Dato: 3. mai 2011 Byrådssak 1246/11 Byrådet Mål og strategier for kommunens eiendomsforvaltning. Videreføring av internleiesystemet. Oppretting av strategisk enhet. DAOE SARK-10-201011186-16 Hva saken gjelder: Bergen kommune har innført en ordning med intern husleie. Ordningen ble innført i 1999. Dette sak omhandler videreutvikling av kommunens ordning med intern husleie knyttet til bygg forvaltet av Bergen kommunale bygg (BKB): Kommunen har store utgifter til lokaler. I budsjettet for 2010 utgjør internleien 846,6 mill. Dette motsvares av de interne husleiekostnadene for byrådsavdelingene. For å dekke behovet til kommunens egen virksomhet, eier kommunen en bygningsmasse på ca 905.000 m2. Bystyret fattet i fm behandling av b.sak 125/07 slikt vedtak vedr intern husleie: Bystyret vedtar at internhusleieordningen videreføres og videreutvikles for å sikre god økonomistyring både som ledd i økonomiplanleggingen og som grunnlag for den løpende arealøkonomisering i tjenesteområdene. Bystyret gir byrådet fullmakt til å foreta nødvendige systemtilpasninger i tråd med punkt 2, og at bystyret får orientering i forbindelse med fremtidige budsjettframlegg og tertialrapporter. Denne saken gjennomgår hovedtrekkene i den videre utvikling av ordningen. Bystyret vedtok i møte 19.06.06 at det skulle opprettes en enhet for strategisk byggforvaltning. Vedtaket lyder slik: "Det opprettes en enhet for strategisk byggforvaltning i byrådsavdeling for finans,kultur og næring jf. byrådssak 1597/05." Gjennomføring av dette har ligget i bero i påvente av ny organisering av hele eiendomsfeltet. Opprettelsen av BNES muliggjør en rasjonell plassering av enheten, som her foreslås opprettet. Vedtakskompetanse: Byrådets fullmakter: 3.2 Organisering av den virksomhet byrådet leder Byrådet organiserer selv den administrasjon byrådet er direkte ansvarlig for. 1
Byrådet har fullmakt til å organisere kommunens tjenesteproduksjon og forvaltning i hensiktsmessige resultatenheter. Bystyret selv vedtar opprettelse av kommunale foretak. Byrådet har fullmakt til å opprette, endre eller slå sammen kommunale etater. Når slike organisasjonsendringer foretas, skal byrådet godtgjøre at den faglige dimensjon ved etatens arbeid, blir ivaretatt. Byrådens fullmakter: Byråden har fullmakt til å foreta organisasjonsendringer i egne byrådsavdelinger innenfor de begrensninger byrådets fullmakter gir på dette punkt. Byråden for næring, eiendomsforvaltning og samferdsel innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: 1. Byrådet sier seg enig i at videreføring av internleiesystemet skjer i samsvar med saksutredningen. 2. Byrådet vedtar å opprette den strategiske eiendomsenheten i Byrådsavdeling for næring, eiendomsforvaltning og samferdsel. Øistein Christoffersen byråd for næring, eiendomsforvaltning og samferdsel 2
Saksutredning: INTERNLEIE Generelt: Bergen kommune har innført en ordning med intern husleie. Ordningen ble innført i 1999. Dette sak omhandler videreutvikling av kommunens ordning med intern husleie knyttet til bygg forvaltet av Bergen kommunale bygg (BKB): Kommunen har store utgifter til lokaler. I budsjettet for 2010 utgjør internleien 846,6 mill. Dette motsvares av de interne husleiekostnadene for byrådsavdelingene. For å dekke behovet til kommunens egen virksomhet, eier kommunen en bygningsmasse på ca 905.000 m2. I tillegg leies ca 120.000 m2 i markedet. Fra 01.01.11 er i tillegg 98.000 m2 parkeringsareal fordelt på 9 parkeringshus overført fra Bergen