. Det var ingen tvil fra hverken eier og styret om videreføring AMK. AMK er et viktig instrument for næringslivet i landsdelen generelt og partnerne spesielt. Etter at flere ulike alternative løsninger for videreføring var vurdert, bl.a. som NCE status, bedriftsnettverk, forlenget Arena-status for år 4. og 5. m.v., var det stemning for å søke forlengelse av Arena-status (år 4 og 5). Rapport vedr. bencmarked ble gjennomgått og kommentert. Rapporten viser at mye er bra, men det gjenstår noen forbedringspunkter. Det er viktig at prosjektledelsen iverksetter nødvendige tiltak for å forbedre punkt som en kommer dårlig ut av. Det ble også diskutert om det er i strid med vedtektene å akseptere partnere utenfor Nord- Norge. Det er enighet om at AMK partner må ha en virksomhet/drift i arktiske strøk. Styret er av den oppfatning at det skal være høy terskel for å avvise søkere, selv om de er eller kan bli i konkurranse med andre partnere. Det bør også være mulig å anmode komplementære selskaper om å bli partner. Partnerskapsavgift for nye partnere i 3. driftsår bør være 50% av ordinær avgift, men de må gjøres oppmerksom på at hvis en får forlenget prosjektet, vil år 4 og 5 være ordinær avgift. Styret var opptatt av å forankre prosessen, og at alle partnere skal få komme med innspill og bli hørt. Derfor skal det gjennomføres likeverdige møter med partnerne i Bodø, Harstad og Tromsø i løpet av februar. Det var også diskutert at prosjektledelsen kunne få noe ekstern bistand, se sak 05/16. Side 4 av 8
Vedtak Arena AMK søker forlenget Arena-status for to nye år (år 4 og 5). Det gjennomføres likeverdige partnerskapssamlinger i Bodø, Harstad og Tromsø ila februar d.å. Tema på disse samlingene er forankring, strategi og innspill til en søknad. Styret skal orienteres på styremøte snarest mulig etter siste samling. Med hensyn til funn i forbindelse med benchmarking, anmodes prosjektledelsen å iverksette tiltak for å rette opp merknader som viste «rødt» og vurdere forbedringsmuligheter på «gule». Sak 05/16 Rådgivningsavtale Innovation Performance AS v/tor-arne Bellika ble engasjert av IN som AMK sin uavhengige rådgiver. Avtalen er nå avsluttet. Imidlertid er det mulig for AMK selv å forlenge avtalen. Innovation Performance har levert inn et tilbud vedr. en forenklet forsight og bistand i forbindelse med strategiprosessen og evnt. søknad om forlengelse. Innovasjon Norge ved Linda Simensen kom med forslag å få tilbud fra ZYNK Communication & Leadership AS før styret besluttet. Vedtak Saken utsatt. Prosjektledelsen henter inn tilbud fra ZYNK Communication & Leadership AS. -------------------------- Telefonstyremøte 21.01.2016: Sak 05/16 Rådgivingsavtale ble utsatt i påvente av innhenting av tilbud fra ZYNK. AMK mottok et tilbud den 15. januar d.å. Tilbudet ble sendt samtlige styremedlemmer. Den 21. januar d.å. ble det avholdt telefonkonferanse. Tilbudet fra ZYNK ble diskutert og fase 4, som er søknadsprosess var ikke relevant. Kostander med å benytte ZYNK er kr. 225.000 og i tillegg kommer reise og opphold. Mulig finansiering opp til 50% fra Nordland Fylkeskommune, opptil kr. 200.000 ble diskutert. Det er kommet positive signaler fra Innovasjon Norge at en slik finansiering var mulig. Vedtak Styret besluttet å velge ZYNK s tilbud, forutsatt at en oppnår ekstern finansiering av 50%. Prosjektledelsen sender søknad umiddelbart. Hvis ikke AMK får ekstern finansiering på 50%, kan Innovation Performance AS tilbud aksepteres. Side 5 av 8
