Politisk organisering. Rapport fra arbeidsgruppen Brukermedvirkning

Transkript

1 Nye Lindesnes Politisk organisering Rapport fra arbeidsgruppen Brukermedvirkning Deltagere: Hege Lønning leder Idar Tronstad nestleder Jane Vigemyr Johnsen Kjetil Windsland Karina H. Larsen sekretær Side 1 av 10

2 Innhold 1 Mandat gruppen brukermedvirkning Definisjoner Bakgrunn Eksisterende råd og utvalg i dagens kommuner Frivillighet Velforeninger Ulike modeller fra andre kommuner Sandefjord kommune Nærdemokratiordning Øvre Eiker Grendeutvalgsmodellen Vallentuna/Kommunekompasset Anbefalinger Eksisterende råd og utvalg som videreføres Nærmiljøutvalg Tiltak/Kommunikasjonsstrategi Organisering Vedlegg Side 2 av 10

3 1 MANDAT GRUPPEN BRUKERMEDVIRKNING Foreslå strategier for å ivareta brukermedvirkning blant kommunens innbyggere. I dette skal det spesielt tas hensyn til effektivitet, lokal identitet og fremtidsansvar i den nye kommunen. Gruppen skal foreslå både tiltak og arbeidsmetoder for brukermedvirkning med basis i gode erfaringer fra egne og andre kommuner og anbefalinger fra fagmiljøer. Gruppen vil foreslå rolle og ansvarfordeling for å ivareta brukermedvirkning i den nye kommunen. 2 DEFINISJONER Vi forstår brukermedvirkning som at brukeren deltar aktivt i beslutningsprosessen, for å sikre at kommunen har kunnskap til å ta riktige avgjørelser. Det er viktig med god involvering og tilbakemelding til brukeren. Det skal legges vekt på å utvikle en kultur som er preget av åpenhet, tillit, gjensidig respekt, tydelige ansvarslinjer, god rolleavklaring og god informasjon i det kommunale systemet. 3 BAKGRUNN I intensjonsavtalen for Nye Lindesnes er brukermedvirkning et av fokusområdene, sammen med innbyggerinvolvering og nærdemokrati. Nye Lindenes har som mål og skulle ha tjenester og en kommunal service på linje med de aller beste tjenesteyterne i regionen. I forbindelse med arbeidet med politisk organisering i ny kommune har det derfor blitt nedsatt flere arbeidsgrupper, bl.a. en arbeidsgruppe for hvert av fokusområde. Denne rapporten kommer fra arbeidsgruppen som har sett på brukermedvirkning. I arbeidet med brukermedvirkning har arbeidsgruppen blant annet sett på Sandefjord kommune som ble slått sammen med Andebu og Stokke kommune fra KS har laget en rapport om erfaringer fra dette arbeidet, og vi har sett til denne rapporten i forhold til hvordan de har håndtert brukermedvirkning, spesielt i forhold til Nærdemokratiordningen. Vi har også sett til grendeutvalgsordningen i Øvre Eiker og rapporten fra 2017 som omhandler evaluering og status for medvirkning i kommunen. Arbeidsgruppen har sett på ulike modeller for brukermedvirkning fra andre kommuner, som kan benyttes i Nye Lindesnes. I tillegg har vi sett på brukermedvirkning, involvering og de ordninger for råd og utvalg som finnes i dagens kommuner innenfor Nye Lindesnes. I vår gjennomgang har vi vektlagt struktur, kontinuitet og muligheter for reell innflytelse for innbyggerne. 4 EKSISTERENDE RÅD OG UTVALG I DAGENS KOMMUNER Råd for eldre o Lovpålagt råd o Eldrerådet i Mandal foreslår at det etableres et eget eldreråd i Nye Lindesnes kommune. Rådet kan bestå av 7 personer og fordeles med 4 fra Mandal, 2 fra Lindesnes og 1 fra Marnardal. Arbeidsgruppen foreslår at 2 av rådets medlemmene er politikere. Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne o Lovpålagt råd o Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne i Mandal foreslår at det etableres et eget råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne i Lindesnes kommune. o Rådet kan bestå av 7 personer hvor 2 er politikere og rådets øvrige medlemmer representerer hele den nye kommunen. Barne og ungdomsråd o Lovpålagt ungdomsråd (forslag i ny kommunelov) Side 3 av 10

