Protokoll styremøte nr. 2017-04 Sted og tid: Sognsveien 73, 0854 Oslo lørdag 24 juni, kl. 10.00-18.15 Til stede: Jan Hendrik Parmann (JHP), Jeanine Flaaten (JF), Hans Erik Johnsen (HEJ), Josefine C. Stokke Haugom (JCSH) og Dana Meknas (DM) Adm.: Espen André Johansen (EAJ), Lars Børge Rognlid (LBR) På telefon: Forfall: Referent: Hans Eric Prestårhus (HEP) Nicholas Phillip (NP) og Anya Sødal (AS) Espen Andre Johansen/Lars Børge Rognlid Dagsorden: 1. Innledning 2. Godkjennelse av dagsorden 3. Referat fra forrige styremøte (vedtak) 4. Referater fra AU/Komiteer (orientering) 5. Statusrapporter o.l. (orientering) 6. Virksomhetsrapport fra generalsekretær (orientering) 7. Økonomi (Orientering): a. Regnskapsrapport 2017-05 med analyse og likvidbudsjett b. Økonomiske vedtakssaker 8. Rekrutteringsprosess Generalsekretær (orientering): ansvar HEP 9. Styrets årshjul 2017/2018 (vedtak) 10. Klubbutviklingskonsulent Region Øst (vedtak) 11. Seriedeltakelse på tvers av regioner (vedtak) 12. Regler for 1M spillerlisens (vedtak) 13. Revisjon av styrehåndboken (vedtak) 14. Arrangementstildeling (vedtak) 15. Profilhåndbok (orientering) 16. Digital omlegging (orientering) 17. Evalueringer av arrangementer og basketbarometeret (orientering) 18. Eventuelt 19. Avslutning - 1 -
1. Innledning ved presidenten JHP ønsket velkommen og orienterte om at HEP ville være deltagende pr. tlf. 2. Godkjennelse av dagsorden JHP kom med forslag om at sak 8 flyttes til etter sak 13 To saker meldt til eventuelt: - Sak 18/1 Arbeidsavtaler NBBF sentraladministrasjon - Sak 18/2 Sponsede capser fra Circle K Styret godkjente dagsorden med de endringer og eventueltsakene som ble foreslått. 3. Referat fra forrige styremøte (vedtak) Protokoll fra Styremøte 2017-03 var gjort tilgjengelig i styreportalen. Styret godkjente protokoll 2017-03. 4. Referater fra AU/Komiteer (orientering) Protokoll fra AU møte 2017-07 var gjort tilgjengelig i styreportalen. Ingen referater fra komitéene er mottatt siden forrige møte. Styret tok protokoll fra AU møte 2017-07 til etterretning. 5. Statusrapporter o.l. (orientering) Det enkelte styremedlem la frem sin rapport. Rapporter fra styrets medlemmer ble tatt til etterretning. 6. Virksomhetsrapport fra generalsekretær (orientering) Det ble gitt en orientering fra administrasjonen ved EAJ vedr. virksomhetsrapport per 15.05.2017 (jmf. vedtatt handlingsplan) og status driftsrapport (aksjonslisten). Rapportene legges inn i styreportalen etter styremøtet 2017-04. Styret ønsker en rapport og tilbakemelding fra administrasjonen til styremøtet 20. august 2017 jfr. aksjonslisten, AU-møte 2016-7, sak nr. 6 den røde tråden. Virksomhetsrapport og driftsrapport ble tatt til etterretning 7. Økonomi (orientering) a. Økonomirapport 5-2017 med analyse (orientering) LBR gjennomgikk økonomirapport 2017-05 med utgangspunkt i regnskapsrapport per 31. mai 2017 produsert av idrettens regnskapskontor (IRK). I saken ble resultatregnskap, balanseregnskap samt avdelings-regnskapene gjennomgått. Vesentlige avvik mellom regnskapet og periodisert budsjett ble særskilt kommentert og gjennomgått. Det er enkelte forhold som ikke er avklart og som kan påvirke prognosen per 31.12.2017. - 2 -
Budsjettet er per i dag budsjettert på prosjektnivå, men ikke på kontonivå. Administrasjonen er av den oppfatning at man bør vurdere om fremtidige budsjetter også bør periodiseres på kontonivå. Dette kan bedre den periodiske økonomistyringen, effektivisere utarbeiding av prognoser, samt gi et godt beslutningsgrunnlag for både administrasjon og styre. Styret tar økonomirapport 2017-05 til etterretning. i. Basert på resultatregnskapet per 31. mai 2017 ønsker styret at administrasjonen fortsetter med å utarbeide resultatprognose for 2017 fram til styremøtet i august. ii. Styret ønsker til styremøtet i august 2017 at LBR i samarbeid med IRK ser på kvaliteten på det periodiserte budsjettet på prosjektnivå. Dette på bakgrunn av økonomirapport 2017-05 vesentlige avvik mellom resultat og periodisert budsjett per 31. mai 2017. Styret ber administrasjonen i tillegg vurdere om budsjettet bør periodiseres på kontonivå. Dette bør ses opp mot kost- nytteverdi. b. Økonomiske vedtakssaker Det vises til vedtak i styremøte 2017-02 vedr. økte kostnader knyttet til trener 2-kurset innenfor avdeling 17, prosjekt 72014. NBBF har i tilsagnsbrev av 21. april 2017 fått tildelt kr 2 051 323 i post 3-midler til barn, ungdom og bredde. Dette gir en merinntekt på kr 51 323 i forhold til budsjett 2017. Styret vedtok at merinntekt NIF post 3-midler i 2017 dekker resterende kr 42 950 av merkostnadene knyttet til trener-2 kurs avdeling 17, prosjekt 72014. Administrasjonen får fullmakt til å regulere budsjettet i økonomisystemet. 