KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale - IKT-utstyr til Nesodden Kommune Saksnr. 14/2811 DATO: 28.11.2014 Nesodden kommune Telefon: +47 66 96 43 00 Postboks 123 Telefaks: +47 66 96 43 01 1451 Nesoddtangen e-post: cs@nesodden.kommune.no
Side 2 av 14 1 OPPDRAGET... 3 1.1 OM NESODDEN KOMMUNE... 3 1.2 KONTRAKTENS OMFANG OG VARIGHET... 3 1.3 ANSKAFFELSESPROSEDYREN... 3 1.4 KUNNGJØRING... 3 1.5 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 3 2 TILBUDET... 4 2.1 INNLEVERING AV TILBUD... 4 2.2 TILBUDSÅPNING... 4 2.3 VEDSTÅELSESFRIST... 4 2.4 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET... 4 2.5 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 2.6 KRITERIER FOR VALG AV TILBUD... 6 3 KONKURRANSEREGLER... 7 3.1 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 7 3.2 ALTERNATIVE TILBUD... 7 3.3 OPPDRAGSGIVERS RETT TIL Å FORETA SUPPLERINGER, ENDRINGER OG TILBAKEKALL... 7 3.4 SPØRSMÅL FRA TILBYDER... 7 3.5 KOSTNADER VED Å DELTA I KONKURRANSEN... 7 3.6 TAUSHETSPLIKT... 7 3.7 UNDERLEVERANDØRER... 7 3.8 KONTRAKT... 7 AVTALEFORHOLDET VIL BLI REGULERT AV VEDLAGTE KONTRAKT, SE VEDLEGG 5.3.... 7 4 KRAVSPESIFIKASJON... 8 4.1 BAKGRUNN FOR/FORMÅL MED OPPDRAGET... 8 4.2 BESKRIVELSE AV LEVERANSEN (FUNKSJON, YTELSE, TEKNISK SPESIFIKASJON OSV.)... 8 4.3 ANSKAFFELSENS VOLUM... 11 4.4 KRAV TIL LEVERANSEN/LEVERING... 11 4.5 GARANTIER/SERVICE... 11 4.6 ANNET... 11 5 VEDLEGG... 12 5.1 HMS-EGENERKLÆRINGSSKJEMA... 12 5.2 PRISSKJEMA/RABATTSKJEMA... 13
Side 3 av 14 1 OPPDRAGET 1.1 Om Nesodden kommune Nesodden kommune har en befolkning på ca. 18.000. Det er om lag 1.200 ansatte i kommunen. I tillegg til ansatte, skal fagområdet IKT dekke behovet for IKT-utstyr til ca. 2.500 elever i grunnskolen. Pr i dag har vi ca. 1700 pc-er og ca. 200 tynne klienter. Vi regner med å bytte ut ca. ¼ av dette årlig. Siden vi har en bred brukergruppe er vi avhengig av solid utstyr, spesielt på mobile enheter. Kommunen ønsker å utnytte ny teknologi til vår fordel, og vil derfor sannsynligvis i løpet av kommende år prøve ut nettbrett som alternativ til pc for enkelte ansatte. 1.2 Kontraktens omfang og varighet Nesodden kommune, heretter benevnt oppdragsgiver, ønsker med dette tilbud på skjermer, stasjonæreog bærbare datamaskiner samt tynne klienter. Tilbehør til dette utstyret kan også kjøpes over avtalen. Dersom tilbyderen som velges til dette oppdraget kan levere nettbrett som dekker våre behov (Se pkt. 4.2 E), skal det også kunne kjøpes over denne avtalen. Kontraktens varighet er f.o.m dato for kontraktsinngåelse, og ett (1år) frem i tid. 1.3 Anskaffelsesprosedyren Konkurransen skjer i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser, vedtatt ved kgl. res. 7. april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del 1 og del 3 i forskriftene. Åpen anbudskonkurranse er valgt som prosedyre for denne anskaffelsen. 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort på følgende steder: Doffin.no ted.europa.eu 1.5 Oppdragsgivers kontaktperson Navn: Christian Stensli, IKT-sjef. Telefon: 90 78 90 77 E-post: cs@nesodden.kommune.no