4 o Mandal og Lindesnes har utvidet til et barne og ungdomsråd. Barn og unges representant i planutvalget, er i Lindesnes samme som leder av Barne og ungdomsrådet, mens det i Mandal og Marnardal er en egen person. Det er egen arbeidsgruppe som utdyper og foreslår hvordan barne og ungdomsråd skal fungere i Lindesnes kommune. Idrettsråd o Et pålagt fellesorgan for idrettslagene som er tilsluttet Norges Idrettsforbund i kommunen. Rådet skal være et bindeledd mellom den frivillige idretten og kommunen. o I Mandal har en ansatt fra kulturenheten vært fast representant i Idrettsrådet. Idrettsrådet er et frivillig organ som velges av årsmøte. Arbeidet med å etablere et felles idrettsråd for Nye Lindesnes kommune er igangsatt av Idrettsrådene i de 3 kommunene. Musikkråd o o En paraplyorganisasjon for medlemsklubber innen band, musikklubber, kor, korps etc. I Mandal har en ansatt fra kulturenheten vært fast representant i Musikkrådet. Lindesnes og Marnardal har pr i dag ikke musikkråd. Anbefales for å se helheten i musikklivet. Musikkrådet bør være deltager i brukerråd for kultur. Klima, energi og miljøkomite o Er et rådgivende og høringsorgan med delegert fullmakt fra Mandal bystyre, og skal påse at kommunens planer innenfor dette fagområdet blir gjennomført. Arrangerer en årlig klima/miljø og energikonferanse (KIME). Består av representanter fra administrasjon, 4 politikere, samt 4 representanter fra aktuelle organisasjoner inkl. ungdomsrepresentant. Kun Mandal har dette pr i dag. Brukerråd o Alle enheter i Mandal har eget brukerråd. Ordningen ble evaluert i 2011 med i hovedsak positive tilbakemeldinger både fra politisk nivå, brukerrepresentanter og enhetsledere. Brukerrådene skal sikre den direkte brukerdialogen mellom det øverste politiske organ i kommunen og brukerne, samtidig som ordningen skal bidra til dialog med administrasjonen. o Alle enheter har et brukerråd, og i tillegg til møter i brukerrådene er det et årlig dialogseminar der også politikere og administrasjon deltar, samt et årlig temamøte som er felles for alle. o Lindesnes kommune har 2 brukerråd innenfor helse og omsorg. I Marnardal kommune er det pr i dag ikke etablert noen ordning med brukerråd. o Intensjonsavtalen for Nye Lindesnes sier at Mandals modell skal brukes når det gjelder brukerråd, men at denne må moderniseres. 4.1 Frivillighet Mandal har en egen frivilligkoordinator i 100% stilling, med oversikt over lag/foreninger i kommunen. Marnardal og Lindesnes kommune har pr i dag ingen ansatte med frivillighet som sitt arbeidsområde. Frivilligsentralene i Mandal, Marnardal og Lindesnes er alle delvis kommunalt eid. 4.2 Velforeninger Det er Velforeninger i alle tre kommunene. Det er et varierende antall Velforeninger i den enkelte kommune og de varierer i størrelse og ansvarsområde. 5 ULIKE MODELLER FRA ANDRE KOMMUNER 5.1 Sandefjord kommune Nærdemokratiordning Mål for nærdemokratiordningen i Sandefjord er å oppnå Tett og god dialog mellom innbyggerne og folkevalgte Side 4 av 10

