BIBLIOTEKSENTRALEN SA Årsmøte 21. juni 2017 Sak 1 Åpning og konstituering med dagsorden av årsmøtet i Biblioteksentralen SA 2017 1. Åpning og konstituering a) Godkjenning av representantenes fullmakter. b) Godkjenning av innkalling med dagsorden. c) Valg av møteleder. d) Valg av 2 deltakere til åundertegne protokollen. e) Valg av tellekorps. 2. Årsberetning, årsregnskap og revisjonsberetning for Biblioteksentralen SA 2016. 3. 4. 5. 6. 7. Godtgjørelse til styret Valg av styremedlemmer og varamedlemmer Valg av revisor Valg av valgkomité Innsendt forslag til behandling om eierstyring og bedre dialog mellom Biblioteksentralen og andelseierne/medlemmene. Oslo 30.mai 2017 Biblioteksentralen SA Sak I : Åpning og konstituering side 1
BIBLIOTEKSENTRALEN SA Årsmøte 21. juni 2017 Sak 2. Årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning for Biblioteksentralen SA 2016 Vedlagt følger årsmelding for Biblioteksentralen SA 2016 med 0 Årsregnskap, balanse, noter og kontantstrømsanalyse for Biblioteksentralen SA 2016. v Årsberetning for Biblioteksentralen SA 2016. 0 Revisors beretning. Styret og administrasjonen i Biblioteksentralen SA vil orientere nærmere om årsberetningen og årsregnskapet for 2016 på årsmøtet. Selskapets revisor vil være til stede på årsmøtet og vil gjennomgå revisjonsberetningen. Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner forslaget til årsberetning og årsregnskap for Biblioteksentralen SA 2016. Årsmøtet godkjenner videre at årets underskudd dekkes av selskapets egenkapital. Oslo 30.mai 2017 uaseläib1if>t@ks sfltfr!1r n SAi <:v:3---'~»~3 > " " "' """"~~~..,_ Sak 2 Årsregnskap og årsberetning side 1
BIBLIOTEKSENTRALEN SA Årsmøte 21. juni 2017 Sak 3 Godtgjørelse til styret Biblioteksentralen har utarbeidet retningslinjer for honorering av styremedlemmer. I henhold til 6 i selskapets vedtekter fastsettes styrets godtgjørelse av årsmøtet. Styret foreslår at godtgjørelsen til styret for styreperioden 2916/2017 justeres med ca. 2,5 % som tilsvarer remmen for lønnsoppgjøret i Biblioteksentralen siste år. Forslag til styrehonorar for styreperioden 2016/2017 er: Styrets leder: kr 116 800,- Styrets nestleder: kr 57 300,- Styrets øvrige medlemmer: kr 36 400,- Møtende vararepresentanter foreslås å motta en godtgjørelse på ca. 2,5 % av styreleders honorar, dvs. kr 3 000,- pr. frammøte. Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner forslaget til godtgjørelse for styret for styreperioden 201 6/201 7. Oslo 30.mai 2017 Biblioteksentralen SA l Sak 3 Godtgjørelse til styret side 1
BIBLIOTEKSENTRALEN SA Årsmøte 21. juni 2017 Sak 4 Valg til styret I henhold til vedtektenes 9 velger årsmøtet styre med varamedlemmer samt styrets leder og nestleder. Valgkomiteen utarbeider innstilling til valg av styret. l tillegg velges to styremedlemmer med varamedlemmer til styret av og blant de ansatte. Jf. vedtektenes 9. Valg av faste siyremedlemmer: På årsmøtet 2017 står følgende styremedlemmer på valg: 0 0 Ruth Ørnholt 0 Jørund A. Ruud De faste styrerepresentantene skal velges for en periode på to år. Valg av varamedlemmer: Årsmøtet 2017 skal videre velge to vararepresentanter. Dagens to varamedlemmer står begge på valg: 1. Ingelin Noresjø 2. Monica Nyhus Varamedlemmene skal velges i numerisk rekkefølge for en periode på ett år. $1,r2 1991 :.{o néstleder: Årsmøtet 2015 valgte til styreleder for en periode på to år. Hun er derfor på valg som styreleder i 2017. Sak 4: Valg til styret side 1
Årsmøtet 2016 valgte Lars Peder Brekk som styrets nestleder for en periode på to år fram til årsmøtet 2018. Han er følgelig ikke på valg som nestleder i 20 1 7. Innstilling: Valgkomiteen vil legge frarn og redegjøre for sin innstilling på årsmøtet. Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner innstillingene til valgkomiteen på valg til styret. Oslo 30.mai 2017 Biblioteksentralen SA Sak 4: Valg til styret side 2
