SvarUt SvarInn, Status og erfaringer Fagleder Astrid Øksenvåg
Hvordan digitalisere og samhandle Kommunale tjenesteområder Plan, bygg og geodata Helse, sosial og omsorg Oppvekst og utdanning Kultur, idrett og fritid Trafikk, reiser og samferdsel Natur og miljø Næringsutvikling Skatter og avgifter Tekniske tjenester Administrasjon Digitaliseringsstrategien 2017-2020 Brukeren i sentrum
Digitaliseringsarbeidet innrettes etter: Overordnede mål i digitaliseringsstrategien Modell for organisering og styring av digitaliseringsarbeidet i kommunal sektor Modell som sikrer godt samarbeid og bred involvering fra medlemmene Modell for digital samhandling i kommunal sektor Modell for samordning og samarbeid med staten Mekanismer for finansiering
FIKS plattformen digital samordning i kommunal sektor Innbygger og virksomheter Nasjonale fellesløsninger Sektorielle løsninger Nasjonale løsningskomponenter Kommune/Fylkeskommune Nasjonale registerkomponenter Statlige integrasjonsplattformer Statlige Kommunale Fylkeskommunale Sakarkivsystem.. Fagsystem Leverandører -Produkt -Tjenester FIKS-Plattformen FIKS-Meldingsformidler KS Læring FIKS-Registeroppslag KS SvarUt Nasjonale fellesløsninger Nasjonale løsningskomponenter Nasjonale registerkomponenter Statlige integrasjonsplattformer
Forvaltning i FIKS plattformen Applikasjoner i plattformen SvarUt tjenesten KS Læring Registeroppslag LOS (FINT) (Innbyggertjenester) (Sosialtjenester)
Eksempler på bruk av meldingsformidleren SvarUt i ulike prosesser i samhandling kommune/stat/bruker Husbanken Startlån Startlån og tilskot til etablering skal bidra til at personar som ikkje får lån i vanlege bankar, kan kjøpe eigen bustad. Det er ikkje krav om eigenkapital for å få startlån, men du må kunne betene startlånet ved sida av alle andre utgifter. Søknaden skal sendast til kommunen. Det er også kommunene som svarer på spørsmål om startlån. DIBK- Direktoratet for byggkvalitet ebyggsøk ByggSøk er et offentlig system for elektronisk kommunikasjon i plan- og byggesaker. Alle som skal føre opp tiltak i henhold til plan- og bygningsloven kan benytte seg av tilbudet. Målet er effektivisering hos private og kommuner. Skjema og regelmotor ligger i Altinn, søknaden overføres fra Altinn til den enkelte kommune via Meldingsformidleren SvarInn. Statens Vegvesen Veg og Trafikksøknader på Nett samarbeid I første omgang vil det delprosjektet som er beskrevet i dette prosjektforslaget ta for seg følgende sakstyper: Behandling av søknader om avkjørsel og dispensasjon byggegrense Behandling av søknader om gravetillatelse (kryssing/nærføring) Landbruksdirektoratet - Bruk av SvarUt for arkivering av søknader og vedtak i estil PT Det er kommunene som er vedtaksmyndighet for søknader om produksjons- og avløsertilskudd. Det betyr at innsendte søknader og vedtak (vedtaksbrev, tilskuddsbrev) skal registreres i kommunenes arkiv. Det nye fagsystemet for produksjons- og avløser tilskudd (estil PT) vil bli integrert mot SvarUt fra KS. Det betyr at estil PT automatisk sender innsendte søknader og vedtak til kommunens arkiv gjennom SvarUt. Kommuner som har integrert sak-/arkivsystemet mot SvarUt via SvarInn vil få søknader og vedtak automatisk inn i sak-/arkivsystemet. Digisos Søknad om økonomisk stønad Digisos prosjektet skal tilby digitale sosiale tjenester gjennom nav.no/ditt NAV. Tjenestene vil inngå i, og komplementere eksisterende behandlingsprosesser for sosialtjenester. Kommunal sektors FIKS-plattform) legges til grunn for kommunenes samhandling med Direktoratet. Kobling mot Helsenettet Man har vurdert mulighet for å koble FIKS-plattformen til Helsenettet for meldingsutveksling via meldingsformidleren SvarUt. Det er vurdert som en relativt enkel integrasjon som vil kunne gi mulighet til kommunikasjon mellom disse to plattformene. KS er ansvarlig for videre oppfølging av en slik integrasjon. Aktiviteten.
