Biblioteksentralens CV1 Si? medlemmer/andelseiere < TN, NR; «-t~,t~.`

Transkript

1 I - i; 1 /Sjrå Q ~11 r4- *. ~_"'. s CV1 Si? medlemmer/andelseiere < TN, NR; «-t~,t~.` Innkalling til årsmøte i 2016 Vi viser til tidligere forhåndsvarsel om årsmøtet og innkaller herved til årsmøte i Årsmøtet vil finne sted torsdag 21.april 2016 kl i s lokaler. Bibliotekenes Hus i Oslo Bibliotekenes Hus ligger i Malerhaugveien 20 på Ensjø i Oslo. For informasjon om å komme til Malerhaugveien 20, se F ra kl vil det bli anledning for årsmøtedeltakerne til å besøke vårt kundebibliotek, se på produkter fra BS og datterselskapene til BS samt høre om våre planer. Våre fagmedarbeidere vil være til stede for å veilede gjester og årsmøtedeltakere. Før årsmøtet blir det servert en enkel lunsj for årsmøtedeltakerne. Lunsjen serveres i s kundebibliotek fra kl Registrering til årsmøtet skjer i kundebiblioteket fra kl Selve årsmøtet finner sted i møterom Glassgangen og starter kl Glassgangen ligger i etasjen over kundebiblioteket. Som en innledning til årsmøtet og før behandling av årsmøtesakene starter, vil bibliotekfaglig direktør i Kjartan Vevle, orientere om s formidlingspris 2016 samt tankene bak og formålet med prisen. Følgende saker skal behandles på årsmøtet: 1. Åpning og konstituering. 2. Årsregnskap med årsberetning for 2015 samt revisjonsberetning. 3. Godtgjørelse til styret. 4. Valg av styremedlemmer/varamedlemmer. AL - Malerhaugveien 20 - Postboks 6142 Etterstad Oslo - Tlfz E-post: bs@bibsent.no Org.nr.: NO MVA - Bankgironr WI.

2 I Valg av revisor. 6. Vedtektsendringer. 7. Valg av valgkomité Styret har ikke mottatt forslag til saker som ønskes behandlet av årsmøtet. Av hensyn til registreringen og den øvrige planlegging av årsmøtet, ber vi om skriftlig melding om deltakelse og hvem som skal være Deres representant på årsmøtet. Meldingen sendes så snart som mulig og senest onsdag 13.apri1 d.å. Meldingen sendes signert som brev eller PDF-kopi av signert brev som vedlegg til e-post. Inforrnasjon om deltakelse kan også sendes som melding i e-post. E-post sendes til følgende e-postadresse: Dersom melding sendes som e-post, må skriftlig fullmakt medbringes på årsmøtet for representanter med stemmerett. Eventuelle spørsmål kan rettes til Svetlana Berger på tlf eller til Børge Hofset på tlf Ol. Hvis det ikke allerede er oppnevnt representant til årsmøtet, bes oppnevning foretas i henhold til 8 i s vedtekter om representasjon og stemmerett: «Hvert medlem har én stemme på årsmøtet. Et medlem kan dessuten stemme som fullmektig for ett annet medlem. Medlemmer som skal stemme som fullmektig, skal legge fram skriftlig og datert fullmakt» Representanter for medlemmer/andelseiere (med stemmerett) til årsmøtet 2015, kan etter søknad få refundert dokumenterte reiseutgifter som overstiger kr 3 500,-. Vi ber representanten oppgi reiseutgiftene på vedlagte skjema og at dette medbringes ferdig utfylt til årsmøtet. Se for øvrig retningslinjer for søknad om refusjon av reiseutgifter på søknadsskjemaet. Kopi av innkallingen til årsmøtet med saksdokumenter' og årsmelding er sendt til bibliotekene/filkesbibliotekene til orientering. Med vennlig hilsen Siri Austeng Styreleder f: Faks: AL - Malerhaugveien 20 - Postboks 6142 Etterstad Oslo - Tl Swift NDEANOKK.... ' E-post: bs@bibsent.no Org.nr.. NO MVA Bankgironr O

