SIKKERHETSBOK FOR UNIVERSITETSMUSEET I BERGEN

SIKKERHETSBOK FOR UNIVERSITETSMUSEET I BERGEN 1 RISIKOANALYSER... 3 2 BRANNBOK FOR UNIVERSITETSMUSEET I BERGEN... 11 3 BEREDSKAP... 25 4 HELSE MILJØ OG SIKKERHET... 32 REVIDERT 180413/kmn 1

INNHOLD RISIKOANALYSE, HANDLINGSPLAN, BRANNVERN OG BEREDSKAPSPLAN 1 RISIKOANALYSER... 3 1.1 RISIKOANALYSE; BYGG OG PERSONELL... 3 1.2 OVERSIKT OVER FAGANSVARLIGE PÅ DIVERSE UTSTILLINGER... 5 1.3 VARSLINGSRUTINE VED ARBEID OG ANNET... 7 1.4 RUTINE FOR ARBEID OG BEFARINGER I MUSEET... 8 1.5 VARSLINGSRUTINE VED MEDIEBESØK... 10 2 BRANNBOK FOR UNIVERSITETSMUSEET I BERGEN... 111 2.1 BRANNVERNORGANISERING OG ANSVAR VED UNIVERSITETSMUSEET... 12 2.2 INSTRUKSER OM BRANNVERN VED UIB... 15 2.3 EVAKUERINGSPLAN DKS... 16 2.4 BRANNVERNOPPLÆRING DKS... 19 2.5 BRANNVERNOPPLÆRING DNS MUSÈPLASS 3... 19 2.6 BRANNVERNOPPLÆRING DNS REALFAGBYGGET... 20 2.7 EVAKUERINGSPLAN DNS MUSÈPLASS... 21 2.8 DOKUMENTASJON AV BRANNSIKKERHETEN... 24 3 BEREDSKAP... 25 3.1 LOKAL BEREDSKAPSPLAN FOR UNIVERSITETSMUSEET I BERGEN... 25 3.2 PÅRØRENDESKJEMA... 28 3.3 INSTRUKS VED UTLÅN/BRUK AV KRYPTEN... 29 3.4 SIKKERHETSINSTRUKS I FORBINDELSE MED ARBEID VED MUSEET... 30 3.5 INSTRUKS VED UNORMALE FORHOLD VED MUSEET... 31 4 HELSE- MILJØ OG SIKKERHET... 32 4.1 HMS - ANSVARLIG VED UNIVERSITETSMUSEET I BERGEN... 32 4.2 HOVEDVERNEOMBUD/ VERNEOMBUD... 34 4.3 MÅLSETTING FOR HMS... 36 4.4 HANDLINGSPLAN... 36 4.5 ET BEVISST FORHOLD TIL ARBEIDSPLASSEN... 38 4.6 SOSIALT ARBEIDSMILJØ, TRIVSEL OG EVT. UØNSKET ATFERD... 38 4.7 RUTINER FOR OPPFØLGING AV SYKEFRAVÆR... 38 4.8 RUTINER FOR MOTTAK AV NYTILSATTE... 38 4.9 SENIORPOLITIKK... 38 4.10 RETNINGSLINJER FOR BRUK AV UIBS DATAANLEGG... 39 4.11 RETNINGSLINJER OM BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER VED UIB... 39 2

1 RISIKOANALYSER 1.1 RISIKOANALYSE; bygg og personell MUSEPLASS 3 og H SHETELIGSPL 10 RISIKOVURDERING Revidert utgave: 21.11.11 1 ID RISIKO TILTAK ANSVAR FRIST Kommentarer Brannøvelse skal Mangler plan / avholdes min. 2 g pr. år initiativ til brannøvelse/ Plassansvarlig Rutiner er Gjennomføres vår og høst evakuering Brannøvelse skal utføres i samarbeid med brannvernleder EIA, Drift Opplæring ved tilsetting - 2 Mangler brannvernopplæring repetisjon tar initiativ utarbeidet Rutiner er utarbeidet Justereres etter mengde publ. i loklane 3 Personer i rullestol, som ikke kan evakuere på egenhånd Rutiner for evakuering i slike tilfeller. Trappestoler innkjøpt Plassansvarlig Rutiner er utarbeidet Trappestoler kjøpt av Brannvesenet (Ambulanse) 4 Uryddige rømningsveier, forhindrer/forsinker evakuering Faste prosedyrer for kontroll av rømningsveier Plassansvarlig Rutiner er utarbeidet 5 Arbeider/ekstern arbeidskraft i museet - sikkerhet blir ikke ivaretatt Arbeid ved museet skal alltid bestilles hos EiA. Prosedyrer for bestilling av arbeid. Tilgangskontroll Kons.eksp. Instruks utarbeidet Konsultent i eksp. er best.ansvarlig. EiA har egnesikkerhets-rutiner (8.1.1.) 6 Gardiner som tildekker elovner Kvartalsvis kontroll av plassansvarlig Plassansvarlig Rutiner er utarbeidet 7 8 Kaffekokere og lignende uten timer Bruk av skjøteledn., klemt ledning ved kontorsplasser Alle kaffekokere på UIB sine bygg skal være tilknyttet kontakt med timer. Min. kvartalsvis kontroll av plassansvarlig. Fjerne kaffekokere som ikke er tilknyttet timer Unngå i størst mulig grad bruk av skjøtekabel som fast installasjon. Aldri benytte skjøtekabel gjennom dører. Plassansvarlig Plassansvarlig Rutiner er utarbeidet Rutiner utarbeidet 9 Feil på elektrisk anlegg Sentrale rutiner for kontroll av anlegg EIA Sentrale rutiner ( 5.1./5.2.2.) 3

10 Utlån/bruk av lokaler etter stenging - mangler kjennskap /ansvar til risiko mht brann/rømmingsveier Instruks ved utlån. Arrangements-ansvarlig skal skrive under på at vedk. kjenner til regler for bruk av lokalet og evakueringsveier Instruks/skjema oppbevares/ utleveres i ekspedisjon Konsulent/ eksp./ Arr.ansv. Instruks utarbeidet 11 Brannalarm koblet ut Rutiner for dette er utarbeidet ved EiA. I tilegg skal plassansvarlig kontrollere tilknytning hver morgen -gir melding til EiA om feil Plassansv./ EiA Rutiner utarbeidet Sentrale rutiner (8.1.1./2/3) 12 Endring i/etablering av nye ustillinger:-brannfarlige arbeider - rømmingsveier midlertidig sperret Sikkerhetsinstruks for arb. ved museet leveres til ansvarlig for arbeidet. Utarbeide håndbok i utstillingsarbeid. Prosjektansvarlig Instruks utarbeidet Plassansvarlig skal følge opp med kontroll på sjekkrunde 13 Andre risiko/unormale forhold som strøm- /vannmangel m.m. Instruks for beslutningsprosess, EIA Leder/styrer Instruks er utarbeidet Gjeldende ledere spes. i instruks 4