5 Styrking av lokaldemokratiet Økt valgdeltakelse Ordningen organiseres gjennom såkalte Nærmiljøutvalg (NMU) som er organisert i hver barneskolekrets og som er tilknyttet hovedutvalg for kultur. De skal ha fokus på høring/informasjon/dialog, oppvekstsvilkår og stedsutvikling. Utvalgene er valgt av innbyggerne og har ingen politikere eller kommunalt ansatte i utvalget. Sandefjord kommune har innbyggere, 21 NMU og yter økonomiske bidrag til NMU enes arbeid med et grunntilskudd på kr pr. NMU, samt et tillegg på kr. 67,77 pr person i aldergruppen 0 19 år. Videre har de en 50 % stilling (kommunelos) som er øremerket til å koordinere NMU enes arbeid inn mot administrasjon og politikere. Det ytes ingen økonomisk bistand utover dette, men kommunelosen har bla som oppgave å bistå NMU ene med søknader om tilskudd etc. fra andre aktører. Det holdes et møte med politikere/administrasjon 1 2 ganger i året. Kommunen forholder seg til nærdemokratiordningen som igjen har kontakt med velforeningene. Det er utarbeidet strategier for informasjonsflyt, møteplasser og økonomiske rammebetingelser. Strategiene er konkretisert gjennom ulike tiltak knyttet til opplæring, informasjonsutveksling, høringer, dialogmøter. I løpet av de siste månedene er det foretatt evaluering av Nærdemokratiordningen i Sandefjord, og tilbakemeldinger fra brukerne er at ordningen fungerer godt og at det er god kontinuitet i engasjement og innflytelse. For å få et best mulig innblikk i Nærdemokratiordningen i Sandefjord, viser vi til aktuelle vedlegg i arbeidsgruppens rapport som viser en gjennomgang av politisk saksfremstilling/vedtak og øvrige rammedokumenter for ordningen. 5.2 Øvre Eiker Grendeutvalgsmodellen Øvre Eiker har 6 grendeutvalg og alle innbyggere i kommunen sokner til et grendeutvalg. Avgrensningen følger i praksis skolekretsene. Grendeutvalgene forholder seg til det politiske systemet som helhet, og er ikke tilordnet noen egen komité. De er formelt frittstående enheter, og rapporterer ikke til noen andre enn egne innbyggere. Det foreligger ikke samarbeidsavtaler med grendeutvalgene, men det planlegges å revidere organiseringen av modellen, herunder å inngå samarbeidsavtaler med dem. Hvert av grendeutvalgene mottar en bevilgning på kr , per år fra kommunen til sitt arbeid. I tillegg har den grenda som har vært i fokus i kommunens stedsutviklingsarbeid fått en større bevilgning til dette eller muligheter til å foreslå fordeling av stedsutviklingsmidler, som regel etter en lang planleggingsperiode over flere år. Utvalgenes politisk gitte oppdrag fornyes hver gang kommuneplanen rulleres. Evaluering og status for medvirkning. Til grunn for arbeidet med medvirkning ligger to syn: For det første at medvirkning er bra i seg selv, for det andre at medvirkning er nyttig det sikrer bedre kvalitet på de løsninger kommunen velger, og at disse løsningene i større grad svarer på de behov folk faktisk har. Gjennom første halvår av 2017 har Seksjon Kultur og livskraft i Øvre Eiker, i samarbeid med kommunens andre 9 tjenester og innbyggere, kartlagt status i kommunen med tanke på medvirkning og samskaping. Gjennomgangen har avdekket flere behov for avklaringer, som bør gjøres i medvirkningsstrategien eller komme som en følge av den: Side 5 av 10