Side 4 av 14 2 TILBUDET 2.1 Innlevering av tilbud Frist for innlevering av tilbud er 19/1/14 kl. 12.00. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. Tilbudet skal sendes/leveres i lukket, nøytral konvolutt merket 14/2811, Tilbud: IKT Utstyr Elektronisk kopi skal vedlegges tilbudet. Det skal også legges ved en versjon av tilbudet (elektronisk), der opplysninger tilbyder vurderer som forretningshemmeligheter skal sladdes. Tilbudet skal leveres til: Tangenten v/dokumentsenteret Kongleveien 2 1450 Nesoddtangen 2.2 Tilbudsåpning Tilbudene åpnes 19.1.14 kl.15 Tilbudsåpning er ikke offentlig. 2.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 28/02/15 kl. 12.00. 2.4 Krav til utforming av tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. Alle priser skal være oppgitt i norske kroner (NOK) ekskl. mva og inkl. frakt. Alle priser er faste i hele avtaleperioden. Tilbudet skal bestå av: o Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en person med nødvendig fullmakt til å binde tilbyderen. o Kort informasjon om tilbyder. o Besvarelse i henhold til kravspesifikasjonen. Det tilbudte produktets spesifikasjon må beskrives så detaljert som mulig. o Dersom tilbudet inneholder eventuelle forbehold eller avvik fra konkurransegrunnlaget skal dette angis samlet i eget dokument. o Utfylt pris/rabatt skjema. Pris skal oppgis i norske kroner ekskl. mva. o Dokumentasjon som viser oppfyllelse kvalifikasjonskrav. o Beskrivelse og evt. dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriene.
Side 5 av 14 2.5 Kvalifikasjonskrav Obligatorisk dokumentasjon som skal vedlegges tilbudet: Skatteattester Det skal vedlegges 2 skatteattester: Attest fra kemner/skatteoppkrever (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift). Attest fra skattefogden i vedkommende fylke (merverdiavgift) Begge attestene har betegnelsen RF-1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. HMS-Erklæring HMS egenerklæring i samsvar med gjeldende forskrift. Pkt. 5.1 Følgende kvalifikasjonskrav gjelder for denne konkurransen: 1. Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak. Dokumenteres med: Firmaattest; bekreftelse på registrering i Foretaksregisteret (ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen) 2. Det kreves god soliditet. Dokumenteres med: Foretakets siste årsberetning til Brønnøysundregistret og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall 3. Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumenteres ved referanser fra de 3 viktigste/største oppdrag seneste år.
Side 6 av 14 2.6 Kriterier for valg av tilbud Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra følgende kriterier med tilhørende vekt: Pris 80 % Brukervennlighet ved bestilling/oppfølging av bestilling: 20 % Leverandøren med høyest total score (pris + brukervennlighet) vurderes til å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, og vil tildeles kontrakten. Forklaring til tildelingskriterier: Pris: se totalsum i tilbudsskjema. Laveste pris vil gi maksimal score - 80 poeng. Øvrige tilbydere vil bli gitt poeng etter tilbudt pris i forhold til laveste pris i henhold til følgende formel: Laveste tilbudt pris Pris fra tilbyder X 80 = Poengscore pris Brukervennlighet ved bestilling/oppfølging av bestilling: Som kunde er vi avhengig av enkel og fleksibel administrasjon. Brukervennlighet i nettbutikken og fleksibilitet i maskinkonfiguratoren er stikkord. Kvalitet i oppfølging av bestillinger er også viktig. Leverandøren må best mulig beskrive hvordan sin løsning fungerer og rutiner for oppfølging av kundens bestillinger. Ut fra leverandørens beskrivelse vil det bli gitt en score mellom 0 og 20 poeng. Alle løsninger vi vurderer som gode nok, vil bli gitt 20 poeng.