3 BIBLIOTEKSENTRALEN Årsmøte 21.april 2016 Sak 1 Åpning og konstituering med dagsorden av årsmøtet i 2016 Åpning og konstituering a) Godkjenning av representantenes fullmakter. b) Godkjenning av innkalling med dagsorden. c) Valg av møteleder. d) Valg av 2 deltakere til å undertegne protokollen. e) Valg av tellekorps. 2 Årsberetning, årsregnskap og revisjonsberetning for 2015 med forslag til disponering av overskudd 3 Godtgjørelse til styret 4 Valg av styremedlemmer og varamedlemmer 5 Valg av revisor 6 Vedtektsendringer 7 Valg av valgkomité Siri Austeng Styreleder Årsmøte i BS 2016 Sak 1: Åpning og konstituering med dagsorden side l

4 BIBLIOTEKSENTRALEN Årsmøte 21.april 2016 Sak 2 Årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning for 2015 Vedlagt følger årsmelding for 2015 med 0 Årsregnskap, balanse, noter og kontantstrømsanalyse for 2015 med forslag til disponering av overskudd. 0 Årsberetning for Revisors beretning. Styret og administrasjonen i vil orientere nærmere om årsberetningen og årsregnskapet for 2015 på årsmøtet. Selskapets revisor vil være til stede på årsmøtet og vil gjennomgå revisjonsberetningen. Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner forslaget til årsberetning og årsregnskap for Årsmøtet godkjenner videre at årets overskudd overføres til annen egenkapital. _, >,_,á `~. _. Siri Austeng Styreleder Årsmøte i BS 2016 Sak 2 Årsregnskap og årsberetning side l

5 BIBLIOTEKSENTRALEN Årsmøte 21.april 2016 Sak 3 Godtgjørelse til styret har utarbeidet retningslinjer for honorering av styremedlemmer. I henhold til 6 i selskapets vedtekter fastsettes styrets godtgjørelse av årsmøtet. Styret foreslår at godtgjørelsen til styret for styreperioden 2015/2016 justeres med ca. 2 % i forhold til styrehonorar for foregående år. Forslag til styrehonorar for styreperioden 2015/2016 er: Styrets leder: kr ,- Styrets nestleder: kr Styrets øvrige medlemmer: kr Møtende vararepresentanter foreslâs å motta en godtgjørelse på ca. 2,5 % av styreleders honorar, dvs. kr 2 900,- pr. frammøte. Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner forslaget til godtgjørelse for styret for styreperioden 2015/2016. Siri AustengStyreleder Årsmøte i BS 2016 Sak 3 Godtgjørelse til styret side I

6 BIBLIOTEKSENTRALEN Årsmøte 21.april 2016 Sak 4 Valg til styret I henhold til vedtektenes 9 velger årsmøtet styre med varamedlemmer samt styrets leder og nestleder. Valgkomiteen utarbeider innstilling til valg av styret. KS utnevner i henhold til dagens vedtekter en fast representant med en personlig vararepresentant til styret for en periode på to år i gangen. I tillegg velges to styremedlemmer med varamedlemmer til styret av og blant de ansatte. Jf. vedtektenes 9. Valg av faste styremedlemmer: På årsmøtet 2016 står følgende styremedlemmer på valg: 0 Lars Peder Brekk 0 Paul Henrik Kielland De faste styrerepresentantene skal velges for en periode på to år. Valg av varamedlemmer: Årsmøtet 2015 valgte to vararepresentanter i numerisk rekkefølge. Begge de to vararepresentantene er på valg i 2016: l.per Olav Sanner 2. Bjame Kvadsheim Varamedlemmene skal velges i numerisk rekkefølge for en periode på ett âr. Årsmøte i BS 2016 Sak 4: Valg til styret side l

