1. INNLEDNING en fastslår hvilke konkrete krav oppdragsgiver stiller til leveransen. Leverandør må påse at det i tilbudet leveres dokumentasjon som bekrefter at det tilbudte produktet tilfredsstiller oppdragsgivers krav, eventuelt i hvilken grad kravene dekkes. Kravet om dokumentasjon/beskrivelse gjelder for samtlige av kulepunktene i hovedpunkt 3, 4 og 5 i kravspesifikasjonen. Troms fylkeskommune, jfr grunndokumentets pkt 1.1, etterspør levering av åtte multifunksjonsmaskiner på Fylkeshuset. Dagens eksisterende maskiner har behov for utskiftning, og i ønsker å sikre god og økonomiske fordelaktig leveranse i samsvar med kravspesifikasjon. Det åpnes for å la hver leverandør gi enkeltvise tilbud på maskintypene. Dersom leverandør velger å gi tilbud på flere, må tilbudet spesifiseres på den enkelte maskintype, smhl prisskjema i vedlegg 2 pkt 4.1-4.3. I tillegg til anskaffelsen av maskinene, vil avtalen også omfatte drift og vedlikehold, nærmere utdypet nedenfor i vedlegg 1 pkt 4. Tilbyder kan også legge ved andre opplysninger om den tilbudte løsningen som han mener er av betydning for leveransen. Dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler i kravspesifikasjonen som er av betydning for valg av produkt skal oppdragsgiver gjøres oppmerksom på dette. Likeså gjelder dette dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler som kan få konsekvenser for den praktiske gjennomføringen av avtalen. 2. BEHOV Troms fylkeskommune har behov for utskiftning av åtte stk multifunksjonsmaskiner (engangskjøp). Det er mange gode argumenter for å velge multifunksjon, fremfor flere separate løsninger med hvert sitt kabinett. For det første sparer man plass. For det andre er det utvilsomt rimeligere med en integrert løsning enn separate produkter, med hver sin strømforsyning, tilpasning, drifting og så videre. I tillegg er det også en mer miljøvennlig løsning. Det legges vekt på å anskaffe maskiner med god driftssikkerhet, hvor eksplisitte funksjonelle krav fremkommer i pkt 3 nedenfor. Maskinene skal i all hovedsak inneholde funksjonalitet som skriver, skanner, fakser og kopierer. Det legges videre stor vekt på leverandørs evne til oppfølging av avtalen med hensyn på drift og service av maskinene, i henhold til pkt 4 vedrørende ikke-funksjonelle krav til avtalen. Anskaffelsen foretas ut i fra et ønske om effektiv ressursutnyttelse, riktig kapasitet på maskinene og kostnadseffektivitet gitt den spesifikke enhets (for oppdragsgiver) daglige behov. Kravene utferdiges i forhold til tre forskjellige maskintyper, med både lik og differensiert hastighet på behandling av farge- og sort/hvitkopier. Dette ut i fra en vurdering av de enkelte enheters bruk og behov. Oppdragsgiver er videre opptatt av om tilbyder kan tilby spesifikasjoner som er bedre enn minimumskravene oppgitt under pkt 3 og 4. Konkurranse vedr. kjøp av multifunksjonsmaskiner til Troms fylkeskommune Side 1 av 5
3. MINIMUMSKRAV TIL MASKINENE Oppdragsgiver stiller eksplisitte funksjonelle minimumskrav til maskinene med hensyn på ytelse, funksjoner som skanning og faks, etterbehandling og kommunikasjon. Det er stilt krav i forhold til hver av de tre forskjellige maskintypene. Det er mulighet for leverandører å gi tilbud på 1, 2 eller 3 maskintyper, jfr pkt 1.10 i konkurransegrunnlaget. Det kan bare inngis ett tilbud pr leverandør pr maskintype. Tilbudene må spesifiseres i henhold til hver enkelt maskintype. Vi presiserer kravet om dokumentasjon/beskrivelse for samtlige av kulepunktene i hovedpunkt 3, 4 og 5 i kravspesifikasjonen. 3.1 Maskintype 1 - Maskin med lik hastighet på farge og sort/hvitt o Minimum 16 og maksimum 20 kopier i minuttet, gjelder både for farge og sorthvit Standard nettverkstilkopling 3.2 Maskintype 2 Maskin med differensiert hastighet på farge og sorthvit o Minimum 8 og maksimum 12 kopier i minuttet i farge o Minimum 37 og maksimum 42 kopier i minuttet i sorthvit Standard nettverkstilkopling: Konkurranse vedr. kjøp av multifunksjonsmaskiner til Troms fylkeskommune Side 2 av 5
3.3 Maskintype 3 Maskin med differensiert hastighet på farge og sorthvit o Minimum 5 og maksimum 8 kopier i minuttet i farge o Minimum 26 og maksimum 32 kopier i minuttet i sorthvit Standard nettverkstilkopling: 4. MINIMUMSKRAV VEDRØRENDE SERVICE OG DRIFT I tillegg til eksplisitte funksjonelle krav for maskinene, stilles det minimumskrav til leverandørens ytelser med hensyn på service og drift av maskinene for en periode på inntil fem år (jfr konkurransegrunnlaget pkt 1.3). Tildelingskriteriet kvalitet relateres videre til andre kvalitetsmessige aspekter ved de tilbudte maskintypene, delt inn i underpunkter, jfr pkt 4.1-4.7. Leverandøren forplikter seg til å sikre at maskinen er i forsvarlig driftsmessig stand. Dette gjelder for hele maskinenes levetid i Troms fylkeskommunes eie under normal bruk. Avtalen skal videre inkludere følgende krav til service, drift og vedlikehold: 4.1 Driftssikkerhet Oppdragsgiver