Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurranse med forhandling (FOA del I og III) 39-UDE-2015 - Påmelding- og administrasjonsløsning for Utdanningsetaten
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Informasjon om anskaffelsen... 3 1.1 Innledning... 3 1.2 Om Oppdragsgiver... 3 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson... 4 1.4 Anskaffelsens formål og omfang... 4 1.4.1 Påmelding- og administrasjonsløsning... 4 1.5 Anskaffelsens verdi... 5 1.6 Planlagt fremdrift for anskaffelsen... 6 1.7 Avtalens varighet og opsjoner... 6 1.8 Kunngjøring... 6 1.9 Tilleggsopplysninger... 6 1.10 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget... 7 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 7 2.1 Prosedyre... 7 2.2 Frist for forespørsel om deltakelse... 7 2.3 Innlevering av forespørsel... 7 2.4 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører... 8 2.5 Opplysningsplikt... 8 2.6 Taushetsplikt... 8 2.7 Leverandørens tidligere oppdrag for Oppdragsgiver... 8 2.8 Frist for begjæring av midlertidig forføyning... 8 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 8 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 8 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 9 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 9 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske eller faglige kvalifikasjoner... 10 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE... 10 4.1 Registrering og åpning av forespørsler... 10 4.2 Avvisning... 11 Oslo kommune Utdanningsetaten Side 2 av 11
1 INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN 1.1 Innledning Oslo kommune Utdanningsetaten, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av løsning for påmelding- og administrasjonsløsning. Konkurransen gjennomføres i to trinn. Første trinn er kvalifisering av aktuelle leverandører. Deretter følger konkurransen blant utvalgte leverandører. Dette dokumentet omhandler kvalifiseringen og utgjør kvalifikasjonsgrunnlaget. Leverandører som blir vurdert som kvalifisert til å delta i konkurransen vil motta konkurransegrunnlaget. 1.2 Om Oppdragsgiver Utdanningsetatens ansvarsområde omfatter grunnskolen, videregående opplæring, voksenopplæring, spesialundervisning og fagopplæring. Etaten har også ansvar for Fagskolen i Oslo, Den kulturelle skolesekken, Oslo musikk- og kulturskole, pedagogisk-psykologisk tjeneste, Aktivitetsskolen og Sommerskolen Oslo. Sommerskolen Oslo er et frivillig, gratis tilbud om undervisning/kurs for elever i 1.-13. trinn i skoleferien og gjennomføres to uker i juni og to uker i august hvert år. Alle kurs er knyttet til et av fagene norsk, matematikk, naturfag, fremmedspråk, IKT eller yrkesfag. Hvert kurs er av en ukes varighet, og det ble i 2015 gjennomført ca. 350 kurs på 45 kurssteder. Antall elever som deltok på kurs i regi av Sommerskolen 2015 var ca. 19.000. Et sommerskoleår kan forenklet skisseres på følgende måte: Klargjøring årets kurs jan-feb mars Tildeling av kursplasser mar-apr Påmeldingsfase Kursgjennomføring jun-aug Evaluering og forb. neste år sep-des Den kulturelle skolesekken (DKS) er en nasjonal ordning. Målet for ordningen er at alle elever skal få møte profesjonell kunst og kultur i sin skolehverdag, få kjennskap til kunst- og kulturuttrykk av alle slag og at kulturtilbudet skal integreres i skolehverdagen som en del av elevens læring. Alle skoleslag og trinn er inkludert. For hvert skoleår utarbeides et program som består av 80-100 kulturaktiviteter, på skolene og kulturinstitusjoner, innen kunstretningene film, litteratur, musikk, scenekunst, dans, kulturarv, visuell kunst og kunstarter i samspill. Et skoleår kan forenklet skisseres på følgende måte: Oslo kommune Utdanningsetaten Side 3 av 11
Programmering av neste skoleårs program november-mars Påmeldingsfase august Tildeling av kulturproduksjoner september Gjennomføring oktober-juni Evaluering og forb. neste år november-mars For mer informasjon se http://www.dks.osloskolen.no/home/, https://sommerskolen.osloskolen.no/ og www.utdanningsetaten.oslo.kommune.no. 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Hilde-Kristin Borgly E-postadresse : Hilde.Kristin.Borgly@ude.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Oppdragsgiver enn kontaktpersonen. 1.4 Anskaffelsens formål og omfang Utdanningsetaten Oslo skal anskaffe ny påmelding- og administrasjonsløsning som i dag planlegges benyttet av Sommerskolen Oslo og Den kulturelle skolesekken. Utdanningsetatens behov vil kunne endre seg i kontraktsperioden. Det vil si at lignende behov hos andre skal kunne dekkes av denne anskaffelsen. Bakgrunnen for anskaffelsene er avtaler som løper ut og behov for tilpasning til nye krav og brukerbehov. Løsningen som velges skal dekke de funksjonelle behovene, og være brukervennlig og effektiv å bruke for alle brukere. Konkurransen omfatter: påmelding- og administrasjonsløsning, vedlikehold, drift og support. Den enkelte tilbyder kan søke om å bli kvalifisert til å delta i konkurransen. Løsningen som anskaffes planlegges ikke integrert mot andre tjenester/løsninger. 