PROTOKOLL OG DELTAKERLISTE FRA ÅRSMØTET I BIBLIOTEKSENTRALEN SA MANDAG 16. APRIL 2012

Transkript

1 111 Biblioteksentralen Til andelseierne i Biblioteksentralen SA Oslo,29. mai 2012 PROTOKOLL OG DELTAKERLISTE FRA ÅRSMØTET I BIBLIOTEKSENTRALEN SA MANDAG 16. APRIL 2012 Vedlagtoversendesprotokollog deltakerlistefra årsmøtet mandagi6. april2012. Kopiav protokollenog deltakerlistener sendt til biblioteket/fylkesbiblioteket til orientering. Medvennlighilsen Biblioteksentralen SA SvetlanaBerger Adm.sekretær Vedlegg Biblioteksentralen AL Malerhaugveien 20 - Postboks 6142 Etterstad 0602 Oslo Tlf Faks: E-post: bs@bibsent.no Org.nr.: NO MVA Bankgironr.: Swift: NDEANOKK

2 Protokoll for årsmøte i Biblioteksentralen AL Årsmøtet i Biblioteksentralen AL (BS) fant sted mandag 16. april 2012 kl i Biblioteksentralens lokaler i Malerhaugveien 20 i Oslo. Styrets leder, Siri Austeng, ønsket velkommen til årsmøtet. Ingeborg Rygh Hjorthen, nyvalgt leder i Norsk Bibliotekforening, innledet årsmøtet med å fortelle om saker Bibliotekforeningen arbeider med. Herunder gratisprinsippet, e-bøker, folkebibliotekenes kår, forslag til ny biblioteklov, utredninger om kultur- og litteraturpolitiske virkemidler og synliggjøring av NBF. Innkallingen til årsmøtet var foretatt i samsvar med vedtektenes 6, ved brev av 26. mars Det fremkom ingen merknader til innkallingen og årsmøtet ble erklært lovlig satt. Følgende dagsorden var satt opp: 1. Åpning og konstituering Godkjenning av representantenes fullmakter Godkjenning av dagsorden Valg av møteleder Valg av 2 deltagere for undertegning av protokollen Valg av tellekorps 2. Styrets årsberetning for 2011 med finansregnskap, forslag til disponering av overskudd samt revisjonsberetning. 3. Godtgjørelse til styret 4. Valg til styre og valgkomite Valg av styremedlemmer Valg av varamedlemmer til styret Valg av styrets leder Valg av valgkomite og leder av valgkomiteen. 5. Valg av revisor Årsmøte i BS 2012 Side 1

3 Sak 1 - Åpning og konstituering. Godkjenning av representanters fullmakter. Det var 23 personer til stede. Av disse var 19 representanter som representerte til sammen 28 stemmer. 4 var observatører. Fullmaktene ble enstemmig godkjent. Godkjenning av dagsorden Dagsorden ble enstemmig godkjent. Valg av Møteleder. Sverre 0. Jenssen fra Lørenskog kommune ble valgt til møteleder. Valg av 2 deltagere til å undertegne protokollen. Hege Newth Nouri, Norsk Bibliotekforening og Anne Børnes, Oslo kommune, ble valg til å underskrive protokollen. Valg av tellekorps Hege Newth Nouri, Norsk Bibliotekforening Anne Børnes, Oslo kommune ble valgt til tellekorps. Sak 2 - Styrets årsberetning for 2011, med årsregnskap, forslag til disponering av overskudd og revisjonsberetning. Vedlagt med innkallingen fulgte årsmelding for Biblioteksentralen Al i 2011 med styrets årsberetning, finansregnskap, forslag tif disponering av overskudd samt revisors beretning. Styreleder Siri Austeng hadde følgende generelle kommentarer til årsberetningen: Et aktivt og godt arbeidsår. God samhandling mellom de ansatte og administrasjonen. Strategiplan 2012 til Ny virksomhet, hva er det som rører seg der ute. Elektroniske tjenester, som BS Weblån. Nye samarbeidsformer. Relasjoner til kundene og omdømme. Leveringskvalitet og konkurransedyktighet. Arbeid med styreinstruks. Fokus på dialog med eierne og KS. Årsberetningen, regnskap, balanse og noter ble tatt opp punkt for punkt av møteleder. Årsmøte i BS 2012 Side 2