Universitetsmuseet i Bergen Publikumsseksjonen Utarbeidet Dato: 25.09.06 Sign: A-K Ulvatn Endret: 2.1.13/KMN 1.2 OVERSIKT OVER FAGANSVARLIGE PÅ DIVERSE UTSTILLINGER DKS Haakon Shetelidsplass 10 Utstilling Utstillingsansvarlig Intern tlf. Antropologi Indianer Inuit Aleut De opprinnelige amerikanere Evig liv Skatter fra det gamle Egypt Skiftende utstillinger: Til jordens ender Arkeologi Vikingtidsutstillingen Mot fjerne land og tider Steinalder utstillingen Frode Storås Frode Storås Knut Rio Kari K.W. Kristoffersen Kari K.W. Kristoffersen Svein Indrelid (555) 83119 (555) 83112 (555) 88990 (555) 83127 Kunst og kulturhistorie Ibsen utstillingen Norsk bygdekunst og folkedrakter Kirkekunst utstillingen Russiske ikoner Christie-rommet CMS utstillingen Strikk Krypten Henrik von Achen Henrik von Achen Henrik von Achen Henrik von Achen Henrik von Achen Alf Tore Hommedal Aud Bergli Anne Karin Ulvatn Inger Alice Loftesnes (555) 83120 (555) 86178 og 86181 (555) 82949 (555) 87182 5

DNS Musèplass 3 Utstilling Utstillingsansvarlig Intern tlf. Botanikk Paleobotanikk Systematisk botanikk Geologi Fossil Mineralsamlingen Meteoritt Skiftende utstillinger Zoologi Hvalsalen Knokkel og bein Eksotiske fugler Eksotiske pattedyr Norske fugler Liv i magasinet Skiftende utstillinger: Aktivitetsrommet (3. etg) Kolonitid Kari Hjelle Kari Hjelle Øystein Jansen Øystein Jansen Øystein Jansen Kari KW Kristoffersen Terje Lislevand Terje Lislevand Harald Kryvi 1) Terje Lislevand Terje Lislevand Terje Lislevand Terje Lislevand Eli Hausken Knut Rio (555) 83323 (555) 83518 (555) 88990 (555) 82907 (555) 83593 (555) 82907 (555) 89363 (555) 83112 Historisk kafè Anne Karin Ulvatn (555) 82949 1) Ikke tilsatt v/universitetsmuseet i Bergen, men ved Institutt for Biologi, UiB. 6

MUSEUMSPROSJEKT 2014 1.3 VARSLINGSRUTINE VED ARBEID OG ANNET REVIDERT 21.11.11 Museet skal varsles ved besøk, befaringer, omvisninger og annet utenom vanlig museumsbesøkende. Det varsles etter følgende prioritert liste KONTAKTPERSON Tlf jobb Mobil Direktør Henrik von Achen 555 83120 Seksjonssjef Kari K. Kristoffersen 555 88990 97557100 Konsulent Anne Karin Ulvatn 555 82949 41685245 Informasjonskoordinator Jo Høyer 555 89150 95119216 Pedagog Eli Hausken 555 89363 48133749 EIENDOMSAVDELINGEN Jostein Nyseth 555 84907 Jan Olaf Eliassen 555 89450 91562 203 Disse skal kontaktes ved annet arbeid: Inger Alice Loftesnes (ved arbeid på DKS) Linda Emdal (ved arbeid på DNS Realfagbygget) 555 88172 555 82905 Samlingsansvarlig konservator for den enkelte samling og/eller utstilling skal varsles av Universitetsmuseet i Bergen etter behov. PRESISERING Magasinrommene på loftet i midtfløyens 3.etg (Musèplass 3) er magasiner og er ikke tilgjengelig uten spesiell tillatelse. Utstillingene innenfor montrene er å oppfatte som arealer med særlige begrensninger og er ikke tilgjengelig uten spesiell tillatelse. 7

MUSEUMSPROSJEKT 2014 REVIDERT 21.11.11 1.4 RUTINE FOR ARBEID OG BEFARINGER I MUSEET Musèplass 3? Museet skal varsles ved arbeid, befaringer, omvisninger og annet utenom vanlig museumsbesøkende. Alle befaringer, arbeid, omvisninger og andre besøk utenom de ordinære museumspublikumet skal så langt det er mulig legges til tirsdag til fredag kl 10-15. Arbeid på mandager å avtales særskilt. Museet omfatter både sørfløy samt midt og nordfløy. Selv om sørfløy i hovedsak er tømt, er det behov for å opprettholde sikring her ikke minst pga. den lette adkomsten videre opp- og innover i museet. Alle besøkende, arbeidsfolk og andre utenom det besøkende publikum skal melde seg til museet i god tid før et besøk. Nøkler kan lånes mot kvittering ved henvendelse til Universitetsmuseet i Bergen, Adm. Nøkler skal returneres etter endt arbeidsdag. Alle arbeidende og besøkende får utdelt ID-merke som skal bæres godt synlig under hele oppholdet ved museet. Merkene fåes ved henvendelse til Universitetsmuseet i Bergen, Adm. Museumsrepresentanten vil gi en orientering om rutiner og restriksjoner Arbeidsfolk må rette seg etter de henvisninger som museumsrepresentanten gir. Dersom noen ønsker å se på arealer som er definert som magasiner, er det fagkonservator som avgjør om dette lar seg gjøre og som også skal være tilstede under besøket. PRESISERING Tårnsalen er magasin og er ikke tilgjengelig uten spesiell tillatelse. Magasinrommene på loftet i midtfløyens 3.etg er magasiner og er ikke tilgjengelig uten spesiell tillatelse. 8

Utstillingene innenfor montrene er å oppfatte som arealer med særlige begrensninger og er ikke tilgjengelig uten spesiell tillatelse. Fremmøteprotokollen signeres av ALLE besøkende i Sørfløy. 9

MUSEUMSPROSJEKT 2014 1.5 VARSLINGSRUTINE VED MEDIEBESØK REVIDERT 21.11.11 Dersom media ønsker tilgang til museet, skal dette være koordinert med medieansvarlige ved UiB og Universitetsmuseet i Bergen samt direktør ved museet. Disse skal varsles: Kontaktperson Tlf Mobil Universitetsmuseet i Bergen Direktør Henrik von Achen 55 58 31 20 Informasjonskoordinator Jo Høyer 55 58 91 50 951 19 216 Kommunikasjonsavdelingen Avdelingsdirektør Ingar Myking 55 58 69 01 971 55 134 Førstekonsulent Grethe B. Holmstrøm 55 58 69 04 Dersom noen ønsker å se på arealer som er definert som magasiner, er det fagkonservator som avgjør om dette lar seg gjøre og som også skal være tilstede under besøket. PRESISERING Tårnsalen er magasin og er ikke tilgjengelig uten spesiell tillatelse. Magasinrommene på loftet i midtfløyens 3.etg er magasiner og er ikke tilgjengelig uten spesiell tillatelse. Utstillingene innenfor montrene er å oppfatte som arealer med særlige begrensninger og er ikke tilgjengelig uten spesiell tillatelse. 10

