Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Tvangsmidler med tilbehør 2011/00042 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III 1
INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN... 3 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE...3 1.2 OPPDRAGSGIVER...3 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL...3 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG...3 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET...4 1.6 ALTERNATIVE TILBUD...4 1.7 ANTALL LEVERANDØRER...4 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT... 4 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON... 5 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON...5 3.2 HENVENDELSER...5 3.3 TILBYDERKONFERANSE...5 3.4 TAUSHETSPLIKT...5 4 KONTRAKT... 5 5 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV...6 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING...6 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING...6 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER...7 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING... 7 7 BEHANDLING AV TILBUDSPRØVER... 8 8 FRISTER... 8 8.1 TILBUDSFRIST...8 8.2 VEDSTÅELSESFRIST...8 8.3 FREMDRIFTSPLAN...8 TILDELINGSKRITERIER... 8 8.4 PRIS (55 %)...8 8.5 KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (45 %)...8 9 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 9 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III 2
1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III. 1.2 OPPDRAGSGIVER Politiets data- og materielltjeneste (PDMT), heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av Politiog lensmannsetaten, Kriminalomsorgen, Toll- og avgiftsdirektoratet, Forsvarets Logistikkorganisasjon (FLO), Rikspolisstyrelsen (RPS) og Tullverket inngå rammeavtale for anskaffelse av Tvangsmidler med tilbehør. For mer informasjon om oppdragsgiver: www.politiet.no. 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å opprette en rammeavtale for tvangsmidler som tilfredsstiller politiets tjenestelige behov for materiell som blant annet skal sikre kontroll på den pågrepnes hender (selv når denne forsøker å gjøre motstand, forspille bevis eller flykte) og er funksjonell og enkel å bruke, både ved av- og påtaking, samt under transport. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Vedlegg A Kravspesifikasjon. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG Avtaleperioden er 3 år regnet fra avtalen er signert av begge parter. A) Opsjon Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med 1 år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. Og B) Opsjon Oppdragsgiver har opsjon på å utvide kontrakten med opsjoner som tilbys under pkt. 6 Vedlegg A Kravspesifikasjon på uendrede vilkår. På grunnlag av tidligere års anskaffelser kan det, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, estimeres følgende årlige uttak av de ulike enheter i løpet av avtaleperiode. Uttakene er fordelt mellom Norge (Politi- og lensmannsetaten, Kriminalomsorgen, Toll- og avgiftsdirektoratet, Forsvarets Logistikkorganisasjon (FLO)) og Sverige (Rikspolisstyrelsen (RPS) og Tullverket). Norge: Håndjern ca. 1200 1500 enheter Håndjernspung ca. 500 800 enheter Sverige: Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III 3
Håndjern ca. 1500 2000 enheter Håndjernspung ca. 1500 2000 enheter Det er ikke tilgjengelig erfaringstall på estimert uttak på øvrige produkter. 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Tilbyder må levere tilbud på følgende for å være en del av konkurransen: Håndjern m/nøkkel Håndjernspung Stor Håndjernsnøkkel Tilbyder må levere tilbud på følgende opsjoner for å være del av konkurransen: Leddede jern Fotjern Store håndjern Dobbel håndjernspung Tilbyder kan velge om det inngis tilbud på følgende opsjon: Håndjern med nøkkelhull på begge sider av håndjernene. 1.6 ALTERNATIVE TILBUD Alternativt tilbud aksepteres ikke. 1.7 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med en leverandør. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: Administrative bestemmelser Vedlegg 1 - Tilbudsskjema DEL 1 DEL 2 (Kontrakt) Kontraktsvilkår Vedlegg A Kravspesifikasjon Vedlegg A1 NIJ standard 0307 01 Vedlegg B Priser og leveringstid Vedlegg C Forbehold Vedlegg D Annen dokumentasjon fra tilbyder Vedlegg E Endringskatalog Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III 4
3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Paal Sæther Postadresse: Postboks 8031 Dep, 0030 Oslo Besøksadresse: Sørkedalsveien 27 B, 0369 Oslo e-post: paal.saether@politiet.no. 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.pdmt@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser vil bli besvart fortløpende. Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og besvares samlet til alle tilbydere. 3.3 TILBYDERKONFERANSE Det vil ikke bli avholdt tilbyderkonferanse. 3.4 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6. 4 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår samt alle vedlegg i Del 2. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Vedlegg C Forbehold, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III 5
5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt 5.1 5.4) ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Dersom tilbyder er en del av en sammenslutning/virksomhet og baserer sine kvalifikasjoner og sitt tilbud på dette, må det tydelig dokumenteres at tilbyder reelt sett disponerer over sammenslutningens/virksomhetens ressurser/kapasitet. Det samme gjelder for eventuelle underleverandører/samarbeidspartnere. Tilbyder er ansvarlig for at disse oppfyller kvalifikasjonskravene. 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen http://www.lovdata.no/for/sf/fa/ta- 20060407-0402-033.html). 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav Tilbyder skal ha en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III 6
5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Tilbyder skal ha et system for kvalitetssikring/-styring. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal dokumentere system for kvalitetssikring/ -styring. Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring/-styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Sertifikatet(ene) skal omfatte salg og distribusjon av de produkter som etterspørres i anskaffelsen. Dersom tilbyder ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal minimum omfatte prosedyrer for: Avviks- og reklamasjonsbehandling Godkjenning av underleverandør 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. leveres/oversendes i lukket anonymisert forsendelse og merkes «Tilbud Tvangsmidler med tilbehør. DL 201100042». 3. leveres direkte til leveringsadressen eller sendes som postpakke til: Politiets data- og materielltjeneste, v/paal Sæther, Sørkedalsveien 27 B, 0369 Oslo. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. utformes på enten norsk, svensk, dansk eller engelsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres med: kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sin ringperm, i 2 eksemplarer, altså 4 permer totalt. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsskjema. ett elektronisk eksemplar (CD, DVD eller minnepinne). Dersom det er plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at CD/DVD/minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. tilbudsprøver i henhold til pkt. 1.7 Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III 7
7 BEHANDLING AV TILBUDSPRØVER Tilbudsprøver skal produseres og sendes for tilbyders regning. Disse vil bli evaluert/testet i forbindelse med minstekravene iht. kravspesifikasjonen og tildelingskriterier. Tilbudsprøver kan returneres for tilbyders regning, dersom tilbyder ønsker det. Tidspunkt avtales etter tildeling. Oppdragsgiver påtar seg ikke erstatningsplikt dersom tilbudsprøver blir skadet i forbindelse med evalueringen. 8 FRISTER 8.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til mandag 21.05.2012 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 8.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 31.08.2012 kl 12.00. 8.3 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt innen 08.06.2012, og at første leveranse skal være foretatt innen august 2012. Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktssignering. TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 55 % Vedlegg B Priser og leveringstid Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper 45 % Besvarelse av relevante punkter i Vedlegg A Kravspesifikasjon 8.4 PRIS (55 %) Evalueres med bakgrunn i priser oppgitt under Hovedleveranse Vedlegg B Priser og leveringstid. 8.5 KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (45 %) Evalueres på bakgrunn av feltprøver som tar utgangspunkt i situasjoner og egenskaper beskrevet i pkt. 1.1, pkt 1.3 og oppfyllelse av preferanser beskrevet i Vedlegg A Kravspesifikasjon. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III 8
9 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 10 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III 9