Referat fra styremøte for sameierforeningen på Monte Carrera Garden Club Møte ble avholdt den 25 juni kl 12.00. Sted: Magnus Poulssons vei 7 Lysaker. Tilstede var: Styreformann Øyvind Jensen og styremedlemmene: Oddvar Ytternes, Otto K. Blix Hulbak, Lars Kjendal. Forfall Terje Kleppan. I tillegg møtte Bjørn Nymoen Referent Bjørn Sak 1 Styret konstituerer seg formelt. Bygg og anlegg: Lars har hoved ansvaret for dette. Øyvind vil bidra som "sparringspartner" og bidra direkte når dette er påkrevet. Arbeidsoppgaver: Oppfølging av utbedringsarbeid / endelig ferdigstillelse av alle fellesarealer på MC. Ha en tett oppfølging med facillity manager også når det gjelder drift av anlegget. Økonomi: Oddvar har ansvaret for dette. Arbeidsoppgaver: Budsjett og regnskap. Kartlegge de økonomiske forpliktelser som springer ut fra alle kontrakter som sameiet overlates fra utbyggerselskapet når det gjelder drift av anlegget og rapportere dette til styret. Samarbeide med revisor om å skape trygghet for optimal økonomisk drift. Leverandører og kommune: Otto har ansvaret for dette. Arbeidsoppgaver: Kontroll og oppfølging av nettleie, strøm og vann. Bearbeide og skape dialog med kommunen. Følge opp eventuell skatte forpliktelser for sameiet og sameierne. Sekretariat: Terje har påtatt seg ansvar for dette. Arbeidsoppgaver: Referat og andre sekretær oppgaver. Kommunikasjon og informasjon: Øyvind har ansvaret for dette. Arbeidsoppgaver: sørge for at sameie kontinuerlig og minimum hvert kvartal informerer samtlige eiere pr mail. Generelt om styrets arbeide Styret rolle Som styre for Sameieforeningen Monte Carrera Garden Club er det først og fremst fellesskapets interesser vi skal ivareta og stå for drift og vedlikehold av fellesarealer, foreslå budsjett og innkreve felleskostnader i samsvar med dette. I en overgangsperiode kan styrets oppgaver grovt sett deles i to: a) Sikre at PA overleverer et prosjekt som er best mulig og tettest mulig opp til den standard som er lovet b) Sørge for fremtidig drift, vedlikehold og eventuelt generelle forbedringer. Det er ikke styrets oppgave å forfølge mangelfulle leveranser til den enkelte. Når det gjelder fellesforhold som tak, svømmebasseng, drenering osv er det viktig at styret holder trykket mot PA, men at vi også ser fremover. Alt vi får fra PA er bra, men vi må først og fremst se fremover. Det er Øyvind som har hovedansvaret for dette og må jobbe slik at vi får mest mulig fra PA/banken. Side nr 1
Styrets arbeidsform / hovedoppgaver Styrets hovedoppgaver er å trekke linjene. Styremedlemmene skal ikke være «utførende» på andre måter enn å bestille tjenester og sikre at leveransen kommer med avtalt kvalitet og pris. Konkret innebærer det for eksempel at vi ber Ramon komme med forslag til løsning som innebærer at noe faktisk fungerer. Først dersom vi mener dette ikke er den beste løsningen kan vi «spore ham inn på løsninger» som styret eller den som har ansvaret for dette arbeidsområde mener er den riktige løsningen. Sak 2. Status utbedringsarbeider / ferdigstillelses arbeider på MC. Gjennomgang av Lars sine punkter og tidligere punkter som fremgår av informasjon fra styret i sameiet MC nr 1 og 3 i 2014. ( der det ikke står noe annet så er Lars ansvarlig for dette) Innstallering av varmepumpe Status: Denne blir installert i uke 27 Tiltak: Følge opp at dette fungerer tilfredsstillende for begge bassengene Ved leveransen av varmepumpen så må garantiforholdet sjekkes, og hvilke løpende vedlikehold som er påkrevet og hvem som er ansvarlig for dette vedlikeholdet. Beplantning på anlegget. Status: Fortsatt mangler det planter og vann i mange blomsterbed. Styret bør beslutte en standard på hageanlegget og et budsjett for å holde den standarden. Det bør innhentes en pris på å holde anlegget på den standarden