2 BRANNBOK FOR UNIVERSITETSMUSEET I BERGEN (UM) REVIDERT 05.12.12/kmn GENERELLE OPPLYSNINGER Universitetsmuseet i Bergen (UM) består av to samlingsenheter; De kultur- og de naturhistoriske samlinger, samt Arboretet og botanisk hage, Publikumsseksjonen og Administrasjonen. Eier av et hvert brannobjekt har plikt til å dokumentere brannsikkerheten i bygget/området. Denne brannboken er utarbeidet for å gi en oversiktlig dokumentasjon som tilfredsstiller forskriftene med hensyn på brukeransvaret: Forebyggende forskrift (Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn). Denne forskriften gjelder for ethvert brannobjekt, og stiller krav til generell dokumentasjon om branntekniske forhold ved bygget/området, opplysninger om beredskap, organisering og instrukser, opplæring og øvelser, intern og ekstern kontroll av tekniske tiltak med mer. Internkontrollforskriften (Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter). Denne forskriften stiller krav til at museet skal ha en HMS målsetning, og at museet skal kartlegge farer og problemer som kan oppstå, og foreta systematisk overvåking og gjenomgang av internkontrollen. Målsetting for UM Gjennom risikovurderinger, handlingsplaner, organisering, opplæring og øvelser innen brannvern, skal museet fremstå som et trygt sted for ansatte, studenter og publikum. Ved brann skal det ikke forekomme personskader eller tap av menneskeliv forårsaket av manglende organisering, opplæring og øvelser. Ansatt på alle nivåer skal kunne forebygge brann, varsle brann og stoppe branntilløp. Videre skal alle ansatte kunne rettlede og hjelpe til ved enhver form for evakuering av bygg. Definisjon av ansatt i denne sammenheng er person med fast arbeidsplass ved museet og inkluderer derfor studenter som har fast leseplass ved museet. ORGANISERING OG INSTRUKSER Ansvar for brannsikkerheten ved UIB Ansvar for brannsikkerheten er etter loven fordelt mellom eier og bruker av et bygg (brannobjekt). Eier av universitetet sine bygg er representert ved Eiendomsavdelingen. Avdelingen er ansvarlig for at lovens krav til eier er oppfylt. Bruker av universitetets bygg er representert av de ulike fakultet og det er øverste leder på fakultetene som er ansvarlig for at lovens krav til bruker av byggene blir etterfulgt. 11

Eiers plikter i hht loven Eier av ethvert bygg skal sørge for at dette er bygget, utstyrt og vedlikeholdt i samsvar med gjeldene lover og forskrifter om forebygging av brann. Brukers plikter i hht loven Virksomhet/bruker av et bygg/brannobjekt skal innrette seg slik at brann ikke lett kan oppstå og slik at sikringstiltak og sikringsinnretninger virker som forutsatt. Virksomhet/bruker skal påse at bygningstekniske brannverntiltak og øvrige sikringstiltak ikke forringes. Virksomhet/bruker skal rapportere til eier alle forhold av betydning for brannsikkerheten. Brannvernorganisasjonen ved UIB I universitetet sin brannvernorganisasjon er både eier og bruker representert. Eier er representert gjennom en lovhjemlet funksjon, brannvernleder. Brannvernleder er leder av UiBs brannvernorganisasjon. På vegne av eier har brannvernleder det daglige tilsynet med brannvernarbeidet. Brannvernleder ved UiB er Tore Reigstad, telefon 555 84947 2.1 BRANNVERNORGANISASJON OG ANSVAR VED UNIVERSITETSMUSEET Brukerne er representert gjennom funksjonene "brukerrepresentant - brann" og "plassansvarlig - brann". Det er utnevnt en brukerrepresentant - brann ved hvert bygg. Antall plassansvarlige ved hvert bygg vil variere og bestemmes av byggets størrelse og kompleksitet. Det er øverste leder ved de ulike enhetene som er ansvarlig for å utnevne brukerrepresentant- og plassansvarlige-brann. Det er utarbeidet instrukser for de ulike funksjonene. 12

Brannansvarlige ved Universitetsmuseet i Bergen OVERSIKT OVER PLASSANSVARLIG BRANN Gå til UiB`s Brannverninstruks >>> Enhet/Adr. Plassansvarlig Stedfortreder Område Harald Hårfagres gate 1 Kristin Miskov Nodland 555 88958 Karen Heimvik 555 89362 2 Haakon Sheteligs Plass 10 Inger-Alice Loftesnes 555 88172 Svein Ove Agdestein 555 83144 1 Nygårdsgaten 5 2.etg: Marie-Louise Lorentzen 555 83321 Soraya Rodrigues 555 86179 2 3.etg: Aud Bergli 555 86178 Anna Shephard 555 86498 J. Frieles gate 1 Asle Bruen Olsen 555 82932 1 Muséplass 3 Gita Storegjerde 555 82920 Anne Aspen 555 89482 2 Realfagbygget, Allegt.41 (1.etg, DNS) Jon Kongsrud 555 82223 Linda Emdal 555 82905 3 Arboretet og Botanisk hage, Milde Alf-Helge Søyland 555 87271 se egen brannvernplan 5 OVERSIKT OVER BRUKERREPRESENTANTER Gå til UiB`s instruks for byggansvarlig >>> Adresse H. Hårfagresgt. 1 Brukerrepresentant Arnhild Nelly Thorseth 555 82419 Fakultet/Arb.giv. HF sekretariatet 13

H. Sheteligs pl. 10 Svein Ove Agdestein 555 83144 J. Frielesgt.1 EIA utpeker (flere brukere) DKS, Universitetsmuseet i Bergen (Brannvernleder følger opp) Museplass 3 Nygårdsgt 5 Realfagbygget, Allegaten 41 Arboretet og Botanisk hage, Milde Gita Storegjerde 555 82920 Mary Stien Rørdal 555 84204 Helge Johnsen 555 83417 (vara: Hildegunn Almelid) Alf Helge Søyland 555 87271 DNS, Universitetsmuseet i Bergen IT-avdelingen Mat-Nat. Fak Arboretet og botanisk hage, Universitetsmuseet i Bergen 14

2.2 INSTRUKSER OM BRANNVERN VED UiB (se ellers intranett) Generell branninstruks Dersom du oppdager en brann skal du: - Varsle brannvesenet på telefon 110 og opplyse om: Hvem som ringer Hva som har skjedd Hvor det brenner - Forsøke å slukke brannen med tilgjengelig slokkeutstyr. - Utløs brannalarmen med en manuell brannmelder, dersom alarmen ikke allerede er startet automatisk. Andre instrukser Instruks for brannvernleder Instruks for brukerrepresentant - brannvern Instruks for plassansvarlig - brannvern Instruks for undervisnings og forsamlingslokale. Skjema 4.2.1 / 4.2.2 Dok.på brannvernopplæring gitt til nyansatt /ansatte Dokumentasjon over informasjon til nyansatte og vikarer, skjema i word format. Skjema 4.2.3 Protokoll over brannøvelser Protokoll/loggføring av brannøvelser, skjema i word format. Skjema 5.2.1 Sjekkliste rømningsveier og branndører Sjekkliste rømningsveier og branndører,skjema i word format. Organisasjonskart over brannvernorganisasjonen ved UIB Oversikt over bygg- og plassansvarlige ved UIB Beredskapsplaner ved UIB Regelsamlingens pkt. 3.1 HMS-portalen: Beredskap 15