7 Valg av styrets leder og nestleder: Årsmøtet 2015 valgte Siri Austeng til styreleder for en periode på to år. Hun er derfor følgelig valgt til leder fram til årsmøtet 2017 og er ikke på valg i Årsmøtet 2014 valgte Lars Peder Brekk som styrets nestleder for en periode på to år fram til årsmøtet Han er følgelig på valg i Valgkomiteen vil legge fram og redegjøre for sin sin innstilling på årsmøtet. Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner innstillingene til valgkomiteen på valg til styret. Siri Austeng Styreleder Årsmøte i BS 2016 Sak 4: Valg til styret side 2

8 BIBLIOTEKSENTRALEN Årsmøte 21.april 2016 Sak 5 Valg av revisor I henhold til vedtektenes 6 og 1 1 velges revisor av årsmøtet. Årsmøtet 2015 valgte revisjonsfirmaet BDO AS som revisor for for regnskapsåret Styret er fornøyd med samarbeidet med BDO AS og foreslår at BDO AS gjenvelges som revisor for BS regnskapsåret Forslag til vedtak: Årsmøtet velger revisjonsfirrnaet BDO AS som s revisor for regnskapsåret Siri Austeng Styreleder Årsmøte i BS 2016 Sak 5 Valg av revisor side 1

9 BIBLIOTEKSENTRALEN Årsmøte 21.april 2016 Sak 6 Endring av s vedtekter Vedlagt følger forslag til justerte vedtekter for. I henhold dagens vedtekter utnevner KS en fast representant til styret samt en vararepresentant for en periode på to år i gangen, jf. dagens vedtekter 9. Styret i BS har blitt enige med KS om at dette ikke lenger er en optimal løsning. Valgkomiteen i BS har en bedre forutsetning for å sette sammen et forslag og utarbeide en innstilling til et godt styre der hensyn til bl.a. kompetanse og likestilling blir vurdert med utgangspunkt i et helhetlig perspektiv. Styret foreslår derfor en endring i vedtektenes 9, slik at årsmøtet velger 5 representanter til styret etter innstilling fra valgkomiteen. Samtidig velger årsmøtet fortsatt to vararepresentanter i numerisk rekkefølge etter innstilling fra valgkomiteen. Valgkomiteen i BS velges i dag av årsmøtet for ett år i gangen etter innstilling fra styret. I forbindelse med forslaget til endring i vedtektenes 9, foreslâr styret også en endring i vedtektens 6. Styret foreslår at KS utpeker en fast representant og en vararepresentant til valgkomiteen. De siste to faste representantene og den siste vararepresentanten velges fortsatt av årsmøtet etter innstilling fra styret. Leder for valgkomiteen velges også fortsatt av årsmøtet etter innstilling fra styret, men styret innstiller til valg av leder for valgkomiteen etter samråd med KS. Endringene vil tre i kraft og gjelde fra og med valg på årsmøtet Forslag til justerte vedtekter følger vedlagt. Forslag til endringer er markert med kursiv. Årsmøte i BS 2016 Sak 6: Forslag til justerte vedtekter for BS side l

10 Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner forslaget til justerte vedtekter for., I H _)_4,..\»..s _. Siri Austeng Styreleder Årsmøte i BS 2016 Sak 6: Forslag til justerte vedtekter for BS side 2