Side 7 av 14 3 KONKURRANSEREGLER 3.1 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.2 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 3.3 Oppdragsgivers rett til å foreta suppleringer, endringer og tilbakekall Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver supplering, endringer eller rettelse vil umiddelbart bli formidlet. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 3.4 Spørsmål fra tilbyder Spørsmål fra tilbydere med oppdragsgivers svar vil bli gjort tilgjengelig i anonymisert form. 3.5 Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. 3.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver er underlagt taushetsplikt i forbindelse med leverandørforhold som måtte komme til uttrykk gjennom denne konkurransen. Tilsvarende taushetsplikt om oppdragsgivers forhold gjelder for leverandører. 3.7 Underleverandører Dersom leverandøren skal benytte underleverandører, skal det opplyses om dette i tilbudet. Det skal opplyses hvilke underleverandører som skal benyttes og hvor stor del av kontrakten dette utgjør. 3.8 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt, se vedlegg VEDLEGG 1 AVTALEDOKUMENT
Side 8 av 14 4 KRAVSPESIFIKASJON 4.1 Bakgrunn for/formål med oppdraget For å erstatte utrangert utstyr og dekke behovet for mer utstyr, trenger Nesodden kommune en avtale for innkjøp nytt utstyr. Erfaringsmessig skiftes det ut 300 500 maskiner i året. Siden utstyret skal brukes både av ansatte og skoleelever, settes det spesielt høye krav til at utstyret (og spesielt det mobile) er solid og fleksibelt. 4.2 Beskrivelse av leveransen (funksjon, ytelse, teknisk spesifikasjon osv.) A. Generelt stasjonært, bærbart og arbeidsstasjoner: 12-15 mnd livssyklus Min 8 GB ram (maks halvparten av minneplassene skal være brukt) Windows 7 eller 8 Professional. 3 års garanti (jfr. Pkt. 4.5) Innebygget hardware for lagring av krypteringsnøkkel for Bitlocker. Integrert NIC. LAN på stasjonære. LAN og WLAN på bærbare. Mulighet til å endre maskinenes konfigurasjon ved bestilling. Aktuelt tilbehør og spareparts må være tilgjengelig i nettbutikken. B. Bærbar maskin: Det skal gis tilbud på to modeller. Den ene med skjermstørrelse på ca 13 og den andre med skjermstørrelse på ca. 14. Felles krav for begge maskiner: Maks 2 kg Min 120 GB SSD VGA-utgang (enten integrert eller via dongle). Dersom dette krever ekstrautstyr, skal det prises med maskinen. Batteriet skal ha 3 års garanti og minst 13 timers brukstid. Uhellsforsikring (betingelser skal beskrives). Trådløst nettverkskort skal støtte alle standarder (802.11a/b/g/n og AC), både 2,4 GHz (for a/b/g/n) og 5,4 GHz. Integrert web-kamera Chassis i lettmetall. Maskinen skal være fullstendig godkjent for MIL810G standarden. Spesielt for 13 -modellen: CPU skal ha en CPU Mark Score på over 3500 pr 13/10-14 i en av testene på dette nettstedet: http://www.cpubenchmark.net/. Utskrift av testene er vedlagt. Dersom tilbudt CPU ikke finnes i testen skal det legges ved dokumentasjon som bekrefter at tilbudt CPU tilsvarer en av CPU ene med score over 3500 i testen. Spesielt for 14 -modellen: CPU skal ha en CPU Mark Score på over 4500 pr 13/10-14 i en av testene på dette nettstedet: http://www.cpubenchmark.net/. Utskrift av testene er vedlagt. Dersom tilbudt CPU ikke finnes i testen skal det legges ved dokumentasjon som bekrefter at tilbudt CPU tilsvarer en av CPU ene med score over 4500 i testen. Skal støtte dockingstasjon. Backlit tastatur Min 1920 x 1080 oppløsning på skjerm
