SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Anne Synnøve Horten Arkiv: Arkivsaksnr.: 17/863 Utvalg: / Formannskapet 13.06.2017 / Kommunestyret 20.06.2017 Dato: NÆRDEMOKRATIORDNING RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Kommunestyret vedtar reglement for lokalutvalg, slik det fremkommer i saken. 2. Reglement for lokalutvalg evalueres og revideres i desember 2018 3. Det opprettes en politisk referansegruppe som følger arbeidet bestående av: 1) 2) 3) SAMMENDRAG Kommunestyret har vedtatt at nærmiljøutvalgene (NMU) skal videreutvikles. Den nye ordningen, som kalles lokalutvalg, utprøves med tanke på å gi erfaringer som kan benyttes av fellesnemda i utviklingen av gode nærdemokratiløsninger for ny kommune. Kommunestyret skal i saken vedta reglementet for lokalutvalg. Reglementet for lokalutvalg er utarbeidet på bakgrunn av forskning og dialog med de eksisterende NMU ene på Berger og i Nesbygda. Reglementet bygger videre på de gode erfaringene og har søkt å finne løsninger på utfordringene. Viktige prinsipper for hvordan lokalutvalg er rigget er at det skal være enkelt og interessant å delta, og det skal være enkelt og interessant å påvirke/få innflytelse. Formålet med lokalutvalg er at det skal være en god lokaldemokratisk arena og at det skal styrke lokalt fellesskap og engasjement.
HANDLINGSROM Kommuneplanens handlingsdel 2017-2020 (kommunestyresak 76/16) Prosjekt 15A Lokaldemokrati: Videreutvikle NMU (Nærmiljøutvalg) i samarbeid med NMU på Berger og i Nesbygda Politisk plattform for ny kommune (utdrag i hht nærdemokrati) 2. Sterkere lokaldemokrati Kommunen forplikter seg til å jobbe aktivt med kontinuerlig å utvikle de beste nærdemokratiske løsninger for å gi innbyggerne en mulighet til å være med på å forme utviklingen i ny kommune. Det skal etableres universelle løsninger for hele kommunen. Fellesnemnda (se kap. C.9., s. 12) får et spesielt ansvar for å igangsette prosjekter for å utvikle gode nærdemokratiløsninger. c) Råd og utvalg Fellesnemnda igangsetter et arbeid hvor det sees på: Ordninger for nærdemokrati og deltagerdemokrati d) Bruker- og innbyggermedvirkning Det er sentralt og viktig for nye kommunen med bred bruker- og innbyggermevirkning. Det skal være enkelt å påvirke og det skal være interessant å delta. Den nye kommunen skal raskt utvikle en strategi for innbygger- og brukerinvolvering der samskaping er det bærende elementet. Den nye kommunen skal være innovativ i sin utvikling av gode arenaer for medvirkning. Den nye kommunen tar med seg gode løsninger fra de gamle kommunene, i tillegg til å utvikle nye. 8. Fra søknad til fellesnemnd a) Prioriteringer fram til Fellesnemnd og prosjektrådmann tiltrer I perioden fra søknad er sendt fram til fellesnemnd tiltrer, skal Rådmennene i deltagende kommuner prioritere samarbeider vedr.: Utprøving av alternative lokaldemokratimodeller, herunder oppgaveutvalg, samt en strategi for bruker- og innbyggerinvolvering SAKSOPPLYSNINGER Kommunestyret har vedtatt at nærmiljøutvalgene (NMU) skal videreutvikles (sak 76/16). Dette arbeidet har resultert i forslag til en ny nærdemokratisk ordning, lokalutvalg. Nærdemokratiske organer er en fellesbetegnelse på organer som omfatter et avgrenset geografisk område mindre enn kommunen, og som fungerer som plattform for deltakelse og engasjement for befolkningen i dette avgrensede området (NIBR-rapport: 2013:4) Ulike former for nærdemokratiske ordninger har vært prøvd ut i alle de nordiske landene. Det er variasjon både med hensyn til etablering, oppnevning, sammensetning, oppgaver, myndighet og finansiering. De fleste av ordningene er rådgivende og fungerer som sparrings- og høringspartnere for kommunen, og har ingen selvstendig beslutningsmyndighet. Noen forvalter imidlertid store ressurser og har vidtgående beslutningsmyndighet (NIBR-rapport: 2013:4). Svelvik kommune har hatt dialog med andre kommuner om nærdemokratiske ordninger; Øvre Eiker og Fredrikstad er i gang med å revidere sine modeller (deres tidligere erfaringer inngår i NIBRrapporten). Sandefjord har opprettet Nærmiljøutvalg etter kommunesammenslåingen, og bygget på ordningen som ble brukt i tidligere Sandefjord kommune. Nye Asker kommune skal etablere nærdemokratiske ordninger i forbindelse med kommunesammenslåingen.