Universitetsmuseet i Bergen DKS/PUBL.SEKSJ. H. Sheteligsplass 10 Utarbeidet: Dato: 21.11.11 Sign.: A-K Ulvatn Endret: Rutine: 2.3 EVAKUERINGSPLAN DKS GODKJENT Dato: Sign: Kari K-W. Kristoffersen 1. KONTOROMRÅDET Brukerrepresentant og Plassansvarlig har ansvar for evakuering Det vises til UiB s rutiner vedr. evakuering se rutine 3.1.5. og 3.1.6. 2. PUBLIKUMSOMRÅDET Vestibylevert er ansvarlig for koordineringen av evakuering. Skal rapportere til plass- og /eller byggansvarlig når fullstendig evakuering er gjennomført. 2.1. All evakuering i publikumsområdet skjer på samme måte som ved vanlig lukking av museet. Lukk alle dører og vinduer, branndører blir lukket automatisk ved alarm. Vis en rolig og ansvarsbevisst holdning under evakuering Forsøk å hindre at personer går tilbake i evakuert område Publikum, verter og omvisere skal samles utenfor ved hovedinngang, opptelling der. Ved evt. evakuering gjennom tårntrapp, vær oppmerksom på at døren ut til tårntrapp slår mot rømmingsretning. Vertene må holde disse dørene åpne for publikum. Om nødvendig må man spørre omvisere og publikum om assistanse. 2.2. Evakuering etasjevis: GENERELT Gjør deg kjent med hvor brannvarslere og brannslanger er plassert. Gjør deg også kjent med bruk/betjening av disse i tilfelle branntilløp innenfor det området du betjener. Brannslangene er 30 meter lange. Et branntilløp slukkes hurtigere med brannslange enn hva sprinkleranlegget gjør, og skadene blir langt mindre. Lukk alle åpne vinduer. Dører skal lukkes/ være lukket, men ikke låses. Samlingsplass for opptelling etter evakuering er på plassen foran hoveddør. 4. ETASJE Personale:1 vert + 1 vert fra 2. etasje hjelper til ved evakuering Ansvarsområde: Alle utstilingsareal, hovedtrapp og tårntrapp 16

OPPGAVER VED BRANNALARM: En vert fra 2 etasje kommer opp og ser til at ingen går inn igjen i evakuert område. Gå inn til tårntrapp og led publikum i denne fløyen ut til hovedtrapp. Lukk branndør etter evakuering i denne fløy. Gå inn i den andre fløyen og led publikum ut til hovedtrapp. Gå deretter ned til 3. etasje og hjelp til med evakuering der. 3. ETASJE Personale: 1 vert Ansvarsområde: Alle utstillingsareal, hovedtrapp og ut til tårntrapp OPPGAVER VED BRANNALARM: Verten fra 4. etasje kommer ned og passer på at ingen går tilbake i evakuert område. Gå inn i vestfløyen (via IBSEN) til branndør i sør, og led publikum i denne fløyen ut til hovedtrapp. Lukk branndør etter evakuering i denne fløyen. Gå inn i fløyen mot øst (via Christie-rommet ) til branndør mot sør og led publikum i den fløyen til hovedtrapp. Verter fra 4. og 3. etasje går deretter ned i 2. etasje og hjelper til med evakueringen der. 2. ETASJE Personale: 2 verter Ansvarsområde: Alle utstillingsareal, hovedtrapp og ut til tårntrapp OPPGAVER VED BRANNALARM: Verten fra 4. og 3 etasje kommer ned og passer på at ingen går tilbake i evakuert område. De to vertene går inn i hver sin fløy til branndør i Det Røde Rommet. Den ene verten leder publikum gjennom Teater og Ikonutstillingen til hovedtrapp og lukker branndør og skyvedør på galleriet. Den andre verten leder publikum gjennom Kirkekunsten og ut til hovedtrapp. Etter evakuering av 2. etasje går alle vertene ned til 1. etasje og hjelper til med evakuering der og i kjeller (garderobe/toalett). 1. ETASJE Personale: 1 vestibylevert og verter fra andre etasjer hjelper til med evakuering av utstillingene Ansvarsområde: Alle utstillingsareal. 17

OPPGAVER VED BRANNALARM: barn. Gå inn i Vikingsutstillingen ved trapp, gjennom butikk/kafe areal og inn i aktivitetsrommet for Led publikum til oppsamlingsplass. Når de andre vertene har evakuert i sine etasjer og kommer ned til 1.etg. hjelper disse til med evakueringen her og i kjeller. De ser til at ingen går inn igjen i evakuert område. Vertene rapporterer til Vestibylevert om evakuering og går til samlingsplass utenfor hoveddør og venter der sammen med publikum. Oppgaver for vestibylevert: Åpner hoveddøren. Kontrollerer branntavle mht hvor det brenner eller hvilken alarm som er utløst. Ta imot rapport om evakuering fra alle verter Går til oppsamlingsplass Kontroll/opptelling av at alle verter, omvisere og at publikum har kommet ut av huset. Rapportere til plass- og/eller byggansvarlig for brann *********************** 18

2.4 BRANNVERNOPPLÆRING DKS Haakon Sheteligsplass 10 OPPLÆRING/OPPFØLGING AV NYTILSATTE OG VIKARER MÅLSETTING for å unngå branntilløp: Opplæring av verter i brannvern: Vestibylevakten skal lære opp nytilsatte og vikarer og regelmessig repetere rutiner med alle tilsatte GENERELT Alle tilsette (inkl. vikarer og midlertidig tilsatte) skal være kjent med innholdet i Brannteknisk dokumentasjon og signere på nærmere angitt skjema etter opplæring. Plassansvarlig for brann Inger Alice Loftesnes (vikar: Svein Ove Agdestein) -har opplæringsansvar for nytilsatte i adm./kontorer Brukerrepresentant for brann: Svein Ove Agdestein *********************** 2.5 BRANNVERNOPPLÆRING DNS Musèplass 3 OPPLÆRING/OPPFØLGING AV NYTILSATTE OG VIKARER MÅLSETTING for å unngå branntilløp: Opplæring av verter i brannvern: Vestibylevakten skal lære opp nytilsatte og vikarer og regelmessig repetere rutiner med alle tilsatte GENERELT Alle tilsette (inkl. vikarer og midlertidig tilsatte) skal være kjent med innholdet i Brannteknisk dokumentasjon og signere på nærmere angitt skjema etter opplæring. Plassansvarlig for brann Gita Storegjerde (vikar: Anne Aspen ) Brukerrepresentant for brann: Gita Storegjerde 19

2.6 BRANNVERNOPPLÆRING DNS REALFAGBYGGET OPPLÆRING/OPPFØLGING AV NYTILSATTE OG VIKARER MÅLSETTING for å unngå branntilløp: Opplæring GENERELT Alle tilsette (inkl. vikarer og midlertidig tilsatte) skal være kjent med innholdet i Brannteknisk dokumentasjon og signere på nærmere angitt skjema etter opplæring. Plassansvarlig for brann Jon Kongsrud (vikar: Linda Endal ) 20