som omfatter både løpende stell og utskiftinger. Dersom det er mangelfulle grunnarbeider bør vi legge en plan over flere år, som går på å oppgradere til ønsket standard. Tiltak: a) Det må plantes inn nye planter og vanningsanlegg må etterses. b) Det må lages en oversikt over hvilke garantier som gjelder for beplantningen og vannings anlegget Tidsfrist: a) Da det er for lite penger tilgjengelig så vil dette ta tid, men mye må være gjort før påsken 2015. b) 15.september 2014 Skader på belegningsstein på interne veier. Status: Fortsatt er dette ikke utført tilfredsstillende og dette må følges opp vider Tiltak: Følge opp at dette blir gjort. Lysene på anlegget. Status: På de innvendige lysene er samtlige lyspærer byttet til 3w ledd. På de utvendige lysene så må det skiftes til svakere ledd pærer, men ved inngangspartiene må disse være sterkere. Side nr 2
Tiltak: Tidsfrist: Skifte ut de utvendige pærene Umiddelbart Vedlikehold av treverket på terrassene. Status: Alt vedlikehold av treverk innvendig og utvendig er sameiets ansvar. Tiltak: Det foretas en kontroll på at dette er i orden før sameiet overtar anlegget fra utbygger. Det lages en vedlikeholdsplan for tiden fremover. Parasoller til bassengområdet. Status: 6 parasoller er på plass ved svømmebassengene Tiltak: Det følges opp videre med oppsett av 4 bord med stoler og parasoller i bassengområdet. Sorte luftepiper som faller fra hverandre. Status: Det er prøve montert 2 løsninger Tiltak: Følges opp videre slik at det finnes frem til tilfredsstillende løsning Tidsfrist: Dette må være i orden før vi overtar anlegget fra utbygger. Gelender i trappegang, utgang fra anlegget mot syd. Status: Dette er montert Tiltak: Kvalitet sikre arbeidet Tidsfrist: I løpet av høsten 2014 Feil på kloakksystemet i noen av byggene. Status: Problemene i bygg 1 er løst. Nå er det bygg 12 som det jobbes med slik at dette blir i orden Tiltak: Kvalitetssikre arbeidet Tidsfrist: Dette må være i orden før vi overtar anlegget driftsansvaret fra utbygger. Vannlekkasje i garasjen. Status: Dagens «nød» løsning er ikke akseptabel Tiltak: En permanent løsning må gjøres Tidsfrist: Dette må være i orden før vi overtar driftsansvar på anlegget fra utbygger. Problemer med garasjeportene. Status: Feste til selve portene er for dårlig sikret Tiltak: Det må monteres inn gjennomgående skuer Skilt for Monte Carrera. Status: Dette er ikke montert opp Tiltak: Sjekke om skiltet er laget og om det er bygge anmeldt Håndtering av søppel Status: Dette er ikke gjort noe med Tiltak: Før ytterligere tiltak gjennomføres sjekkes det om dagens søppelkasser rundt anlegget kan fjernes og hvilke kostnader som vil påløpe ved en eventuell Side nr 3
flytting av avfallscontainerne til området ved vaktboden Kostnader til strøm og vann i leilighetene. Status: Det er fortsatt leiligheter som dette ikke er bragt i orden. Tiltak: Dette må bringes i orden omgående og kostnadene som sameiet er feil belastet med må tilbakeføres til sameiet og den enkelte leietaker må betale for sine kostnader Ansvarlig Oddvar Sak 3. Planlegge forhandlinger/ påtrykk overfor Banco Popular for å overbevise banken om at de må betale for varmepumpe til bassenget. Status: Det viser seg at vi må få til en direkte oppfølging av Banco Popular slik at blant annet saken med kostnadene for varmepumpe inngår i utbyggers budsjett. Tiltak: Det må finnes frem til de riktige kontaktpersonene hos BP og møter må avholdes slik at de får forståelse for deres kostnadsbilde før sameiet overtar anlegget fra utbygger. Tidsfrist: Innen 1. oktober 2014 Ansvarlig Øyvind og Oddvar Sak 4. Salg og rapportering vedr salg av leiligheter og Bruk av Internett og web baserte løsninger Status: Dagens hjemmeside www.montecarrera.info er styrets informasjons kanal til eierne av