Svelvik kommune etablerte NMU på Berger, Ebbestad og i Nesbygda rundt 1990-tallet. NMU var da foreningsbasert, det vil si at alle foreninger og lag deltok med en representant i NMU. NMU på Ebbestad eksisterte noen få år. Nesbygda har fortsatt en del foreninger og har hele tiden hatt et velfungerende NMU. På Berger har foreningsaktiviteten avtatt, aktiviteten i NMU har vært varierende, men fikk et oppsving etter deltakelse på studietur til Danmark i mai 2016 (om oppgaveutvalg). I dag består NMU Berger både av foreninger og andre engasjerte innbyggere. Modellen er utarbeidet på bakgrunn av dialog med NMU ene og funn fra forskningsrapporten «Erfaringer med nærdemokratiske ordninger i Norden» av Gro Sandkjær Hanssen, Jan Erling Klausen og Marte Winsvold (NIBR-rapport: 2013:4). Rapporten, som heretter vil kalles rapporten, viser til noen felles kjennetegn ved de nærdemokratiordningene som fungerer godt: For det første opplever de som deltar der at utvalgenes arbeid har konkret effekt. For det andre later det til å være viktig at forventninger og roller er avklart både nærdemokratiorganene, politikerne og innbyggerne må vite nøyaktig hva som er de forskjellige organenes myndighet og roller. Til sist er det viktig at det opprettes en formell og systematisk kobling mellom kommunepolitikken og det som foregår i nærdemokratiorganet. Den beste måten å få til dette på ser ut til å være å ansette en person som sørger for å formidle mellom utvalg og kommune. Dette bidrar til å styrke koblingen mellom kommune og lokalrådene, sikre informasjonsflyt, justere og kalibrere forventninger, hjelpe ikke-aktive områder og hindre at frivillige blir overbelastet. Ordningen som presenteres i denne saken bygger videre på de gode erfaringene og har søkt å finne løsninger på utfordringene, både fra forskningsrapporten og NMU ene. Underveis i arbeidet har Øvre Eiker, Fredrikstad og Sandefjord kommuner, KS og forsker Marte Winsvold gitt oss innspill og råd. Siden NMU ble etablert første gang har samfunnsstrukturene endret seg; tidligere var mange engasjert i foreninger og lag, og ofte var disse et egnet sted å nå innbyggerne i nærmiljøene. I dag deltar innbyggerne i større grad på arenaer også utenfor nærmiljøet, og mange engasjerer seg mer prosjektbasert og tidsavgrenset. Flere foreninger/lag sliter også med rekruttering til styrer/verv og mange ønsker ikke forpliktelser over tid. Når det skal utvikles en velfungerende modell har det vært viktig å ha dette i tankene, samt å finne en modell som: Gjør det enkelt å delta Kan passe mange steder (jf ny kommune) Rommer engasjement også for nærmiljø som ikke har, eller har få foreninger/lag Stimulerer til deltakelse Oppleves demokratisk av innbyggerne i nærmiljøet (for å unngå dominans fra et mindretall) Oppsummert inneholder modellen to hovedgrep: DET SKAL VÆRE ENKELT OG INTERESSANT Å DELTA, gjennom: Stor grad av frihet; oppgaven til de som påtar seg å sitte i lokalutvalg består i å skape en god lokaldemokratisk arena og styrke lokalt fellesskap og engasjement, på måter de velger selv. Lite administrasjon; Svelvik kommune vil føre regnskap for lokalutvalgene, lokalutvalg vil ha tilgang på administrativ bistand og veiledning i arbeidet, samt motta noe økonomiske midler uten å måtte søke, lokalutvalg vil også benytte kommunens hjemmeside. I tillegg stilles ikke krav til å danne et tradisjonelt styre. DET SKAL VÆRE ENKELT OG INTERESSANT Å PÅVIRKE/FÅ INNFLYTELSE, gjennom:
Kort avstand mellom politikere og lokalbefolkningen; gjennom faste årlige møter Reell involvering; lokalutvalgene kan gi innspill til Kommuneplanens handlingsdel og budsjett, de gis mulighet til å uttale seg til de politiske årshjulsdokumentene og lokalutvalgenes årsmelding vil følge kommunens årsevaluering. Enkelt å gi innspill; lokalutvalgene veiledes i når og hvordan, og de kan invitere fagpersoner for å få bedre grunnlag for å gi innspill Følgende reglement foreslås: Reglement for lokalutvalg Formål I Svelvik kommune skal alle nærmiljø kunne etablere et partipolitisk uavhengig lokalutvalg, som en lokaldemokratisk arena og for å styrke lokalt fellesskap og engasjement. Mål 1. Lokalutvalget skal være en god lokaldemokratisk arena 2. Lokalutvalget skal styrke lokalt fellesskap og engasjement Lokalutvalgets funksjon 1.1. Lokalutvalget skal være et bindeledd mellom nærmiljøet og kommunen 1.2 Lokalutvalget skal legge til rette for god dialog mellom politikere og lokalbefolkningen 1.3 Lokalutvalget skal fungere som høringsinstans i saker som angår nærmiljøet 2.1 Lokalutvalget har beslutningsmyndighet til bruk av de økonomiske midlene kommunestyret stiller til disposisjon, til tiltak, aktivitet og prosjekter i nærmiljøet, som styrker lokalt fellesskap og engasjement 2.2 Lokalutvalget vil gjennom koordinering/samordning av ressurser i nærmiljøet stimulere til å samarbeide til det beste for innbyggerne 2.3 Lokalutvalget skal informere om aktiviteter i lokalmiljøet og lokalutvalgets arbeid, via kommunens hjemmeside Organisering 3. Sammensetning 3.1 Innbyggere som bor i nærmiljøet kan sitte i lokalutvalget 3.2 Lokalutvalget skal bestå av 3-7 personer, hvorav en av disse fungerer som lokalutvalgets kontaktperson/leder 3.3 En av de 7 plassene i lokalutvalget skal forbeholdes ungdom mellom 15 og 20 år, dersom noen i aldersgruppen ønsker å sitte i lokalutvalget 3.4 Det kan nedsettes arbeidsgrupper etter behov, for forskjellige formål 3.5 Medlemmene av lokalutvalget velges for to år. Kun halvparten kan være på valg samtidig 4. Valg 4.1 Valg av medlemmer til lokalutvalget gjøres årlig, på åpent møte for innbyggerne i nærmiljøet 4.2 Alle som er fra 15 år kan stemme 5. Møter 5.1 Lokalutvalget skal i løpet av året tilrettelegge for: Ett møte for å foreta valg av medlemmer til nytt lokalutvalg (innen 1. mars) To dialogmøter med politikere: o Vår: lokalutvalget informerer om lokalmiljøet og inviteres til å gi innspill til kommuneplanens handlingsdel (kan kombineres med valget, slik at politikerne blir kjent med
nytt lokalutvalg) o Høst: Temamøte hvor lokalutvalget og politikerne kan foreslå tema Ut over dette velger lokalutvalget selv møtehyppighet og arbeidsform. 