Universitetsmuseet i Bergen DNS/PUBL.SEKSJ. Muséplass 3 Utarbeidet: Dato: 21.11.11 Sign.: A-K Ulvatn Endret: Rutine: 2.7 EVAKUERINGSPLAN DNS MUSèPLASS GODKJENT Dato: Sign: Kari K.-W. Kristoffersen All evakuering i publikumsområdet skjer på samme måte som ved vanlig lukking av museet. Vestibylevert er ansvarlig for koordineringen av en evakuering. Skal rapportere til plass- og eller byggansvarlig når fullstendig evakuering er gjennomført. Lukk alle dører og vinduer, branndører blir lukket automatisk ved alarm. Vis en rolig og ansvarsbevisst holdning under evakuering. Forsøk å hindre at personer går tilbake i evakuert område. Publikum, verter og omvisere skal samles utenfor ved hovedinngang, opptelling der. Om nødvendig må man spørre omvisere og publikum om assistanse. Evakuering etasjevis: GENERELT Gjør deg kjent med hvor brannvarslere og brannslanger er plassert. Gjør deg også kjent med bruk/betjening av disse i tilfelle branntilløp innenfor det området du betjener. Brannslangene er 30 meter lange. Et branntilløp slukkes hurtigere med brannslange enn hva sprinkleranlegget gjør, og skadene blir langt mindre. Lukk alle åpne vinduer. Dører skal lukkes/ være lukket, men ikke låses. Samlingssted for opptelling etter evakuering er ved Christie-støtten. 2. OG 3. ETASJE Personale: 3 verter. Når noen av vertene ikke er tilstede i området, må den/de som befinner seg der evakuere hele området. Det er viktig å være forberedt på at en slik situasjon kan oppstå, så vertene i 2. og 3, etasje må tenke gjennom dette på forhånd og være forberedt på dette. 21

Ansvarsområdet: hele utstillingsarealet i 2. og 3. etasje, trappeløp i nord og hovedtrappen ned mot vestibylen. OPPGAVER VED BRANNALARM: Verten i 3. etg. evakuerer /viser publikum ned trappeløp i nord. Kvitterer så at evakuering er fullført med den verten i 2.etg.som venter ved møtepunkt, og leder så publikum ut i hagen. Publikum ledes deretter til samlingspunktet ved hoveddør / Christie-støtten. Dersom trappeløpet i nord er røykfylt, kan publikum ledes ut gjennom rømningsvei over loft (3.etasje). Vertene i 2. etg. møter opp ved møtepunkt: - ved trapp i nordre fløy. 1 vert fører publikum sørover gjennom Hvalsalen og Fuglesamlingen til hovedtrappen ned mot 1. etasje. Personer som rømmer motsatt vei pga røyk/ild, kan føres ut gjennom dør til kontorfløyen i sør (4-nøkkel eller grønn nødknapp). 1 vert evakuerer de som befinner seg ved møtepunkt (viser vei ned trappeløp og venter på vert i 3.etg.). Hvis det rømmes motsatt vei (for eksempel ved brann i frontdel av huset), kan disse ledes mot trappen i nord og ned til kjellerutgangen der. Etter å ha kvittert med vert i 3.etg, går 1 vert videre gjennom pattedyrutstillingen, - mot hovedtrappen. Begge vertene i 2.etg, venter på hverandre ved hovedtrappen og evakuerer så hver sin side av trappen og melder 2. etasje og hovedtrappeløp evakuert til vestibylevert 1. ETASJE : Personale: 2 verter. Ansvarsområde: Vestibyle, Historisk kafè, toaletter og utstillingsarealer. OPPGAVER VED BRANNALARM: Vestibylevert: Åpner Hoveddør. Sjekker branntavlen og orienterer seg om brannsted Oppsøker brannsted hvis mulig for å vurdere alvorlighetsgrad/tiltak. Evakuerer fra kafeen og toalettene. Mottar rapportering fra samtlige verter om evakueringen. Orienterer brannvesenet om evakuering pågår eller er fullført. Kontroll/opptelling av at alle verter, omvisere og at publikum har kommet ut av huset. Rapportere til plass- og/eller byggansvarlig for brann Vert i utstillingsarealet: Evakuerer publikum på vanlig måte som ved lukking. Venter ved trappeløp i nord (v/gitterport) på vert fra 2.etasje. Vert for 2 etasje kvitterer for evakuert trappeløp. Fører publikum i videre ut via de to 22

Hovedløpene til vestibyle. Alternativ rømming: motsatt vei (mot nord) ved brann i frontdel av huset. Returnerer til vestibyle for rapportering til vestibylevert. *********************** 23

2.8 DOKUMENTASJON AV BRANNSIKKERHETEN Mal for institusjonens årlige rapportering vedr. brannvernarbeidet. Fylles ut av brukerrepresentantene-brann i samarbeid med enheten/sentraladministrasjonen. TYPE AKTIVITET Praktisk kurs i brannvern / brannslukking (Teknisk avd.) Brannvernopplæring for nytilsatte Brannvernopplæring Brannvernrunder (jf. Skjema) Antall Antall ansatte som har gjennomført inneværende år Antall ansatte som ikke har deltatt de fem siste årene Antall ansatte som har gjennomført inneværende år Antall som har gjennomført inneværende år TILBAKEMELDING Brannøvelser Plassansvarlig hver 3.mnd Ev. begrunnelse for avvik fra kravet om min. hver 3. mnd. Antall Type øvelser Gjennomført risikokartlegging* Utarbeidet handlingsplaner* Oppdatert brannbok Ja /nei Ja /nei Ja / nei Avvik brannvern Antall avvik Type avvik *Dokumentasjon på gjennomført risikokartlegging og handlingsplaner vedrørende brann skal oppbevares av sentraladministrasjonen og hos enheten selv. 24

3 BEREDSKAP 3.1 LOKAL BEREDSKAPSPLAN FOR UNIVERSITETSMUSEET I BERGEN Denne planen er et vedlegg til Sentral beredskapsplan for UiB og iverksettes ved større ulykker, brann, eksplosjoner eller andre uforutsette begivenheter som vil ha stor betydning for universitetet som institusjon. Se nederst på side 2 hvor det også er listet opp en del viktige lenker mht rutiner ved dødsfall, savnet person m.m. Lokalt ansvar Direktøren for Universitetsmuseet i Bergen er ansvarlig for det lokale beredskapsarbeidet og kontaktperson i forhold til den sentrale beredskapsledelsen. Leder for Publikumsseksjonen er stedfortreder. Områdeleder (EIA) er lokal skadestedsleder, jf. brann- og evakueringsplaner. Beredskapsutvalg kan oppnevnes dersom det er behov for det. Tittel Navn Tlf. jobb Tlf. mobil Tlf priv. Områdeleder Gunnar Mikkelsen 55589312 91562207 55226688 Museumsdirektør Henrik von Achen 55583120 92445843 Leder Publikumsseksjonen Kari Klæboe Kristoffersen 55588990 97557100 55167689 Styrer De naturhistoriske samlinger - plassansvarlig Kari Loe Hjelle 55583323 97557123 55125419 Arboretet og Botanisk hage Siri Skretting Jansen 55582081 41479215 Styrer De kulturhistoriske Svein Indrelid 55583115 97084466 55285810 samlinger inkl.konserv. - plassansvarlig Leder Seksjon for ytre Asle Bruen Olsen 55582932 kulturminnevern Leder Sentraladministrasjonen Kristin Miskov Nodland 55588958 93833988 25