4 Adm. Direktør Børge Hofset gikk igjennom regnskapet for 2011, hovedtrender i 2011, hovedutfordringer for BS fremover og pekte spesielt på følgende. Gode, men ekstraordinære resultater i og Skolebokreformer i grunnskole og videregående skole er over, hvilket fører til nedgang i omsetning og resultat i BS Undervisning - og dermed BS konsern. BS står foran store investeringer i ny virksomhet, både i mor og døtre. Rasjonalisering i BS hovedårsak til plussresultater Pressede marginer, stagnasjon i omsetning og stigende kostnader - og følgelig forventet lavere driftsmarginer. Det arbeides kontinuerlig med forretningsutvikling, hele tiden med tanke på å utvikle bedre bibliotek og gjøre hverdagen enklere for bibliotekene. Dialog med eiere. Kommentarer: Lillian Nilsen, Nome kommune: Berømmer Biblioteksentralen for lavt sykefravær, ansatte med flerkulturell bakgrunn, og ga stor ros til ansatte i BS. Ser frem til orienteringen om utredningen om styrket eierkontakt. Nysgjerrig på transportavtalen med Hordaland fylke og konseptet BS tilbyr. Status for arbeidet med utlånsystem for e-bøker. Hege Newth, Norsk bibliotekforening: Hadde en merknad til formuleringen "Selskapet fører tilbake verdier til eierne i form av bl.a. stipend i offentlige bibliotek og gjennom betydelig støtte til driften i Norsk Bibliotekforening" - og ønsket følgende protokolltilførsel: «Selskapet fører tilbake verdier til eierne iform av bl.a. stipend til offentlige bibliotek. Selskapet er en viktig støttespiller for Norsk Bibliotekforening og gir foreningen som leietaker god rabatt på husleie og fellesutgifter." Greta Ravndal, Time kommune: - Spurte om hva som skjer når prøveavtalene med forlagene for e-bøker går ut og hvordan dette vil påvirke bibliotekenes vilkår. Lars Berger, Ullensaker kommune Stilte spørsmål om balanseført verdi på eiendommen og antatt markedsverdi. Årsmøtei BS2012 Side3

5 Sissel A. Dale, Stavanger kommune Hadde følgende forslag til vedtak i denne saken: «Årsmøtet vedtar at 1/3 av årets overskudd på kr disponeres til prosjektmidler for bibliotekutvikling i bibliotekene i Resterende overskudd overføres til annen egenkapital.». Forslaget ble fremmet med støtte fra 7 kommuner og fire fylkeskommuner. Rolf Storm Solberg, Tønsberg og Nøtterø: Gikk i mot forslaget, refererte til påminnelsen om årsmøtet i desember og stilte revisor spørsmål om det er anledning til å stille et slikt benkeforslag på et årsmøte. Andre Kvakkestad, Ski: Støttet forslaget men foreslo en alternativ formulering. Han stilte videre styreleder spørsmål om når et slikt forslag skulle vært fremmet, da årets overskudd ikke var klart da fristen for å melde inn saker til årsmøtet gikk ut. Lillian Nilsen, Nome. Minnet om at ulike institusjoner har forskjellige roller i biblioteknorge - og at det er Nasjonalbiblioteket som deler ut prosjektpenger. Ønsket imidlertid å styrke stipendordningen og ber styret komme tilbake til dette på neste årsmøte. Var dessuten svært glad for debatten. Bjørn Arild Gram, Steinkjer: Poengterte både behov for bunnsolid økonomi da et samvirkeforetak ikke på noen enkel måte kan få hjelp av eierne ved behov, men at det heller ikke er nødvendig med å salte ned maksimalt med penger. Samvirkeloven og samvirkeforetak gir noen nye muligheter, f eks bonus, men at styret skal få anledning til å utrede dette først. Hege Newth Nouri, NBF: støtter forslaget prinsipielt, men ser at det ikke er gjennomførbart nå. Revisor Knut Nyerrød: Kommenterte forslaget og konkluderte med at et slikt benkeforslag var i strid både med aksjeloven og samvirkeloven. Det burde vært meldt innen frister og at det er styret som avgjør disponering av overskudd. Minnet også på at egenkapitalsituasjonen over tid har vært såpass solid at man ikke var avhengig av å kjenne til resultatet for 2011 for å kunne fremme et slikt forslag. Styreleder Siri Austeng: Var glad for forslaget, dialogen og engasjementet det skaper. Styret går i mot forslaget, men tar signalene og arbeider videre med forslaget. Hun foreslo en protokolltilførsel, noe Sissel Dale aksepterte. Styreleder henviste ellers til administrasjonen - og Børge Hofset svarte. Revisor Knut Nyerrød gikk igjennom revisjonen og konkluderte med at han oppfatter at tilretteleggingen og internkontrollen er god. Vedtak: Årsmøtet godkjenner styrets forslag til årsberetning og finansregnskap for Biblioteksentralen AL Årsmøtet godkjenner videre at årets overskudd på kr ,- godskrives annen egenkapital. Årsmøte i BS 2012 Side 4

6 Revisjonsberetningen tas til etterretning. Sak 3 - Endring av Biblioteksentralens vedtekter Årsmøtet godkjenner styrets forslag til justerte vedtekter for å bringe vedtektene i samsvar med bestemmelsene i Samvirkeloven samt styrets forslag til endringer i 9. Vedtak: Som innstilling. Sak 4- Godtgjørelse til styret Årsmøtet godkjenner forslaget til styrets godtgjørelse for styreperioden 2011/2012. Vedtak: Som innstilling. Sak S - Valg til styret Valgkomiteens leder Rolf Storm-Solberg la frem valgkomiteens innstilling. a) Valg av faste medlemmer Styremedlemmer for perioden : Paul Henrik Kielland, Troms (gjenvalg). Siri Hov Eggen, Akershus fylkeskommune (ny). Vedtak: Som innstilling. b) Valg av styrets nestleder for perioden Styrets nestleder for perioden : Siri Hov Eggen,Akershus fylkeskommune (ny). c) Valg av varamedlemmer til styret Varamedlemmer for perioden i numerisk rekkefølge: Årsmøte i BS 2012 Side 5