FIKS Plattform - SvarUt Tjenesten
Antall avtaler per 31. august Kommuner: Fylkeskommuner: Kommunale virksomheter: Statlige virksomheter: Andre: 350 19 16 22 1 Sum innbyggere i kommuner med avtale: 5 millioner i kommunene
FIKS SvarUt tjenesten Effektivt verktøy for utgående og inngående post Digitalt eller brevpost Innbyggere og virksomheter Difi Avsender Sak/Arkiv EDU/Best Integrasjonspunkt DIFI SvarInn Integrasjonspunkt Mottaksservice Sak/ Arkiv Fagsysem Sak/Arkiv Fagsystem Send forsendelse Innsending av PDF (Fakturablanketter) Altinn SvarUt Utsending Forsendelsesservice edialog/ Innsending SvarUt-tjenesten benytter følgende nasjonale komponenter Mottaker Sak/Arkiv EDU/Best ID-porten (Difi) (forsendelse via sikre kanaler) Altinn (Brønnøysundregistrene) Digital postkasse til innbyggere (Difi) Kontakt- og reservasjonsregisteret (Difi) Oppslag for digital adresse Det sentrale folkeregisteret (Skatteetaten) Enhetsregisteret (Brønnøysundregistrene) Utskrift (papirpost) Difi-DPI DifieSignatur SMS
Mottaksservice (SvarInn) og innsendingstjenesten (edialog)
SvarInn mellom enheter som benytter meldingsformidleren SvarUt Virkemåte Gjør det mulig å laste ned og kvittere ut forsendelser slik at de ikke varsles gjennom Altinn og sendes til eventuell utskrift. Sak/arkivsystemet må klargjøres for bruk av mottaksservicen. Det er utviklet en modul som kan brukes for noen leverandører, samt fungere som et eksempel på hva som er nødvendig for integrasjon med SvarUt. Fagsystemer må klargjøres for bruk av mottaksservice KommIT
FIKS SvarUt tjenesten Sakarkiv EDU/BEST Import PDF (faktura/lønn/brev) FIKS/SvarUt DIFI Integrasjonspunkt Fagsystem Sakarkiv Manuell opplasting FIKS edialog Forsendelsesservice FIKS Mottaks register Meldingsformidler SvarUt Mottaksservice/SvarInn DIFI Integrasjonspunkt Sakarkiv EDU/BEST Fagsystem Sakarkiv DIFI Altinn innbyggerpost Digipost eboks Utskrift
Innsendingstjeneste (edialog) - post til kommunen Det finnes ingen sikker kanal for post til kommunene, tilgjengelig for innbyggere og næringsliv. Vi vil tilby et grensesnitt som kan bygges inn i kommunenes nettportal Gir innbyggere og virksomheter mulighet til å sende digital post sikkert til kommunen Hvis en benytter v6 av forsendelseservicen i SvarUt kan en sende med en lenke til edialog for å besvare forsendelsen. Denne linken vil da ha utfylt avsender, mottaker og tittel.