BIBLIOTEKSENTRALEN SA Årsmøte 21.juni 2017 Sak 5 Valg av revisor I henhold til vedtektenes 6 og 11 velges revisor av årsmøtet. Årsmøtet 2016 valgte revisjonsfirrnaet BDO AS som revisor for Biblioteksentralen SA for regnskapsåret 2016. Styret er fornøyd med samarbeidet med BDO AS og foreslâr at BDO AS gjenvelges som revisor for BS regnskapsåret 2017. Forslag til vedtak: Årsmøtet velger revisjonsfirmaet BDO AS som Biblioteksentralens revisor for regnskapsåret 2017. Oslo30.mai 2017 Biblioteksentralen SA _m_=m;.; -L_<1I_}_._,;,~Im...«~.<<n n /"'"' >,._...0..,._.,.n.._...W.,, Sak 5 Valg av revisor side 1
BIBLIOTEKSENTRALEN SA Årsmøte 21. juni 2017 Sak 6 Valg av valgkomité Styret skal i henhold til vedtektene innstille to faste medlemmer samt ett l varamedlem til valgkomiteen. KS skal utpeke ett medlem og ett varamedlem til valgkomiteen. Styret skal videre etter samråd med KS utarbeide innstilling til leder for valgkomiteen. Årsmøtet skal godkjenne innstillingene. Årsmøtet 2016 valgte Geir Jørgen Bekkevold og Anette Kure som faste medlemmer av valgkomiteen for 2017. Geir Jørgen Bekkevold ble valgt som leder. Årsmøtet valgte videre Synnøve Solbakken som varamedlem til valgkomiteen. KS utpekte i 2016 Gunn Marit Helgesen som fast medlem av valgkomiteen og Mette Gundersen som varamedlem av valgkomiteen for 2017. Innstilling Styret i BS innstiller på at Geir Jørgen Bekkevold og Anette Kure gjenvelges som faste medlemmer av valgkomiteen og at Synnøve Solbakken gjenvelges som varamedlem av valgkomiteen for 2018. Styret foreslâr videre at Geir Jørgen Bekkevold gjenvelges som leder for valgkomiteen for årsmøtet 2018. KS utpeker Grunn Marit Helgesen på nytt som fast medlem av valgkomiteen for årsmøtet 2018, med Mette Gundersen som varamedlem. Forslag til vedtak: M. Sak 7: Forslag til valg av valgkomité for BS side 1
Oslo 30.mai 2017 Biblioteksentralen SA Sak 7: Forslag til valg av valgkomité for BS side 2
BIBLIOTEKSENTRALEN Årsmøte 21. juni 2017 SA Sak 7 Innsendt forslag til sak på årsmøtet om eierstyring og bedre dialog mellom Biblioteksentralen og andelseierne/medlemmene. Styret hadde ved fristen for å sende inn forslag som ønskes behandlet på årsmøtet (1.februar), mottatt ett forslag til sak for behandling på årsmøtet 20 17. Forslaget er sendt inn fra en samling folkebibliotek i Oslofjordorrirådet, som har sendt forslag på vegne av sine kommuner som er andelseiere i Biblioteksentralen. I forslaget til sak ber innsenderne styret i Biblioteksentralen om å redegjøre for hvilke strategier BS legger til grunn for å støtte opp under den nasjonale bibliotekstrategien samt hvordan BS vil arbeide for å ivareta andelseiemes interesser i framtiden. Innsenderne fremmer også forslag til følgende vedtak på årsmøtet: Årsmøtet ber Biblioteksentralens styre og administrasjon om å arbeide aktivt for å være det serviceorgan det er ment å være, og å utarbeide et forslag til bedre eíerskapsstyríng og tiltak for å bedre dialogen med andelseierne. Styret i Biblioteksentralen på årsmøtet. ser svært positivt på det innsendte forslaget til sak Biblioteksentralen har en klar formulering i sine vedtekter og å være serviceorgan for og hovedleverandør av produkter og tjenester til offentlige bibliotek, skoler og andre offentlige institusjoner. Biblioteksentralen skal drives etter vanlige bedriftsøkonomiske prinsipper, slik at det skapes økonomisk trygghet og utviklingsmuligheter og slik at medlemmenes Med utgangspunkt i vedtektene har Biblioteksentralen i mer enn 65 år arbeidet aktivt for å bidra til utvikling av bedre bibliotek og gjøre hverdagen for bibliotekene bedre. Gjennom både BS som morselskap og Sak 7: Innsendt forslag fra andelseiere til årsmøtet 2017 side l
