Roller i prosjekter Nordre Follo kommune Styringsgruppe (oppdragsgiver) Bestiller prosjektbeskrivelse Vedtar prosjektbeskrivelse Sikrer at effektmålene støtter målene for reformen Tar prinsippavgjørelser Prosjekteier/Oppdragets kontaktperson Representerer oppdragsgiver Er leder av prosjektstyret/kontaktperson inn i styringsgruppen Følger opp og er overordnet ansvarlig for prosjektet Støtter prosjektleder Sikrer hensiktsmessig overføring til drift Prosjektstyret Opptrer på vegne av eier. Består av prosjektets hovedinteressenter og eventuelt tillitsvalgte. Overordnet ansvarlig for prosjektets resultat. Støtte til prosjektleder Sørge for at prosjektet har de vedtatte ressursene og virkemidlene Sikre effektiv beslutningstaking. Avgjør ikke-prinsippielle endringer Prosjektleder Prosjektleder fått sitt handlingsrom definert gjennom prosjektbeskrivelsen. Planlegger, leder og styrer prosjektet. Har direkte ansvar for resultatmålene Har medansvar for effektmålene Kan foreta endringer innenfor prosjektbeskrivelsens rammer Lager grunnlag for beslutninger Prosjektdeltakere Prosjektdeltakerne er som regel ansatt i en virksomhet i kommunen og lederen har avgitt deler av tidsressursen til en medarbeider Gjør prosjektets mål til sine egne Bidra til konstruktive løsninger Være aktiv bidragsyter Avklare tidsbruk med prosjektleder og linjeleder Rapporterer eventuelle avvik til prosjektleder snarest Er ryddig og tydelig i forhold til eventuelle konflikter (lojalitet, fag, prioriteringer mv) Referansegruppe/personer Personer som har sagt seg villige til å bistå prosjektet med råd, høring, testing eller 1
lignende. Har ingen beslutningsmyndighet. Prosjektleder bruker disse etter behov. 2
Prosjektbeskrivelse Nordre Follo kommune Oppdrag Prosjektets navn Tema/Oppdrag Hva skal løses Prosjekteier/Oppdragets kontaktperson Prosjektleder Tidsramme (fra / til) Organisering Organiseringen i Nordre Follo skal avspeile kommunens ambisjoner om å være landets beste helse- og oppvekst kommune samt ha fokus på innovasjon som skal avspeiles i organiseringen. Utnytte nåværende kompetanse til beste for innbyggerne. Det skal være lett for innbyggere og samarbeidspartnere å orientere seg og det skal være «en dør inn». Bruke nåværende bygningsmasse på en hensiktsmessig måte for også å få til god samhandling. Organisering av følgende: Kartlegging av nåværende organiseringer Kommunens ledergruppe Administrativ organisasjonsstruktur Organisering av tjenesteområder Organisering av sentraladministrasjon/stab og støtte Lokalisering Ivareta de ansatte i organisasjonsendringene. Nødvendig kompetanse, i tråd med lover og forskrifter, må vektlegges i organisasjonen Sikre deltagelse av verneombud og tillitsvalgte Organiseringen skal bære preg av at Ski og Kolbotn er tvillingbyer. Jane Short Aurlien og Else Karin Myhrene De ulike kulepunktene vil ha ulik tidsramme: Kartlegging i samarbeide med prosjekt tjenesteutvikling og innovasjon. Ledergruppe: snarest mulig etter ny adm.sjef/prosjektleder er på plass 1 september. Administrativ organisasjonsstruktur? Organisering av tjenesteområdene? Organisering av sentraladministrasjon/stab og støtte etter ledergruppe er på plass? Andre opplysninger Godkjenning Godkjent av styringsgruppe Revidert Behov Hva er behovet/-ene og for hvem Prosjektet avhenger av andre delprosjekter, men er også en forutsetning for at andre delprosjekter skal komme videre. Krever tett samarbeide. Dato Eventuell beskrivelse av endring Prosjektet må først kartlegge nåværende organiseringer. Dette må gjøres i tett samarbeide med prosjektene Eiendom og Tjenesteutvikling og innovasjon. Organisering av ledergruppen 3
kan langt på vei legge premisser for hvordan resten av kommunen skal organiseres. Det er derfor viktig å starte med å etablere en ny ledergruppe rundt administrasjonssjefen som er tydelig på mulige endringer. Organiseringen skal bære preg av nytenkning og ikke bare en videreføring av nåværende organisasjoner. Avklare hvilke stillinger som skal lyses ut, både internt og eksternt. Administrasjonssjefens ledergruppe innen. Kommunalsjef stillingene avklart innen Virksomhetslederstillingene på plass i løpet av 2018. ROS analyse for å sikre at endringer i organisering ikke går ut over tjenesteytingen eller på tvers av lover, forskrifter og politiske vedtak. Vurdere gjennomgang av kommunens kjerneoppgaver og evnt hva en kommune ikke skal gjøre? Grunngi hvorfor Hvem blir berørt Hva skal prosjektet ikke omfatte Visjon og mål Hva er visjonen Hva skal prosjektet levere