Orkdalsregionen ved Orkdal kommune Forespørsel under nasjonal terskel Ved anskaffelse av: Konsulent for organisering av møter og workshops i forbindelse med strategisk næringsplan for Orkdalsregionen
Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Om oppdragsgiveren... 3 1.2 Formålet med og omfanget av anskaffelsen... 3 1.3 Oppdraget/spesifikasjon... 3 1.4 Presiseringer/forutsetninger/avgrensinger... 4 2. Gjennomføring av konkurransen... 5 2.1 Konkurranseform... 5 2.2 Innsyn i dokument... 5 3 Krav til tilbudet... 5 4 Ramme... 6 5 Avgjørelse... 6 5.1 Tildelingskriterier... 6 5.2 Type kontrakt... 6 5.3 Videre arbeid... 6 6 Vedlegg... 6 2
1. Innledning 1.1 Om oppdragsgiveren Oppdragsgiver er Orkdalsregionen regionråd ved Orkdal kommune. Regionrådet har vedtatt å sette i gang arbeid med å utarbeide strategisk næringsplan for Orkdalsregionen, heretter kalt SNP, og sender derfor ut denne forespørselen. 1.2 Formålet med og omfanget av anskaffelsen Det skal engasjeres en kvalifisert person/firma heretter kalt konsulenten, til å organisere inntil 10 møter/workshops mellom kommuner, næringsliv og andre relevante aktører, som et ledd i arbeidet med SNP. 1.3 Oppdraget/spesifikasjon Planprosessen skal strekke seg fra januar 2014 og omtrent et år fremover i tid. Hovedmålet er å synliggjøre de utfordringer og muligheter næringslivet i Orkdalsregionen står overfor. Prosessen skal involvere bredt og vil ha et særlig fokus på de store investeringene og utbyggingene regionen står overfor. Regionrådsmøte 18. oktober 2013 kom fram til noen retningsgivende strategier. Disse strategiene er: leverandørutvikling/nettverksbygging/strategier for produksjonsindustrien, kompetanse/rekruttering, mat (sjø og land) og opplevelser/reiseliv. Ut fra dette skal det velges ut enkelte tiltak. Planen skal legges frem for politisk behandling i alle kommunestyrene primo 2015. Dette er vedtatt i regionrådet våren 2013 og i kommunestyrene høsten 2013. Endelig vedtak i kommunestyrene vil skje når budsjett og fremdriftsplan foreligger. Med forbehold om dette så innbydes det til å komme med tilbud på følgende: Styringsgruppa for arbeidet vil invitere til inntil 10 møter/workshops i Orkdalsregionen sitt område. Møtene skal rettes inn etter tematiske innsatsområder, som vil bli nærmere bestemt av arbeidets styringsgruppe. Det er viktig at møtene blir avholdt slik regionen blir dekket noenlunde jevnt geografisk. Det forventes at konsulenten har oversikt over, og greier å mobilisere de delene av næringslivet som måtte være relevant for hvert enkelt møte. Det forventes også at konsulenten kan bidra til å vurdere hvilke andre aktører som bør inviteres for å oppnå gode synergier. Eksempler på slike aktører utenom næringslivet selv, er representanter fra det offentlige og fra forskningsinstitusjoner. Prosjektleder skal godkjenne invitasjonslistene før de går ut. Konsulenten skriver referat med oppsummering fra møtene. Konsulenten rapporterer til prosjektleder. Formål Strategisk næringsplan for Orkdalsregionen skal være et kort, strategisk dokument som viser tydelig hvilke utfordringer næringslivet i regionen står overfor de nærmeste årene, og hvilke strategier som er særlig relevante for å møte disse utfordringene. Prosess: 3
Prosessen skal involvere bredt og rettes inn mot de strategiene som ble utpekt på regionrådsmøte 18. oktober 2013. Disse strategiene er: leverandørutvikling/industri, kompetanse/rekruttering, mat (sjø og land) og opplevelser/reiseliv. Planen skal legges frem for politisk behandling i kommunestyrene på starten av 2015. Sekretariatsleder i Orkdalsregionen skal være prosjektleder for. Sammensetning av styringsgruppe regional strategisk næringsplan vedtas i regionrådsmøte 13. desember. Møter/workshops Formålet med disse er å få innspill på videre utvikling av de enkelte strategiene, samt å lage gode møteplasser for nettverksbygging. Innledere kan være forskere, næringslivsaktører og andre ressurspersoner. Konsulent kaller inn til møter/workshops. Konsulent skal i samarbeid med prosjektleder forberede møter/workshops. Varighet