1.4.1 Påmelding- og administrasjonsløsning Utdanningsetaten skal erstatte den eksisterende løsningen for påmelding- og administrasjon av kurs og elever for Sommerskolen Oslo og eksisterende løsning for påmelding av kulturaktiviteter i Den kulturelle skolesekken. Ny løsning skal dekke funksjonalitet for påmelding til aktiviteter og de funksjonelle behovene med tanke på de administrative prosessene som planlegging, forberedelser og gjennomføring av påmeldingsperioder. Oslo kommune Utdanningsetaten Side 4 av 11
Det skal anskaffes en løsning som er en standard løsning med ev. tilpasninger for å kunne støtte Utdanningsetatens behov. Løsningen som skal anskaffes vil i omfang og innhold kunne avvike fra løsningen som skal erstattes. Vi ønsker at leverandørene bruker sin kompetanse til å tilby løsninger som møter behovene på best mulig måte. Grad av kravoppfyllelse og forslag til løsning vil være sentral i forhandlingene. Overordnet ønskes det en løsning som kan støtte følgende arbeidsprosesser: innlegging av informasjon om det enkelte aktivitet med innhold, målgruppe, sted, ukenummer og antall plasser. mottak av påmeldinger/registrert interesse for aktivitet og tildeling. utsendelse av informasjon til deltakerne på sms og e-post om f.eks. mottatt påmelding, resultat av tildelingsprosess eller praktisk info. registrering av oppmøte/fravær på det enkelte aktivitet. rapportering av årets sesong/periode. I tillegg til at løsningen har påmeldingssider, har den informasjonssider (hjemmesider) med informasjon om bl.a. aktivitetene og påmeldingsprosessene. Se vedlegg 2 Dagens løsninger og funksjonelle behov for ytterligere informasjon. 1.5 Anskaffelsens verdi Det er på kunngjøringstidspunktet ikke mulig å gi et estimat for verdien av kontrakten. Verdien vil avhenge av løsningen som tilbys, resultatet av forhandlingene og konkurransesituasjonen. Løsningen som skal anskaffes vil i omfang og innhold på mange områder avvike fra løsningen som skal erstattes. Kostnadene for dagens løsning kan derfor ikke legges til grunn for et estimat på anskaffelsens verdi. Oslo kommune Utdanningsetaten Side 5 av 11
1.6 Planlagt fremdrift for anskaffelsen Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Med unntak av frist for forespørsel om deltakelse, er datoene foreløpige og kan bli endret. Planlagt dato Aktivitet 19.02.2016 Frist for forespørsel om deltakelse 24.02.2016 Evaluering av kvalifikasjon og utvelgelse av leverandører 25.02.2016 Utsendelse av invitasjon til å innlevere tilbud 11.04.2016 Tilbudsfrist 12.04.2016 Tilbudsåpning Uke 15 Tilbudsevaluering Uke 16-21 Forhandlinger Uke 22 Valg av tilbud Uke 22 Utsendelse av tildelingsbrev Uke 24 Utløp karensperiode Uke 24 Kontraktsinngåelse Uke 25 Oppstart av kontrakt/prosjekt 1.7 Avtalens varighet og opsjoner Avtalen gjelder for en periode på fire (4) år. Oppdragsgiver skal ha opsjon til å forlenge avtalen med ytterligere ett (1) pluss ett (1) pluss ett (1) pluss ett (1) år på uendrede vilkår. Avtaler som gjelder ev. programvare med evigvarende bruksrett løper på ubestemt tid. 1.8 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se www.doffin.no. 1.9 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan leverandøren skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til Oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i anskaffelse nr. 39- UDE-2015 Påmelding- og administrasjonsløsning for Utdanningsetaten, og sendes til Oppdragsgivers kontaktperson. Oslo kommune Utdanningsetaten Side 6 av 11
1.10 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres i Oslo kommunes anskaffelsesportal. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA), samt de bestemmelser som framgår av dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter til de som er kvalifisert og som inviteres til å delta i konkurransen. Forhandlinger er tillatt, jf. FOA 14-3 c. 2.2 Frist for forespørsel om deltakelse Siste frist for innlevering av forespørsel er 19. februar 2016, kl. 1200. Forespørsel skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av fristen. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 2.3 Innlevering av forespørsel Forespørselen skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Forespørselen skal avgis i lukket forsendelse og være merket Anskaffelse nr. 39-UDE 2015 Påmelding- og administrasjonsløsning for Utdanningsetaten Forespørselen skal være på norsk. Forespørselen skal leveres elektronisk på en USBminnepinne. Forespørselen skal leveres til: Oslo kommune Utdanningsetaten v/ Arkiv 9 et. Strømsveien 102, 0663 Oslo Følgende skal vedlegges forespørsel om deltakelse: Dokumentasjon Skatteattest, jf. punkt 3.2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt 3.3.1 Oslo kommune Utdanningsetaten Side 7 av 11