5.2 Administrasjonen inviterer til felles møte årlig for alle lokalutvalgene, hvor aktuelle temaer som omhandler alle/hele kommunen settes på dagsorden 6. Samarbeidsavtale 6.1 Det lages en årlig samarbeidsavtale, i løpet av mars, mellom lokalutvalget og kommuneadministrasjonen om forventninger til samarbeidet, hvilke oppgaver lokalutvalget forventes å ivareta, samt lokalutvalgets sammensetning. Samarbeidsavtalen vil inneholde rutiner for økonomihåndtering og annet det vil være behov for. 7. Forholdet mellom lokalutvalget og kommunestyret 8. Forholdet mellom lokalutvalget og administrasjonen Lokalutvalget og kommuneorganisasjonen 7.1 Det oppnevnes to politikere fra kommunestyret eller faste utvalg til å delta i dialogene med lokalutvalget. Politikere kan oppnevnes for et lokalutvalg for 2 år, deretter vil nye politikere oppnevnes (rullering) 7.2 Det avholdes to dialogmøter mellom politikere og lokalutvalget årlig (jf 5.1) 8.1 Lokalutvalget vil ha en fast kontaktperson i kommunens administrasjon. Kontaktpersonens rolle og myndighet: Være lokalutvalgets bindeledd i kommunen, veiviser og rådgiver Samarbeide med lokalutvalgene i forhold til samarbeidsavtalen (jf 6.1) Påse at vedtektene til lokalutvalget følges 8.2 Lokalutvalget vil inngå i kommunens årshjul i fht: Faste dialogmøter mellom politikere og lokalutvalget (jf 5.1) Mulighet til å uttale seg til de politiske årshjulsdokumentene Rapportering om lokalutvalgets drift (årsmelding) til kommunens årsevaluering Innspill til Kommuneplanens handlingsdel og budsjett (KHD) med frist 1.9, basert på dialogmøte med politikere på våren (jf 5.1) 8.3 Lokalutvalget kan invitere administrasjonen til å utdype temaer innbyggerne er opptatt av 9. Økonomi 9.1 Kommunestyret avsetter et årlig beløp til lokalutvalgene 9.2 Midlene som avsettes fordeles til lokalutvalgene i forhold til antall innbyggere 9.3 Midlene som avsettes skal brukes til tiltak, aktivitet og prosjekter i nærmiljøet, som styrker lokalt fellesskap og engasjement 9.4 Lokalutvalget kan gi innspill årlig til Kommuneplanens handlingsdel og budsjett, om behov for ekstra midler til lokale tiltak/prosjekter 9.5 Svelvik kommune fører regnskap for lokalutvalget Følgende årshjul for lokalutvalg foreslås: Årshjul for lokalutvalg (det som er valgfritt = kursiv) Når Hva Januar Februar Årsmelding (innen 1.februar)
Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Åpent møte med valg (innen 1.mars) Lage samarbeidsavtale (i løpet av mars) Dialogmøte med politikere Uttalelse til årshjulsdokumenter (Årsevaluering, 1.tertial, Rammesaken) Innspill til KHD (innen 1.sept.) Uttalelse til årshjulsdokument (2.tertial) Dialogmøte med politikere Felles møte for lokalutvalgene Uttalelse til årshjulsdokument (Kommuneplanens handlingsdel og budsjett) ØKONOMISKE KONSEKVENSER Innføring av lokalutvalg slik det er skissert kan medføre større behov for administrativ kapasitet/ressurser enn det som ligger i rammen i dag. Dette vil være et av momentene som vil inngå i evalueringen av ordningen. BARN OG UNGE Saken kan indirekte berøre barn og unge, da konsekvensen av å ha et lokalutvalg kan skape økt lokalt fellesskap og engasjement og bedre lokaldemokrati. Ordningen åpner for at unge skal få innflytelse over hvem som skal sitte i lokalutvalget. Ordningen har vært behandlet av Ungdommens kommunestyre (UKS): Innspill fra Ungdommens kommunestyre Rådmannens vurdering Punkt 5.2 «Alle som er fra 15 år og bor i lokalforumets Er implementert i reglementet; område kan stemme.» UKS mener 15 er en godkjent 3.3 En av de 7 plassene i lokalutvalget alder og ønsker at lokalforumet skal ha en fast plass til skal forbeholdes ungdom mellom 15 en person mellom 15 og 20 år for å representere og 20 år, dersom noen i aldersgruppen ungdommen ønsker