6 Det er ikke kapasitet til å sikre tilstrekkelig deltakelse i og oppfølging av de formelle organer og mekanismer som finnes i kommunen i dag. Hvordan skal denne utfordringen løses? Det varierer sterkt mellom tjenester hvor systematisk brukererfaringer samles inn og brukes i tjenesteutvikling, og også i hvilken grad tjenestene har et bredt og hensiktsmessig metoderepertoar for dette. Kommuneorganisasjonen som sådan mangler med andre ord en helhetlig tilnærming til hvordan innbyggerne som brukere av tjenester kan være med på å drive utviklingen av kommunens tjenester framover. Er organisasjonen klar for å prioritere dette arbeidet høyt nok? Kommunen har fragmenterte tilskuddsordninger med liten grad av indre sammenheng. Det er vanskelig å komme inn i for nye folk, og kommunen kan ha en uklar rolle utad med tanke på når den er myndighetsutøver, tjenesteutøver og driver med samskaping. Er politikere og organisasjon klare for å gjøre de prioriteringer som må til for at dette skal løses? Råd og utvalg Øvre Eiker har følgende råd: Råd for eldre og funksjonshemmede, Idrettsråd, musikkråd, teaterråd, næringsråd, by og grendeutvalg, kulturminneråd, innvandrerråd, ungdomsråd. Til sammen peker dette bildet i retning av en svært ambisiøs råd og utvalgsstruktur som i seg selv vil være utfordrende å rekruttere til, og som det krever store ressurser av politikk, administrasjon og deltakere å følge opp godt. Så sant det ikke er pålegg om egne brukerorganer, slik som det for eksempel er i barnehager og skoler, er det bare få tjenester som har dette. En del tjenester, men ikke alle, gjennomfører (u)regelmessige brukerundersøkelser, men det er kun i få tilfeller det ser ut til å være et system for å følge opp brukerundersøkelser aktivt. Felles overordnede mål for grendeutvalgene 1.Arbeide for å virkeliggjøre verdiene i Verdimanifestet som er utarbeidet av lag og foreninger i Øvre Eiker. 2. Være bindeledd mellom kommunen og lokalmiljøet. 3. Skape engasjement blant innbyggerne i lokalmiljøet for frivillig samfunnsinnsats. 4. Legge til rette for å koordinere nærmiljøtiltak der innbyggerne har gode opplevelser sammen. 5. Arbeide for at innbyggere fra ulike kulturer integreres og trives i sitt nærmiljø. I tillegg ble det vedtatt at hvert utvalg skulle ha vedtekter med felles regler. Bindeleddsfunksjonen ser ut til å være den viktigste rollen for grendeutvalgene, men den kan altså være under press. Den er også avhengig av tett kontakt med kommuneadministrasjon og politikere, og det ser ut til at denne har blitt svekket siden 2015, jfr. utdraget fra regjeringens lokaldemokrativeileder over. 5.3 Vallentuna/Kommunekompasset Fellesnemda for Nye Lindesnes var på studietur til Vallentuna. Resultater fra undersøkelsen Kommunekompasset ble gjennomgått på turen. Innenfor området som omhandler brukermedvirkning kommer Mandal kommune best ut av våre 3 kommuner. De scorer bl.a. på ordningen med brukerråd, mest systematisk arbeid i forhold til service og tilgjengelighet, relativt godt utbygd servicekontor og e service, rutine for brukerundersøkelser, serviceerklæringer og en løsning for tilbakemelding på nett. Noe av det som kom frem om Vallentuna: De kommuniserer på Facebook for å få kontakt med innbyggerne Fokus på medborgerdialog, eventer og aktiviteter som skjer i kommunen Side 6 av 10