VARSLING Enhver ansatt, student og publikum som oppdager en mulig krisesituasjon, skal varsle: 1. Akutt hjelpeapparat: Brann: 110 Politi: 112 Ambulanse: 113 2. Universitetets vakttelefon og telefon til Universitetsmuseet i Bergen Vakttelefon 55 58 85 00 - hele døgnet (vaktselskap formidler beskjed videre til universitetets beredskapsledelse) Telefon til Universitetsmuseet i Bergen mellom 0800-1545 (1500) 55 58 93 60 (administrasjonen for museet) 55 58 29 05 (ekspedisjon for De naturhistoriske samlinger) 55 58 81 72 (ekspedisjon for De kulturhistoriske samlinger) 3. Ved brann skal lokal brannvarsler utløses (trykknapp på veggen). Dette vil utløse alarmen i bygget. Dette vil gi signal til driftsavdelingen, samt til Bergen Brannvesen. Dette vil også sette i gang den lokale organiseringen av brannberedskapen i bygget. Områdeleder er ansvarlig brannvernleder. Ved rømningsbehov: - Evakuering iverksettes i samsvar med den lokale evakueringsplanen, jfr. kapittel 3 i brannteknisk dokumentasjon. - Personer i fare varsles. - Brannansvarlige og lokale plassansvarlige sørger for evakuering - Evakuering av personer som trenger bistand: Som for brann - Bygget sikres ved at alle vinduer og dører lukkes Oppsamling: - Sted for oppsamling, jfr oversikt over samleplass og mottaksbygg ved UiB - Brann- og plassansvarlige foretar opptelling og registrering av eventuelt savnede. - Direktør eller leder for Publikumsseksjonen stiller på mottakssted, følger opp registrering, bistår og støtter de evakuerte, jfr. beredskapsplanens pkt. 3,5 - Områdeleder eller direktør melder tilbake til UiB s beredskapsledelse oppsummering/status - Så snart som praktisk mulig etter at beredskapssituasjonen er avsluttet skal de som har lokalt ansvar (museumsdirektør, styrere og seksjonsledere) samles til et statusmøte i administrasjonen for museet, jfr. beredskapsplan pkt. 5,2 Avgivelse av personell 26

Museums direktør er ansvarlig for oppfølging av et eventuelt behov for avgivelse av personell til den sentrale beredskapsledelsen., jfr. beredskapsplanen pkt. 3,5. UiB s sentrale beredskapsplan Det vises til intranett: - Beredskapsplanen. I Beredskapsplanen finnes og følgende viktige lenker: beredskapsplan i forbindelse med dødsfall beredskapsplan i forbindelse med savnet student beredskapsplan for UiB-studenter i utlandet informasjon til studentenes pårørende Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap I disse rutinene er dekanus nevnt som kontaktperson, men ved Universitetsmuseet i Bergen vil det være styrer/leder av gjeldende samling/seksjon og /eller museets direktør. dd.dd.dd Henrik von Achen Direktør 27

3.2 PÅRØRENDESKJEMA Nærmeste pårørende 1 Navn: Familieforbindelse: Tlf. privat: Tlf. arbeid: Mobiltlf.: Adresse: Nærmeste pårørende 2 Navn: Familieforbindelse: Tlf. privat: Tlf. arbeid: Mobiltlf.: Adresse: Dato Signatur 28

UNIVERSITETET I BERGEN UNIVERSITETSMUSEET I BERGEN DE KULTURHISTORISKE SAMLINGER 3.3 INSTRUKS VED UTLÅN/BRUK AV KRYPTEN *Ved bruk av lokalet har arrangementsansvarlig plikt til å være/gjøre seg kjent med rømmingsveier i tilfelle brann. *Vedkommende har også ansvar for eventuell evakuering. *Det er ikke tillatt å bruke stearinlys. *Lokalet skal være ryddet når det forlates. *For å bevege seg inn i utstillingslokalene gjelder egne regler. *Når arrangementet avsluttes skal ansvarlig se til at vinduer er lukket, dører låst og evt. elektrisk materiell samt lys avslått. *I de tilfeller alarm er frakoblet skal det ringes til vaktselskap for å få alarm koblet til før man forlater museet. 29

UNIVERSITETET I BERGEN UNIVERSITETSMUSEET I BERGEN DE KULTURHISTORISKE SAMLINGER 3.4 SIKKERHETSINSTRUKS I FORBINDELSE MED ARBEID VED MUSEET Når Eiendomsavdelingen v/uib (EiA) utfører arbeid/eller arbeid utføres i regi av EiA er EiA ansvarlig for sikkerheten alt arbeid, inkl. varmearbeid/sveising eller lignende, skal alltid bestilles og godkjennes av EiA v/ drift I arbeiderne skal henvende seg i ekspedisjonen for melding om at arbeid igangsettes og hvor avtale utleveres og innleveres etter ved endring i/etablering av nye utstillinger har prosjektansvarlig ansvar for at museets rutiner mht sikkerhet følges - ved usikkerhet kan brannvernleder v/uib kontaktes for råd/forslag under planleggingsstadiet det er ikke tillatt å sette utstyr eller annet materiell i museets rømming veier 30

UNIVERSITETET I BERGEN UNIVERSITETSMUSEET I BERGEN DE KULTURHISTORISKE SAMLINGER 3.5 INSTRUKS VED UNORMALE FORHOLD VED MUSEET Unormale forhold kan være at tekniske installasjoner er ute av drift. Eksempel: - strømbrudd over lengre tid - mangler vann - andre Oppstår situasjoner som nevnt ovenfor, eller andre situasjoner som oppfattes som unormale eller alvorlige, skal leder for Publikumsseksjonen og/eller styrer for DKS, evt. direktør ved Universitetsmuseet i Bergen, ta beslutning om hva som skal gjøres. Eksempel: - om museet skal stenges - om vakter skal tilkalles - om driftsavdelingen eller andre instanser ved UiB skal tilkalles - annet Dato: Styrer Seksjonsleder 31

4 HELSE- MILJØ OG SIKKERHET Innhold: HMS ansvarlige ved Universitetsmuseet i Bergen Overordnede HMS -ansvarlige Delegert HMS -ansvar Hoved-/Verneombud roller Oversikt hoved-/verneombud Målsetting for HMS Handlingsplan Godkjenningsprosedyrer Rapporteringsrutiner Risikovurdering HMS -møte HMS -runde Medarbeidersamtaler Et bevisst forhold til arbeidsplass Sosialt arbeidsmiljø, trivsel og evt. uønsket atferd Rutiner for oppfølging av sykefravær Rutiner for mottak av nytilsatte Seniorpolitikk Retningslinjer for bruk av dataanlegg Retningslinjer for behandling av personopplysninger for forskning og administrative systemer Relevante lenker En omfattende og detaljert beskrivelse av HMS - arbeidet ved UiB er tilgjengelig på HMS -portalen på Intranett (velg den sentrale pekeren HMS -portalen på Min forside ) Bedriftshelsetjenesten (BHT) har ansvar for å påse at de ulike enheter ved UiB følger opp og forholder seg til de regler og retningslinjer som gjelder innen området, og BHT er til støtte for de ulike enhetene i arbeidet med å følge opp ansvaret vi er pålagt. Det er museets direktør som har hovedansvaret for HMS -arbeidet ved Bergen Museum. Direktør har imidlertid anledning til å delegere deler av ansvaret til andre. 4.1 HMS - ansvarlig ved Universitetsmuseet i Bergen 4.1.1 Overordnede HMS - ansvarlige Telefon Telefon privat Mobil Direktør Henrik von Achen Styrer Svein Indrelid, DKS (inkl. konservering) Styrer Kari Loe Hjelle, DNS 55 58 31 20 55 58 93 69 55 58 33 23 97 55 71 23 32