Parkering KF til BKB. Fra samme dato er 4 av dem utleid til Bergen Parkering A/S. Tidligere vedtak: Dagens ordning: For alle bygg som er fra før 1997 er det beregnet en gjennomsnittlig byggepris likt for alle. Dette ble gjort for å unngå en kostnadskrevende og tidkrevende gjennomgang av flere hundre bygg for finne deres "tekniske verdi". For nyere bygg er utgangspunktet faktisk byggekostnad. Byggets årlige kapitalkostnad er deretter beregnet med en levetid på 40 år og 7% rente på medgått kapital. Kapitalkostnad utgjør en betydelig del av en husleiekostnad, ofte i størrelsesorden 70 %. Kostnaden er knyttet til renter og avdrag/avskrivninger. De kalkulatoriske inntektene som ordningen med intern husleie gir sentralt, har sin motpost i betalte renter og avdrag. Deretter er lagt til vedlikeholdskostnad (iht. vedtatte årlige budsjett), nødvendig forsikring, kostnader til drift av BKB og for noen bygg, kommunale avgifter. (Noen resultatenheter dekker selv avgiftene.) Internleien består således av: Kapitaldel (beregnes som annuitet over 40 år med 7 % rente) Huskostnad (Adm.kostnader BKB, forsikring, vedlikehold og kommunale avgifter) Så lenge resultatenhetene får sine budsjetter i samsvar med faktisk betalbar internleie har dette systemet ikke vært ressursvridende mellom ulike formål. Vedlikeholdsnivået fastsettes hvert år av bystyret gjennom eget vedlikeholdsbudsjett. Videreutvikling: Dagens ordning har behov for videreutvikling og det vil bli satt fokus på følgende forhold: Rollebeskrivelser/samhandlingsmønster Kontrollrutiner/rapporteringer Ansvar for lov-/forskriftskrav Fastsetting av korrekt internhusleienivå Sammenheng mellom internhusleie og vedlikehold Fastsetting av vedlikeholdsrammer Dekningsmåte for leie ved ombygginger Ombygging av lokaler Mulighet for tilleggsavtale gjennom økt leie. Oppretting av investeringsfond Fristilling av areal - stimuleringsordning Beregningsprinsipp for kapitalkostnader Differensiering på byggkategori - markedstilpassing 3
Overordnet målsetting for kommunens internleieforvaltning: Kommunen skal tilstrebe god og effektiv arealeffektivitet i all eiendomsbruk. Internleieforvaltningen skal bidra til rasjonell og fleksibel eiendomsbruk. Alle kostnader til kommunal bygningsbruk skal dekkes gjennom internleiesystem. Innleie og offentlig/privat samarbeid (OPS) vurderes som alternativ til egne bygg når fleksibilitet og kostnadseffektivitet tilsier dette. Realverdiene i eiendom skal bevares Rollebeskrivelser: En forutsetning for å lykkes med en internleieordning, er at en har gjennomtenkt oppfatning av hvordan de ulike roller skal fordeles mellom ulike byrådsavdelinger. Byrådsavdelingene og de fagmiljøene disse representerer, vil alltid måtte ha rollen som bestiller/leietakerenhet. I dagens byrådsorganisering er det byrådsavdeling for næring, eiendomsforvaltning og samferdsel (BNES) som ivaretar rolle som byggeier av kommunens bygningsmasse. BKB utøver rolle som operativ forvalter/utbygger og ivaretar forvaltning av internleie. Iht. utredning fra Holte Prosjekt A/S vil en slik strategisk enhet ha bemanning på ca. 2-3 personer. I påvente av bystyrets anmodning om å vurdere samling av alt tomteareal og eiendomsmasse, har byrådet avventet etablering av enhet. Når ansvar for eiendomsforvaltning nå er lagt til en byrådsavdeling, vil byrådet opprette den angitte strategisk enhet. Enheten vil føre tilsyn med kommunens samlede eiendomsforvaltning herunder også ivaretakelse av internleie, arealøkonomisering, samt