Møteinnkalling for Fondstyret

3692 Sauland Møteinnkalling for Fondstyret Møtedato: 01.09.2014 Møtestad: Kommunehuset Møtetid: Kl. 13:00 Utvalsmedlemene blir med dette kalla inn til møtet. Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er, tlf. 35 02 80 00, slik at varamedlem kan bli kalla inn. Stad Sauland, 26.08.2014 Sven Tore Løkslid ordførar Sakliste Sak nr. Saktittel 019/14 GODKJENNING AV MØTEBOK 020/14 REFERATSAKER 021/14 HANDLINGSPLAN - NÆRINGSFONDET 2014 022/14 TURISTINFORMASJON 2015-2017/2019

Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Fondstyret 01.09.2014 019/14 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk Arkiv: K1-033 Arkivnr.: 14/2484 GODKJENNING AV MØTEBOK RÅDMANNEN TILRÅR Møteboka frå fondstyret 10.06.14 blir godkjent slik ho ligg føre.

Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Fondstyret 01.09.2014 020/14 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk Arkiv: K1-033 Arkivnr.: 14/2483 REFERATSAKER Nr Dok.ID T Dok.dato Avs./Mott. Tittel 1 14/9027 I 25.08.2014 Samfunnsutviklaren BRUK AV FOND RÅDMANNEN TILRÅR Referatsakene blir teke til orientering slik dei ligg føre.

Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Fondstyret 01.09.2014 021/14 SLA Saksansvarleg: Stefan Langfors Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 14/2440 HANDLINGSPLAN - NÆRINGSFONDET 2014 Dokument i saka: Vedlagde dokument: Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Retningslinjer for kommunale næringsfond kap. 551.60 og Kompensasjon for økt arbeidsgiveravgift kap 551.61 Vedtekter, 251 001 12 Næringsutviklingsfondet Saksgang: Fondsstyret vedtek Bakgrunn for saka: Som det framkjem av retningslinjer for kommunale næringsfond er det naudsamt med ein politisk vedteken handlingsplan for bruken av midlane. Dette er òg innarbeida i lokale vedtekter, jf. 2. Vurdering: Førre plan blei vedteken av Fondsstyret 02.09.2013, og då for inneverande år ved vedtaksdato. Ei openbar ulempe med ein slik praksis er at planperioden langt på vei er over når vedtak fattast, noko som ikkje legg til rette for at plana får den ønska innverking på prioriteringa av midlar. Det er dessutan ein fordel for Telemark Fylkeskommune (TFK) om flest mogleg av planane kan handsamast samtidig i fylkesutvalet, og då tidligast mogleg på året. Det vil gje meir effektiv ressursbruk både på administrativt og politisk nivå. Ein tredje faktor er at ordninga blir meir sårbar når ein legg opp til at planen skal handsamast i siste moglege møte i TFK. Det gjer at det er ei risiko for at sjukdom eller andre høve kan leie fram til at kommunen ikkje klarer å oppfylle kravet om ein vedteken plan innafor TFKs fristar, som i verste fall kan betyr at ein går glipp av midlane. I dialog med TFK er det difor ønskjeleg å snu dette slik at handlingsplan handsamast og vedtakast kring årsskiftet. Ideelt hadde ein håpa å få til dette allereie inneverande år, men usikkerheit kring om finansieringa av ordninga ville bli vidareførd kombinert med press på ressursar internt gjorde at det ikkje var hensiktsmessig å prioritere dette arbeidet.

Internt i kommunen har ein òg diskutera om det er naudsamt med ein årleg plan, gjeve den relativt oversiktlege næringsstrukturen i kommunen. Alternativet er å vedta to- eller fleirårige planar, i den grad det er mogleg, i dialog med TFK. Signaler frå næringslivet tyder på at føreseielegheit og langsiktig fokus vurderast som like viktig eller meir viktig enn moglegheita for å kome med årlege innspel. Rådmannen tar desse innspela med seg i det vidare arbeidet, då det mellom anna må kartleggast korleis det står seg mot dei gjeldande retningslinjene. Rådmannen kan på det noverande tidspunkt ikkje seie noko om når det kan bli aktuelt med ei slik omlegging, eller om det i det heile tatt er opning for det. Rådmannen opplyser òg om at det framleis synast å hefte usikkerheit kring vidareføringa av denne ordninga, noko som må tilleggast vekt i vurderinga av kor mykje ressursar ein bør leggje i langsiktig planlegging kring ordninga. I lys av dei overståande argumenta, har Rådmannens forslått at noverande plan vidareførast for 2014, og at ny/revidert plan skal utarbeidast med sikte på vedtak tidleg i 2015. Risiko og ulempe blir vurdert som liten og veg ikkje opp for dei openbare fordelane. Det har ikkje vore strukturelle, marknadsmessige eller politiske hendingar som tilseier at eksisterande plan er utdatera. Hjartdal kommune har etablera ei praksis med å la aktuelle næringsforeiningar og lag uttale seg og kome med innspel til plana. Ei telefonisk sondering mot desse viste at dei delte Rådmannens oppfatning. Medverking frå næringslivet skal framleis stå sentralt i arbeidet med plana, uavhengig av kva form plana får. RÅDMANNEN TILRÅR: 1. Eksisterande plan, vedteken av Fondsstyret 02.09.2013, vidareførast til å gjelde ut 2014. 2. I dialog med TFK skal ein plan for 2015 utarbeidast og leggast fram for Fondsstyret i første fondsstyremøte i 2015.

Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Fondstyret 01.09.2014 022/14 SLA Saksansvarleg: Stefan Langfors Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 14/2450 TURISTINFORMASJON 2015-2017/2019 Dokument i saka: Vedlagde dokument: Utdrag veileder til reglene om offentlige anskaffelser Utkast til utlysing av tenestekonsesjon Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Vedtekter 251 000 58 Konsesjonsavgiftsfondet Lov om offentlige anskaffelser (LOV-1999-07-16-69) Forskrift om offentlige anskaffelser (FOR-2006-04-07-402) Saksgang: Fondsstyret vedtek Bakgrunn for saka: I de siste års handsaming av midlar til drift av turistinformasjon i Hjartdal, har det vore ei tilbakevendande problemstilling korleis ein kan sikre eit best mogleg tilbod men samtidig mellom anna sikre at midlane brukast på ein mest mogleg effektiv måte sikre gode rutinar for rapportering involvere opplevings- og reiselivsnæringa meir i utforminga av tilbodet sikre større føreseielegheit for både kommune og tilbydarane av tenesta Fondsstyrets vedtak 003/14 og 007/14 leia fram til ei krav om at det innan møte 1. september 2014 skulle utarbeidast konkurransegrunnlag for drift av informasjonstenesta gjennom ein fleirårig avtale. Dette innebar samtidig ei grenseoppgang der tiltaket definitivt plasserast som ei teneste og ikkje som eit tilskot. Kommunane har eit generelt ansvar for informasjon om fellesgodar og tenestetilbod ut mot besøkande, hytteturistar, dagturistar og gjennomreisande så vel som fastbuande i kommunen. Eit slikt ansvar er til dels overlappande med næringslivets eige behov og verksemd. Vurdering: Målet er å få ei best mogleg fungerande informasjonsteneste ut mot desse gruppene tufta på ein kombinasjon av næringas serviceapparat og kompetanse samanheld med dei kommunale informasjonsbehova.