å sitte i lokalutvalget Punkt 10.3 «Midlene som avsettes skal brukes til tiltak, aktivitet og prosjekter i nærmiljøet, som styrker lokalt felleskap og engasjement.» Ønskes mer informasjon om dette punktet. Tas opp med formannskapet for å få mer info For at det skal være interessant å delta bør lokalutvalget også ha stor grad av frihet, derfor ønsker ikke rådmannen å legge ytterligere føringer for bruk av midlene ALTERNATIVE LØSNINGER Kommunestyret kan endre navn på ordningen. Kommunestyret kan gjøre endringer i reglementet. VURDERINGER
Videreutvikling av NMU har tatt utgangspunkt i dagens ordninger og vurdert disse i lys av fremtidige behov (ny kommune og styrket lokaldemokrati) og trender (samfunnsutviklingen og forskning). Det innebærer at det har vært nødvendig å utarbeide en ny ordning. Prosessen som har resultert i forslaget til reglement for lokalutvalget har vært basert på dialog/tilbakemeldinger og ikke høringer. Administrasjonen har brukt erfaringer, innspill, tips og råd fra NMU Berger, NMU Nesbygda, noen kommuner med erfaringer fra tilsvarende nærdemokratiordninger, KS og en forsker. Nærdemokratordningen kommunestyret ønsker å prøve ut skal kunne gi erfaringsgrunnlag til bruk i ny kommune. NMU i Nesbygda har hatt en foreningsbasert ordning som de har fått til å fungere bra gjennom alle år. Da det i foreslått reglement ikke er tatt utgangspunkt i den ordningen skyldes det blant annet at ikke alle nærmiljøene i ny kommune har foreninger de kan basere en nærdemokratiordning på. Berger er et slikt eksempel, og det er derfor flere av innspillene fra Berger har vært aktuelle for den nye ordningen. Grunnet arbeidet med kommunereformen er det vurdert som hensiktsmessig å starte utprøving av ny modell basert på forskning og tidligere erfaringer. Fellesnemda for ny kommune skal velge nærdemokratiordning for den nye kommunen. Innføring av ny modell, Lokalutvalg, skal bidra til utprøvinger som kan gi et bredere erfaringsgrunnlag for fellesnemda. En fortløpende evaluering vil gi flere muligheter for utprøvinger. Erfaringer fra andre kommuner, viser at hvor godt nærdemokratiordningene fungerer henger tett sammen med den politiske og administrative viljen og kapasiteten til å følge opp ordningen. Det er særlig noen områder som bør følges nøye: Sammensetningen av lokalutvalget: Ordningen har ikke et tradisjonelt styre, men er foreslått å bestå av 3-7 personer som får i oppdrag å forvalte målet for lokalutvalget. Valget er gjort for å se om det kan ha noen betydning for rekrutteringen til lokalutvalget. Dette kan oppleves enklere og mindre formelt, samtidig som det også innebærer at lokalutvalget ikke er en juridisk enhet. Det betyr at lokalutvalget ikke kan få organisasjonsnummer, noe som medfører at de ikke kan opprette bankkonto, søke spillemidler og enkelte andre tilskudd. I Fredrikstad har de erfaringer med at noen nærdemokratiordninger får organisasjonsnummer og andre ikke. Dette er knyttet til hvor tett de ulike nærdemokratiordningene jobber opp mot kommunen. De får ikke organisasjonsnummer ved for tett samarbeid Lokalutvalgets område: Forskningsrapporten peker på at den demokratiske handlekraften er størst i mindre samfunn som har felles identitet, og at etablert felles identitet ser ut til å kunne være et suksesskriterium. Svelvik kommune