leiligheter på MC og driftes videre av Bjørn Tiltak: Styret ønsker at denne skal videreutvikles og at all informasjon styret ønsker å distribuere også blir tilgjengelig her. Bjørn skal også utvikle en egen Internett basert styreportal der oversikten over alle sameierne og nødvendig informasjon om disse alltid er oppdatert og tilgjengelig. Claudia Herrera Stromberg i advokat selskapet P&C Abogados rapporterer forløpende til han når nye eiere signerer sine skjøter. Det skal legges til rette for at alle former for dokumenter som styret er i besittelse av kan legges ut på denne lukkede styreportalen. Dagens informasjoner over eierne på MC oversendes til Bjørn omgående av Øyvind og Terje. Tidsfrist: Denne styreportalen skal være fullt operativ innen 1. august 2014 Ansvarlig Bjørn Sak 5. Styrekalender. Når og hvor avholder vi styremøter i 2014. Dato: 17. september 2014. Tidspunkt: 12:00 Sted: Oslo Dato: 18. november 2014. Tidspunkt: 10:00 Sted: Gran Canaria (Arbeidsmøte) Dato: 4. februar 2015. Tidspunkt: 10:00 Sted: Gran Canaria Dato: 6. mai 2015. Tidspunkt: 12:00 Sted: Oslo Side nr 4
Sak 6. Generalforsamling. Fastsette dato for ordinær gf. Denne avholdes på Gran Canaria den 19. november 2014 klokken 13:00 Ansvarlig for å finne lokalet er Lars Sak 7. Eventuelt Forholdet til dagens ansvarlig for driften av MC som er Ramon a) Det må ikke igangsettes arbeider ut over den generelle driften, som sameiet må betale for uten at dette er godkjent av ansvarlig person i styre. Vi må sikre at leveranser gjøres på kommersielle betingelser: Når større arbeider skal gjøres, innhentes anbud som Ramon fremlegger for styret med en anbefaling. Styret beslutter så leveransen. Så langt mulig, sikre at «noen» er ansvarlig for leveranser slik at garantiforhold sikres. Når det leveres en vare eller tjeneste, må styret vite hvor lenge den er tenkt å fungere uten tilleggskostnad og hvem som er ansvarlig for det. Dette må være enten Ramon som «totalentreprenør» og/eller underleverandøren. b) Det må utarbeides en ferdigstillelse plan med kostnads oversikt på felles områder som må fremlegges for styret og godkjennes av utbygger. Tidsfrist: 1. september 2014 Ansvarlig for å utarbeide planen er: Ramon c) For å sikre kvalitet og pris på de leveranser vi mottar av SIE, bør styret få en (oversatt) kopi av Avtalen mellom SIE Consulting og Sameieforeningen Monte Carrera Garden Club og Avtalen mellom SIE Consulting og Pueblo Amistad Ansvarlig for oversendelse til styre : Ramon d) Det må av Ramon utarbeides et forslag på budsjett når det gjelder driften av MC anlegget som f. eksempel: beplantning, vakthold, teknisk drift og vedlikehold. Planen må vise 1 år, og videre hva som må gjøres i løpet av en 3 års periode. Tidsfrist: 1. november 2014 Ansvarlig for utarbeidelse av grunnlaget er: Ramon e) Det må tidlig på høsten 2014 avholdes et driftsmøte med Ramon der fokuset er på teknisk drift og økonomi. Ansvarlig for at møte avholdes er: Oddvar og Lars f) Kartlegge hvordan regelverket i Spania er i forhold til grensesnittet mellom den enkelte sameier sitt ansvar og sameiet sitt ansvar. Tidsfrist: 1. oktober 2014 Ansvarlig for å fremskaffe en oversikt er: Otto Vedlegg til styrereferater er restanselisten. Side nr 5
Vedlegg: Restanselisten for styre i Monte Carrera Utsendelse av regnskap for Sameiet Ref. mail fra Øyvind Jensen til Sameierne av 6.6.14 Tidsfrist: 1. august 2014 Ansvarlig: Oddvar Ajourføring av Ordensreglene Ref. referat av 4.6.14 Sameiermøte Disse må ajourføres både i full utgave og enkel oppslagsutgave og sendes ut til eierne. Ansvarlig: Terje Behandling og godkjenning av vedtekter for MC Disse må endelig behandles av neste generalforsamling. Tidsfrist: Sendes ut med sakspapirene til Generalforsamlingen 19. November 2014. Ansvarlig: Terje Side nr 6