edialog - skjemaet Ingen behov for installasjoner i kommunen! Posten sendes via SvarInn direkte inn i sak/arkivsystemet 20.09.2017
SvarUt tjenesten Tall og statistikk
Antall forsendelser Sum 2013 Sum 2014 Sum 2015 Sum 2016 Hittil 2017 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember 23 714 240 000 859 527 2 543 092 2 975 852 344 527 660 269 391 236 232 723 387 193 373 027 290 485 295 672
De 20 største Virksomhet Antall Virksomhet Antall Oslo kommune Bergen kommune 771942 204991 Bodø kommune 30672 Hedmark fylkeskommune 28638 Arbeidstilsynet 100818 Elverum kommune 28513 Mattilsynet 76677 Lotteri- og stiftelsestilsynet 27157 Sør-Trøndelag fylkeskommune 75499 Telemark fylkeskommune 26703 Bærum kommune 45185 Skedsmo kommune 26686 Arendal kommune 41756 Fiskeridirektoratet 24397 Fredrikstad kommune 37176 Harstad kommune 23657 Kristiansand kommune 36120 Drammen kommune 22889 Østfold fylkeskommune 35643 Askøy kommune 22552
De 20 største kommunene august 2017 i forhold til innbyggertall Kommune 1933 Balsfjord kommune 1635 Rennebu kommune 1026 Åseral kommune 1560 Tingvoll kommune 0941 Bykle kommune 1836 Rødøy kommune 0940 Valle kommune 1739 Røyrvik kommune 0633 Nore og Uvdal kommune 0432 Rendalen kommune Per innb. 1.92 0.72 0.37 0.34 0.33 0.27 0.27 0.27 0.26 0.25 Kommune 0830 Nissedal kommune 1121 Time kommune 0632 Rollag kommune 0834 Vinje kommune 1130 Strand kommune 0430 Stor-Elvdal kommune 0621 Sigdal kommune 1738 Lierne kommune 1838 Gildeskål kommune 0434 Engerdal kommune Per innb. 0.23 0.22 0.21 0.20 0.19 0.19 0.17 0.16 0.16 0.15
De 20 største kommunene hittil i år i forhold til innbyggertall Kommune 0633 Nore og Uvdal kommune 0830 Nissedal kommune 0632 Rollag kommune 0430 Stor-Elvdal kommune 1838 Gildeskål kommune 1046 Sirdal kommune 1933 Balsfjord kommune 0938 Bygland kommune 1938 Lyngen kommune 0834 Vinje kommune Per innb. 5.30 4.93 3.14 2.97 2.80 2.52 2.44 2.34 2.25 2.08 Kommune 1543 Nesset kommune 0941 Bykle kommune 1411 Gulen kommune 1222 Fitjar kommune 1026 Åseral kommune 1635 Rennebu kommune 1135 Sauda kommune 0940 Valle kommune 0631 Flesberg kommune 1224 Kvinnherad kommune Per innb. 1.93 1.89 1.86 1.72 1.71 1.65 1.60 1.60 1.58 1.50
Fylkeskommunene Fylkeskommune 0100 Østfold fylkeskommune 0200 Akershus fylkeskommune 0400 Hedmark fylkeskommune 0500 Oppland fylkeskommune 0600 Buskerud fylkeskommune 0700 Vestfold fylkeskommune 0800 Telemark fylkeskommune 0900 Aust-Agder fylkeskommune 1000 Vest-Agder fylkeskommune 1100 Rogaland fylkeskommune 1200 Hordaland fylkeskommune 1400 Sogn og Fjordane fylkeskommune 1600 Sør-Trøndelag fylkeskommune 1700 Nord Trøndelag Fylkeskommune 1800 Nordland fylkeskommune 1900 Troms fylkeskommune 2000 Finnmark fylkeskommune Totalsum ORGANISASJON PRIVATPERSON Totalsum 7092 28551 35643 7 10 17 8329 20309 28638 7 90 97 2401 8213 10614 5362 5362 5554 21149 26703 1754 2925 4679 4 18 22 8358 2949 11307 3782 7060 10842 2158 1010 3168 2050 73449 75499 9 17 26 3 5 8 8261 5263 13524 210 6692 6902 49979 183072 233051
Fylkeskommunene per innbygger Fylkeskommune 0100 Østfold fylkeskommune 0200 Akershus fylkeskommune 0400 Hedmark fylkeskommune 0500 Oppland fylkeskommune 0600 Buskerud fylkeskommune 0700 Vestfold fylkeskommune 0800 Telemark fylkeskommune 0900 Aust-Agder fylkeskommune 1000 Vest-Agder fylkeskommune 1100 Rogaland fylkeskommune 1200 Hordaland fylkeskommune 1400 Sogn og Fjordane fylkeskommune 1500 Møre og Romsdal fylkeskommune 1600 Sør-Trøndelag fylkeskommune 1700 Nord Trøndelag Fylkeskommune 1800 Nordland fylkeskommune 1900 Troms fylkeskommune 2000 Finnmark fylkeskommune Totalsum Per innb. 0.12 0.00 0.15 0.00 0.04 0.02 0.15 0.04 0.00 0.02 0.02 0.03 0.00 0.24 0.00 0.00 0.08 0.09 0.05