har fire uttalte tettsteder eller nærmiljøer som kan sies å ha felles identitet, og som derfor kan være naturlig å knytte lokalutvalget til. Derimot kan det være uklart akkurat hvor grensen for det enkelte lokalutvalg skal gå, samt hvor områdene mellom nærmiljøene skal tilhøre. Det vil heller ikke være hensiktsmessig med flere enn ett lokalutvalg i hvert nærmiljø. Forskningsrapporten peker også på utfordringer ved å knytte nærdemokratiordningene til territorielle grenser fordi det kan forsterke fragmenteringen i kommunen, som også skal fungere som enhet. Som et virkemiddel for å bøte på dette foreslås det å samle lokalutvalgene årlig til et felles møte med tema som er aktuelt for hele kommunen. Lokalutvalg i alle tettsteder?: Da lokalutvalg er kommunalt initiert er det naturlig at kommunen henvender seg til befolkningen i nærmiljøet og informerer om ordningen. Men det må være frivillig å danne lokalutvalg i et nærmiljø, da det fordrer engasjement og interesse fra lokalbefolkningen. Rådmannen har vurdert:
Navnet lokalutvalg er valgt for å skille ordningen fra den eksisterende ordningen, NMU. Lokalutvalgene knyttes tett til den politiske årshjulsprosessen. Dette kan øke kunnskap om og motivasjon for lokaldemokratisk deltakelse generelt, i lokalsamfunnene. Da lokalutvalg vil være en utprøving kan det være hensiktsmessig å opprette en politisk referansegruppe som kan følge arbeidet og bidra i diskusjoner underveis, slik at utprøvingen vil gi best mulig grunnlag for fellesnemda. De viktigste forskjellene mellom den eksisterende nærdemokratiordningen NMU og Lokalutvalg er: NMU lokalt har stått for mange arrangementer og fysiske tiltak i nærmiljøene, mens lokalutvalgene har en annen funksjon; de skal være en god lokaldemokratisk arena og styrke lokalt fellesskap og engasjement. Lokalutvalgene er tettere på det politiske med direkte dialog, og med det enklere og bedre mulighet for lokaldemokratisk innflytelse. NMU er/har vært foreningsbasert, mens hvem som helst kan stille til valg i lokalutvalg. NMU har tradisjonelt styre og må håndtere økonomi, formidling av referater/skriftlig informasjon og lignende selv, mens det for lokalutvalgene legges opp til lite og enkel administrasjon for å gi større frihet og handlingsrom. Kravene til lokalutvalgene består i større grad av å nå målene. NMU måtte søke om kommunale økonomiske midler, mens lokalutvalgene mottar noen kommunale midler uten å måtte søke. NMU er som har organisasjonsnummer har mange muligheter for å søke på tilskuddsordninger, mens mulighetene for å søke tilskudd for lokalutvalgene er redusert. Det anses ikke som en utfordring da lokalutvalget har en annen funksjon enn NMU. NMU ene drev hver for seg, mens lokalutvalgene også vil knyttes sammen for å få fokus på kommunen som helhet NMU drev selvstendig, mens lokalutvalgene er gitt en ramme gjennom reglementet. Lokalutvalgene har stor frihet og handlingsrom innenfor rammen. NMU hadde for mange år tilbake en sekretær, man har de senere årene drevet på egenhånd. Lokalutvalget vil ikke ha en sekretær, men en kontaktperson som vil bistå og samarbeide med lokalutvalget. Innholdet i samarbeidet avtales gjennom en årlig samarbeidsavtale. Dette, samt at lokalutvalgene inngår i kommunens årshjulsstruktur, knytter lokalutvalget sterkere til kommunen.