11 Vedtekter for mamie-_- av 4. februar 1952 med senere endringenforslag tiljusteringpfi årsmøte i BS 2I.april 2016 I Selskapsform. foretaksnavn og forretningssted er et samvirkeforetak med skiftende kapital og skiflende medlemstall. Foretaket har forretningskontor er i Oslo kommune. Medlemmenes ansvar er begrenset 2 Formål til andelskapitalen. Hovedformàlet for er à være serviceorgan for og hovedleverandor av produkter og tjenester til offentlige bibliotek, skoler og andre offentlige institusjoner. l tillegg kan etablere og investere i virksomheter med det formål å betjene det totale bok-. infonnasjons- og kunnskapsmarkedet. skal drives etter vanlige bedriftsøkonomiske prinsipper, slik at det skapes økonomisk trygghet og utviklingsmuligheter og slik at medlemmenes interesser ivaretas pa beste mate. har ikke økonomisk fortjeneste i seg selv som fonnål for virksomheten - herunder heller ikke for medlemmene. jf. l5. 3 Medlemmer KS minst l andel. d) Universiteter. vitenskapelig høyskoler og statlige høyskoler som omfattes av Lov om universiteter og høyskoler. minst l andel. Andelene innbetales innen l måned etter innmeldingen. Dersom innbyggertallet i en kommune stiger. og pr. l. januar et år når en høyde som betinger innbetaling av ytterligere andelter). kan styret bestemme at ytterligere innbetaling skal finne sted. Synker innbyggertallet. kan styret etter søknad tilbakebetale tegnede andeler tilsvarende. Andelene kan ikke overdras til andre eller pantsettes, og heller ikke kan noen ved rettsforfølgning eller på annen måte søke utlegg i andelene eller bli eier av dem. Andelsinnskuddet forrentes ikke. Ved utmelding betales._. andelsinnskuddet tilbake. jf Selskapets organer s organer er årsmøtet og styret. 6 Årsmøtet Som medlemmer Landets kommuner. kan opptas:. Landets fylkeskommuner. Norsk Bibliotekforening Kommunenes Sentralforbund (KS). Universiteter. vitenskapelige høgskoler og statlige høgskoler som omfattes av Lov om universiteter og høyskoler (Lov av l nr. l5). Medlemmene betaler ikke medlemskontingent. Søknad om à bli opptatt som medlem rettes skriftlig til styfret. Foretaket kan bare nekte noen à bli medlem dersom det er saklig grunn for det. Avslás søknaden, skal dette begrunnes. Avgjorelsen kan innankes til forste regulære årsmøte. Skriftlig anke må være kommet styret i hende innen 3-tre-måneder fra underretning om avslag ble gitt. jf. også 6. nest siste ledd. 4 Andelsinnskudd Foretakets driftskapital tilveiebringes ved at medlemmene innbetaler andeler á kr. 300,- etter følgende regler: a) Kommunene minst 1 andel for hver l200 innbyggere. men minst l andel. Tallet for statens siste folketelling før innmeldelingsdagen legges til grunn. b) Fylkeskommunene minst 30 andeler for hver fylkeskommune. c) Norsk Bibliotekforening minst l andel. Årsmøtet er selskapets øverste myndighet. Ordinært årsmøte holdes hvert àr innen utgangen av april. Tid og sted bestemmes av styret. som sender innkalling med 14 dagers varsel til alle medlemmene. ledsaget av dokumenter for de saker som skal behandles. Meddelelse skjer bare i brev og ikke i offentlige publikasjoner. Årsmøtet skal behandle folgende saker: Valg av møteleder. 2. Valg av 2 deltakere til à undertegne protokollen. 3. Godkjenne styrets áisberetning. 4. Godkjenne foretakets årsregnskap. herunder gjøre vedtak om disponering av årsoverskudd som er foreslått av styret. 5. Valg av styre med varamedlemmer. 6. Valg av styrets leder og nestleder. 7. Valg av valgkomité med leder for neste årsmøte. herunder tastsetting av retningslinjer for Valgkomiteens arbeid. Valgkomiteen skal bestå av 3 medlemmer og 2 varamedlemmer. KS utpeker ett medlem og ett varamedlem til valgkomiteen. Styret innstiller til valg av 2 medlemmer samt ett varamedlem til valgkomiteen. Styret innstiller til valg av lederfor valgkomiteen etter samråd med KS. 8. Valg av revisor. 9. Fastsetting av godtgjørelse til styret. 10. Andre saker som er nevnt i innkallingen forelagt av styret eller medlemmer. l