8. Rekrutteringsprosess Generalsekretær (orientering) [Unntatt offentlighet] 9. Styrets årshjul 2017/2018 (vedtak) Styrets årshjul er en oversikt over viktige møtepunkter og hendelser. Årshjulet regulerer også hvem som bør representere på vegne av NBBF, både politisk og administrativt. JHP korrigerte årshjulet underveis i møtet, og dette vil bli vedlagt saken, samt lagt ut i styreportalen. Særforbundenes Fellesorganisasjon (SFF) er en medlemsbasert interesseorganisason for særforbund og fleridrettsforbund tilsluttet Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komitè, som ble stiftet i 2009. SFFs styreleder representerer særforbundene i NIFs redaksjonskomite, og særforbundsmøtene er således en viktig idrettspolitisk møteplass. Det avholdes årlig flere møter for medlemmene i organisasjonen inkl. årsmøte, som i 2017 ble avholdt 10. mai på Ullevaal stadion. Styret ønsker at administrasjonen legger ut møteprotokollene i etterkant fra møtene i Særforbundenes Fellesorganisasjon. Øvrig representasjon rapporteres gjennom det enkelte styremedlems rapport. Protokoller m.v. gjøres tilgjengelig der dette er relevant/interessant for styret. - 3 -
Styremøtene utover styremøte nr 2017-05 berammes endelig på styremøte nr. 2017-05. Det samme gjelder AU møter utover de som står i årshjulet. Arrangementer som blir berammet eller endret av eksterne parter vil fortløpende bli lagt til i årshjulet med orientering til styret. Protkollførsel: HEJ ønsket protokolltilførsel på viktigheten av at det også tas kostnadshensyn ved fastleggelse av hvem som skal representere hvor. Han påpekte også viktigheten av at flere i styret opparbeidet nettverk innen idretten og fikk kunnskap om relevante saker på NIF/særforbundsnivå. Styret vedtok det fremlagte forslaget til styrets årshjul 2017/2018, med tilhørende representasjoner, inkl. de endringer som ble foretatt i styremøtet. 10. Klubbutviklingskonsulent Region Øst (vedtak) EAJ informerte kort om saken, og la fram administrasjonens innstilling om delt løsning mellom NBBF sentralt og NBBF Region Øst. Forslag til innstilling til vedtak fra administrasjonen gikk på følgende løsning: - 100% fra og med 1.6.2017 tom 31.8.2017 for NBBF sentralt - 100% fra og med 1.9.2017 tom 15.4.2018 for Region Øst - 100% fra og med 16.4.2018 til og med 30.6.2018 for NBBF sentralt Administrasjonen ønsker at klubbutviklingskonsulenten skal utvikle en felles plan for klubbutvikling, samt koordinere og følge opp klubbutvikling i NBBF sentralt med idrettskretsene som utfører i NBBF Region Sør, Region Midt og Region Nord. Det vises til telefonsamtale mellom JHP og styreleder i region øst i forkant av styremøtet der partene ble enig om en korrigert delt ressursløsning mellom NBBF sentralt og NBBF Region Øst i forhold til administrasjonens innstilling. Styret drøftet administrasjonens innstilling sett opp mot forslaget fra JHP og styreleder i region øst. Styret vedtok følgende delt løsning mellom NBBF sentralt og NBBF Region Øst i stilling som klubbutviklingskonsulent: - Klubbutviklingskonsulent skal jobbe i 100% stilling i NBBF sentralt for å utvikle en felles overordnet plan for klubbutvikling fram til 31. juli 2017. - Klubbutviklingskonsulenten skal jobbe i 100% stilling i NBBF Region Øst fra og med 1.8.2017 tom 30.4.2018. - Klubbutviklingskonsulenten skal jobbe i 100% stilling i NBBF sentralt fra og med 1.5.2018 tom 30.6.2018. - Styret ber administrasjonen gjøre en evaluering av vedtatt løsning før 1.7.2018. før ny fordeling avtales mellom NBBF sentralt og NBBF Region Øst. 11. Seriedeltakelse på tvers av regioner (vedtak) Region Øst har sendt en henvendelse til forbundsstyret hvor de ønsker avklaring på hvem som behandler saker knyttet til seriedeltakelse på tvers av regioner. Slike saker har tidligere blitt behandlet av regionen uten at det er fattet vedtak på rutiner for håndtering av slike tilfeller. - 4 -