Side 9 av 14 C. Stasjonær: Det skal gis tilbud om både Ultra Small Form Factor og Small Form Factor. CPU skal ha en CPU Mark Score på over 7000 pr 25/10-14 i en av testene på dette nettstedet: http://www.cpubenchmark.net/. Dersom tilbudt CPU ikke finnes i testen skal det legges ved dokumentasjon som bekrefter at tilbudt CPU tilsvarer en av CPU ene med score over 7000 i testen. Min 128 GB SSD Tastatur og mus (USB). DVD-RW Alle USFF-maskiner skal festes bak på skjerm. For de maskinene vi har pr i dag, løses dette med HP Integrated Work Center Stand. Dette stativet krever kun mulighet til å feste en brakett på pc, med skrueavstand i standarden VESA MIS-D 100 (M4 skruer). Dersom tilbudt modellen ikke kan brukes med dette stativet, vil det påløpe byttekostnader. Hvilket utstyr som trengs og pris på dette skal beskrives i tilbudet og i prisskjemaet. D. Skjerm: Minst 23 LCD eller LED (16:9). Mulighet for flere varianter er positivt. Innebygde eller mulighet for løse høyttalere Oppløsning: min 1920 x 1080 Responstid: 5 ms eller bedre Signalinput: minimum VGA og DisplayPort. Sort el grå 3 års garanti Skjermen skal være utstyrt med skruehull i standarden VESA MIS-D 100 C (M4 skruer) bak. E. Nettbrett: 12-15 mnd. livssyklus Min 64 GB lagring Min 9,7 skjerm Windows 8 Pro 3 års garanti (jfr pkt 4.5) Følgende tilkoblingsmuligheter: HDMI, VGA, RJ45, USB (rett i nettbrettet eller via dongle). RJ45 må være PXE-kompatibel (jfr pkt 4.6). Pga OS-distribusjon, må MAC-adressen tilhøre nettbrettet (altså ikke docking eller dongle). Fysisk tilkoblet tastatur skal være tilgjengelig som tilbehør. Dockingstasjon med min. 4 x USB, 2 x skjermutgang, RJ45. Nettbrettet skal støtte to eksterne skjermer via dockingstasjonen. Aktuelt tilbehør og spareparts må være tilgjengelig i nettbutikken. F. Tynnklient: En standard kontorarbeidsplass er satt opp med en tynnklient. Tynnklientens operativ-system må støtte ICA-klient som er optimalisert mot XenApp 6.5 eller nyere. Tynnklienten skal: Ha mulighet for tilkobling av mikrofon og høyttaler Funksjonalitet for å kunne låse ned i «kiosk» -modus Minst støtte 1920x1200X32bpp over digital utgang (DVI-D/I og/eller DisplayPort) Ha støtte for dobbel skjerm med god støtte for modusen «Extended» (2 uavhengige skjermer)
Side 10 av 14 Ha fysisk størrelse som er tilpasset slik at den kan plasseres i skap, under bord og kunne festes bak på skjermer med standard VESA-feste Ha støtte for å håndtere smartkort-pålogging mot terminalservermiljø Dockingstasjon med min. 4 x USB, 2 x skjermutgang, RJ45. Nettbrettet skal støtte to eksterne skjermer via dockingstasjonen. Aktuelt tilbehør og spareparts må være tilgjengelig i nettbutikken Servere Det skal tilbys minimum 3 år med mulighet for utvidelse til 5 års support varierende fra lav dekning til svært rask responstid for driftskritiske løsninger. Det skal tilbys mulighet for utvidelse av minne og disk. Servere skal tilbys med en fast rabattprosent på listepriser. Ved større anskaffelser skal det innhentes spesialpris fra produsent Lagringsløsninger Lagringsløsningene skal inkludere alle tekniske enheter og programvare som er nødvendig for å få løsningen til å fungere i oppdragsgivers driftsmiljø. Det skal tilbys mulighet for utvidelse av lagringskapasitet på de mest brukte teknologier, eksempelvis SATA, SAS og SSD. Lagringsløsninger skal leveres med minimum 4 års NBD serviceavtale, med opsjon for utvidelse av avtalen til 4 eller 8 timer og eventuelt 5 år. Lagringsløsninger skal tilbys med en fast rabattprosent på listepriser. Ved større anskaffelser skal det innhentes spesialpris fra produsent. Andre produkter som tilbys Produktene skal tilbys med en fast rabattprosent på produsentens listepriser. Ved større anskaffelser skal det innhentes spesialpris fra produsent Kravene A-F er å anse som minstekrav for tilbudet. Dersom valgt leverandør i løpet av avtaleperioden kan levere nettbrett som tilfredsstiller kravene i pkt. E, vil disse kunne kjøpes over avtalen.