K10 Kommune 1 2 3 4 5 6 7 10200 19641 7924 9512 9588 14188 21021 Bergen kommune 112917 Bærum kommune 3567 21835 4498 2329 3016 5407 2495 Drammen kommune 1128 1732 2752 1092 8768 4623 Fredrikstad kommune 4493 4871 7190 3578 4951 Kristiansand kommune 7168 3502 7991 2552 3798 Oslo kommune Sandnes kommune 8 9 10 11 12 Tot. Per innb. 204991 0.74 2038 45185 0.37 1375 1415 22889 0.34 5820 1703 4570 37176 0.47 4909 2076 4150 36120 0.41 43412 284191 81594 47481 107443 63363 92277 52184 771942 1.17 1746 1843 2023 1328 2016 2955 1201 1202 14314 0.19 928 1971 1136 1076 1366 2266 815 1006 10564 0.08 Tromsø kommune 2321 2255 2589 2240 3224 2878 2795 1586 19888 0.27 Trondheim kommune 1306 1079 1138 1087 1071 2886 1331 981 10879 0.06 178986 333479 130552 70687 145165 104695 120256 90153 1 173 948 0.67 Stavanger kommune Totalsum
K10
De 10 største brukerne av SDP Digipost Oslo kommune 218203 e-boks Totalt 31171 249374 Bergen kommune 60559 7275 67834 Sør-Trøndelag fylkeskommune 21170 1978 23148 Bærum kommune 11364 1530 12894 Fredrikstad kommune 10151 1444 11595 Bodø kommune 9647 1242 10889 Skedsmo kommune 9156 1106 10262 Kristiansand kommune 8392 1511 9903 Elverum kommune 8098 1277 9375 Arendal kommune 8168 953 9121 Totalt antall virksomheter: 284 Totalt antall forsendelser Digipost: 600 277 e-boks: 76 292
Virksomhetspost og privatpost Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Hittil i 2017 2016 2015 2014 Organisasjon Privatperson 28 % 72 % 20 % 80 % 29 % 71 % 35 % 66 % 32 % 68 % 33 % 67 % 29 % 71 % 29 % 71 % 28 % 28 % 23 % 36 % 72 % 72 % 77 % 64 %
Størrelsen på forsendelsen i kb (gjennomsnitt) Måned Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Totalsum Organisasjon Privatperson Totalsum 655 548 590 468 264 314 696 532 616 1242 850 996 779 580 644 889 825 847 833 796 807 697 567 606 753 563 621
Antall sider Gj.snitt ant. sider printet Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Totalsum 2016 2015 6,0 5,7 6,2 7,2 6,6 7,7 7,0 6,4 6,5 6,0 6,8
Størrelsen på forsendelsen Måned 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Totalsum 5000-100kB 100-200kB 200-300kB 300-500kB 1000kB 48 % 15 % 9% 13 % 8% 33 % 43 % 5% 10 % 5% 37 % 29 % 9% 12 % 7% 22 % 23 % 13 % 19 % 10 % 27 % 15 % 24 % 14 % 9% 24 % 19 % 12 % 18 % 11 % 18 % 24 % 12 % 16 % 8% 22 % 21 % 15 % 20 % 12 % 30 % 23 % 12 % 17 % 9% 10005000kB 5% 3% 4% 9% 8% 11 % 7% 9% 5000kB 2% 1% 1% 3% 2% 4% 2% 2% Totalsum 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 7% 2% 100 %
Brevpost gjennom Grafisk Digital 2014 Antall forsendelser printet A-post Printet dobbeltsidig Printet i farger Gjennomsnittlig antall sider Gjennomsnittlig vekt Max antall sider Max vekt Gjennomsnittlig printkostnad Gjennomsnittlig porto, A-post Gjennomsnittlig porto, B-post Gjennomsnittlig porto, alle Max. porto 2015 (per 19.11) 2016 2017 1.400.599 67 % 86 % 42 % 7 26 gram 1722 4,3 kg 3,44 6,72 5,08 6,18 95 140.000 78 % 386.510 66 % 82 % 1.179.877 63 % 80 % 7 31 gram 582 2,9 kg 7 26 gram 2147 25 kg 6,14 5,69 6,04 6,05 6,15 6,08 6 26 gram 4690 12 kg 3,73 6,73 5,17 6,15 3.165 Fakturaprint, lønnsprint og brevprint inngår ikke i de beregnede tallene.