Styret vedtok følgende: a) Region Øst skal selv skal fatte vedtak i forbindelse med søknader om regionalt seriespill i region øst for sesongen 2017-2018 fra klubber som er tilknyttet andre NBBF regioner. Styret presiserer at klubb selv må garantere for at dommerutgifter og ordinær serieavgift betales. b) Region Øst skal selv fatte vedtak i søknader om deltakelse i regionens tilbud fra klubber som er tilknyttet andre regioner, som f.eks. SPU-program, kursvirksomhet, deltakelse i Easy basket-virksomhet m.m. c) Styret presiserer at klubbens deltakelse ikke må gå på bekostning av andre regioners eksisterende seriespill og generell virksomhet med hensyn til aktuelle klubbers deltakelse der. 12. Regler for 1M spillerlisens (orientering) HEJ orienterte om at den pågående protestsaken mellom Ammerud og Persbråten i angående spilleberettigelse, uansett utfall, kan ha generelle implikasjoner som må håndteres i styremøtet i august.. Styret tok orienteringen til etterretning. 13. Revisjon av styrehåndboken (vedtak) NBBFs styrehåndbok regulerer styrets og arbeidsutvalgets arbeid. Styrehåndboken regulerer også hvordan interaksjon mellom styret, administrasjonen, komiteer og utvalg skal gjennomføres i den grad dette ikke følger av NBBFs lov. HEJ har sendt inn forslag til revidert styrehåndbok, og forslaget er tilgjengeliggjort i styreportalen. Styret drøftet forslag til revidert styrehåndbok og foretok omforente endringer underveis i diskusjonen.. Så snart ny revisjon er formattert ferdig vil den nye styrehåndboken distribueres til styret fra administrasjonen. Styret vedtok revisjon 1 av NBBFs styrehåndbok. 14. Arrangementstildeling (vedtak) Del 2 av arrangementstildelingen er lyst ut og forslag til tildeling gjort av administrasjonen ble tilgjengeliggjort i styreportalen. Styret vedtok administrasjonens innstilling. 15. Profilhåndbok (orientering) Administrasjonen har utarbeidet revidert forslag til profilhåndbok. Dette var et av oppfølgingspunktene fra styremøte 2016-10 i desember 2016. Styret utsetter saken til neste styremøte 20.08.2017. Administrasjonen bes fremlegge fullstendig forslag til profilhåndbok med de endringsforslag som eventuelt kommer frem i møtet. - 5 -
16. Digital omlegging (orientering) På bakgrunn av styreprotokollene nr. 2015-6, 2016-4 og 2016-5 er administrasjonen bedt om å synliggjøre muligheter som er i idrettens systemer. Dette inkluderer også overganger og lisensinnbetalinger. Signalet er utelukkende at systemer via NIF må og skal utnyttes til sitt fulle. Administrasjonen er bedt om å oppdatere styret på status for digital omlegging med presentasjonen fra styremøte 2016-10 som grunnlag. Styret utsetter saken til neste styremøte 20.08.2017. 17. Evalueringer av arrangementer og basketbarometeret (orientering) Administrasjonen er bedt om å orientere styret om de siste års erfaringer med evaluering av nasjonale arrangement og resultatene fra Basketbarometeret 2017. Styret utsetter saken til neste styremøte 20.08.2017. 18. Eventuelt 18/1 Arbeidsavtaler NBBF sentraladministrasjon [Unntatt offentlighet] 18/2 Sponsede capser fra Circle K Circle K har sponset en egen landslagscaps for spillerne på de norske seniorlandslagene. Denne er utformet i nært samarbeid med spillerne selv. Det er laget et antall som gjør det mulig å gi slike også til U-landslagene. Circle K ser på flere breddetiltak inn mot norsk basket i tilknytning til sponsoravtalen og bruk av capsene vil også øke sponsorens synlighet. Styret oppfordrer derfor til at U-landslagene får anledning til å bruke disse capsene dersom spillerne ønsker det - som en gave fra seniorlandslagene. EAJ tar dette videre i administrasjonen 19. Avslutning Møtet ble avsluttet ca. 18.15-6 -
Oslo, 28. juni 2017 Jan Hendrik Parmann Jeanine Flaaten Hans Erik Johnsen President 1. Visepresident 2. Visepresident Josefine C. Stokke Haugom Dana Meknas Nicholas Phillip Styremedlem Styremedlem Styremedlem Hans Eric Prestårhus Anya Sødal Espen A. Johansen Styremedlem Varamedlem Generalsekretær (konst). - 7 -