vurdering av eie/leie ved nye arealbehov. I dagens byråd vil denne enhet bli plassert på BNES. Enheten vil bli opprettet og bemannet innenfor rammene av gjeldende budsjetter. BKB er i ferd med å samordne sitt eiendomsregister på samme IT-plattform som BBB. Dermed er grunnlaget lagt til å videreutvikle registeret til å omfatte all kommunal eiendom med eller uten bebyggelse eller anlegg i et felles register. God oversikt over eiendommer kombinert med forbedrede rutiner for internleie vil gi en mer effektiv eiendomsforvaltning. Internleieforvaltning vil således bli flyttet fra BKB til ansvarlig byrådsavdeling BNES. Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap (BFKE) har som kommunens fagmiljø på økonomi, overordnet ansvar for fastsetting av økonomiske premisser knyttet til internleie. Byrådet legger til grunn at det skal være en forpliktende avtale mellom den kommunale enhet som forestår utleie av lokalene og leietakerne. (byrådsavdelingene/resultatenhetene.) Avtalen må en beskrive hvordan de ulike ansvarsforhold som berøres av leieforholdet skal fordeles mellom partene, og hvilke plikter og rettigheter som følger av dette. De ulike rollebeskrivelser kan kort oppsummeres som følger: Eier o Eier vil være Bystyret som høyeste politiske organ. Bystyret utøver rollen enten gjennom vedtak i enkeltsaker eller gjennom å gi fullmakter til Byrådet. Leietaker/bestillerenhet o Leietaker i kommunen er den enkelte resultatenhet. Bestiller og avtalemyndighet legges til byrådsavdeling hvor resultatenhet tilhører. Fastsetter arealbehov, leietid, budsjettdekning (årlig leiebeløp). Internleieforvalter: o Byrådsavdeling BNES. Byggeier og utleier på vegne av Byrådet. Leverandør til bestiller. Ansvar for investeringsbudsjett Operativ forvalter/utbygger 4
o Bergen kommunale bygg. (BKB). Operativt ansvar for vedlikehold, utbygging, forvaltning, inn-/utleie. Oppdragsgiver BNES Samhandlingsmønster: Dagens ansvarsdeling mellom leietaker og internleieforvalter/byggeier samt BKB, gjennomgås Dagens avtaledokument gjennomgås og revideres Samhandling gjennomgås mht: Bestillingsrutiner Oppfølging i avtaleperiode Kriterier for eventuell reforhandling Rapporteringsrutiner Kontrollrutiner: Nasjonale/kommunale arealnormer skal benyttes. Bestilling skal kvalitetssikres av Finans Prosjektets rammebetingelser mht areal, kostnad og fremdrift kontrolleres ved: Ulike prosjektfaser Interne fullmaktsforhold gjennomgås og fastsettes for hvert prosjekt Lov/forskriftskrav: Byggeier er ansvarlig for oppfyllelse av lov/forskrifter. Etterslep for å bringe bygg til ønsket standard antas min ca 500 mill kr. Finansiering av etterslep må behandles uavhengig av internhusleie. Fastsetting av korrekt husleienivå: Alle kommunale bygg mht utleie skal gjennomgås: Alle brukere skal betale leie Gjennomgang av verdifastsetting for kommunale bygg (omfattende oppgave) Markedsvurdering urealistisk for formålsbygg Teknisk verdi mer realistisk Revidering av grunnlagsdata/estimat kr/m2 Revidere finanskostnad pga ny verdifastsetting Vurdere korrekt rentesats Vedlikeholdsrammer: Dagens vedlikeholdsrammer fastsettes av bystyre Vedlikehold = opprettholdelse av standard KS-rapport (2008) mht vedlikeholdsnivå - min 170 kr/m2 Oppjustert til 2010-nivå tilsvarer det ca 180 kr/m2 Opptrappingsplan i økonomiplan (2014 = 152,4 mill kr) Fremtidig vedlikeholdsramme kobles mot internhusleienivå Ekstra leie ved ombygginger hvor man må fraflytte lokaler: Eventuell ekstraleie ved ombygginger dekkes fremtidig over byggeprosjekt Leietaker/bestiller er ansvarlig for kalkulering/innspill til budsjett for aktuelt byggeprosjekt Ordning trer i kraft for nye byggeprosjekt hvor budsjett har medtatt slike kostnader Ombygging av lokaler: 5