06/16 Orienteringssaker Prosjekter Vi viser til styremøte av 24. august 2015, sak 18/15 - orienteringssaker. Det ble der bestemt at denne orienteringen skulle holdes på førstkommende styremøte. Følgende nye prosjekter ble gitt tilsagn i 2. driftsår: IDE- OG PROSJEKTUTVIKLING 2. DRIFTSÅR Øk. Støtte Prosjektnavn Prosjekteier Deltakere fra AMK Helt Elektrisk Hafenstrom HiN, Harstad Elektro, Hurtigruten, THN, MFN,KV. DNV-GL m.fl. Resultat 100 000 Ferdigstilt, fått EU støtte for videreføring Energiøkonomisering offshoseaworks Kupa, Marintek 80 000 Ferdigstilt, fått støtte fra IN for videreføring Riggvedlikehold i Nord Westcon Helgeland MIP 80 000 Ferdigstilt, fått økonomisk støtte fra IN for videreføring De tre blå næringer Verktøy for organisering av markedstiltak Kupa Hamek, Westcon Helgeland, UiN 60 000 Ferdigstilt, vil bli videreført Barents Skarvik, Hamek 60 000 Ferdigstilt, planlegges å videreføre Kjettingsaks Ballstad Slip NSK, Hin 100 000 Ferdigstilt, begrenset patentbeskyttet Conteinerbåt Nord-Norge Nord-Norsk SpedisjoChriship 50 000 Offshore Winterizaation HiN 100 000 Videreføres Ferdigstilt, støttet fra Futurm, foreløpig lagt i bero pga markedssituasjon Masterkurs HiN Alle AMK partnere - Godkjent kurs og inntak av studenter fra høsten 2015 I løpet av høsten 2015 ble flere prosjekter som ble godkjent i det første driftsåret avsluttet. I tillegg til prosjekter vist under tabellen ovenfor støttet AMK prosjekter som Ocean Talent Camp og East West Arena, samt fikk godkjent ett bedriftsnettverk mot Russland og samarbeid mot Murmanshelf, ArcMaTe og Norwegian-Russian Chamber of Commerce. Nye partnere i 3. driftsår Steenstrup Stordrange DA er et forretningsjuridisk selskap som tilbyr juridisk rådgivning og tjenester innenfor relevante områder for partnerne i AMK, herunder kontraktsrett, arbeidsrett, offentlig anskaffelse, skatte- og avgiftsrett m.m. Steenstrup Stordrange har kontorer i 6 byer spredt over hele landet. Selskapet har 13 ansatte i Tromsø. Tromsøkontoret har særlig fokus på maritim virksomhet. Akvaplan-niva AS er et konsulentselskap og leverer alt av tjenester innen miljø- og beredskapsanalyser, konsekvensutredninger, miljøovervåking, samt tilknyttet FoU med støtte fra industrien, NFR og EU. Selskapet har 106 ansatte. Det er ingen partnere som har meldt seg ut av AMK i 3. driftsår Samarbeidsavtale mellom Murmanshelf og AMK Side 6 av 8
Den 17. november inngikk Murmanshelf og AMK en samarbeidsavtale. Murmanshelf består av ca. 200 medlemmer, og representerer privat og offentlig næringsliv, FoU institiusjoner m.fl.for AMK betyr denne samarbeidsavtalen at våre partnere lettere kan få tilgang på relevant informasjon fra Murmansk-regionen, og organisasjonen vil være behjelpelig å «åpne» de rette dører for å utvikle forretninger. Vedlegg 5: Samarbeidsavtale mellom Murmanshelf og AMK, datert 17. november 2015. Møtevirksomhet AMK ønsker å være aktiv deltaker på relevante samlinger, seminarer m.m.. AMK har så langt i 3. driftsår deltatt, enten med prosjektledelse, representanter fra eier og/eller styret og/eller partnere deltatt på følgende: Samlinger, møter m.m. Dato Sted 01.09.2015 Leverandørseminar Harstad 08 09.2015 Senja Sjømatklynge Senja 15. - 16.09.2015 Svolværkonferansen Svolvær 22.10.2015 Benchmarking Tromsø 30.10.2015 Global Forum Oulu 22. - 23.10.2015 East West Arena Gâllivare 26. - 27. 10.2015 ArcMaTe Tromsø 27. - 29.10.2015 Arctic Operation Tromsø 28. - 29.10.2015 IN samling Tromsø 02. - 03.11.2015 Agenda NN 2015 Bodø 05.11.2015 IN Internasjonalisering Bodø 10.11.2015 Horizon 2020 Tromsø 16. - 18.11.2015 Murmansk Int. Business Week Murmansk 17. - 18.11.2015 Nordområdekonferansen Narvik 23. - 24.11.2015 AMK-samling Mo i Rana 10.12.2015 IN-samling Oslo I tillegg er det holdt kontakt med andre Arenaklynger som f.eks. Torskeklyngen, Arktisk Vedlikehold m.fl., besøkt partnere og ulike bedrifter. Vedtak Styret tok orienteringssakene til etterretning Side 7 av 8
Eventuelt Det ble diskutert flytting av planlagt partnerskapsmøte i februar i Trondheim til et senere tidspunkt, f.eks. april d.å. Denne samlingen blir faglig rettet. Ny dato er 27. april d.å. Side 8 av 8