7 En gang i uken slippes rikelig materiale som har relevans for innbyggere, kandidater og jobb Bruker E dialog i forbindelse med medborgerpanelet som er Sveriges største 6 ANBEFALINGER Arbeidsgruppen mener at det er viktig å ta vare på det som fungerer i eksisterende kommuner og anbefaler en ordning med råd og struktur som utvikles etter modell fra Mandal kommune i dag, og i tillegg en ordning med nærmiljøutvalg (NMU). Det legges til grunn at brukere av kommunale tjenester kan, vil og ønsker å bidra. Innbyggerinvolvering fører ikke nødvendigvis til effektivisering, men er viktig for at innbyggere skal kjenne tilhørighet/tilfredshet, og oppleve at de blir hørt. Det må tydelig fremgå hvor det er rom for medbestemmelse og når det kun er mulig å fremme synspunkter/være høringsinstans. Det bør være brukerrepresentanter i alle utvalg/foretak/komiteer etc., der det gjøres beslutninger som har betydning for innbyggerne. For innbyggerne i den nye kommunen kan nærmiljøutvalgene sammen med lovpålagte råd, brukerråd og øvrig rådsstruktur danne et godt grunnlag for innflytelse og medvirkning. Vi ser at Sandefjord benytter dialogmøter som arbeidsredskap i deres Nærdemokratiordning. Fra arbeidsgruppens side har det vært viktig å få belyst hvorvidt Nærdemokratiordningen i Sandefjord utelukker andre tradisjonelle råd og utvalg i kommunen. Det viser seg at ordningen med NMU fungerer bra i samspillet både med lovpålagte råd og ikke lovpålagte råd og komiteer. Det er vanskelig å få til god svarprosent på brukerundersøkelser. Vallentuna kommune i Sverige har en ordning med brukerpanel der innbyggerne har sagt seg villige til å svare på undersøkelser. Brukerpanel bør vurderes som et alternativ til ordinære brukerundersøkelser. 6.1 Eksisterende råd og utvalg som videreføres Råd for eldre o eget utvalg o se forslag fra Mandal Eldreråd Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne o eget utvalg o se forslag fra Mandal kommunale råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Barne og ungdomsråd o egen gruppe har vurdert dette rådet Idrettsråd o eget utvalg o arbeidet med å danne et felles idrettsråd for Nye Lindesnes er startet opp. Musikkråd o eget utvalg o bør starte samarbeid om felles råd for Nye Lindesnes Klima, energi og miljøkomite o egen komite etter modell fra Mandal Brukerråd o må sees i sammenheng med organisering av NMU, bl.a. med tanke på forberedelse og gjennomføring av dialogmøter. Side 7 av 10

8 6.2 Nærmiljøutvalg Arbeidsgruppen for Brukermedvirkning anbefaler at man i de videre prosesser med etablering av Nye Lindesnes kommune, arbeider videre med å etablere en ordning for Nærmiljøutvalg (NMU) etter mal fra Sandefjord kommune, og at ordningen tilpasses de forutsetninger som vil gjelde for Nye Lindesnes kommune. Målet med ordningen i Nye Lindesnes kommune er god dialog mellom innbyggere og folkevalgte, styrking av lokaldemokratiet og å bidra til økt brukermedvirkning. Det skjer gjennom medvirkning basert på informasjon, høring og dialog. Det er viktig at utvalgenes mandat blir tydelig. De skal i de fleste saker være en høringsinstans. NMU ene er direkte linjer mellom innbyggere, politikere og administrasjon. Disse fungerer som en samlende arena for enkeltmennesker, velforeninger og organisasjoner. Medlemmene til NMU ene velges blant innbyggerne i det aktuelle nærområdet. Alle aktuelle saker fra kommunestyret, formannskap, drift og forvaltning, plan og samfunnsutvikling blir sendt til nærmiljøutvalgene til orientering eller høring. I Sandefjord avgrenses NMU ene hovedsakelig i hht. eksisterende skolekretser. I Nye Lindesnes kommune er det totalt 8 skolekretser. 3 i Mandal, 2 i Lindesnes og 3 i Marnardal. Antall NMU er vil avhenge av befolkningstetthet og rekrutteringsmuligheter og kontinuitet i arbeidet. Det må foreligge en samarbeidsavtale med alle Nærmiljøutvalgene, de må i hovedsak ha felles vedtekter og være medlem i frivillighetsregisteret, blant annet i forhold til å kunne administrere tilskudd. Utvalgene får et årlig grunntilskudd til nærmiljøtiltak og eventuelt tilskudd til ulike prosjekter. For Nye Lindesnes kommune vil det være relevant å gjøre sine beregninger i hht. innbyggertall samt geografisk struktur (antall NMU). For at ordningen med nærmiljøutvalg skal fungere er det nødvendig med en administrativ stilling med ansvar for dette arbeidet. Sandefjord kommune bruker benevnelsen kommunelos. Gruppen anbefaler at ordningen med en frivilligkoordinator fortsetter i den nye kommunen, i tillegg til ovennevnte administrative stilling. Hvorvidt det er mulig å samordne nevnte kommunelos funksjon, med stillingen som frivilligkoordinator i den nye kommunen, må utredes i de videre prosesser. 7 TILTAK/KOMMUNIKASJONSSTRATEGI For å sikre bruker brukermedvirkning må det utarbeides en felles kommunikasjonsstrategi som skal gjelde for Nye Lindesnes kommune. Det må synliggjøres hvor og hvordan det er mulighet til medvirkning. Det må i tillegg lages vedtekter for nærmiljøutvalgene, der det klart fremgår hvilket mandat de har, når det er rom for medbestemmelse og når det kun er mulig å fremme synspunkter/være høringsinstans. Kommunikasjonsstrategi viktige punkter: Politiske saker: o Mal for enkel saksutredning med et sammendrag/ingress som forteller hva saken handler om, klart språk, og en evaluering med sammendrag når vedtak er fattet. Ingresser kan samles i et dokument og sendes innbyggere som abonnerer på denne tjenesten. o Plan for tilbakemelding på hvor en sak står, hva som ble hensyntatt ved avgjørelse og om innspill hadde noen effekt. o Lage retningslinjer for A saker som skal besluttes og for B saker som skal debatteres. o Lage en god plattform for åpen spørretime som gjennomføres hvert kvartal i kommunestyret o Organisere et temamøte i halvåret for brukerråd og nærmiljøutvalgene. Et av temamøtene har direkte påvirkning på kommende budsjett. o Synliggjøre mulighet til medvirkning og når det er mulighet for reell innflytelse Informasjonsarbeid: Side 8 av 10