Seksjonssjef, Publikumssek. Kari K.-W. Kristoffersen Daglig leder, Siri Skretting Jansen, Arboretet og Botanisk hage Seksjonssjef Asle Bruen Olsen, SFYK Administrasjonssjef Kristin Miskov Nodland, sentraladministrasjon 55 58 89 90 97 55 71 00 55 58 20 81 41 47 92 15 55582932 55588958 93833988 4.1.2 Oversikt over delegerte HMS oppgaver HMS-oppgaver direktør/leder har fordelt: Plassansvarlig brann Ansvar for opplæring og introduksjon av nytilsatte Oppdatering av førstehjelpsutstyr Navn: Leder ved aktuell enhet/ avdeling Verneombud ved enhetene Referanser: (se egen oversikt) Intranett: Administrasjon/Personal og lønn/a Å side Mottakelse av nytilsatte Velkomstbrosjyrer norsk/eng. Intranett: Administrasjon/HMS/Beredskap, sikkerhet og førstehjelp Førstehjelp AKAN-KONTAKT Styrer/avdelingsleder Intranett: Administrasjon/HMS/Alfabetisk oversikt AKAN-utvalget (her finnes også hovedoppgaver og Retningslinjene) Oppfølging av langvarig sykdom Ulykker/nestenulykker Styrer/Avdelingsleder evt. i samarbeid med kontorsjef ved Administrasjonen/UM Styrer/Avdelingsleder evt. i samarbeid med kontorsjef ved Administrasjonen/UM Intranett: Administrasjon/HMS/Alfabetisk oversikt Sykefravær Intranett: Administrasjon/HMS/Alfabetisk oversikt Avvik og Ulykker og nestenulykker 33

Medarbeidersamtaler Styrer/Avdelingsleder Intranett: Administrasjon/HMS/ Systematisk HMSarbeid/Internkontr. Medarbeidersamtaler HMS-runder Ledere/verneombud Intranett: Administrasjon/HMS/ Systematisk HMSarbeid/Internkontr. HMS-runder HMS-oppgaver Navn: Referanser: Ansvarlig for håndtering av spesialavfall (Datautstyr og lign.) Oppmerksomheter (runde dager/jubileum og lign.) Utpekes av enhetens leder 1.kons. ved Adm.avd./UM sender ut oversikt til ledere. Lederne skal følge opp Intranett: Administrasjon/HMS/Alfabetisk oversikt Avfall Intranett: Administrasjon/Regler og rutiner/ Regelsamlingen/Del 8, Pers.forvaltning Velferd 4.2 Hovedverneombud/ Verneombud Hovedverneombudet oppretter nettverk for verneombudene ved Universitetsmuseet i Bergen. Det innkalles til nettverksmøter minimum en gang vår og høst. Verneombudets rolle er i første rekke å representere de ansatte i arbeidsmiljøsaker. Imidlertid er det full anledning til å snakke med noen utenfor museet om du heller ønsker det. (Bedriftshelsetjenesten: Bedriftslege, bedriftssykepleier, hovedverneombud eller sosialombud. Telefonnumre finner du enten på nettet eller i den interne telefonkatalogen.) Samtidig som verneombudet er arbeidstakernes representant er det også ønskelig at verneombudene fungerer som rådgivere for lederne for å sikre et trygt og velfungerende arbeidsmiljø. Verneombudene skal fungere i et nettverk bl.a. for å sikre erfaringsutveksling. 34

4.2.1 Oversikt over verne-/hovedverneombud HOVEDVERNEOMBUD - Asbjørn Engevik - (VARA) (Jo Høyer) Verneområder Verneombud Vara DKS SFYK Trond Lødøen Angela Weigand Fototjenestene Konserveringsseksjonen IT-tjenesten DNS Muséplass 3 Hilde Moen Margareth Hosøy Administrasjonen Publikumsseksjonen Musehagen DNS v Realfagbygget Beate Hjelle Per Djursvoll Arboretet og botanisk hage Harald M. Mæland Kristin Linga Beredskapsplan UMs beredskapsplan finnes i dette dokumentet. Prioriteringsliste av gjenstander er under arbeid. Brannvern Ansvar for brannsikkerheten er etter loven fordelt mellom eier og bruker av et bygg (brannobjekt). Eier av universitetet sine bygg er representert ved Eiendomsavdelingen. Avdelingen er ansvarlig for at lovens krav til eier er oppfylt. Bruker av universitetets bygg er representert av de ulike fakultetene/museet og det er direktøren som er ansvarlig for at lovens krav til bruker av byggene blir etterfulgt. Museets ansatte representerer brukerne gjennom plassansvarlig brann og byggansvarlig brann. Det er direktøren som er ansvarlig for at det utnevnes bygg- og plassansvarlig. Dette gjøres etter forslag fra enhetene. Melding om endring av plass-/byggansvarlig skal sendes til Bergen Museum sentralt og til brannvernleder ved UiB. Instruks for funksjonene finnes her: http://www.uib.no/eia/brannverninstrukser/brannv.htm Alle plass- og byggansvarlige ved Universitetsmuseet skal melde fra om opplæring/kurs i forbindelse med brannsikkerhet. Melding sendes ved post/e-mail til administrasjonen. Oversikt over plass-/brukerrepresentant finnes i dette dokumentet. 35

4.3 Målsetting for HMS Universitetsmuseet kan sette seg ambisiøse mål innenfor forskning, formidling og samlingsforvaltning, men skal målene nås, er den menneskelige innsatsen i alle stillingsgrupper en av de viktigste faktorene for suksess. Det er derfor viktig at alle gjør sitt for at den enkelte medarbeider skal trives på arbeidsplassen, at alle får en følelse av at innsatsen som ytes er viktig for fellesskapet og derfor synlig blir satt pris på. Det er også viktig at arbeidsforhold tilrettelegges slik at jobben kan gjøres på en god og effektiv måte. De tilsatte ved museet må sammen skape et miljø hvor alle trives, hvor alle behandles med respekt og hvor innsatsen til den enkelte anerkjennes og blir verdsatt. Hver organisatorisk enhet skal utarbeide målsetting for HMS - arbeidet. Oversikt over enhetenes målsettinger (enhetene må utarbeide) 4.4 Handlingsplan Universitetsmuseet skal hvert år ha en overordnet handlingsplan utarbeidet innen 31.12. året før den gjelder. Oversikt over handlingsplanen finnes her (kommer) I tillegg skal hver organisatorisk enhet hvert år ha utarbeid en skriftlig handlingsplan innen 1. april Den skal baseres på enhetenes egne målsettinger, men også ta hensyn til UM s overordnede plan. Planen skal inkludere en risikovurdering/ajourføring av risiko, en HMS-runde og HMS-møte. Den skal videre inneholde fastsatt tidsplan for medarbeidersamtale for teknisk og administrativt personale samt for vitenskapelig tilsatte som ønsker dette. 4.4.1 Godkjenningsprosedyre Når HMS -planen med foreslåtte tiltak - inkl. tidsfrister og ansvarlige personer - er utarbeidet, skal den behandles i enhetens styre og deretter skal kopi sendes til museets direktør som legger den frem for museets styre. 4.4.2 Oppfølging/rapportering HMS -arbeidet ved alle enheter skal rapporteres til museets styre en gang i halvåret (mars (årlig årsmelding) og september). I tillegg skal HMS-arbeid som er gjennomført i løpet av året og i h t planen rapporteres til enhetens siste styremøte i året. Det sendes kopi til direktør. 36