i prosjektperioden (Resultatmål) Hva er ønsket resultat etter at prosjektet er avsluttet (Effektmål/gevinster) Spart tid Unngått kostnad Økt kvalitet I samarbeide med andre prosjekter legge til rette for nytenkning og ha åpenhet for endringer. Være mest mulig forutsigbar for alle ansatte vedørende deres nåværende stilling. Ansatte i Ski og Oppegård. Muligens ansatte i IKS. Kommunens organisering vil kunne påvirke samarbeide med eksterne. Usikker på om organisering av de ulike områdene også omfatter arbeidssted for ansatte. Er her avhengig av prosjekt Eiendom og tjenesteutvikling og innovasjon. Nordre Follo er enn fremtidsrettet organisasjon med fokus på kompetanse, utvikling og ressursutnyttelse. Det er samarbeide på tvers og tjenestene har et helsefremmende og forebyggende fokus. Prosjektets mål: Utarbeide organisasjonskart som er kommet til ut fra kartlegging, innovasjon, lover, forskrifter og kommunale vedtak. Skaffe oversikt over mulige lokaler. Ivareta Ski og Kolbotn som tvillingbyer. Motiverte medarbeidere. Alle ansatte opplever å ha meningsfylt oppgaver i organisasjonen. Det er blitt en effektiv organisasjon. Organisering gjør at kommunen oppleves som utadvendt og det er lett for innbyggerne å få kontakt/orientere seg. Organiseringen ivaretar også tjenesteutvikling og innovasjon. Mulige løsninger Alternative forslag Innovasjon eller videreføring av beste praksis fra Ski eller Best praksis fra kommunen må vurderes inn. Det skal være en innovativ tilnærming. 4
Oppegård kommune Fremdriftsplan Beskriv hovedfaser og planlagt gjennomført Faser Kartleggingsfase: Kartlegge nåværende organisering utfordringsbilde. Dette gjøres i samarbeide med prosjekt tjenesteutvikling og innovasjon. Vurdere risiko ved å endre dagens organisering. Kartlegging av kompetanse ligger i annet prosjekt. Frist 1.10.17 Metode velges og arbeidsgrupper nedsettes: prioritere områder som allerede er i gang og hvor organisering er en del av arbeidet ( IKT, Samfunnsutvikling mm).administrasjonssjefens ledergruppe. NAV pga region endringer hos NAV stat. Mm Målsetting ved de ulike tjenestene. Planlegging. Skaffe oversikt over hvilke områder som berøres utover kjerneoppgavene hos de enkelte tjenesteområdene(eks rus, flyktninger hos NAV) Kartlegge bygningsmassen i samarbeide med prosjekt eiendom for å kartlegge arbeidsplasser. Vurdere andre prosjekt som får betydning for organiseringen. Gjennomføringsfase: Informasjonsplan med tydelig milepæler. Utkast til organisasjonskart. Organisering (Sikre tverrfaglig sammensetning; begge kommuner, tillitsvalgte m.m) Styringsgruppe Ledergruppe Nordre Follo Prosjektstyre Jane Short Aurlien og Else Karin Myhrene Anita Lorentzen (LO), Randi Snildal (Akademikerne), Anne Turid Straat (HVO) Prosjektgruppe Referansegruppe-/personer (f.eks. interne og eksterne brukere, faglige ressurspersoner) Prosjektleder og prosjektdeltagere. Prosjektdeltagerne (fra både Ski og Oppegård) vil ha ansvar for hver sin arbeidsgruppe. ( = arbeidsgruppeledere) Lokale tillitsvalgte og verneombud. Det bør vurderes å opprette fem arbeidsgrupper. Deltagere i tjenesteutvikling og innovasjon mm 5
Involvering av tillitsvalgte og verneombud Økonomi Hva er prosjektets budsjett (unntatt lønnsutgifter) Forventet tidsbruk for prosjektleder og gruppemedlemmer Driftsutgifter etter prosjektets avslutning Usikkerhet Hva kan gå galt Fremdrift Mål Hva kan vi gjøre for å forhindre dette Er det noe som kan gå bedre enn forventet. Hvordan Kommunikasjon Behov for informasjon utover rapport til prosjektstyret/styringsgruppe Rapportering Til styringsgruppe Til prosjektstyre Etter avtale med tillitsvalgte og verneombud Frikjøp av ansatte/tillitsvalgte/verneombud? Må estimeres når prosjektgruppen settes. Avhenger av valgte organisasjonsformer. Det legges opp til en effektiv organisasjonsform, både økonomisk og som tjenesteyter. Endring av arbeidsoppgaver/titler kan gi utfordringer. Utrygghet hos ansatte kan medføre at viktige kompetanse forsvinner fra organisasjonen. For mange arbeidsoppgaver på den enkelte og usikkerhet vedr egen arbeidsplass kan gi økt sykefravær. Målet er her ikke gitt på forhånd, men skal bli til i prosess. Kan gi usikkerhet. Medvirkning, kommunikasjon og informasjon. «brikker» faller på plass. En god kartlegging og ikke minst avklaringer på hva som er kommunens primære oppgaver er tydelig. Fortløpende statusrapporter. Overholde en tidsplan som settes opp i hver arbeidsgruppe. Fastsettes senere, men bør være jevnlig. Fastsettes senere, men bør være jevnlig. 6