datterselskapene i Bibliotekene Hus, utvikler BS produkter, tjenester og løsninger for bibliotekene og investerer hvert år betydelige ressurser i produktutvikling. Biblioteksentralen arbeider også målrettet for å være en forutsigbar leverandør med riktige leveringstider og god service. BS har tett kontakt med et stort antall bibliotek gjennom bl.a. fagseminarer, kundemøter og ulike prosj ektgrupper. BS deltar også aktivt i arbeidet med oppfølging av nasjonal bibliotekstrategi gjennom regelmessig kontakt med Nasjonalbiblioteket, Norsk bibliotekforening og en rekke fagmiljøer og institusjoner knyttet til bibliotekutvikling i Norge og internasjonalt. Kundeundersøkelser viser at bibliotekene i stor grad er fornøyd med BS som leverandør og samarbeidspartner. Vi arbeider imidlertid hele tiden for å bli bedre. Styret og administrasjonen er innforstått med at dialogen og kontakten med andelseieme kunne vært bedre. De siste årene har styret tatt en rekke initiativ og satt i verk flere tiltak for å få etablert en bedre dialog med andelseierne. Vi har nær kontakt med KS som interesseorganisasjon for våre andelseiere, der vi har drøftet ulike tiltak for å etablere tettere kontakt mellom Biblioteksentralen og eierne/medlemmene. Vi har gjennom ulike tiltak og prosjekter forsøkt å øke deltakelsen på årsmøtene i Biblioteksentralen som en arena for å skape dialog mellom BS og andelseierne. Det har imidlertid bydd på utfordringer å få representanter for andelseierne til å prioritere kontakten med Biblioteksentralen i en travel hverdag. Styret ser derfor initiativet med saken som er innsendt for behandling på årsmøtet 2017 som en god anledning til å bedre dialogen med andelseieme. Styret inviterte i den forbindelse representer for innsendeme av saken som foreligger til behandling på årsmøtet 2017, til et styremøte i BS for å drøfte hvordan Biblioteksentralen og andelseieme kan etablere en bedre dialog og et tettere samarbeid. Blant tema som ble diskutert under møtet, etterlyste representantene for andelseieme bl.a. en mer aktiv rolle fra Biblioteksentralens side i utforming av norsk bibliotekpolitikk. Det skjer store endringer i samfunnet som påvirker bibliotekene. Bibliotekene og andelseierne har ofte ikke tilstrekkelige ressurser og kunnskap til hvordan de skal forholde seg til utfordringene. Representantene for andelseieme mente i diskusjonen på styremøtet, at Biblioteksentralen som en serviceorgan for bibliotekene burde bistå andelseieme bedre gjennom å engasjere seg mer aktivt på det bibliotekpolitiske området. Diskusjonen på styremøtet med representantene for andelseierne var god og konstruktiv, og styret ser fram til en god og aktiv diskusjon på årsmøtet 2017. Representanter for andelseieme som står bak den innsendte saken, vil på årsmøtet 2017 være til stede og legge fram saken. Saken som er innmeldt til behandling på årsmøtet, følger som vedlegg til denne sak 7. 'i forslaget til vedtak står det bl.a. at «Årsmøtet ber Biblioteksentralens administrasjon om å.....utarbeide et forslag til bedre eierskapsstyring.....>>. styre og Sak 7: Innsendt forslag fra andelseiere til årsmøtet 2017 side 2
Styret har drøftet forslaget til vedtak og er stort sett enig i forslaget. Styret mener imidlertid at det ikke kan være styrets oppgave å etablere bedre eierskapsstyring. Det er eiernes oppgave å utforme en eierskapspolitikk med bedre eierstyring. Mange kommuner og fylkeskommuner har også utarbeidet egne eierskapsmeldinger med retningslinjer for eierstyring i selskaper de eier eller er deleiere i. Styret ønsker imidlertid å ta initiativ overfor andelseieme for å utforme en aktiv og god eierskapsstyring i Biblioteksentralen. Styret foreslår derfor et justert forslag til vedtak på årsmøtet som følger: Årsmøtet ber Bíblioteksentralens styre og administrasjon om å arbeide aktivt for å være det serviceorgan