9 o o o o Lage retningslinjer for informasjonsarbeid. Legge til rette for E dialog i forbindelse med temamøter, ved hjelp av brukerpanel. Vurdere om det skal lages en egen Kommuneapp for den nye kommune, jfr. Kommuneapp i Marnardal. På hjemmesiden bør det være mulighet for å legge inn spørsmål/forslag fra innbyggere som ønsker svar fra administrasjonen, vurdere om det skal være en chat funksjon. Hjemmesiden bør linkes opp til den nye kommunens Facebookprofil. 8 ORGANISERING Lovpålagte råd som råd for eldre, råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne og barne og ungdomsråd bør organiseres i tilknytning til kommunestyret, da de i hovedsak skal komme med innspill til saker som behandles her. Brukerråd og Nærmiljøutvalg kan organiseres under kommunestyret men administreres i tilknytning til utvalget for plan og samfunnsutvikling. Av samme grunn bør også klima, energi og miljøkomite organiseres under kommunestyret. Andre råd som Idrettsråd og musikkråd bør organiseres i tilknytning til utvalg for plan og samfunnsutvikling da de i hovedsak skal komme innspill i forbindelse med planer og samfunnsutvikling. Barne og ungdomsråd Kommunestyret 39 Kontrollutvalget Formannskapet 11 Plan og samfunnutvikling 9 Råd for eldre Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Brukerråd Nærmiljøutvalg Klima,energi og miljøkomite Drift og forvaltning 9 Idrettsråd Musikkråd Side 9 av 10

10 9 VEDLEGG VEDLEGG: Plan for arbeidet med Nærdemokratiordningen: friluftsliv by og stedsutvikling/kfbsdokumenter/narmiljo/plan for arbeid med nardemokratiordningen i sandefjord som vedtatt pdf Overordnede målsettinger for Nærdemokratiordningen: &versjon=1&variant=A& Retningslinjer for Nærdemokratiordningen: &versjon=1&variant=A& Politisk vedtak , sak 99/2016 (s. 130 i saksdokumentene) sakspapirer med vedlegg.pdf Kartlegging medvirkningsstrategi, Øvre Eiker kommune eiker.kommune.no/aktuelt/documents/kunnskapsgrunnlag%20medvirkningsstrategi%20 %20endelig%20versjon.pdf#search=avlastning Brev fra Eldrerådet i Mandal, sak 03/18 Brev fra Mandal kommunale råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne, datert Side 10 av 10