pr møte er maksimalt 3 timer. Utgifter til møtelokaler og eventuell servering dekkes av prosjektet. Detaljer vedrørende møtene avtales nærmere med prosjektleder. Organisering Prosjekteier er Orkdalsregionen regionråd. Styringsgruppe skal oppnevnes i regionrådsmøte 13. desember 2013. Styringsgruppa sørger for nødvendig finansiering til prosjekt. Styringsgruppa gir føringer på strategier som skal drøftes i planprosessen. Prosjektleder er sekretariatsleder i Orkdalsregionen. Prosjektleder har ansvar for utarbeiding av planen og gjennomføringa av planprosessen Organisering av møter/workshops skjer ved innleide konsulenter. Disse rapporter til prosjektleder. Fremdriftsplan 13. desember 2013: Regionrådsmøte og oppstart av planarbeid Januar 2014: Strategimøte politikere og næringsliv Februar-september 2014: Møter/workshops November-desember 2014: Planen ferdigstilles Januar 2015: Planen legges frem for regionrådsmøte. Februar-mars 2015: Planen legges frem for kommunestyrene 1.4 Presiseringer/forutsetninger/avgrensinger Kvalifikasjoner: Godt nettverk i, og god kjennskap til næringslivet i Orkdalsregionen Erfaring med strategiske prosesser Erfaring med næringsutvikling på tvers av bransjer Det er en forutsetning at konsulenten med bakgrunn i tidligere erfaringer leverer en kort arbeidsplan for prosessen sammen med tilbudet. I denne inngår også overslag over nødvendig 4
timebruk for konsulenten. Konsulenten skal beskrive hvordan mobiliseringen/ forberedelsene til møtene bør skje. Arbeidsplanen skal presenteres i første møte i styringsgruppa og eventuelt justeres og godkjennes der. Konsulenten må kunne starte arbeidet begynnelsen januar 2014. Arbeidet skal være avslutta senest utgangen av oktober 2014. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Konkurranseform Anskaffelsen skal gjennomføres i samsvar med lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I. 2.2 Innsyn i dokument Allmenheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at tilbyder er valgt se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiveren er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentlighetsloven 11. I tilbudet må det gå klart fram hvilke opplysninger tilbyderen mener er omfattet av taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiveren gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyderen bare er rettledende, da oppdragsgiveren plikter å gjøre en selvstendig vurdering av krav om innsyn opp mot lovverket, jf. offentlighetsloven. 3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudet: Tilbudet skal organiseres som følgende: 1. Undertegnet kontrakt med pristabell 2. HMS-egenerklæring (bruk gjerne den vedlagte malen) 3. Skatteattest for mva. og skatteattest for skatt, ikke eldre enn 6 måneder fra frist for innlevering av tilbud. 3.2 Frist for å levere tilbud Se Doffin Tilbudet må leveres per e-post til: hakon@orkdalsregionen.no E-post må merkes tydelig: Konsulent for organisering av møter og workshops i forbindelse med strategisk næringsplan for Orkdalsregionen 3.3 Frist for å stå ved tilbudet Tilbyderen må stå ved tilbudet i t.o.m. 2.1.2014 5
Alle tilbyderne må prise tilbudet i samsvar med den vedlagte prismatrisen, vedlegg 2. Avvik fra dette kan føre til at tilbudet blir avvist. 4 Ramme Ramme for oppdraget er kr 350 000 + mva. 5 Avgjørelse 5.1 Tildelingskriterier Kontrakt vil bli tildelt det mest fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingskriteriene som er nevnt nedenfor, er oppgitt i vekten: Tildelingskriterium Vekt Møtepris 30% Kvalifikasjoner i forhold til det som er spesifisert. 50% Levering hvor raskt vedkommende kan starte 20% 5.2 Type kontrakt Kontrakten vil bygge på det vedlagte utkastet til kontrakt. Vi legger til grunn at tilbyderne ved innlevering av tilbud aksepterer de vedlagte vilkårene for kontrakt. Det kan ikke tas vesentlige forbehold. 5.3 Videre arbeid Etter at fristen for å levere tilbud er ute, blir tilbudene vurdert og tilbakemelding gitt til alle tilbyderne. 6 Vedlegg Vedlegg 1: Pristabell Vedlegg 2: Mal for HMS-erklæring Vedlegg 3: Kontrakt 6