Side 11 av 14 4.3 Anskaffelsens volum Anskaffelsen anslås å ha en samlet verdi til mellom 2 og 20 millioner kroner inkludert samtlige opsjoner. 4.4 Krav til leveransen/levering Det skal være klare frister for levering innenfor de ulike segmentene. Avvik fra avtalt leveringstid må begrunnes. Leveringstid for de ulike produktene skal oppgis i tilbudet. Det skal også oppgis fra hvilken dato produktet kan leveres (om det ikke er tilgjengelig fra dato for kontraktsinngåelse). Produkter som tilbys skal kunne leveres innenfor angitte leveringstider i hele avtalens løpetid. Dersom tilbudte produkter går ut av produksjon i løpet av avtaleperioden, skal tilsvarende eller bedre produkter tilbys med samme betingelser. Minst 3 dager før levering av alle ordrer som inneholder stasjonære eller bærbare maskiner, skal oppdragsgiver, uoppfordret og uten kostnad, gis tilgang til en elektronisk liste over maskinene. Listen skal i minste fall inneholde serienummer, mac-adresser LAN og mac-adresse WLAN (der det er bestilt). 4.5 Garantier/service Det skal være minst tre års garanti på alle produkter. Bærbare og stasjonære maskiner skal ha «påstedet» -garanti. Også batterier til bærbare maskiner skal ha tre års garanti. Garanti på bærbare skal inkludere uhellsforsikring (detaljer om betingelser skal beskrives). Alle priser skal oppgis med disse garantiene inkludert. 4.6 Annet Nesodden kommune bruker Microsoft System Center 2012 Configuration Manager til OS-utrulling. Det forutsettes derfor at alle drivere og programvare gjøres tilgjengelig, og at support ikke forutsetter bruk av leverandørens forhåndsinstallerte programvare. Alle supportlinjer hos leverandøren skal akseptere dette ved supporthenvendelser.
Side 12 av 14 5 VEDLEGG 5.1 HMS-Egenerklæringsskjema Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Organisasjonsnummer Adresse Land * Postnummer Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato [ ] Ingen ansatte Representant for de Ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v.
Side 13 av 14 5.2 Prisskjema/rabattskjema Tilbyders firmanavn: Adresse: Postnr. / sted: Kontaktperson: Telefon: Mobil: E-post: Segment Skjerm: Se pkt. 4.1, 4.2 A og D for kravspesifikasjon. Stasjonær pc, SFF: Se pkt. 4.1, 4,2 A og C for kravspesifikasjon. Stasjonær pc, USFF: Se pkt. 4.1, 4.2 A og C for kravspesifikasjon. Byttekostnader: Dersom tilbudte USFF-maskin ikke kan festes til eksisterende skjerm. Se pkt. 4.2 C Bærbar pc ca 14 : Se pkt. 4.1, 4.2 A og B for kravspesifikasjon. Bærbar pc ca 13 : Se pkt. 4.1, 4.2 A og B for kravspesifikasjon. Produkt produktnavn fylles inn av tilbyder spesifikasjoner skal beskrives på eget ark Antall (A) Tynnklient : Se pkt. 4.1, 4.2 F for kravspesifikasjon 150 100 10 100 100 200 50 Pris (P) Sum A x P Totalsum (Ligger til grunn for evaluering av tildelingskriteriet - pris) = Alle priser skal være oppgitt i norske kroner (NOK) ekskl. mva. og inkl. frakt. Tilbudte priser kan bare endres etter konsumprisindeksen (KPI), første gang etter 1 år. Leverandøren skal varsle oppdragsgiver ved endring. NB: antall i prisskjema er ment som vekting, og ikke nødvendigvis det eksakte antallet som vil bli bestilt i perioden.
Side 14 av 14 Rabattprosenter på listepriser. Disse inngår ikke i tildelingskriteriet pris. Produkttype Rabattprosent Servere Lagring Stasjonære PC-er Bærbare PC-er Annet sortiment /tilbehør