Økonomi: Evt. tiltak som kan kreve større investeringer: Søknad må sendes sentraladministrasjonen innen 1.6. Dette kan for eksempel gjelde ombygging og må derfor sees i sammenheng med budsjettinnspill/innspill til EIA. Tiltak som krever mindre investeringer: Søknad sendes innen 1.11. 4.4.3 Risikovurdering Hver organisatorisk enhet skal hvert år gjennomføre en risikovurdering og for øvrig foreta nødvendig oppdatering når det skjer endringer som kan påvirke den. Den skal dokumenteres, UM s skjema for risikovurdering kan benyttes. Klikk her (skjema) For øvrig har BTH utarbeidet forslag/mal for risikovurdering: Intranett: Administrasjon/Helse, miljø og sikkerhet/risikovurdering Med risiko menes sannsynligheten for og konsekvensen av at noe uønsket skal hende eller utvikle seg. Farekildene er alle forhold som kan forårsake skade. Det kan være - kjemikalier - maskiner - arbeid i høyden - tunge løft - tokt/feltarbeid - nye prosjekter - stress etc. Husk at risiko ikke begrenser seg til umiddelbare, fysiske farer. De hyppigste årsakene til skader og sykdom i arbeidslivet i dag, er ergonomiske og psykososiale forhold: muskel/ skjelett-plager, stress, konflikter etc. En vurdering av risiko må derfor også omfatte slike spørsmål. 4.4.4 HMS-møte Det skal minimum holdes et årlig HMS-møte for å diskutere oppfatning av felles arbeidsmiljø. Sette fokus på psykososialt arbeidsmiljø og samarbeidsforhold ved enheten Se BHT mal for HMS-møte Det skal utarbeides rapport og evt. tiltak innarbeides i enhetens handlingsplan for kommende periodemøtet. Rapporten skal vedlegges handlingsplan 4.4.5 HMS-runde Direktør/styrere/ledere har ansvar for at det gjennomføres en årlig HMS-runde innen 1.12. Se BHT mal for HMS-runden Det utarbeides skriftlige notater over forhold som avdekkes. Forhold som skal følges opp tas inn i enhetens handlingsplan for kommende periode. Notatene fra HMS runden skal vedlegges handlingsplanen. 37

4.4.6 Medarbeidersamtaler Medarbeidersamtaler skal være gjennomført innen 1.11. Det skal holdes årlige medarbeidersamtaler mellom den enkelte ansatte og deres overordnete. Mer informasjon om medarbeidersamtaler for teknisk/administrativt personale Se BHT mal Medarbeidersamtaler 4.5 Et bevisst forhold til arbeidsplassen Hver og en må ha et bevisst forhold til egen arbeidsplass Dette gjelder arbeidsstilling, lys, dataarbeidsplass, støy, forurensing, ryddighet på eget kontor, etc. Er det noe ved arbeidsplassen som oppfattes som plagsomt/sjenerende, ta kontakt med verneombud eller ta det opp v/hms-runden. 4.6 Sosialt arbeidsmiljø, trivsel og evt. uønsket atferd Det sosiale arbeidsmiljøet har meget stor betydning for vår trivsel. Et uheldig arbeidsmiljø kan være et større problem enn det fysiske arbeidsmiljøet. Problemer vedrørende menneskelig samspill er vanskelig å sette fingeren på, og kan være vanskeligere å ta opp enn fysiske forhold. Det er imidlertid ingen ting som er verre for trivsel, kreativitet og produksjon på en arbeidsplass enn at konflikter får bygge seg opp over tid, eller at en uheldig samværsform får anledning til å utvikle seg. Nøl ikke med å ta opp slike problemer med nærmeste leder, verneombud eller andre ansatte du har tillit til, for sammen å vurdere om tiltak bør settes i verk. Se info fra BHT 4.7 Rutiner for oppfølging av sykefravær Sykmeldte arbeidstakere skal følges opp, med snarlig retur til arbeidsstedet som overordnet målsetting. UiB er en IA-bedrift (Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv) noe som innebærer utvidede rettigheter og plikter for arbeidstaker og arbeidsgiver. UiB s rutiner: http://www.uib.no/persok/ia-bedrift/index.html 4.8 Rutiner for mottak av nytilsatte Alle nytilsatte i alle stillingsgrupper skal sikres en god mottakelse når de begynner i stilling ved Universitetsmuseet. Hver enhets interne rutiner skal gjennomgås med den enkelte nytilsatte. Det er utarbeidet et eget introduksjonsprogram v/uib for nytilsatte. Se UiBs rutiner 4.9 Seniorpolitikk Universitetsmuseet har høy gjennomsnittsalder blant tilsatte i alle stillingskategorier. Personalpolitikk for seniormedarbeidere innebærer å nyttiggjøres eldre medarbeideres kunnskaper og erfaring, samtidig som arbeidstakerne sikres mulighet til faglig fornyelse og utvikling og en individuell tilpasning av 38

arbeidssituasjonen. Det skal legges til rette for at de av våre arbeidstakere som nærmer seg pensjonsalderen, fortsatt har en god arbeidssituasjon. Tiltak: a. Det vil bli gitt tilbud om seniorsamtale til arbeidstakere etter passerte 60 år. Samtalen kan etter arbeidstakers ønske enten skje med avdelingsleder og/eller direktør. b. Det vil bli tilrettelagt for et best mulig arbeidsforhold for arbeidstakere som nærmer seg pensjonsalderen. For nærmere informasjon om kurs pensjonsalder. Info om pensjon Forhåndberegning av pensjon: Internett: http://www.spk.no/ 4.10 Retningslinjer for bruk av UiBs dataanlegg Universitetets dataanlegg skal ikke benyttes til nedlastning/oppbevaring av privat materiale (pornografi, filmer, musikk etc.) Alle som får tilgang til UiB sitt anlegg plikter å bruke anlegget i tråd med Retningslinjene for bruk av universitetets IT-anlegg: http://www.uib.no/sec/ 4.11 Retningslinjer om behandling av personopplysninger ved UiB Alle UiBs enheter skal ha rutiner for behandling av personopplysninger. Universitetsmuseet må utarbeide slike rutiner. Se UiB's reglement 14. Relevante HMS lenker Universitetsmuseet i Bergen, Henrik von Achen Direktør 39