det er ment å være. Årsmøtet ber samtidig styret om å ta initiativ overfor andelseierne til å utforme bedre og mer aktiv eierstyring i Biblioteksentralen, samt at årsmøtet ber BS om å utarbeide tiltak for å bedre dialog med andelseieme. Styret i Biblioteksentralen vil redegjøre for arbeidet i BS med å støtte opp under den nasjonal bibliotekstrategien, samt hvordan BS arbeider for å være et serviceorgan og ivareta andelseiemes interesser. Forslag til vedtak: Årsmøtet ber Biblioteksentralens styre og administrasjon om å arbeide aktivt for å være det serviceorgan det er ment å være. Årsmøtet ber samtidig styret om å ta initiativ overfor andelseieme til å utforme bedre og mer aktiv eierstyring i Biblioteksentralen, samt at årsmøtet ber BS om å utarbeide tiltak for å bedre dialog med andelseieme. Oslo 30.mai 2017 Biblioteksentralen SA Sak 7:Innsendt forslag fra andelseiere til årsmøtet 2017 side 3
TIL ÅRSMØTET I BIBLIOTEKSENTRALEN 15. JUNI, EVENTUELT 20. APRIL 2017 31. januar 2017 Undertegnede andelseiere har den senere tiden opplevd en lite tilfredsstillende kundebehandling fra Biblioteksentralen. Dette har vært mest tydelig i måten BS har håndtert tilbudet av katalogdata til bibliotekene. Håndteringen av fakturering av BlBBl katalogdata for 2016 og tilbud om abonnement for 2017 kan i beste fall kalles klønete. Manglende forutsigbarhet, mangelfull informasjon, knappe tidsfrister, uklart beregningsgrunnlag og feilfakturering med påfølgende kreditnotaer har skapt frustrasjon, og vi tillater oss også å stille spørsmål ved om BS' håndtering av saken er i samsvar med de avtaler/ kontrakter som vi som kunder har om levering av katalogdata. Vi registrerer også at kunder får ulike pristilbud, uten at vi ser en klar sammenheng med om det dreier seg om andelseiere /bibliotek som har innkjøpsavtaler o.l. Det er uklart for oss om dette er i tråd med gode forretningsmessige prinsipper. Vi er bekymret for at dette kan påvirke BS' omdømme i negativ retning, og at dette kan svekke foretakets evne til å oppfylle formàlsparagrafen. Vi stiller spørsmål ved hvordan eierskapet ivaretas, og om styre og ledelse har tilstrekkelig kontakt med eiere/ kunder. I vedtektene heter det i formålsparagrafen ( 2, tredje avsnitt): Biblioteksentralen skal drives etter vanlige bedriftsøkonomiske prinsipper, slik at det skapes økonomisk trygghet og utviklingsmuligheter og slik at medlemmenes interesser ivaretas på beste måte. (vår utheving) Vi opplever nå at våre interesser ikke blir ivaretatt på en god måte av et samvirkeforetak der vi er medeiere. l et landskap der det skjer en rekke strukturelle endringer som et resultat av en nasjonal bibliotekstrategi, er det en forutsetning for å lykkes, at sentrale aktører har et godt samspill, og evner å lytte til signaler fra sektoren. Vi ber styret redegjør for årsmøtet om hvilke strategier BS legger til grunn framover, for å kunne: - støtte opp under den nasjonale bibliotekstrategien, i og med at dette er viktig for andelseierne, og dermed også bør være det for BS, - ivareta andelseiernes interesser på beste måte i framtida, slik at virksomheten er i tråd med vedtektene. Vi ber også om at følgende forslag til vedtak blir lagt fram for årsmøtet: Årsmøtet ber Biblioteksentralens styre og administrasjon om á arbeide aktivt for å være det serviceorgan det er ment å være, og å utarbeide et forslag til bedre...eierskansstyrinq oa tiltalsifczrä,bedredialogeninectandelsetezcne.
Bak denne henvendelsen står: Arendal bibliotek Asker bibliotek Bergen Offentlige Bibliotek Drammen bibliotek Fredrikstad bibliotek Horten bibliotek Kristiansand folkebibliotek Larvik bibliotek Moss bibliotek Porsgrunn bibliotek Sarpsborg bibliotek Skien bibliotek Sølvberget, Stavanger bibliotek og kulturhus Trondheim folkebibliotek Tønsberg og Nøtterøy bibliotek