Gevinstanalyse Anslått total besparelse: 122 millioner Inkl. kostnader for bruk av Altinn, SDP og SvarInn Spart papir: 41 tonn SvarUt - kost/nytte Generelle kostnadselementer: Kostnad per årsverk, inkl. sosiale omkostninger (kr): Antall timer per årsverk: Antall forsendelser per år: Andel mottakere via SDP Andel mottakere via Altinn Andel mottakere via SvarInn Andel mottakere via brevpost Merknader 550 000 1 294 2 887 083 28 % 23 % 1% 48 % 6 6 6 6 Kostnadselementer forbundet med utskrift, konvoluttering, frankering, m.m: Tid for utskrift konvoluttering, frankering, m.m per forsendelse (minutter): Kostnader for papir, konvolutter, m.m per forsendelse (kr): Gjennomsnittelig porto per forsendelse (kr): Uten SvarUt 5 1.00 16.24 Med SvarUt 0.00 3.25 6.09 Merknader 2 3,4 5,6 Kostnader per forsendelse sendt som brevpost: Lønn: Produksjonskonstnader: Porto: Totalt per forsendelse Uten SvarUt 35.42 1.00 16.24 52.66 Med SvarUt 3.25 6.09 9.34 Besparelse 35.42-2.25 10.15 43.32 Kostnader per forsendelse sendt i digitale kanaler Altinn SDP SvarInn Totalt per år: 1.50 1.69 1.50 Uten SvarUt 152 033 463.55 9 8 9 Med SvarUt 29 307 501.30 Besparelse 122 725 962.24
Fagsystemer med integrasjon Fagsystem Andel ITAS 26.1 % ephorte 20.3 % Manuell forsendelse 16.2 % ESA 9.1 % WebSak 8.6 % Public 360 6.8 % Doculive 6.4 % Resten (> 17 ulike systemer) 6,4 %
Kanal Kanaler 2017 2016 Annet 0.2 % 2.2 % Avvist 3.0 % 3.3 % Levert til Altinn 25.3 % 36.9 % Levert til SDP 22.8 % 10.7 % Levert til Svarinn 1.2 % 0.2 % Manuelt håndtert 0.0 % 0.1 % Printet 47.4 % 46.6 % Totalsum 100.0 % 100 %
SvarInn
Dokumentasjon, nettsteder og informasjon
Nettstedene http://www.ks.no/svarut/ Generell informasjon om SvarUt Målgruppe: Alle interesserte https://svarut.wordpress.com Nyhetsbrev, brukermøter, m.m. Målgruppe: Kommuner, fylkeskommuner og andre med avtale https://github.com/ks-no/svarut-dokumentasjon/wiki Teknisk dokumentasjon Målgruppe: Utviklere og leverandører https://svarut.ks.no Kun lenker til innhold andre steder Målgruppe: Lokale administratorer
Lykke til med bruk av FIKS/SvarUt! Hilsen fra svarut@ks.no