Vidare ligg det ei erkjenning i at kommunens administrasjon per i dag ikkje har kompetanse eller tilstrekkelige ressursar til å drifte ei fullverdig informasjonsteneste i eigen regi, og at det kan ligge synergiar for både næringsliv og kommune i ei utveksling av ressursar. Kunnskapen om marknaden ligg primært hos næringa sjølve, og å etablere ei velfungerande informasjonsteneste tingar at næringa tar ei aktiv rolle i høve til å nytte og vidareutvikle tenesta. Det er difor ein føresetnad at informasjonstenesta òg skal ha ein samlande funksjon på næringa og auke verdiskapinga for næringslivet i brei definisjon gjennom styrka omdøme og auka bruk av Hjartdalsbygdene som reiselivsdestinasjon. I det perspektivet må eit mål for tenesta vere at den tar ei aktiv rolle i å utvikle reiselivet i positiv retning. Dette kan tildømes vere gjennom samla marknadsføring, produkt- og tenesteutvikling, samt kvalitetssikring av dei produkt som tenesta vidareformidlar. Dette kan òg i noko grad erstatte kommunal tenesteproduksjon og frigjere administrative ressursar. Eit tredje mål med anskaffinga er å sikre eit tilbod med den kontinuitet som er nødvendig for å få til ei langsiktig og varig kvalitetsheving. Dette er viktig både for målgruppa, næringa og kommunen. I lys av det overståande har Rådmannen i dialog med mellom anna innkjøpskoordinator for Kongsbergregionen vurdert kva avtaleform som er mest hensiktsmessig for tenesta. Dette har betyding mellom anna for moglege anbodsprosessar, men aller mest for kommunens moglegheit til å styre mot dei måla som er beskriven ovanfor. Rådmannen har i denne prosessen landa på at ei utlysing av ein tenestekonsesjon peikar seg ut som den beste løysinga. Ein tenestekonsesjon kjenneteiknas ved at tenesteytaren bærer utgiftene ved å etablere og drifte tenesta. Inntektene sikrast gjennom kommersiell utnytting av tenesta, eventuelt supplert med betaling frå oppdragsgivar, noko som er aktuelt i denne samanhengen. Ytterlegare informasjon finst i departementets Veileder til reglene om offentlige anskaffelser, aktuelt utdrag er vedlagt saka (Dokument 1). Tilrådinga er grunngjeven i dei gjensidige synergiane som ligg i møtet mellom næringas serviceapparat og kompetanse samanheld med dei kommunale informasjonsbehova. Det er ingen tvil om at det å ha eit utøvande ansvar for informasjon om fellesgodar mot turistar og andre målgrupper utløyser eit kommersiell potensiale. I tillegg er det naturleg at kommunen yter eit økonomisk bidrag for den verksemda som gjeld kommunens allmenne samfunnsoppdrag. Inntektssida frå drifta av dei kommunale oppgåvene vil i seg sjølve vere med på å leggje grunnlaget for målretta ressursbruk og kompetansebygging med informasjon og sal som føremål. Dette potensialet kan til dømes gjerast gjeldande ut mot sluttbrukar gjennom auka sal av produkt og tenester, men òg i eit breiare perspektiv ved å nytte organisasjon og kontaktflate til å etablere tilbod innafor marknadsføring, annonsering, formidling, events og liknande. Den kommersielle verdien av konsesjonen vil i stor grad avhenge av tilbydars evne til å samarbeide med næringa og tilby produkt og tenester som er attraktive. Økonomisk risiko ut over drift av dei kommunale oppgåvene vil i sin heilskap liggje hos tilbydar. Det er òg eit potensiale for at meirverdien i konsesjonen vil stimulere til konkurranse mellom moglege tilbydarar på dei kommunalt finansierte oppgåvene.

Tenestekonsesjonar er ikkje omfatta av forskrift om offentlege anskaffingar jf. 1-3 (2) bokstav j. Dette inneber ei forenkling av anskaffinga som potensielt kan redusere ressursbruken hos både kommune og tilbydar, utan at det er tillagt stor vekt. Det er svært sannsynleg at ei ordinær tenestekontrakt vil krevje full utlysing på DOFIN. Ei utlysing som ein ordinær tenestekontrakt vil etter Rådmannens oppfatning ikkje påverke dei vurderingar ein har gjort i høve til innhaldet i sjølve tenesta. Rådmannen har utarbeida eit utkast til utlysingstekst for konsesjonen (sjå vedlegg). Etter politisk handsaming og eventuelle innspel er det naturleg at dokumentet kvalitetssikrast av innkjøpskoordinator og/eller ein jurist. Dette kan medføre mindre justeringar av tekst og formuleringar. Rådmannen ber, av omsyn til tidsbruken, om løyve til å handsame dette administrativt. Under føresetnad om vedtak om utlysing av konsesjon, vil arbeidet med å ferdigstille og offentleggjere utlysinga starte umiddelbart. Endeleg val av tilbydar forventast framlagt for politisk godkjenning i løpet av hausten. Det vil vere naturleg med ei jamleg evaluering av tenesta, både mot sluttbrukar så vel som mot næringa og kommunen. Form og frekvens på ei slik evaluering bør skje i kommunal regi, men i dialog med konsesjonshavar. Ressursbruk i samband med tilrettelegging for utlysing blir av Rådmannen vurdert som ein del av det ordinære næringsarbeidet, og finansierast innafor dei rammene som er tildela til dette. Kostnaden knytt til sjølve konsesjonen vil i denne fasa bli reine spekulasjonar, og må handsamast når tilbydarane har gitt sine tilbod. Erfaringa med dagens drift og budsjettrammer legg føringar på at de avviket ikkje kan bli veldig stort ut frå dagens kostnadsbilde. Det er meir truleg med ei auke enn ein reduksjon i kostnadar. Dette er grunngjeven i interne kartleggingar av dagens ressursbilde samd tydelegare krav til innhald i tenesta. RÅDMANNEN TILRÅR: 1. Drift av turistinformasjon skal lysast ut som ein tenestekonsesjon. 2. Tenestekonsesjonens varigheit skal vere 3 år med moglegheit for forlenging i inntil 2 år. 3. Rådmannen får løyve til å utarbeide og offentleggjere endeleg utlysing basert på framlagde utkast. 4. Val av tilbydar skal leggast fram for Fondsstyret som eiga sak så snart innstilling er klar.