stiller krav til maskinenes driftssikkerhet uti fra ønske om færrest mulig situasjoner som kan medføre redusert oppetid. I så henseende blir det viktig å tydeliggjøre at det er samsvar mellom kvaliteten og de ressurser leverandøren gjør tilgjengelig for oppdragsgiver. Dette gjelder tilsvarende for pkt 4.2. Maskinene skal kunne takle 2-sidig prosessering av papir (gjelder både skanning, kopiering og utskrift) med gramvekter i sjiktet fra 75 gram til 160 gram Maskinene skal kunne takle store dekk Software og drivere skal være stabile 4.2 Responstid ved tilkalling (maskinenes oppetid ) Oppdragsgiver setter store krav til rask responstid for service og feilretting. Tilkalling fra oppdragsgiver skal uten ugrunnet opphold utløse aktiv innsats og problemsløsing fra leverandøren. Leverandørens kontaktperson må inneha tilstrekkelig myndighet til å kunne imøtekomme dette kravet og iverksette feilretting. I vurderingen av responstid legges vekt på følgende: Serviceapparatet, det vil si hvor mange teknikere er kompetent og gjøres tilgjengelig Serviceapparatet, hvor lang tid det tar før teknikker er på plass Tilgjengelig telefonsupport Tilgjengelig delelager Konkurranse vedr. kjøp av multifunksjonsmaskiner til Troms fylkeskommune Side 3 av 5
4.3 Funksjonalitet og brukervennlighet (lav brukerterskel, brukervennlig grensesnitt) Oppdragsgiver stiller krav til funksjonalitet og brukervennlighet for alle maskintypene. Det ønskes at brukerne av maskinene skal finne frem til relevant informasjon så fort som mulig, med hensyn til enkelhet, tydelighet og lettforståelig anvendelse av brukerpanel (intuitivitet). Brukerveiledning/-dokumentasjon skal være på norsk eller engelsk Systemdokumentasjon på engelsk. Tilpassing av funksjonsknapper på display 4.4 Levering av maskinene Tildelingskriteriet levering relateres til akseptabel leveringstiden fra kontrakt inngås til maskinen er levert, montert og prøvekjørt på Fylkeshuset. Multifunksjonsmaskinene skal leveres Fylkeshuset (Strandveien 13, 9008 Tromsø), og monteres på av oppdragsgiver nærmere anvist plass. Frist for levering og montering: Senest 30 dager etter at kontrakt er undertegnet. 4.5 Erstatningsmaskiner For det tilfelle at maskinen er ute av drift til vesentlig ulempe for oppdragsgiver, stilles følgende krav: Leverandør skal vederlagsfritt stille med lånemaskin av lik/tilsvarende kvalitet for den perioden oppdragsgivers maskin er til reparasjon eller er ute av drift. Med vesentlig ulempe menes stipulering/antakelse av driftsstopp på mer enn 3 dager. 4.6 Opplæring/brukerstøtte Oppdragsgiver ønsker mulighet for veiledning og opplæring av brukerne, eventuelt veiledning og opplæring av oppdragsgivers kontaktperson (se grunndokumentet pkt 1.12). Kostnader vedrørende opplæring og brukerstøtte skal inkluderes i pristilbudet. Det kreves at leverandøren ved behov gir gratis faglig veiledning om bruken av de produktene han tilbyr 4.7 Miljømessige krav: For å minske presset på miljøet og ivareta hensynet til fremtidige generasjoner ønsker Troms fylkeskommune å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk, og ønsker videre å tiltrekke seg leverandører hvis produkt er mest mulig miljøvennlig, for eksempel ved miljømerking, støyreduksjon, returordninger. I den sammenheng kreves følgende: Leverandør plikter å fjerne alt av emballasje som medfølger anskaffelsen, samt bringe dette til godkjent behandlingsanlegg Leverandøren skal vederlagsfritt besørge henting av de maskiner som skiftes ut/erstattes, og bringe disse til godkjent behandlingsanlegg Leverandøren skal vederlagsfritt besørge retur av brukte tonere og blekkpatroner, og bringe disse til godkjent behandlingsanlegg Konkurranse vedr. kjøp av multifunksjonsmaskiner til Troms fylkeskommune Side 4 av 5
5. IKKE-ABSOLUTTE KRAV Tilleggsønsker vil også bli vurdert med i karakteren og vil kunne medføre ekstra score. Det samme gjelder andre opplysninger om den tilbudte løsningen som oppdragsgiver ikke har forespurt om, men som tilbyder mener er av betydning for leveransen. Følgende punkter er ikke stilt som nødvendige krav, men vil medføre bedre score for tilbyder. Funksjonelle krav: Mulighet for postscriptdriver Ikke-funksjonelle krav: Miljømerkeordninger på produktene Norsk brukerveiledning på maskinens brukerpanel 6. KRAV TIL DOKUMENTASJON I tilbudet skal det vedlegges dokumentasjon/bevis/godtgjørelse for å sannsynliggjøre at alle ovenfor stilte minimumskrav, ikke-absolutte krav og andre opplysninger er oppfylt. Vi presiserer at alle kulepunkter skal dokumenteres. All dokumentasjon og beskrivelse skal settes inn under tilbudets skilleark 3 (smhl grunndokumentets pkt 4.9), med tydelig henvisning til hvilke punkt i kravspesifikasjonen det gjelder. Hvis dokumentasjon eller de bevis som fremlegges ikke sannsynliggjør at alle kravene er oppfylt kan oppdragsgiver velge å avvise tilbudet. Konkurranse vedr. kjøp av multifunksjonsmaskiner til Troms fylkeskommune Side 5 av 5