Ombygging ønsket av leietaker pga effektivisering, organisering etc. skal betales av leietaker. Det kan inngås ekstraavtale om økt husleie i 5 år Det opprettes investeringsfond med startkapital på 5 mill kr for denne type tiltak. Økt husleie tilfaller investeringsfond til eventuelle nye ombygginger Fristilling av areal: Fristilt areal må kunne leies ut som selvstendig enhet Igangsetting av prosjekt hvor alle innleieforhold gjennomgås: Ledig internt areal skal vurderes før: Inngåelse av eksterne leiemål Bygging av nytt areal/utvidelse av eksisterende areal Internleie må skille mellom ulike byggkategorier: Formålsbygg (skole, sykehjem etc - har en klar bruker) Administrasjonsbygg (kontorbruk) Bygg uten klar kommunal bruker (eks Stadsport, Trikkehall etc) Bruk av marked: OPS skal vurderes i fm nye formålsbygg Nye lokaler til administrasjonsformål leies Leienivå i administrasjonsbygg tilpasses marked Oversikt over kommunal eiendomsmasse forvaltet av BKB: Over mange år er del samlet opp betydelige verdier på kommunens hånd Nedenfor har en samlet en del hovedtall knyttet til forvaltning av kommunens eierskap til bygninger forvaltet av Bergen kommunale bygg (BKB): Dette gjelder bygningsmasse som benyttes av kommunen som en del av kommunens lovpålagte og frivillige tjenestetilbud. Bygningsmassen kan inndeles i følgende kategorier: Byggtype Antall m2 Administrasjonsbygg 76.806 Skolebygg 440.168 Barneparker 867 Barnehager 37.781 Helsebygg 150.226 Kulturbygg 40.598 Park/tekniske bygg 4.955 Idrettsbygg 89.146 Brannstasjoner 21.705 Tilfluktsrom 21.464 Diverse bygg 21.968 Til sammen 905.687 Basert på dagens leienivå i internleieordningen, innebærer dette bygningsvolumet slike kostnader for de ulike byrådsavdelingene basert på vedtatt budsjett for 2010 Byrådsavdeling Leiekostnader i mill. 6
Byrådsleders avdeling 29,2 Finans, konkurranse og eierskap 9,4 Helse og inkludering 210,4 Barnehage og skole 473,5 Klima, miljø og byutvikling 14,9 Næring, eiendomsforvaltning og samferdsel 1,5 Kultur, kirke og idrett 94,8 Bystyrets organer 4,5 Ufordelt sentralt 8,6 Til sammen 846,6 I tillegg til det areal på drøyt 905.000 m2 som kommunen eier, leier en også inn et areal på ca. 120.000 m2 som brukes i kommunens virksomhet. Eiendom tidligere forvaltet av Bergen Parkering KF overført til BKB fra 01.01.11 Bergen Parkering KF var inntil 31.12.2010 kommunens operative forvaltningsorgan på parkeringsområdet, og håndhevet kommunens parkeringspolitikk. Foretaket er fra årsskiftet delt i Bergen Parkering AS som er et heleid kommunalt AS og Parkeringsetaten. Aksjeselskapet leier 4 store parkeringshus i egen avtale med bykassen. Byggeierrollen er for samtlige anlegg lagt til BKB fra 01.01.2011. Parkeringhus/flater: Tema Antall/samlet areal Parkeringshus 9 Samlet parkeringsflate i parkeringshus 98.440 m2 Antall P-plasser 3945 Parkeringshusene er dels fjellhaller (Klostergarasjen) og dels frittstående bygg (Bygarasjen). De to nevnte anleggene er de desidert største når det gjelder areal og antall plasser. 6 av de mindre parkeringsanleggene er anlegg for beboerparkering. De store anleggene som Bygarasjen og Klostergarasjen utgjør til sammen et parkeringsareal på 81.900 m2. Arealet er fordelt over flere etasjer i de aktuelle anlegg. 7