Dokumentasjon Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling, jf. punkt 3.3.2 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 3.3.3 Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i kvalifiseringsgrunnlaget besvares/belyses. Manglende eller mangelfull innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.4 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører Leverandørene skal oppfylle alle kvalifikasjonskravene i kapittel 3. Oppdragsgiver vil basert på de innkomne forespørsler om deltakelse, invitere opp til de seks leverandører som best oppfyller kvalifikasjonskravene i pkt. 3.3.2 og pkt. 3.3.3, underpunkt 1 og 2 til å inngi tilbud. 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom forespørsel om deltakelse avvises eller konkurransen avlyses. 2.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.7 Leverandørens tidligere oppdrag for Oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta. 2.8 Frist for begjæring av midlertidig forføyning Ønsker leverandøren å begjære midlertidig forføyning mot en eventuell avvisning av leverandøren eller forkastelse av tilbudet, må det skje innen 15 dager, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 19-7. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Oslo kommune Utdanningsetaten Side 8 av 11
3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Dersom en eller flere leverandører ikke har levert skatte-/merverdiavgiftsattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan Oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte- /merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at Oppdragsgiver benytter denne retten. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav For norske selskaper, firmaattest. For utenlandske selskaper, godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha god soliditet og økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. Dokumentasjonskrav Foretakets tre siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Erklæring om foretakets omsetning de siste årene med relevans til denne kontrakten. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Oslo kommune Utdanningsetaten Side 9 av 11
3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske eller faglige kvalifikasjoner Krav 1. Det kreves god gjennomføringsevne. 2. Det kreves erfaring fra lignende leveranser. Leverandøren må kunne tilby en løsning som er basert på en standardløsning. Videre må det kunne referere til leveranse av sammenlignbare løsninger. 3. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenestene som skal leveres. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens tekniske kapasitet og faglige kvalifikasjoner. Vedrørende kapasitet bes om en beskrivelse av relevante enheter hos leverandøren. Vedrørende kvalifikasjoner bes om en kortfattet oversikt over relevant kompetanse hos leverandøren. Det skal ikke angis hvilke personer som vil tilbys og det skal ikke leveres inn CV-er. Oversikt over leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen i løpet av de siste tre år. Angivelse av hvor stor del av kontrakten leverandøren har til hensikt å benytte underleverandører. Beskrivelse av leverandørens viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt samt navn på den offentlige eller private mottaker. Dersom det gjelder ytelser til offentlige oppdragsgivere, skal det dokumenteres ved attester utstedt eller bekreftet av vedkommende myndighet. Dersom det gjelder ytelser til private, skal attestene utstedes eller bekreftes av denne. I mangel av dette kan en erklæring fra leverandøren godtas. Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring. Kopi av eventuelle attester utstedt av uavhengige organer. Hvis en har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet, skal det dokumenteres at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE 4.1 Registrering og åpning av forespørsler Innleveringstidspunkt skal påføres forespørslene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at forespørsel er mottatt. Åpningen vil ikke være offentlig. Oslo kommune Utdanningsetaten Side 10 av 11
4.2 Avvisning Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og de leverandører som ikke oppfyller fastsatte kvalifikasjonskrav. For øvrig gjelder bestemmelsene om avvisning i forskriftens 20-12 fullt ut. Oslo, 18. januar 2016 Dag Hovdhaugen assisterende direktør VEDLEGG Vedlegg 1: Dagens løsninger og funksjonelle behov Vedlegg 2: HMS-egenerklæring Oslo kommune Utdanningsetaten Side 11 av 11