12 Saker som ønskes behandlet på det ordinære årsmøtet. må meldes skrifllig til styret innen l.februar eller i så god tid at styret har anledning til å behandle sakene og ta dem med i innkallingen til årsmøtet. 7 Ekstraordinært årsmøte Ekstraordinært årsmøte holdes når styret bestemmer det. Styret skal også innkalle til ekstraordinært årsmøte når revisor eller minst en tidel av medlemmene krever det for å få tatt opp en klart oppgitt sak. Ekstraordinært årsmøte skal avholdes innen en måned etter at kravet ble framsatt. Bare de saker som har foranlediget innkallingen. kan behandles. Ekstraordinære årsmøter treffer beslutninger med samme myndighet som det ordinære årsmøtet. 8 Stemmerett Hvert medlem har én stemme på årsmøtet. Et medlem kan dessuten stemme som fullmektig for ett annet medlem. Medlemmer som skal stemme som tullmektig. skal legge fram skriftlig og daten fullmakt. bestemmelsene i samvirkeloven om styrets forvaltningsog tilsynsansvar. Styret skal i den forbindelse sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. fastsette overordnede planer og budsjetter for virksomheten samt påse at regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret er beslutningsdyktig når minst 4 medlemmer er til stede. Sakene avgjøres ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er styreleders stemme avgjørende. Administrerende direktør har ansvar for den daglige ledelse av virksomheten i samsvar med de retningslinjer og pålegg styret har gitt samt i samsvar med bestemmelsene i samvirkeloven om daglig leders ansvar og plikter. Styfret skal fastsette en styreinstruks. Styreinstruksen skal inneholde nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling. samt gi retningslinjer om hvilke saker som skal styrebehandles og administrerende direktørs arbeidsoppgaver og plikter overfor styret. 10 Hvordan selskapet forpliktes torpliktes ved underskrift av styrets leder (eller i hans/hennes fravær nestleder) og den ansatte 9 Selskapets ledelse direktør. ledes av et styre og en administrerende Styret består av 7 medlemmer. 5 representanter velges av årsmøtet og 2 representanter valgt av og blant medarbeidere ansatt i eller datterselskaper eid med minst 5] % av Biblioteksentraleri. Styret skal ha 2 varanzedlemrner valgt av årsmøtet og 2 varamedlemmer valgt av og blant de ansatte i BS konsern. Styremedlemmene fungerer for to år av gangen. Varamedlemmene fungerer for ett år av gangen. Et styremedlem blir stående inntil nytt medlem er valgt, selv om tjenestetiden er utløpt. Når særligeforholdforeligger, har et styremedlem rett til å tre tilbakefør tjenestetiden er ute. Melding om tilbaketreden gis med rimelig forltåndsvarsel ttl styret. Styremedlemmene velges eller utpekes påfølgende måte: Annet hvert årsmøte velger ltenlzoldsvis 2 og 3 medlemmer etter innstillingfia valgkomiteen. Gjenvalg kanfinne sted. De ansattes 2 medlemmer med varamedlemmer velges av og blant de ansatte. Styrets varamedlemmer fungerer for ett år av gangen. Hvert årsmøte velger 2 varamedlemmer i numerisk rekkefølge etter innstilling fi^a valgkomiteen. De ansattes 2 varamedlemmer velges av og blant de ansatte i numerisk rekkefølge. Styrets leder og nestleder velges av årsmøtet for to år av gangen, etter innstilling fra valgkomiteen i samsvar med retningslinjene for valgkomiteens arbeid. Valget skal skje skriftlig hvis minst en representant ønsker det. Styret har overordnet ansvar for virksomheten i i samsvar med vedtektene og årsmøtets beslutninger samt i samsvar med administrerende direktør i fellesskap. Styret kan meddele prokura ll Revisjon En statsautorisert revisor skal velges av årsmøtet. Revisor skal i den utstrekning det følger av god revisjonsskikk. granske selskapets årsoppgjør. regnskapet og behandling av andre saker. 12 Årsoppgjor Ved utløpet av hvert kalenderår foretas fullstendig regnskapsoppgjør. Før avslutning skal alle poster som vedrører året være avsluttet i samsvar med forsiktig og god forretningsskikk. Herunder skal de nødvendige avskrivninger være loretatt. Foretaket skal alltid ha en forsvarlig egenkapital. Foretakets àrsoverskudd kan disponeres til: 1. Avsetning til annen egenkapital. 2. Etterbetaling. 3. Avsetning til etterbetalingssfond. Eventuell utbetaling fra etterbetalingstbnd skal foretas med grunnlag i medlemmenes omsetning med BS de siste tre regnskapsår for årsmøtet. 4. Avsetning til medlemskapitalkonti. 5. Forrenting og annen økning av andelsinnskudd og medlemskapitalkonti. Årsmøtet kan ikke vedta disponering av høyere beløp enn det styret foreslår. 13 Vedtektsendringer 2