7 1, Per Olav Sanner, Stange kommune (ny). 2. Bjarne Kvadsheim, Stavanger (ny). Vedtak Som innstilling d) Valg av valgkornite og leder av valgkomiteen Styret la frem følgende forslag til valgkomite med vararnedlemmer, som velges for et år om gangen: Bjørn Arild Gram, Steinkjer (ny). Vidar Lund, Stavanger (gjenvalg). Gunnhild Fundlid Brevig, Elverum (ny). Styret la frem følgende forslag til varamedlemmer for valgkomiteen: Tore Kristian Andersen, Ski (ny). Reidun Gravdahl, Raufoss (ny). Vedtak Som innstilling. Sak 6 - Valg av revisor Årsmøtet velger revisjonsselskapet BDO AS som Biblioteksentralens revisor for regnskapsåret Vedtak: Som innstilling. Sak 7 - Orientering om utredning av tiltak for å styrke kontakten mellom Biblioteksentralen og eierne/medlemmene Styret i Biblioteksentralen satte etter årsmøtet i 2011 et utvalg som har arbeidet med tiltak for å bidra til at eierne/medlemmene engasjerer seg sterkere i BS og styrke forholdet mellom BS og eierne medlemmene. Styreleder Siri Austeng orienterte om konklusjonene i utvalgets rapport og om hva styret tenker å foreta seg fremover Årsmøtet tok dette til orientering. Årsmøte i BS2012 Side 6

8 Protokolltilførsler Det ble fremsatt to protokolltilførsler. Hege Newth Nouri, Norsk Bibliotekforening, kom med følgende protokolltilførsel tii sak 2: «Selskapet fører tilbake verdier til eierne i form av bl.a. stipend til offentlige bibliotek. Selskapet er en viktig støttespiller for Norsk Bibliotekforening og gir foreningen som leietaker god rabatt på husleie og fellesutgifter." Sissel A. Dale, Stavanger kommune, kom med følgende protokolltilførsel til sak 2: "Årsmøtet godkjenner forslaget til årsberetning og årsregnskap for Biblioteksentralen AL Styret anmodes av årsmøtet til å disponere 1/3 av årets overskudd til bibliotekutviklingsmidler i bibliotekene." Møtet ble avsluttet kl Orientering om stipend. Etter årsmøtet ble årets stipendtildeling offentliggjort. Hege Newth Nouri AA(M'ej6 7. Anne Børnes Årsmøte i BS2012 Side 7

9 REPRESENTANTEROG OBSERVATØRER BIBLIOTEKSENTRALENAls ÅRSMØTE Mandag 16 april 2012 Deltakerliste Nr. Kommune 1 Bærum kommune 2 Bømlo kommune 3 Gjesdal kommune 4 Gran kommune 5 Gran kommune 6 Hole kommune 7 Hordaland fylkeskommune 8 Hå kommune 9 Klepp kommune 10 Lørenskog kommune 11 Lørenskog kommune 12 Nome kommune 13 Rana kommune 14 Rana kommune 15 Randaberg kommune 16 Rogaland fylkeskommune 17 Råde kommune 18 Sandnes kommune 19 Skedsmo kommune 20 Ski kokmmune 21 Sola kommune 22 Stavanger kommune 23 Steinkjer kommune 24 Time kommune 25 Tønsberg kommune 26 Tønsberg kommune 27 Vestfold fylkeskommune 28 KS 29 NBF 30 NBF 31 Deichmanske bibliotek 32 Sør-Trøndelag fylkeskommune Antall Rep Obs Deltakere Hilde Ljødal Astrid Drevland Greta Ravndal Jon Strindhaug Obs Wenche Strand Hanne Stuve Torill Selsvold Nyborg Greta Ravndal Greta Ravndal Sverre 0. Jenssen Obs Berit Bjørklid Lillian Nilssen Peter Walseth Obs Tormod Steen Astrid K. Sandersen Karin Johannessen Andrè Kvakkestad Greta Ravndal Bjørn Arild Gram Greta Ravndal Rolf Storm-Solberg Obs Tone Moseid Jørund A. Ruud Hege Newth Nouri Obs Ingeborg R. Hjorten Anne Børnes

10 REPRESENTANTEROG OBSERVATØRER BIBLIOTEKSENTRALENAls ÅRSMØTE Mandag 16 april 2012 Tilleggsliste Grønt kort til represtentanter Gult kort til observatører Nr. Kommune Antall s Rep Obs Deltakere 33 Stange kommune Per Olav Sanner 34 Nord-Trøndelag fylkeskommune Sissel A. Dahle 35 Ullensaker kommune 1 Obs Lars Berge