Virksomhetsstyring og internkontroll ved UiS Martin Tjelta Avdeling for Økonomi- og virksomhetsstyring Universitetet i Stavanger uis.no 19.05.2015
Styring og kontroll i UH-verden 2
Riksrevisjonens undersøkelse av virksomhetsstyringen ved universitetene Rapportering av resultater knyttes i den grad mål er utformet, sjelden til målene for virksomheten. Måloppnåelsen blir dermed vanskelig å vurdere. Svakhetene i styringssystemene varierer i liten grad mellom universiteter og fakulteter. Uformell styring gjennom kultur, tradisjon og dialog er framtredende. Uformell styring vil imidlertid være personavhengig og lite egnet til langsiktig, helhetlig styring. Det stilles spørsmål ved om svakhetene i universitetenes interne styringssystemer bidrar til å svekke en effektiv overordnet styring. De pågående reformene synes foreløpig ikke å ha hatt vesentlig innvirkning på problemstillingene denne undersøkelsen berører. (s.3) 3
Litt kontekst ulike styringssystemer Finansieringssystemet Mål- og resultatstyring Kvalitetssystemet Tre systemer med veldig ulik styringslogikk 4
Litt mer kontekst det flerautoritære Adm/organisering: Institusjonell autoritet P Eier/departementet: Politisk autoritet I VS F Fagmiljøene: Faglig autoritet, akademisk frihet 5
Noen viktige bevegelser i «faget» Fra budsjett- og regelstyring til rammefinansiering og mål- og resultatstyring Fra fokus på «gjennomføring av budsjett» til «oppnåelse av strategiske mål» Controllerfunksjonen fra «bell boy» til «actor» UH-Institusjonene har fått større autonomi og ansvar for egen utvikling. 6
Virksomhetsstyring og internkontroll som prosess Virksomhetsstyring på alle nivåer og innenfor alle områder - handler enkelt sagt om all ledelsesmessig aktivitet innrettet på å omgjøre planer og strategier til faktiske resultater og forbedringer (måloppnåelse/verdiskapning) - innenfor rammen av knappe ressurser. Internkontroll er også en prosess, som er utformet for å gi rimelig sikkerhet for måloppnåelse innen følgende områder: Målrettet og effektiv drift Pålitelig regnskapsrapportering internt og eksternt Overholdelse av gjeldende lover og regler 7
Virksomhetsstyring og internkontroll som prosess 8
Organisering og mannskap ved UiS Avdeling for Økonomi- og virksomhetsstyring Eli Løvaas Kolstø Økonomi- og virksomhetsdirektør Regnskap Lønn Virksomhets- Oppfølging Erlend Kristensen Regnskapssjef/ kontorsjef Alf Strand Lønningssjef/ kontorsjef Martin Tjelta Fagleder/kontorsjef Anita Levang Katrine Thorsen Rolf Jegervatn Jofrid B. Goa Annette Engelsgjerd (30%) Tommy Ramsland (vikar 50%) Prosjekt Anne Marie Brask Eilertsen Åse Ormøy Irene Seglem (80%) Bjørn Eirik B Eilertsen (vikar 40%) Yasar Deniz Cam Helen Ommundsen Bjørg Marit Håland Brit Mydland Olsen Annette Torkelsen (60%) Tommy Ramsland (vikar 50%) Innkjøp Espen Haavardsholm, Innkjøpssjef David Martin Bø Tom Klemetzen (80 %) Kjartan Lindland Ellen Heiland Netland Kristin Mæland 9
Enhet for virksomhetsoppfølging ved UiS Hvem Martin Tjelta, gruppeleder Tom Klemetzen, seniorrådgiver Kjartan Lindland, rådgiver Ellen H. Netland, seniorrådgiver (controller) Kristin Mæland, seniorrådgiver (controller) Funksjoner og oppgaver Koordinering og oppfølging av virksomhetsplaner og myndighetsrapporter Faglig utvikling av økonomi- og virksomhetsstyringa ved UiS Ulike virksomhetsanalyser Controllerfunksjon Utvikling av ledelses- og beslutningsstøttesystemer 10
PVO prosess PVO-prosess: En integrert prosess som omfavner alt arbeid og alle prosesser med planer, budsjett og rapportering ved UiS PVO-prosessen handler om å skape sammenheng mellom langsiktige strategier, satsingsområder og handlingsplaner, mellom ressursinnsats og resultater og mellom aktiviteter og ressurser. 11
PVO rundskrivet (årshjulet) Rundskriv for plan- og virksomhetsprosessen Utarbeides av AØV, og sendes ut i slutten av januar Omfatter: Strategidokumentet 2020 Planer og vurdering av fremtidsutsikter Intern budsjettfordeling 2016 Årsregnskap 2015 Resultatrapportering 2015 Kvalitetssystemet ved UiS Arbeidet med studieporteføljen 12
PVO-gruppe Institusjonell ressursgruppe for plan- og virksomhetsprosessen (IR PVO) Arbeidsgruppen er satt sammen av representanter fra enhetene Møtes etter behov, ca. fem til seks møter per år PVO-rundskrivet ligger til grunn for arbeidet Styringsgruppen for PVO-prosessen (PVO-gruppen) Deltakerne er univ.direktør, fakdirektører, museumsdir. og stabsdir AØV stiller med sekretær og koordinerer PVO-møtene Møtefrekvens: 2-4 ganger i året 13
PVO-gruppe, formål Løpende intern dialog om strategi- og virksomhetsoppfølging Samle ressurspersoner (og «endringsagenter») fra hele organisasjonen, og bli samsnakket om mål og midler. Bygge tillitt mellom nivåer og enheter, og skape en mer integrert organisasjon Økt fokus på kjerneprosesser og verdiskapning Bidra til organisatorisk læring og innsikt i egen virksomhet (UiS) 14