13 Vedtektsendringer de avgitte stemmene. kan besluttes av årsmøtet med 2/3 av For vedtektsendringer som innebærer l. vesentlige endringar av formålsparagrafen. 2. bestemmelser om å øke medlemmenes heñelser, 3. skjerpet plikt til å gjøre innskudd i foretaket. 4. innforing av omsetningsplikt med foretaket eller vesentlig skjerping av slik plikt, eller 5. begrensninger av retten til å melde seg ut. kreves tilslutning fra minst 4/5 av de avgitte stemmene. 14 Utmelding Utmelding fra kan skje med 3 måneders skriftlig varsel til st_vret. Tilbakebetaling av andelsinnskudd skjer 3 måneder etter neste regnskapsoppgjor. Er selskapets midler mindre enn den samlede andelskapital, nedskrives det Utmeldte medlems tilgodehavende i forhold til dette. Utmeldte medlemmer har ingen rett til etterbetaling. 15 Oppløsning av selskapet Årsmøtet kan med 4/5 av de tilsluttede medlemmenes stemmer fatte beslutning om á Oppløse. Ved vedtak om oppløsning skal årsmøtet velge et avviklingsstyre som skal forestå arbeidet med opploning. Ved oppløsning av skal foretakets midler forst gå til dekning av foretakets gjeld til sine kreditorer. Dersom det er midler igjen etter dekning av foretaksgjeld. har medlemmene rett til å få utbetalt andelsinnskudd og innestående på medlemskapitalkonti. Gjenværende midler forvaltes av KS til fremme av biblioteksaken inorge. 3

14 BIBLIOTEKSENTRALEN Årsmøte 21.april 2016 Sak 7 Valg av valgkomité Under forutsetning av at årsmøtet endrer vedtektene i samsvar med forslag under sak 6, skal styret utarbeide innstilling til valg av to medlemmer og ett varamedlem til valgkomiteen for årsmøtet KS skal videre utpeke ett medlem og ett varamedlem til valgkomiteen. Styret skal også etter samråd med KS utarbeide innstilling til leder for valgkomiteen Årsmøtet 2015 valgte følgende valgkomité for årsmøtet 2016: 0 Bjøm Arild Gram (leder) 0 Geir Jørgen Bekkevold I Anette Kure Som varamedlemmer til valgkomiteen ble valgt Synnøve Solbakken og Mette Rysjedal. KS vil før årsmøte 2016 utpeke en representant og en vararepresentant til valgkomiteen for Årsmøtet 2016 skal velge to faste representanter og en vararepresentant til valgkomiteen for Dessuten leder for valgkomiteen. Styret vil på årsmøtet 2016 legge fram sin innstilling til valgkomité. Årsmøte i BS 2016 Sak 7: Forslag til valg av valgkomité for BS side l

15 Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner innstillingen valgkomité for BS \\..._ Siri Austeng Styreleder Årsmøte i BS 2016 Sak 7: Forslag til valg av valgkomité for BS side 2